Пятница , 3 декабря 2021
Бизнес-Новости
С нуля / Постановка бухгалтерского учета с нуля: Ведение бухгалтерского учета в ООО при УСН с нуля самостоятельно в 2019 году

Постановка бухгалтерского учета с нуля: Ведение бухгалтерского учета в ООО при УСН с нуля самостоятельно в 2019 году

Содержание

Ведение бухгалтерского учета с нуля

Обязанность бизнеса в ведении бухгалтерского и налогового учета закреплена на законодательном уровне и регулируется ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» и НК РФ. Вне зависимости от сферы деятельности, формы собственности и выбранного режима налогообложения все компании должны выполнять данную обязанность. Послабления действуют только в отношении компаний, которые выбрали УСН. Для них бухучет ведется в упрощенном варианте, а для ИП и вовсе нет необходимости вести его.

Как организовать ведение учета в бухгалтерии

Бухучет должен вестись непрерывно и с установленной периодичностью необходимо формировать отчетность. Начинать ведение учета стоит раньше, чем начнутся первые сделки и продажи. После регистрации компании и получения правоустанавливающей документации можно составлять локальные нормативные акты, которые будут регулировать учет.

Для этого необходимо:

  1. Сформировать учетную политику.
  2. Разработать формы первичной документации.
  3. Утвердить план рабочих счетов.

Создание учетной политики

Учетной политикой является внутриорганизационный документ, который регламентирует принципы ведения бухгалтерского и налогового учета. УП должна быть составлена и утверждена в течение 90 дней с даты госрегистрации компании. В ней прописываются все особенности бухучета в вашем бизнесе.

Как правило, УП создается и применяется последовательно из года в год и не изменяется. Корректировки могут вноситься в связи с открытием нового направления в деятельности компании или при изменении законодательных норм.

Стоит отметить, что часто УП необходима при прохождении инспекционных проверок.

В учетной политике прописываются:

  • выбранный метод ведения бухгалтерского учета и ответственные лица;
  • форма ведения бухучета;
  • разработанные планы счетов;
  • классификация доходов и расходов;
  • утвержденные формы первичных документов;
  • методики переоценки ОС;
  • порядок оценки МПЗ;
  • утвержденный график документооборота;
  • методики для отдельных операций.

Политика должна быть утверждена руководителем соответствующим приказом.

Первичная документация и рабочий план счетов

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны быть отражены в первичных документах. Их форма унифицирована, однако, компании могут разрабатывать их по-своему усмотрению. Самое важное, что они должны быть внесены в УП.

Также в УП утверждается план счетов и регистры бухучета. Формы планов счетов утверждены Минфином, поэтому компании могут выбрать для себя подходящие и применять их.

Кто будет вести бухгалтерский учет с нуля

Законом не запрещено заниматься бухгалтерией самостоятельно, но на практике это влечет за собой большие риски. Так как необходимо обладать большим объемом знаний и практических навыков, новичок в этом направлении может допустить ошибки, которые повлекут за собой штрафы от государственных органов.

Поэтому чаще компании выбирают иные методы. Это могут быть:

  • Найм специалиста в штат. Для небольшого бизнеса этот вариант достаточно невыгодный. Руководителю нужно помимо заработной платы отчислять налоги за сотрудника и взносы в страховые фонды, обеспечить его программным обеспечением и оборудовать рабочее место. Причем во избежание ошибок в построении и ведении бухгалтерского учета с нуля нужно выбрать именно бухгалтера с опытом, а такой сотрудник может обойтись недешево.
  • Найм приходящего или удаленного бухгалтера. Такой способ может быть достаточно рискованным. Это обусловлено отсутствием ответственности такого специалиста за допущенные ошибки. Вдобавок ко всему, в любой момент такой специалист может заболеть или попросту уволиться.
  • Сотрудничество с аутсорсинговой компанией. Для большинства игроков бизнеса это наиболее подходящий вариант и по качеству предоставляемых услуг, и по стоимости. При этом над рабочими задачами будут работать не один бухгалтер, а команда специалистов. Наиболее важное преимущество такого варианта — это то, что аутсорсинговая компания в соответствии с договором несет материальную ответственность за профессиональные действия своих специалистов, которые могут обернуться ошибками.

Передать бухгалтерские функции можно как комплексно, так и частично (ведение учета, расчет заработной платы сотрудников и другие). Некоторые компании оставляют за собой рутинные задачи, а обязанности главного бухгалтера при этом выполняют аутсорсеры. То же самое можно сделать и наоборот.

Услуга постановки бухгалтерского учета

Аутсорсинговые компании предлагают также услугу постановки бухгалтерского учета. Такой способ помогает выстроить качественный и эффективный учет. При этом:

  • проводится анализ деятельности компании и специфики бизнеса;
  • выбирается система налогообложения, что позволяет подобрать оптимальную налоговую нагрузку законными методами;
  • подбирается подходящий метод ведения бухгалтерского и налогового учета;
  • составляются внутренние правила и график документооборота;
  • формируется учетная политика, разрабатываются планы рабочих счетов, создаются формы первичной документации.

Данным методом пользуются компании, которые заинтересованы в качественном создании системы вне зависимости от того, кто будет в дальнейшем заниматься бухгалтерией.

Подводя итоги, стоит отметить, что при необходимости всегда можно обратиться к профессионалам, которые помогут создать основу для ведения учета. Компания «РосКо» готова оказать услуги по постановке бухгалтерского учета, разработке учетной политики и иным услугам, которые позволят создать эффективную и надежную платформу для отражения хозяйственных операций в вашей компании.

 

Постановка бухгалтерского и налогового учета с «нуля»

Постановка бухгалтерского и налогового учёта является одним из основных этапов создания, реорганизации и реструктуризации компании.

Согласно российскому законодательству, руководящие органы компании ответственны за постановку бухгалтерского учёта и его последующее ведение.

Правильная постановка в компании бухгалтерского и налогового учёта, учитывающая специфику каждого конкретной компании, её видов и основных направлений деятельности является залогом стабильной и успешной работы компании.

Мы ответственно и профессионально подходим к организации бухгалтерского учёта, что позволит обезопасить ваш бизнес от ошибок бухгалтеров, сэкономить время и исключить возможность появления непредвиденных расходов. Поручив нам постановку бухгалтерского и налогового учёта в вашей компании, вы сможете сконцентрироваться на увеличение рентабельности деятельности вашей компании.

Что предусматривает организация бухгалтерского и налогового учёта:

  • экспертиза бухгалтерского учёта;
  • изучение специфики деятельности компании;
  • изучение организационной структуры и документооборота в компании;
  • разработка бухгалтерского учёта и системы налогообложения с «нуля»;
  • разработка документации, создание форм первичной документации;
  • разработка документооборота;
  • разработка и утверждение учетной политики компании;
  • разработка и внедрение кадровой политики в компании;
  • внедрение и автоматизация бухгалтерского и налогового учета в компании;
  • инструктаж и обучение сотрудников компании.

Организация бухгалтерского и налогового учёта может осуществляться полностью с нуля, либо по отдельным участкам.

 

Задайте свой вопрос специалисту по постановке бухгалтерского учета «с нуля»

📞 или по телефону в Москве +7 (499) 113-04-55

Эта информация может Вам пригодиться, сохраните её или поделитесь с друзьями:

 

Постановка бухгалтерского и налогового учета

   Постановка бухгалтерского учета это разработка системы бухгалтерского документооборота, организация системы бухгалтерского и налогового учёта в целях обеспечения качественного и безошибочного учета хозяйственных операций. Бухгалтерский учет должен отвечать всем правилам действующего законодательства.

   При создании нового предприятия, его реорганизации или при расширении сферы деятельности возникает необходимость в постановке бухгалтерского и налогового учёта. Процесс постановки учета носит разовый характер. В дальнейшем могут произойти незначительные изменения, но как правило поставленная при начале работы компании система учёта работает в течении долгого времени.

   Если в начале деятельности предприятия оставить вопрос постановки учета нетронутым, система учёта всё равно будет создана. Ее создадут Ваши исполнители (штатный бухгалтер, учетчик, менеджеры) на их участках в силу их знаний, ответственности и профессиональных компетенций. Как правило, результатом этого процесса становится учёт, который не позволяет заинтересованным лицам, руководству получать необходимую им информацию, а также имеет значительное количество ошибок. Это приводит к тому, что некоторые предприниматели вынуждены в первую очередь заниматься восстановлением бухгалтерского учета, и лишь потом принимать меры по вопросам, связанным с организацией учета хозяйственных операций и приведением его в соответствие с требованиями законодательства.

   Таким образом, постановка бухгалтерского учета является необходимой процедурой: рано или поздно придется заниматься отчетностью компании, восстанавливать учет и платить штрафы. При правильной постановке учета есть возможность анализа деятельности предприятия, объемов реализации, затратной части и, как следствие, итогов деятельности, рентабельности хозяйственной деятельности.

   Постановка бухгалтерского учета включает:
  • Изучение специфики работы организации
  • Анализ отчетности и оценка структуры налоговых платежей
  • Разработка и внедрение налоговых схем
  • Разработка методик ведения бухгалтерского учета
  • Разработка методик ведения налогового учета и планирования
  • Составление оптимальной схемы документооборота
  • Регламентация работы бухгалтерских служб
  • Предложение мероприятий по автоматизации бухгалтерского учета
  • Составление должностных инструкций для исполнителей

   Постановка учета может производиться как комплексно, по всем перечисленным направлениям, так и выражаться в систематизации конкретного объекта учета. К примеру, можно подготовить систему учета предприятия целиком. А можно заказать только разработку учетной политики.

   Ориентировочная стоимость на услуги указана в разделе цены. Для более точного расчета стоимости мне нужна краткая информация о организации или предпринимателе и ФХД. Вы можете  заполнить анкету с моего сайта, отправить ее мне со списком необходимых услуг. Обычно в течение нескольких часов я отвечаю на запрос. Обращаю внимание, все цены ориентировочные и зависят от конкретной организации или ИП.

Ведение бухгалтерского учета.

    Полный спектр качественных профессиональных бухгалтерских услуг предлагает ООО «Бизнес Партнер» в г. Сургуте. Мы сможем вести бухгалтерский и налоговый учет для фирм любых форм собственности.

 Многие считают, что работа бухгалтера заключается лишь в оформлении многостраничных отчетов и беготне по всяким контролирующим органам. Это далеко не так. Сдача отчетности – всего лишь итог скрупулезного многодневного труда. Каждая ошибка на этом этапе чревата большими штрафами, потерей времени, внеплановыми проверками. И очень хорошо, когда у бухгалтера или предпринимателя есть добросовестные помощники, которые кропотливо работают с первичными документами и предоставляют проверенные данные для составления финансовой и бухгалтерской отчетности. Если таких помощников нет – не беда. К вашим услугам – ООО «Бизнес Партнер», которое предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета в г. Сургут.

Что мы можем предложить?

ООО «Бизнес партнер» предлагает индивидуальным предпринимателям и представителям коммерческих предприятий:

  • комплексное ведение бухгалтерского учета;
  • работу с первичной документацией: восстановление, ведение, реестр, анализ;
  • составление договоров по ведению коммерческой деятельности, их проверка на соответствие законам и интересам клиента;
  • услуги по подготовке и предоставлению отчетных документов в контролирующие органы.

    Компетентность, полное владение актуальной информацией и ответственность — то, на чем базируется работа наших специалистов. Мы подключаемся на любом этапе работы, и сможем вести учет любого предприятия.

Особенно востребованы услуги квалифицированного бухгалтера в следующих случаях:

  • Если вы не нанимали штатного бухгалтера и не планируете его нанимать. Наши специалисты гарантируют качественное ведение бухгалтерского учета в Сургуте в любой области – от предоставления индивидуальных услуг до ведения внешнеэкономической деятельности.
  • Если ваше предприятие пострадало от действий некомпетентного бухгалтера. Не дожидайтесь проверок, закажите услугу ведения бухгалтерского учета в компании ООО «Бизнес Партнер». Наши специалисты восстановят реестр первичных документов и проведут поверку данных с контрагентами и данными налогового учета. При необходимости специалисты нашей организации предоставят уточненные отчеты в ФНС, Статуправление, Трудовую инспекцию, социальные фонды.
  • Если вы сами в состоянии подготовить базовую информацию, но нет времени ходить по инстанциям и предоставлять финансовую, налоговую отчетность — мы сделаем эту работу за вас.


   Доверяя нам, вы экономите время на сбор и анализ данных бухгалтерского учета, сохраните деньги, предназначенные для уплаты штрафов, на расширение собственного бизнеса. Работайте с нами!

 

Ведение бухгалтерского учета и отчетности в Москве и по всей РФ 🧠 Кнопка

Кто обязан вести бухгалтерский учёт

Всё очень просто. Бухгалтерский учёт обязаны вести все юридические лица, коммерческие и некоммерческие организации. Система налогообложения и форма собственности на эту обязанность не влияют. Все делают это: ООО, ЗАО, ОАО, кредитные организации и даже некоммерческие фонды.

Упрощенная бухгалтерская отчетность

Сдача упрощенной бухгалтерской отчетности представляет собой послабление для организаций, которым разрешено вести упрощенный бухучет. Таковые могут сдавать и весь комплект бухгалтерской отчетности.

Единственное исключение — индивидуальные предприниматели. Иначе — ИП. Государство предусмотрительно освободило их от обязанности ведения бухучёта. Специально для небольших организаций придумали ряд послаблений. В соответствие с федеральным законом № 209-ФЗ организации на упрощённой системе налогообложения могут вести бухгалтерский учёт в упрощённой форме.

Бухгалтерский учёт часто путают с налоговым. Эти вещи неразрывно связаны, но преследуют разные цели. Про цели бухучёта мы поговорили выше, цель налогового учёта — расчёт налоговой базы. Это необходимо, чтобы правильно рассчитать сумму налога и отчитаться перед государством. Но чаще всего термином «бухгалтерский учёт» обобщают все процессы, связанные с бухгалтерией, налогами, отчётностью в госорганы.

Как вести бухгалтерский учёт

Современный бухгалтерский учёт — достаточно сложная дисциплина. Он постоянно изменяется под натиском законодательства. Однако, базовые принципы появились ещё в 15 веке, а знаменитая двойная запись использовалась даже во времена инков.

