Постановка бухгалтерского учета с нуля: Ведение бухгалтерского учета в ООО при УСН с нуля самостоятельно в 2019 году

Поднимите руку, если вы слышали, как кто-то сказал: «Эй, я могу списать это!» Я слышал, как мои родители часто говорили это, когда я был моложе — они оба предприниматели, — и я понятия не имел, что это значит.

Только когда я начал собственное предприятие в колледже, я пришел к пониманию налоговых вычетов: они являются прекрасным, но досадным преимуществом владения бизнесом.

Многие коммерческие расходы являются налоговыми вычетами — расходами, которые вычитаются из суммы вашей налоговой задолженности. Например, если я потратил 500 долларов, чтобы прилететь на маркетинговую конференцию и посетить ее, это будет на 500 долларов меньше моей задолженности по налогам за этот год. Уловка? Чтобы потребовать вычет, вам необходимо вести учет этих расходов.

Исторически сложилось так, что хранение, хранение и проверка бумажных квитанций было трудоемкой задачей. (Моя мама платила 10-летнему мне, чтобы я систематизировал квитанции по дате и выделял продавца и общую сумму… теперь я понимаю, почему.)

Сегодняшним предпринимателям все намного проще. Программное обеспечение, приложения и бухгалтеры, работающие в облаке, упростили отслеживание расходов и избавили от необходимости хранить сотни квитанций. Ознакомьтесь с такими решениями, как Rydoo, Expensify, Zoho Expense и Shoeboxed, которые помогут управлять своими расходами.

А теперь давайте обсудим расходы и сопроводительную документацию, которыми вы будете управлять. Хотя мы не можем охватить все возможные вычеты, вот некоторые из них, которые вам обязательно стоит записать. (Почему? Потому что их легко спутать с личными расходами … и IRS это знает.)

• Реклама и маркетинг расходы, такие как платная реклама в социальных сетях, плата за хостинг веб-сайтов и визитные карточки
• Деловые поездки , например билеты на самолет, отели и аренда автомобилей
• Домашний офис расходы, такие как Wi-Fi, оборудование и мобильные телефоны
• Расходы, связанные с автомобилем , такие как пробег и бензин
• Питание и развлечения , например, походы в кафе, кафе или концерты (если вы не посещаете эти мероприятия… тогда они будут считаться подарками )

На случай, если вам необходимо поддержать эти расходы, мы рекомендуем вам сохранить следующие документы.(Практическое правило: в случае сомнений сохраняйте все, .)

• Квитанции (бумажные и цифровые)
• Выписки по банковским и карточным счетам
• Счета (за коммунальные услуги, телефон, интернет и др.)
• Аннулированные чеки
• Счета и документы, подтверждающие платеж
• Финансовые отчеты от вашего бухгалтера или бухгалтерского программного обеспечения
• Налоговые декларации прошлых лет
• Любые формы W-2, W-4, W-9 и 1099-MISC

Другой распространенный способ управления расходами — разделение операционных расходов от коммерческих, общих и административных (SG&A).

Операционные и административные расходы

Некоторые компании решают объединить операционные (OPEX) и SG&A расходы, в то время как некоторые разделяют их (их можно объединить в отчете о прибылях и убытках). Любой вариант абсолютно хорош — дело в предпочтениях.

Вот что вам нужно знать об операционных и административных расходах:

• Операционные расходы включают расходы, связанные с вашими ежедневными расходами, и часто составляют большую часть расходов бизнеса (поэтому многие компании предпочитают комбинировать эти расходы).
• OPEX не включены в COGS — это затраты, связанные с производством товаров и услуг, таких как аренда, коммунальные услуги, страхование, складские расходы, оклады или заработная плата, налоги на имущество, командировки.
• SG&A расходы производятся как повседневные бизнес-операции и включаются в отчеты о прибылях и убытках (в разделе «расходы»).
Общие и административные расходы
• не включаются в COGS (поскольку они , а не связаны с конкретным продуктом) и не относятся к вашим производственным затратам.
• Если отделено от OPEX, SG&A покрывает такие факторы, как бухгалтерские и юридические расходы, реклама и рекламные материалы, расходы на маркетинг и продажи, коммунальные услуги и расходные материалы, не связанные с производством, а также корпоративные накладные расходы (если есть исполнительные помощники и корпоративные служащие).

3. Соблюдайте все налоги на прибыль, оплату труда и акцизы.

Ач. Если бы только бухгалтерия означала накопление книг в мягкой обложке, которые я покупаю слишком много в моем местном книжном магазине … Я был бы действительно в этом преуспел.

К сожалению, бухгалтерский учет не всегда доставляет удовольствие. Это еще один важный термин в аккаунте, который относится к ежедневному учету, классификации и согласованию транзакций. По сути, бухгалтерия не позволяет вам тратить и зарабатывать деньги, не отслеживая .

Бухгалтерия — постоянная задача. Технически, вы должны делать это каждый день, но мы все знаем, что жизнь может мешать. В идеале вам следует вести бухгалтерский учет каждый месяц, чтобы вы могли держать руку на пульсе своих доходов, расходов и общей эффективности бизнеса.

Прежде чем мы углубимся в , как ведет бухгалтерский учет, давайте рассмотрим два основных метода учета.

Кассовый метод

Кассовый метод признает выручку и расходы в день их фактического получения или выплаты. Этот метод является наиболее простым для малого бизнеса, поскольку он не требует от вас отслеживания кредиторской или дебиторской задолженности и отражает, действительно ли ваши деньги находятся на вашем счете.

Метод начисления

Метод начисления признает выручку и расходы в день совершения операции, независимо от того, были ли они получены или оплачены.Этот метод используется чаще, поскольку он более точно отражает динамику бизнеса в динамике.

Единственное, чего он не показывает, — это денежный поток — бизнес может выглядеть прибыльным, но при этом на счету нет долларов. Если годовой доход компании превышает 5 миллионов долларов, требуется для использования метода начисления.

А теперь давайте поговорим о том, как вы можете вести бухгалтерский учет.

4. Настроить систему расчета заработной платы.

Планируете ли вы нанимать сотрудников или подрядчиков? Возможно, вы самостоятельно управляете сейчас и , но рассматриваете возможность расширения в будущем.Тем не менее, вам необходимо понимать и обеспечивать безопасность системы расчета заработной платы.

Расчет заработной платы — еще одна утомительная, но необходимая часть бухгалтерского учета. К счастью, существует множество программ, которые могут вам помочь. ( Hallelujah для современных технологий, верно? 🙌🏼) Ознакомьтесь с такими решениями, как Gusto, Zenefits и Intuit Quickbooks Payroll.

Сотрудники и независимые подрядчики классифицируются по-разному и предоставляют вашему бизнесу разные налоговые вычеты. Вот как справиться с обоими.

Заработная плата сотрудников

Вы можете вычесть заработную плату сотрудников (оклады и комиссионные бонусы), расходы на обучение сотрудников и выплаты сотрудникам (планы на случай несчастного случая и здоровья, помощь в усыновлении, страхование жизни и т. Д.) Из ваших налогов.

Вы также можете вычесть налоги на заработную плату, которые представляют собой налоги на занятость, уплачиваемые от имени ваших сотрудников (например, социальное обеспечение и медицинское обслуживание, а также федеральные налоги и налоги штата по безработице).

Сотрудники должны отправить форму W-4, чтобы вы знали, сколько налога удерживать. Взамен вы должны предоставить сотрудникам форму W-2, в которой резюмируется их годовая валовая заработная плата. Они используют это для уплаты личных налогов.

