Четверг , 3 декабря 2020
Бизнес-Новости
Разное / Автоматизация бюджетирования – Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Автоматизация бюджетирования – Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Содержание

Автоматизация бюджетирования, комплексная автоматизация в 1С

Редактор статьи:

Виктория  Тозик 

Аналитик Получить консультацию

Актуальность статьи проверена:

Содержание статьи

Бюджетирование – это инструмент, часть финансового управления, функции которого заключаются в согласовании деятельности подразделений внутри предприятия и подчинении ее общей стратегической цели. Бюджеты отражают цели и задачи компании, охватывая все стороны ее хозяйственной деятельности, и включают в себя плановые и отчетные (фактические) данные. С его помощью компания может максимизировать прибыль и оптимизировать расходы.

Автоматизация процесса бюджетирования – внедрение специализированного решения для системного построения бюджета, его планирования и контроля.

С развитием компании растет и объем информации, оперировать которым с помощью привычных инструментов на определенном этапе становится крайне проблематично. Комплексная автоматизация бюджетирования на предприятии позволяет ускорить поиск нужных данных, произвести их анализ в разных разрезах и выполнить консолидацию бюджетов без затрат времени и сил. При том, что у специалистов уходит меньше времени на учетно-отчетную и иную рутинную работу, качество и точность последней возрастает, поскольку снижается риск ошибок по причине человеческого фактора. То есть от этого процесса зависит, насколько точную и оперативную финансовую информацию будут получать менеджеры и руководители предприятия для принятия управленческих и стратегических решений.

Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения

В основном используется один из двух вариантов проведения автоматизации бюджетирования на базе программ, созданных на платформе «1С:Предприятие».

  • Первый заключается в том, что постановку бюджетирования нужно сразу начинать с автоматизации, т.е. компания сначала выбирает программный продукт, который настраивается под конкретное предприятие. Данная модель используется чаще, потому что она выглядит проще и быстрее, но в некоторых случаях внедренную программу не получается приспособить под работу определенного предприятия, несмотря на потраченные средства и время.
  • Второй подход предполагает сначала разработку методологии и регламентов бюджетирования, которые отрабатывают какое-то время на предприятии, планирование ведут в электронных таблицах и только после этого переходят к автоматизации. На основе методологии создается техническое задание (ТЗ) для автоматизации, затем по ТЗ подбирается наиболее подходящая программа, и осуществляются доработки.


Рис.1 Модели автоматизации бюджетирования

Для того чтобы не ошибиться в выборе стратегии внедрения рассмотрим плюсы и минусы этих подходов.

Таблица. Достоинства и недостатки моделей автоматизации бюджетирования

Надо отметить, что во втором подходе значительных усилий требует подготовительный этап – первоначальный даже при использовании электронных таблиц Excel для подготовки фактических данных, как правило, отнимает значительное время, поскольку эти данные не находятся в единой информационной системе, что затрудняет их обработку и анализ.

В любом случае, для автоматизации бюджетирования, необходимо выполнение некоторых условий.


Рис.2 Условия, необходимые для автоматизации бюджетирования

При выполнении этих условий можно ставить вопрос о запуске проекта автоматизации и выборе программного обеспечения. Это вполне можно сделать внутренними силами компании, но если структура предприятия сложная и компания достаточно крупная правильнее привлечь специалистов со стороны – консультантов и программистов, которые помогут определиться с выбором программы, внедрить ее на предприятии и поставить «на рельсы» процесс бюджетирования.

Методологическая информация, необходимая для автоматизации бюджетирования

Концепция бюджетирования – описывает правила функционирования бюджетной системы.

Положение о финансовой структуре – описывает основные направления деятельности и виды затрат, структуру центров финансовой ответственности (ЦФО) и сферу их полномочий, структурный состав ЦФО – наименование структурных подразделений, основные статьи доходов, статьи затрат, поступления денежных средств и т.д.

Положение о бюджетировании включает в себя:

  • Методику бюджетирования – правила формирования плановых цифр в бюджетных статьях всех бюджетных форм;
  • Бюджетные формы – шаблоны представления бюджетов компании по статьям затрат, структуре доходов или другим аналитическим разрезам;
  • План-фактный анализ задает границы благоприятных, допустимых и неблагоприятных отклонений для разных бюджетных статей (например, благоприятное отклонение – 0-3%, допустимое – 4-7%, неблагоприятное – более 8%).

Бюджетный регламент – маршруты действий по разработке, согласованию, корректировке, анализу и утверждению бюджетов. Он должен отвечать на вопросы:

  • «Что делаем?» разрабатываем бюджет, согласовываем бюджет и т.п.;
  • «Кто это делает?» указываем ответственных сотрудников;
  • «Когда это делается?» указываем конкретные сроки исполнения.

Помимо того, у компании должна быть разработана управленческая политика, определяющая правила сбора фактической информации.

Проблемы в процессе автоматизации

На этапе подготовки к внедрению программы могут возникнуть следующие проблемы:

  1. Отсутствие вовлеченности персонала компании Заказчика, саботаж со стороны сотрудников, срыв сроков, отказ от выполнения заданий;
  2. Недостаточно квалифицированные, некомпетентные кадры со стороны компании Заказчика;
  3. Смена участников проекта, задействованных в процессе его подготовки;
  4. Недостаточность первичной информации, неверный подход к описанию задач, неоднозначная их трактовка;
  5. Продолжительные согласования ТЗ заинтересованными участниками процесса, изменение требований к проекту.

При внедрении программ автоматизации бюджетирования очень сложно четко выдержать все правила и это является одной из основных проблем. Чтобы минимизировать их, следует:

  • Установить временные рамки проекта;
  • Распределить зоны ответственности;
  • Создать инструменты контроля реализации системы;
  • Определить и утвердить методы решения нестандартных задач;
  • Провести дополнительное обучение персонала, принять дисциплинарные меры или нанять других людей.

Таким образом, внедрение системы бюджетирования на предприятии затрагивает множество моментов, касающихся вопросов управления всей компанией, поэтому их нельзя упускать из виду. В дальнейшем автоматизированный процесс бюджетирования будет способствовать развитию компании в целом, повысит производительность труда и эффективность управления, упорядочит бюджетную дисциплину, что, в свою очередь, поможет компании достичь стратегических целей и выведет ее на новый уровень.


wiseadvice-it.ru

Автоматизация процесса бюджетирования крупных предприятий

Независимо от того, в какой отрасли задействована компания и что она производит — оказывает ли услуги, разрабатывает новые продукты или занимается сельским хозяйством, — если она будет убыточна, неясен смысл существования такой организации. Поэтому все бизнес-процессы должны быть направлены на достижение одной из главных целей — приносить прибыль.

Использование современных технологий открыло новые методы повышения экономической эффективности: автоматизация финансовых функций и внедрение информационных систем помогает бизнесу грамотно распределять и контролировать бюджеты.

Автоматизация бюджетирования предприятий

Бюджетирование предприятий — основной инструмент увеличения прибыли и сокращения издержек. Если компания большая, со сложной филиальной структурой, то составление нескольких вариантов бюджета становится слишком трудоемким процессом. В таком случае целесообразно его автоматизировать и без проблем управлять финансовыми процессами: строить прогнозы, контролировать достижение финансовых целей, рационально использовать ресурсы и снижать возможные риски.