В первую очередь, бухгалтер должен разработать учётную политику, составить план счетов и подготовить формы первичных документов. Всё перечисленное — фундамент, на котором строится вся дальнейшая деятельность.

Учётная политика — это внутренний документ, который определяет принципы ведения учёта в отдельно взятой организации. Под первичными документами понимают счета, акты, накладные и счета фактуры, которые отражают факты хозяйственной деятельности компании. Иными словами — взаимоотношения с вашими клиентами и поставщиками: продажу, покупку товаров, оказание услуг, обмен материальными ценностями и так далее.

Дальше начинается бухгалтерская магия, которую трудно описать парой общих фраз. Сальдо-оборотные ведомости, проводки с дебета на кредит, принцип двойной записи, регистры бухгалтерского учёта — беглого взгляда на эти термины достаточно, чтобы впасть в депрессию и потерять всякое желание делать бизнес.

Сдача бухгалтерской отчётности

Бухгалтерская отчётность сдаётся в налоговую один раз в год — до 30 марта года, следующего за отчётным. Однако вести бухгалтерский учёт нужно систематично, чтобы под конец отчётного периода не пришлось отчаянно бегать по контрагентам, выпрашивать первичные документы, а затем судорожно разносить бухгалтерские проводки по счетам.

Постановка бухгалтерского учета с нуля

Выбрав услуги бухгалтерской фирмы, руководство вашей компании может не зависеть от уровня подготовки штатного бухгалтера, для него не надо оборудовать новое рабочее место, он не заболеет и не уйдет в декретный отпуск в то время, когда необходимо сдавать налоговые декларации в налоговую инспекцию. Вследствие постоянных новшеств в налоговом законодательстве, бухгалтеру требуется посещать семинары – а оплачивать их должно руководство. Для работы бухгалтера требуется специальное программное обеспечение – это еще одна лишняя статья расходов, которую вполне можно миновать, обратившись за помощью в организацию по бухгалтерскому сопровождению. Бухгалтер, внезапно уволившийся, ставит свое начальство перед необходимостью срочного поиска нового сотрудника. И нередко подобная спешка влечет за собой новые проблемы, в то время, как фирма, специализирующаяся на бухгалтерском сопровождении, имеет достаточное количество квалифицированных сотрудников, что исключает любые непредвиденные обстоятельства.

ПрофЭконом предоставляет квалификационные услуги по ведению бухгалтерского учета «с нуля» специалистами имеющие аттестат профессионального бухгалтера, главного бухгалтера, бухгалтера эксперта (консультанта).

Кому нужен бухгалтерский учет «с нуля»?

Прежде всего он нужен вновь открывшимся организациям, организациям сменившим сферу деятельности или при расширении сферы деятельности, при реорганизации предприятия, при открытии нового филиала.

Очень важно в начале деятельности организации наладить оптимальную схему налогообложения и документооборота, чтобы избежать в дальнейшем штрафов и убытков, нарушения законодательства, проблем связанных со сдачей отчетности и восстановление бухгалтерского, налогового учета . Для этого необходимы квалификационные специалисты хорошо знающие законодательство РФ, бухгалтерский и налоговый учет.

Вы доверите учет нашим профессионалам высшей категории, что позволит вам спокойно заниматься развитием вашего бизнеса.

В эту услугу входит: 

  • Анализ, оценка специфики деятельности организации, структуры, разработка документооборота, приказов, положений
  • Разработка учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету для оптимизации налогообложения
  • Разработка кадровой политики для оптимизации налогообложения.
  • Разработка форм налоговых регистров
  • Полное обслуживание по бухгалтерскому, налоговому учету
  • Полное обслуживание по кадровому учету
  • Разработка положения по оплате труда
  • Штатное расписание
  • Расчет заработной платы
  • Сдача всей отчетности в налоговую инспекцию и статистику
  • Сдача отчетности внебюджетные фонды.
  • Постановка автоматизированного бухгалтерского учета
  • Постановка автоматизированного кадрового учета и расчета по оплате труда.

Чаще всего постановка бухгалтерского учета в организации в случае создания нового юридического лица, либо при реорганизации компании.☎ Телефон в Екатеринбурге: +7(343) 301-15-22.

Когда нужна постановка бухгалтерского учета компании

  • Открытие нового бизнеса. В таких случаях нужно организовывать учет с нуля. Требуется выбрать систему налогообложения, сформировать политику первичного бухучета, правила документооборота. Также требуется создать инструкции для штатных бухгалтеров, обеспечить руководству фирмы возможность контролировать финансовую деятельность и предложить решения по автоматизации. Все это нужно даже небольшому бизнесу. Ошибки в ведении бухгалтерии могут стать причиной серьезных проблем с ФНС, фондами и персоналом.
  • Реорганизация предприятия. В зависимости от ситуации, требуется формирование новой финансовой политики для каждого юридического лица, либо преобразование бухгалтерского и налогового учета, согласно выбранной специфике работы бизнеса.
  • Изменение сферы деятельности компании. В таких случаях требуется увеличить документооборот в соответствии с новыми кодами ОКВЭД.
  • Восстановление учета. Это случаи, когда в документообороте фирмы обнаруживается много ошибок. Из-за них могут возникать проблемы с клиентами и надзорными органами. В таких ситуациях приходится проводить аудит компании и создавать новые правила ведения бухгалтерского учета.

Какие задачи решаются при постановке бухгалтерского учета

Настройка работы бухгалтерии и внутренних процессов отдела позволяет добиться комплексного эффекта. Руководство может не беспокоиться о возможных разногласиях с партнерами, ФНС и другими органами и сопутствующих убытках. Финансовые отчеты точны и подаются в срок. Существуют и более мелкие задачи, которые удается решить, если правильно организовать бухучет:

  • Документирование операций происходит быстрее. В том числе за счет внедрения шаблонов документации для финансово-хозяйственной деятельности, а также учетной системы.
  • Контролировать работу бухгалтерии и финансовую деятельность компании становится гораздо проще.
  • Снижаются налоговые риски за счет подбора системы обложения и четко налаженного взаимодействия с ФНС.
  • Вести учет становится дешевле. Ведь процесс можно автоматизировать и отойти от бумажной документации.
  • Принимать стратегические решения о развитии компании становится проще благодаря прозрачной отчетности.

При внедрении новой учетной системы важно отслеживать постоянно меняющиеся нормы законодательства.

Как проводится постановка бухгалтерского учета

  1. Аудит деятельности бизнеса. Проверяем бухгалтерию на ошибки, учитываем особенности налогового законодательства в вашей сфере. Выясняем проблемы руководства и ищем пути решения.
  2. Создание учетной политики. Продумываем организацию работы бухгалтерии таким образом, чтобы все было прозрачно.
  3. Формирование порядка документооборота. Внедряем электронные системы работы с документами и налаживаем бумажные. Обучаем сотрудников и консультируем руководство. Наши специалисты на связи и готовы ответить на вопросы, возникающие в процессе внедрения.
  4. Разработка плана счетов. Учитываем требования Министерства финансов. Поэтому просрочки и ошибки исключены.
  5. Разработка шаблонов документации. Подготавливаем их специально под вашу сферу деятельности и специфику работы.

Почему клиенты обращаются к нам

Учетный центр «ГлавБух» успешно работает с 2008 года. Мы предоставляем бухгалтерское обслуживание компаниям любых форм собственности. Сотрудничая с нами, вы оцените:

  • Оперативную поддержку. Наши бухгалтеры на связи с 9 до 18 часов каждый рабочий день. Вы получите ответы на вопросы в течение 60 минут.
  • Коллективный опыт. С вашим проектом будут работать сразу 2 бухгалтера – главный и специалист по первичной документации.
  • Гарантию 3 года на всю сданную отчетность.
  • Гибкую систему оплаты. Мы разработали ее, чтобы вы платили только за те услуги в тарифе, которыми пользуетесь.

Хотите задать вопросы или узнать стоимость постановки бухгалтерского учета? Позвоните нам! Или закажите обратный звонок, заполнив онлайн-форму. Наш менеджер перезвонит в ближайшее.

Как настроить вашу систему бухгалтерского учета

Что такое бухгалтерский учет?

Бухгалтерский учет — это просто способ отслеживания, мониторинга и управления каждой финансовой транзакцией или событием. Это «пульс» вашего бизнеса.

Короче говоря, это дает вам контроль над вашим бизнесом. В любое время вы будете иметь дело с:

  • Дебиторская задолженность — деньги, которые поступают в бизнес и причитаются ему.
  • Обязательства — деньги, которые вы задолжали, которые выходят из бизнеса

Каждый месяц вы должны предоставлять как минимум два документа:

  • Отчет о прибылях и убытках
  • Бухгалтерский баланс

Совет эксперта


«Если вы собираетесь настроить учетную систему впервые, выложите несколько долларов и включите CPA.Он или она посоветуют вам необходимые счета. Таким образом, вы можете быть уверены, что все сделано правильно и система будет расти вместе с вашей компанией. Помните — делайте то, что у вас получается лучше всего, и привлекайте экспертов, которые сделают то, что у них лучше всего ».

–Gene Marks, CPA и владелец бизнеса

Отчет о прибылях и убытках (P&L)

Обычно отчет о прибылях и убытках рассчитывается по методу начисления. То есть каждый ежемесячный отчет о прибылях и убытках отражает то, что вы продали, а не то, что вы фактически получили. Это более точное отражение вашей деятельности. Это сглаживает вариативность того, когда ваши клиенты могут платить вам. Этот простой отчет на конец месяца показывает выручку, проданную вами в предыдущем месяце, и понесенные вами расходы. Разница дает вам прибыль или убыток за этот месяц.

Бухгалтерский баланс

Здесь вы можете получить представление о финансовом состоянии вашей компании. Вы включаете:

  • Активы — ваши денежные средства плюс дебиторская задолженность предприятия
  • Обязательства — ваша задолженность, включая выплаты по кредитам и счета к оплате.
  • Собственный капитал — ваши чистые активы за вычетом ваших чистых обязательств

Мониторинг движения денежных средств

Третий фактор, который следует учитывать, — это денежный поток, который говорит вам, КОГДА деньги приходят или уходят из бизнеса.

  • Дебиторская задолженность — если вы берете наличные для продажи, они есть. Если вы выставляете счет клиентам, вы можете подождать 30, 60 или 90 дней, чтобы получить платеж.
  • Обязательства — вам необходимо знать, когда должны быть погашены будущие ссуды или счета за поставки. Ваши поставщики могут предоставить кредит на 30 или более дней.

Отчет о движении денежных средств отличается от вашего ежемесячного отчета о прибылях и убытках. Это дает четкое и реальное представление о состоянии вашего бизнеса.

У вас может быть явно хороший бизнес на бумаге, но это бессмысленно, если в банк не поступают деньги. Если вы продаете большую сделку одному клиенту, а он опаздывает со своими платежами, ваша прибыль и убыток могут выглядеть хорошо, а отчет о движении денежных средств — нет. Это ключевой показатель жизнеспособности вашей компании.

Правило № 1: Никогда не теряйте деньги. Правило № 2: никогда не забывайте Правило № 1. Уоррен Баффет, американский инвестор

Снижение денежного потока за счет факторинга

Один из способов улучшить денежный поток — это учитывать ваши счета-фактуры. Факторинг — это просто тип ссуды, который подкрепляется неоплаченными счетами в качестве залога. Например, ваш банк или коммерческая кредитная компания может признать, что у вас есть дебиторская задолженность на сумму 250 000 долларов. Они могут согласиться предоставить вам ссуду в размере до определенного процента — скажем, 80% или 200 000 долларов — от вашей общей дебиторской задолженности. Кредитор может взять на себя сбор данных по этим счетам. Они предоставят вам кредитную линию до этой суммы, если она не превышает 80%. В обмен на эту ссуду они получат комиссию, аналогичную процентам по стандартной банковской ссуде.Тем не менее, убедитесь, что вы понимаете, каковы будут ваши фактические расходы, поскольку комиссии за факторинг могут быть высокими.

Они могут предпочесть получение от качественных бизнес-клиентов, у которых количество счетов меньше, а стоимость счетов выше, чем продажи потребителям.

Внимательно ознакомьтесь с условиями и обратитесь за советом к юристу, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

Учитывать налоговые обязательства

Как мы объясняли в главе, посвященной юридическим вопросам, налоговые обязательства могут лежать как на физическом лице, так и на компании, в зависимости от вашей структуры.

Узнайте у IRS и у своего бухгалтера о своем статусе и требованиях к налоговой отчетности.

Настроить план счетов

Самый простой способ записывать и отслеживать свои транзакции — создать план счетов:

  • Создайте электронную таблицу или воспользуйтесь онлайн-сервисом или программным пакетом, например Quickbooks. Мы настоятельно рекомендуем использовать программное обеспечение. У них есть «облачная» служба, где вы можете платить доступную ежемесячную плату.
  • Отнесите отдельные операции к соответствующей категории доходов или расходов.Рекламные объявления Facebook записываются в раздел «Маркетинг», ваш мобильный счет — в «Телеком» и так далее.
  • Входные транзакции на ежедневной или еженедельной основе.

Для дохода покажите различные потоки доходов для продуктов, услуг и других источников дохода, чтобы вы могли сравнить продажи в каждой категории.

Расходы включают такие статьи, как аренда, заработная плата и налоги, маркетинг, страхование и профессиональные услуги.

Как вести заработную плату

Расчет заработной платы может быть одной из наиболее сложных областей для отслеживания и управления из-за переменных для каждого сотрудника и требований к отчетности по налоговым обязательствам.

Для каждого сотрудника необходимо вычесть все соответствующие налоги работодателя и сотрудников. В зависимости от размера вашей компании и других соображений вам необходимо будет затем перевести эти суммы в федеральное правительство, а также в агентство штата. В некоторых случаях вам может потребоваться отчитаться в нескольких штатах.

Расчет заработной платы может отнимать много времени и отвлекать вас от ведения бизнеса. Опять же, здесь мы настоятельно рекомендуем вам воспользоваться услугами провайдера расчета заработной платы, такого как Paychex. Они будут перечислять заработную плату непосредственно на банковские счета ваших сотрудников, делать все необходимые денежные переводы правительству и обрабатывать всю отчетность.