Заработная плата независимых подрядчиков

Независимые подрядчики включают фрилансеров, консультантов и других внешних экспертов, которые официально не работают в вашем бизнесе.С подрядчиками вы не платите льготы и не удерживаете налоги от их имени.

По этой причине подрядчики должны отправить форму W-9, чтобы у вас была их бизнес-информация (например, их SSN или EIN), и вы должны предоставить взамен форму 1099-MISC (если вы платите им более 600 долларов в год). .

Форма 1099 сообщает правительству, сколько вы потратили на их услуги — чтобы вы могли указать эту сумму в своей налоговой декларации, и они могли взять на себя налоговое бремя в своей декларации.

5.Подберите подходящий платежный шлюз для ваших нужд.

Мы говорили о вашем методе оплаты труда сотрудников и подрядчиков. А теперь давайте поговорим о том, как вы будете получать деньги за свои товары и услуги. (Звучит веселее, да?)

Ваш способ получения денег часто называют вашим платежным шлюзом. Независимо от того, предоставляете ли вы услуги внештатного сотрудника, открываете магазин на местном фермерском рынке или ведете глобальный бизнес электронной коммерции, вам нужен простой (и законный) способ получить то, что вы заработали.

Способы сбора денег зависят от характера вашего бизнеса. Давайте рассмотрим некоторые варианты.

Платежный шлюз для поставщика услуг

Как писатель-фрилансер, я редко работаю с клиентами лично. Фактически, я официально встречался только с одним из моих клиентов, с остальными я работаю исключительно по электронной почте. Из-за этого я собираю большую часть своих платежей через онлайн-шлюз.

PayPal — популярный выбор для сбора платежей. Вы также можете использовать такие программы, как Wave, Xero или Bench.С помощью этих программ вы можете не только выставлять счета клиентам, но также вести бухгалтерский учет, расчет заработной платы и другие бухгалтерские задачи. Однако они взимают плату, поэтому учитывайте это при принятии решения.

Другой способ получения оплаты — через мобильные приложения, такие как Venmo или Square Cash — просто не забудьте отправить счет в качестве подтверждения оплаты. Наконец, вы всегда можете получить оплату чеком… это займет немного больше времени, чем онлайн-перевод. (Отправьте счет и этим методом.)

Платежный шлюз для витрины бизнеса

Сбор денег лично (в магазине, на рынке и т. Д.) Может оказаться дорогостоящим. Между оборудованием, комиссией по кредитной карте и наличными деньгами это может быть проблемой. К счастью, Square и PayPal позволяют легко принимать карточные платежи с помощью смартфона или планшета. Эти программы также отправляют вашим клиентам квитанции, сверяют ваши транзакции и обрабатывают возвраты, если это необходимо.

Если вы ожидаете большого притока ежедневных покупок, мы рекомендуем выбрать более надежную POS-систему и более надежное оборудование (например, регистр и специальный кардридер).

Эту опцию предлагают и Square, и PayPal. В этом случае вам нужно будет открыть торговый счет в своем банке. (Эта учетная запись действует как промежуточное звено между вашей POS-системой и основным банковским счетом.)

Платежный шлюз для бизнеса электронной коммерции

, такие как Shopify, BigCommerce и WooCommerce, часто предоставляют встроенные платежные шлюзы. Их всегда проще всего использовать, поскольку они уже интегрированы с вашим сайтом. Вы также можете использовать сторонние платежные решения, такие как Stripe.

6. Разберитесь в налоговых обязательствах для вашего вида бизнеса.

Налоги неотвратимы. К счастью, к ним легко подготовиться. Лучший способ сделать это — узнать о налоговых обязательствах вашего бизнеса, вести точный учет и откладывать доход (или платить вперед ежеквартальными налогами).

Платить налоги как малый бизнес немного сложнее, чем как физическое лицо. Сумма и тип налогов, которые вы подаете, будут зависеть от нескольких факторов: юридической структуры вашего бизнеса, наличия у вас сотрудников (и их количество) и от того, собираете ли вы налог с продаж.

Эта часть бухгалтерского учета — налоговые обязательства и сборы — особенно утомительна. Мы настоятельно рекомендуем вам работать со специалистом, чтобы, по крайней мере, убедиться, что ваш бизнес соблюдает надлежащие процедуры и законы.

7. Регулярно пересматривайте и оценивайте свои методы.

Как и в случае с другими процессами и стратегиями в вашем бизнесе, вы захотите постоянно пересматривать и оценивать свои методы бухгалтерского учета. У вас всегда должен быть контролируемый процесс бухгалтерского учета вашего бизнеса, потому что, как вы узнали из приведенных выше разделов, это абсолютно важный аспект общего состояния вашей компании.

Частота, с которой вы просматриваете и оцениваете свои методы, обязательно должна быть уникальной для вашего конкретного бизнеса. Однако это нормально (и рекомендуется) проводить аудит вашего процесса в конце каждого месяца, квартала или года. Таким образом, ничто не проскальзывает сквозь щели и не превращается в проблему, от которой невозможно отреагировать.

Если характер вашего бизнеса носит сезонный характер, вы можете адаптировать к этому циклу различные факторы, например частоту вашей оценки. Например, вам может потребоваться больше проверок вашего бухгалтерского процесса в высокий сезон и меньше в более медленные месяцы.

Каким бы важным ни было понимание того, как работает бухгалтерский учет, вам не обязательно заниматься этим в одиночку. Здесь на помощь приходят профессиональные бухгалтерские услуги и CPA.

Если ваш бюджет позволяет, мы настоятельно рекомендуем нанять профессионала, который поможет вам с бухгалтерским учетом. Вот как это сделать.

• Спросите рекомендации у надежного друга или другого предпринимателя. Если вы состоите в какой-либо бизнес-группе или сети, попросите совета и там.
• Используйте каталог CPA.
• Используйте Yelp для местных профессионалов.

Кого бы вы ни выбрали, обязательно прочтите много отзывов и отзывов о своем потенциальном бухгалтере. Поинтересуйтесь его опытом работы в вашей отрасли, расценками и услугами и убедитесь, что вам удобно, как и как часто вы будете общаться со своим бухгалтером, прежде чем подписывать что-либо. Установите все ожидания заранее.

Кроме того, если у вас есть средства, вы всегда можете нанять штатного бухгалтера.Этот человек будет отвечать только за бухгалтерский учет вашего бизнеса и будет работать по контракту или на полную ставку.

Изучите бухгалтерский учет для лучшего роста

Бухгалтерский учет может показаться сложной задачей, но это путешествие того стоит. Бухгалтерский учет помогает вам увидеть полную картину вашей компании и может повлиять на важные деловые и финансовые решения.

От практики расчетов до понимания налоговых обязательств вашей компании — овладение дисциплиной бухгалтерского учета может только помочь вашему бизнесу расти лучше.

Даже если вы решите использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета или нанять профессионала, воспользуйтесь советами, которые мы рассмотрели в этом руководстве, чтобы узнать и освоить основы бухгалтерского учета. Ваш бизнес будет вам благодарен.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в мае 2019 года и был обновлен для полноты.

7 советов по созданию системы бухгалтерского учета

• Вам нужно будет решить, кто будет заниматься вашими бухгалтерскими потребностями.
• Вы можете выбрать метод учета по методу начисления или по кассовому методу.
• Вам необходимо выбрать подходящую бухгалтерскую программу для ваших нужд.

Помимо людей, которые там работают, системы бизнеса выступают в качестве его основы. С правильной системой бухгалтерского учета у вас будет коммерческое предприятие, которое будет процветать и противостоять большинству надвигающихся штормов.