Благодаря данной системе вся финансовая деятельность подчинена общей стратегической цели, а у руководства есть понимание, насколько эффективно работает компания, уменьшается вероятность ошибочных инвестиций.

Кроме того, в компании, перешедшей на автоматизированное бюджетирование, снижается время формирования бюджета, процессы его согласования происходят максимально прозрачно в единой информационной среде.

Невооруженным глазом будет заметно, как изменилась степень вовлеченности всех отделов компании: их действия станут более согласованными, а в сам процесс включатся все подразделения компании. Таким образом, можно определить вклад каждого отдела в формирование финансового результата. Также появится возможность корректировать планы и бюджеты, в том числе проводить факторный, сценарный и многомерный анализ данных. Все это в комплексе приведет к стандартизации управленческой и финансовой отчетности, формализации регламентов, инструкций, форм учета и анализа.

Еще один из заметных результатов — увеличение финансовой устойчивости предприятия и его конкурентоспособности. Можно заранее предсказывать риски и планировать действия, позволяющие не допустить их возникновения. Это способствует созданию эффективной системы управления. Внедрение автоматизированной системы позволяет рационально использовать человеческие ресурсы, снизив количество ручных операций, и избежать любых ошибок сотрудников.

Аудит бизнес процессов предприятия

Начинать проект автоматизации бюджетирования нужно с обследования данных бизнес-процессов предприятия, оценки их состояния, и определения ожидаемого эффекта от внедрения, все, для того, чтобы понять: а надо ли? Исходя из результатов данного обследования необходимо определиться с подходом к постановке задачи и желаемой методологией бюджетирования — оставить существующую, либо реализовать процессы в соответствии с новой методикой.

Крайне важно понимать, что вас сейчас не устраивает в ваших процессах и как автоматизация поможет решить проблему. Например, один из наших клиентов, ГК «Дикси», испытывал трудности со сбором и консолидацией данных со всех территориально распределенных филиалов — 2 500 точек по всей России. Одной из приоритетных задач стало внедрение единой системы финансового планирования и отчетности. Автоматизировав систему бюджетирования, теперь «Дикси» может быстро пересчитывать бюджеты, легко адаптируясь к меняющимся экономическим условиям, вовлекая руководителя каждого подразделения в процессе формирования бюджета.

Выбор процессов бюджетирования

Еще один важный шаг при внедрении автоматизированной системы бюджетирования — выбор подхода к организации процессов бюджетирования исходя из целей руководства. Можно использовать Bottom-up процесс бюджетирования, предполагающий сбор детальных планов по доходам и расходам подразделений и согласование этих цифр при формировании итогового бюджета. В дальнейшем расходы контролируются путем сравнения фактического начисления с тем, что было запланировано. С использованием данного подхода компаниям удается достигнуть высокого уровня контроля над своими расходами.

Или же компания отдает предпочтение процессу бюджетирования Top-down. В этом случае план изначально устанавливается сотрудниками центрального офиса, и уже оттуда он спускается ко всем остальным подразделениям. Фактические расходы согласовываются путем сравнения с целевым показателем. Такой подход хорошо работает в компаниях с большой степенью централизации процессов. При этом зачастую компании предпочитают использовать смешанный подход и различные комбинации организации процессов бюджетирования.

Например, для ГК «Черкизово» одной из приоритетных задач стало обеспечение высокого уровня детализации планирования. Автоматизация системы бюджетирования позволила компании осуществлять как годовое, так и оперативное планирование. Оно позволяет рассчитывать расход ветеринарных препаратов и кормов на день; баланс процессов посадок цыплят, производства яиц, покупки недостающих и продажи избыточных продуктов; годовой баланс производства продукции.

Также в приоритете была интеграция с учетными системами на местах, приведение данных к единым учетным аналитикам, реализация ряда автоматических корректировок и формирование отчетности. Полученные данные должны служить источником как для отчетности на биржу, так и для целей управленческого и план-факт анализа. В результате чего компания перешла на ежемесячный отчет вместо ежеквартального и получила возможность детализации — по себестоимости, каналам, контрагентам.

Как выбрать программное обеспечение

Далее начинается этап выбора программного обеспечения. Этот вопрос более приоритетен для ИТ-директора. На рынке представлен широкий круг как российских, так и западных продуктов. Из отечественных популярны 1С и многочисленные системы на ее основе («БИТ.Финанс», «Инталев»), из иностранных — Oracle, SAP, IBM. Выбор должен основываться не только на цене, но и на возможности интеграции с автоматизированными системами учета, которые уже есть в компании.

При внедрении автоматизированной системы бюджетирования важно, чтобы в компании существовала функция ключевого заказчика, а также спонсор проекта, который  будет готов взять на себя ответственность за внедрение непопулярных решений для достижения итоговой цели проекта. Нужно понимание, что нельзя внедрить много функционала за короткий срок — это долгий процесс, все зависит от ряда факторов. Если, например, будет меняться система управления компанией, появляться новые требования в ходе проекта, то сроки реализации увеличатся. Отсутствие согласованной между функциями методологии формирования бюджета может привести в лучшем случае к затянувшейся реализации проекта, в худшем — система не будет внедрена. Любой проект должен контролироваться, иначе возникнет угроза срыва.

www.klerk.ru

Системы автоматизации бюджетирования предприятий |

Планировать, анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем, однако наибольшие возможности по бюджетному управлению предприятием предоставляют специальные программы – автоматизированные системы бюджетирования. Мы расскажем о достоинствах и недостатках пяти самых известных западных автоматизированных систем бюджетирования, которые находятся приблизительно в одной ценовой нише, рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны автору, имеющему опыт их внедрения.

Система бюджетирования как модель компании

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой компьютерную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов – производства, инвестиций, продаж, закупок и т.д. Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности, и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, как текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании. В подобном моделировании должны принимать участие как финансовый директор, так и все остальные сотрудники, занимающиеся составлением и исполнением бюджета. Для контроля и анализа в АСБ поступают данные из других корпоративных информационных систем. Поэтому любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:

  1. Система бюджетов
  2. Средства для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов)
  3. Средства для организации коллективной работы
  4. Средства для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ часто используется программа Microsoft Excel. Она прекрасно знакома всем финансистам и позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных.

Вместе с тем, у бюджетирования на основе Excel есть и серьезные недостатки. В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом. Также невозможно составлять несколько вариантов бюджета: для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что вызывает большое количество ошибок и несоответствий. Кроме того, практически не разграничиваются уровни доступа к данным (нет гибкого уровня доступа к данным), то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только топ-менеджменту; функции защиты данных от исправлений также отсутствуют.

Наконец, у системы низкая производительность: например, при редактировании бюджета, составленного на 3 года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и очень долго пересчитывать все данные после внесения каждого изменения. Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено.

Тем не менее, Excel до сих пор является любимым инструментом бюджетирования на большинстве российских предприятий. В середине 90-х годов автор принимал участие в создании системы бюджетирования для одной из крупнейших российских нефтяных компаний именно на основе Excel, причем там наблюдались все вышеназванные проблемы. Поэтому со временем эта компания перешла на бюджетирование с использованием одной из специализированных программ, о которых речь пойдет ниже. Впрочем, небольшие предприятия, где незначительное количество центров ответственности, вполне могут использовать Excel в качестве программного средства для бюджетирования.