СОВЕТ. Если вы производите два или более расчета заработной платы в месяц, вы можете сократить расходы, проводя расчет заработной платы ежемесячно или через несколько недель. Но если у вас есть сотрудники, которые зависят от еженедельной зарплаты, это может оказаться непрактичным.

Знаете ли вы?

Дж. П. Морган после окончания школы получил свою первую работу на Уолл-стрит младшим бухгалтером. Спустя пять лет он основал собственную компанию.
— Колорадское общество CPA

Используйте облачный программный пакет

Чтобы упростить бухгалтерские задачи, приобретите систему учета «Программное обеспечение как услуга» (SaaS), например QuickBooks. Они доступны по цене, просты в использовании и предоставляют все возможности для записи, составления отчетов и анализа ваших транзакций.

Нанять бухгалтера по совместительству

Вы также можете высвободить свое время, наняв бухгалтера на полставки на пару часов в неделю, чтобы он заботился о ваших обычных счетах. Бухгалтер может использовать вашу систему SaaS для ввода данных, создания отчетов и работы с поставщиками заработной платы и другими внешними организациями.

Не пользуйтесь услугами дипломированного бухгалтера для повседневной работы.Они стоят больше, чем бухгалтеры — приберегите их услуги для счетов на конец года, налоговых деклараций или когда вам нужен совет.

Делайте точные прогнозы доходов

Понятно, что вам нужно записывать все эти транзакции, но что вы собираетесь делать с информацией. Понимая и анализируя цифры, вы можете получить четкое представление о том, как обстоят дела у вашего бизнеса.

Мы обсуждали прогнозы доходов ранее в этом руководстве. Убедитесь, что у вас есть точные и реалистичные цифры на ближайшие месяцы, кварталы и годы.

Настройте ключевые показатели

Прогноз выручки — это лишь один из способов определить, развивается ли ваш бизнес. Вы знаете ?:

  • Сколько людей посещают ваш сайт
  • Средняя цена продажи
  • Стоимость вашего товара
  • Сколько у вас клиентов каждый день
  • Стоимость привлечения нового клиента
  • Ваша среднемесячная прибыль или убыток

Эта информация жизненно важна для здоровья вашего бизнеса.Это помогает вам принимать обоснованные решения, позволяя снизить расходы, увеличить продажи и развить свой бизнес.

Итак, составьте список показателей, наиболее важных для вашего бизнеса. Их часто называют ключевыми показателями эффективности (KPI).

Валовая прибыль — один из важнейших показателей. Он показывает, сколько денег осталось после вычета всех связанных затрат для создания продаж вашего продукта или услуги.

Если ваш доход составляет 60 000 долларов в месяц, а стоимость товаров 30 000 долларов, ваша валовая прибыль составляет 50%.Здоровая фигура. Если он упадет до 10 или 20%, у вас могут возникнуть проблемы, потому что может не хватить денег на маркетинг и деятельность вашего бизнеса, не говоря уже о прибыли.

Следите за этими показателями и сравнивайте их с эталонными показателями вашей отрасли. Метрики будут различаться для розничной торговли, производства или онлайн-бизнеса.

Измеряйте то, что имеет отношение к вашему бизнесу, и регулярно отслеживайте их. Убедитесь, что вас не увлекает «чрезмерное отслеживание». Вместо этого создайте процедуру ежемесячной, ежеквартальной и годовой отчетности.

Получите представление о своем бизнесе с помощью приборной панели

Один из способов получить полное представление о своем бизнесе и сэкономить драгоценное время — использовать информационную панель. Это полезное и наглядное представление основных показателей эффективности вашего бизнеса.

Этот тип модуля обычно можно найти в популярных пакетах бухгалтерского программного обеспечения. Ниже приведен пример панели управления QuickBooks Online Plus.

Пример панели

Настройка системы бухгалтерского учета, бухгалтерский учет для малого бизнеса

Немногие темы в малом бизнесе вызывают такую ​​же путаницу, как бухгалтерский учет, особенно для нового владельца бизнеса (также известного как «бухгалтерский учет» или «ведение бухгалтерских книг»).Этот раздел посвящен тому, чтобы помочь владельцу малого бизнеса разобраться в бухгалтерском учете и предоставляет некоторые полезные ресурсы.

В словаре ведется бухгалтерский учет как «Точный список или перечень финансовых операций». По большей части, это все, что есть в бухгалтерском учете, список финансовых операций в вашем малом бизнесе. Это метод, позволяющий вам отслеживать деньги, поступающие в ваш бизнес, и деньги, уходящие из него.

Очевидно, что бухгалтерский учет важен, потому что вы хотите знать, приносит ли ваш бизнес прибыль. Кроме того, владелец малого бизнеса хочет иметь возможность анализировать источники доходов и расходов и принимать решения на основе этой информации. Используя программное обеспечение для бухгалтерского учета, владелец бизнеса может создавать отчеты о «прибылях и убытках», «движении денежных средств», «балансе» и десятки других отчетов, которые могут помочь ему / ей получить общую картину того, как бизнес идет сейчас или в прошлое.

Кроме того, многие федеральные и государственные формы требуют отслеживания денег для налогов с продаж, заработной платы и подоходного налога.Фактически, хорошая система бухгалтерского учета может значительно упростить заполнение этих государственных форм и сделать ее менее затратной по времени.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если у вас нет финансовых возможностей, мы иногда рекомендуем вам поговорить с бухгалтером или бухгалтером, особенно при первоначальной настройке вашей системы бухгалтерского учета. Таким образом, они могут помочь вам правильно настроить вашу бухгалтерскую систему с первого раза, чтобы вы не допустили ошибок, которые нужно будет исправить позже в этом году при заполнении налоговой или других государственных форм.В разделе «Рекомендуемые ресурсы» ниже представлены ресурсы для поиска бухгалтера по всей стране. Однако с QuickBooks настройка обычно довольно безболезненна.

Выберите метод учета

Первое решение, которое необходимо принять, — какой тип метода учета выбрать, есть два варианта:

Кассовый метод (или кассовый метод) — это означает, что вы учитываете доход, когда вы фактически получите его (наличными, кредитной картой или чеком), и ваши расходы будут учтены, когда вы их фактически оплатите.Это наиболее распространенный метод для малых предприятий, особенно тех, которые принимают немедленную оплату за продукт или услугу (кредитная карта, чек, наличные и т. Д.)

Метод начисления (или основа начисления) — это означает, что вы считаете доход при совершении продажи (независимо от того, действительно ли вы получаете за нее деньги) и расходы учитываются, когда вы фактически получаете товар или услугу (вместо того, чтобы платить за нее немедленно). Этот метод распространен для крупных и малых предприятий, которые используют «выставление счетов» и часто доставляют продукт или услугу до того, как за них заплатят.

Выбор метода

Вы можете выбрать любой метод при условии, что ваш годовой объем продаж составляет менее 5 миллионов долларов, ИЛИ вы ведете запасы (в этом случае вы должны использовать метод начисления).

Обычно считается, что метод начисления дает вам более точное представление о финансовом положении вашей компании, но требует от вас дополнительных действий, таких как ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности. Кассовый метод, как правило, легче поддерживать, и он является предпочтительным для малого бизнеса.

Выберите метод записи транзакций

После того, как вы выбрали метод учета, следующим шагом будет решение, как вы собираетесь регистрировать транзакции. В основном у вас есть 2 варианта:

транзакций ручной записи — вы фактически вручную записываете каждую транзакцию в бухгалтерскую книгу.

Программное обеспечение — вы вводите транзакции в программе, которая затем автоматизирует многие рутинные задачи.

Безусловно, самым популярным методом является программное обеспечение. Существуют десятки пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета, и большинство из них поможет вам вести бухгалтерский учет, а также автоматизировать такие вещи, как расчет заработной платы и отчеты.

Рекомендуемое программное обеспечение

Настройте «План счетов»

После выбора метода записи транзакций пора настроить «План счетов». «План счетов» — это просто список всех различных счетов в вашей системе бухгалтерского учета. Существуют счета доходов, расходов, счетов активов и т. Д.

Как отмечалось выше, бухгалтер может оказать большую помощь в настройке вашего первоначального плана счетов. Кроме того, QuickBooks Pro и некоторые другие программы включают «мастера», который настроит «план счетов» для вашего бизнеса.

После того, как вы выбрали бухгалтерскую систему, следующим шагом будет изучение и поддержка вашей системы бухгалтерского учета. Изучение системы, очевидно, будет зависеть от того, какое решение вы приняли, но поддержание системы в первую очередь достигается двумя вещами:

  1. Вы должны использовать систему — после того, как вы потратили время и силы на настройку бухгалтерского учета. система, вы должны действительно правильно ее использовать. Это означает ввод каждой транзакции, чека, счета, списания или возврата.
  2. Выверка вашей банковской выписки — лучший способ поддерживать вашу бухгалтерскую систему — ежемесячно сверять вашу банковскую выписку с вашей бухгалтерской системой. Это означает, что вы сравниваете каждую транзакцию со своего банковского счета или счетов с вашей системой бухгалтерского учета и убедитесь, что они сбалансированы. Один только этот процесс заставит вас должным образом отчитаться о деньгах компании.

Рекомендуемые ресурсы

Мы надеемся, что дали вам хорошее представление о бухгалтерском учете и системах бухгалтерского учета; ниже мы перечислили некоторые дополнительные ресурсы, которые могут быть вам полезны.

Полное руководство по основам бухгалтерского учета

Если у вас небольшой бизнес, скорее всего, вы создали свой бизнес для решения проблемы или предложения творческого продукта — не потому, что вы профессионал в области бухгалтерского учета (если, конечно, ваш бизнес бухгалтерская фирма).

Любите ли вы вычислять числа или считаете себя более творческим человеком, предприниматели не могут позволить себе замалчивать финансовое здоровье своего бизнеса. Изучение основ бухгалтерского учета является ценным занятием, потому что оно может сэкономить вам много времени, денег и юридических проблем в будущем.
Мы написали это руководство, чтобы облегчить вам знакомство с миром бухгалтерского учета, и к концу вы почувствуете себя готовым заняться бухгалтерским учетом своего собственного бизнеса (или найти кого-нибудь, кто может помочь).

Добавьте эту закладку, чтобы ссылаться на нее позже, и используйте приведенные ниже ссылки на главы, чтобы переходить к различным разделам.

Что такое бухгалтерский учет?

Бухгалтерский учет — это процесс систематической записи, анализа и интерпретации финансовой информации вашего бизнеса.Владельцы бизнеса используют бухгалтерский учет для отслеживания своих финансовых операций, выполнения юридических обязательств и принятия более обоснованных деловых решений.

Бухгалтерский учет — необходимая часть ведения бизнеса. Это задача, которую вам нужно либо решить, либо передать на аутсорсинг, либо и то, и другое. Давайте углубимся в тему, сначала рассмотрев бухгалтерскую терминологию.

Основы бухгалтерского учета

Независимо от того, кто управляет бухгалтерским учетом вашего предприятия, полезно понимать основы бухгалтерского учета. Если вы сможете прочитать и подготовить эти основные документы, вы поймете, как работает ваш бизнес и его финансовое состояние — в результате вы получите больший контроль над своей компанией и финансовыми решениями.

Вот документы и расчеты, которые мы рекомендуем освоить, даже если вы работаете с профессиональным консалтинговым агентством или наняли сертифицированного бухгалтера (CPA). Они предоставляют ценные снимки и показатели эффективности вашего бизнеса.

1. Отчет о прибылях и убытках

Источник изображения

Отчет о прибылях и убытках показывает прибыльность вашей компании и сообщает, сколько денег ваш бизнес принес или потерял

2. Бухгалтерский баланс

Источник изображения

Балансовый отчет — это снимок финансового положения вашего бизнеса в определенный момент времени.Баланс также покажет вам нераспределенную прибыль вашего бизнеса, то есть сумму прибыли, которую вы реинвестировали в свой бизнес (а не распределяли среди акционеров).

3. Отчет о прибылях и убытках (прибылях и убытках)

Источник изображения

Отчет о прибылях и убытках (P&L) — это снимок доходов и расходов вашего бизнеса за определенный период времени (например, квартальный, ежемесячный или годовой). Этот расчет также будет отражен в налоговом документе по Приложению C.

4. Отчет о движении денежных средств

Источник изображения

Отчет о движении денежных средств анализирует операционную, финансовую и инвестиционную деятельность вашего бизнеса, чтобы показать, как и где вы получаете и тратите деньги.

5. Выверка банковских счетов

Источник изображения

Банковская выверка сравнивает ваши денежные расходы с вашими общими банковскими выписками и помогает поддерживать последовательность вашей деловой документации. (Это процесс сверки остатка вашей книги с остатком денежных средств в банке.)

Основные условия бухгалтерского учета

Эти 15 терминов создадут основу, на которой вы построите свои знания в области бухгалтерского учета. Хотя некоторые из этих условий могут не относиться к вашему бизнесу прямо сейчас, важно развить целостное понимание предмета на случай, если вы расширите или перейдете в другой вид бизнеса.


1. Дебет и кредит

Не путайте с личными дебетовыми и кредитными картами, дебет и кредит — это основные бухгалтерские термины, которые необходимо знать.

Дебет — это запись всех денег, которые должны поступить на счет. Кредит — это запись всех денег, ожидаемых к выходу со счета. По сути, дебеты и кредиты отслеживают, откуда поступают деньги в вашем бизнесе и куда они идут.

Многие предприятия работают с наличными деньгами или банковскими счетами, на которых хранятся ликвидные активы для бизнеса. Когда компания оплачивает расходы из своего кармана, денежный счет зачисляется, потому что деньги перемещаются со счета для покрытия расходов.Это означает, что расходы списываются, потому что средства, зачисленные с денежного счета, покрывают стоимость этих расходов.

Вот простой наглядный пример, который поможет вам понять разницу между дебетом и кредитом:

дебет Кредиты
Увеличение активов Уменьшение активов
Уменьшить обязательства Увеличение обязательств
Уменьшение выручки Увеличение выручки
Увеличить сальдо расходных счетов Уменьшить остаток на расходных счетах
Уменьшить остаток на счетах собственного капитала Увеличение остатка средств на счетах собственного капитала

2.Дебиторская и кредиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это деньги, которые люди должны вам за товары и услуги. Он считается активом на вашем балансе. Например, если клиент выполняет свой счет-фактуру, сумма дебиторской задолженности вашей компании уменьшается, потому что теперь задолженность уменьшается.