Большинство предпринимателей с нетерпением ждут создания систем управленческого контроля. Это включает в себя наличие определенных инструментов мониторинга и модулей финансового планирования, чтобы владельцы бизнеса могли держать руку на пульсе бизнеса.

Поскольку наличие точной информации о компании под рукой (в организованном порядке) имеет решающее значение для принятия правильных решений, имеет смысл настроить их как можно скорее. Это особенно верно в отношении систем бухгалтерского учета, потому что важно знать о финансовом состоянии вашей компании.

1. Используйте то, что вы знаете

Имеет смысл хранить в надежном месте все связанные с бизнесом документы, такие как банковские выписки, счета-фактуры, счета, квитанции, налоговые документы, а также юридические и правительственные документы, касающиеся вашей компании.Воспользуйтесь услугами налогового консультанта — они могут посоветовать вам документы, которые вам необходимо постоянно хранить, и какие документы вы можете утилизировать по прошествии определенного времени.

2. Храните свои документы

Важно иметь систему хранения документов с отдельным файлом для каждого вида финансовых документов. Эти файлы могут храниться как физически, так и / или виртуально. Создайте файл для всех документов, требующих действий, и после завершения перенесите их в отдельные файлы.

3. Определите свои потребности в бухгалтерском учете

В зависимости от сложности финансовых показателей вашего бизнеса и вашего собственного уровня комфорта решите, кто будет обрабатывать ваши бухгалтерские потребности. Вы можете сделать это самостоятельно, нанять помощника или передать весь спектр бухгалтерской деятельности на аутсорсинг третьей стороне (т. Е. Компании или отдельным лицам, которые специализируются на ведении бухгалтерского учета для малого бизнеса).

4. Нанять профессионального специалиста

Если вы думаете о найме профессиональной помощи, вы можете нанять бухгалтера с частичной или полной занятостью.Услуги бухгалтера лучше всего подходят для стартапов, которые не планируют быстро расширяться. Бухгалтер может помочь вам установить надежные системы учета, обрабатывать финансовые операции и составлять финансовые отчеты.

Если вы управляете растущим предприятием со сложной бизнес-структурой, разумно нанять бухгалтера. Найти бухгалтера может быть сложно для малого бизнеса или индивидуального предпринимателя. Однако вы можете подготовить бухгалтерские книги самостоятельно или воспользоваться услугами бухгалтера для налогового планирования на конец года.

Убедитесь, что вы нанимаете бухгалтера или бухгалтера осторожно. Они должны быть квалифицированными и заслуживающими доверия, потому что они помогут стимулировать финансовый рост вашего бизнеса.

5. Выберите свой метод учета

Большинство стартапов используют кассовый метод для учета. Он включает в себя регистрацию дохода, когда он получен (наличными, по кредитной карте или чеком), и расходов, когда они фактически оплачены.

Метод начисления идеально подходит для крупных компаний и включает подсчет доходов при совершении продажи (независимо от того, действительно ли вы получили за нее деньги), а расходы подсчитываются, когда вы фактически получаете товар или услугу (вместо этого заплатить за это немедленно).

Попросите своего налогового консультанта помочь вам решить, какой метод лучше всего подходит для вашего бизнеса.

6. Откройте коммерческий банковский счет

Откройте коммерческий счет с онлайн-возможностями для отслеживания вашего денежного потока и оптимизации ваших бухгалтерских процедур. Кроме того, ваш банковский счет должен легко синхронизироваться с вашим бухгалтерским программным обеспечением.

7. Запишите транзакции

Вы знаете, что у вас есть надежная система бухгалтерского учета, когда вы можете предоставить своим клиентам квитанции по каждой транзакции.Ваша система должна помочь вам выверять ваши счета с помощью ежемесячных выписок из банка и кредитной карты.

Наличие надежной системы бухгалтерского учета на ранних стадиях развития бизнеса поможет вам заложить прочную основу для своего предприятия, независимо от того, только вы начали или собираетесь расширяться.

Выбор системы учета

Программное обеспечение для бухгалтерского учета является основной необходимостью для многих малых предприятий. Выбор правильной системы бухгалтерского учета может помочь вам отслеживать прибыль, запасы и создавать счета.

Важно учитывать не только ваши текущие потребности, но и ожидаемый рост. Для внедрения системы бухгалтерского учета требуются время и деньги, поэтому убедитесь, что тот, который вы выберете, будет соответствовать вашим потребностям сейчас и в обозримом будущем. Большинство систем бухгалтерского программного обеспечения имеют разные уровни, что позволяет вам обновлять их по мере изменения потребностей вашего бизнеса.

Zoho Books: просто и доступно

Zoho Books находится в режиме онлайн, так что вы можете получить к нему доступ из любого браузера. Он по очень разумной цене и предлагает многие функции, необходимые малому бизнесу.Возможности включают в себя дебиторскую и кредиторскую задолженность, инвентарь и выставление счетов. У него также есть клиентский портал, чтобы вы могли легко отслеживать расценки и платежи с клиентами.

FreshBooks: Лучшее программное обеспечение для выставления счетов

FreshBooks предоставляет набор инструментов для выставления счетов. Вы можете принимать платежи по кредитным и дебетовым картам, устанавливать автоматические повторяющиеся счета и планировать автоматические напоминания об оплате. Планы основаны на том, сколько у вас клиентов. Это делает его отличным выбором для малого и среднего бизнеса.

QuickBooks: Лучшее в целом

QuickBooks имеет все основные функции и включает отслеживание проектов, а также инвентаризацию.

Что делает QuickBooks особенным, так это то, что он также позволяет настраивать. Существуют сотни приложений, которые можно интегрировать с QuickBooks, чтобы настроить программное обеспечение в соответствии с вашими уникальными бизнес-потребностями. QuickBooks Online также обновляется ежемесячно, а его блог информирует пользователей об изменениях и исправлениях ошибок.

Базовый план включает базовые отчеты, отслеживание запасов, доходов, расходов и налога с продаж.Планы более высокого уровня включают отслеживание проектов, управление запасами и создание заказов на поставку. [Прочтите наш обзор QuickBooks для получения дополнительной информации.]

Как настроить базовую систему бухгалтерского учета

Для любого малого бизнеса ведение учета всех транзакций играет важную роль в создании прочной основы для финансового здоровья. Однако некоторые предприниматели не решаются это сделать. Вот почему:

Около 40% владельцев малого бизнеса считают, что подготовка бухгалтерского учета и налогов — худшая часть ведения бизнеса.Примерно 47% говорят, что они против финансовых затрат, а 8% ненавидят всю бумажную работу.

Несмотря на боль, связанную с управлением финансами бизнеса, создание базовой системы бухгалтерского учета жизненно важно для ведения точной отчетности, которая помогает обеспечить соблюдение налоговых требований, измеряет денежные потоки и упрощает достижение устойчивого роста. Базовый бухгалтерский учет может потребовать много работы, независимо от того, подходите ли вы к нему вручную или в цифровом формате, но он поддерживает все организованно и точно, снижая риск неправильного управления своими финансами.

Что такое бухгалтерская система?

В основном бухгалтерские системы используются для записи финансовой информации и транзакций бизнеса. Обычно это включает в себя ведение главной бухгалтерской книги, управление выверкой банковских счетов и отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности. Эта информация может быть записана вручную или в цифровом виде, но большинство людей выбирают цифровую бухгалтерию, которая часто использует автоматизацию, чтобы сократить более утомительные аспекты управления бухгалтерскими книгами.

Хотя концепция отслеживания транзакций проста, все может быстро усложниться. Такие детали, как ваша бизнес-модель или размер вашего бизнеса, влияют на методы, которые вы используете для своей системы бухгалтерского учета.