Специализированные системы бюджетирования

Как правило, в любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования, и приходится задумываться о приобретении специализированной системы. В России сейчас представлены более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей. Все они различаются между собой функциональными особенностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятий, на которых они могут работать.

В последние годы все больше российских компаний предлагает свои системы бюджетирования. Они обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интерированностью с другими российскими пакетами. Например, стоимость внедрения системы бюджетирования питерской компании “Инталев” начинается от 12-15 тысяч долларов США, кроме того, она отлично интегрирована. с самой популярной отечественной бухгалтерской системой “1С”. Появляются и российские системы “привязанные” к западным ERP, в том числе самым современным. Например, можно отметить систему ALVA компании Руссо-МС, созданную, прежде всего, для работы с ERP Navision. Цена системы бюджетирования ALVA – около 30000 долларов США.

В то же время средним предприятиям с разветвленной территориальной структурой или большим количеством центров ответственности, а также крупным компаниям лучше использовать более надежные и дорогие западные системы. В рамках данной статьи мы остановимся на пяти западных автоматизированных системах бюджетирования, которые находятся приблизительно в одной ценовой нише, рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны автору (имеется личный опыт участия в проектах по их внедрению):

  • Oracle Financial Analyzer (OFA)
  • Hyperion Pillar
  • Adaytum e.Planning
  • EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise
  • Comshare MPC

Oracle Financial Analyzer (OFA)

Достоинства. OFA является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности, и проводить многомерный анализ данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за 2 квартал 2002 года по каждому продукту с разбивкой по дилерам региона).

В системе OFA могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для этого необходимо установить в каждом филиале свой сервер, через который будут передаваться данные.

Личный опыт

Алексей Чудопалначальник отдела АФХД ОАО “Красноярскэнерго”, г. Красноярск

За время разработки и внедрения бюджетов основного и вспомогательного производства мы протестировали около десятка систем бюджетирования, но в конце концов остановились наOFA. У нас больше 20 филиалов, и каждый из них представляет порядка 28 отчетов, поэтому наиболее важным показателем для нее была быстрая работа системы и возможность загрузки в нее данных из программыExcel. На наш взгляд, это позволяет сделать толькоOFA.

В системе есть гибкий контроль доступа к данным. Например, можно настроить программу таким образом, что руководитель будет видеть только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный – только свои показатели и показатели в целом по компании. Возможно, также разделять финансовую модель на подмодели по подразделениям.

Недостатки. Интерфейс программы не очень нагляден, поэтому работа в OFA требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык – практически весь раздел помощи доступен только в английском варианте.

В OFA не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов – например, получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы. Это серьезная проблема, которая встает особенно остро при смене персонала: если в компании нет аналитика, который занимается описанием всех моделей, объяснить новому сотруднику подробности вашей бюджетной инфраструктуры будет трудно.

Наконец, в OFA полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Учитывая, что система рассчитана на большое количество пользователей, из-за этого сразу появляются определенные трудности: например, начав работать с бюджетом, вы не знаете, внес ли туда свои данные тот или иной отдел. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем простыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись; придется ставить специализированную систему документооборота, например Documentum.

Вывод. OFA – очень мощная и функциональная система, подходит для компаний, у которых сложная взаимосвязь между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней понадобятся сильная IT-служба и штатные аналитики.

Hyperion Pillar

Это первая западная система бюджетирования, появившаяся на российском рынке.

Достоинства. Программа достаточно проста, легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и русифицирована. Система имеет хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкую структуру документооборота – бюджеты можно составлять “сверху вниз”, “снизу вверх” и по смешанным схемам.

Недостатки. Однако реализовывать сложные задачи в Hyperion трудоемко из-за наличия некоторых ограничений. Например, число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На первый взгляд, этого более чем достаточно, но на практике при работе с этой системой часто обнаруживается, что все уровни аналитики уже использованы.

Пример

Компания переходит от проектной системы планирования к планированию по регионам. Это означает, что необходимо менять всю аналитику. При этом возникает необходимость переделать все отчеты, которые были созданы с использованием старой аналитики. Для безошибочного решения этой проблемы необходимо привлекать программистов.

Пример

Из-за технологических особенностей производительность системы невысока – когда с файлом работает несколько человек одновременно, процесс замедляется. Кроме того, этот продукт довольно сложно интегрировать с другими базами данных.

Еще один недостаток связан с планированием: планировать в Hyperion можно только по месяцам, а по неделям или декадам – нет. Встроенные средства документирования моделей отсутствуют, как и в Oracle.

Личный опыт

Геннадий Волеговзаместитель генерального директора филиала “Ватойл” ЗАО “ЛУКойл-Пермь” по экономике и финансам

Многие проблемы, возникающие при использовании Hyperion Pillar, как мне кажется, решаемы. Установку недельных и декадных сроков планирования мы просто включили в техзадание, когда проектировали систему бюджетирования и теперь мы можем планировать и понедельно и подекадно. К сожалению, бывают задержки в работе системы, и почти на час – но только при расчете больших объемов информации (у нас в системе 12 рабочих мест). Данные в систему перебрасываются не напрямую – для переноса информации из нашей корпоративной учетной системы Platinum в Hyperion используется MS Excel (возможности Platinum позволяют выгружать данные в формате Excel, а Hyperion может загружать информацию из файлов Excel, а вот напрямую передать данные из Platinum в Hyperion нельзя).

Вывод Хорошая система для предприятий, в которых не очень сложная финансовая структура и финансовая модель. Так как освоить Hyperion очень просто, эта система идеально подходит тем компаниям, где сотрудники негативно реагируют на изменения или у них недостаточно времени на обучение.

Adaytum e.Planning

Достоинства.В этой системе хорошо организовано ведение документооборота: схемы движения документов и регламенты работы можно просто рисовать с помощью мышки. Созданную модель, как и в OFA, можно разделить на подмодели по определенному классу аналитических уровней (например, по ЦФО, по затратам и т.д.), что хорошо для больших предприятий. Очень удобно контролировать исполнение бюджета – в столбцах отражаются плановые и фактические значениями показателей, и темпы их изменения. И сама программа, и раздел “Помощь” русифицированы.

Недостатки. Во-первых, производительность системы несколько ниже, чем, например, у OFA. Во-вторых, с помощью стандартных средств, имеющихся у системы, можно просмотреть либо суммарные значения, либо полностью детализованные. То есть вам доступны либо данные по дебету в целом по нефтяной компании, либо данные по дебету по скважине “Петровская”, а данные по дебету по нефтегазодобывающему управлению (НГДУ) “Петровское плюс”, в которое входит несколько скважин, посмотреть невозможно. Создание такого отчета “вручную” у опытного специалиста займет не так уж много времени – примерно один час. Однако при любом изменении одной из использованных аналитик (например, скважину причислят к другому НГДУ), придется так же вручную переделывать все отчеты, в которые входили данные по этой аналитике, или же тратить ресурсы ИТ-службы на перепрограммирование.

Личный опыт

Александр Петренко,заместитель финансового директора, начальник финансового отдела ЗАО “Лаверна СПб”, Санкт-Петербург

Для нас при выборе системы бюджетирования самым важным ее качеством была возможность удаленной работы с филиалами в Екатеринбурге, Москве, Новосибирске и Самаре.Adaytum решает эти проблемы – наши филиалы подгружают данные в систему черезInternetExplorer.