Кредиторская задолженность — это деньги, которые вы должны другим людям и которые считаются пассивом на вашем балансе. Например, предположим, что ваша компания ежемесячно платит 5000 долларов за аренду. Вот как это будет записано в вашей финансовой отчетности до выплаты этой суммы.

дата счет дебет кредит
31.07.21 Аренда 5000
31.07.21 Счета к оплате 5000

После выплаты этой суммы в финансовой отчетности вашей компании она будет отражена следующим образом:

дата счет дебет кредит
01.08.21 Счета к оплате 5000
01.08.21 Расчетный счет 5000

3.Начисления

Начисления — это зарегистрированные, но еще не погашенные кредиты и долги. Это могут быть продажи, которые вы завершили, но еще не получили оплату, или расходы, которые вы совершили, но еще не оплатили.

(Почему бы не подождать, чтобы записать активность, пока платеж не будет завершен? Мы ответим на этот вопрос позже, когда объясним метод учета по методу начисления.)

4. Активы

Активы — это все, что принадлежит вашей компании — материальное и нематериальное. Ваши активы могут включать денежные средства, инструменты, собственность, авторские права, патенты и товарные знаки.

5. Уровень сжигания калорий

Скорость сжигания — это то, как быстро ваш бизнес тратит деньги. Это важный компонент при расчете и управлении вашим денежным потоком.

Чтобы рассчитать скорость сжигания, просто выберите период времени (например, квартал или год). Вычтите сумму наличных денег в конце этого периода из наличных денег в начале, затем разделите это число на количество месяцев в периоде (или на выбранную вами частоту кадров).

6. Капитал

Капитал — это деньги, которые вы должны инвестировать или потратить на развитие своего бизнеса.Обычно называемый «оборотным капиталом», капитал относится к средствам, к которым можно получить доступ (то есть наличным деньгам в банке), и не включает активы или обязательства.

7. Стоимость проданных товаров

Стоимость проданных товаров (COGS) или себестоимость продаж (COS) — это стоимость производства вашего продукта или предоставления ваших услуг.

COGS или COS — это первые расходы, которые вы увидите в отчете о прибылях и убытках (P&L), и это важный компонент при расчете валовой прибыли вашего бизнеса. Снижение себестоимости может помочь вам увеличить прибыль без увеличения продаж.


8. Амортизация

Амортизация означает снижение стоимости ваших активов с течением времени. Это важно для целей налогообложения, поскольку более крупные активы, влияющие на способность вашего бизнеса зарабатывать деньги, могут быть списаны из-за их амортизации. (Мы обсудим расходы и списание налогов позже.)

9. Собственный капитал

Собственный капитал — это сумма денег, вложенных в бизнес его владельцами. Он также известен как «собственный капитал» и может включать в себя вещи, не имеющие денежной ценности, такие как время, энергия и другие ресурсы.(Вы когда-нибудь слышали о «поте капитала»?)

Собственный капитал также можно определить как разницу между активами вашего бизнеса (чем вы владеете) и обязательствами (вашими должниками).

Бизнес со здоровым (положительным) капиталом привлекателен для потенциальных инвесторов, кредиторов и покупателей. Инвесторы и аналитики также смотрят на EBITDA вашего бизнеса, которая означает прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации.


10. Расходы

Расходы включают любые покупки, которые вы делаете или деньги, которые вы тратите с целью получения дохода.Расходы также называют «затратами на ведение бизнеса».

Существует четыре основных типа расходов, хотя некоторые из них относятся более чем к одной категории.

  • Постоянные расходы — это постоянные расходы, такие как аренда или заработная плата. Эти расходы обычно не зависят от продаж компании или рыночных тенденций.
  • Переменные расходы колеблются в зависимости от результатов деятельности и производства компании, например, коммунальные услуги и сырье.
  • Начисленные расходы — это отдельные расходы, которые были учтены или отражены в отчетности, но еще не оплачены.(Они подпадают под кредиторскую задолженность, как мы обсуждали выше.)
  • Операционные расходы необходимы компании для ведения бизнеса и получения доходов, таких как аренда, коммунальные услуги, фонд заработной платы и коммунальные услуги.

11. Финансовый год

Финансовый год — это период времени, который компания использует для бухгалтерского учета. Даты начала и окончания финансового года определяются вашей компанией; некоторые совпадают с календарным годом, а другие различаются в зависимости от того, когда бухгалтеры могут составлять финансовую отчетность.

12. Обязательства

Обязательства — это все, что ваша компания должна в долгосрочной или краткосрочной перспективе. Ваши обязательства могут включать баланс кредитной карты, платежную ведомость, налоги или ссуду.

13. Прибыль

С точки зрения бухгалтерского учета, прибыль — или «чистая прибыль» — это разница между вашим доходом, COGS и расходами (включая операционные, процентные и амортизационные расходы).

Вы (или ваш бизнес) облагаетесь налогом на чистую прибыль, поэтому важно заранее спланировать свои налоговые обязательства.Сделайте это, не выходя из суммы чистой прибыли, откладывая часть своего дохода на отдельный сберегательный счет или выплачивая расчетные налоги каждый квартал (например, удержание налогов работодателем).

14. Выручка

Ваш доход — это общая сумма денег, которую вы собираете в обмен на свои товары или услуги до того, как будут списаны какие-либо расходы.

15. Валовая прибыль

Ваша валовая прибыль (или валовой доход), которая представляет собой ваши общие продажи за вычетом ваших расходов на себестоимость — это число указывает на устойчивость вашего бизнеса.

Опять же, эти термины — всего лишь введение в бухгалтерский учет. Однако они помогут вам лучше понять, как вести бухгалтерский учет для вашего малого бизнеса — что мы рассмотрим далее.

Принципы бухгалтерского учета

Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) служат в качестве основы для бухгалтерской деятельности в различных секторах и отраслях в США. GAAP был установлен Советом по стандартам финансового учета (FASB) для обеспечения стандартов качества бухгалтерской деятельности.

По закону бухгалтеры, представляющие все публично торгуемые компании, должны соблюдать GAAP. Давайте разберемся, что это за принципы.

1. Принцип регулярности

Действующий бухгалтер соответствует правилам и нормам GAAP.

2. Принцип согласованности

Этот принцип гласит, что бухгалтер сообщал всю информацию единообразно на протяжении всего процесса отчетности. В соответствии с принципом согласованности бухгалтеры должны четко указывать любые изменения финансовых данных в финансовой отчетности.

3. Принцип искренности

Бухгалтер дает точную финансовую картину компании.

4. Принцип постоянства методов

Все методы финансовой отчетности должны быть единообразными в разные периоды времени.

5. Принцип невозмещения

Вся финансовая информация, как отрицательная, так и положительная, раскрывается точно. Надлежащая отчетность с финансовыми данными должна вестись без ожидания вознаграждения по результатам работы.

6. Принцип благоразумия.

Финансовые данные должны быть представлены на основе фактической информации, а не предположений.

7. Принцип непрерывности

Этот принцип утверждает, что компания продолжит свою деятельность.

8. Принцип периодичности

Все бухгалтерские проводки должны быть представлены в соответствующие периоды времени.

9. Принцип существенности

Бухгалтеры должны стремиться обеспечить полное раскрытие всех финансовых и бухгалтерских данных в финансовых отчетах.

10. Принцип предельной добросовестности

Согласно этому принципу стороны должны оставаться честными во всех сделках.

Как вести учет для малого бизнеса

  1. Откройте счет в коммерческом банке, связанный со всеми точками продаж.
  2. Детализируйте все расходы по отделам.
  3. Соблюдайте все подоходные налоги, налоги на занятость и акцизы.
  4. Настроить систему расчета заработной платы.
  5. Подберите подходящий платежный шлюз для ваших нужд.
  6. Узнайте о налоговых обязательствах для вашего типа бизнеса.
  7. Регулярно проверяйте и оценивайте свои процессы.
  8. Проконсультируйтесь со специалистом или CPA.

Бухгалтерский учет — сложная дисциплина. Но если вы сами не бухгалтер, вам не нужно знать все, о бухгалтерском учете — только методы и части, которые имеют отношение к вашим финансовым операциям, юридическим обязательствам и деловым решениям.

Вне зависимости от того, начали ли вы свой бизнес или являетесь ветераном стартапа, следующий раздел важен. Эти восемь шагов познакомят вас с процессом бухгалтерского учета (если вы еще не знакомы) и настроят вас на устойчивое масштабирование вашего бизнеса.

Примечание : Это просто обзор бухгалтерской дисциплины. Мы рекомендуем провести дополнительные исследования и, возможно, нанять профессионального бухгалтера (о котором мы поговорим ниже), чтобы вы не упустили никаких финансовых или юридических обязательств.

1. Откройте коммерческий банковский счет, связанный со всеми точками продаж.

Для вашего первого дела решите, где хранить деньги. Это может варьироваться в зависимости от юридической структуры вашего бизнеса. Если ваша компания является ООО, партнерством или корпорацией, вам необходимо иметь отдельный банковский счет для бизнеса. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вам не обязательно делать это, но мы все же рекомендуем это.

Наличие отдельного банковского счета для доходов и расходов вашего бизнеса упростит ведение бухгалтерского учета.У вас будет только одна учетная запись для ведения бухгалтерского учета и налогов, и ваши личные доходы и расходы не будут связаны с вашими коммерческими. Поверьте, вам поможет только один набор банковских выписок во время налогового сезона.

Поищите банк, у которого есть местный филиал, а также надежный онлайн-банкинг. Кроме того, убедитесь, что банк может интегрироваться с вашей системой кассовых терминалов (POS) и другими технологическими потребностями. С корпоративных банковских счетов обычно взимается больше, чем с личных счетов, и зачастую минимальный баланс выше.Проверьте эти числа, прежде чем переходить на банковский или коммерческий счет.

Мы рекомендуем открыть два счета — текущий счет и один сберегательный счет, последний, на котором вы будете хранить деньги на налоги и непредвиденные расходы. И помните, прежде чем вы сможете открыть какие-либо бизнес-счета, вы должны иметь зарегистрированное название компании.

Наконец, рассмотрите возможность открытия бизнес-кредитной карты. Это не только поможет компенсировать некоторые первоначальные расходы, но и повлияет на общую кредитоспособность вашего бизнеса.Кроме того, корпорации и ООО должны иметь отдельную кредитную линию за пределами их личных счетов.


2. Детализируйте все расходы по отделам.

Поднимите руку, если вы слышали, как кто-то сказал: «Эй, я могу списать это!» Я слышал, как мои родители часто говорили это, когда я был моложе — они оба предприниматели, — и я понятия не имел, что это значит.

Только когда я начал собственное предприятие в колледже, я пришел к пониманию налоговых вычетов: они являются прекрасным, но досадным преимуществом владения бизнесом.

Многие коммерческие расходы являются налоговыми вычетами — расходами, которые вычитаются из суммы вашей налоговой задолженности. Например, если я потратил 500 долларов, чтобы прилететь на маркетинговую конференцию и посетить ее, это будет на 500 долларов меньше моей задолженности по налогам за этот год. Уловка? Чтобы потребовать вычет, вам необходимо вести учет этих расходов.

Исторически сложилось так, что хранение, хранение и проверка бумажных квитанций было трудоемкой задачей. (Моя мама платила 10-летнему мне, чтобы я систематизировал квитанции по дате и выделял продавца и общую сумму… теперь я понимаю, почему.)

Сегодняшним предпринимателям все намного проще. Программное обеспечение, приложения и бухгалтеры, работающие в облаке, упростили отслеживание расходов и избавили от необходимости хранить сотни квитанций. Ознакомьтесь с такими решениями, как Rydoo, Expensify, Zoho Expense и Shoeboxed, которые помогут управлять своими расходами.

А теперь давайте обсудим расходы и сопроводительную документацию, которыми вы будете управлять. Хотя мы не можем охватить все возможные вычеты, вот некоторые из них, которые вам обязательно стоит записать. (Почему? Потому что их легко спутать с личными расходами … и IRS это знает.)

  • Реклама и маркетинг расходы, такие как платная реклама в социальных сетях, плата за хостинг веб-сайтов и визитные карточки
  • Деловые поездки , например билеты на самолет, отели и аренда автомобилей
  • Домашний офис расходы, такие как Wi-Fi, оборудование и мобильные телефоны
  • Расходы, связанные с автомобилем , такие как пробег и бензин
  • Питание и развлечения , например, походы в кафе, кафе или концерты (если вы не посещаете эти мероприятия… тогда они будут считаться подарками )

На случай, если вам необходимо поддержать эти расходы, мы рекомендуем вам сохранить следующие документы.(Практическое правило: в случае сомнений сохраняйте все, .)

  • Квитанции (бумажные и цифровые)
  • Выписки по банковским и карточным счетам
  • Счета (за коммунальные услуги, телефон, интернет и др.)
  • Аннулированные чеки
  • Счета и документы, подтверждающие платеж
  • Финансовые отчеты от вашего бухгалтера или бухгалтерского программного обеспечения
  • Налоговые декларации прошлых лет
  • Любые формы W-2, W-4, W-9 и 1099-MISC

Другой распространенный способ управления расходами — разделение операционных расходов от коммерческих, общих и административных (SG&A).

Операционные и административные расходы

Некоторые компании решают объединить операционные (OPEX) и SG&A расходы, в то время как некоторые разделяют их (их можно объединить в отчете о прибылях и убытках). Любой вариант абсолютно хорош — дело в предпочтениях.

Вот что вам нужно знать об операционных и административных расходах:

  • Операционные расходы включают расходы, связанные с вашими ежедневными расходами, и часто составляют большую часть расходов бизнеса (поэтому многие компании предпочитают комбинировать эти расходы).
  • OPEX не включены в COGS — это затраты, связанные с производством товаров и услуг, таких как аренда, коммунальные услуги, страхование, складские расходы, оклады или заработная плата, налоги на имущество, командировки.
  • SG&A расходы производятся как повседневные бизнес-операции и включаются в отчеты о прибылях и убытках (в разделе «расходы»).
  • Общие и административные расходы
  • не включаются в COGS (поскольку они , а не связаны с конкретным продуктом) и не относятся к вашим производственным затратам.
  • Если отделено от OPEX, SG&A покрывает такие факторы, как бухгалтерские и юридические расходы, реклама и рекламные материалы, расходы на маркетинг и продажи, коммунальные услуги и расходные материалы, не связанные с производством, а также корпоративные накладные расходы (если есть исполнительные помощники и корпоративные служащие).

