Передача бухгалтерии на аутсорсинг – виды, плюсы и минусы, стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга

Related Articles

Когда и как давать яблоко грудничку: советы по введению яблочного прикорма

1 неделя ago

Раннее развитие детей: методики, игры и упражнения для гармоничного роста

1 неделя ago

Лучшие детские прыгунки для развития малыша: как выбрать и безопасно использовать

1 неделя ago

Бухгалтерский аутсорсинг: особенности, преимущества и недостатки

Бухгалтерский аутсорсинг: особенности, преимущества и недостатки

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг
• Какие есть виды бухгалтерского аутсорсинга
• В чем преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
• Как выбрать аутсорсинговую компанию
• Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг

Решиться доверить ведение бухучета сторонней организации не так просто. Прежде чем передавать на аутсорсинг функции бухгалтерии, директору следует тщательно взвесить все за и против. В данной статье мы расскажем о том, какие особенности имеет бухгалтерский аутсорсинг, а также какие преимущества и недостатки есть у этого способа организации бухучета.

Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг – это передача сторонним компаниям обязанностей по выполнению определенных функций, являющихся неотъемлемой частью деятельности предприятия. При этом передаваемые обязанности не должны касаться сфер, являющихся основными в работе фирмы.

Бухгалтерский аутсорсинг – это разновидность аутсорсинга, предполагающая выполнение всех функций бухгалтерии работниками сторонней компетентной организации либо одним квалифицированным специалистом, не являющимся сотрудником компании.

Читайте также

«Виды налоговых проверок: что должны знать владельцы бизнеса» Подробнее

Зачем организации передают на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета?

• Чтобы снизить риски (штрафных санкций, начисления пени или даже принудительного прекращения деятельности).
• Чтобы исправить ситуацию при уменьшении уровня доходов (этот пункт имеет особую актуальность в кризисных ситуациях, или если компания не очень активна в финансовом плане).
• Чтобы сделать бизнес более гибким.
• Чтобы сократить численность штата.
• Чтобы сэкономить (при маленькой прибыли и, как следствие, отсутствии возможности содержать офис для бухгалтерии).
• Чтобы эффективно организовать деятельность вновь открываемых филиалов.
• Чтобы вести бухгалтерию филиалов в других странах.

К примеру, немецкая фирма планирует открытие своего представительства в Москве. Это первый ее опыт сотрудничества с Россией, и она не знает всех тонкостуй законодательства нашей страны в области финансов. В связи с этим руководство решило, что самостоятельное ведение бухгалтерского учета будет весьма проблематичным и невыгодным.

Специалисты корпорации провели анализ рынка компаний, занимающихся аутсорсингом в сфере бухгалтерских услуг, и выбрали наиболее подходящую, заключив с ней контракт. Компания ведет бухучет корпорации и по настоящее время, причем успешно.

Передача на аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета может стать выгодным решением, однако в некоторых случаях рентабельность такого нововведения оказывается нулевой. Поэтому, прежде чем подыскивать аутсорсинговую фирму, нужно детально изучить вопрос и оценить возможность применения такого способа организации бухучета на конкретном предприятии.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерский аутсорсинг компании условно классифицируют следующим образом:

1. Бухгалтерское консультирование. Этот вид наиболее простой. За консультацией к сторонним бухгалтерам обращаются, если нужно проконтролировать деятельность сотрудников бухгалтерии предприятия. Также консультирование может понадобиться в случае специфичности учета и аудита бухгалтерской процедуры, к примеру, при заключении сделок с иностранными фирмами.

Но даже при отсутствии проблем в ведении бухгалтерии и вопросов со стороны контролирующих органов следует консультироваться время от времени с квалифицированными специалистами. Это принесет пользу, поскольку позволит быть в курсе часто внедряемых изменений в налоговом законодательстве.

2. Выборочный аутсорсинг. Это такой вид бухгалтерского аутсорсинга фирмы, при котором сторонние организации выполняют лишь часть функций бухгалтерии: рассчитывают зарплату, подготавливают статистическую отчетность, декларируют доходы. Остальную же работу компания выполняет самостоятельно. Обычно руководство отдает на аутсорсинг ведение бухгалтерии не полностью, если хочет контролировать этот процесс лично. Также причинами выбора частичной передачи дел сторонним фирмам являются желание освободить своих работников бухгалтерии от выполнения рутинных операций или сокращение штата.
3. Полный аутсорсинг предполагает передачу всех бухгалтерских функций сторонней фирме. Он позволяет отказаться от содержания в штате бухгалтеров, ведь обслуживание полностью осуществляет организация-аутсорсер.
4. Последний вид бухгалтерского аутсорсинга – ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. Если потребуется, то возможно предоставление компанией права подписи специалисту аутсорсинговой фирмы. Преимуществом такого вида аутсорсинга является экономия времени ввиду отсутствия необходимости работать с документацией. Однако имеет этот способ и недостатки – он не позволяет контролировать деятельность сторонней организации.

Какой тип бухгалтерского аутсорсинга предприятию выбрать? Это зависит от сферы его деятельности, размера доходов и того, насколько оно готово передать дела бухгалтерии сторонней организации.

Читайте также

«Как сдать нулевую отчетность: правила для ИП и ООО» Подробнее

5 самых важных функций бухгалтерского аутсорсинга

Заключив договор бухгалтерского аутсорсинга (образец можно посмотреть в Интернете) с компанией-аутсорсером, вы передадите ей дела бухгалтерии. При этом она не только будет вести плановую отчетность, но и выполнять различные другие функции. Расскажем про основные из них.

Функция 1. Обработка и систематизация первичной документации.

Сотрудники аутсорсинговой фирмы будут работать со всеми документами, которые требуются для составления отчетов. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, выписки из счетов, товарные чеки, платежные поручения, приходные и расходные ордера и др.

Не стоит забывать, что налоговые инспекторы в ходе аудитов всегда проверяют, правильно ли оформляется и хранится первичная документация. Если у вас она не соответствует требованиям действующего законодательства, то фирма-аутсорсер поможет навести в архиве порядок.

Функция 2. Создание первичного регистра бухгалтерского учета.

Регистр бухучета – это документ, содержащий сведения из первичной документации. Как правило, этот документ представляет собой таблицу с данными всех первичных документов. То есть первичный регистр содержит уже не исходные, а операционные сведения.

Форма регистра произвольная, он необходим для систематизации данных и составляется перед оформлением отчетов.

Функция 3. Автоматизация бухучета.

Финансовая деятельность компании находит отражение в очень большом количестве документов. С целью упорядочения документации ведение бухгалтерского учета необходимо автоматизировать. Это требование действующего законодательства.

Нормативные акты, регламентирующие финансовую деятельность предприятий, часто дополняются новыми положениями. Компании-аутсорсеры, оказывающие услуги по ведению бухгалтерии, всегда следят за новостями своей отрасли и оперативно приобретают новые версии бухгалтерского ПО.

Функция 4. Ведение первичной документации.

Правильное ведение бухгалтерской и налоговой отчетности невозможно без верно заполненной первичной документации. Умение корректно ее оформлять требуется также, чтобы составлять список доходов и расходов фирмы.

Чтобы правильно заполнять первичные документы, нужно в совершенстве знать нормы, правила и методики расчета налогов. Финансовая деятельность компании зависит от этих знаний.

Функция 5. Формирование и сдача налоговой отчетности.

Сроки сдачи отчетности строго регламентированы Налоговым кодексом РФ. Законодательно установлены также специальные формы, по которым следует заполнять налоговые декларации.

Передача бухгалтерских функций на аутсорсинг – залог оформления отчетности в соответствии с утвержденными стандартами. Ведь сотрудникам специализированных фирм известны все тонкости ведения бухгалтерии. Законодательством предусмотрена возможность отправки деклараций в электронном варианте, в таком случае их заполняют в специальной программе. Документы на бумаге отправляют в налоговую заказным письмом или сдают лично в территориальном отделении ФНС.

Читайте также

«Материальная ответственность главного бухгалтера: рамки ответственности, нюансы заключения договора» Подробнее

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Какие есть у бухгалтерского аутсорсинга преимущества? Перечислим основные из них:

1. Высокий кадровый потенциал. Передав функции бухгалтерии аутсорсинговой компании, вы получите высококвалифицированное бухгалтерское обслуживание. Вести ваш бухучет будут опытные специалисты, постоянно повышающие свой уровень и участвующие в различных тренингах.
2. Узкая предметная специализация фирмы-подрядчика, благодаря которой решение поставленных задач осуществляется на высоком уровне профессионализма, качественно и надежно. Также обеспечивается непрерывность бизнес-процессов, которая при наличии в штате собственных бухгалтеров может оказаться под угрозой, если они уходят на больничный или в отпуск.
3. Гибкость в управлении кадровыми ресурсами. Необходимость сокращать персонал в случае смены сферы деятельности или снижения объемов производства у заказчика аутсорсинговых услуг отпадает.
4. Предприятию не нужно организовывать и содержать рабочее место для бухгалтера или даже целый офис, благодаря чему можно сэкономить немаленькую сумму.
5. Перераспределение ответственности. За то, как организован бухгалтерский учет в компании заказчика, правильно ли ведется отчетность, отвечает фирма-аутсорсер. Ее штат состоит из высококвалифицированных специалистов, которые легко смогут найти нетрадиционный способ разрешения трудностей, возникающих в процессе работы, и доказать их эффективность и правомерность при возникновении вопросов у фискальных органов.