Стандартные отчетыAdaytum мы не используем, так как гораздо удобнее составлять их вExcel. Правда, мы не используем приложениеAdaytumReporter, позволяющее готовить дополнительные отчеты- вполне возможно, что он обладает большей функциональностью, чем стандартныйAnalyst.

На мой взгляд, основная проблемаAdaytum связана с модулемContributor (модуль, отвечающий за работу с оперативными данными). Это приложение имеет ряд существенных ограничений: проблемы с русификацией, нет возможности вводить комментарии к ячейкам, неудобство настроек. Но в целом системой мы довольны.

ВыводЭта система подойдет предприятиям, в которых самое важное – организация коллективной работы (с участием различных, в том числе удаленных подразделений) над бюджетом.

EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise

Различие между двумя системамиEPS Prophixзаключается в том, что Enterprise предназначен для большего количества пользователей и содержит немного больше функций. В целом же они практически одинаковы, поэтому в рамках данной статьи автор рассматривает их вместе.

Достоинства. Обе системы легки для освоения, их отвечает простой и удобный интерфейс. Можно посмотреть не только результаты, но и с помощью какой формулы они были получены (как и в Excel, подведя указатель мыши к цифре). В системе есть удобные инструменты для поиска информации (они называются Data Mining) – щелкнув по показателю, вы можете перейти на следующий уровень и просмотреть, из какого отчета взяты данные.

Недостатки. Возможности собственно построения моделей ограничены. Так, нельзя сослаться на данные из будущего периода. Это означает, что вы не сможете привязать закупки материалов в феврале, скажем, к планам производства в марте. Для сложных моделей такие ограничения становятся настоящей проблемой, в результате часть данных приходится “перебивать” вручную.

Личный опыт

Евгений Прохоров,финансовый директор компании “Беркут” (“Беркут” является управляющей компанией МК “Уралхиммаш”), Екатеринбург

Выбор системы делался на основе “цена+качество+доступность”. Кроме того, для нас была важна простота в эксплуатации и настройке. По поводуProphix я бы сказал, что “средний” пользователь ПК может просто сесть и начать формировать отчеты и заносить данные. Уровень детализации отчетов меня вполне устраивает. Единственная проблема, с которой пришлось столкнуться – это сложности с увязкой системы с бухгалтерской программой. Но с моей точки зрения, проблема заключается не в самомProphix, а просто в том, что у нас разный с экономической точки зрения подход к бюджетным и бухгалтерским данным.

Вывод. Эта программа подойдет предприятиям, у которых нет необходимости создавать сложные финансовые модели.

Comshare MPC

Достоинства. Этот продукт выделяется богатыми возможностями для создания отчетов – к услугам пользователя множество графиков и таблиц. Система очень наглядна – в ней можно задать цветовое выделение отклонений значений от заданных. Например, отклонение на 10% будет выделено розовым, на 15% – зеленым, а на 20% – ярко-красным. При работе с многостраничными консолидированными отчетами это особенно удобно – вы можете обращать внимание только на проблемные показатели. Это касается и показателей, которые вычисляются по формулам, например, оборачиваемости или ликвидности. Кроме того, система позволяет строить довольно сложные модели, и корректно работать с удаленными филиалами.

Недостатки. Comshare устроен не совсем обычно: он состоит из большого числа отдельных модулей, то есть чтобы, например, посчитать оборачиваемость активов, вам придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем – создать отчет и т.д. Через несколько часов работы такая последовательность действий может вызывать раздражение.

Личный опыт

Александр Субботин,директор по экономике Соликамского магниевого завода

Использование системы Comshare MPC удаленными пользователями позволяет своевременно консолидировать финансовые и количественные данные по предприятию, несмотря на его разветвленную структуру. А визуализация данных очень удобна для топ-менеджмента: решения принимаются быстрее и эффективнее.

Вывод Эта система подойдет предприятиям, которым важны подробные и хорошо оформленные отчеты, и которые готовы не экономить на труде работников ИТ-службы и внедренцев.

Как упростить процесс выбора системы

При выборе АСБ следует учитывать, какая корпоративная информационная система установлена на вашем предприятии. Дело в том, что специализированные АСБ производят многие разработчики, и они наилучшим образом интегрируются с их же корпоративными пакетами. Например, если у вас установлена ERP-система Oracle Applications, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Oracle Financial Analyzer (OFA). А для SAP/R3 идеальным решением для бюджетирования будет mySAP Financials или же Business Planning&Simulation. Пользователи “1С” часто отдают предпочтение продуктам, выпускаемым фирмами “Инталев”, “Рарус” и некоторыми другими партнёрами 1С, так как они специально разработаны для совместной установки с “1С”.

Личный опыт

Игорь Миронов,финансовый менеджер ООО “Калужская пивоваренная компания” и ООО “ТрансМарк”,SABMiller

У нас на предприятии установленаERP-системаSAPR/3, а сейчас происходит “обкатка” финансового модуляFundManagement (FM) этой системы, с помощью которого мы автоматизируем систему бюджетирования. Конечно, встречаются ошибки, но они связаны больше с человеческим фактором.SAPR/3 – это система, которая требует, что называется, немецкой пунктуальности, а пока сотрудники не научились этому, приходится сверять данные финансового модуля с данными, поступающими из других источников.

Пока система внедрена только в московском отделении и в Калуге. Региональных дилеров подключать сложнее, поэтому эта работа планируется на несколько ближайших лет. Пока информация от них идет в файлахExcel (раньше все бюджетирование в компании велось в этой программе), а контроль и прогнозирование происходит в Москве.

Взвешенный подход

Несмотря на то что полностью совершенных пакетов не существует, всегда можно подобрать программу, наиболее подходящую именно вам. Однако необходимо помнить: чтобы деньги, израсходованные на внедрение АСБ, окупились, нужно не только приобрести и установить систему, но и предварительно составить адекватную задачам предприятия структуру бюджетов, написать регламенты работы с ней, и связать систему бюджетирования с уже существующими учетными системами. Это – серьезная работа, которая в большинстве случаев требует привлечения профессиональных консультантов.

Олег Краснов, дистрибуторская компания, г. Москва

При внедренииOFA наши консультанты в первую очередь составили “Положение о бюджетном управлении компании”. В нем были описаны цели и задачи системы бюджетного управления, положение о Бюджетном Комитете, управленческая учетная политика, определены целевые показатели компании, сформирована финансовая структура, разработана подробная структура бюджетов, а также определены сроки планирования. Кроме того, они же разработали порядок подготовки и утверждения, уточнения и корректировки, контроля и анализа исполнения бюджетов компании, а также указали допустимые расхождения при исполнении бюджетов и ответственность за сверхнормативное расхождение между фактическим и плановым бюджетами подразделений.

В ходе проекта было подробно описано положение о финансовом анализе хозяйственной деятельности компании (вертикальный и горизонтальный анализ финансовых вопросов, анализ безубыточности компании, финансовые коэффициенты рентабельности, ликвидности, эффективности управления, анализ чувствительности) и приведен альбом бюджетных форм, которые впоследствии стали основой для построения финансовой модели, реализованной в OFA. Без всей этой работы внедрение АСБ ничего бы не дало.