3. Соблюдайте все налоги на прибыль, оплату труда и акцизы.

Ач. Если бы только бухгалтерия означала накопление книг в мягкой обложке, которые я покупаю слишком много в моем местном книжном магазине … Я был бы действительно в этом преуспел.

К сожалению, бухгалтерский учет не всегда доставляет удовольствие. Это еще один важный термин в аккаунте, который относится к ежедневному учету, классификации и согласованию транзакций. По сути, бухгалтерия не позволяет вам тратить и зарабатывать деньги, не отслеживая .

Бухгалтерия — постоянная задача. Технически, вы должны делать это каждый день, но мы все знаем, что жизнь может мешать. В идеале вам следует вести бухгалтерский учет каждый месяц, чтобы вы могли держать руку на пульсе своих доходов, расходов и общей эффективности бизнеса.

Прежде чем мы углубимся в , как ведет бухгалтерский учет, давайте рассмотрим два основных метода учета.

Кассовый метод

Кассовый метод признает выручку и расходы в день их фактического получения или выплаты. Этот метод является наиболее простым для малого бизнеса, поскольку он не требует от вас отслеживания кредиторской или дебиторской задолженности и отражает, действительно ли ваши деньги находятся на вашем счете.

Метод начисления

Метод начисления признает выручку и расходы в день совершения операции, независимо от того, были ли они получены или оплачены.Этот метод используется чаще, поскольку он более точно отражает динамику бизнеса в динамике.

Единственное, чего он не показывает, — это денежный поток — бизнес может выглядеть прибыльным, но при этом на счету нет долларов. Если годовой доход компании превышает 5 миллионов долларов, требуется для использования метода начисления.

А теперь давайте поговорим о том, как вы можете вести бухгалтерский учет.

4. Настроить систему расчета заработной платы.

Планируете ли вы нанимать сотрудников или подрядчиков? Возможно, вы самостоятельно управляете сейчас и , но рассматриваете возможность расширения в будущем.Тем не менее, вам необходимо понимать и обеспечивать безопасность системы расчета заработной платы.

Расчет заработной платы — еще одна утомительная, но необходимая часть бухгалтерского учета. К счастью, существует множество программ, которые могут вам помочь. ( Hallelujah для современных технологий, верно? 🙌🏼) Ознакомьтесь с такими решениями, как Gusto, Zenefits и Intuit Quickbooks Payroll.

Сотрудники и независимые подрядчики классифицируются по-разному и предоставляют вашему бизнесу разные налоговые вычеты. Вот как справиться с обоими.

Заработная плата сотрудников

Вы можете вычесть заработную плату сотрудников (оклады и комиссионные бонусы), расходы на обучение сотрудников и выплаты сотрудникам (планы на случай несчастного случая и здоровья, помощь в усыновлении, страхование жизни и т. Д.) Из ваших налогов.

Вы также можете вычесть налоги на заработную плату, которые представляют собой налоги на занятость, уплачиваемые от имени ваших сотрудников (например, социальное обеспечение и медицинское обслуживание, а также федеральные налоги и налоги штата по безработице).

Сотрудники должны отправить форму W-4, чтобы вы знали, сколько налога удерживать. Взамен вы должны предоставить сотрудникам форму W-2, в которой резюмируется их годовая валовая заработная плата. Они используют это для уплаты личных налогов.

Заработная плата независимых подрядчиков

Независимые подрядчики включают фрилансеров, консультантов и других внешних экспертов, которые официально не работают в вашем бизнесе.С подрядчиками вы не платите льготы и не удерживаете налоги от их имени.

По этой причине подрядчики должны отправить форму W-9, чтобы у вас была их бизнес-информация (например, их SSN или EIN), и вы должны предоставить взамен форму 1099-MISC (если вы платите им более 600 долларов в год). .

Форма 1099 сообщает правительству, сколько вы потратили на их услуги — чтобы вы могли указать эту сумму в своей налоговой декларации, и они могли взять на себя налоговое бремя в своей декларации.

5.Подберите подходящий платежный шлюз для ваших нужд.

Мы говорили о вашем методе оплаты труда сотрудников и подрядчиков. А теперь давайте поговорим о том, как вы будете получать деньги за свои товары и услуги. (Звучит веселее, да?)

Ваш способ получения денег часто называют вашим платежным шлюзом. Независимо от того, предоставляете ли вы услуги внештатного сотрудника, открываете магазин на местном фермерском рынке или ведете глобальный бизнес электронной коммерции, вам нужен простой (и законный) способ получить то, что вы заработали.

Способы сбора денег зависят от характера вашего бизнеса. Давайте рассмотрим некоторые варианты.

Платежный шлюз для поставщика услуг

Как писатель-фрилансер, я редко работаю с клиентами лично. Фактически, я официально встречался только с одним из моих клиентов, с остальными я работаю исключительно по электронной почте. Из-за этого я собираю большую часть своих платежей через онлайн-шлюз.

PayPal — популярный выбор для сбора платежей. Вы также можете использовать такие программы, как Wave, Xero или Bench.С помощью этих программ вы можете не только выставлять счета клиентам, но также вести бухгалтерский учет, расчет заработной платы и другие бухгалтерские задачи. Однако они взимают плату, поэтому учитывайте это при принятии решения.

Другой способ получения оплаты — через мобильные приложения, такие как Venmo или Square Cash — просто не забудьте отправить счет в качестве подтверждения оплаты. Наконец, вы всегда можете получить оплату чеком… это займет немного больше времени, чем онлайн-перевод. (Отправьте счет и этим методом.)

Платежный шлюз для витрины бизнеса

Сбор денег лично (в магазине, на рынке и т. Д.) Может оказаться дорогостоящим. Между оборудованием, комиссией по кредитной карте и наличными деньгами это может быть проблемой. К счастью, Square и PayPal позволяют легко принимать карточные платежи с помощью смартфона или планшета. Эти программы также отправляют вашим клиентам квитанции, сверяют ваши транзакции и обрабатывают возвраты, если это необходимо.

Если вы ожидаете большого притока ежедневных покупок, мы рекомендуем выбрать более надежную POS-систему и более надежное оборудование (например, регистр и специальный кардридер).

Эту опцию предлагают и Square, и PayPal. В этом случае вам нужно будет открыть торговый счет в своем банке. (Эта учетная запись действует как промежуточное звено между вашей POS-системой и основным банковским счетом.)

Платежный шлюз для бизнеса электронной коммерции
Платформы электронной коммерции

, такие как Shopify, BigCommerce и WooCommerce, часто предоставляют встроенные платежные шлюзы. Их всегда проще всего использовать, поскольку они уже интегрированы с вашим сайтом. Вы также можете использовать сторонние платежные решения, такие как Stripe.

6. Разберитесь в налоговых обязательствах для вашего вида бизнеса.

Налоги неотвратимы. К счастью, к ним легко подготовиться. Лучший способ сделать это — узнать о налоговых обязательствах вашего бизнеса, вести точный учет и откладывать доход (или платить вперед ежеквартальными налогами).

Платить налоги как малый бизнес немного сложнее, чем как физическое лицо. Сумма и тип налогов, которые вы подаете, будут зависеть от нескольких факторов: юридической структуры вашего бизнеса, наличия у вас сотрудников (и их количество) и от того, собираете ли вы налог с продаж.

Эта часть бухгалтерского учета — налоговые обязательства и сборы — особенно утомительна. Мы настоятельно рекомендуем вам работать со специалистом, чтобы, по крайней мере, убедиться, что ваш бизнес соблюдает надлежащие процедуры и законы.

7. Регулярно пересматривайте и оценивайте свои методы.

Как и в случае с другими процессами и стратегиями в вашем бизнесе, вы захотите постоянно пересматривать и оценивать свои методы бухгалтерского учета. У вас всегда должен быть контролируемый процесс бухгалтерского учета вашего бизнеса, потому что, как вы узнали из приведенных выше разделов, это абсолютно важный аспект общего состояния вашей компании.

Частота, с которой вы просматриваете и оцениваете свои методы, обязательно должна быть уникальной для вашего конкретного бизнеса. Однако это нормально (и рекомендуется) проводить аудит вашего процесса в конце каждого месяца, квартала или года. Таким образом, ничто не проскальзывает сквозь щели и не превращается в проблему, от которой невозможно отреагировать.

Если характер вашего бизнеса носит сезонный характер, вы можете адаптировать к этому циклу различные факторы, например частоту вашей оценки. Например, вам может потребоваться больше проверок вашего бухгалтерского процесса в высокий сезон и меньше в более медленные месяцы.


8. Рассмотрим профессиональную услугу или CPA.

Каким бы важным ни было понимание того, как работает бухгалтерский учет, вам не обязательно заниматься этим в одиночку. Здесь на помощь приходят профессиональные бухгалтерские услуги и CPA.

Если ваш бюджет позволяет, мы настоятельно рекомендуем нанять профессионала, который поможет вам с бухгалтерским учетом. Вот как это сделать.

  • Спросите рекомендации у надежного друга или другого предпринимателя. Если вы состоите в какой-либо бизнес-группе или сети, попросите совета и там.
  • Используйте каталог CPA.
  • Используйте Yelp для местных профессионалов.

Кого бы вы ни выбрали, обязательно прочтите много отзывов и отзывов о своем потенциальном бухгалтере. Поинтересуйтесь его опытом работы в вашей отрасли, расценками и услугами и убедитесь, что вам удобно, как и как часто вы будете общаться со своим бухгалтером, прежде чем подписывать что-либо. Установите все ожидания заранее.

Кроме того, если у вас есть средства, вы всегда можете нанять штатного бухгалтера.Этот человек будет отвечать только за бухгалтерский учет вашего бизнеса и будет работать по контракту или на полную ставку.

Изучите бухгалтерский учет для лучшего роста

Бухгалтерский учет может показаться сложной задачей, но это путешествие того стоит. Бухгалтерский учет помогает вам увидеть полную картину вашей компании и может повлиять на важные деловые и финансовые решения.

От практики расчетов до понимания налоговых обязательств вашей компании — овладение дисциплиной бухгалтерского учета может только помочь вашему бизнесу расти лучше.

Даже если вы решите использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета или нанять профессионала, воспользуйтесь советами, которые мы рассмотрели в этом руководстве, чтобы узнать и освоить основы бухгалтерского учета. Ваш бизнес будет вам благодарен.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в мае 2019 года и был обновлен для полноты.

7 советов по созданию системы бухгалтерского учета

  • Вам нужно будет решить, кто будет заниматься вашими бухгалтерскими потребностями.
  • Вы можете выбрать метод учета по методу начисления или по кассовому методу.
  • Вам необходимо выбрать подходящую бухгалтерскую программу для ваших нужд.

Помимо людей, которые там работают, системы бизнеса выступают в качестве его основы. С правильной системой бухгалтерского учета у вас будет коммерческое предприятие, которое будет процветать и противостоять большинству надвигающихся штормов.

Большинство предпринимателей с нетерпением ждут создания систем управленческого контроля. Это включает в себя наличие определенных инструментов мониторинга и модулей финансового планирования, чтобы владельцы бизнеса могли держать руку на пульсе бизнеса.

Поскольку наличие точной информации о компании под рукой (в организованном порядке) имеет решающее значение для принятия правильных решений, имеет смысл настроить их как можно скорее. Это особенно верно в отношении систем бухгалтерского учета, потому что важно знать о финансовом состоянии вашей компании.

1. Используйте то, что вы знаете

Имеет смысл хранить в надежном месте все связанные с бизнесом документы, такие как банковские выписки, счета-фактуры, счета, квитанции, налоговые документы, а также юридические и правительственные документы, касающиеся вашей компании.Воспользуйтесь услугами налогового консультанта — они могут посоветовать вам документы, которые вам необходимо постоянно хранить, и какие документы вы можете утилизировать по прошествии определенного времени.

2. Храните свои документы

Важно иметь систему хранения документов с отдельным файлом для каждого вида финансовых документов. Эти файлы могут храниться как физически, так и / или виртуально. Создайте файл для всех документов, требующих действий, и после завершения перенесите их в отдельные файлы.

3. Определите свои потребности в бухгалтерском учете

В зависимости от сложности финансовых показателей вашего бизнеса и вашего собственного уровня комфорта решите, кто будет обрабатывать ваши бухгалтерские потребности. Вы можете сделать это самостоятельно, нанять помощника или передать весь спектр бухгалтерской деятельности на аутсорсинг третьей стороне (т. Е. Компании или отдельным лицам, которые специализируются на ведении бухгалтерского учета для малого бизнеса).

4. Нанять профессионального специалиста

Если вы думаете о найме профессиональной помощи, вы можете нанять бухгалтера с частичной или полной занятостью.Услуги бухгалтера лучше всего подходят для стартапов, которые не планируют быстро расширяться. Бухгалтер может помочь вам установить надежные системы учета, обрабатывать финансовые операции и составлять финансовые отчеты.

Если вы управляете растущим предприятием со сложной бизнес-структурой, разумно нанять бухгалтера. Найти бухгалтера может быть сложно для малого бизнеса или индивидуального предпринимателя. Однако вы можете подготовить бухгалтерские книги самостоятельно или воспользоваться услугами бухгалтера для налогового планирования на конец года.

Убедитесь, что вы нанимаете бухгалтера или бухгалтера осторожно. Они должны быть квалифицированными и заслуживающими доверия, потому что они помогут стимулировать финансовый рост вашего бизнеса.

5. Выберите свой метод учета

Большинство стартапов используют кассовый метод для учета. Он включает в себя регистрацию дохода, когда он получен (наличными, по кредитной карте или чеком), и расходов, когда они фактически оплачены.

Метод начисления идеально подходит для крупных компаний и включает подсчет доходов при совершении продажи (независимо от того, действительно ли вы получили за нее деньги), а расходы подсчитываются, когда вы фактически получаете товар или услугу (вместо этого заплатить за это немедленно).

Попросите своего налогового консультанта помочь вам решить, какой метод лучше всего подходит для вашего бизнеса.

6. Откройте коммерческий банковский счет

Откройте коммерческий счет с онлайн-возможностями для отслеживания вашего денежного потока и оптимизации ваших бухгалтерских процедур. Кроме того, ваш банковский счет должен легко синхронизироваться с вашим бухгалтерским программным обеспечением.