Если вы изучаете основы бухгалтерского учета, может быть сложно понять, с чего начать свой собственный бизнес. Простая система бухгалтерского учета — хорошее место для начала, поскольку она закладывает прочную основу для более сложных, но ценных финансовых отчетов и прогнозов.В этом посте мы разберем каждый шаг, чтобы ваша бухгалтерия находилась в нужном русле.

9 шагов для базового ведения бухгалтерского учета

1. Решите, какая система бухгалтерского учета вам нужна

После того, как вы определили, что именно нужно вашему бизнесу для ведения бухгалтерского учета, выберите метод, отвечающий этим потребностям. Дело в том, что у вас есть выбор из множества систем бухгалтерского учета. Цифровая бухгалтерия с использованием бухгалтерского или бухгалтерского программного обеспечения, как правило, является лучшим способом. Хотя ручная бухгалтерия до сих пор остается одним из широко используемых методов, она требует много времени и места для хранения ваших бумаг.

Если вы уже ведете бизнес, используя ручные методы учета, вы знаете, насколько это сложно. Во-первых, есть вероятность ошибок. А когда дело доходит до чисел, даже самая маленькая ошибка, такая как ввод неправильной цифры или неправильная установка десятичной точки, уже может привести к огромным потерям.

С другой стороны, используйте автоматизированные или цифровые системы бухгалтерского учета, и вы получите дополнительную безопасность и снизите риски ошибок. Однако помните, что ведение записей в основных компьютерных программах также может подвергнуть компанию риску.Около 43% кибератак нацелены на малый бизнес. Следовательно, безопасность в вашей системе бухгалтерского учета так же важна, как и в любом другом компоненте вашей организации.

2. Решите, как вы будете регистрировать финансовые операции

У вас есть все полномочия решать, как управлять своими финансовыми операциями. Это можно сделать тремя основными способами. Во-первых, записывать вручную. Во-вторых, использовать бухгалтерское программное обеспечение. И, в-третьих, наймите бухгалтера или бухгалтеров для выполнения всей работы.

Для малого бизнеса найм бухгалтера может показаться слишком дорогим.Многие предприниматели прибегают к записи всего вручную. Дело в том, что ручная запись может занять слишком много времени, не говоря уже о высоком риске ошибок. Если у вас есть немного лишних денег, выбор программного обеспечения для бухгалтерского учета — идеальный вариант. Он автоматизирован, поэтому все, что вам нужно, — это ввести все данные. Кроме того, все ваши записи хранятся на одном маленьком компьютере.

Однако помните, что ведение ручного учета ваших транзакций, помимо цифровых, может вам помочь. Когда ваш компьютер зависает или у вас есть поврежденные записи, вы можете быть уверены, что у вас будет легкий доступ к резервным копиям данных.

Знакомство с основами бухгалтерского учета

Самое сложное — это начать. Мы покажем вам дорогу.

3. Выберите хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета или бухгалтерского учета

Сначала вам может потребоваться простая и недорогая бухгалтерская или бухгалтерская система. Сегодня доступно множество вариантов. Даже если у вас ограниченный бюджет, не волнуйтесь, вы найдете бухгалтерские приложения, которые все еще могут выполнять эту работу. Помимо прочего, они отлично подходят для отслеживания расходов.

Для тех, у кого есть деньги, Quickbooks прост в использовании и доступен по цене. Эта система работает, сохраняя ваши финансовые транзакции нетронутыми и доступными. Кроме того, это программное обеспечение идеально подходит для малых предприятий, которые не работают с несколькими валютами и не хранят товарно-материальные запасы.

Программа контролирует ваши расходы, прибыль и доход. Он также управляет вашей заработной платой и отправляет счета.

4. Создание плана счетов

Независимо от того, какую систему бухгалтерского учета использует ваш бизнес, вам необходим план счетов (COA).Это относится к системе бухгалтерского учета, разработанной для вашей компании. Эта диаграмма выравнивает вашу финансовую структуру, фиксируя доходы и расходы компании.

Сертификат подлинности — это список счетов, в котором показаны классификации. Вы можете привязать свои транзакции к одной учетной записи. Отсюда вы можете организовать свои транзакции и в то же время убедиться, что у вас есть сбалансированные книги. Счета включают наличные деньги, доход и платежную ведомость. В нем также есть списки расходных материалов, аренды, коммунальных услуг, кредиторской и дебиторской задолженности.

Счета, которые вы будете использовать, зависят от того, какую бухгалтерскую систему вы хотите использовать. Например, вам нужна система учета по методу начисления; вам понадобится система двойной записи. Это включает счета, такие как дебиторская и кредиторская задолженность.

5. Откройте свой банковский счет для бизнеса

Почему так важно отделять свои бизнес-деньги от личных? Это просто. Наличие отдельных банковских счетов позволяет вести точную учетную запись и облегчает жизнь, когда наступает время уплаты налогов. Это важно, когда вы нанимаете бухгалтера для управления вашими налогами.Записи должны быть точными и правдивыми. Если ваши личные деньги смешаны с деньгами вашей компании, будет сложно убедиться, что в отчетах нет ошибок.

Знаете ли вы, что 70% малых предприятий передают налоговую подготовку на аутсорсинг? Это причина, по которой вам следовало организовать финансовые отчеты и отдельные банковские счета. По закону корпорации и партнерства должны иметь отдельный банковский счет для ведения бизнеса. Однако для малого бизнеса это не обязательно, но однозначно рекомендуется.

Однако перед открытием коммерческого банковского счета вам необходимо иметь название компании, зарегистрированное в вашей провинции или штате.

6. Знайте, какие условия оплаты вы хотите

При настройке системы бухгалтерского учета вам необходимо решить, как вы хотите получать деньги. Когда продажи начнутся, вам понадобится способ принимать платежи. Например, вы можете выбрать наличный расчет или принимать платежи по кредитной карте. Не упускайте из виду важность эффективных условий оплаты счетов. Он определяет, насколько быстро вам заплатят.

Конечно, если сбор платежей занимает слишком много времени, это может повлиять на ваш денежный поток. Вот почему так важен счет. Не забудьте указать всю информацию, которую клиенты должны вам заплатить. К ним относятся ваш контактный номер, количество приобретенных товаров и срок оплаты.

Кроме того, ведите учет всех квитанций и счетов. Помимо помощи в уплате налогов, ведение всех записей поможет вам отслеживать свою прибыль.

7. Настройка обслуживания системы бухгалтерского учета

Данные, которые хранит и записывает ваша система бухгалтерского учета, важны для вашего бизнеса.Даже если вы используете электронные системы бухгалтерского учета, важно регулярно проводить их техническое обслуживание.

Первое правило — всегда вводить данные быстро и точно. Выделите определенное время ежедневно или еженедельно для ввода данных бухгалтерского учета. У вас снизится риск ошибок, и вам не придется вводить длинный список данных. Чем чаще вы вводите свои финансовые данные, тем меньше проблем и ошибок вы испытаете.

8. Постоянно переоценивайте свою систему бухгалтерского учета

Для начинающих владельцев бизнеса вы можете начать с простой электронной таблицы для управления своими книгами.Но по мере роста компании вы можете рассмотреть передовые методы и системы. По мере того, как вы продолжаете расти, полезно пересмотреть вашу текущую систему. Оцените, сколько времени вы тратите на управление своими книгами. Также посмотрите, во сколько обходятся вашему бизнесу ваши бухгалтерские нужды.

Когда вы время от времени проводите оценку, вы можете переключаться с одной системы на другую. Все зависит от того, сколько вы готовы потратить, и от размера вашего бизнеса.