Благодаря такому перераспределению ответственности вероятность того, что будет принято неверное решение, минимизируется, а шансы на благоприятное разрешение спорных ситуаций увеличиваются, так как возможно подключение юристов и аудиторов фирмы-аутсорсера.

6. Возмещение убытков, являющихся следствием неверных расчетов или несвоевременной сдачи деклараций, ложится полностью на аутсорсинговую организацию.
7. Экономия времени. Руководство может больше времени уделять вопросам, связанным с развитием предприятия, нежели решению непрофильных задач.
8. Экономия денег. Весомое преимущество бухгалтерского аутсорсинга. Стоимость услуг компании-аутсорсера рассчитывается в зависимости от объема выполненной работы. Полностью ставку специалиста оплачивать не нужно. Соответственно, передача функций бухгалтерии на аутсорсинг обойдется компании дешевле, чем содержание в штате бухгалтера. К тому же аутсорсинговые компании, помимо оказания услуг по ведению бухучета, предоставляют возможность проконсультироваться у аудитора и юриста.
9. Заключение договора на ведение бухгалтерии между фирмой-клиентом и организацией-аутсорсером. Договор определяет права и обязанности сторон, чем обеспечивается более ответственное отношение специалиста к выполнению своих должностных функций.

Рассмотрим, какие есть у бухгалтерского аутсорсинга минусы:

1. Конфиденциальность информации. Передача функций бухгалтерии на аутсорсинг создает риск утечки информации. В кризис, а также в условиях теневой экономики предоставление конфиденциальных данных сторонней организации или внештатному специалисту рискованно. Например, халатность персонала фирмы-аутсорсера может стать причиной утери важной документации.
2. У руководителей большинства отечественных компаний нет доверия посторонним лицам. Конструктивному сотрудничеству с аутсорсинговыми организациями препятствует психологический барьер. Руководство нередко считает, что факт наличия у его штатного сотрудника профессиональной ответственности позволяет более полно посвятить его в подробности финансовой деятельности предприятия.
3. Удаленность сотрудников компании, занимающейся бухгалтерским аутсорсингом. Россия – страна, в которой реалии ведения бизнеса таковы, что руководителям компаний, как правило, неудобно, что в штате нет бухгалтера.
4. Предприятия с большим объемом документооборота и сложными бизнес-процессами вынуждены платить большие суммы аутсорсинговым компаниям, поскольку ведение их бухгалтерии требует привлечения большого количества трудовых ресурсов.

Читайте также

«Отсрочка платежа поставщику: плюсы и минусы» Подробнее

Итак, мы рассмотрели, какие есть у бухгалтерского аутсорсинга плюсы и минусы. Стоит отметить, что вести бизнес в настоящее время, регулярно привлекая инвестиции из-за рубежа, практически невозможно, не прибегая к услугам аутсорсинговых фирм.

Причины этого следующие. Во-первых, доверие иностранных инвесторов гораздо выше к независимым экспертам, а во-вторых, передача бухучета на аутсорсинг способствует оптимизации бизнеса за счет экономии средств (на выплату зарплаты и другие расходы на содержание бухгалтерии). При этом возможно направление высвобождающейся суммы на совершенствование продукции или услуг, неизбежно влекущее за собой повышение конкурентоспособности.

Кому будет выгоден бухгалтерский аутсорсинг

Первыми начали практиковать бухгалтерский аутсорсинг организации с иностранным капиталом, которым было необходимо вести отчетность в соответствии с требованиями международных стандартов. Возникла необходимость перевода отечественной отчетности на международные стандарты и объединения международной с отечественной. Передали ведение бухгалтерии сторонним организациям и фирмы, вышедшие на зарубежные рынки и обнаружившие, что штатные бухгалтеры не владеют основами международного бухучета и плавают в вопросах коммерческого права других стран.

Надо сказать, что сейчас услугами аутсорсинговых компаний пользуются не только крупные транснациональные корпорации, но и небольшие частные предприятия.

Перечислим, каковы преимущества ведения бухучета сторонними организациями для предприятий разного размера и статуса.

1. Стартапы, малый бизнес

Услуги бухгалтера понадобятся еще до реализации проекта. Аутсорсеру можно поручить корректировку бизнес-плана, подбор оптимального налогового режима, налаживание отчетности на первых этапах развития предприятия. Чтобы было не слишком накладно, можно пользоваться услугами специалиста периодически.

2. Индивидуальные предприниматели

ИП, как правило, прибегают к услугам аутсорсеров, когда нужно заполнить и подать налоговую декларацию, не затратив много времени. На бухгалтерский аутсорсинг ИП цена невысокая и позволяет сэкономить.

3. Средний бизнес

Среднему бизнесу бухгалтерский аутсорсинг рекомендуется, когда необходимо оптимизировать деятельность предприятия или диверсифицировать производство. Аудиторы компании-аутсорсера помогут найти проблемные места, бухгалтеры – восстановить отчетность (как следствие, избежать штрафов). При этом компания сможет сэкономить на содержании бухгалтерии, сократив штат.

4. Сельское хозяйство

Эта сфера деятельности отличается специфичностью. Занятые в ней бизнесмены отдают на аутсорсинг решение кадрового вопроса. Нанятая фирма отслеживает изменения в законодательстве, обеспечивая своевременную подачу заявок на господдержку.

5. Крупные предприятия

Компаниям с высокими темпами развития крайне необходима точность в бухучете. Если штатным бухгалтерам не под силу организовать грамотное сопровождение нового подразделения, можно поручить организацию и ведение бухгалтерского учета сторонней компетентной фирме.

6. Компании-нерезиденты

Работа в нашей стране без квалифицированного бухгалтера практически невозможна. Избежать проблем поможет заключение договора на ведение отчетности с организацией-аутсорсером. Такое решение будет оптимальным как в стране размещения капитала, так и на родине.

Читайте также

«Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов» Подробнее

Как понять, что вам действительно нужен бухгалтерский аутсорсинг

К передаче бухгалтерских функций сторонней компании нужно походить правильно, чтобы она принесла пользу. Услуга бухгалтерского аутсорсинга вам необходима в следующих случаях:

1. Вам приходится уделять слишком много времени ведению бухучета в ущерб другим важным вопросам.
2. У вас недостаточно знаний для правильной организации бухучета.
3. Вам необходим бухучет на высоком профессиональном уровне, однако он либо имеет большую стоимость, либо у вас нет потребности в ежедневных услугах бухгалтера.
4. Вы хотите по первому требованию получать отчеты о финансовой деятельности вашего предприятия.
5. Разговор о финансовых данных, значения которых вы не понимаете, вас не страшит.
6. Вы хотите иметь возможность в любой момент изучить свои учетные записи и быть при этом уверенным в грамотном ведении вашей документации профессионалами.

Экономическая эффективность передачи бухгалтерии внештатным специалистам очевидна. Содержание своего бухгалтера обходится недешево. Расходы включают заработную плату, налоги, медицинскую страховку, отчисления в ПФР и др.

Еще одно преимущество аутсорсинга – он позволяет предоставлять работникам отпуск и больничный без ущерба для рабочего процесса. Стоит помнить также, что подбор персонала отнимает много времени и средств, требует публикации вакансий, проведения собеседований и тестирований, обучения работников.

Фирма-аутсорсер всегда при организации деятельности подстраивается под клиента и потому может удовлетворить его потребности, даже если они изменяются от сезона к сезону.

Читайте также

«Признаки фирм-однодневок: как распознать мошенников» Подробнее

Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг: пошаговая инструкция

Приведем практические советы, как воспользоваться услугой бухгалтерского аутсорсинга. Процесс передачи бухучета сторонней фирме довольно простой. Главное действовать системно.

Шаг 1. Анализируем состояние внутренних дел компании.

Сначала необходимо убедиться в целесообразности привлечения к ведению бухгалтерии аутсорсинговой компании. Проблемы зачастую возникают, когда неправильно организован рабочий процесс, а не по причине отсутствия профессионализма у бухгалтеров.

Возможно, между ними неравномерно распределены обязанности, и часть сотрудников просто физически не справляется с объемом работы (при этом страдает и ее качество), а другим часто нечем заняться. Либо источник проблем – несвоевременная сдача документов другими подразделениями.

Шаг 2. Принимаем решение о передаче бухгалтерии компании-подрядчику.

На следующем этапе необходимо сравнить затраты на зарплату штатным бухгалтерам и стоимость услуг фирмы-аутсорсера. Для более наглядного представления можно свести данные в одну таблицу.

От чего может зависеть стоимость бухгалтерского аутсорсинга (обслуживания организации)? От объема работ: можно полностью передать ведение бухгалтерии, воспользоваться базовым тарифом или поручить внештатным специалистам выполнение отдельных операций. Кроме того, сотрудничать с аутсорсером можно на постоянной основе, а можно прибегать к его услугам периодически при необходимости.

Передавать часть функций бухгалтерии аутсорсинговым компаниям выгодно. Но все же наибольшей экономии (40–60 %) можно добиться, отдав на аутсорсинг всю бухгалтерскую работу.

Шаг 3. Выбираем аутсорсинговую компанию.

Выбирать фирму-аутсорсера нужно очень тщательно. Вы должны быть уверены в профессионализме ее персонала.