7. Запишите транзакции

Вы знаете, что у вас есть надежная система бухгалтерского учета, когда вы можете предоставить своим клиентам квитанции по каждой транзакции.Ваша система должна помочь вам выверять ваши счета с помощью ежемесячных выписок из банка и кредитной карты.

Наличие надежной системы бухгалтерского учета на ранних стадиях развития бизнеса поможет вам заложить прочную основу для своего предприятия, независимо от того, только вы начали или собираетесь расширяться.

Выбор системы учета

Программное обеспечение для бухгалтерского учета является основной необходимостью для многих малых предприятий. Выбор правильной системы бухгалтерского учета может помочь вам отслеживать прибыль, запасы и создавать счета.

Важно учитывать не только ваши текущие потребности, но и ожидаемый рост. Для внедрения системы бухгалтерского учета требуются время и деньги, поэтому убедитесь, что тот, который вы выберете, будет соответствовать вашим потребностям сейчас и в обозримом будущем. Большинство систем бухгалтерского программного обеспечения имеют разные уровни, что позволяет вам обновлять их по мере изменения потребностей вашего бизнеса.

Zoho Books: просто и доступно

Zoho Books находится в режиме онлайн, так что вы можете получить к нему доступ из любого браузера. Он по очень разумной цене и предлагает многие функции, необходимые малому бизнесу.Возможности включают в себя дебиторскую и кредиторскую задолженность, инвентарь и выставление счетов. У него также есть клиентский портал, чтобы вы могли легко отслеживать расценки и платежи с клиентами.

FreshBooks: Лучшее программное обеспечение для выставления счетов

FreshBooks предоставляет набор инструментов для выставления счетов. Вы можете принимать платежи по кредитным и дебетовым картам, устанавливать автоматические повторяющиеся счета и планировать автоматические напоминания об оплате. Планы основаны на том, сколько у вас клиентов. Это делает его отличным выбором для малого и среднего бизнеса.

QuickBooks: Лучшее в целом

QuickBooks имеет все основные функции и включает отслеживание проектов, а также инвентаризацию.

Что делает QuickBooks особенным, так это то, что он также позволяет настраивать. Существуют сотни приложений, которые можно интегрировать с QuickBooks, чтобы настроить программное обеспечение в соответствии с вашими уникальными бизнес-потребностями. QuickBooks Online также обновляется ежемесячно, а его блог информирует пользователей об изменениях и исправлениях ошибок.

Базовый план включает базовые отчеты, отслеживание запасов, доходов, расходов и налога с продаж.Планы более высокого уровня включают отслеживание проектов, управление запасами и создание заказов на поставку. [Прочтите наш обзор QuickBooks для получения дополнительной информации.]

Как настроить базовую систему бухгалтерского учета

Для любого малого бизнеса ведение учета всех транзакций играет важную роль в создании прочной основы для финансового здоровья. Однако некоторые предприниматели не решаются это сделать. Вот почему:

Около 40% владельцев малого бизнеса считают, что подготовка бухгалтерского учета и налогов — худшая часть ведения бизнеса.Примерно 47% говорят, что они против финансовых затрат, а 8% ненавидят всю бумажную работу.

Несмотря на боль, связанную с управлением финансами бизнеса, создание базовой системы бухгалтерского учета жизненно важно для ведения точной отчетности, которая помогает обеспечить соблюдение налоговых требований, измеряет денежные потоки и упрощает достижение устойчивого роста. Базовый бухгалтерский учет может потребовать много работы, независимо от того, подходите ли вы к нему вручную или в цифровом формате, но он поддерживает все организованно и точно, снижая риск неправильного управления своими финансами.

Что такое бухгалтерская система?

В основном бухгалтерские системы используются для записи финансовой информации и транзакций бизнеса. Обычно это включает в себя ведение главной бухгалтерской книги, управление выверкой банковских счетов и отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности. Эта информация может быть записана вручную или в цифровом виде, но большинство людей выбирают цифровую бухгалтерию, которая часто использует автоматизацию, чтобы сократить более утомительные аспекты управления бухгалтерскими книгами.

Хотя концепция отслеживания транзакций проста, все может быстро усложниться. Такие детали, как ваша бизнес-модель или размер вашего бизнеса, влияют на методы, которые вы используете для своей системы бухгалтерского учета.

Если вы изучаете основы бухгалтерского учета, может быть сложно понять, с чего начать свой собственный бизнес. Простая система бухгалтерского учета — хорошее место для начала, поскольку она закладывает прочную основу для более сложных, но ценных финансовых отчетов и прогнозов.В этом посте мы разберем каждый шаг, чтобы ваша бухгалтерия находилась в нужном русле.

9 шагов для базового ведения бухгалтерского учета

1. Решите, какая система бухгалтерского учета вам нужна

После того, как вы определили, что именно нужно вашему бизнесу для ведения бухгалтерского учета, выберите метод, отвечающий этим потребностям. Дело в том, что у вас есть выбор из множества систем бухгалтерского учета. Цифровая бухгалтерия с использованием бухгалтерского или бухгалтерского программного обеспечения, как правило, является лучшим способом. Хотя ручная бухгалтерия до сих пор остается одним из широко используемых методов, она требует много времени и места для хранения ваших бумаг.

Если вы уже ведете бизнес, используя ручные методы учета, вы знаете, насколько это сложно. Во-первых, есть вероятность ошибок. А когда дело доходит до чисел, даже самая маленькая ошибка, такая как ввод неправильной цифры или неправильная установка десятичной точки, уже может привести к огромным потерям.

С другой стороны, используйте автоматизированные или цифровые системы бухгалтерского учета, и вы получите дополнительную безопасность и снизите риски ошибок. Однако помните, что ведение записей в основных компьютерных программах также может подвергнуть компанию риску.Около 43% кибератак нацелены на малый бизнес. Следовательно, безопасность в вашей системе бухгалтерского учета так же важна, как и в любом другом компоненте вашей организации.

2. Решите, как вы будете регистрировать финансовые операции

У вас есть все полномочия решать, как управлять своими финансовыми операциями. Это можно сделать тремя основными способами. Во-первых, записывать вручную. Во-вторых, использовать бухгалтерское программное обеспечение. И, в-третьих, наймите бухгалтера или бухгалтеров для выполнения всей работы.

Для малого бизнеса найм бухгалтера может показаться слишком дорогим.Многие предприниматели прибегают к записи всего вручную. Дело в том, что ручная запись может занять слишком много времени, не говоря уже о высоком риске ошибок. Если у вас есть немного лишних денег, выбор программного обеспечения для бухгалтерского учета — идеальный вариант. Он автоматизирован, поэтому все, что вам нужно, — это ввести все данные. Кроме того, все ваши записи хранятся на одном маленьком компьютере.

Однако помните, что ведение ручного учета ваших транзакций, помимо цифровых, может вам помочь. Когда ваш компьютер зависает или у вас есть поврежденные записи, вы можете быть уверены, что у вас будет легкий доступ к резервным копиям данных.

Знакомство с основами бухгалтерского учета

Самое сложное — это начать. Мы покажем вам дорогу.

3. Выберите хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета или бухгалтерского учета

Сначала вам может потребоваться простая и недорогая бухгалтерская или бухгалтерская система. Сегодня доступно множество вариантов. Даже если у вас ограниченный бюджет, не волнуйтесь, вы найдете бухгалтерские приложения, которые все еще могут выполнять эту работу. Помимо прочего, они отлично подходят для отслеживания расходов.

Для тех, у кого есть деньги, Quickbooks прост в использовании и доступен по цене. Эта система работает, сохраняя ваши финансовые транзакции нетронутыми и доступными. Кроме того, это программное обеспечение идеально подходит для малых предприятий, которые не работают с несколькими валютами и не хранят товарно-материальные запасы.

Программа контролирует ваши расходы, прибыль и доход. Он также управляет вашей заработной платой и отправляет счета.

4. Создание плана счетов

Независимо от того, какую систему бухгалтерского учета использует ваш бизнес, вам необходим план счетов (COA).Это относится к системе бухгалтерского учета, разработанной для вашей компании. Эта диаграмма выравнивает вашу финансовую структуру, фиксируя доходы и расходы компании.

Сертификат подлинности — это список счетов, в котором показаны классификации. Вы можете привязать свои транзакции к одной учетной записи. Отсюда вы можете организовать свои транзакции и в то же время убедиться, что у вас есть сбалансированные книги. Счета включают наличные деньги, доход и платежную ведомость. В нем также есть списки расходных материалов, аренды, коммунальных услуг, кредиторской и дебиторской задолженности.

Счета, которые вы будете использовать, зависят от того, какую бухгалтерскую систему вы хотите использовать. Например, вам нужна система учета по методу начисления; вам понадобится система двойной записи. Это включает счета, такие как дебиторская и кредиторская задолженность.

5. Откройте свой банковский счет для бизнеса

Почему так важно отделять свои бизнес-деньги от личных? Это просто. Наличие отдельных банковских счетов позволяет вести точную учетную запись и облегчает жизнь, когда наступает время уплаты налогов. Это важно, когда вы нанимаете бухгалтера для управления вашими налогами.Записи должны быть точными и правдивыми. Если ваши личные деньги смешаны с деньгами вашей компании, будет сложно убедиться, что в отчетах нет ошибок.

Знаете ли вы, что 70% малых предприятий передают налоговую подготовку на аутсорсинг? Это причина, по которой вам следовало организовать финансовые отчеты и отдельные банковские счета. По закону корпорации и партнерства должны иметь отдельный банковский счет для ведения бизнеса. Однако для малого бизнеса это не обязательно, но однозначно рекомендуется.

Однако перед открытием коммерческого банковского счета вам необходимо иметь название компании, зарегистрированное в вашей провинции или штате.

6. Знайте, какие условия оплаты вы хотите

При настройке системы бухгалтерского учета вам необходимо решить, как вы хотите получать деньги. Когда продажи начнутся, вам понадобится способ принимать платежи. Например, вы можете выбрать наличный расчет или принимать платежи по кредитной карте. Не упускайте из виду важность эффективных условий оплаты счетов. Он определяет, насколько быстро вам заплатят.

Конечно, если сбор платежей занимает слишком много времени, это может повлиять на ваш денежный поток. Вот почему так важен счет. Не забудьте указать всю информацию, которую клиенты должны вам заплатить. К ним относятся ваш контактный номер, количество приобретенных товаров и срок оплаты.

Кроме того, ведите учет всех квитанций и счетов. Помимо помощи в уплате налогов, ведение всех записей поможет вам отслеживать свою прибыль.

7. Настройка обслуживания системы бухгалтерского учета

Данные, которые хранит и записывает ваша система бухгалтерского учета, важны для вашего бизнеса.Даже если вы используете электронные системы бухгалтерского учета, важно регулярно проводить их техническое обслуживание.

Первое правило — всегда вводить данные быстро и точно. Выделите определенное время ежедневно или еженедельно для ввода данных бухгалтерского учета. У вас снизится риск ошибок, и вам не придется вводить длинный список данных. Чем чаще вы вводите свои финансовые данные, тем меньше проблем и ошибок вы испытаете.

8. Постоянно переоценивайте свою систему бухгалтерского учета

Для начинающих владельцев бизнеса вы можете начать с простой электронной таблицы для управления своими книгами.Но по мере роста компании вы можете рассмотреть передовые методы и системы. По мере того, как вы продолжаете расти, полезно пересмотреть вашу текущую систему. Оцените, сколько времени вы тратите на управление своими книгами. Также посмотрите, во сколько обходятся вашему бизнесу ваши бухгалтерские нужды.

Когда вы время от времени проводите оценку, вы можете переключаться с одной системы на другую. Все зависит от того, сколько вы готовы потратить, и от размера вашего бизнеса.

Правильное бухгалтерское решение означает, что вы уделяете больше времени самому бизнесу, а не бухгалтерскому учету.В конечном итоге это поможет вам сэкономить деньги, время и силы. Кроме того, у вас будет больше времени для мозгового штурма о способах увеличения продаж и развития вашего бизнеса.

9. Храните все

Сохраняйте все, от транзакций, квитанций, счетов-фактур и записей. Управление бизнес-записями — важная часть ведения успешного бизнеса. Немедленно подайте деловые документы, чтобы убедиться, что все в порядке.

Например, начните ежедневный режим ввода счетов, расходов и других финансовых операций.Таким образом, вы сможете правильно отслеживать свои расходы и прибыль. Надлежащее ведение записей гарантирует, что критически важные документы и записи верны. Неверные данные могут стоить вам дороже и даже привести к банкротству вашей компании.

Получите бесплатную проверку работоспособности QuickBooks

Даже ваши книги требуют второго мнения.

Базовая система бухгалтерского учета — ключ к успешному бизнесу

Начало бизнеса может быть утомительным и утомительным процессом. Но если вы выберете хорошую систему бухгалтерского учета, ваши финансы будут в порядке.

По мере того, как ваш бизнес растет и вы начинаете зарабатывать, ваша бухгалтерская система должна будет стать более надежной. Помните, цель — начать с самого начала. Таким образом, у вас будет организованный финансовый отчет. Это снижает риск ошибок в будущем. Ключ к успешному бизнесу — убедиться, что все идет по плану. Чем более вы организованы, тем легче вам управлять своим бизнесом.

Если ваша текущая система бухгалтерского учета отнимает у вас слишком много времени, вы можете подумать о найме помощника, который вам поможет.Вы также можете нанять бухгалтера или бухгалтера на аутсорсинг. Бухгалтер отвечает за управление вашими финансовыми документами. Он вводит данные и удостоверяется, что все правильно. В результате вы уменьшаете вероятность ошибки, когда наступит налоговое время. Бухгалтер также может помочь вам во время сезона подачи налоговой декларации. Все, что вам нужно сделать, это предоставить все необходимые документы.

Другой вариант бухгалтерского учета — использование автоматизированной системы бухгалтерского учета, такой как ScaleFactor. Наша онлайн-бухгалтерия интегрируется с вашим финансовым программным обеспечением для беспрепятственного переноса данных и процессов.Мы также предлагаем другие ресурсы для бухгалтерского учета, такие как расчет заработной платы и соблюдение налоговых требований. По мере роста вашего бизнеса вы обнаружите, что использование инструмента со всеми вашими финансовыми данными в одном месте может иметь большое значение. Запланируйте бесплатную демонстрацию сегодня, чтобы поговорить с экспертом по бухгалтерскому учету о лучших вариантах для вашего бизнеса и о том, как ScaleFactor может помочь.