Правильное бухгалтерское решение означает, что вы уделяете больше времени самому бизнесу, а не бухгалтерскому учету.В конечном итоге это поможет вам сэкономить деньги, время и силы. Кроме того, у вас будет больше времени для мозгового штурма о способах увеличения продаж и развития вашего бизнеса.

9. Храните все

Сохраняйте все, от транзакций, квитанций, счетов-фактур и записей. Управление бизнес-записями — важная часть ведения успешного бизнеса. Немедленно подайте деловые документы, чтобы убедиться, что все в порядке.

Например, начните ежедневный режим ввода счетов, расходов и других финансовых операций.Таким образом, вы сможете правильно отслеживать свои расходы и прибыль. Надлежащее ведение записей гарантирует, что критически важные документы и записи верны. Неверные данные могут стоить вам дороже и даже привести к банкротству вашей компании.

Получите бесплатную проверку работоспособности QuickBooks

Даже ваши книги требуют второго мнения.

Базовая система бухгалтерского учета — ключ к успешному бизнесу

Начало бизнеса может быть утомительным и утомительным процессом. Но если вы выберете хорошую систему бухгалтерского учета, ваши финансы будут в порядке.

По мере того, как ваш бизнес растет и вы начинаете зарабатывать, ваша бухгалтерская система должна будет стать более надежной. Помните, цель — начать с самого начала. Таким образом, у вас будет организованный финансовый отчет. Это снижает риск ошибок в будущем. Ключ к успешному бизнесу — убедиться, что все идет по плану. Чем более вы организованы, тем легче вам управлять своим бизнесом.

Если ваша текущая система бухгалтерского учета отнимает у вас слишком много времени, вы можете подумать о найме помощника, который вам поможет.Вы также можете нанять бухгалтера или бухгалтера на аутсорсинг. Бухгалтер отвечает за управление вашими финансовыми документами. Он вводит данные и удостоверяется, что все правильно. В результате вы уменьшаете вероятность ошибки, когда наступит налоговое время. Бухгалтер также может помочь вам во время сезона подачи налоговой декларации. Все, что вам нужно сделать, это предоставить все необходимые документы.

Другой вариант бухгалтерского учета — использование автоматизированной системы бухгалтерского учета, такой как ScaleFactor. Наша онлайн-бухгалтерия интегрируется с вашим финансовым программным обеспечением для беспрепятственного переноса данных и процессов.Мы также предлагаем другие ресурсы для бухгалтерского учета, такие как расчет заработной платы и соблюдение налоговых требований. По мере роста вашего бизнеса вы обнаружите, что использование инструмента со всеми вашими финансовыми данными в одном месте может иметь большое значение. Запланируйте бесплатную демонстрацию сегодня, чтобы поговорить с экспертом по бухгалтерскому учету о лучших вариантах для вашего бизнеса и о том, как ScaleFactor может помочь.

Бухгалтерия в Excel | Как создать систему бухгалтерского учета в Excel

Бухгалтерский учет в Excel, вкратце

Чтобы вести базовую бухгалтерскую отчетность с помощью Excel, вам нужно начать с шаблона, который включает в себя план счетов, ведомость операций и ведомость доходов.Чтобы создать собственную систему бухгалтерского учета Excel, вы настроите этот шаблон, сохраните его на свой компьютер, а затем запишите и классифицируйте свои ежедневные транзакции в документе. Ведение бухгалтерского учета в Excel будет ручным и трудоемким процессом, поэтому многие владельцы бизнеса захотят рассмотреть возможность инвестирования в бухгалтерские или бухгалтерские программные решения.

Когда дело доходит до финансов вашего предприятия, одной из самых важных задач будет повседневное управление вашими книгами — обеспечение того, чтобы вы отслеживали свои доходы и расходы, сверяли транзакции и вводили все точно.Что касается бухгалтерского учета, бухгалтерский учет — это основной процесс, который позволяет вам быть организованным, актуальным и готовым к решению любых других финансовых задач, которые могут возникнуть.

При этом, хотя некоторые владельцы бизнеса предпочитают использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета или нанять профессионального бухгалтера — если вы особенно малый или новый бизнес, вы можете использовать инструмент, который, вероятно, уже есть в вашем распоряжении, Microsoft Excel — и создать бухгалтерскую систему Excel.

К счастью, Microsoft Excel очень доступен, и существует множество доступных шаблонов, которые помогут вам, если вы решите вести базовый учет с помощью Excel (или даже с помощью Google Таблиц).Поэтому, чтобы помочь вам начать работу, мы разберем, как выглядит управление бухгалтерским учетом вашего малого бизнеса в Excel, каковы ограничения этой системы электронных таблиц, и, наконец, мы объясним, как именно создать вашу систему бухгалтерского учета в Excel.

Бухгалтерия малого бизнеса в Excel: чего ожидать

Поскольку Microsoft Excel — это программа, которая, вероятно, уже установлена ​​на вашем компьютере, решение вести бухгалтерский учет малого бизнеса с помощью Excel кажется простым способом настройки и управления своими книгами, особенно если вы только начинаете и еще не имеете бюджет, который нужно потратить на стороннее программное обеспечение или на специалиста по бухгалтерскому учету.В качестве программы на основе электронных таблиц Excel можно использовать для многих целей, включая базовый бухгалтерский учет и ведение счетов, однако у него есть ограничения, особенно по сравнению с такими платформами, как QuickBooks Online или Wave.

При этом при создании системы бухгалтерского учета Excel вы должны уметь:

• Составьте систематизированный список «счетов» (типов транзакций, которые вы будете совершать)
• Ввод и классификация транзакций
• Создавайте отчеты о прибылях и убытках (также известные как отчеты о прибылях и убытках) на основе введенных вами транзакций — вы сможете сделать это, вручную перенеся данные из своего списка транзакций или используя формулы для их автоматического импорта.
• Отслеживайте счета, отправленные клиентам, и сверяйте их с введенными вами транзакциями.

Имея это в виду, в отличие от программного обеспечения для автоматизированного учета, Excel не сможет:

• Подключайтесь к своим банковским счетам или кредитным картам и автоматически импортируйте и сортируйте транзакции
• Автоматически создавать типовые финансовые документы на основе данных из ваших книг
• Обнаружение или уведомление об ошибках ввода данных
• Позвольте нескольким пользователям работать с вашей системой

В конечном итоге, поскольку вам придется вводить информацию и управлять основной бухгалтерией в Excel вручную, вы, скорее всего, захотите использовать метод однократной записи, то есть вы вводите каждую транзакцию в свою систему один раз, классифицируя ее как выход ваш бизнес (расход / убыток) или вход (прибыль / доход).После ввода этих транзакций вы сможете использовать их для создания отчета о прибылях и убытках, в котором суммируются ваши доходы и расходы за определенный период времени (обычно за месяц) и сообщается, как ваш бизнес зарабатывает или теряет деньги.

Эта система учета отличается от метода двойной записи, при котором вы вводите каждую транзакцию дважды: один раз как дебет и один раз как кредит.

Хотя технически возможно создать систему бухгалтерского учета с двойной записью в Excel, мы не советуем это делать.Учитывая ручной характер бухгалтерского учета в Excel, поддержка системы двойной записи будет сложной, трудоемкой и подверженной ошибкам. Как мы обсудим позже, если ваш бизнес вырастет до такой степени, что вы считаете, что двойной учет необходим, вам нужно будет приобрести более автоматизированное программное обеспечение для управления своими финансами.

Теперь, когда мы знаем немного больше о том, что влечет за собой бухгалтерский учет в Excel, давайте обсудим, что вам нужно сделать, чтобы создать собственную систему для малого бизнеса.

Если у вас есть предыдущий опыт работы с Excel, вы можете создать свой собственный бухгалтерский лист Excel с нуля. Однако, если у вас нет опыта работы с Excel или вы просто ищете самый простой и быстрый способ начать работу, вам нужно найти и загрузить шаблон бухгалтерского учета Excel.

В целях нашего обсуждения мы будем использовать пример, основанный на шаблоне из Bench — этот шаблон разбивает вашу систему бухгалтерского учета Excel на три листа: план счетов, лист транзакций и лист отчета о прибылях и убытках.В этом документе и на этих трех листах вы сможете вводить и классифицировать свои транзакции и создавать отчеты о прибылях и убытках.

С другой стороны, если вы предпочитаете использовать Google Таблицы, а не Excel (они работают примерно так же), вы можете проверить эту базовую книгу о прибылях и убытках от The Spreadsheet Alchemist. Вы можете использовать этот шаблон, выбрав «Файл», затем «Сделать копию» и сохранить книгу на свой диск. В этой конкретной книге расходы и доходы регистрируются на отдельных листах — и для создания отчета о прибылях и убытках вам придется вручную сложить некоторые транзакции и ввести их в отчет о прибылях и убытках на вкладке «Сводка прибылей и убытков».

3 Необходимые части бухгалтерской системы Excel

Как мы уже упоминали (и, как вы увидите, проиллюстрировано ниже), шаблон, который мы будем обсуждать, разделен на три части: план счетов, список транзакций и отчет о прибылях и убытках. При этом, независимо от того, какой шаблон вы используете или создаете, эти три элемента будут важны для выполнения вашей базовой бухгалтерской отчетности с помощью Excel.

Давайте объясним:

• Во-первых, план счетов — это бухгалтерский лист Excel, который будет включать все счета, составляющие ваши книги.Вы можете рассматривать каждую учетную запись как категорию. Каждую записываемую транзакцию необходимо отсортировать по одной из этих категорий.
• Далее список транзакций будет содержать подробную информацию о каждой вводимой вами бизнес-операции — дату, описание, сумму и счет. Операции могут быть разделены на отдельные отчеты о доходах и расходах или все они могут быть включены в один большой лист.
• Наконец, на листе отчета о прибылях и убытках будут скопированы числа из вашего списка транзакций, автоматически или вручную.Отчет о прибылях и убытках содержит расчеты, которые резюмируют, что вы израсходовали и что вы заработали, а также показывает ваш чистый доход. Без этого резюме ваши книги фактически не проинформируют вас о том, как работает ваш бизнес.

Итак, имея в виду эти важные элементы вашей системы бухгалтерского учета Excel, давайте обсудим, как вы можете взять один из этих шаблонов, настроить его и использовать для ведения своих книг.

При этом первое, что вам нужно сделать, это настроить план счетов. Как вы можете видеть в приведенном ниже примере, лист вашего плана счетов будет служить вашей точкой отсчета, напоминая вам, как классифицировать различные транзакции.

Пример плана счетов в формате Excel. Фотография: « Скамейка

Как показано на этом снимке экрана, вам нужно составить список всех типов расходов или доходов, которые использует ваш бизнес, и создать тип учетной записи для каждого из них.Вы перечислите эти типы счетов в плане счетов и снова воспользуетесь этим бухгалтерским листом Excel для справки, когда вы позже вводите и классифицируете транзакции.

Важно отметить, что ваш план счетов не обязательно должен выглядеть точно так же, как этот — в конце концов, у каждого бизнеса разные доходы и расходы. Например, если вы путешествуете по работе, у вас может быть учетная запись «Газ и авто». С другой стороны, если вы работаете удаленно, у вас может быть один для «Ежемесячного Интернета.”

В конечном итоге, однако, для сохранения ваших учетных записей в Excel каждая учетная запись должна быть отнесена к одной из следующих категорий:

• Доход: Любая учетная запись, которую вы используете для отслеживания денег, поступающих в ваш бизнес
• Расходы: Любой счет, который вы используете для отслеживания денег, уходящих из вашего бизнеса
• Себестоимость проданных товаров (COGS): Деньги, которые вы тратите на создание продукта, который вы продаете своим клиентам или клиентам

После того, как вы настроили свой план счетов, вам нужно будет поработать над настройкой отчета о прибылях и убытках. На этом листе (как вы видите на изображении ниже) вы вводите информацию из своего плана счетов — обязательно включайте все счета, но разделяя их в зависимости от того, являются ли они доходами, расходами или COGS. .

Пример отчета о прибылях и убытках в формате Excel. Фотография: « Скамейка

После того, как вы отредактировали отчет о прибылях и убытках в Excel, вам нужно продублировать этот лист (если в вашем шаблоне только один).Чтобы составлять ежемесячные отчеты о доходах, вам понадобятся отдельные листы за каждый месяц. Вы можете сделать 12 копий исходного отчета о прибылях и убытках, по одной на каждый месяц в году — не забудьте пометить каждую из них и ввести диапазон дат в соответствующую ячейку.

Что касается отчета о прибылях и убытках, одно из преимуществ использования готового шаблона заключается в том, что формулы для расчета общих расходов и чистой прибыли (как показано выше) уже существуют на основе информации из других листов.С другой стороны, если вы создаете свой собственный бухгалтерский лист Excel, вам придется либо вручную выполнить эти вычисления, либо самостоятельно ввести бухгалтерские формулы.

Хотя этот шаг не является обязательным для того, чтобы вы могли вести базовую бухгалтерию в Excel, он может быть полезным с организационной точки зрения. Чтобы объяснить, когда вы вводите доход от оплаченных счетов в лист транзакций, вам нужно будет указать номер счета.Сделав это, вы сможете сделать перекрестные ссылки, чтобы избежать ошибок, например, если вы забыли ввести платежи по счету или дважды вводили одни и те же платежи. Сделать перекрестную ссылку будет намного проще, если у вас есть отдельный лист для отслеживания счетов.

При этом вы можете добавить вкладку в свой бухгалтерский документ Excel или, еще раз, загрузить шаблон Excel для отслеживания счетов. Если вы загружаете шаблон, вы можете скопировать и вставить его содержимое на новый лист в главном бухгалтерском документе Excel.

Если вы все же решите добавить лист отслеживания счетов, вы захотите сохранить этот лист рядом с листом транзакций в документе Excel — это упростит проверку справочных материалов.

Опять же, этот шаг не требуется для управления бухгалтерией малого бизнеса в Excel. Фактически, программа на основе электронных таблиц, такая как Excel, не будет эффективной для создания надлежащего отчета о движении денежных средств, которым вы могли бы поделиться с потенциальными инвесторами.При этом, однако, для вашего собственного бизнес-планирования вы все равно можете использовать простую электронную таблицу для планирования своего денежного потока от месяца к месяцу.

Как и в случае с листом счета-фактуры, вы можете просто создать новый лист в своем составном документе и вставить шаблон отслеживания движения денежных средств или, конечно, создать свой собственный. Чтобы начать работу по этому маршруту, вы можете скачать шаблон денежного потока Fundera здесь.

После того, как вы отредактировали и добавили все различные листы в главный бухгалтерский документ Excel, вам нужно обязательно сохранить файл в безопасном месте на вашем компьютере или диске.

Как мы упоминали ранее, в отличие от многих облачных программ, которые хранят вашу информацию и позволяют вам входить в систему и выходить из нее через любой веб-браузер — выполняя базовую бухгалтерскую отчетность с помощью Excel, вы будете иметь доступ только к своим система через этот один файл.
Таким образом, вы должны быть уверены, что файл безопасен, но доступен, когда он вам понадобится для выполнения повседневных задач бухгалтерского учета.