Что необходимо учесть в первую очередь:

• известна ли компания, с какого года существует, какая у нее репутация;
• предоставляется ли тестовый период;
• грамотно ли составлен договор в юридическом плане;
• гарантирует ли аутсорсер конфиденциальность;
• проводит ли он бесплатный экспресс-аудит;
• насколько гибкий у компании подход к формированию стоимости услуг;
• готова ли она представлять ваши интересы в ФНС;
• может ли провести для вас налоговую оптимизацию;
• каков уровень квалификации и опыта у персонала аутсорсинговой компании;
• возможен ли доступ к онлайн-бухгалтерии.

Шаг 4. Разрабатываем условия контракта.

Заключаемый на бухгалтерский аутсорсинг договор – это разновидность договора оказания услуг.

Очень внимательно изучите содержание следующих пунктов:

• список услуг, которые вам будут оказывать;
• в какие сроки будет предоставляться информация и результаты;
• степень ответственности;
• условия прекращения сотрудничества.

Четкая формулировка каждого положения договора, исключение вероятности двоякого толкования – залог отсутствия спорных ситуаций и взаимовыгодного долгосрочного сотрудничества.

Шаг 5. Заключаем договор.

Заключение контракта на бухгалтерский и налоговый аутсорсинг возможно на различные сроки, которые устанавливаются в зависимости от ваших потребностей. На законодательном уровне срок действия договора не определен. Рекомендуется включить в договор пункт о возможном его продлении.

Стоит оговорить также в контракте и возможность его досрочного расторжения одной из сторон, которая должна будет возместить убытки или оплатить понесенные расходы. Обязательно следует прописывать и условия передачи информации.

Шаг 6. Переходим на новый формат работы.

Расходы на финансовый бухгалтерский аутсорсинг являются управленческими расходами, размер их указывается в договоре без учета НДС.

Если у вас какое-то время не было в штате главного бухгалтера и бухучет оказался запущен, то сотрудники аутсорсинговой компании могут восстановить документацию. Оказание такой услуги должно быть оговорено в контракте.

Шаг 7. Организовываем механизм взаимодействия и контроля с аутсорсером.

За заключением договора следует передача аутсорсеру всей бухгалтерской документации. К ней относятся договоры купли-продажи, договоры поставок и услуг, трудовые приказы, документы на покупку основных средств и др.

По окончании квартала и отчетного периода вы обязаны предоставить налоговой все необходимые подписанные документы. Если аутсорсинговая компания готовит и сдает отчетность за год, то обязательным является составление общего реестра всех переданных ей в течение отчетного года документов, которые она должна возвратить вам вместе с описью.

Читайте также

«Субсидиарная ответственность руководителя: основания, сроки и другие важные нюансы» Подробнее

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга

Часто руководство пугает необходимость тратить средства на оплату бухгалтерского аутсорсинга: цена на услугу не так уж мала. Однако эти расходы не являются дополнительными. Напротив, привлечение сторонней компании для ведения бухгалтерии позволяет хорошо сэкономить.

Содержание в штате своих бухгалтеров обходится дороже. К тому же аутсорсинг высвобождает время, которое можно потратить на выработку решений, способствующих развитию компании и увеличению дохода. НДС со стоимости аутсорсинговых услуг не взимается.

При выборе аутсорсера необходимо рассматривать сразу несколько предложений, сравнивая их с целью выявить фирму с наиболее компетентным, высококвалифицированным и опытным штатом. На этом этапе нельзя ошибиться, неправильный выбор чреват большими издержками.

Подыскивая поставщика услуг, нельзя ориентироваться только на их стоимость. Обязательно нужно учитывать, в каких вопросах компетентен персонал организации, иначе возникает риск не получить необходимые услуги, либо обслуживание будет некачественным, а решение проблем – несвоевременным. В результате возможны вопросы к вам у налоговых инспекторов или даже назначение штрафов.

Как выбрать аутсорсинговую компанию

Аутсорсинговую фирму нужно выбирать такую, которая сможет решить поставленные задачи и привести вас к желаемой цели, то есть соответствующую вашим требованиям и потребностям.

Основным критерием выбора должен быть уровень производительности и эффективности. Но имеют значение и другие факторы:

1. Какая услуга вам нужна. Возможно, вы хотите, чтобы аутсорсер готовил ежемесячные отчеты, в том числе балансовые и по платежным ведомостям, отчитывался перед властями или отслеживал кредиторскую и дебиторскую задолженность. Или вам необходим внештатный специалист для подготовки банковских выверок и анализа либо ввода данных в бухгалтерское ПО. Не важно, какой услугой вы воспользуетесь, главное правильно разграничить зоны ответственности между своими работниками и персоналом аутсорсинговой компании.
2. Конкурентоспособный ценовой диапазон. Каждый аутсорсер выбирает наиболее удобную для себя систему оплаты. Она может быть почасовой или помесячной. Для вас в этом вопросе главным является соответствие условий расчета вашим возможностям и потребностям. Но помните: делать выбор, основываясь только на экономической эффективности, нельзя.
3. Экспертиза. Вы должны быть уверены в том, что персонал выбранной фирмы квалифицированный и опытный. Свяжитесь с ее клиентами, попросите дать оценку предоставляемым услугам, выясните, какое положение занимают клиенты на рынке и насколько они стабильны в финансовом плане. Аутсорсер должен оказывать высококачественные услуги и обеспечивать последовательные результаты.
4. Защита данных. Особое внимание необходимо уделить безопасности ваших данных при передаче их аутсорсеру через Интернет. Если компания надежная, то она на высшем уровне заботится о конфиденциальности информации при ее обработке и обеспечивает гарантии безопасности всех сделок. Это очень важно, поскольку вы будете предоставлять сведения не только о движении денег, но и конфиденциальные данные.
5. Гибкое соглашение об уровне обслуживания. Ваш потенциальный аутсорсер должен отличаться гибкостью в вопросе применения бухгалтерского ПО (уметь работать с расширенными электронными таблицами, программами e-conomic, Dinero, Billing’s Billing, SAP, Navision, QuickBooks и Xero). Одной из его задач является также обеспечение совместимости программного обеспечения с особенностями ваших бизнес-процессов. Хорошо характеризует аутсорсинговую компанию готовность подстраиваться под клиента и желание удовлетворить все его потребности и требования.

Какие нюансы свидетельствуют о высоком качестве бухгалтерского аутсорсинга?

Платите за то, что вам нужно, и когда вам это нужно. Аутсорсинговая организация подстраивается под ваши запросы: она может вести вашу бухгалтерию полностью либо брать на себя лишь часть обязанностей бухгалтера.

Цена фиксированной платы. Платить за выполненный объем работ гораздо выгоднее, чем по ставке.

Если стоимость услуг будет заранее оговорена, то вы сможете точно прогнозировать расходы на оплату бухгалтерского аутсорсинга.

Доступ к «глубокой скамейке». Если вы нуждаетесь в дополнительных услугах, то возможно включение в обслуживающую вас команду бухгалтерской, налоговой и консультационной экспертизы.

Удобство. Преимуществом бухгалтерского аутсорсинга (сопровождения компании высококлассными специалистами) является предоставление веб-системы для оплаты счетов и облачных систем учета, таких как QuickBooks, Intacct и NetSuite, которые можно настраивать в зависимости от потребностей компании.

Подготовка к передаче бухучета сторонней организации должна быть серьезной. Проверьте, есть ли у персонала требуемая квалификация. Желательно, чтобы она была подтверждена Институтом сертифицированных бухгалтеров, Ассоциацией дипломированных сертифицированных бухгалтеров и Ассоциацией техников бухгалтерского учета. Большое значение имеет также опыт работы.

Узнайте, какая репутация у выбранной компании, предоставляющей бухгалтерские услуги. Поищите отзывы, рекомендации. Выясните, устойчиво ли финансовое положение аутсорсера, каков уровень его конкурентоспособности. Насколько гибким является соглашение об уровне обслуживания.

Проверьте условия, на которых заключается договор. Узнайте, какую информацию вы должны будете предоставить. Это зависит от типа услуг, которыми вы хотите воспользоваться. Чтобы отдать на аутсорсинг отслеживание кредиторской задолженности, нужно предоставить сведения о должниках. Чтобы вести бухучет, аутсорсер должен иметь в распоряжении необработанные документы (счета-фактуры, банковские выписки и т. д.).

Для передачи на аутсорсинг полностью всей бухгалтерии (бухучета, начисления зарплаты, НДС и готовых счетов) потребуется предоставить исполнителю услуг следующие документы:

• счета-фактуры, договоры по сделкам купли-продажи;
• выписки по ссудам, если таковые имеются;
• чековую книжку;
• квитанции на мелкие кассовые сборы;
• информацию о работниках – персональную и размер заработка;
• данные по материальным запасам;
• список дебиторов и кредиторов и информацию по расчетам с ними.

Могут понадобиться и другие сведения, поскольку требования для разных видов коммерческой деятельности отличаются. Определяется необходимый пакет документов и потребностями заказчика.

Критерии выбора компании, предоставляющей услуги по бухгалтерскому аутсорсингу

Если вам поступило предложение от нескольких аутсорсинговых фирм, то при выборе учитывайте следующие нюансы:

• как долго компания присутствует на рынке;
• какие у нее клиенты;
• имеются ли лицензии и сертификаты;
• рекомендации и отзывы.