Бухгалтерия в Excel | Как создать систему бухгалтерского учета в Excel

Бухгалтерский учет в Excel, вкратце

Чтобы вести базовую бухгалтерскую отчетность с помощью Excel, вам нужно начать с шаблона, который включает в себя план счетов, ведомость операций и ведомость доходов.Чтобы создать собственную систему бухгалтерского учета Excel, вы настроите этот шаблон, сохраните его на свой компьютер, а затем запишите и классифицируйте свои ежедневные транзакции в документе. Ведение бухгалтерского учета в Excel будет ручным и трудоемким процессом, поэтому многие владельцы бизнеса захотят рассмотреть возможность инвестирования в бухгалтерские или бухгалтерские программные решения.

В этой статье

Когда дело доходит до финансов вашего предприятия, одной из самых важных задач будет повседневное управление вашими книгами — обеспечение того, чтобы вы отслеживали свои доходы и расходы, сверяли транзакции и вводили все точно.Что касается бухгалтерского учета, бухгалтерский учет — это основной процесс, который позволяет вам быть организованным, актуальным и готовым к решению любых других финансовых задач, которые могут возникнуть.

При этом, хотя некоторые владельцы бизнеса предпочитают использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета или нанять профессионального бухгалтера — если вы особенно малый или новый бизнес, вы можете использовать инструмент, который, вероятно, уже есть в вашем распоряжении, Microsoft Excel — и создать бухгалтерскую систему Excel.

К счастью, Microsoft Excel очень доступен, и существует множество доступных шаблонов, которые помогут вам, если вы решите вести базовый учет с помощью Excel (или даже с помощью Google Таблиц).Поэтому, чтобы помочь вам начать работу, мы разберем, как выглядит управление бухгалтерским учетом вашего малого бизнеса в Excel, каковы ограничения этой системы электронных таблиц, и, наконец, мы объясним, как именно создать вашу систему бухгалтерского учета в Excel.

Бухгалтерия малого бизнеса в Excel: чего ожидать

Поскольку Microsoft Excel — это программа, которая, вероятно, уже установлена ​​на вашем компьютере, решение вести бухгалтерский учет малого бизнеса с помощью Excel кажется простым способом настройки и управления своими книгами, особенно если вы только начинаете и еще не имеете бюджет, который нужно потратить на стороннее программное обеспечение или на специалиста по бухгалтерскому учету.В качестве программы на основе электронных таблиц Excel можно использовать для многих целей, включая базовый бухгалтерский учет и ведение счетов, однако у него есть ограничения, особенно по сравнению с такими платформами, как QuickBooks Online или Wave.

При этом при создании системы бухгалтерского учета Excel вы должны уметь:

  • Составьте систематизированный список «счетов» (типов транзакций, которые вы будете совершать)
  • Ввод и классификация транзакций
  • Создавайте отчеты о прибылях и убытках (также известные как отчеты о прибылях и убытках) на основе введенных вами транзакций — вы сможете сделать это, вручную перенеся данные из своего списка транзакций или используя формулы для их автоматического импорта.
  • Отслеживайте счета, отправленные клиентам, и сверяйте их с введенными вами транзакциями.

Имея это в виду, в отличие от программного обеспечения для автоматизированного учета, Excel не сможет:

  • Подключайтесь к своим банковским счетам или кредитным картам и автоматически импортируйте и сортируйте транзакции
  • Автоматически создавать типовые финансовые документы на основе данных из ваших книг
  • Обнаружение или уведомление об ошибках ввода данных
  • Позвольте нескольким пользователям работать с вашей системой

Единая бухгалтерия в Excel

В конечном итоге, поскольку вам придется вводить информацию и управлять основной бухгалтерией в Excel вручную, вы, скорее всего, захотите использовать метод однократной записи, то есть вы вводите каждую транзакцию в свою систему один раз, классифицируя ее как выход ваш бизнес (расход / убыток) или вход (прибыль / доход).После ввода этих транзакций вы сможете использовать их для создания отчета о прибылях и убытках, в котором суммируются ваши доходы и расходы за определенный период времени (обычно за месяц) и сообщается, как ваш бизнес зарабатывает или теряет деньги.

Эта система учета отличается от метода двойной записи, при котором вы вводите каждую транзакцию дважды: один раз как дебет и один раз как кредит.

Хотя технически возможно создать систему бухгалтерского учета с двойной записью в Excel, мы не советуем это делать.Учитывая ручной характер бухгалтерского учета в Excel, поддержка системы двойной записи будет сложной, трудоемкой и подверженной ошибкам. Как мы обсудим позже, если ваш бизнес вырастет до такой степени, что вы считаете, что двойной учет необходим, вам нужно будет приобрести более автоматизированное программное обеспечение для управления своими финансами.


Как создать систему бухгалтерского учета в Excel

Теперь, когда мы знаем немного больше о том, что влечет за собой бухгалтерский учет в Excel, давайте обсудим, что вам нужно сделать, чтобы создать собственную систему для малого бизнеса.

Шаг 1. Начните с шаблона бухгалтерского листа Excel.

Если у вас есть предыдущий опыт работы с Excel, вы можете создать свой собственный бухгалтерский лист Excel с нуля. Однако, если у вас нет опыта работы с Excel или вы просто ищете самый простой и быстрый способ начать работу, вам нужно найти и загрузить шаблон бухгалтерского учета Excel.

В целях нашего обсуждения мы будем использовать пример, основанный на шаблоне из Bench — этот шаблон разбивает вашу систему бухгалтерского учета Excel на три листа: план счетов, лист транзакций и лист отчета о прибылях и убытках.В этом документе и на этих трех листах вы сможете вводить и классифицировать свои транзакции и создавать отчеты о прибылях и убытках.

С другой стороны, если вы предпочитаете использовать Google Таблицы, а не Excel (они работают примерно так же), вы можете проверить эту базовую книгу о прибылях и убытках от The Spreadsheet Alchemist. Вы можете использовать этот шаблон, выбрав «Файл», затем «Сделать копию» и сохранить книгу на свой диск. В этой конкретной книге расходы и доходы регистрируются на отдельных листах — и для создания отчета о прибылях и убытках вам придется вручную сложить некоторые транзакции и ввести их в отчет о прибылях и убытках на вкладке «Сводка прибылей и убытков».

3 Необходимые части бухгалтерской системы Excel

Как мы уже упоминали (и, как вы увидите, проиллюстрировано ниже), шаблон, который мы будем обсуждать, разделен на три части: план счетов, список транзакций и отчет о прибылях и убытках. При этом, независимо от того, какой шаблон вы используете или создаете, эти три элемента будут важны для выполнения вашей базовой бухгалтерской отчетности с помощью Excel.

Давайте объясним:

  • Во-первых, план счетов — это бухгалтерский лист Excel, который будет включать все счета, составляющие ваши книги.Вы можете рассматривать каждую учетную запись как категорию. Каждую записываемую транзакцию необходимо отсортировать по одной из этих категорий.
  • Далее список транзакций будет содержать подробную информацию о каждой вводимой вами бизнес-операции — дату, описание, сумму и счет. Операции могут быть разделены на отдельные отчеты о доходах и расходах или все они могут быть включены в один большой лист.
  • Наконец, на листе отчета о прибылях и убытках будут скопированы числа из вашего списка транзакций, автоматически или вручную.Отчет о прибылях и убытках содержит расчеты, которые резюмируют, что вы израсходовали и что вы заработали, а также показывает ваш чистый доход. Без этого резюме ваши книги фактически не проинформируют вас о том, как работает ваш бизнес.

Шаг 2. Настройте план счетов в шаблоне.

Итак, имея в виду эти важные элементы вашей системы бухгалтерского учета Excel, давайте обсудим, как вы можете взять один из этих шаблонов, настроить его и использовать для ведения своих книг.

При этом первое, что вам нужно сделать, это настроить план счетов. Как вы можете видеть в приведенном ниже примере, лист вашего плана счетов будет служить вашей точкой отсчета, напоминая вам, как классифицировать различные транзакции.

Пример плана счетов в формате Excel. Фотография: « Скамейка

»

Как показано на этом снимке экрана, вам нужно составить список всех типов расходов или доходов, которые использует ваш бизнес, и создать тип учетной записи для каждого из них.Вы перечислите эти типы счетов в плане счетов и снова воспользуетесь этим бухгалтерским листом Excel для справки, когда вы позже вводите и классифицируете транзакции.

Важно отметить, что ваш план счетов не обязательно должен выглядеть точно так же, как этот — в конце концов, у каждого бизнеса разные доходы и расходы. Например, если вы путешествуете по работе, у вас может быть учетная запись «Газ и авто». С другой стороны, если вы работаете удаленно, у вас может быть один для «Ежемесячного Интернета.”

В конечном итоге, однако, для сохранения ваших учетных записей в Excel каждая учетная запись должна быть отнесена к одной из следующих категорий:

  • Доход: Любая учетная запись, которую вы используете для отслеживания денег, поступающих в ваш бизнес
  • Расходы: Любой счет, который вы используете для отслеживания денег, уходящих из вашего бизнеса
  • Себестоимость проданных товаров (COGS): Деньги, которые вы тратите на создание продукта, который вы продаете своим клиентам или клиентам

Шаг 3. Настройте отчет о прибылях и убытках.

После того, как вы настроили свой план счетов, вам нужно будет поработать над настройкой отчета о прибылях и убытках. На этом листе (как вы видите на изображении ниже) вы вводите информацию из своего плана счетов — обязательно включайте все счета, но разделяя их в зависимости от того, являются ли они доходами, расходами или COGS. .

Пример отчета о прибылях и убытках в формате Excel. Фотография: « Скамейка

»

После того, как вы отредактировали отчет о прибылях и убытках в Excel, вам нужно продублировать этот лист (если в вашем шаблоне только один).Чтобы составлять ежемесячные отчеты о доходах, вам понадобятся отдельные листы за каждый месяц. Вы можете сделать 12 копий исходного отчета о прибылях и убытках, по одной на каждый месяц в году — не забудьте пометить каждую из них и ввести диапазон дат в соответствующую ячейку.

Что касается отчета о прибылях и убытках, одно из преимуществ использования готового шаблона заключается в том, что формулы для расчета общих расходов и чистой прибыли (как показано выше) уже существуют на основе информации из других листов.С другой стороны, если вы создаете свой собственный бухгалтерский лист Excel, вам придется либо вручную выполнить эти вычисления, либо самостоятельно ввести бухгалтерские формулы.

Шаг 4. Добавьте лист для отслеживания счетов.

Хотя этот шаг не является обязательным для того, чтобы вы могли вести базовую бухгалтерию в Excel, он может быть полезным с организационной точки зрения. Чтобы объяснить, когда вы вводите доход от оплаченных счетов в лист транзакций, вам нужно будет указать номер счета.Сделав это, вы сможете сделать перекрестные ссылки, чтобы избежать ошибок, например, если вы забыли ввести платежи по счету или дважды вводили одни и те же платежи. Сделать перекрестную ссылку будет намного проще, если у вас есть отдельный лист для отслеживания счетов.

При этом вы можете добавить вкладку в свой бухгалтерский документ Excel или, еще раз, загрузить шаблон Excel для отслеживания счетов. Если вы загружаете шаблон, вы можете скопировать и вставить его содержимое на новый лист в главном бухгалтерском документе Excel.

Если вы все же решите добавить лист отслеживания счетов, вы захотите сохранить этот лист рядом с листом транзакций в документе Excel — это упростит проверку справочных материалов.

Шаг 5. Добавьте лист для прогнозирования движения денежных средств.

Опять же, этот шаг не требуется для управления бухгалтерией малого бизнеса в Excel. Фактически, программа на основе электронных таблиц, такая как Excel, не будет эффективной для создания надлежащего отчета о движении денежных средств, которым вы могли бы поделиться с потенциальными инвесторами.При этом, однако, для вашего собственного бизнес-планирования вы все равно можете использовать простую электронную таблицу для планирования своего денежного потока от месяца к месяцу.

Как и в случае с листом счета-фактуры, вы можете просто создать новый лист в своем составном документе и вставить шаблон отслеживания движения денежных средств или, конечно, создать свой собственный. Чтобы начать работу по этому маршруту, вы можете скачать шаблон денежного потока Fundera здесь.

Шаг 6. Сохраните файл в безопасном месте на вашем компьютере.

После того, как вы отредактировали и добавили все различные листы в главный бухгалтерский документ Excel, вам нужно обязательно сохранить файл в безопасном месте на вашем компьютере или диске.

Как мы упоминали ранее, в отличие от многих облачных программ, которые хранят вашу информацию и позволяют вам входить в систему и выходить из нее через любой веб-браузер — выполняя базовую бухгалтерскую отчетность с помощью Excel, вы будете иметь доступ только к своим система через этот один файл.
Таким образом, вы должны быть уверены, что файл безопасен, но доступен, когда он вам понадобится для выполнения повседневных задач бухгалтерского учета.

Как использовать бухгалтерскую систему Excel

На этом этапе вам удалось создать свою собственную систему бухгалтерского учета в Excel, и теперь вам нужно действительно ее использовать. Давайте объясним, как выглядит этот процесс:

Ввод и классификация транзакций

Как вы, возможно, заметили, когда мы обсуждали, как создать систему бухгалтерского учета в Excel, мы не упомянули настройку таблицы транзакций. Почему это? В отличие от других листов, вам не нужно будет редактировать лист транзакций, пока вы не воспользуетесь своей системой.

Фактически, ввод и категоризация транзакций будут важной частью управления вашей базовой бухгалтерией в Excel. При этом каждый раз, когда происходит транзакция, вы будете записывать и классифицировать ее, используя следующий процесс:

  • Получите запись о транзакции: Каждый раз, когда транзакция происходит, вам понадобится запись, на которую можно ссылаться для получения соответствующей информации, которую вы будете записывать в своей бухгалтерской системе Excel. Эта запись может быть кредитной или банковской выпиской, информацией о вашем счете PayPal или квитанцией об оплате наличными.
  • Введите дату : На основе имеющейся у вас записи введите дату , когда транзакция была записана в соответствующем столбце.
  • Опишите и классифицируйте транзакцию: Затем вы войдете в соответствующую учетную запись в соответствующем столбце (как показано ниже). Вы должны указать, какой была транзакция, сколько она была, а затем укажите категорию, основанную на тех, которые вы указали в своем плане счетов. Убедитесь, что категория отображается в точности так, как указано в плане счетов.

Пример зафиксированных транзакций. Фотография: « Скамейка

»

Отчеты о прибылях и убытках

Используя этот процесс ввода транзакций, вы будете ежедневно управлять бухгалтерией малого бизнеса в Excel. Однако в конце каждого месяца вы захотите использовать отчет о прибылях и убытках, который мы описали выше, чтобы получить представление о своих доходах, расходах и прибыли.

Еще раз, в этом случае будет полезен заранее созданный шаблон, поскольку в большинстве этих шаблонов уже запрограммированы формулы для создания вашего отчета о прибылях и убытках (также называемого отчетом о прибылях и убытках).С помощью этих шаблонов информация будет извлекаться из вашей таблицы транзакций в зависимости от даты, поэтому тем более важно убедиться, что вы ввели эти данные правильно.

С другой стороны, если вы не используете шаблон с готовыми формулами, вам придется вручную рассчитать информацию для заполнения отчета о доходах. Для этого вы просматриваете свои транзакции за период времени, а затем добавляете итоги для каждой учетной записи. Например, если у вас есть три проводки по расходам, отнесенные к категории «Компьютеры или оборудование», вы должны взять суммы в долларах из этих трех операций и сложить их вместе, в результате чего получится общая сумма «Компьютеры или оборудование» за месяц.Может оказаться полезным создать отдельный лист расчетов в главном документе, где вы сможете отслеживать и выполнять эти расчеты (цифровой эквивалент макулатуры для расчетов).

Благодаря этому процессу вы сможете рассчитать и заполнить все части вашего отчета о прибылях и убытках — выручку, себестоимость продаж и расходы.

После того, как вы заполнили отчет о прибылях и убытках за месяц, обязательно сохраните бухгалтерский файл Excel.Вы также можете сохранить на своем компьютере отдельный файл с отчетом о доходах за месяц — это будет особенно полезно для бухгалтера, когда речь идет о налогах на бизнес или другом финансовом планировании.

Когда вам нужно бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение

Как видите, создание и поддержка системы бухгалтерского учета Excel — это исключительно ручной процесс. Вам нужно будет не только найти шаблон или создать свой собственный, но и управлять файлом в повседневном процессе — вводить транзакции на основе внешних записей и, возможно, даже производить вычисления, необходимые для создания ежемесячный отчет о доходах.Таким образом, независимо от размера вашего бизнеса, ведение основной бухгалтерской отчетности в Excel будет трудоемким и подверженным ошибкам.

Однако это не означает, что вы, , не можете, , создать свою бухгалтерскую систему в Excel и эффективно управлять ею. Если у вас очень малый бизнес или у вас есть подработка, вам может быть достаточно бухгалтерской системы Excel. С другой стороны, если вы планируете наращивать или расширять свой бизнес в реальных масштабах, вы захотите инвестировать в бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение.

Как вы узнаете, что вам нужно начать использовать программную платформу для бухгалтерского учета? Как правило, мы рекомендуем всем владельцам бизнеса выбирать этот метод для управления своими финансами (особенно с учетом того, что существуют бесплатные программные решения для бухгалтерского учета), однако, если вы не уверены, подходит ли вам этот тип программного обеспечения. , вы можете задать себе следующие вопросы:

  • Вы считаете, что ведение бухгалтерии в Excel занимает слишком много времени и усилий?
  • Считаете ли вы, что ввод данных утомителен и что вы допускаете ошибки?
  • Вы бы предпочли вести бухгалтерский учет в системе, которая автоматически извлекает транзакции и классифицирует их?
  • Хотели бы вы иметь доступ к своей бухгалтерской системе везде, где у вас есть доступ в Интернет?

По сути, если вы ответили на любой из этих вопросов «да», стоит поискать автоматизированное бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение.Любое программное обеспечение, которое вы выберете, в конечном итоге станет более доступным, точным и простым в управлении и использовании. Кроме того, по мере роста вашего бизнеса управлять системой бухгалтерского учета Excel становится все труднее.

Как мы вкратце упоминали выше, если вы считаете, что ваша компания выиграет от системы двойной бухгалтерии, вам обязательно нужно поискать альтернативное решение. Опять же, хотя в Excel можно создать систему бухгалтерского учета с двойной записью, управление и обслуживание этой системы будет чрезвычайно хлопотным и трудоемким.

Лучшие альтернативы бухгалтерской системе Excel

Таким образом, если вы решите, что создание системы бухгалтерского учета в Excel — неправильный путь для вас, или если вы переросли свою систему, вы можете рассмотреть следующие лучшие альтернативы:

Волновой учет

Если вы не решаетесь выбрать программную платформу для бухгалтерского учета из-за ее стоимости, доступности или сложности, волновой учет станет для вас лучшей платформой. Wave, по сути, является одной из единственных действительно бесплатных программных систем для бухгалтерского учета, и она позволит вам выполнять все ваши важные бухгалтерские задачи без ненужных или подавляющих функций, которые есть на некоторых других платформах.

Вы можете быстро и легко зарегистрировать учетную запись Wave в Интернете, а в качестве веб-программного обеспечения вы сможете использовать свою учетную запись Wave везде, где есть доступ в Интернет. Кроме того, с помощью Wave вы сможете подключить свой бизнес-банк и счета кредитной карты, и транзакции будут отображаться в вашей системе автоматически. С этого момента вы сможете управлять своими транзакциями, отслеживать свои доходы и расходы, а также приглашать соавторов, создавать и отправлять индивидуальные счета и многое другое.

Хотя вы можете использовать эту платформу совершенно бесплатно, Wave также предлагает платные дополнительные опции для приема платежей и расчета заработной платы.

В конечном итоге, даже если вы не используете все возможности Wave, эта бесплатная система позволит вам управлять бухгалтерским учетом вашего бизнеса намного быстрее, проще и точнее по сравнению с бухгалтерской системой Excel.

Программное обеспечение для платного учета

Хотя Wave будет вашим единственным реальным вариантом, если вы ищете бесплатную альтернативу Excel, существует множество недорогих платных программ для бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.При этом многие из этих платформ будут предлагать несколько разных планов с рядом включенных функций и структур цен. Если вы планируете существенно вырасти или построить свой бизнес, вам обязательно стоит подумать об инвестировании в одно из этих решений, даже если вы только начинаете с базового плана. В частности, вы можете посмотреть:

  • QuickBooks Online: Одно из самых популярных бухгалтерских программных решений для владельцев малого бизнеса, QuickBooks Online имеет четыре различных тарифных плана (от 20 долларов в месяц) и может обслуживать различные типы бизнеса, особенно те, которые основаны на продуктах. .
  • FreshBooks: FreshBooks — отличный платный вариант для сервисных предприятий, которые могут извлечь выгоду из системы, ориентированной на возможности выставления счетов. С FreshBooks вы можете выбрать один из трех разных тарифных планов, начиная с 15 долларов в месяц.
  • Xero: Лучшая альтернатива QuickBooks Online, Xero также способна удовлетворить потребности самых разных предприятий с точки зрения формы и размера. Примечательно, что Xero также включает неограниченное количество пользователей, независимо от того, какой из трех планов вы выберете.


Цены на Xero начинаются с 9 долларов в месяц для их базового плана.

Купите QuickBooks онлайн сейчас со скидкой 50%

Бухгалтерия Excel: итоги

Итак, как мы показали, выполнив несколько простых шагов, любой владелец бизнеса может создать свою собственную систему бухгалтерского учета в Excel. При этом, если вы планируете вести базовую бухгалтерскую отчетность с помощью Excel, мы рекомендуем начать с шаблона, который содержит план счетов, ведомость операций и ведомость доходов, и настроить этот документ так, чтобы он действовал для вашего бизнеса.

Однако важно помнить, что управление вашей бухгалтерской системой Excel — это ручной и трудоемкий процесс. Поэтому, если вы ищете более простой и эффективный способ управления финансами вашего предприятия, мы рекомендуем изучить различные бухгалтерские или бухгалтерские программные решения и найти то, что лучше всего подойдет вам.

Несмотря на кажущуюся легкость доступа и знакомство с Excel, простое и бесплатное программное обеспечение, такое как Wave, скорее всего, будет легче использовать большинству владельцев бизнеса для повседневного ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет для производственного бизнеса | Справочник по малому бизнесу

Выберите правильные методы учета

После того, как вы выбрали правильное программное обеспечение, вам нужно решить, как вы собираетесь его использовать. Это означает определение того, какие методы бухгалтерского учета лучше всего подходят для вашего бизнеса. Примеры, представленные здесь, дадут вам общее представление, но вам следует обсудить это дополнительно со своим бухгалтером или финансовым консультантом:

  • Стоимость заказа на поставку
    Обычно используется для серийного производства (в отличие от отслеживания продукта).Он рассчитывается путем регистрации количества рабочих часов и единиц сырья, необходимых для каждой партии.
  • Стоимость процесса
    Удобно, если у вас есть производственная линия, непрерывно производящая одни и те же продукты или детали. Затраты учитываются по отделам, а не по должностям.
  • Калькуляция по видам деятельности
    Для использования при настройке и улучшении производственного процесса. Это также может быть связано с такими видами деятельности, как обслуживание клиентов. Расчет затрат по видам деятельности, основанный на времени, является его разновидностью, в которой учитываются затраты за определенный период.
  • Переменная калькуляция
    Может использоваться аналогично накладным расходам, но зависит от объема производства — чем больше продукции вы производите, тем выше затраты.
  • Стоимость поглощения
    Используется, когда стоимость продукта включает в себя все переменные и фиксированные производственные затраты — сырье, затраты на рабочую силу и заводские накладные расходы (FOH).
  • Другие методы калькуляции
    В зависимости от того, в какой части мира вы ведете бизнес, другая терминология может включать стандартную калькуляцию, фактическую калькуляцию, средневзвешенную калькуляцию и учет потребления ресурсов.Сюда входят элементы перечисленных выше методов, но иногда в другой структуре.

Если все это сбивает с толку, не волнуйтесь! Это будет иметь больше смысла, когда вы начнете применять эти методы в своем собственном бизнесе. Не существует универсального решения, и вы можете использовать разные методы для разных частей вашей организации.

Следите за своими бизнес-данными

После того, как ваша система бухгалтерского учета настроена с использованием правильных методов, вы готовы приступить к отслеживанию ценной бизнес-информации.Вот некоторые из отслеживаемых элементов:

  • Операции
    Расходы и доходы за определенный период. Включает покупки, продажи, выплаты, ссуды и т. Д. Классифицируйте их в нужной бухгалтерской книге, будь то расходы, кредиторская задолженность, дебиторская задолженность или что-то еще.
  • Активы и обязательства
    Необходимы на конец отчетного периода и полезны в другое время.
  • Наличные деньги
    Вам необходимо постоянно следить за тем, сколько наличных денег находится в банке.
  • Запасы
    Отслеживание запасов — это подробный процесс, выходящий за рамки данного руководства, поэтому обсудите его со своим бухгалтером или финансовым консультантом. Чтобы узнать больше, прочитайте «кассовый метод» и «метод начисления» для налогов, FIFO (первый пришел — первый ушел), LIFO (последний пришел — первый ушел) и отслеживание движения запасов.

В идеале вам нужно иметь возможность отслеживать все это онлайн. Это позволит легко следить за своим бизнесом, где бы вы ни находились.Облачное программное обеспечение позволит вам это сделать, а также при необходимости создаст бумажный след.

Анализируйте свой производственный процесс и улучшайте его

Имея эти бухгалтерские процессы, вы можете использовать их не только для отслеживания ваших финансовых показателей в налоговой инспекции. Вы также можете использовать их, чтобы узнать, насколько эффективно работает ваш бизнес, и внести изменения, чтобы он работал еще лучше. Вот некоторые из распространенных типов анализа:

  • Анализ затрат
    Базовый обзор.Проанализируйте затраты за любой период, который вы определите. Отлично подходит для просмотра того, на что вы тратите, и как изменения входящей цены влияют на стоимость продукта и прибыль.
  • Анализ ограничений
    Узнайте, где сдерживается ваш бизнес, определив узкие места — самые медленные части производственного процесса. Расширьте узкие места, и скорость производства должна увеличиться.
  • Анализ маржи или анализ прибыльности
    Узнайте, какую прибыль вы получаете от каждого продукта (или каждого канала сбыта, каждого клиента, каждой линейки продуктов и т. Д.). Полезно, но заменяется анализом ограничений, который считается более точным.
  • Анализ отклонений
    Сколько вы потратили на бюджет? А сколько вы на самом деле потратили? Анализ отклонений найдет разницу и поможет понять, почему она существует.
  • Уточнение бюджета
    Приведенные выше методы анализа помогут вам уточнить ваши бюджеты на следующий отчетный период, хотя вам также необходимо будет принять во внимание более подробную информацию о графике производства.

Бухгалтерский учет может быть преимуществом, а не рутиной

Как видите, бухгалтерский учет на производстве — это гораздо больше, чем просто учет цифр. С правильным программным обеспечением для производственного учета вы получите свежий и ценный взгляд на то, как работает ваш бизнес. Рассматривайте его как инструмент для анализа и уточнения способов ведения бизнеса.

Помните, что ваш опыт, вероятно, связан с производством, а не с бухгалтерским учетом. Так что не бойтесь просить о помощи.Найдите опытного бухгалтера или другого финансового профессионала. Перед тем, как нанять, проведите с ними собеседование. Убедитесь, что они разбираются в производстве в целом и в вашем бизнесе в частности.

Имея правильные системы бухгалтерского учета для вашего производственного бизнеса, вы сможете оптимизировать свои процессы. Это поможет вам определить наиболее прибыльные продуктовые линейки и клиентов, а также улучшить планирование бюджета, что поможет вашему бизнесу расти.

.

Check Also

Как заработать миллион с нуля в россии: Как заработать миллион с нуля в России

Содержание Как заработать миллион с нуля в РоссииДругие статьи на нашем сайтеДеньги на ветер. Как …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *