Суббота , 23 ноября 2024
Разное / Как организация участвует в тендере: Тендеры для новичков: как все устроено?

Как организация участвует в тендере: Тендеры для новичков: как все устроено?

alexxlab 19.03.1977 Разное Leave a comment 171 Просмотры

Содержание

Часто задаваемыен вопросы по закупкам ООН

1) Что нужно для того, чтобы участвовать в тендерах ООН?

Для осуществления делового сотрудничества с Секретариатом Организацией Объединенных Наций  компании-поставщику необходимо:

1.  Зарегистрироваться в качестве потенциального поставщика в системе «Глобальный рынок Организации Объединенных Наций» (ГРООН). Процедура регистрации бесплатна. Заинтересованные поставщики регистрируются в полностью интерактивном режиме  на веб-сайте «Глобального рынка Организации Объединенных Наций» (ГРООН). ГРООН может предоставлять дополнительные услуги по автоматическому направлению сообщений с информацией о  новых запросах на выражение заинтересованности.

При регистрации необходимо указать для своей продукции и/или услуг соответствующие коды Общей системы кодирования ООН (ОСКООН). Секретариат использует эти коды при поиске поставщиков для участия в конкурсных торгах.

При регистрации исходят из таких критериев, как соответствие товаров и услуг потребностям Организации Объединенных Наций, а также опыт в сфере международной коммерческой деятельности, финансовая стабильность компании и соблюдение международных стандартов в области качества и управления.

2. Соблюдать кодекс поведения поставщика, в котором изложены ожидания  в отношении всех поставщиков, с которыми ООН ведет дела. К ним относятся правила по соблюдению прав человека и  трудового законодательства, поддержка деятельности по защите окружающей среды и по противодействию подкупу и коррупции. Полный вариант «Кодекса поведения поставщика ООН» моэно просмотреть. пройдя по ссылке:

www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_russian.pdf

3.  Участвовать в конкурсных торгах, в соответствии с тремя вариантами тендерных документов, рассылаемых Секретариатом:

Запрос на оферту: неофициальное предложение представить расценки на товары или услуги, стоимость которых не превышает установленного ООН минимального значения;

Запрос на предложение: официальная просьба представить предложение на товары и услуги, стоимость которых превышает  минимальное значение и технические спецификации которых недостаточно четко определены на момент запроса предложения, причем от оферента ожидается, что он продемонстрирует инновационный подход и профессиональный опыт в конкретной деятельности в целях более адекватного удовлетворения потребностей в закупках;

Приглашение на торги: официальное приглашение принять участие в тендере на закупку товаров и услуг, технические спецификации которых четко или точно определены. Как правило, при заключении контракта единственным определяющим условием является цена. При соблюдении всех технических требований контракт заключается с поставщиком, предложившим в своей заявке самую низкую цену.

2) Какие требование предъявляются к участникам тендера?

В Кодексе поставщика ООН изложены требования в отношении всех поставщиков, с которыми Организация Объединенных Наций ведет дела, а также потенциальных поставщиков.

Упомянутый документ на русском языке размещен на веб-сайте службы закупок ООН по следующей ссылке:

https://www.un.org/Depts/ptd/sites/www.un.org.Depts.ptd/files/files/attachment/page/2014/February%202014/conduct_russian.pdf.

3)Какова процедура подачи заявки для участия?

Заявки на участие в тендерах подаются в порядке, определенном тендерной документацией, которая, как правило, прилагается к тендеру.

 Вся информация о планируемых закупках, а также о ранее опубликованных запросах предложений и запросах ценовых предложений размещается на официальном сайте службы закупок ООН в разделе «Business Opportunities» по следующей ссылке: 

https://www.ungm.org/Public/Notice.

К каждому тендеру прилагается документация об особенностях участия в нем.

Для примера прилагаем инструкцию ЮНОПС для участников системы закупок ООН, в которой описан процесс регистрации и порядка подачи заявки на участие в тендерах этой организации.

4) Какие продукты питания закупаются ООН и ее спецучреждениями?

К закупкам рассматриваются продукты питания, включенные в товарную номенклатуру закупок ООН, с которой можно ознакомиться по следующей ссылке:

https://www.ungm.org/Public/UNSPSC.

5) Каковы специфические требования к товарам и услугам?

Специфические требования к продукции или услугам зависят от конкретного тендера и изложены в технической документации к нему. С примерами тендеров ООН можно ознакомиться по следующей ссылке:

 https://www.ungm.org/Public/Notice.

6) Какая страна ввоза будет являться покупателем?

Страны, для которых осуществляются закупки товаров и услуг, являются странами-бенефициарами. Каждый тендер содержит информацию о стране-бенефициаре. С примерами тендеров ООН можно ознакомиться по следующей ссылке:

https://www.ungm.org/Public/Notice.

7) Могут ли принять участие в тендерных закупках небольшие компании или это прерогатива крупных предприятий?

Основными поставщиками товаров и услуг для нужд ООН являются малые и средние предприятия со всего мира (сайт отдела закупок ООН, раздел часто задаваемых вопросов, пункт 11).

8) Существует ли список закупаемых ООН товаров и услуг?

Закупочные тендеры для нужд ООН осуществляются только в рамках установленной товарной номенклатуры закупок. Перед принятием решения об участии в системе закупок ООН рекомендуется установить наличие товара или услуги в товарной номенклатуре закупок ООН по следующей ссылке:

https://www.ungm.org/Public/UNSPSC.

9) Требуется ли какое-либо специализированное программное обеспечение для участия в данных тендерах?

Работа в системе UNGM производится через интерфейс ее сайта по ссылке: 

www.ungm.org.

10) Каков порядок оплаты поставляемых товаров и услуг?

Порядок оплаты зависит от конкретной организации. Например, ФАО проводит платежи в течение 30 дней с момента поступления документов, а также не осуществляет предоплату и платежи по аккредитиву, в отдельных случаях возможна предоплата не более 20% при предоставлении банковской гарантии. Порядок оплаты также указывается в тендерной документации. Со списком тендеров и приложенной документацией можно ознакомиться по ссылке: 

https://www. ungm.org/Public/Notice.

11) Какой документооборот по данным сделкам?

Документооборот по сделкам в системе UNGM определяется требованиями конкретного тендера. Компании, желающие участвовать в тендерах ООН, подают заявку/коммерческое предложение в порядке и по форме, определяемой тендерной документацией. Затем следует оценка предложений, подготовка контракта и объявление победителя. После проверки контракта Управлением ООН по правовым вопросам ведутся переговоры, после которых участнику направляется последняя версия контракта для проверки и утверждения. Со списком тендеров и приложенной документацией можно ознакомиться по ссылке:

https://www.ungm.org/Public/Notice.

12) Какие особенности регистрации в системе закупок ООН для компаний, применяющих упрощенный режим налогообложения?

Условия регистрации в системе закупок ООН едины для всех компаний. С ними можно ознакомится, пройдя по ссылке:

(https://www.ungm.org/Public/Pages/About

13) Какой формат рекомендательных писем от контрагентов, которые необходимо загружать при регистрации? На каком языке они должны быть написаны?

Рекомендательные письма должны быть составлены на английском языке от трех независимых не аффилированных компаний, с которыми осуществлялись деловые сделки в течение последних 12 месяцев. Письма должны содержать описание проделанной работы/проекта, ее стоимость и даты начала и завершения, а также ссылку на компанию, которая добивается регистрации. Рекомендательные письма должны быть написаны на фирменном бланке и подписаны руководством (сайт UNGM, раздел «Информация для регистрация на 1 и 2 уровнях»).

14) Какая финансовая отчетность запрашивается системой при регистрации на втором уровне?

При регистрации на втором уровне система запрашивает финансовую отчетность компании за последние три года: отчет аудитора/внешнего бухгалтера, отчет о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс. В случае если финансовые документы составлены на русском языке, необходимо приложить к ним нотариально заверенный перевод на английский язык (Инструкция по регистрации поставщика в системе UNGM:

http://websv.unifil.unmissions.org/procurement/..%5Cdownloads%5CUNGM_Supplier-Registration_Quick_Guide_B_2.pdf)

15) Запрашивает ли ООН у поставщиков гарантию выполнения обязательств?

Секретариат ООН может запросить у поставщика предоставить гарантию выполнения обязательств (performance bond), условия предоставления и размер которой будут варьироваться в зависимости от требований конкретного тендера и организации ООН (Ответы на эти вопросы можно узнать, пройдя по ссылке). Дополнительная информация о механизмах гарантирования для участия в закупках ООН содержится в Общих условиях контрактов ООН:

https://www.un.org/Depts/ptd/sites/www.un.org.Depts.ptd/files/files/attachment/page/pdf/general_condition_goods_services. pdf

https://www.un.org/Depts/ptd/about-us/conditions-contract

2. Тендер / КонсультантПлюс

2.1. Подготовка материалов

 

2.1.1. Материалы к заседанию тендерной комиссии готовит конкретное управление ГТК России, занимающееся в силу возложенных на него функциональных обязанностей вопросами разработки потребности в том или ином предмете товара и транспортных средств и т.п., снабжения или капитального строительства, т.е. УМТС или УКС. В подготовке материалов участвуют в части, их касающейся, специалисты Финансового и Правового управлений.

2.1.2. В случаях, когда в силу специфики вопроса или по иным обстоятельствам требуется участие группы специалистов иных управлений, на такие управления может быть возложена подготовка материалов к заседанию тендерной комиссии.

2.1.3. Управления и специалисты, указанные в п. п. 2.1.1 и 2.1.2, готовят следующие материалы:

— служебную записку на имя председателя тендерной комиссии, содержащую просьбу рассмотреть конкретный вопрос на заседании комиссии; краткое обоснование (в том числе экономическое, техническое, количественное и качественное) необходимости производства закупки или заказа производства оборудования, строительства пункта пропуска и т. п. со ссылками на соответствующие приказы, планы капитального строительства, заявки таможен или иное; перечень конкурирующих организаций, выходящих на тендер;

— сведения о наличии данного заказа в плане приобретения централизованно распределяемой продукции на текущий год;

— копии нормативных или иных документов, конкретные пункты которых обязывают произвести закупки, строительство и т.п.;

— сведения о конъюнктурной проработке и ее результатах;

— сопоставительные таблицы:

а) по товарам (работам, услугам) с обязательным указанием качественных и стоимостных характеристик и источников такой информации;

б) по потенциальным контрагентам с обязательным указанием времени существования каждой фирмы, ежегодного объема производства в долларах, наличия опыта по производству требуемой продукции. В необходимых случаях указываются сведения о финансовом состоянии фирмы, о ее месте в мировом или европейском кадастрах. Во всех случаях указываются конкретные специалисты ГТК России, осуществлявшие конъюнктурную проработку.

2.1.4. Управление, подготовившее материал, знакомит с ним под расписку членов тендерной комиссии, после чего не менее чем за 5 (пять) дней до заседания тендерной комиссии направляет все материалы председателю тендерной комиссии, одновременно уведомляя его о возможности (необходимости) присутствия на заседании тендерной комиссии представителей фирм и/или специалистов, не состоящих на службе в таможенных органах.

 

2.2. Основания тендера

 

2.2.1. Основанием подготовки тендера является прямое указание в приказе или ином документе ГТК России на необходимость производства строительства, закупок и пр. для нужд таможенных органов.

2.2.2. Основанием проведения тендера является наличие двух и более конкурирующих производителей товаров (работ, услуг) по результатам предварительных переговоров, проведенных с ними управлением, готовящим материалы, выразивших желание участвовать в конкретном тендере и в связи с ним предоставивших управлению всю необходимую информацию в письменном виде.

 

2.3. Порядок проведения заседания тендерной комиссии

 

2.3.1. Очередность и количество тендеров на одном заседании определяет председатель тендерной комиссии. В случае большой повестки дня и наличия значительного количества приглашенных председатель тендерной комиссии оповещает указанных лиц через управления, готовящие материалы, о времени явки.

2.3.2. Тендерная комиссия правомочна принимать решения при наличии не менее половины членов.

2.3.3. В отсутствие председателя заседания тендерной комиссии не проводятся.

2.3.4. Председатель тендерной комиссии обеспечивает письменную фиксацию принимаемых решений, а в необходимых случаях — ведение протокола, стенографирование или запись обсуждения и принятия решения на магнитные носители.

2.3.5. Очередной тендер начинается объявлением о нем председателем тендерной комиссии и проверкой явки всех приглашенных лиц.

2.3.6. Представитель управления, готовившего материалы, делает краткое устное сообщение о тендере.

2.3.7. При явке представителей фирм заслушиваются их сообщения.

2.3.8. При необходимости заслушиваются мнения специалистов.

2.3.9. Председатель и члены тендерной комиссии имеют право в любой момент задавать вопросы по существу тендера представителям управлений, представителям фирм и специалистам и высказывать свое мнение относительно конкретного тендера. Председатель вправе снимать вопросы и прекращать обсуждение.

2.3.10. После обсуждения председатель в произвольной очередности опрашивает членов тендерной комиссии о том, какое решение, по их мнению, надлежит принять.

 

2.4. Решения тендерной комиссии

 

2.4.1. Тендерная комиссия принимает одно из следующих решений:

— снять вопрос с рассмотрения;

— отложить вопрос до выяснения конкретных обстоятельств;

— считать тендер состоявшимся, а выбранной — конкретную фирму (товар и пр.). В этом случае также составляется краткое предписание соответствующим подразделениям ГТК России. В последующем на тендерной комиссии указанные подразделения могут быть заслушаны в порядке контроля за выполнением предписания.

2.4.2. Решение тендерной комиссии подписывают председатель тендерной комиссии и ее секретарь и в обязательном порядке согласовывается под роспись с главным бухгалтером ГТК России.

2.4.3. Решения тендерной комиссии оформляются в виде «Выписок из протокола заседания тендерной комиссии», где указывается дата заседания, описание оснований тендера и его участников, принятое решение. Указанные «Выписки» и прочее делопроизводство обеспечивает секретарь тендерной комиссии.

 

 

Тендер на рекламные услуги и условия его проведения

Рекламный рынок — это, прежде всего, рынок рекламодателя, поэтому рекламодатель имеет множество вариантов выбора нужного ему рекламного агентства. Одним из наиболее популярных на рынке рекламы инструментов выбора рекламодателем рекламного агентства является тендер — конкурентная презентация, которую рекламодатель предлагает провести нескольким рекламным агентствам. По результатам презентаций рекламодатель делает свой выбор в пользу того или иного агентства и заключает с ним контракт на рекламное обслуживание.

Тендер — конкурентная форма отбора предложений на оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности. Контракт на рекламное обслуживание заключается с победителем тендера — участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия. Тендеры подразделяются на открытые и закрытые, и могут проводиться в один или два этапа, в форме конкурса, на получение отдельного заказа или всего рекламного бюджета целиком.

Как показывает практика, конечная эффективность работы рекламодателя с рекламным агентством определяется не столько абсолютной стоимостью услуг, сколько способностью агентства качественно решить поставленную перед ним задачу. На рынке рекламы стоимость услуг агентств с сопоставимым качеством работы примерно одинакова. Поэтому тендеры на рекламное обслуживание проводятся не в целях поиска наиболее «дешевого» предложения, а в целях выбора рекламного агентства, способного максимально качественно решить бизнес-проблему, стоящую перед заказчиком-рекламодателем. Так, просчеты в позиционировании продукта, креативной стратегии, медиапланировании могут нанести компании несопоставимо больший ущерб, чем сумма, сэкономленная за счет получения дополнительных скидок и урезания агентской комиссии.

Ниже представлены рекомендации по условиям проведения тендеров для рекламодателей и рекламных агентств, разработанные в Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР) на основе анализа рекомендаций, действующих на наиболее развитых западных рекламных рынках, а также опыта работы крупнейших российских рекламных агентств и рекламодателей.

Этапы проведения отбора рекламных агентств

Тендеры могут проводиться в один или два этапа. Тендер в один этап проводится в том случае, когда у рекламодателя существует шорт-лист, то есть список агентств, с кем у него уже были деловые отношения. Тендер в два этапа проводится в том случае, когда рекламодателю необходимо формирование шорт-листа и выбор агентства на основании предложений.

1. Предварительный отбор агентств

Участие в том или ином тендере является для любого рекламного агентства прежде всего бизнес-решением, основанным на анализе затрат, рисков и возможной прибыли. Поэтому во избежание возможных недоразумений важно, чтобы все потенциальные участники тендера еще на ранней его стадии получили одинаковый объем информации по процедуре и условиям его проведения. Главными моментами также являются максимально прозрачные условия для всех участников и постановка реальных сроков выполнения тендерного задания.

На предварительном этапе отбора агентств заказчику тендера целесообразно определить, какой тип рекламного обслуживания ему необходим, исходя из сектора рекламного рынка, типа рекламных услуг и специализации агентств. Далее необходимо определить количество агентств, удовлетворяющих указанным критериям, собрать информацию об отобранных агентствах и разослать им приглашение на проведение презентации агентства. Как показывает российский и международный опыт, на презентации имеет смысл приглашать 5-7 агентств.

Распространенной практикой является создание в том или ином виде тендерного комитета рекламодателя. Состав его участников должен включать всех лиц, реально участвующих в принятии решения о выборе рекламного агентства и не должен включать других представителей заказчика. Соблюдение этого условия гарантирует объективный выбор лучшего предложения, соответствующего целям и задачам планируемой рекламной кампании. Вместе с тем, для отдельных узкоспециализированных направлений тендерный комитет может не создаваться. Еще до объявления тендера все члены комитета должны быть ознакомлены с полным пакетом документов, предлагаемым потенциальным участникам, включая тендерное задание, и выразить свое согласие с ним. В противном случае возможна ситуация, когда некоторые члены комитета будут иметь особое мнение о задачах рекламной компании, в результате чего работа участников тендера окажется заведомо несоответствующей ожиданиям. Члены тендерного комитета должны также согласиться с процедурой и критериями выбора победителей, едиными для всех участников тендера.

2. Первый этап тендера. Презентации агентств

Презентация агентства — это лучший способ получить информацию об агентстве из первоисточника, понять философию агентства и познакомиться с его специалистами (наличие взаимопонимания и личного контакта с сотрудниками агентства — крайне важно для последующей совместной работы). Подготовка такой презентации может занять у агентства от 5 до 10 дней. По результатам встреч с агентствами и анализа собранной информации рекламодателю целесообразно отобрать 2-3 агентства, которые проходят во второй этап тендера.

В отношении всех участников процесса требуется полная осведомленность:

  • основные планируемые условия контракта, включая срок, территорию действия, объем работ и другие условия, могущие повлиять на формирование ценового предложения;
  • все участники первого этапа должны быть проинформированы о критериях отбора;
  • все участники первого этапа должны быть проинформированы о результатах отбора;
  • агентствам, прошедшим во второй этап, следует разослать список участников второго этапа и его задание, а также срок и форму предоставления предложений;
  • в случае изменения в составе участников, появления дополнительных конкурсантов, обязательно извещать всех участников;
  • важным моментом является определение и обнародование принципов и способов вознаграждения участников и победителей тендера.

3. Второй этап тендера. Предложения агентств

Оставшиеся после первичного отбора наиболее квалифицированные агентства допускаются ко второму этапу, причем нередко им высылается более полная и эксклюзивная информация, конфиденциальность которой отдельно оговаривается в регламентирующих документах.

Второй этап тендера рекомендуется проводить на платной основе и объявлять об этом на стадии приглашения агентств в тендер. Во время тендера агентства-участники несут достаточно большие ресурсные затраты и прямые финансовые расходы. Особенно это касается второго этапа тендера, который предполагает подготовку основной презентации и связанных с ней попутных расходов. Организация, готовая взять на себя покрытие небольшой части расходов участвующих во втором этапе агентств, демонстрирует серьезность своих подходов к выбору партнера, стимулирует агентства к еще более качественной и творческой подготовке тендерного предложения, а также способствует улучшению общего климата рекламной отрасли в целом. Размер компенсации должен быть равным для всех агентств-участников тендера.

Известно множество случаев, когда ряд известных агентств, не желая тратить рабочее время своих ведущих специалистов впустую, без коммерческой отдачи, настаивает, чтобы в приглашении обязательно было указано, готова ли организация, объявившая тендерный конкурс, оплатить интеллектуальные разработки (хотя бы в минимальном размере) всем участникам тендера, представившим свои предложения. Наличие такого подтверждения, по мнению многих агентств, является дополнительным свидетельством подлинной заинтересованности заказчика в цивилизованном получении оригинальных разработок, а не сбором и бесплатным заимствованием чужих творческих идей.

На втором этапе тендера от агентств требуется детализированное предложение по решению маркетинговых задач клиента. Основная задача тендера — выбрать лучшее предложение, максимально соответствующее объявленным на начальном этапе целям. Представившее это предложение агентство и является победителем тендера.

Качество подготовки предложений напрямую зависит от качества постановки задачи. Чтобы максимально быстро и точно определить потенциал агентств-участников уже на начальном этапе, минимизировать затраты на создание и рассмотрение нерелевантных предложений как со стороны агентства, так и со стороны рекламодателя, необходимо большое внимание уделить составлению задания на тендер. Чем более точным, конкретным и полным является задание на тендер, тем на более качественные, продуманные и релевантные поставленным задачам предложения можно рассчитывать. Задание на тендер следует составлять таким образом, чтобы агентства могли наиболее полно раскрыть свои возможности. Для этого имеет смысл выставлять на тендер одну-две наиболее важных для данного периода задачи. Также на этапе разработки задания следует уделить внимание иерархии задач, стоящих перед маркетинговым отделом организации, и выносить в задание разработку именно стратегических компонентов предстоящей рекламной кампании.

В отношении к тендерным заданиям на разработку творческих концепций и рекламных материалов на проектной основе необходимо учитывать следующее:

  • необходимо обеспечить всем агентствам-участникам одинаковые условия: сроки получения задания, исходные данные, сроки предоставления проекта и так далее;
  • стороны должны утвердить бюджет и сроки сдачи проекта;
  • необходимо предусмотреть компенсацию рекламодателем затрат рекламного агентства;
  • сумма компенсации, одинаковая для всех агентств-участников, устанавливается заранее.

В зависимости от поставленной рекламодателем задачи, срок подготовки агентств-участников может варьироваться. Так, если необходима разработка стратегии и креатива, то время подготовки может занять 3-6 недель; если это предложение по механике проведения мероприятия, то время подготовки может сократиться до 7 рабочих дней. Рекламодателям рекомендуется придерживаться именно этих сроков при планировании второго этапа тендера, поскольку меньшие сроки могут существенно понизить качество предлагаемых агентствами разработок.

По получении условий проведения второго этапа тендера, агентства должны письменно подтвердить свое согласие на участие в нем и подписать двустороннее соглашение с клиентом о соблюдении конфиденциальности и авторских прав. Перед проведением презентации рекламодателю и агентству следует согласовать друг с другом максимальное отведенное для презентации время, а также состав участников презентации с обеих сторон. Крайне важным представляется участие в презентации руководителей высшего звена организации-рекламодателя, принимающих окончательные решения в вопросах маркетинга и рекламы.

4. Объявление результатов тендера

Все агентства, принимавшие участие во втором этапе тендера должны быть проинформированы заказчиком тендера о результатах в течение 7-10 рабочих дней после проведения последней презентации.

Результатом тендера могут быть:

  1. Выявление победителя.
  2. Отсутствие победителя.
  3. Продолжение тендера на дополнительно определенных условиях.

Проигравшие агентства обязаны, в соответствии с соглашением, вернуть рекламодателю предоставленные материалы, а рекламодатель — вернуть агентствам материалы презентаций. В целях установления атмосферы взаимного доверия на рынке, а также сохранения хороших отношений между всеми участниками тендера в будущем, рекламодателю рекомендуется указывать в письме оранизацию, победившую в тендере, а также причины, по которым предпочтение было отдано именно другому агентству.

Требования к составлению задания на тендер

Исходя из традиций делового документооборота, агентства при работе с клиентом используют ряд стандартных документов. Ключевым типом документа в практике взаимоотношений рекламного агентства и рекламодателя является «бриф» (от англ. Brief — короткий, сжатый) — задание, которое используется для постановки задачи агентству в целом или его подразделениям (например: Media Brief — задание на разработку медиастратегии и медийной кампании, Creative Brief — задание на разработку креативной стратегии и рекламных материалов, и другие). В нем раскрываются идеи рекламодателя, его видение особенностей предстоящей работы, указываются требования, пожелания и советы.

Целесообразно представлять агентству задачу в формате, привычном для рынка рекламы, что, помимо целостности информации, способствует экономии времени со стороны персонала рекламодателя. Использование более или менее стандартизованных форм снимает ряд вопросов относительно того, что следует включать в задание, а что не следует. В приложении к настоящему документу представлены типовые формы заданий для нескольких наиболее распространенных случаев: Creative Brief — бриф на разработку рекламных материалов; Media Brief — бриф на разработку медиа-плана; BTL Brief — бриф на разработку BTL-коммуникаций.

Обязательной составной частью любого задания является, помимо необходимой для разработки предложения исходной информации, наличие четко определенных критериев (качественных либо количественных) оценки выполнения тендерного задания. При отсутствии либо невозможности применения балльной системы оценки предложения, необходимо максимально четко обозначить ряд качественных параметров (например: ясность, соответствие выбранной аудитории, оригинальность, новизна), по которым будут впоследствии оцениваться презентации агентств-участников.

Иногда в заданиях, особенно со стороны крупных компаний, отводится специальное место для краткого описания условий и порядка заключения будущего контракта с победителем конкурса. Это делается для того, чтобы подстегнуть интерес агентств-участников и заставить их подключить к разработке лучших специалистов. Тем самым агентствам посылается своего рода сигнал: проект реальный, у него есть бюджет и сроки реализации, заказчик настроен серьезно и не занимается сбором креативных идей впрок для своих рекламных кампаний.

Задание на тендер должно быть подписано уполномоченным лицом, участвующим в процессе принятия решения по проводимому тендеру. Заполненные формы должны быть разосланы агентствам-участникам, которым должна быть предоставлена возможность задать вопросы, если таковые появятся. Лицо, ответственное за проведение тендера со стороны рекламодателя, должно обеспечивать получение ответов от соответствующих служб своей организации, если вопрос выходит за рамки компетенции ответственного лица.

Соблюдение авторских прав и конфиденциальности при проведении тендеров

Для того, чтобы все участники тендера, а также его заказчик имели общее понимание процедуры и ключевых условий проведения тендера, рекомендуется заключение специальных договоров на участие в тендере, регламентирующих такие моменты, как сроки, объем задания, вознаграждение, потенциальные условия контракта по итогам тендера, авторские права и так далее.

Рекомендации и идеи, использованные агентством при подготовке презентации, являются его собственностью и защищены авторским правом. Рекламодатель не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер агентств. С другой стороны, агентство, которому были сообщены фундаментальные элементы технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя, должно считать их строго конфиденциальными и не использовать их для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано рекламодателем.

В целях упрощения процедуры обмена конфиденциальной информацией, перед вторым этапом тендера между агентством и рекламодателем может быть заключено двустороннее соглашение о конфиденциальности, закрепляющее основные положения и права по использованию агентством информации по фундаментальным элементам технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя во время подготовки предложения. Этот же документ может содержать положения, регламентирующие и закрепляющие дальнейшее неиспользование рекламодателем идей и разработок агентства в случае его проигрыша в тендере.

Участникам тендера рекомендуется обеспечить полное и точное правовое сопровождение всех тендерных процессов, так как это позволяет избежать спорных ситуаций, как в процессе, так и по окончании тендера. Оптимальной формой для этого служит полноценное тендерное соглашение, являющееся юридическим документом, обязательным для исполнения обеими сторонами.

Срок заключения контракта и периодичность проведения тендеров

Заключаемый после подведения итогов тендера контракт на рекламное обслуживание целесообразно делать на продолжительный период, рекомендуемый срок — не менее двух-трех лет. Это даст возможность клиенту по-настоящему интегрировать агентство со своей маркетинговой структурой, а, значит, добиться результативной совместной работы. Слишком частое проведение тендеров приводит к тому, что клиент и агентство руководствуются краткосрочными целями, теряют стратегическое понимание бизнес-задач и решений.

Как защитить свои права в закупках

О некоторых особенностях применения действующего законодательства о госзакупках и типичных ошибках, допускаемых заказчиками и участниками тендерных процедур, рассказала руководитель образовательного центра Национального центра маркетинга Наталия Тышкевич:

— Многие компании участвуют в тендерах, используя их как основной канал продаж. Однако между организатором и участником тендера нередко возникают конфликты, которые могут негативно отразиться на репутации компании, а также повлечь серьезные финансовые потери для обеих сторон.

На самом деле всегда есть способы отстоять свои интересы, и они доступны всем. Существующие инструменты защиты прав и интересов участников во многом зависят от вида закупки, стадии, на которой она находится, и типа нарушения, которое, по мнению участника, допустил заказчик (организатор).

Прежде всего необходимо выяснить, какая именно закупка рассматривается: государственная, за счет собственных средств государственных организаций и предприятий, в сфере строительства.

Все эти сферы регулируются разными нормативно-правовыми документами и, соответственно, по-разному регламентируют возможность защиты интересов сторон закупки.

Участие в закупке начинается с детального изучения документации к закупке: информации о заказчике и организаторе торгов, источнике финансирования, виде процедуры закупки, предмете закупки, условиях поставки товара или выполнения работ, оказании услуги, а также требованиях к участникам и перечню предоставляемых ими документов, порядке их предоставления заказчику и иных условиях проведения торгов, вплоть до порядка выбора победителя.

Необходимо удостовериться, что требования, изложенные в документации, законны и не являются заведомо сужающими круг поставщиков.

Если участник считает, что требования (к товару, работе, услуге, участнику, его квалификации) заказчика (организатора) не предусмотрены законом, ущемляют права и интересы участника либо просто изложены неясно, противоречиво, можно воспользоваться возможностью подать запрос на разъяснение заказчику. И, исходя из ответа, принять решение, продолжать участие в этой процедуре закупки или отказаться. Можно также подать жалобу: например, если речь идет о закупке за бюджетные средства, то в уполномоченный орган по государственным закупкам — Министерство антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь (МАРТ).
Кроме того, есть возможность обратиться непосредственно к заказчику с заявлением о прекращении действий (бездействии) заказчика (организатора) либо комиссии, нарушающих права участника. Это поможет решить проблемы еще на стадии подачи предложений и позволит избежать необходимости обжаловать действия комиссии или результаты процедуры закупки.

Если же все-таки интересы участника были нарушены в ходе рассмотрения предложений, то и здесь есть возможность обжалования различными способами.

Результаты государственных закупок можно обжаловать, обратившись в МАРТ и/или в суд.

Результаты закупок за счет собственных средств государственных организаций и предприятий обжалуются заказчику и/или в суде.

В случае закупок в строительстве результаты обжалуются организатору и/или в Межведомственную комиссию по проведению процедур закупок при строительстве и/или в суде.

Если вы решили отстаивать свои интересы и считаете, что ваше предложение отклонено незаконно или победитель выбран с нарушениями, оперативно обжалуйте процедуру закупки, так как сроки для подачи жалобы заказчику/организатору торгов или в МАРТ непродолжительные, их легко пропустить. В отличие от срока обжалования в суде: по общему правилу он составляет 3 года. Но и в этой ситуации не стоит откладывать обращение, так как удовлетворение иска будет лишено смысла, если договор уже исполнен сторонами. В такой ситуации выполнить решение суда будет затруднительно или даже невозможно.

В любом случае активная позиция участника тендерных процедур — главное условие успеха. 

Если вы желаете повысить свою квалификацию в области обеспечения закупок, быть в курсе последних изменений в законодательстве, то образовательный центр Национального центра маркетинга приглашает вас на программы по повышению квалификации и тематические семинары. Обучающие программы построены с учетом многолетнего опыта работы и ответов на вопросы пользователей системы обеспечения закупок.
На обучении рассматриваются реальные ситуации, на примере которых участники могут узнать, как отстаивать свои права, используя возможности досудебного урегулирования споров, судебных споров, и сохранить при этом партнерские отношения между сторонами конфликта.

Для справки
Официальный сайт по размещению информации о государственных закупках и закупках за счет собственных средств www. icetrade.by — это ресурс, где представлена наиболее полная и актуальная информация о потребностях и закупках предприятий и организаций Республики Беларусь и зарубежных стран. Оператором данной площадки является Национальный центр маркетинга, который на базе своего образовательного центра предлагает различные формы дополнительного обучения для повышения квалификации и образовательного уровня участников тендерных процедур.

Амурские компании выигрывают почти половину тендеров, в которых участвуют по проекту Амурского ГПЗ

21 марта 2018 года министерство внешнеэкономических связей, туризма и предпринимательства организовало вторую бизнес-миссию в г. Свободный. Участие в ней приняли больше 60 человек – предприниматели из Благовещенска, Свободного и Свободненского района.

«В 2017 году по объему инвестиций, привлеченных в регион, Амурская область вошла в пятерку субъектов — лидеров РФ. По данным Росстата за год рост составил 35%. Одной из точек притяжения, несомненно, является газоперерабатывающий завод и, конечно же, город Свободный, который уже сейчас начинает активно развиваться. Нам хотелось бы, чтобы наш малый бизнес поучаствовал в этом процессе. Именно с этой целью мы второй раз привозим предпринимателей, которые могут своими глазами увидеть, какие условия здесь есть для развития бизнеса», — сказал заместитель министра внешнеэкономических связей, туризма и предпринимательства Амурской области Сергей Левицкий.

Для участников второй бизнес-миссии организовали экскурсию по городу — предпринимателям показали объекты муниципальной и частной собственности, доступные для аренды, или продажи, а также площадку, где строится жилой городок для работников будущего газоперерабатывающего завода. Первый раз на месте строительства нового микрорайона представители бизнес-сообщества побывали в декабре прошлого года. Тогда площадка представляла собой пустырь. В настоящее время здесь ведутся рельефные и грунтовые работы.

В непосредственной близости расположены свободные помещения – частное здание, которое уже сейчас можно арендовать и муниципальное имущество, готовое для выкупа. Всего, по данным местной администрации, на территории города находятся около 10 свободных объектов, пригодных для организации бизнеса. Это уже готовые, отдельно-стоящие здания, складские и офисные помещения. Еще порядка 15 объектов – это имущество ОАО «РЖД». Компания выставила на продажу в Свободном — земельные участки, склады, ангары, гаражи. В аренду сдаются помещения в здании вокзала, контейнерная, мини-пекарня.

Стоимость продажи и аренды варьируется в зависимости от района, года постройки и площади. Подробная информация о каждом объекте размещена на сайте г. Свободного http://www.svobnews.amur.ru/all.php?id=28&need=0 и министерства ВЭСТиП в разделе «развитие предпринимательства и конкуренции»http://www.vstamur.ru/activity/business.

На рабочей встрече предпринимателям рассказали о потребностях стройки и организации инфраструктуры объекта. В первую очередь, проект строительства Амурского ГПЗ требует привлечения большого количества динамического и статического оборудования, а также различных материалов: ЖБИ, трубной продукции, металлоконструкций и металлопроката, кабеля и других материалов, поставщиками которых могут стать амурские бизнесмены.

Во-вторых, организаторы стройки испытывают потребность в услугах по ремонту квартир, строительства жилого фонда, поставок бытовой техники, мебели, бытовых аксессуаров, организации питания рабочих на строительной площадке и так далее.

В настоящее время в реализации проекта в качестве поставщиков и субпоставщиков участвуют более 50 амурских предприятий. Местные компании осуществляют отделку помещений вахтового поселка; строительство, подключение и эксплуатацию энергообъектов; регулярный производственный экологический мониторинг; охрану объектов; перевозку и отсыпку грунта; прокладку кабельных систем, монтаж сантехнического оборудования; оказывают услуги строительных лабораторий; осуществляют поставки и монтаж материалов и оборудования.

Кроме того, благовещенские и свободненские компании выполняют поставки канцелярской и писчебумажной продукции, питьевой воды, оказывают услуги по строительству и ремонту жилья, клинингу помещений, оснащению мебелью и бытовой техникой офисов и квартир.

«В прошлом году нашей компанией был проведен 171 тендер. В 47 конкурсных процедурах участвовали предприятия Амурской области. И, надо отметить, что в 23 из них амурские компании признаны победителями. Это почти половина всех тендеров, в которых они участвовали. На наш взгляд, это высокий показатель, свидетельствующий как об активности местного бизнеса, так и о качественной проработке амурских предприятий, проводимой компаниями, реализующими проект, совместно с правительством Амурской области», — прокомментировал директор ОСП ООО «Сибур» в г. Благовещенске Андрей Полюлях.

Как рассказал Андрей Орлов — руководитель ООО «Мастер Ким» (г. Благовещенск), с компанией «НИПИГАЗ» его фирма сотрудничает уже около года. За это время были выполнены отделочные работы в офисных и жилых помещениях, где сейчас работают и проживают специалисты. Также компания выполнила контракты по поставке бытовой техники.

«Все эти процедуры проводились через площадку b2b. sibur.ru – от подачи заявки, переторжек и так далее. Система понятная и прозрачная как для нас, так и для заказчика. Есть определенные правила игры, по которым мы работаем. И это надо чётко для себя понимать. Здесь нет какого-то «эльдорадо», с которого ты будешь только рассовывать деньги по карманам. Но есть надежный партнер европейского уровня. Да, работать тяжело. Спрос очень высокий. От нас требуют качество, от нас требуют сроки, от нас требуют полной вовлеченности в процесс. И я понимаю, если этого не будет, то и меня здесь тоже не будет. Если я не уложусь в сроки, то мне не заплатят деньги, а заплатят тому, кто переделает мою работу. Здесь никто не будет за нами бегать, это бизнес. Тем не менее, мы прошли все этапы и успешно сотрудничаем», — поделился опытом амурский предприниматель.

На встрече отметили, что одной из главных ниш, которая сейчас доступна для местного бизнеса, по-прежнему остается сфера услуг. Несмотря на регулярное обсуждение проблемы, серьезных подвижек в этом направлении не наблюдается. Ощущается острый дефицит бытовых, досуговых, образовательных, медицинских услуг. В городе базируется технический персонал с семьями, количество людей уже приближается к 1000, однако, в Свободном до сих пор нет ни одного заведения, где можно с утра выпить кофе и съесть на завтрак порцию блинчиков, при том что спрос на это, определенно, есть. В ближайшем будущем количество ИТР – специалистов, постоянно живущих в Свободном вырастет до 3000 человек. Им потребуются все базовые услуги, связанные с питанием и досугом.

Информация об этапах строительства Амурского газоперерабатывающего завода, количестве специалистов, которые приедут в Свободный в разные периоды стройки и другие полезные данные размещены на сайте заказчика проекта компании ООО «Газпром переработка Благовещенск» http://blagoveshchensk-pererabotka.gazprom.ru/

 

Portal PP

Уважаемые пользователи веб-портала государственных закупок, вопросы относительно ЭЦП

Департамент государственных закупок при Министерстве экономики и финансов Кыргызской Республики сообщает, что с 29 марта 2021 года публикацию конкурсов на веб-портале государственных закупок (далее — Портал) осуществляется при помощи электронной подписи (далее — ЭП) и только руководитель организации с правом подписи в договорах может подписать при помощи ЭП. Если у руководителя организации не имеется право подписи в договорах, то он не сможет зайти на Портал и подписать через ЭП. 1) Если Портал не видит (не читает) Ваш ЭП, то Вам необходимо обратиться в удостоверяющий центр, в котором был приобретен ЭП и сообщить о том, чтобы они направили «открытые ключи» Вашего ЭП для входа на Портал. 2) Если Ваше ЭП при выборе раздела «Войти с ЭЦП закупщиком или поставщиком» не отображает доступные устройства, то Вам необходимо скачать (загрузить) рутокен плагин на персональный компьютер. 3) Если сертификат не зарегистрирован, то Вам необходимо обратится в Департамент либо в удостоверяющий центр был приобретен ЭП с информацией: — ИИН и наименование организации; — ИНН и ФИО руководителя; — у кого был приобретен ЭП — какую ошибку выдает Портал.

Специалисты по закупкам прошли обучение по работе с модулем консультационных услуг

26 марта 2021 года в Учебном центре Министерства экономики и финансов Кыргызской Республики для 38 специалистов по закупкам государственных учреждений и организаций проведено обучение и демонстрация работы модуля консультационных услуг и его технических возможностей (28 – офлайн участие, 10 – онлайн). Для дальнейшего использования модуля консультационных услуг закупающими организациями, Учебным центром также организовано обучение и подготовка тренеров, которые в последующем смогут проводить обучения для заинтересованных участников процедур консультационных закупок. Справочно: В рамках реализации Второго проекта «Развитие потенциала в области управления государственными финансами» предусмотрено достижение индикатора «Увеличение охвата электронных государственных закупок» посредством разработки и внедрения модуля консультационных услуг на Портале электронной системы государственных закупок. Второй проект «Развитие потенциала в области управления государственными финансами» одобренный в июне 2018 года реализуется в рамках Многостороннего донорского трастового фонда за счет вкладов на грантовой основе от Правительства Швейцарии и Европейской Комиссии. Многосторонний донорский трастовый фонд администрируется Всемирным Банком.

Пресс релиз Департамент государственных закупок сообщает о полном запуске электронного каталога “Тандоо”

Департамент государственных закупок при Министерстве экономики и финансов Кыргызской Республики сообщает о полном запуске электронного каталога Тандоо. Наполнение электронного каталога осуществляется при поддержке проекта Европейского Банка Реконструкции и Развития и при содействии производителей и дистрибьюторов. На сегодняшний день завершена работа по наполнению товарами раздела “канцелярские товары”. В связи с этим Министерство экономики и финансов Кыргызской Республики рекомендует закупающим организациям проводить закупки канцелярских товаров посредством Тандоо — электронного каталога по адресу — tandoo.zakupki.gov.kg. С связи с вышеизложенными Департамент государственных закупок призывает поставщиков, производителей, дистрибьюторов пройти предквалификационный доступ для принятия участия в закупках посредством Тандоо и оказать содействие в наполнении стандартными товарами, работами и услугами соответствующих разделов Тандоо. Для прохождения предквалификационного доступа и оперативного решения информационных и технических вопросов по ТАНДОО просим направлять письма на электронную почту [email protected] или обращаться по следующим номерам: +996 706 923543, +996 709 660195, +996 551 772166, а также руководствоваться онлайн инструкциями в https://help. zakupki.gov.kg.

Запущен модуль консультационных услуг на веб-портале электронной системы государственных закупок!!!

В рамках реализации Второго проекта «Развитие потенциала в области управления государственными финансами» предусмотрено достижение индикатора «Увеличение охвата электронных государственных закупок» посредством разработки и внедрения модуля консультационных услуг на веб-портале электронной системы государственных закупок (далее-Портал). 1 февраля 2021 года Министерство финансов Кыргызской Республики в пилотном режиме запустило на Портале новый модуль консультационных услуг. В пилоте модуля консультационных услуг участвует Министерство здравоохранения Кыргызской Республики. Конкурс объявлен на закупку индивидуального консультанта по проекту Всемирного банка в рамках программы по улучшению качества услуг первичной медико-санитарной помощи методом прямого заключения договора. В соответствии с процедурами государственных закупок вскрытие конкурсных заявок состоится 12 февраля 2021 года. С объявлением о тендере можно ознакомиться на Портале пройдя по ссылке: http://zakupki.gov.kg/popp/view/order/view.xhtml?id=262528179 Справочно: Проект РПУГФ-2 одобренный в июне 2018 года реализуется в рамках Многостороннего донорского трастового фонда за счет вкладов на грантовой основе от Правительства Швейцарии и Европейской Комиссии. Многосторонний донорский трастовый фонд администрируется Всемирным Банком.

ЗАКОН КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ г.Бишкек, от 18 декабря 2020 года № 8 О внесении изменений в Закон Кыргызской Республики «О государственных закупках»

ЗАКОН КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ г.Бишкек, от 18 декабря 2020 года № 8 О внесении изменений в Закон Кыргызской Республики «О государственных закупках» 29 декабря 2020 года опубликован в редакции газеты «Эркин-Тоо»

Экспертным советом по государственным закупкам будет осуществляться отбор кандидатов в состав НМК

Будут отобраны в состав резерва Комиссии по два кандидата на каждую группу. При этом сообщаем, что членами Комиссии могут быть лица, соответствующие следующим требованиям: 1) наличие гражданства Кыргызской Республики; 2) наличие высшего профессионального образования; 3) общий стаж в соответствующей сфере деятельности не менее трех лет; 4) отсутствие судимости. 5) не занимающие политические государственные должности, политические муниципальные должности, специальные государственные должности; 6) кандидаты, прошедшие отбор в соответствии с пунктами 14, 15 и 16 настоящего Положения. В связи с чем, в целях исполнения Закона Кыргызской Республики «О государственных закупках» и вышеуказанного Положения, Департамент приглашает желающих принять участие в открытом конкурсе по отбору в состав Комиссии и резерва. Претенденты должны предоставить документы в 7-ми экземплярах для Экспертного совета в Департамент до 25 сентября 2020 года по адресу: г. Бишкек, бул. Эркиндик, 58а. каб. 704. Дополнительную информацию можно получить по следующим номерам: 0312 62 53 13 (доб.: 2323), 0312 62 53 13(2331), 0312 62 53 13(2332)

Экспертным советом по государственным закупкам будет осуществляться отбор двух кандидатур в состав НМК

Будут отобраны в состав резерва Комиссии по два кандидата на каждую группу. При этом сообщаем, что членами Комиссии могут быть лица, соответствующие следующим требованиям: 1) наличие гражданства Кыргызской Республики; 2) наличие высшего профессионального образования; 3) общий стаж в соответствующей сфере деятельности не менее трех лет; 4) отсутствие судимости. 5) не занимающие политические государственные должности, политические муниципальные должности, специальные государственные должности; 6) кандидаты, прошедшие отбор в соответствии с пунктами 14, 15 и 16 настоящего Положения. В связи с чем, в целях исполнения Закона Кыргызской Республики «О государственных закупках» и вышеуказанного Положения, Департамент приглашает желающих принять участие в открытом конкурсе по отбору в состав Комиссии и резерва. Претенденты должны предоставить документы в 7-ми экземплярах для Экспертного совета в Департамент до 25 сентября 2020 года по адресу: г. Бишкек, бул. Эркиндик, 58а. каб. 704. Дополнительную информацию можно получить по следующим номерам: 0312 62 53 13 (доб.: 2323), 0312 62 53 13(2331), 0312 62 53 13(2332)