Даже если о компании, занимающейся бухгалтерским аутсорсингом, отзывы хорошие, это не говорит о том, что выбор нужно сделать в ее пользу, не учитывая остальные критерии. Прежде чем подписывать контракт, стоит встретиться как с бухгалтером, который будет сопровождать вашу фирму, так и с руководителем направления, чтобы обозначить приоритеты и поставить задачи.

Если в ходе работы вам станет что-либо непонятно, не бойтесь попросить разъяснений. Если поставщик услуг добросовестный, он будет рад обратной связи и поможет решить проблему, а если нужно, то заменит бухгалтера.

Получить расчет
экономии

kbdp.ru

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: 6 вопросов, чтобы не ошибиться при выборе партнёра

Вадим Зарецкий – о том, что необходимо выяснить в первую очередь у возможного аутсорсинг-подрядчика по ведению бухучёта

IT-инструменты, которые использует Вадим Зарецкий

• 1С:Бухгалтерия
• 1С-Коннект
• Битрикс24
• Пакет Microsoft Office

Многие небольшие компании для ведения бухгалтерии предпочитают не нанимать собственного бухгалтера, а передавать эту функцию на аутсорсинг специализированной фирме. Если подрядчик выбран правильно, то это экономит время, нервы и деньги. Но если вы ошиблись в выборе, то это может принести компании множество проблем. О том, как не ошибиться в выборе партнёра-аутсорсера и какие вопросы ему обязательно нужно задать до заключения договора, рассказал директор фирмы «ЗУБР Текнолоджис» Вадим Зарецкий.

Досье

Вадим Зарецкий, владелец и директор компании  «ЗУБР Текнолоджис», специализирующейся на внешнем бухгалтерском обслуживании и автоматизации предприятий на базе программных продуктов фирмы «1С». В IT-бизнесе с 1992 года. Начинал карьеру как инженер-программист, руководил отделами в Центре информационных технологий и программных средств Министерства экономики Республики Беларусь, в Республиканском вычислительном центре концерна «Белресурсы». После переезда в Москву в 2004 году работал руководителем проектов в одной из крупнейших компаний-партнеров 1С, 2,5 года руководил департаментом в компании-разработчике. В 2010 году запустил собственный бизнес.

I. Какова технология обслуживания клиента

Во многих аутсорсинговых компаниях зачастую всю работу с компанией-клиентом ведёт один-единственный человек. Он принимает «первичку» у клиента, он же её ввводит и сам себя проверяет, он считает зарплату, готовит кадровые приказы, формирует и сдаёт отчетность. Этакий «универсал восьмидесятого уровня». Понятно, что работающих бизнес-процессов, обеспечивающих приемлемые стандарты качества, при таком подходе создать не получится. Регламенты, обеспечивающие порядок в делах, в таких компаниях даже если и существуют, то контролировать их выполнение некому.

В какие сроки, кто и как будет принимать у вас первичные документы? В какие сроки и кем эти документы будут обрабатываться? Когда нужно будет предоставлять данные для расчёта сумм аванса и заработной платы? Кто и в какой день будет согласовывать с вами отчётность и суммы отчислений в бюджет?  К кому можно обращаться с возникающими вопросами и за помощью?

Если аутсорсер сможет для вас формировать такие графики на каждый месяц, и вы будете знать ответы на эти вопросы – прекрасно! Если же нет – задумайтесь, как он собирается обеспечивать своевременность выполнения всех работ?

Да, есть руководители компаний, которым вся эта «внутренняя кухня» совершенно не интересна: главное, чтобы в бухгалтерской базе был порядок и не было штрафов, а как подрядчик этого добивается – его проблемы. Как показывает наш опыт, такой подход может принести директору много неприятных неожиданностей. Если не получить ответы на приведённые выше вопросы, с высокой долей вероятности можно прогнозировать, что ваша «первичка» будет теряться, зарплата выплачиваться с опозданием, а бухгалтер аутсорсера будет преподносить не очень приятные «сюрпризы». Например, одним прекрасным утром вам сообщат сумму налога к уплате, к которой ни вы, ни остаток на вашем расчётном счету, не готовы. Как следствие всего этого – штрафы, пени за просрочку и неприятные разбирательства с налоговым органом или с пенсионным фондом.

Кстати, о бухгалтере, который один ведёт ваш учёт. Ему приходится выполнять работы, требующие разной квалификации. Например, с вводом данных в базу справится и оператор, знакомый с основами бухучёта и работы в программе. Его услуги должны обходиться гораздо дешевле, чем работа квалифицированного главного бухгалтера с 10-летним опытом работы.

Но оплачивать все работы вам придётся по самой высокой ставке, т.е. по расценкам работы опытного бухгалтера. Кроме того, с тем количеством задач, которые необходимо решать, одному человеку справиться бывает очень сложно: очень часто кроме вашей компании этот человек ведёт ещё десятка полтора фирм.

II. Какова степень ответственности аутсорсера

Замечательно, если подрядчик берет на себя риски, связанные с оплатой возможных штрафных санкций, которые случились по его вине. И то, что он готов компенсировать вам расходы за свои ошибки, обязательно должно быть зафиксировано в договоре. На практике это означает, что заказчик имеет дело с высокопрофессиональными специалистами, работающими по определённой технологии, которые сознательно берут на себя подобные риски — чтобы клиент был уверен в качестве их работы.

III. Где будет находиться информационная база клиента

Если вам ответят, что она будет находиться в компьютере бухгалтера или в сети компании-аутсорсера, то это значит, что – как минимум — у вас не будет оперативного доступа к базе и контроля реальной работы аутсорсера.

Если компания без дополнительных просьб и вопросов со стороны заказчика предоставляет ему доступ в базу, то это может считаться определённым «знаком качества» и признаком надёжности. 

Не стоит забывать и о факторе безопасности хранения ваших данных. Идеальный вариант – когда базы клиентов хранятся в защищенных data-центрах с круглосуточным доступом клиентов к ним и оперативной технической поддержкой. Могут ли обеспечить требуемый уровень компании, хранящие клиентские базы в доступном всем офисе на файловом сервере, обслуживаемом в лучшем случае приходящим студентом-эникейщиком?

Понимаю, что многие начинающие руководители добровольно откажутся от возможности доступа к своей базе, дескать, я в этом всё равно ничего не понимаю, чего впустую тратить время. Но доступ всё-таки необходимо иметь, поверьте моему опыту. Это позволит отслеживать хотя бы сдачу отчётности – ведь никто не снимает с директора ответственности за ведение учёта в его компании. В противном случае может возникнуть ситуация, когда по заверениям аутсорсера «всё хорошо, прекрасная маркиза», но на самом деле в вашу базу вообще не вводятся данные, а недобросовестный аутсорсер сдаёт в налоговые органы «нулевую» отчетность.

Рано или поздно это выплывает наружу, но только тогда, когда органы начинают присылать требования и блокируют счета, т.е. когда предотвратить такую ситуацию уже поздно.

IV. Можно ли получить информационную базу
после прекращения договора с аутсорсером

Если такой пункт не указан в договоре, вероятнее всего, вам предстоит дополнительно потратить  приличные суммы на то, чтобы новый бухгалтер или аутсорсер вводил остатки по счетам или даже определенный объём документов в новую базу. Бывали случаи, когда увольняющийся приходящий бухгалтер требовал отдельную сумму за предоставление клиенту его базы. Поэтому если вам говорят, что по окончании договора вам передадут только оборотно-сальдовые ведомости – подумайте, что вы с ними будете делать дальше и стоит ли пользоваться услугами такой компании?

V. Как и из чего формируется стоимость услуг

Понятно, что ценообразование должно быть прозрачным. Но как эта самая прозрачность должна выглядеть в реальности? Заказчик должен чётко понимать, как формируется стоимость услуг аутсорсера, от каких показателей она зависит – например, от числа обрабатываемых документов, сотрудников в штате, хозяйственных операций и т.д. Если аутсорсер не может быстро и внятно объяснить, сколько будет стоить его работа при изменении тех или иных условий – вероятно, он в начале разговора просто на глазок оценил толщину вашего кошелька. Проблема такого подхода в том, что вы не сможете прогнозировать свои затраты на ведение учёта при изменении вашей деловой активности. Если же в договоре чётко прописано, что и сколько будет стоить — такой проблемы не возникнет.

VI. Каков опыт работы компании и сотрудников

Разумеется, срок работы компании на рынке не является определяющим фактором при выборе. Но работать с компанией-аутсорсером, которая только вчера сделала себе печать, значит, с большой долей вероятности сознательно увеличивать риски. Даже если в ней работают очень хорошие специалисты, им нужно время, чтобы, как минимум, сработаться друг с другом.

P.S.

Конечно, никто не гарантирует, что выбранная вами на основе наших рекомендаций компания будет качественно выполнять работу и останется партнёром на долгие годы. Но то, что вы значительно уменьшите свои риски при выборе – это абсолютно точно.

Читайте также:

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: типичные ошибки в коммуникации.
Что предпринимателю нужно знать о бухгалтерском учёте.
Краткий гид по налогам для предпринимателей. 
biz360

04 июля 2016 09:00

biz360.ru

за и против, риски перевода на аутсорсинг

Когда в бизнесе возникают проблемы по вине бухслужбы, у руководителей и собственников возникает дилемма: передать учет на аутсорсинг или все-таки оставить штатную бухгалтерию. Конечно, отечественный рынок аутсорсинговых услуг хоть и развивается активно, но он еще не догнал западный: собственники российских компаний зачастую не доверяют специализированным бухгалтерским организациям или вовсе не понимают суть передачи непрофильных функций на сторону.

Аутсорсинг бухгалтерии подходит прежде всего компаниям, которые стремятся сфокусироваться на построении и активном развитии своей основной деятельности либо имеют специфичный бухгалтерский учет. Среди таких компаний: стартапы, ИП и микропредприятия, иностранные фирмы, малые и средние организации, а также холдинговые структуры.

Иностранные компании

Пионерами в области передачи своей бухгалтерии на аутсорсинг в России стали иностранные компании. За границей давно принято выделять непрофильные функции бизнеса и передавать их на обслуживание в специализированные фирмы.

Аутсорсинг позволяет зарубежным компаниям при организации дочернего предприятия в России, передать ведение своего бухгалтерского и налогового учета профессионалам и не пытаться самостоятельно разбираться в тонкостях учета и специфике российских бизнес-процессов.

Стартапы

Начиная свой бизнес, предприниматели часто недооценивают объем необходимых трудозатрат на поддержание оперативной деятельности компании. Руководство непрофильными функциями, такими как ведение бухгалтерского и налогового учета, может отнимать много времени и сил.

Аутсорсинг бухгалтерии позволяет сфокусироваться на построении и активном развитии своей компании, при этом гарантируя качество и эффективность ведения учета.

Микропредприятия и ИП

Для таких компаний бухгалтерский аутсорсинг будет являться единственно правильным решением, так как штатного бухгалтера будет сложно будет загрузить полностью из-за малого количество проводимых операций, а самому руководителю вести бухгалтерию – значит отвлекаться от развития своего бизнеса.

Может показаться, что вести бухгалтерию в таких фирмах вовсе не сложно, однако нельзя забывать о том, что законодательство постоянно меняется и нужно отслеживать эти изменения, вести учет, рассчитывать налоги и сдавать отчетность, что в конечном итоге приводит к значительным трудозатратам.

Малые и средние предприятия

Малые и средние предприятия прибегают к аутсорсингу с целью увеличения эффективности бухгалтерии и привлечения более квалифицированных кадров. При должном уровне автоматизации бухгалтер на таких участках как расчет заработной платы, будет недозагружен. А попытки оптимизировать его функционал, например, добавив обязанности кассира, приведут к постоянным переработкам.

Чтобы решить эту задачу компании либо устанавливают небольшие оклады бухгалтерам, либо вынуждены постоянно оплачивать их переработки. Любое из этих решений негативно влияет на качество работы бухгалтера.

Поэтому выделение бухгалтерии на аутсорсинг благоприятно отразится на деятельности всей компании и позволит экономить на зарплате сильных специалистов

Например, в нашей компании 1С-WiseAdvice, при приеме на работу бухгалтеры проходят сложное тестирование, что позволяет выбирать лучшие кадры, сотрудники регулярно проходят внутреннее обучение и тестирование по изменениям в законодательстве, работе в 1С.

Холдинги

Среди клиентов бухгалтерских компаний много холдингов. Крупные холдинговые структуры передают на аутсорсинг не всю бухгалтерию, а ее отдельные участки. Это оправдано, так как в любой бухгалтерии есть участки, которые отнимают много времени и сил, но при этом не требуют знаний высококвалифицированного специалиста. Выгода таких компаний заключается в экономии на инфраструктуре и снижении операционных издержек.

Наша компания готова взять на себя самые неудобные и трудозатратные участки Вашей бухгалтерии, такие как обработка первичных документов, авансовые отчеты либо расчет заработной платы.

Компаниям, которые ведут специфическую деятельность

Если компания ведет специфическую деятельность (грузоперевозки, посредничество, лизинг, пищевое производство) или ее учет осложнен какими-то факторами (ВЭД, нестандартные налоги – земельный, водный, акцизы), то от бухгалтера требуются знания особенностей бухгалтерского учета этих предприятий. Руководителю выгоднее передать свою бухгалтерию профессионалам, чтобы быть уверенным, что в учете нет ошибок, связанных с недостаточной квалификацией своего бухгалтера.

В аутсорсинговых компаниях специалисты имеют большой опыт сопровождения таких фирм, они отслеживают все законодательные изменения, постоянно проходят обучение и тестирование.

Операционная эффективность

Аутсорсинг бухгалтерии — это слаженная работа не одного бухгалтера, а целого штата высококвалифицированных сотрудников. За одну стоимость можно получить услуги главного бухгалтера, расчетчика зарплаты, юриста, кадровика и других специалистов. Всем участкам бухгалтерии будет уделяться достаточно внимания, что существенно снизит налоговые риски.

Решение кадровых вопросов в бухгалтерии

Передача бухгалтерии (полностью, либо отдельных участков) на аутсорсинг позволяет снизить зависимость от штатного главного бухгалтера, его неожиданного ухода либо болезни. Кроме того, генеральный директор может быть уверен, что налоговый и бухгалтерский учет ведется исходя из задач и потребностей бизнеса, а не налоговой инспекции.

Качество бухгалтерского учета

Для бухгалтерской компании ведение бухгалтерии является ее основной функцией. Реализовать качественный процесс обслуживания клиентов не просто. Поэтому качество могут гарантировать только крупные аутсорсинговые компании, такие как 1С-WiseAdvice.

У качества много составляющих: это и высококвалифицированные сотрудники, и распределение функционала между профильными специалистами, и технологические решения по обработке первичных документов и их автоматизированной проверке, и проактивная позиция в отношении планирования налогов. Все это снижает риски подачи некорректной отчетности, проверок налоговой и доначислений налогов.

Гарантии

При заключении договора на комплексное бухгалтерское обслуживание ответственность за качество отчетности и возможные претензии со стороны контролирующих органов ложится на аутсорсинговую компанию, у которой есть действительный полис страхования ответственности. Отчетность компании, передавшей бухгалтерию на аутсорсинг, подписывает генеральный директор бухгалтерской компании.

На самом деле, рисков при передаче бухгалтерии на аутсорсинг немного:

• Риск неудачного выбора провайдера бухгалтерских услуг
  Риск неудачного выбора провайдера услуг наиболее влияет на удовлетворенность результатами передачи бухгалтерии на аутсорсинг. К сожалению, такой негативный опыт у российских компаний не редкость, так как на рынке существует огромное количество микро и мелких бухгалтерских организаций, которые не несут никакой ответственности за свою деятельность.
• Риск утраты функции, связанной с ведением бухгалтерского и налогового учета
  Компания, передающая бухгалтерию на аутсорсинг, перестает поддерживать свои компетенции в этой сфере, и рискует в дальнейшем, при отказе от услуг профессиональной организации, столкнуться с трудностями в ведении учета.

Чтобы избежать возникновения данных рисков, нужно тщательно подходить к выбору бухгалтерской компании и при заключении договора на обслуживание учитывать все возможные нюансы.

Более 1000 российских и иностранных компаний самых разных видов деятельности и масштабов бизнеса уже стали нашими клиентами. Присоединяйтесь!

Заказать услугу

1c-wiseadvice.ru

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: на что обратить внимание

Эта статья предназначена для тех руководителей, которые уже приняли решениепередать ведение бухучета на аутсорсинг, а также для тех, кто такого решения еще не принял, но хочет заранее изучить весь процесс. Итак, при передаче функций бухучета сторонней организации вам необходимо обратить внимание на следующие важные моменты

Что вы передаете на аутсорсинг

В первую очередь определитесь, что вы собираетесь передать на аутсорсинг – всю бухгалтерию или отдельные ее отрезки, например, только подготовку и сдачу отчетности.

Если речь идет о компании, относящейся к малому бизнесу, с небольшим количеством хозяйственных операций и штатом сотрудников от 15 до 100 человек, то имеет прямой смысл полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг. Нередко у владельцев небольших компаний возникает искушение самостоятельно заниматься бухучетом, но, как говорится, овчинка выделки не стоит – экономия получится незначительная, совершенно несообразная потраченному времени и силам.

Если речь идет о компании среднего бизнеса со штатом сотрудников до 250 человек, то в этом случае начать передачу бухгалтерии можно с отдельных отрезков. В некоторых случаях так проще, организационно и психологически. Круг обязанностей аутсорсера можно постепенно расширять, и затем поручить им ведение всего бухучета компании.

Какую модель предпочтительнее внедрить у вас, нужно обсуждать непосредственно с поставщиком услуг. На этом этапе вам требуется найти с аутсорсерам оптимальный баланс, при котором вы 1) сокращаете расходы на содержание бухгалтерии и/или отдела кадров, 2) но сохраняете нужную вам степень контроля над учетными и аналитическими процессами своего бизнеса.

Что отразить в договоре

После того как вы определились с тем, какой объем учетных функций вы предаете сторонней организации, четко пропишите в договоре весь перечень услуг, которые вам будет предоставлять аутсорсер.

Обязательно составьте график основных хозяйственных событий, которые позволят вашей компании нормально функционировать. Например, вы выплачиваете заработную плату два раза в месяц: 25 числа –  аванс, 15 числа – окончательный расчет за предыдущий месяц. Значит, ведомости на выплату заработной платы аутсорсер должен  предоставить вам на утверждение не позднее 21 и 11 числа.

Договоритесь, какие стоимостные, количественные и временные критерии будут применяться сторонами в оценке качества услуг.

Выясните, каким образом вы сможете отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Сейчас многие бухгалтерские фирмы используют для этого онлайн-системы (CRM). С их помощью в режиме реального времени вы сможете отслеживать ход работ. Впрочем, если вам больше по душе традиционный формат, то можно договориться о том, чтобы отчеты предоставлялись в бумажном виде или присылались по электронной почте.

Важнейший вопрос – конфиденциальность. Причислите в договоре те категории информации, которые считаете конфиденциальными, а также круг лиц, допущенных к такой информации и меры ответственности за ее разглашение.

Обязательно обсудите вопрос хранения документов: где они будут храниться – у вас или у аутсорсера. Если у исполнителя, то какие – все имеющиеся документы с начала деятельности вашей компании или только те, которые появятся после передачи бухучета на аутсорсинг.

Крайне важен вопрос разделения ответственности: за что именно вы несете ответственность, за что исполнитель; с какого момента она наступает. Добросовестные аутсорсеры обычно берут на себя ответственность за те ошибки, которые допущены по их вине. То есть, если, допустим, аутсорсер полностью ведет вашу отчетность, и она была сдана не в срок или с ошибками, то полагающийся за это штраф выплачивает аутсорсер. Вернее, он компенсирует вам размер штрафа, так как по закону платить его должны конкретно вы. Однако если вы вовремя не предоставили необходимые для отчетности данные, и в результате произошла задержка, то это уже ваша вина. Чтобы избежать спорных ситуаций, все эти моменты необходимо четко проговорить. Кроме того, они должны быть прописаны в договоре и понятны вам и исполнителю.

 

Обратите внимание!

В 2016 году не представляется квартальная бухгалтерская отчетность в контролирующие органы. Но вам квартальная отчетность необходима для оперативного управленческого учета и принятия стратегических решений. Поэтому закрепите в договоре с аутсорсинговой компанией объем внутренней квартальной бухгалтерской отчетности и форму ее представления вам. Это может быть аналитическая записка с указанием всех основных показателей в стоимостном и количественном выражении.

Если вы имеете обязательства перед банками по кредитам, то, скорее всего, банки тоже ждут от вас ежеквартальной отчетности. Об этом вы тоже должны информировать аутсорсера в начале вашего сотрудничества.

Как передать функции бухучета и бухгалтерские документы

Когда договор принят обеими сторонами и подписан, можно переходить непосредственно к передаче бухучета.

Первое, что вам нужно сделать на этом этапе, это оформить приказ о внесении изменений в учетную политику вашей компании. В нем зафиксируйте факт передачи функций бухучета сторонней организации с указанием даты.

Затем вам необходимо провести экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета (как правило, это делает непосредственно аутсорсер). Экспресс-аудит включает в себя ревизию всех первичных и учетных документов, сличение электронной версии бухгалтерии с фактическими первичными документами.

Сделать это нужно обязательно, несмотря на дополнительные временные и возможно финансовые затраты. Дело в том, что в процессе экспресс-аудита могут обнаружиться недочеты в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то, во-первых, возможны конфликтные ситуации. Например, ошибка была допущена еще на этапе до передачи, и она имела некие последствия. Вы вините в этом аутсорсера, тот пытается доказать вам, что не при чем. Возможно, в итоге вы придете к взаимопониманию, но потратите на это время, силы, да и, как говорится, осадок останется. Во-вторых, любые не выявленные вовремя ошибки приводят в итоге к тем или иным потерям.

По результатам экспресс-аудита и документальной ревизии составляется акт, в котором фиксируются фактическое состояние бухгалтерского, налогового и кадрового учета в компании на момент передачи. Также в нем перечисляются искажения фактов хозяйственной жизни (если таковые имеются), несоответствия фактов системе учета, отсутствующие документы, иные выявленные факты. В рекомендательной части акта аутсорсеры фиксируют, что нужно восстановить в учете, какие исправления нужно внести в бухгалтерский, налоговый или кадровый учет организации, чтобы он стал достоверным. Также в ней даются рекомендации по составлению локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, внутрифирменные положения), которые восстанавливают логику хозяйственной жизни компании.

После этого вы можете вздохнуть спокойно во всех смыслах: и потому что процесс передачи бухучета закончен, и потому что, наконец, вы полностью или частично свободны от бухгалтерии – этого трудоемкого, хлопотного и непрофильного вида деятельности.

 

rsf-corp.ru

Аутсорсинг вместе с бухгалтером, а не вместо него

Источник: UCMS Group

Что «тормозит» бухгалтерию?

Иногда можно услышать мнение, что бухгалтерия работает напряженно всего несколько дней в месяц. Это, конечно, не так – все ее сотрудники постоянно заняты делом. И задача главного бухгалтера, особенно в кризисные периоды, организовать работу так, чтобы при оптимальном штате бухгалтерия работала бесперебойно и безошибочно, как часы (и стоила при этом разумных денег для компании).

При самостоятельном ведении всех без исключения участков бухучета это сделать непросто. Изучение последних изменений в законодательстве, выполнение рутинных операций, обучение и общение с проверяющими органами отнимают у бухгалтеров большое количество времени.

В качестве одного из возможных способов высвободить время и перераспределить людские ресурсы компании используют аутсорсинг рутинных участков бухгалтерского учета. На аутсорсинг, как правило, передают расчеты с поставщиками, банковские и кассовые операции, обработку авансовых отчетов, подготовку управленческой и иной корпоративной отчетности (в т.ч. по МСФО), расчет зарплаты.

По контракту аутсорсер обязан своевременно готовить и сдавать все необходимые отчеты, считать зарплату. Обычно он также берет на себя взаимодействие с фондами и налоговой.

Аутсорсинговая модель удобна еще и тем, что при росте объема работ не требуется увеличивать штат, приобретать дополнительные лицензии и оборудовать новые рабочие места. К тому же уменьшение общей численности персонала в компании может снижать стоимость аутсорсинга (например, стоимость аутсорсинга расчета зарплаты, которая формируется по числу расчетных листков).

Быть «в курсе» законодательства

Российское трудовое и налоговое законодательство в последние годы обновляется с завидной регулярностью, требования к ведению учета и отчетности постоянно меняются, а проверяющие органы становятся суровее и пристрастнее. 

Бухгалтерам приходится тратить все больше времени и сил на отслеживание изменений в законах и изучение принципов их применения. С последним особенно непросто, ведь новые правила и нормы часто бывают то «сырыми», то противоречивыми. Мероприятия, посвященные их рассмотрению и разъяснению, традиционно собирают тысячи бухгалтеров. Они отвлекаются от своих задач, тратят рабочее время и бюджет подразделения на получение комментариев экспертов. Однако все это не страхует от ошибок, ведь эксперты не несут никакой официальной ответственности за рекомендации, которые дают во время выступлений.

В случае если бухгалтерский учет или отдельные его участки передаются на аутсорсинг, от рисков, связанных с ошибками и штрафами, можно защититься. По договору об оказании аутсорсинговых услуг всю ответственность за правильность ведения учета, начисление зарплаты и пр. официально несет поставщик услуги. Он же предоставляет разъяснения в налоговые органы, сопровождает проверки и контактирует со всеми надзорными инстанциями от лица вашей компании. «Головная боль» бухгалтера становится «головной болью» провайдера аутсорсинга, с которой он успешно справляется, имея большой опыт и высококвалифицированных бухгалтеров и юристов в штате. Эти специалисты сами связываются с регуляторами для получения официальных разъяснений, сами ищут лучшие способы применения законодательных норм, проходят курсы повышения квалификации и следят за обновлением программного обеспечения. Все это главный бухгалтер делегирует провайдеру, который несет ответственность за качество и своевременность выполнения работ на переданном ему участке.

Разграничение и страхование ответственности

Объем и условия финансовой ответственности провайдера — один из главных пунктов аутсорсингового контракта. Как правило, в нем прописано, что заказчик отвечает за достоверность передаваемой провайдеру исходной информации, на основании которой ведется расчет и готовится отчетность, а также за предоставление актуальных алгоритмов расчета премий, бонусов и пр. Аутсорсер же несет полную ответственность за правильность расчетов и корректность сформированной отчетности.

Мы настроятельно рекомендуем прописывать в договоре порядок применения штрафных санкций при обнаружении ошибок в расчетах. Обычно договариваются о том, что при выявлении ошибки по вине аутсорсера, он делает перерасчет, а если клиент понес убытки, то и компенсирует их. Когда ошибается заказчик, предоставив неверные данные, провайдер вносит исправления и делает перерасчет. Если ошибку обнаружила налоговая инспекция, сначала выясняется, кто ее допустил, а затем «запускается» вышеописанный алгоритм.

Не секрет, что с каждым годом ошибки в бухучете обходятся компаниям все дороже, ведь суммы штрафов растут. Компаниям, передавшим участки бухгалтерии на аутсорсинг, это не страшно, ведь любой серьезный провайдер аутсорсинга имеет страховку профессиональных рисков. Она покрывает весь понесенный по его вине документально подтвержденный ущерб (оплаченные штрафы, пени и пр.). Некоторые аутсорсеры ограничивают свою ответственность по договору страхования. Например, размером трехмесячной выручки на проекте.

К этому можно относиться по-разному. С одной стороны, если провайдер не из числа лидеров имеет неограниченную сумму покрытия ущерба, он серьезно рискует сам и подвергает риску своих клиентов. С другой стороны, при рассмотрении исков о возмещении ущерба, судьи часто руководствуются принципом соразмерности выручки аутсорсера по контракту и убытка, понесенного заказчиком по его вине. Так что присужденная сумма компенсации вряд ли будет в разы больше заработка аутсорсинговой компании на конкретном проекте. В любом случае при выборе провайдера мы советуем обращать внимание на наличие у него страховки, репутацию компании-страховщика, размер страхового покрытия, порядок и сроки выплаты возмещения.

Сохранение конфиденциальности информации

Бытует мнение, что использование аутсорсинга учетных функций чревато утечкой конфиденциальной информации. Если разобраться, сотрудничество с компетентным провайдером, напротив, повышает сохранность персональных данных сотрудников

и сведений о положении дел в компании. Посмотрим, почему это происходит.

Во-первых, компетентный аутсорсер хранит данные в собственном надежном дата-центре и передает их по защищенным каналам связи.

Во-вторых, он заинтересован в предотвращении утечки данных, ведь давно работающие на рынке аутсорсинговые компании очень дорожат своей репутацией, и негативные отзывы клиентов им ни к чему. Поэтому у провайдера отсутствуют мотивы разглашать сведения о зарплатах в вашей компании, чего не скажешь о штатных работниках, нередко замешанных в разных внутрикорпоративных интригах.

Кстати, многие наши клиенты называют необходимость соблюдения полной конфиденциальности информации в качестве одной из главных причин перехода на аутсорсинг. Ведь в таком случае лишь одно должностное лицо в организации владеет данными о размере и условиях выплат сотрудникам.

Аутсорсинг в помощь

Аутсорсинговая модель прочно вошла в мировую практику как способ сфокусироваться на ключевых, прибылеобразующих процессах путем передачи непрофильных рутинных операций профессиональному провайдеру. Аутсорсинг позволяет оптимально выстроить бизнес-процессы, до которых у компании не всегда доходят руки. Однако для его успешного использования важно иметь максимально четкое описание процесса, который делегируется аутсорсинговой компании.

Расчет зарплаты, отдельные участки бухучета и ведение кадрового делопроизводства передают на аутсорсинг наиболее часто. Не только из-за их рутинного характера, но и из-за сложности и трудозатратности ведения. Как показывают опросы, учетные функции в России «аутсорсит» каждая вторая зарубежная и каждая четвертая отечественная компания («Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», Headhunter). При этом аутсорсинговый контракт не означает отказа от штатных специалистов. Он вполне может гармонично помогать бухгалтерии, позволяя с максимальной пользой для компании перераспределить рабочее время и обязанности бухгалтеров, снизить количество ошибок в периоды пиковой загрузки, повысить конфиденциальность и своевременность выполнения поставленных задач.

www.klerk.ru

Статья: Передача бухгалтерии на аутсорсинг: проблемы документального оформления

«Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет», 2008, N 8
ПЕРЕДАЧА БУХГАЛТЕРИИ НА АУТСОРСИНГ:
ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
Как показывает практика, совсем не обязательно содержать собственную бухгалтерию. Вместо этого можно воспользоваться услугами аутсорсера, то есть передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности специализированной организации.
Однако не стоит забывать, что стремление избавить себя от вороха бухгалтерских дел таит в себе немало опасностей, трудностей и налоговых рисков. Ведь бухгалтерия — это и ваши деньги, и ваши налоговые риски, и ваша административная и налоговая ответственность.
Востребованность бухгалтерского аутсорсинга
Напомним, что аутсорсинг — это выполнение всех или части функций по управлению организацией сторонними специалистами. Наиболее часто на аутсорсинг передается бухгалтерское, юридическое и IT-сопровождение деятельности организации.
Аутсорсинг (от английских слов «out» (внешний) и «source» (источник) — использование внешних источников) состоит в заключении договора со сторонней организацией на выполнение определенных задач, работ, функций, которые обычно не являются частью основной деятельности компании-заказчика, но необходимы ей для полноценного функционирования. Принцип аутсорсинга: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».
Таким образом, аутсорсинг — это стратегия управления бизнес-процессами, которая позволяет оптимизировать функционирование организации за счет сосредоточения деятельности на главном направлении. Но насколько применима такая стратегия в отношении функций бухгалтерского учета?
Как известно, бизнес не может существовать без бухгалтерского учета. Тем не менее бывают ситуации, когда компания не хочет или не может полностью вести собственную бухгалтерию. Все-таки бухгалтерский учет — дело объемное и сложное, требующее повышенного внимания, значительного времени, квалифицированных кадров и финансовых средств. Те организации, которые не хотят отвлекаться на ведение бухгалтерского и налогового учета, могут передать эти функции специализированной сторонней организации.
Бухгалтерский аутсорсинг привлекателен для самых различных компаний как отечественных, так и иностранных.
Услуги бухгалтерского аутсорсинга востребованы прежде всего иностранными компаниями и компаниями с иностранным капиталом, поскольку аутсорсинговые фирмы могут предложить уже готовые решения, полученные благодаря накопленному опыту, и менеджменту таких компаний не придется заниматься постановкой непрофильной финансовой функции, нанимая дополнительный персонал, а также вникая в особенности ведения бухгалтерского и налогового учета по российским законам и стандартам.
Как показывает практика, передача бухгалтерии на аутсорсинг осуществляется в основном небольшими и средними отечественными компаниями, а также вновь созданными организациями, организациями с сезонным характером работ, а также многопрофильными фирмами, для которых содержание в штате бухгалтеров, знающих специфику учета в производстве, строительстве, торговле и так далее, дорогое удовольствие. В таких случаях привлечение аутсорсера способствует сокращению затрат на ведение бухгалтерского и налогового учета (по сравнению с содержанием собственного штата), повышает качество бухгалтерской информации, позволяет концентрировать внимание менеджеров на основной деятельности.
Для крупных (в том числе холдинговых) компаний использование данного вида аутсорсинга нецелесообразно, так как может привести к потере конфиденциальности корпоративной информации и возможности менять требования к информационным потребностям, учитывая масштабность бизнес-проектов, снижению оперативности в учете и представлении необходимых менеджменту сведений, а также к увеличению затрат, так как услуги аутсорсера в этом случае обойдутся явно дороже содержания собственной бухгалтерской службы (так как профессиональные риски аутсорсера в этом случае резко возрастают).
В ряде случаев услуги бухгалтерского аутсорсинга внутри холдинговых структур имеют место либо в отношении взаимозависимых юридических лиц, выполняющих вспомогательные функции и имеющих небольшую выручку, либо в отношении так называемых буферных организаций, зарегистрированных, как правило, по адресам массовой регистрации юридических лиц.
Актуален бухгалтерский аутсорсинг и при реализации инвестиционных проектов, когда инвестор и управляющий — не одно и то же лицо. В этом случае проще обеспечить независимость учета и ввести механизмы контроля за освоением инвестиций.
В то же время статистика свидетельствует, что многие отечественные организации предпочитают внешним специалистам собственную бухгалтерию, боясь открывать все сведения о своей коммерческой деятельности и бизнес-проектах посторонним лицам. Кроме того, от своего бухгалтера можно потребовать сделать все возможное и даже невозможное, чтобы организация заплатила в бюджет сущие копейки и при этом чтобы налоговая инспекция не предъявляла претензий. Со сторонней организации этого не потребуешь.
Нормативные основы передачи бухгалтерии на аутсорсинг
Использование вместо собственного штата бухгалтерской службы услуг сторонней специализированной организации не противоречит нормам бухгалтерского законодательства.
Так, возможность ведения бухгалтерского учета сторонней организацией предусмотрена пп. «в» п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому руководитель организации в зависимости от объема учетной работы может передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации. При этом указанный Федеральный закон и законодательство о лицензировании отдельных видов деятельности не предусматривают обязанности организации, оказывающей бухгалтерские услуги, иметь лицензию на осуществление указанного вида деятельности (Письмо Минфина России от 01.08.2007 N 03-11-04/2/193).
Передача ведения бухгалтерского и налогового учета специализированной организации должна быть зафиксирована в приказе по учетной политике на соответствующий финансовый год. Обязанность налогоплательщика по представлению в налоговые органы учетной политики действующим законодательством прямо не предусмотрена, этот документ может быть затребован проверяющими в ходе осуществления налогового контроля на основании норм ст. 93 НК РФ. Поэтому в целях снижения налоговых рисков при передаче бухгалтерии на аутсорсинг настоятельно рекомендуем организации-заказчику представить в налоговую инспекцию этот документ сразу после его утверждения.
Если передача бухгалтерии на аутсорсинг произошла после утверждения учетной политики, например в середине года, то в этом случае организация-заказчик вправе дополнить соответствующим приказом ранее принятую учетную политику, зафиксировав в качестве отдельного элемента передачу функций бухгалтерии сторонней организации с указанием даты такой передачи. Это позволяют сделать нормы последнего абзаца п. 16 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н. Указанное дополнение к учетной политике, оформленное приказом, также необходимо представить в налоговую инспекцию.
Интересы налогоплательщика-организации может представлять в налоговых правоотношениях его уполномоченный представитель (пп. 6 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 26 НК РФ). При этом полномочия данного представителя должны быть документально подтверждены в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ и иными федеральными законами. Уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ (п. 3 ст. 29 НК РФ).
При передаче бухгалтерии на аутсорсинг таким уполномоченным представителем выступает специализированная организация, оказывающая налогоплательщику-организации такие услуги.
На основании этого уполномоченный представитель — специализированная организация (оказывающая услуги бухгалтерского аутсорсинга организации-налогоплательщику) в лице своих должностных лиц может подписывать налоговые декларации организации-налогоплательщика при наличии соответствующей доверенности, выданной организацией-налогоплательщиком. Согласно разъяснениям налоговых органов, данным в Письме УФНС России по г. Москве от 26.08.2005 N 20-12/60484, копия такой доверенности должна быть приложена к сдаваемой в налоговый орган декларации.
Согласно п. 5 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и п. 17 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н, бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией, подписывается руководителем организации-заказчика и руководителем специализированной организации — исполнителя.
При этом в соответствии с п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ответственность лиц, подписавших бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с законодательством РФ.
Проявление осмотрительности при выборе аутсорсера
При заключении договорных отношений со специализированной организацией — аутсорсером настоятельно рекомендуем организации-заказчику проявить должную осмотрительность и заранее получить всю необходимую информацию, позволяющую защитить себя от возможных финансовых потерь и потенциальных конфликтов как в отношениях с самим аутсорсером, так и в спорах с налоговыми органами.
Услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета сейчас чрезвычайно востребованы, поэтому их предлагают многие компании (аудиторские, консалтинговые и др.), в том числе специализированные фирмы, предметом деятельности которых является исключительно ведение бухгалтерского учета. Для осуществления такой деятельности не требуется наличие лицензии. К сожалению, в ряде случаев в силу недобросовестного поведения специализированных организаций — аутсорсеров или незнания специфики деятельности организации-заказчика их услуги отличаются низким качеством.
Поэтому очень важно правильно произвести тщательную оценку и выбор специализированной организации — аутсорсера.
Прежде всего настоятельно рекомендуем не использовать услуги взаимозависимой специализированной организации — аутсорсера.
Гарантией качества услуг аутсорсера и, как следствие, достоверности отчетности организации-заказчика является прежде всего большой опыт работы специализированной организации, ее сложившаяся деловая репутация на рынке таких услуг, наличие различных сертификатов, дипломов, а также оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены. Широкий спектр услуг будет способствовать решению максимального количества проблем организации-заказчика. В связи с этим целесообразно проанализировать соответствующую информацию, размещенную на сайтах различных аудиторских, бухгалтерских и других компаний, предлагающих услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета.
Одним из показателей качества бухгалтерского обслуживания является количество организаций, находящихся в ведении одного бухгалтера — исполнителя у аутсорсера. В зависимости от объема документооборота, наличия вспомогательного персонала, обрабатывающего первичную документацию, и целого ряда других технических параметров один бухгалтер в состоянии вести максимум три-четыре реально работающие организации, ежедневно осуществляющие хозяйственную деятельность.
Однако в ряде случаев бухгалтер-исполнитель аутсорсера ведет учет одновременно в 10 и более полноценно работающих организациях, а не так называемых нулевых балансов. При такой загрузке качественное ведение бухгалтерского учета невозможно, хотя при этом бухгалтерская и налоговая отчетность сдается вовремя и никто не задает клиенту лишних вопросов по поводу отсутствия многих первичных документов.
Кроме того, некоторые аутсорсеры, не имея в штате достаточного числа специалистов, поручают ведение бухгалтерского и налогового учета заказчика своим соисполнителям, в числе которых могут оказаться бухгалтеры-надомники. Для многих организаций — заказчиков такая информация чрезвычайно актуальна, так как их отношение к надомной работе вряд ли можно назвать лояльным.
При выборе аутсорсера рекомендуем также проверить — застрахована ли профессиональная ответственность аутсорсинговой фирмы перед третьими лицами, ознакомиться со страховым полисом и уточнить размер страховки.
В отдельных случаях (при наличии соответствующей возможности) целесообразно выбирать аутсорсера в зависимости от того, где организация-заказчик состоит на налоговом учете и где у аутсорсинговой фирмы есть связи (на случай спокойного решения проблем с контролирующими органами).
И наконец, если организация-заказчик решила обратиться за услугами к неизвестной специализированной организации — аутсорсеру, то необходимо удостовериться в самом факте существования и фактической деятельности такой организации, проверив реквизиты аутсорсера на официальном сайте ФНС России, получив в общеустановленном порядке выписки из ЕГРЮЛ, а также копии правоустанавливающих документов непосредственно у аутсорсера.
Юридическая квалификация договора с аутсорсером
Для передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг необходимо заключить соответствующий договор со специализированной организацией — аутсорсером. От выбора той или иной конструкции договора зависит порядок налогообложения рассматриваемых операций. Сложность в данном случае заключается в том, что понятие «аутсорсинг» в российском законодательстве отсутствует.
Напомним, что при толковании условий договора согласно ст. 431 Гражданского кодекса РФ в первую очередь принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений, а в случае неясности каких-то условий они сопоставляются с другими условиями и смыслом договора в целом. Если эти правила не позволяют определить содержание договора, приходится выяснять действительную общую волю сторон с учетом цели договора. Здесь принимается во внимание все, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение сторон.
Надо также учитывать, что и бухгалтерский учет (требование приоритета содержания перед формой — п. 7 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»), и налоговые последствия зависят не от названия договора, а от содержания условий, установленных в нем. Из этого вытекает риск, связанный с переквалификацией договоров.

Статья: Типография больше не нужна, или Новые правила для БСО (Ковешникова Л.В.) (‘Российский налоговый курьер’, 2008, n 16)  »

www.lawmix.ru

Передача бухгалтерии на аутсорсинг. Пошаговое руководство

Схема передачи процессов на аутсорсинг. Пошаговая инструкция

Как выглядит правильный алгоритм действий после того, как компания решила оптимизировать свою деятельность? Как понять, нужен ли бизнесу аутсорсинг? Как сделать так, чтобы аутсорсинг не принес неприятных сюрпризов? Что собой представляет подготовка к передаче процессов провайдеру? Для ответов на эти вопросы мы проанализировали и обобщили свой многолетний опыт работы с клиентами из разных отраслей. Рассказываем, что же нужно делать, шаг за шагом.

1. Проанализировать текущее положение дел в компании

Любые преобразования начинаются с понимания, что собой представляет объект изменений. Вы точно знаете, как обстоят дела в вашей организации, в частности, в вашей бухгалтерии, в кадрах? Можете подкрепить свое мнение о ситуации цифрами и реальными фактами? Если нет, то вам требуется:

• провести анализ финансового положения компании, ее места на рынке, конкурентной среды;
• выявить проблемы развития бизнеса;
• актуализовать цели и стратегические приоритеты развития организации;
• обозначить функции или задачи, которые можно/нужно оптимизировать, и определить их прогнозный объем.

Далее нужно понять, выполнять эти функции или бизнес-процессы своими силами или передать их на аутсорсинг. Соберите рабочую группу, которая будет исследовать этот вопрос — собирать сведения, обсуждать, анализировать полученную информацию. Для начала поручите рабочей группе оценит стоимость владения функцией или процессом in-house. В стоимость входят аренда помещения, цена и обслуживание оборудования и ПО, используемого для выполнения функции, фонд оплаты труда персонала, необходимого для выполнения прогнозируемого в рамках функции объема работ.

 2. Понять, что более выгодно — аутсорсинг или in—house

Зная, во сколько компании обходится содержание, например, бухгалтерии, зная планируемую нагрузку на этот отдел и его функционал, можно выбрать нескольких аутсорсеров, и попросить их приблизительно посчитать, во сколько вам обойдутся их услуги. Чаще всего при принятии решения об аутсорсинге обращают внимание на его цену, и это верный деловой подход. Однако при сравнении стоимости владения in-house и на аутсорсинге не ожидайте экономии в разы или чего-то в этом роде. Задача такого сравнения в том, чтобы понять, что аутсорсинг не окажется существенно дороже выполнения функции своими силами. Если цены примерно равны — все в порядке, аутсорсинг не является для вашего бизнеса противопоказанием. Можно приступать к дальнейшему анализу перспектив, выгод и рисков (о причинах выбора аутсорсинга читайте в этом посте «Почему выбирают аутсорсинг? 7 фактов от редактора журнала «Эксперт»»). Пусть рабочая группа подготовит сводный аналитический отчет о целесообразности использования аутсорсинга, результаты обсудит высшее руководство. Финальную точку в решении вопроса ставит генеральный директор или собственник бизнеса.

3. Безошибочно выбрать провайдера

Если решение о передаче на аутсорсинг принято, первым делом формулируются цели и задачи проекта, с высшим руководством согласуются объем передаваемых на аутсорсинг функций и требования к провайдеру. Формируется команда проекта, назначается ее руководитель.

Затем встает необходимость выбрать партнера аутсорсинга, и здесь ошибка обойдется очень дорого. Выбрав неблагонадежного провайдера можно столкнуться со сбоями в процессах, несвоевременным выполнением работ, фискальными рисками и даже мошенничеством. Такие истории заканчиваются обычно сменой партнера, и процедура реструктуризации процессов и функций запускается по-новому, что не лучшим образом сказывается на самочувствии бизнеса.

Поэтому при выборе провайдера как следует изучите рынок услуг аутсорсинга и проверьте репутацию приглянувшихся кандидатов. В нашем блоге мы неоднократно писали о правилах выбора аутсорсера, например, в посте

blog.ucmsgroup.ru