Другой важный момент заключается в том, что внедрение АСБ, как и любой другой информационной системы, необходимо рассматривать как инвестиционный проект с соответствующими потоками доходов и расходов. А, как известно, для того, чтобы инвестиционный проект был принят, выгода от внедрения системы должна быть выше, чем стоимость внедрения. Поэтому чем больше размер предприятия, чем сложнее его структура, тем полезнее для него будет АСБ. А небольшой организации с несложными финансовой структурой и с несколькими (а чаще – одним) центрами ответственности вполне достаточно и MS Excel.

Но следует понимать, что в любом случае, автоматизированная система бюджетирования не заменит специалистов и менеджеров, принимающих решения, и ждать чудес от нее не стоит. Задача АСБ – создать общую понятийную и информационную среду, благодаря которой управленческие решения будут приниматься быстрее, спокойнее и точнее.

Источник: Опубликовано в журнале “Финансовый директор”
Авторы: Ю.Кузьмин

blog.iteam.ru

как выбрать модель и программу

Как строить и развивать серьезный бизнес, чтобы он был конкурентоспособным? Эффективный способ достичь этой цели – автоматизация бюджетирования

Вы узнаете:

  • Как автоматизация бюджетирования влияет на эффективность управления и обеспечивает успешность бизнеса.
  • Что изменит автоматизация бюджетирования и какие проблемы решит.
  • С чего начать и как выбрать программу для вашего предприятия.

Бюджетирование: автоматизация или ручной режим

Бюджетирование – это деятельность предприятия, направленная на оптимизацию расходов и повышение прибылей. Оно является важнейшей частью финансового управления, заключающегося в согласованной работе с бюджетами всех структурных единиц компании. Облегчить этот процесс призвана автоматизация бюджетирования – перевод системы планирования и управления компанией из ручного режима в более эффективный автоматизированный процесс при помощи специальных компьютерных программ.

Итогом этого процесса является создание автоматизированной системы бюджетирования (АСБ), то есть электронной программы, консолидирующей все бюджеты компании. Помимо системы бюджетов она включает дополнительные средства и функции для операций с массивами информации, для одновременной работы нескольких сотрудников, для передачи данных их одного блока учета в другой.

Какие проблемы решает автоматизация бюджетирования

Компьютеризация процесса бюджетирования позволяет решить многие проблемы, которые, так или иначе, возникают при анализе исходных данных для планирования, при выработке концептуальных и управленческих решений, при формировании структуры бюджетов. Вопросы финансирования и инвестирования производства, определения методологических аспектов, учетной политики также могут быть решены рационально для успешного ведения бизнеса.

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:


Автоматизация системы бюджетирования:

  • способствует развитию системы бюджетирования в целом;
  • ведет к повышению производительности труда;
  • упорядочивает бюджетную дисциплину;
  • делает бизнес более прозрачным;
  • выводит управленческие решения на новый уровень.

За счет чего автоматизированная система бюджетирования более эффективна

Со временем предприятия сталкиваются с проблемой, когда объемы информации возрастают, достигнув масштабов, которыми сложно оперировать. При автоматизированной системе появляется возможность быстро найти нужные данные, проанализировать их, провести с ними различные операции. Процесс консолидации бюджетов проводится быстрее, проще и качественнее. Специалисты, работающие с информацией, независимо от ее объемов, тратят меньше времени и усилий на аналитическую, учетно-отчетную и иную деятельность.

Модели внедрения автоматизации бюджетирования

Практика выявила два варианта, который используют компании при внедрении автоматизации бюджетирования.

Программа-методология

Методология-программа

Сущность

Выбирается программа, которая подстраивается под особенности деятельности конкретного предприятия

Разрабатывается методология бюджетирования и апробируется. На ее основе создается техническое задание (ТЗ) для автоматизации. Затем по ТЗ создается или подбирается готовая программа.

Этапы

  1. Выбор программы
  2.  Отладка и внедрение
  1. Разработка методологии и апробация
  2. Разработка ТЗ
  3. Автоматизация

Достоинства

  • Процесс внедрения проще, если найдена готовая программа
  • Не надо собирать информацию вручную
  • Цели определены четко, так как формируется ТЗ
  • Процесс занимает меньше времени
  • Обходится дешевле

Недостатки

  • Программа может не подходить данному предприятию
  • Сложность проекта сознательно занижается
  • Завышенные ожидания от программы увеличивают сроки и издержки
  • Имеющиеся программы могут не соответствовать ТЗ
  • На этапе внедрения потребуется ввод данных вручную, что увеличит нагрузку на работников

Большинство компаний используют первый вариант, потому что он выглядит проще и быстрее. Но зачастую имеющиеся программы не получается приспособить под работу определенной фирмы, несмотря на потраченные время и средства.

Условия, необходимые для внедрения АБС

Какой бы вариант ни выбрала компания для построения АБС, это становится возможным, только если на предприятии имеются определенные условия:

  • есть разделение бухгалтерского и управленческого учета;
  • наличие четкой и эффективной финансовой модели функционирования предприятия;
  • определены структуры бюджета, режимы их консолидации, регламенты прохождения;
  • отлажена система сбора данных;
  • сформирована информационная платформа.

Только после этого можно ставить вопрос и заниматься выбором программного обеспечения процесса бюджетирования.

Microsoft Excel – простейший инструмент автоматизации бюджетирования

Одной из первых на российских предприятиях начала внедряться программа Microsoft Excel. В ней финансовые работники вводили бухгалтерские проводки, получали расчеты, строили прогнозы. Достоинством Microsoft Excel стала также возможность вводить данные сразу из текстовых файлов, а также из различных учетных систем, применяемых предприятием.

При всех достоинствах ее слабые места заключаются в следующем:

  • В системе с одним файлом невозможно работать одновременно даже двум сотрудникам.
  • Чтобы составить несколько вариантов бюджета, надо создавать отдельные файлы. Это ведет к путанице и перегружает сервер.
  • Большое количество ошибок и несоответствий появляется при ручной интеграции данных, нет функции их защиты от исправлений, доступ к ним открыт для всех пользователей.
  • Низкая производительность не позволяет работать с большим массивом данных.

Удобство работы в программе и невысокая стоимость до сих пор делают ее популярной на многих предприятия нашей страны. Для маленьких компаний с небольшим количеством филиалов или без них она вполне приемлемый инструмент бюджетирования. Крупным организациям она не подойдет, для них необходима специализированная программа, способная выполнять сложные задачи.

Мнение эксперта

На какие возможности программы ориентироваться при ее выборе

Ольга Кляшторная,

эксперт ООО «Русфининвест-Аудит», сотрудник кафедры математической экономики МИЭМ 

Ориентироваться надо на принцип разумной достаточности. Это значит, что не следует брать программу с огромными возможностями, которая и стоить будет соответственно, если их значительная часть не нужна компании, не будут применяться и работать. Каждая компания самостоятельно определяет тот набор возможностей, которые она желает иметь в программе.

Определим универсальные требования к программе:

  • Возможность подстроиться к особенностям предприятия, корректироваться при изменении его структуры и стратегий развития;
  • Создание единого информационного пространства посредством общей базы данных для ведения бюджетов, что позволит избежать дублирования, противоречивости информации в головном офисе и филиалах.
  • Обеспечение возможностей функционирования бюджетной модели и ее быстрая перестройка при изменении требований управления.
  • Обработка, хранение и обмен между структурными подразделениями тех объемов информации, которые соответствуют потребностям организации, а также разграничение прав доступа к ним пользователей системы.
  • Наличие инструментов для создания графиков, прогнозов, аналитических отчетов в различных временных интервалах.
  • Простой и понятный интерфейс, ориентированный на массовые, а не уникальные программные решения и платформы.

Российские программные продукты для автоматизации бюджетирования

На современном рынке программного обеспечения для бизнеса постоянно появляются новые системы бюджетирования, разработанные российскими компаниями. Их общей отличительной особенностью от западных продуктов является более низкая цена и возможность работы в связке с другими российскими пакетами. Рассмотрим некоторые из них.

«Галактика: Финансовый контур»

Из российских систем «Галактика» единственная имеет функции планирования и производства. В целом она предлагает самый большой объем возможностей и подходит для предприятий с любой сложностью организационной структуры. Она позволяет выстроить материальные, финансовые,

www.gd.ru

Capitols | Капитолс — Adaptive Insights: Автоматизация бюджетирования, CPM and BI software

 

Программный продукт. Adaptive Suite – это пакет бизнес приложений Corporate Performance Management (CPM) и Business Intelligence (BI) мирового лидера облачных решений для предприятий любого масштаба. Предлагаемые решения на платформе Software as a Service (SaaS) позволяют автоматизировать процесс бюджетирования предприятия, мониторинг контроля и исполнения бюджета, систему консолидации и отчетности, применить гибкие инструменты бизнес аналитики и визуализации данных.

Узнать больше: Взгляд изнутри на опыт использования (PDF)                     Посмотреть: Видео


Adaptive Suite состоит из трех приложений – Adaptive Planning, Adaptive Consolidation и Adaptive Discovery, а также встроенного конструктора отчетов Adaptive Reporting и приложения Adaptive OfficeConnect, интегрированного с Microsoft Office. Благодаря широким возможностям по бюджетированию, консолидации, бизнес аналитике и созданию отчетности, Adaptive Suite позволяет руководителям и финансовым специалистам предприятий совместно и быстро принимать лучшие решения для получения конкурентного преимущества.

Узнать больше: Обзор пакета Adaptive Suite (PDF)                                      Посмотреть: Видео 


Adaptive Planning – это полноценное решение для бюджетирования, планирования и прогнозирования предприятий, в котором реализована специфическая аналитическая техника (Drill Down), позволяющая передвигаться между различными уровнями данных, от итоговых до детализированных. Существует возможность применения инструментов финансового моделирования со сценарным анализом «что-если» (What-If Analysis) и создания неограниченного количества версий бюджета для различных целей.

Узнать больше: Обзор приложения Adaptive Planning (PDF)                         Посмотреть: Видео


Adaptive Consolidation – это приложение для финансовой консолидации, отчетности и анализа с простым и интуитивно понятным интерфейсом, с возможностью загрузки необходимых данных и автоматическими расчетами по межфирменному элиминированию (Intercompany Eliminations), доли меньшинства (Minority Interest), с использованием мультивалютных счетов (Multiple Currencies). В приложение встроен удобный инструмент для комплексного управления коллективным выполнением задач (Process Tracker).

Узнать больше: Обзор приложения Adaptive Consolidation (PDF)                  Посмотреть: Видео


Adaptive Discovery – это современное приложение по бизнес аналитике и визуализации данных следующего поколения, предназначенное для руководителей и финансовых специалистов. Пользователи могут самостоятельно создавать информационные панели (Dashboards), добавлять данные, получать максимальную детализацию отчетов и моделировать сценарии, гибко взаимодействовать между интуитивными графиками и передовой аналитикой, визуализировать любые финансовые показатели.

Узнать больше: Обзор приложения Adaptive Discovery (PDF)                        Посмотреть: Видео


Adaptive Reporting – это уникальный конструктор отчетов с интуитивным интерфейсом и эффективной технологией Drag-and-Drop, с помощью которого можно мгновенно создавать финансовую и управленческую отчетность любого уровня сложности без знаний программирования и без привлечения ИТ специалистов. Встроенный модуль аналитической отчетности (Transaction Reporting & Analysis) позволяет проводить детальный анализ данных, загруженных из внешних систем, с глубиной до конкретной проводки.

Узнать больше: Возможности Adaptive Reporting (PDF)                                 Посмотреть: Видео


Adaptive OfficeConnect – легкий и удобный инструмент для создания динамичных отчетов и презентаций с применением технологии Drag-and-Drop, полностью интегрированных с приложениями Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint. Полученные отчеты позволяют получить полный контроль над финансовой и управленческой отчетностью. Процесс обновления последних данных достаточно легко автоматизирован и синхронизирован, в результате чего необходимый отчет с новыми данными создается мгновенно.  

Узнать больше: Возможности Adaptive OfficeConnect (PDF)                           Посмотреть: Видео


                                                                                                                   

Adaptive Suite интегрирован с более 200 системами ERP, CRM и HCM, в том числе Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, NetSuite, Sage, Intacct, QuickBooks, Workday, SalesForce, базами и хранилищами данных Для интеграции с Adaptive Suite неважно, какие это системы и где располагаются данные: в «облаке» или размещены локально на предприятии. Процесс интеграции систем занимает намного меньше времени, а процесс выгрузки/загрузки данных можно автоматически настроить под желаемый график.

Узнать больше: Возможности Adaptive Integration (PDF)                               Посмотреть: Видео


О компании. Adaptive Insights – компания-разработчик программного обеспечения, мировой лидер среди облачных решений, в области управления эффективностью предприятия и бизнес аналитики (CPM & BI). Основана в 2003 в США. Штаб-квартира находится в Пало Алто, штат Калифорния, США (Palo Alto, CA, USA). Основной продукт – системы бюджетирования, бизнес аналитики и моделирования со сценарным анализом, с интуитивным конструктором отчетов и возможностью интеграции с различными системами.  

Узнать больше: Корпоративный обзор компании (PDF)                                Посмотреть: Видео


Пробная версия. Обладает полным функционалом коммерческой версии и не имеет ограничений по доступу к инструментам бюджетирования, визуализации, отчетности, объему загружаемых данных, количеству интегрируемых источников, поддержке, примерам, руководству пользователя и другим характеристикам системы. Единственное ограничение – срок использования ограничен 30 днями. При переходе на коммерческую версию работу можно продолжить с момента остановки в пробной версии

Узнать больше: Платформа Elastic Hypercube Technology                   Скачать: Пробная версия


Adaptive Suite в цифрах (источник: Hurwitz & Associates, Nucleus Research)

  200 +   интегрирован с базами
ERP, CRM и HCM систем
                    99.9 безотказной
работы
95 быстрее
планирование
  70 темп роста выручки
(5 year CAGR)
50 быстрее
консолидация
  75 ниже стоимость
владения (TCO)

Adaptive Suite в оценках экспертов

По мнению аналитиков Gartner компания Adaptive Insights является одним из пяти самых «крутых» вендоров на рынке CPM систем (Corporate Performance Management). В сочетании с облачными решениями и системы по бизнес аналитике делает Adaptive Insights лидером области.

Hurwitz & Associates провела сравнительный анализ издержек при внедрении традиционного ПО и SaaS решений, и пришла к заключению, что за 4 года совокупная стоимость владения (TCO) SaaS решений от Adaptive Insights будет на 75% ниже, чем TCO традиционных CPM систем.

По результатам исследований аналитической компании Nucleus Research, при использовании пакета Adaptive Suite процесс бюджетирования и консолидации занимает на 50%-70% времени меньше. По удовлетворенности пользователей Adaptive Suite занимает первое место.