На этом этапе вам удалось создать свою собственную систему бухгалтерского учета в Excel, и теперь вам нужно действительно ее использовать. Давайте объясним, как выглядит этот процесс:

Как вы, возможно, заметили, когда мы обсуждали, как создать систему бухгалтерского учета в Excel, мы не упомянули настройку таблицы транзакций. Почему это? В отличие от других листов, вам не нужно будет редактировать лист транзакций, пока вы не воспользуетесь своей системой.

Фактически, ввод и категоризация транзакций будут важной частью управления вашей базовой бухгалтерией в Excel. При этом каждый раз, когда происходит транзакция, вы будете записывать и классифицировать ее, используя следующий процесс:

• Получите запись о транзакции: Каждый раз, когда транзакция происходит, вам понадобится запись, на которую можно ссылаться для получения соответствующей информации, которую вы будете записывать в своей бухгалтерской системе Excel. Эта запись может быть кредитной или банковской выпиской, информацией о вашем счете PayPal или квитанцией об оплате наличными.
• Введите дату : На основе имеющейся у вас записи введите дату , когда транзакция была записана в соответствующем столбце.
• Опишите и классифицируйте транзакцию: Затем вы войдете в соответствующую учетную запись в соответствующем столбце (как показано ниже). Вы должны указать, какой была транзакция, сколько она была, а затем укажите категорию, основанную на тех, которые вы указали в своем плане счетов. Убедитесь, что категория отображается в точности так, как указано в плане счетов.

Пример зафиксированных транзакций. Фотография: « Скамейка

Используя этот процесс ввода транзакций, вы будете ежедневно управлять бухгалтерией малого бизнеса в Excel. Однако в конце каждого месяца вы захотите использовать отчет о прибылях и убытках, который мы описали выше, чтобы получить представление о своих доходах, расходах и прибыли.

Еще раз, в этом случае будет полезен заранее созданный шаблон, поскольку в большинстве этих шаблонов уже запрограммированы формулы для создания вашего отчета о прибылях и убытках (также называемого отчетом о прибылях и убытках).С помощью этих шаблонов информация будет извлекаться из вашей таблицы транзакций в зависимости от даты, поэтому тем более важно убедиться, что вы ввели эти данные правильно.

С другой стороны, если вы не используете шаблон с готовыми формулами, вам придется вручную рассчитать информацию для заполнения отчета о доходах. Для этого вы просматриваете свои транзакции за период времени, а затем добавляете итоги для каждой учетной записи. Например, если у вас есть три проводки по расходам, отнесенные к категории «Компьютеры или оборудование», вы должны взять суммы в долларах из этих трех операций и сложить их вместе, в результате чего получится общая сумма «Компьютеры или оборудование» за месяц.Может оказаться полезным создать отдельный лист расчетов в главном документе, где вы сможете отслеживать и выполнять эти расчеты (цифровой эквивалент макулатуры для расчетов).

Благодаря этому процессу вы сможете рассчитать и заполнить все части вашего отчета о прибылях и убытках — выручку, себестоимость продаж и расходы.

После того, как вы заполнили отчет о прибылях и убытках за месяц, обязательно сохраните бухгалтерский файл Excel.Вы также можете сохранить на своем компьютере отдельный файл с отчетом о доходах за месяц — это будет особенно полезно для бухгалтера, когда речь идет о налогах на бизнес или другом финансовом планировании.

Как видите, создание и поддержка системы бухгалтерского учета Excel — это исключительно ручной процесс. Вам нужно будет не только найти шаблон или создать свой собственный, но и управлять файлом в повседневном процессе — вводить транзакции на основе внешних записей и, возможно, даже производить вычисления, необходимые для создания ежемесячный отчет о доходах.Таким образом, независимо от размера вашего бизнеса, ведение основной бухгалтерской отчетности в Excel будет трудоемким и подверженным ошибкам.

Однако это не означает, что вы, , не можете, , создать свою бухгалтерскую систему в Excel и эффективно управлять ею. Если у вас очень малый бизнес или у вас есть подработка, вам может быть достаточно бухгалтерской системы Excel. С другой стороны, если вы планируете наращивать или расширять свой бизнес в реальных масштабах, вы захотите инвестировать в бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение.

Как вы узнаете, что вам нужно начать использовать программную платформу для бухгалтерского учета? Как правило, мы рекомендуем всем владельцам бизнеса выбирать этот метод для управления своими финансами (особенно с учетом того, что существуют бесплатные программные решения для бухгалтерского учета), однако, если вы не уверены, подходит ли вам этот тип программного обеспечения. , вы можете задать себе следующие вопросы:

• Вы считаете, что ведение бухгалтерии в Excel занимает слишком много времени и усилий?
• Считаете ли вы, что ввод данных утомителен и что вы допускаете ошибки?
• Вы бы предпочли вести бухгалтерский учет в системе, которая автоматически извлекает транзакции и классифицирует их?
• Хотели бы вы иметь доступ к своей бухгалтерской системе везде, где у вас есть доступ в Интернет?

По сути, если вы ответили на любой из этих вопросов «да», стоит поискать автоматизированное бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение.Любое программное обеспечение, которое вы выберете, в конечном итоге станет более доступным, точным и простым в управлении и использовании. Кроме того, по мере роста вашего бизнеса управлять системой бухгалтерского учета Excel становится все труднее.

Как мы вкратце упоминали выше, если вы считаете, что ваша компания выиграет от системы двойной бухгалтерии, вам обязательно нужно поискать альтернативное решение. Опять же, хотя в Excel можно создать систему бухгалтерского учета с двойной записью, управление и обслуживание этой системы будет чрезвычайно хлопотным и трудоемким.

Таким образом, если вы решите, что создание системы бухгалтерского учета в Excel — неправильный путь для вас, или если вы переросли свою систему, вы можете рассмотреть следующие лучшие альтернативы:

Если вы не решаетесь выбрать программную платформу для бухгалтерского учета из-за ее стоимости, доступности или сложности, волновой учет станет для вас лучшей платформой. Wave, по сути, является одной из единственных действительно бесплатных программных систем для бухгалтерского учета, и она позволит вам выполнять все ваши важные бухгалтерские задачи без ненужных или подавляющих функций, которые есть на некоторых других платформах.

Вы можете быстро и легко зарегистрировать учетную запись Wave в Интернете, а в качестве веб-программного обеспечения вы сможете использовать свою учетную запись Wave везде, где есть доступ в Интернет. Кроме того, с помощью Wave вы сможете подключить свой бизнес-банк и счета кредитной карты, и транзакции будут отображаться в вашей системе автоматически. С этого момента вы сможете управлять своими транзакциями, отслеживать свои доходы и расходы, а также приглашать соавторов, создавать и отправлять индивидуальные счета и многое другое.

Хотя вы можете использовать эту платформу совершенно бесплатно, Wave также предлагает платные дополнительные опции для приема платежей и расчета заработной платы.

В конечном итоге, даже если вы не используете все возможности Wave, эта бесплатная система позволит вам управлять бухгалтерским учетом вашего бизнеса намного быстрее, проще и точнее по сравнению с бухгалтерской системой Excel.

Хотя Wave будет вашим единственным реальным вариантом, если вы ищете бесплатную альтернативу Excel, существует множество недорогих платных программ для бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.При этом многие из этих платформ будут предлагать несколько разных планов с рядом включенных функций и структур цен. Если вы планируете существенно вырасти или построить свой бизнес, вам обязательно стоит подумать об инвестировании в одно из этих решений, даже если вы только начинаете с базового плана. В частности, вы можете посмотреть:

• QuickBooks Online: Одно из самых популярных бухгалтерских программных решений для владельцев малого бизнеса, QuickBooks Online имеет четыре различных тарифных плана (от 20 долларов в месяц) и может обслуживать различные типы бизнеса, особенно те, которые основаны на продуктах. .
• FreshBooks: FreshBooks — отличный платный вариант для сервисных предприятий, которые могут извлечь выгоду из системы, ориентированной на возможности выставления счетов. С FreshBooks вы можете выбрать один из трех разных тарифных планов, начиная с 15 долларов в месяц.
• Xero: Лучшая альтернатива QuickBooks Online, Xero также способна удовлетворить потребности самых разных предприятий с точки зрения формы и размера. Примечательно, что Xero также включает неограниченное количество пользователей, независимо от того, какой из трех планов вы выберете.

Цены на Xero начинаются с 9 долларов в месяц для их базового плана.

Купите QuickBooks онлайн сейчас со скидкой 50%

Итак, как мы показали, выполнив несколько простых шагов, любой владелец бизнеса может создать свою собственную систему бухгалтерского учета в Excel. При этом, если вы планируете вести базовую бухгалтерскую отчетность с помощью Excel, мы рекомендуем начать с шаблона, который содержит план счетов, ведомость операций и ведомость доходов, и настроить этот документ так, чтобы он действовал для вашего бизнеса.

Однако важно помнить, что управление вашей бухгалтерской системой Excel — это ручной и трудоемкий процесс. Поэтому, если вы ищете более простой и эффективный способ управления финансами вашего предприятия, мы рекомендуем изучить различные бухгалтерские или бухгалтерские программные решения и найти то, что лучше всего подойдет вам.

Несмотря на кажущуюся легкость доступа и знакомство с Excel, простое и бесплатное программное обеспечение, такое как Wave, скорее всего, будет легче использовать большинству владельцев бизнеса для повседневного ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет для производственного бизнеса | Справочник по малому бизнесу

Выберите правильные методы учета

После того, как вы выбрали правильное программное обеспечение, вам нужно решить, как вы собираетесь его использовать. Это означает определение того, какие методы бухгалтерского учета лучше всего подходят для вашего бизнеса. Примеры, представленные здесь, дадут вам общее представление, но вам следует обсудить это дополнительно со своим бухгалтером или финансовым консультантом:

• Стоимость заказа на поставку
  Обычно используется для серийного производства (в отличие от отслеживания продукта).Он рассчитывается путем регистрации количества рабочих часов и единиц сырья, необходимых для каждой партии.
• Стоимость процесса
  Удобно, если у вас есть производственная линия, непрерывно производящая одни и те же продукты или детали. Затраты учитываются по отделам, а не по должностям.
• Калькуляция по видам деятельности
  Для использования при настройке и улучшении производственного процесса. Это также может быть связано с такими видами деятельности, как обслуживание клиентов. Расчет затрат по видам деятельности, основанный на времени, является его разновидностью, в которой учитываются затраты за определенный период.
• Переменная калькуляция
  Может использоваться аналогично накладным расходам, но зависит от объема производства — чем больше продукции вы производите, тем выше затраты.
• Стоимость поглощения
  Используется, когда стоимость продукта включает в себя все переменные и фиксированные производственные затраты — сырье, затраты на рабочую силу и заводские накладные расходы (FOH).
• Другие методы калькуляции
  В зависимости от того, в какой части мира вы ведете бизнес, другая терминология может включать стандартную калькуляцию, фактическую калькуляцию, средневзвешенную калькуляцию и учет потребления ресурсов.Сюда входят элементы перечисленных выше методов, но иногда в другой структуре.

Если все это сбивает с толку, не волнуйтесь! Это будет иметь больше смысла, когда вы начнете применять эти методы в своем собственном бизнесе. Не существует универсального решения, и вы можете использовать разные методы для разных частей вашей организации.

Следите за своими бизнес-данными

После того, как ваша система бухгалтерского учета настроена с использованием правильных методов, вы готовы приступить к отслеживанию ценной бизнес-информации.Вот некоторые из отслеживаемых элементов:

• Операции
  Расходы и доходы за определенный период. Включает покупки, продажи, выплаты, ссуды и т. Д. Классифицируйте их в нужной бухгалтерской книге, будь то расходы, кредиторская задолженность, дебиторская задолженность или что-то еще.
• Активы и обязательства
  Необходимы на конец отчетного периода и полезны в другое время.
• Наличные деньги
  Вам необходимо постоянно следить за тем, сколько наличных денег находится в банке.
• Запасы
  Отслеживание запасов — это подробный процесс, выходящий за рамки данного руководства, поэтому обсудите его со своим бухгалтером или финансовым консультантом. Чтобы узнать больше, прочитайте «кассовый метод» и «метод начисления» для налогов, FIFO (первый пришел — первый ушел), LIFO (последний пришел — первый ушел) и отслеживание движения запасов.

В идеале вам нужно иметь возможность отслеживать все это онлайн. Это позволит легко следить за своим бизнесом, где бы вы ни находились.Облачное программное обеспечение позволит вам это сделать, а также при необходимости создаст бумажный след.

Анализируйте свой производственный процесс и улучшайте его

Имея эти бухгалтерские процессы, вы можете использовать их не только для отслеживания ваших финансовых показателей в налоговой инспекции. Вы также можете использовать их, чтобы узнать, насколько эффективно работает ваш бизнес, и внести изменения, чтобы он работал еще лучше. Вот некоторые из распространенных типов анализа:

• Анализ затрат
  Базовый обзор.Проанализируйте затраты за любой период, который вы определите. Отлично подходит для просмотра того, на что вы тратите, и как изменения входящей цены влияют на стоимость продукта и прибыль.
• Анализ ограничений
  Узнайте, где сдерживается ваш бизнес, определив узкие места — самые медленные части производственного процесса. Расширьте узкие места, и скорость производства должна увеличиться.
• Анализ маржи или анализ прибыльности
  Узнайте, какую прибыль вы получаете от каждого продукта (или каждого канала сбыта, каждого клиента, каждой линейки продуктов и т. Д.). Полезно, но заменяется анализом ограничений, который считается более точным.
• Анализ отклонений
  Сколько вы потратили на бюджет? А сколько вы на самом деле потратили? Анализ отклонений найдет разницу и поможет понять, почему она существует.
• Уточнение бюджета
  Приведенные выше методы анализа помогут вам уточнить ваши бюджеты на следующий отчетный период, хотя вам также необходимо будет принять во внимание более подробную информацию о графике производства.

Бухгалтерский учет может быть преимуществом, а не рутиной

Как видите, бухгалтерский учет на производстве — это гораздо больше, чем просто учет цифр. С правильным программным обеспечением для производственного учета вы получите свежий и ценный взгляд на то, как работает ваш бизнес. Рассматривайте его как инструмент для анализа и уточнения способов ведения бизнеса.

Помните, что ваш опыт, вероятно, связан с производством, а не с бухгалтерским учетом. Так что не бойтесь просить о помощи.Найдите опытного бухгалтера или другого финансового профессионала. Перед тем, как нанять, проведите с ними собеседование. Убедитесь, что они разбираются в производстве в целом и в вашем бизнесе в частности.

Имея правильные системы бухгалтерского учета для вашего производственного бизнеса, вы сможете оптимизировать свои процессы. Это поможет вам определить наиболее прибыльные продуктовые линейки и клиентов, а также улучшить планирование бюджета, что поможет вашему бизнесу расти.