Adaptive Insights была удостоена первого места среди компаний своей отрасли по степени удовлетворенности клиентов в ежегодном обзоре, проведенном аналитической компанией BPM Partners, которая также называет Adaptive Insights ведущим вендором несколько лет подряд.


Adaptive Suite используется

  50 в странах
мира
               250,000 пользователями
по всему миру
    4,500 в компаниях
по всему миру
  150 партнерами
по всему миру

Важное замечание: некоторые материалы или сайты, указанные в этом разделе, могут быть только англоязычными.

В случае возникновения вопросов, обращайтесь, пожалуйста, по адресу [email protected]

    

capitols.ru

Автоматизация бюджетирования

В статье изучается необходимость и роль автоматизации бюджетирования в экономической деятельности предприятий. Сравниваются традиционный метод бюджетированаия и автоматизированный. Рассматриваются основные программные продукты, применяемые для автоматизации бюджетирвания, приводится их краткий обзор.

В последнее время особую актуальность обрели различные информационные системы автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Подобные системы внедряются на производственных предприятиях, в организациях по продаже товаров, в сфере потребительских услуг и производстве нематериальной продукции.

В настоящее время процесс бюджетирования является существенным элементом финансового менеджмента и аудита, а правильная и рациональная организация этого процесса является залогом эффективной деятельности предприятия. Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой компьютерную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов — производства, инвестиций, продаж, закупок и т.д. Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности, и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, как текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании. Для контроля и анализа в АСБ поступают данные из других корпоративных информационных систем. Поэтому любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:

  • система бюджетов;
  • средства для работы с системой бюджетов ;
  • средства для организации коллективной работы; средства для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

Традиционное бюджетирование в последнее время неоднократно стало подвергаться критике. Главная проблема традиционного подхода выражается в отсутствии конкретной взаимосвязи между стратегическим управлением и бюджетным планированием. Трудности в применении бюджетирования проявляются уже на этапе подготовки и планирования бюджета. В силу своей краткосрочности, на этапе планирования требуется достаточно подробная детализация бюджета, хотя предвидеть, какие события будут в планируемом году наиболее важными, и внести их в бюджет, почти невозможно. Также необходимо привлечение высококвалифицированных работников для составления планов и отчетов предприятия, на что уходит немалое время и препятствует их участию в разработке новых идей и проектов компании.

Одним из приемов замены традиционного бюджетирования является скользящее бюджетирование, в основе которого лежит деление периода планирования на полугодия, кварталы, месяцы, недели, по окончании которых бюджетные планы организации передвигаются на этот же период времени вперед, что позволяет своевременно реагировать на внешние изменения и вносить корректировки в плановые показатели.

Многие организации стремятся внедрить автоматизированную систему построения бюджетов. Данная система обладает важными преимуществами. Во-первых, единая система ведения финансовой отчетности осуществляет контроль непроизводительных расходов, а также ошибки работников при выполнении различных процедур, приводящих к дополнительным расходам, и как следствие, к убыткам. Во-вторых, автоматизированная система бюджетирования является мощным средством мотивации, координации сотрудничества между отделами и каждым работником. В-третьих, это стимулирует работника организации на коммуникацию, самообразование, выявление наиболее перспективных менеджеров среди работников.

Подавляющее большинство предприятий на начальном этапе внедрения автоматизированных систем построения бюджетов применяют опыт на основе электронных таблиц, такой как MS Excel и на платформе программы 1C: Предприятие. При данной системе бюджетирования центры финансовой ответственности заполняют таблицы и отправляют обратно для согласования и утверждения. Но если организация включает в себя много структурных подразделений, то программа просто не справляется с большим массивом данных. Также необходимо учесть, что для согласования всех бюджетов между центрами требуется значительное количество времени работников, что также влечет еще за собой дополнительные трудозатраты.

Поэтому к настоящему времени для эффективной автоматизации бюджетных процессов требуются специализированные программы, в рамках которых будет реализована координация всех структурных подразделений, мгновенное проведение необходимых расчетов, обеспечение широким спектром возможностей для всестороннего анализа данных, а также интеграция с системами бухгалтерского и управленческого учета.

Согласно мнениям специалистов наиболее популярными программами автоматизации бюджетирования в российских компаниях являются BPlan, PlanDesigner, «Инталев: Корпоративные финансы», «Быстрый старт. Бюджетирование» и другие. Коробочное решение для бюджетирования BPlan существует на рынке с августа 2003 года, имеет репутацию простой в освоении и эксплуатации программы с достаточным набором функций. До недавнего времени ее реализацией и поддержкой занималась компания ITeam, сейчас – одноименная компания BPlan.

К достоинствам программы следует отнести простоту и гибкость настройки бюджетной модели, программа предоставляет возможность в оперативном порядке разрабатывать и вносить изменения в модель, вводить новые направления в уже существующую бюджетную структуру. По мнению экспертов, основным недостатком BPlan является отсутствие интеграции с учетными системами, например с «1С». Итак, BPlan подойдет малым предприятиям, а также средним из тех, которые только создают процедуру бюджетирования. BPlan скорее всего окажется удобным инструментом бюджетирования для небольшой компании, где в процессе финансового планирования и анализа исполнения бюджета задействовано не более 10 человек. Система PlanDesigner выпускается и поддерживается компанией SoftProm (Москва) с 1999 года. Это одна из наиболее дорогостоящих систем. По мнению экспертов, у PlanDesigner наиболее дружественный интерфейс и на экран выводится только необходимая информация. За счет реализованной функции «перетаскивания» (drug & drop) настройка требуемых аналитик, показателей, бюджетных форм и отчетов не представляет труда. Программа позволяет выстроить прозрачную схему бюджетирования с детализацией по всем этапам. Программа обладает богатыми возможностями для построения бюджетной модели, однако их реализация представляется трудоемкой. По мнению экспертов, система подойдет для автоматизации финансового планирования средним и крупным компаниям из любой отрасли.

Программа «Инталев: Корпоративные финансы» появилась на рынке в 2001 году. На данный момент она позволяет автоматизировать не только бюджетирование, но и другие функции финансового управления. По стоимости эта система соизмерима с Plan Designer. По сравнению с другими программами «Инталев: Корпоративные финансы» построена на базе «1С». К преимуществам программы следует отнести качество реализации план-графика согласований, возможность отслеживать показатели эффективности (KPI) без запуска полного клиента и просматривать отчеты через web-портал. К недостаткам программы следует отнести громоздкий интерфейс, его лучше упростить, предоставляя при этом пользователю возможность добавлять необходимые элементы. «Инталев: Корпоративные финансы» подойдет как средним, так и крупным разветвленным компаниям.

Коробочное решение «Быстрый старт. Бюджетирование» (разработчик – Cogito Management Consulting) появилось на рынке весной этого года и стоит относительно недорого. Программа разработана на базе MS Access и имеет три варианта решения – для торгового, производственного и проектно-ориентированного предприятия. По мнению опрошенных экспертов, «Быстрый старт. Бюджетирование» – один из самых экономичных и соответственно упрощенных вариантов автоматизации бюджетирования. У программы имеется в наличии минимально необходимый набор функций и встроенных отчетов. К положительным сторонам программы стоит также отнести простоту и удобство работы в ней. Основным недостатком программы является отсутствие функций, которые есть в более дорогостоящих решениях. По мнению экспертов, функционала программы будет достаточно для малых компаний.

Итак, в настоящее время на рынке представлены всевозможные программы для автоматизации бюджетирования на предприятии, которые имеют широкий спектр функций и доступны как начинающим компаниям, так и крупным организациям. Таким образом, бюджетирование по-прежнему играет очень важную роль в жизнедеятельности предприятия, без него не обходится ни один процесс планирования деятельности организации. Современные организации переходят от традиционного планирования к автоматизации бюджетных процессов, которые позволяют не только быстро реагировать на любые изменения и отклонения по его исполнению, но и оперативно изменять всю структуру бюджетов под организационную структуру предприятия или сменяющиеся условия деятельности.

novainfo.ru

Автоматизация бюджетирования в системе управленческого учета

В каких случаях возникает необходимость автоматизации?

Для предприятий, которые имеют небольшой финансовый оборот и ограниченный спектр товарной номенклатуры, составление детальных бюджетов не будет эффективным. В таких компаниях планирование финансов сводится к составлению сметы доходов и расходов. По мере роста предприятия или компании управлять финансовыми потоками становится сложнее.

Помимо увеличения финансовых потоков, автоматизация процесса бюджетирования необходима в тех случаях, когда предприятие начинает развиваться одновременно по нескольким направлениям. Процесс автоматизации предусматривает детальную проработку бюджета, который прописывается на год. Такая проработка несет информацию о развитии бизнеса, особенно важную при привлечении внешних инвестиций.

Основные цели и задачи внедрения бюджетирования

Предприятие, на котором автоматизирована система бюджетирования, получает возможности:

  • организации долгосрочной бюджетной стратегии;
  • детально спланировать бюджет, разделив его на еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный;
  • быстрого составления отчетов;
  • контроля системы планирования и бюджетирования со стороны финансовых менеджеров и руководителей;
  • гибко и оперативно регулировать бюджетную политику в условиях кризисных обстоятельств.

Профессионально внедренная система бюджетирования позволяет собственникам и руководству улучшить управляемость предприятием.

Основные функциональные возможности

Перед тем как на предприятии будет осуществлено внедрение программы бюджетирования, нужно четко определить задачи, которые будет решать система. Естественно, что такие задачи должны совпадать со спектром задач, возложенных на сам процесс:

  1. Построение схем бюджетирования для различных проектов и задач.
  2. Функция, которая предусматривает возможность прогнозирования и моделирования для различных сценариев финансовой политики.
  3. В базовых возможностях системы планирования и бюджетирования имеется функционал, позволяющий распределять и изменять зоны финансовой ответственности между различными отделами компании.
  4. В системе предусмотрена возможность комплексного анализа бюджета различными способами.
  5. Возможность корректировки бюджетов в соответствии с текущей ситуацией.

Популярное ПО для бюджетирования

В той или иной степени бюджетное управление используется в самых различных компаниях как один из основных инструментов управления. Эта достаточно эффективная технология привела к появлению на рынке большого количества видов программного обеспечения – зарубежных и отечественных продуктов.

Из наиболее востребованных на нашем рынке продуктов можно отметить:

  • OFA (Oracle Financial Analyzer). Популярная и, как следствие, дорогая программа. Централизованное хранилище финансовой информации объединено с аналитическим инструментарием. Такое объединение позволяет достичь максимальной эффективности. Большой функциональный набор и достаточно сложная структура программы потребуют для работы с ней команды специалистов и установки отдельного сервера.
  • SAP. Это известный продукт ведущего немецкого разработчика ПО SAP SE. Система включает интеграционную платформу и 22 отраслевых решения, а также готовое решение для среднего и малого бизнеса SAP All-in-One. Интерфейс программы Fiori адаптирован для России вместе со всеми отчетами, с учетом всех особенностей российского законодательства.
  • 1С: Предприятие 8. Продукт для автоматизации бюджетирования от 1С включает в себя пакет программ для организаций из самых разных сфер бизнеса. Самые востребованные для внедрения с целью управления бюджетом компании решения: 1С:Управление холдингом и 1С:ERP Управление предприятием 2.
  • Инталев: Корпоративный менеджмент. Компания «Инталев» разработала программный продукт, решения которого работают только в среде «1С:Предприятие». Программно-методический комплекс «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» относится к решениям класса BPM (Business Performance Management) и реализован на принципах бюджетирования, ориентированного на результат (БОР), что позволяет автоматизировать систему управления бизнесом.
  • БИТ.Финанс: Управленческий учет. Это универсальный инструмент для оперативного управления бизнесом. Функционал системы предназначен для автоматизации управленческого учета предприятия любого масштаба, любых направлений деятельности и форм собственности. Автоматизация бюджетирования позволит осуществлять долгосрочное планирование, актуализацию и корректировку бюджетов, формирование план-фактного анализа деятельности компании с детализацией данных до первичных документов, а также формировать платежный календарь. Автоматизированная система бюджетирования включает в себя мобильное приложение «Ключевые показатели», с помощью которого вы сможете отслеживать все важные финансовые и другие показатели компании в режиме онлайн непосредственно со своего мобильного устройства.
  • PlanDesigner. Система бюджетного управления, позволяющая работать с большими объемами данных в многопользовательском режиме. Поддерживает обмен данными с Excel, 1С, MS Project, Парус, Axapta, Navision, SyteLine, SAP/R3 и другими программами.

Этапы нашей работы

  1. Обследование компании. Проводится для понимания бизнес-процессов, которые характерны для заказчика. Включает в себя анализ используемых компанией информационных баз. По окончании этого процесса разрабатывается основная концепция предстоящих работ и проектная документация. В нее могут входить следующие документы:
    • требования к функциональным возможностям программы,
    • проектный устав (при необходимости),
    • состав и план-график проводимых работ.
  2. На втором этапе создается подробное задание на настройку системы в типовом функционале и перечень необходимых доработок.
  3. Настройка системы. Введение первоначальных данных, распределение и закрепление ролей.
  4. Проверочное тестирование. На этом этапе осуществляется устранение возможных ошибок и обучение пользователей.
  5. Ввод в эксплуатацию.
  6. Сопровождение системы в рабочем режиме.

Результаты внедрения ПО

Основное преимущество, которое получает заказчик – наличие единой платформы данных на всю компанию. Автоматизированное бюджетирование в системе управленческого учета позволяет моделировать возможные сценарии бюджетной политики. Кроме этого, система дает возможность достаточно быстро реагировать на экстренные ситуации. Процедуры по внесению плановых и срочных изменений в бюджетную политику значительно ускоряются.

Почему «Прайм Финанс»?

  1. Благодаря опытной команде мы гарантируем качество предоставляемых услуг.
  2. При разработке основной концепции мы помогаем клиенту выбрать оптимальный вариант.
  3. Наш девиз: честность в отношениях между заказчиком и исполнителем – залог эффективности и качества разрабатываемого проекта.

Наша компания работает по принципу прозрачности. В договоре четко прописываются сроки готовности проекта и его итоговая стоимость.

prime-finance.pro

Check Also

Что такое кредитные потребительские кооперативы: Кредитный потребительский кооператив (КПК) — что это такое, чем отличается от банка или МФО

Содержание Кредитные потребительские кооперативы | Банк РоссииКредитный потребительский кооператив (КПК)Что такое КПК?Капитал КПК.Нормативы КПК.Есть ли …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *