Воскресенье , 25 сентября 2022
Бизнес-Новости
Разное / Управление временем: Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем: Управление временем (Тайм менеджмент)

Содержание

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
Контроль достижения цели и выполнения планов. 


Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра
— техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
 — Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала.

Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. 
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Хабр

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам. Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться. Итак,

если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн

Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии.

Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день…

Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас. У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием. И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться. Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи. Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

  • Карьера
  • Саморазвитие
  • Общество
  • Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:

Карьера

— список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков. Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.

Саморазвитие

— т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.

Общество

– как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.

Семья

— это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже. Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективность\продуктивность по дням недели:


Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе. Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо. Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть. Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное. На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности. Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”. Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории. С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время. Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее. Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного. Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве. Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день. Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе. Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя. Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню. Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой. Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете. Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким. Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы. Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете. Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

Управление временем на личном примере | by Helena Glava

То, чему вы уделяете свое время — и есть ваша жизнь. Одним не хватает 24 часа в сутки для того, чтобы сделать все запланированное. Другие тратят каждую минуту максимально эффективно, третьи впадают в паранойю. Из-за недостатка времени сложно полноценно работать и реализовать свой потенциал, раскрыть возможности и совершенствоваться. При этом, достигнуть большего результата вполне реально, как и вместить все свои планы в сравнительно небольшой промежуток времени — те же сутки, к примеру. Я живу по принципу эффективного распоряжения временем уже больше 6 месяцев и могу выделить основные правила. Если это будет для кого-то полезным — я буду очень рада)

  1. Планирование. Планы, которые построенные в голове, на деле — неэффективны. Мозг человека устроен таким образом, что визуализацию он запоминает и воспринимает гораздо лучше, чем абстракцию. Поэтому планирование осуществлять нужно на бумаге (экране монитора или смартфона). Оформленный визуально перечень задач позволил мне адекватно оценить: хватит ли времени на всё? Не забыто ли какое-либо важное дело? И, разумеется, вычеркивание успешно пройденных задач из этого списка, позволило видеть, как много осталось, а заодно повышало удовлетворенность от выполнения дел. Иногда даже хотелось больше сделать, чтобы было больше пунктиков для вычеркивания.
  2. Распределение целей. Я очень хорошо подумала о том, как провожу свою жизнь и чему хотела бы посвятить свое время. После тщательного обдумывания у меня осталось восемь категорий:
  • Оплачиваемая основная работа
  • Дополнительная работа
  • Профессиональное развитие (изучение английского языка, чтение и разбор статей, кейсов, книг, просмотр лекций, участие в митингах, лекциях, воркшопах, прохождение обучающих курсов и прочее).
  • Саморазвитие (посещение различных занятий и семинаров, чтение книг и просмотр фильмов, дающих вдохновение и новые знания).
  • Отношения (проведенное с семьей время, звонки друзьям и родным, свидания).
  • Развлечения (покупки, чтение необязательных книг, просмотр сериалов, посещение развлекательных мероприятий и прогулки).

Также жизнь сурова и беспощадна, и нужно было учесть то, без чего ну никак не обойдешься:

  • Отвлекающие факторы (звонки, просмотр Пинтерест и Биханс, что-то где-то прочесть и отвлечься).
  • Бытовые вопросы (сборы, рутинные и домашние дела).

Сон я не учитывала, конечно же, но если за счет его уменьшения вы хотите успевать больше — пожалуйста)) Список составлен лично для меня, но думаю, что каждый может взять себе оттуда что-то.

  1. Выполнение дел должно быть последовательным, чтобы доводить до конца, потому что несколько дел одновременно выполнять — это точно не для меня. Правильно расписанные и запланированные шаги сделают ее достижение эффективным, а процесс — наиболее сбалансированным по ресурсам.
  2. Марк Твен сказал знаменитую фразу о том, что, если вам всё-таки необходимо съесть живую лягушку с утра, можете утешить себя тем, что худшего в этот день с вами уже точно не случится. Вот и с делами так — если выполнить наиболее сложную и неприятную задачу — остальные уже пойдут как по маслу.
  3. Чистота и упорядоченность не только радуют глаз и формируют ваш имидж человека успешного — они реально помогают управлять временем, по крайней мере, тем, которое вы не потратите на поиски нужного в беспорядке.
  4. В тайм-менеджменте есть понятие “очистить день от мусора” — то есть от бесполезных дел — поговорить с коллегой, позалипать за едой в телефон, посмотреть соцсети (вот этого кстати я не рекомендую — отличный тайм-киллер плюс бесполезный перегруз мозгов. Я лично пользуюсь фейсбучиком (из-за мессенджера и возможности некоторых людей там поймать и плюс просматривать мероприятия) и твиттером. Раз в два дня пролистать ленту — нормально, а остальное — поверьте, вам расскажут коллеги, радио в машине, попутчики в автобусе и ваши дети). Некоторые гуру тайм-менеджмента умудряются записывать все мелочи, а потом выводить общую статистику и офигевать с нее, но мне пока еще такое недоступно.
  5. Говорят, что 20% ресурсов дают 80% результата. И это так. Поэтому распределяйте время своей работы так, чтобы оно чередовалось с отдыхом. Чем активнее вы работаете, тем больше вам потребуется период для восстановления сил. Поэтому не стоит стараться объять необъятное, и работать без перерывов. Отдых как физический, так и эмоциональный, позволят вам сделать больше дел и работать эффективнее, чем беспрерывный труд.
  6. Очень сложно работать без мотивации и вдохновения. Находите свои источники, ставьте цели — тогда и работа будет спориться, и выполнять все запланированное будет желание. Мне лично помогает поставить цель — именно ЦЕЛЬ. Если сильно хочешь чего-то — начинаешь тогда и не особо обращать внимание на то, что окружает. И не надо бояться ставить цели любые, даже самые сумасбродные и тяжелые. Для меня лично источник вдохновения — это природа, путешествия. Отдыхом может быть как сидеть рисовать красками на холсте, так и смотреть фильм под одеялком с бокалом вина.
  7. Чувство времени должно присутствовать всегда — во всех сферах жизни. Время не заканчивается, когда Вы выходите из офиса или когда Вы сделали запланированную задачу.
  8. Важно научиться говорить НЕТ — вежливый отказ позволит вам не только разово сберечь драгоценное время, но и приучит окружающих в перспективе к тому, что отвлекать вас не стоит.
  9. Баланс задач в зависимости от ваших собственных ощущений поможет повысить вашу результативность. Если чувствуете, что не в настроении, нету сил на выполнение задачи, не успеваете в силу форс-мажора — лучше не беритесь. На троечку делать не надо, для себя же стараетесь.
  10. Еще один шаг — это правильная постановка целей и задач. Простой пример: если вы поставите целью выполнение тезиса «похудеть к лету», эффективность такой постановки будет не менее абстрактной, чем сама цель. Другое дело — постановка задач с точными вводными данными и конечными точками («снизить вес за точный промежуток времени на точную цифру при помощи определенных методов и отказа от вредных привычек»). Аналогично этот принцип будет работать и с рабочими планами.

Когда вы будете просматривать свои результаты, постарайтесь быть честны с собой. Что вас не радует? Чему вы хотели бы уделять больше внимания? Что отбирает у вас слишком много времени, на чем можно «сэкономить» в пользу других занятий?

Еще меня удивило, насколько отслеживание того, чем я занимаюсь, повлияло на остальные факторы жизни. По истечении полугода:

  • Я начала более осознанно тратить время.
  • Я смогла оценить, насколько много времени на самом деле вмещается в один день.

Спокойно и трезво посмотрев, сколько я смогла сделать в течение дня, недели, месяца, и сколько времени ушло впустую, теперь я уже не могу так легко говорить, что у меня нет времени на что-то. Мне совершенно очевидно, что время-то есть — нужно просто внимательно расставлять приоритеты. Желаю всем эффективности и карьерного роста!

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.



Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

  • A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
  • В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
  • С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.



Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Курс тайм менеджмента в Специалисте

«Как жаль, что в сутках всего 24 часа» – эту фразу каждый из нас слышал не раз. Выспаться, успеть сделать все по работе, уделить достаточно времени семье и отдыху – так в идеале должен выглядеть наш день, но чаще всего нам приходится жертвовать чем-то из списка, чтобы сделать хоть что-то важное. Постепенно накапливаются усталость, стресс и чувство вины. Причина этого – неумение управлять своим временем. Вы находитесь в зоне риска, если вам знакомы ситуации ниже.   

  • Список дел нарастает, как снежный ком, и вы не знаете, за что взяться в первую очередь.
  • Делаете все сами, потому что другие могут не справиться.
  • Ничего не успеваете, хотя все время чем-то заняты.
  • Постоянно отвлекаетесь от дел, просматривая почту, соцсети, новости (нужное подчеркнуть).

Если хотя бы на 1 вопрос вы ответили утвердительно, вам нужна помощь специалиста! Предлагаем пройти курс «Тайм-менеджмент — организация времени» и взять управление временем в свои руки!

Обучение построено на практическом применении принципов тайм-менеджмента к опыту слушателей. На занятиях вы проведете инвентаризацию собственного времени и поймете, где взять свободные часы на необходимые дела. Проанализируете свои цели по критериям SMART и составите план по их достижению. Наконец, научитесь правильно расставлять приоритеты и доверять другим решение важных задач.

Курс знакомит слушателей с проверенными техниками тайм-менеджмента Pomodoro и Trello и современными программными средствами для управления временем.

Курс предназначен для собственников бизнеса, руководителей предприятий, менеджеров высшего и среднего звена и всех, кто заинтересован в оптимизации своего времени и лучшей самоорганизации.

Не хватает времени на все необходимые дела? Обучитесь на нашем курсе и избавьтесь от этой проблемы!

Интересный факт! Тренинги по тайм-менеджменту часто входят в базовый пакет плана развития сотрудников многих компаний.

Лучшие приложения для управления временем

Улучшите свои навыки управления временем

Управление временем может считаться начальным этапом микроменеджмента, но широко известно, что это плохо влияет на любую корпоративную культуру. Однако, воспользовавшись возможностью усовершенствовать свой подход к управлению временем, вы сможете существенно улучшить свою производительность, мотивацию и благополучие. Кроме того, с таким количеством приложений и программ для управления временем, многие из которых легко интегрируются в Dropbox, это будет проще, чем вы думаете.

Как я могу улучшить навыки управления временем?

Даже если вы относитесь к тому типу людей, которые никогда не становятся жертвами прокрастинации, навыки управления временем могут помочь вам организовать свой день максимально эффективно. Прежде чем вы начнете просматривать расписания и календари, предлагаем вам несколько советов по управлению временем:

Осознанность

Плохое управление временем приводит к высокому уровню стресса, как и завышенные ожидания к себе или большое количество дел. Немного осознанности в работе может действительно помочь вам понять свои личные привычки и то, как вы подходите к ситуациям. Когда вы ставите себе задачи на день, думайте о балансе между работой и личной жизнью и часах своей наибольшей продуктивности, а также выделяйте достаточно времени на перерывы, чтобы снизить риск выгорания.

Управление командой

Стратегии управления временем индивидуальны для каждого человека, но вы будете удивлены тем, чего можно достичь, если есть командный дух. Прежде чем приступить к внедрению эффективных, по вашему мнению, методов управления временем, убедитесь, что вы знаете привычки, а также сильные и слабые стороны своей рабочей группы. В этом вам может помочь постановка SMART-целей. Ведь в применении методов управления временем нет смысла, если у вас нет значимых рабочих задач. После постановки целей вы можете составить график работы, который не только будет работать на вас, но и выявит сильные стороны всей вашей команды.

Будьте готовы к неудачам

Неудачи присутствуют в любой работе независимо от того, применяются ли методы управления временем. Всегда есть что-то, что идет не по плану. Не ожидайте чудес от управления временем. В конечном итоге оно может помочь вам пройти ключевые этапы быстрее, чем вы думали, но это не значит, что все пойдет по плану или не займет больше времени, чем ожидалось. Некоторые из самых успешных компаний в мире воспитывают культуру неудач, извлекая пользу из этих уроков. Выделение времени для размышлений о том, как можно улучшить процессы, жизненно важно для любого бизнеса и гарантированно сэкономит время в будущем.

Лучшие приложения для управления временем

В диапазоне от простого списка заданий до полноценного приложения существует множество программных решений для управления временем и других инструментов, которые помогут вам правильно распоряжаться своим временем. Независимо от того, используете ли вы устройство с ОС Android или iOS, эти приложения для отслеживания времени помогут вам более эффективно организовать свой день.

Toggl

Учет рабочего времени — один из ключевых аспектов управления временем, который позволит вам лучше понять свои привычки и потребности в ежедневных задачах. С помощью этой информации вы можете сформировать идеальное расписание и выделить достаточно времени для ваших задач. Это проще сказать, чем сделать, но приложение Toggl упростит вам задачу. Данное приложение не только сочетает в себе тайм-трекер и расписание, но и способствует повышению производительности, что также может помочь в управлении проектами и распределении бюджета.

Remember the Milk

Приложение Remember the Milk для создания умных списков работает с другими приложениями, например с электронной почтой, и помогает составить исчерпывающий список заданий на день. Списки, которыми можно делиться, и автоматические напоминания помогут вам в достижении ваших ежедневных, еженедельных или ежемесячных целей. Напоминания — это не просто push-уведомления, которые вы можете легко отклонить. Вы можете настроить получение уведомлений на электронную почту, в виде текстовых сообщений, твитов и даже мгновенных сообщений в Skype.

Forest

В приложении для управления временем Forest реализована идея потока, креативности и целенаправленности, что позволяет вам выделять время для выполнения важных задач. Приступая к выполнению задачи, вы сажаете дерево в приложении. Чем дольше вы концентрируетесь на задаче, тем больше растет дерево, пока, в конечном счете, у вас не появится целый небольшой лес. Это новый и интересный способ помочь себе не отклоняться от цели, добавив немного больше ответственности, даже если это всего лишь виртуальная живая изгородь.

Какие инструменты управления временем можно использовать?

При управлении всей рабочей группой обычное приложение не сможет решить ваши задачи по управлению временем. Если вам сложно организовать работу своей рабочей группы так, чтобы все ее участники соблюдали сроки выполнения задач, возможно, потребуются инвестиции в полноценное программное обеспечение для управления временем. При выборе инструментов управления временем важно помнить, что принадлежность различных программ к этой категории может быть неочевидна.

Например, Slack может помочь вам сэкономить те драгоценные минуты, которые вы бы потратили на работу с электронной почтой или физические поиски сотрудника, но вы вряд ли отнесете его к инструментам управления временем. Думайте нестандартно, смиритесь с пожирателями времени и решите, что поможет вам справиться с ними.

Управление временем с помощью интеграции средств Dropbox

Dropbox поможет вам на всех этапах организации работы — от обеспечения безопасного хранения файлов до создания условий для совместной работы. Независимо от того, структурируете ли вы все свои файлы в общих папках или используете Dropbox Paper в качестве диспетчера задач, Dropbox может помочь вам в организации работы и времени участников вашей рабочей группы. А благодаря интеграции приложений, которые позволяют максимально разумно использовать ваше время, Dropbox обеспечивает лучшие возможности для совместной работы, более быстрые сроки выполнения заданий и более эффективную организацию работы.

Вот некоторые из приложений, которые бесперебойно работают с Dropbox на компьютерах с ОС Windows и Mac и помогут вам сэкономить время и эффективно управлять им.

Slack/Zoom

Обмен мгновенными сообщениями поможет вам сэкономить важные минуты в течение дня. Осознание того, что любой человек, с которым вам нужно связаться, находится на расстоянии одного клика мыши, оказывает положительное воздействие, особенно на новых сотрудников. Эти разговоры в режиме реального времени позволяют быстро выполнять рабочие задачи и обеспечивают более личную и неформальную рабочую коммуникацию. Работая в Dropbox, вы можете начать конференцию в Zoom или общение в Slack прямо из документа Dropbox Paper; для этого не нужно переключаться между платформами. Объединив свое содержимое и общение в одном месте, вы сможете сосредоточиться и погрузиться в состояние потока, что позволит вам легко организовать процесс совместной работы, даже если участники рабочей группы находятся в разных местах.

Monday/Trello/Asana

Как и список заданий для всей рабочей группы, эти инструменты позволяют каждому участнику получить четкое представление не только о своей задаче, но и о задачах других. Они помогают повысить степень ответственности, создать более сильное ощущение цели и усилить мотивацию, а также реально способствуют улучшению концентрации внимания. Инструменты управления проектами и временем позволяют собрать список заданий в одном месте, доступном всем сотрудникам, особенно если эти инструменты работают синхронно. Например, из приложения Monday можно легко перейти к вашим документам Dropbox в рамках рабочего процесса, а также можно взять любой файл Dropbox и прикрепить его к карточке Trello.Asana также легко интегрируется с Dropbox: просто прикрепите файл Dropbox к своему проекту, и он автоматически обновится в обоих каналах.

Насколько организованными вы бы ни были, всегда стоит пробовать новые инструменты повышения эффективности, а с Dropbox у вашей команды будут все возможности организовать идеальный рабочий процесс.

Тайм-менеджмент, управление временем — CrocoTime

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться в этой статье.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это, в первую очередь, осознанный подход к организации своего времени. Главная цель – больше успевать в единицу времени и разумно расходовать ресурсы.

С точки зрения психологии, принято различать два вида тайм-менеджмента: простой и системный. Если отойти от теории и “приземлить” тайм-менеджмент до уровня одного человека, то простой – это организация труда конкретного сотрудника на его рабочем месте, а системный – это повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании, одним словом, масштабное применение, которое больше похоже на философию.

И если кажется, что управление временем придумали современные, загнанные скоростью жизни люди, то это далеко не так. Еще 2000 лет назад римский философ Сенека осознал, что все время можно разделить на 2 условные категории: проведенное с пользой и прожитое с удовольствием. И далеко не всегда эти часы совпадают. Тогда же он предложил фиксировать каждую минуту времени, чтобы потом, спустя три месяца, подводить итог – подсчитывать, сколько же часов проведено праздно, а сколько – продуктивно.

Так рождались техники тайм-менеджмента, число которых на сегодня доходит до двух десятков.

Топ-5 популярных техник по тайм-менеджменту

  • “Правило 1-3-5”

Суть этого правила в том, что в течение одного дня можно выполнить ограниченное количество задач, при этом учитывая их сложность. Распределяются они так: 1 крупная, 3 средних и 5 мелких. Всего девять, не больше и не меньше.

  • “Метод Помидора”, или “Система 25 минут”

Эту технику в конце 1980-х придумал итальянский студент Франческо Чирилло, который, готовясь к экзаменам, устанавливал себе время на изучение экзаменационного вопроса с помощью кухонного таймера. Это приспособление было в форме помидора, отсюда и появилось название техники.

Суть ее в том, чтобы работать равными промежутками времени, давая себе определенное количество отдыха. На один цикл непрерывной работы отводится 25 минут, после чего делается пятиминутный перерыв. После 4 таких циклов наступает время получасового отдыха.

Смысл метода – разбить скучную, монотонную работу на отдельные части. Так большое дело воспринимается легче.

  • “Правило лягушки”

Автор техники – мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси – называет “лягушками” дела, которые важно и обязательно нужно выполнить, но постоянно откладываешь на потом, потому что они вызывают отвращение, словно земноводное.

Трейси рекомендует «съесть лягушку на завтрак» – выполнить такое дело в первую очередь, чтобы потом не испытывать негативных эмоций.

  • “Способ 10 минут”

Этот способ позволяет договориться с самим собой. Когда нужно приниматься за работу, но никак не хочется, можно сказать себе: “Я начну сейчас, поработаю всего 10 минут, а потом буду отдыхать”. Скорее всего за эти 10 минут удастся уже втянуться, и дальше пойдет работа по накатанной.

Этот способ изобрел эксперт в области производительности Марк Форстер. Он предлагает вносить все дела один длинный список. Каждый день просматривать его и выбирать те, что нужно сделать срочно, здесь и сейчас, а потом приступать к тем, что больше по душе. По такому принципу нужно действовать ежедневно.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Социологи из “Фонда общественного мнения” выяснили, что планированием пренебрегает большая часть жителей России:

  • 24% россиян вообще ничего не планируют;
  • 41% – составляют краткосрочные планы;
  • 16% – используют долгосрочное планирование.

Такое отношение к вопросу постановки целей, управления временем и делами объясняют и неуверенностью в завтрашнем дне в масштабах страны, и неумением применять принципы тайм-менеджмента, которые обрастают мифами.

1 Существует универсальные системы, которые подходят абсолютно всем.

Всем хочется получить “волшебную таблетку”, которая сиюминутно наладит жизнь. А здесь – речь идет о менеджменте, он же штука универсальная. Плюс ко всему огромное количество книг транслирует мысль, что вот оно, берите и пользуйтесь – будет счастье.

К сожалению, это далеко не так. Тот или иной подход к организации времени встраивается в жизнь человека, меняет ее. И если от этого некомфортно или результатов нет, то значит, это не та система.

Если рассмотреть различные подходы к управлению временем в деталях, то становится понятно, что каждый из них в основу берет какой-то один принцип. Но он может быть сам по себе неэффективным для конкретного человека. Это тот случай, когда в теории все выглядит замечательно, а на практике – неприменимо из-за особенностей характера, например. Да, записывать каждый час-два, чем занимался, чтобы посмотреть, куда уходит время и в какие часы ты наиболее продуктивен – вполне себе хорошее начинание. Только не каждый сможет помнить о необходимости записать.

2 Тайм-менеджмент не работает.

Этот миф вырастает из предыдущего. “Я пробовал составлять списки дел, но ни разу их не выполнял”. Это всего лишь значит, что такая система к организации времени не подходит. И нужно попробовать другой. А возможно, совместить несколько, найдя наиболее комфортный и эффективный вариант.

3 Управление временем – это главное.

Здесь явное смещение акцентов. Управлять временем – это не главное, главное – насколько эффективно его используют. Можно написать список из 15 дел на день и даже все их выполнить. Но они ни на шаг не приблизят к главной цели. Другой вариант – когда человек берет на себя слишком много. И здесь управление временем – это скорее управление нагрузкой, умение расставлять приоритеты и делегировать.

Системы управления временем

Каждая техника чаще всего затрагивает один из основных принципов тайм-менеджмента:

  • мотивация,
  • декомпозиция,
  • структурирование,
  • планирование,
  • расстановка приоритетов,
  • самодисциплина.

Но система – это целостный подход к управлению временем, который включает в себя не одну технику, а их комбинацию. Система помогает не просто напомнить о необходимости выполнения той или иной задачи, а показывает, как сделать это максимально эффективно.

Одним из первых системный подход предложил известный американский политический деятель, общественник, писатель и журналист Бенджамин Франклин.

  • Пирамида Франклина

В основе подхода лежит принцип декомпозиции, когда большая цель раскладывается на мелкие составляющие, вплоть до ежедневных небольших задач, которые в итоге приводят к достижению глобальной цели.

В основе всего, по Франклину, лежат жизненные ценности. Это фундамент пирамиды. Всего в этой ступенчатой модели достижения целей 6 структурных шагов:

  1. Выбор 1-2 основополагающих жизненных ценностей, из которых вытекает постановка основной жизненной цели.
  2. Глобальная цель формируется на основе тех самых ценностей. Отвечает на вопрос: “Чего я хочу достичь к N годам?”.
  3. Генеральный план – “Что нужно сделать, чтобы достичь того, что хочу реализовать к N годам?”
  4. Долгосрочный план – “Какие шаги нужно предпринять в ближайшие 3-5 лет?”
  5. Краткосрочный план – это задачи на ближайший год/полгода/три месяца/месяц.
  6. Ежедневное планирование. Это мелкие задачи, выполнение которых ведет к достижению глобальной цели.

Это достаточно универсальный метод, который подчиняет себе всю жизнь человека.

Среди систем выделяются и другие:

  • Матрица Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Его подход к организации времени заключается в распределении дел по степени важности. Сначала нужно записать все дела в один список, а затем распределить по 4-м категориям:

  1. важные и срочные;
  2. важные, но несрочные;
  3. несрочные, но важные;
  4. несрочные и неважные.

Метод помогает определить, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить на ближайшее или отдаленное будущее.

  • Метод Айви Ли, или Метод Шваба

В названии метода фигурируют два имени, поскольку история создания подхода объединяет двух людей.

Американский журналист Айви Ледбеттер Ли разработал этот метод для промышленного магната и владельца крупнейшей металлургической компании в Америке Чарльза Шваба.

Суть метода основывается на расстановке приоритетов в списке дел. Пошагово выглядит это так:

  1. В конце каждого дня нужно составить список дел на завтра. Максимальное количество пунктов в списке – 6.
  2. Затем расставить задачи по степени важности.
  3. Выполнять поставленные задачи нужно строго в определенном накануне порядке, не отступая ни на шаг.
  4. В конце дня составить новый список. Если остались незавершенные задачи, то внести их первыми и потом дополнить до максимального количества новыми задачами.
  5. И так каждый день.

Метод оказался настолько действенным, что Чарльз Шваб заплатил за эту методику Айви Ли 25 тысяч долларов.

  • Метод Хронометража.

Этот метод принадлежит отечественному гуру тайм-менеджмента, основателю компании “Организация времени” Глебу Архангельскому.

В основе лежит мысль Сенеки о продуктивно и непродуктивно проведенном времени. Архангельский разделяет систему организации времени на два этапа:

1 – это узнать, на что же тратится время. Для этого нужно как минимум несколько недель уделить фиксации временных затрат: каждые 1-2 часа записывать, на что они ушли. Дела, выполнение которых отнимает до 5 минут, можно не записывать;

2 – это проанализировать свои записи. Для этого нужно определить, насколько эффективно были потрачены те часы. Например, внести пометки: время потрачено эффективно; время потрачено с пользой, но неоптимально, время потрачено впустую и т.д.

После этого автор методики предлагает увеличить промежутки эффективной траты времени и сократить праздные или не самые продуктивные часы. Когда такой анализ дойдет до автоматизма, результат будет очевидным.

Инструменты для повышения эффективности каждого сотрудника

Тайм-менеджмент – важный шаг для повышения эффективности каждого сотрудника. Какую бы систему не выбрал работник, есть универсальные инструменты, которые позволяют быть максимально продуктивным:

  • учет биологических часов.

Это важный момент в применении тайм-менеджмента. У каждого человека свой биологический ритм, есть часы, которые сотрудник готов “свернуть горы”, есть – минуты упадка сил и концентрации. Вспомните, как трудно начать работу над важным делом с утра, если ты “сова”, зато в вечерние или даже ночные часы такие люди справляются с задачами гораздо быстрее и эффективнее;

  • умение говорить “нет”.

Взваливать на себя слишком многое – плохой вариант. Это неминуемо ведет к выгоранию. Помните, что суть тайм-менеджмента не в том, чтобы делать как можно больше, а в том, чтобы уметь распределять нагрузку и расставлять приоритеты;

  • выполнение однотипных задач подряд.

Если в течение дня нужно сделать ряд похожих дел, делайте их подряд. Дело в том, что с каждым разом требуется все меньше усилий на выполнение однотипных манипуляций, а вот переключение с задачи на задачу отнимает, как правило, больше времени;

  • стремление к автоматизации.

Всегда старайтесь упростить выполнение рутинных задач. Используйте все возможные способы. Например, если в числе дел стоит немедленное реагирование на входящие электронные письма, настройте уведомления.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени – это способ, который открывает широкие возможности для управления задачами, ресурсами и собственными часами и минутами.

Первое, что дает автоматизированный учет – это ясную картину использования времени. Любое планирование должно начинаться с понимания, где в работе часы теряются впустую или расходуются малоэффективно. Рассмотрим на примере системы учета рабочего времени CrocoTime, как происходит подготовительный этап к принятию той или иной техники тайм-менеджмента:

  • программа устанавливается на рабочие машины сотрудников;
  • агент CrocoTime собирает статистику занятости в рабочие часы;
  • по итогам дня программа “выдает” фотографию – наглядную схему, где видно не только, чем занимался человек, но и насколько эффективным была каждая минута его времени. Таймлайн покажет, в какие часы продуктивность зашкаливала, в какие – сотрудник никак не мог собраться;
  • посмотреть готовую статистику может не только руководитель. Это было бы нечестно. В программе есть возможность открыть итоговые данные и для самого сотрудника, чтобы он мог видеть свои показатели, сделать выводы, перестроить свою работу.

Тайм-менеджмент, в частности, фокусируется и на снижении отвлечений. Списки дел составляют не ради того, чтобы они были, а для того, чтобы задачи выполнять. И здесь объективную картину снова поможет увидеть автоматическая система учета рабочего времени. Более того, это один из самых действенных инструментов реального снижения количества отвлекающих моментов. Например, в CrocoTime можно:

  • увидеть детальную статистику по интернет-ресурсам и приложениям, которыми пользовался сотрудник – заходил на профильные сайты или сёрфил в поисках подарков на ближайший праздник;
  • сделать тонкие настройки для каждого отдельного человека или для отдела/подразделения в компании. Важный момент: программа не “причесывает всех под одну гребенку”, ведь тот же поиск подарков для менеджера отдела внутренних коммуникаций, который занимается подготовкой презентов для сотрудников и клиентов, будет делом профильным, а вот для инженера, который должен работать над техническими проектами – отвлечением.

Одним словом, автоматическая система учета рабочего времени – это один из самых современных инструментов тайм-менеджмента, которая помогает:

  • сосредоточиться на работе,
  • игнорировать отвлекающие факторы,
  • придерживаться намеченных планов,
  • отказаться от рутинных заполнений отчетов о потраченных часах,
  • видеть собственную продуктивность и эффективность работы компании.

Какой бы метод или систему тайм-менеджмента вы не выбрали, придерживаться основных постулатов, гибко подстраивать управление временем под себя и видеть динамику изменений в работе и жизни поможет автоматическая система учета рабочего времени. И в этом плане CrocoTime уже зарекомендовала себя среди клиентов, число которых превышает 700 в России и зарубежом.

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше жизненного успеха. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точный M, , достижимый, A, , R, , и T .

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

  • Важные и срочные: Выполняйте эти задачи прямо сейчас.
  • Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
  • Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
  • Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не удосужились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно сложнее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им также сложнее приспособить задачу к своему рабочему дню.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте наперед Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или возвращаться назад при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI «Финансовый аналитик по моделированию и оценке» (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

  • Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
  • Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
  • Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они нас видят, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он показывает

Тайм-менеджмент — это нечто большее, чем лайфхаки

Затягивание проекта, смещение сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем ​​- все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних резолюций, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на том, что важно.«Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков персонала, но в то же время среди самых редких навыков.

Так как же нам лучше распоряжаться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для ускорения управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают.Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управления временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения. Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента.Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды. Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

  • Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
  • Схема : разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
  • Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков, организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием. Однако нет такого широкого признания навыков осведомленности и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена ​​роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, были кристально ясны свидетельства того, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущей работой над отсутствием у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерства.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала необходимо выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Это может быть достигнуто с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с тайм-менеджментом, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность инвестиций в усилия по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это звучит очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования «на дюйм в глубину, но на милю шириной», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в том, чтобы делать что-то быстро.Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

  • Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
  • Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы проводите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
  • Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
  • Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
  • Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на задачи на следующей неделе?).
  • Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на занятие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.).

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

  • Расставить приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
  • Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь следует выполнить как срочные, так и важные задачи.
  • Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
  • График защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас было время посвятить самым важным проектам.
  • Уменьшить ошибки недооценки. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
  • Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

  • Попробуйте «сложить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за обедом).
  • Используйте короткие усилия. Когда задачи кажутся непосильными, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
  • Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать стоимость при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
  • Не будьте «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
  • Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
  • Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть та же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. Имея эти данные, вы можете легко найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете иметь точное представление о том, как вы проводите свое время, и соответственно планировать.

Это подводит нас к следующему совету.


Совет № 2: Установите достижимые цели и расставьте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое количество времени не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: «Сделать», «Отложить», «Делегировать» и «Удалить».Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете задачи в одну из 4 групп:

  1. Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
  2. Отложить: важные, но несрочные задачи.
  3. Делегат: Срочные, но не важные задачи.
  4. Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.


Совет № 3: Создайте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.


Совет №4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Повысьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.


Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг еще не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.


Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получается только из 20% его исходных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы — владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.


Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.


Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.


Советы и уловки по тайм-менеджменту

Мы все время от времени можем использовать небольшой импульс.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методам повышения производительности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите расползания объема: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли выделять больше времени на эти задачи в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.


Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовольствие в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.


Совет №11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого крайнего срока, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.


Совет №12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

Переосмысление управления временем начинается с этих 5 вопросов: NPR

Автор Оливер Беркман утверждает, что чем активнее мы сможем принять и принять наше ограниченное время на Земле, тем легче станет тратить время на то, что для нас наиболее важно. Минни Фан для NPR скрыть подпись

переключить подпись Минни Фан для NPR

Чем активнее мы сможем принять и принять наше ограниченное время на Земле, утверждает автор Оливер Беркман, тем легче становится тратить время на то, что для нас наиболее важно.

Минни Фан для NPR

Хорошее управление временем начинается с признания своей смертности.

Конечно, это не единственный шаг в процессе, но, по словам автора Оливера Буркмана, это важный элемент, о котором часто забывают многие люди, ориентированные на продуктивность или оптимизацию.

В эту эпоху, когда мы привыкли к молниеносным скоростям и постоянным бомбардировкам удобства, каждое новое увлечение, позволяющее сэкономить время, лайфхаки или приложения для планирования, заставляет нас чувствовать, что мы «только что находимся на грани победы. время … в полной мере контролировать, — говорит Буркман, «помешанный на продуктивности».

«Но, конечно, мы никогда этого не понимаем, потому что я думаю, что люди не могут этого сделать. Потому что время в конечном итоге просто идет, а на вещи нужно время, которое они требуют».

Его новая книга, Четыре тысячи недель: управление временем для смертных , , посвящена тому, как и зачем переоценивать ваши отношения со временем — начиная с поразительной краткости средней продолжительности жизни человека, которая дала книге название. .Беркман не делает никаких выводов оттуда.

Фаррар, Штраус и Жиру

«Любая степень, в которой вы можете увидеть правду о том, что наше время ограничено, что мы не можем сделать все, что вы можете вообразить гораздо больше целей, чем вы когда-либо могли бы достичь, но с этим согласны, это еще одна степень, которую вы знаете взяли на себя ответственность за вашу жизнь и начали строить ее осмысленную », — говорит Беркман.

Поскольку, по мнению Беркмана, чем активнее мы принимаем и используем ограниченное время на Земле, тем легче становится тратить время на то, что для нас наиболее важно.

Чтобы помочь нам, утомленным путешественникам во времени, книга Беркмана ставит пять вопросов, которые помогут вам пересмотреть свои отношения со временем.

Вы придерживаетесь стандартов производительности или производительности, которые невозможно удовлетворить, и судите по ним?

Мы зациклены на будущем, планируем дни с точностью до секунды и распределяем наши календари на три года, потому что, стремясь овладеть временем, мы стремимся немного больше контролировать свою жизнь.

«Но у вас никогда не бывает времени так, как у вас может быть доллар или пара обуви», — говорит Беркман. «У вас будет момент, а затем еще один момент, и это одинаково для всех».

Сначала мы должны признать поражение. Оттуда давление снижается на всех уровнях.

«Дело не в том, чтобы быть достаточно хорошим, или недостаточно применять самодисциплину, или не найти правильную технику», — говорит Беркман. «Но что мы, в конечном счете, материальные существа в материальном мире, ограниченном миллионами разных способов.Отсюда просто следует, что такого совершенства невозможно достичь в реальности ».

Итак, вместо того, чтобы тратить драгоценные минуты на перфекционизм на работе или дома, Беркман говорит, что нужно принять тот факт, что «несовершенство — это обычное дело».

Вместо того, чтобы постоянно мучиться по поводу выбора наилучшего партнера или перегружать себя, чтобы быть лучшим работником, осознайте, что ваше время — и, следовательно, ваш реалистичный выбор — ограничен, и освободите себя от невозможно высоких стандартов.

Где в вашей жизни или на работе вы в настоящее время стремитесь к комфорту, когда требуется небольшой дискомфорт?

Когда у нас под рукой столько технологий, легко управлять автопилотом.

Благодаря «колонизации удобства» стало проще, чем когда-либо, выполнять дневной список дел, и, возможно, никогда не было так просто отвлечься от вещей, которые наиболее важны для нас, с помощью социальных сетей, потоковых сервисов и нравиться.

Хотя эти вещи могут и часто служат связующим звеном и утешением, Беркман советует серьезно подумать о тех ролях, которые ваше внимание и отвлекающие факторы играют в вашей жизни.

«Когда вы подойдете к концу своей жизни, сумма всех вещей, на которые вы обратили внимание, будет вашей жизнью», — говорит он.

Подумайте обо всех людях и вещах, которые вы считаете самыми важными в своей жизни: о друзьях, интересах, увлечениях. Затем подумайте, на кого и на что вы на самом деле тратите свое время.

Списки одинаковые? Вы израсходуете все свои умственные способности в офисе и выписываетесь, как только вернетесь домой к детям? Вы все время откладываете научиться играть эту новую песню, потому что соцсети не перестают звонить вам?

Со временем наше внимание «просто увеличивает жизнь», — говорит он.Поэтому важно убедиться, что вы тратите свое время и энергию с умом.

Каким образом вы еще не приняли тот факт, что вы являетесь тем, кем вы являетесь, а не тем человеком, которым, по вашему мнению, вы должны быть?

Превращение времени в товар заставляет многих из нас, среди прочего, чувствовать, что мы никогда не делаем достаточно — что есть лучшая, яркая, сияющая версия нас прямо за поворотом, если мы можем работать достаточно усердно или достаточно долго. чтобы найти лучшую версию самих себя, — говорит Беркман.

Он говорит, что это экзистенциальное чувство «долга продуктивности» невероятно проблематично, но вы можете многое сделать вместо того, чтобы ругать себя за то, что вы не являетесь идеализированным «я».

Вместо того, чтобы постоянно пытаться достичь какого-то будущего, мифического супер-вас, Беркман предлагает сделать несколько противоположное: стратегическую неуспеваемость или «заранее выбрать, в чем потерпеть неудачу».

Он предлагает циклически принимать решение о том, чтобы расслабиться в одном аспекте своей жизни — возможно, не содержать дом в безупречной чистоте в течение шести месяцев или делать минимальное количество упражнений.

«Вместо того, чтобы постоянно чувствовать себя плохо, когда вы не можете сделать невозможное, — говорит Беркман, — дайте себе некоторую сознательную благодать и место для других вещей в вашей жизни.

«Готовый список» — еще один отличный вариант, который поможет изменить вашу повседневную перспективу. Вместо списка дел, которые могут быть выполнены, а могут и не быть выполнены, но почти наверняка заставят вас чувствовать давление в течение дня, список выполненных дел — это «способ удержать некоторую часть внимания на том факте, что вы выполняете целую кучу задач. вещи.

Почистил зубы — готово! Закончил еще одну двойную смену на работе — готово!

В каких сферах жизни вы все еще сдерживаетесь, пока не почувствуете, что знаете, что делаете?

Мы все жаждем уверенности и убежденность, но «я бы сказал, что все постоянно этим занимаются», — говорит Беркман. И, надо сказать еще раз, время не обещает более светлого завтра.

Вместо того, чтобы ждать, пока вы Будьте готовы ко всему, чего вы ждете, — предлагает Беркман подумать о том, как вы проводите время сейчас.

«Я думаю, что многие из нас проходят свою жизнь с каким-то фоновым ощущением, что мы не совсем делаем то, что для нас было бы наиболее значимым, чтобы делать с ними», — говорит он, помимо, конечно, многих реальных социальные и экономические факторы, которые могут нас ограничивать.

Чтобы решить эту загадку, он обращается к работе психотерапевта Джеймса Холлиса, который предлагает нам спросить нашу жизнь: «Увеличивает ли меня этот путь или уменьшает меня?»

Хотя исследования показали, что люди плохо предсказывают будущее счастье, Беркман говорит, что люди часто «до мозга костей» знают, токсичен ли путь или может ли он привести к росту.И это помогает нам пережить трудные времена.

«Большинство из нас понимают, что полноценная жизнь включает в себя целый ряд вещей, которые не кажутся действительно прекрасными и приятными в момент их выполнения», — говорит он, цитируя любого, кому приходилось менять подгузники в 2 часа ночи, как пример.

«Но в то же время обычно, по крайней мере в лучшем случае, кажется, что вы делаете правильные вещи в своей жизни, что вы делаете это в тот момент, когда в этом есть смысл.«

Как бы вы по-другому проводили свои дни, если бы не заботились так сильно о том, чтобы ваши действия приносили плоды? Беркман, но за счет наслаждения проведенным перед нами временем.

«План — это просто мысль, — говорит он. — Это заявление о ваших намерениях, сделанных в настоящий момент». И это неплохо — имеет смысл принять решение прямо сейчас о том, что было бы наиболее разумно делать в будущем.Но мы должны помнить, что время не всегда будет соответствовать нашим требованиям.

Это было самым большим изменением для Беркмана.

«Переход от планирования дня с отчаянно тревожной потребностью в том, чтобы день прошел таким образом, вместо простого планирования дня», — говорит он. «Потому что, конечно, полезно планировать свой день, и я не против. Но вы знаете, что у реальности тоже будут свои идеи».

Главный урок, по словам Беркмана, заключается в том, что время не гарантировано, и что бы вы ни делали в течение этого времени — будь то величайшее наследие или величайшая ошибка — в конечном итоге будет стёрто отливом и отливом истории.Только в этот раз, именно в эту секунду нам нужно считать.

Звуковая часть этого эпизода была произведена Клэр Мари Шнайдер при технической поддержке Патрика Мюррея.

Мы будем рады услышать от вас. Если у вас есть хороший лайфхак, оставьте нам голосовое сообщение по телефону 202-216-9823 или напишите нам по адресу [email protected] Ваш совет может появиться в следующем выпуске.

Если вам нравится Life Kit и вы хотите большего, подпишитесь на нашу рассылку новостей .

советов по повышению производительности

6 мин. Прочитать

  1. Ступица
  2. Производительность
  3. Важность управления временем: советы по повышению производительности

Малые предприятия и фрилансеры должны максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом. Управление временем важно для занятых компаний, чтобы они могли расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей.Когда вы лучше распорядитесь своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих темах исследуется важность тайм-менеджмента и предлагаются советы по повышению вашей продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

  • Производство некачественной работы
  • Несоблюдение сроков
  • Повышение уровня стресса
  • Нарушение баланса между работой и личной жизнью
  • Нанесение вреда профессиональной репутации

Почему важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес без ущерба для баланса между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, вы будете лучше понимать, что вам нужно сделать, и сколько времени должно занять каждая задача. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Производите лучшую работу

Когда вы не спешите постоянно, чтобы уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и внимания к своей работе. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше быстро приближающегося срока.

Выполнить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя назначение каждой задачи в вашем списке на определенные отрезки времени.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распределяете время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Снизьте уровень стресса

Легко забеспокоиться, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как по работе, так и в личной жизни. Хорошее управление временем может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать, и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Когда вы правильно распоряжаетесь своим временем и успешно соблюдаете установленные сроки, вы почувствуете удовлетворение своего долга и уверенность в своих силах.Последовательное завершение вашего ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшать свои навыки управления временем и открывать новые возможности для работы.

Повышение эффективности

Когда вы поймете, как эффективно распоряжаться своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам добиться большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед встречей, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, на тот случай, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков управления временем может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

План впереди

Заблаговременное планирование времени — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бодрствуете утром в первую очередь, или, может быть, вы делаете большой шаг ночью.Сохраните свои самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставить приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы являются слишком большим искушением, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Вознаграждай себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для хорошего тайм-менеджмента.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, выйдя на улицу за 15 минут. Вознаграждения сохраняют мотивацию к работе и помогают достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в области тайм-менеджмента.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

18 лучших приложений и инструментов для управления временем (обновлено 2021 г.)

Никто не может оспаривать бесчисленные преимущества, которые принесла нам технология.Несомненно, это позволило нам соединять, работать, улучшать и использовать наши ресурсы сверх того, что когда-то можно было вообразить.

Если вы не пользуетесь преимуществами некоторых из сотен существующих приложений и инструментов для управления временем (например, такого эффективного планировщика), вы определенно упускаете один трюк.

Но с таким количеством приложений на выбор, как узнать, какие из них использовать?

Ну, это будет зависеть от ваших потребностей. Вот почему мы составили список из 18 лучших приложений для управления временем, которые могут помочь вам с наиболее распространенными проблемами управления временем.

Давайте сразу перейдем к списку.

1. Время спасения — используйте свое время с умом

Если у вас есть сомнения, разумно ли вы используете свое время, это приложение будет отправлять вам еженедельные отчеты, чтобы указать, какие вещи крадут ваше время. Помимо функции автоматического отслеживания времени, это приложение также имеет блокировку отвлекающих факторов и эффективные инструменты для составления отчетов.

RescueTime поможет вам не перегружать себя слишком большим количеством задач. В этом приложении также есть командное программное обеспечение, предназначенное для управления временем членов команды.С помощью этого приложения вы можете быть шокированы, узнав, сколько времени вы на самом деле теряете.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

Совет для профессионалов: Если вы тоже склонны откладывать дела на потом, вы можете зарегистрироваться на в этом бесплатном уроке Fast Track — больше никаких промедлений и учиться как покончить с этой дурной привычкой раз и навсегда!

2. Помни о молоке — будь в курсе всех своих задач

Если вам сложно управлять всем, что вам нужно, и вы работаете с множеством разных устройств, то это приложение для вас.Это отличный бесплатный инструмент, совместимый с вашим мобильным телефоном, компьютером, Gmail, Outlook и т. Д., И он позволяет синхронизировать все ваши устройства, чтобы упростить управление временем.

Это приложение поможет вам легко управлять своими задачами и напомнит вам о них, где бы вы ни находились. Вы можете делиться задачами и списками с другими, что также делает его отличным инструментом для команд.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

3. Focus Keeper — Повышение мотивации для выполнения задач

Это приложение основано на принципах техники Помидора и предназначено для людей, которые откладывают дела на потом и чувствуют себя перегруженными задачами.Он имеет простой и эффективный пользовательский интерфейс, который легко настраивается в соответствии с вашими потребностями.

Focus Keeper разработан, чтобы усилить ваше внимание и избавиться от беспокойства, связанного с нехваткой времени. Это отличное приложение, которое можно использовать, если вы хотите предотвратить выгорание себя и свою команду.

Доступно на iOS, Android и настольных ПК

Совет от профессионалов: Постоянно оставаться сосредоточенным непросто, особенно когда в наши дни отвлекающие факторы повсюду! Возьмите Full Life Planner и узнайте, как отточить свое внимание!

4.Toggl — Отслеживайте время, потраченное на проекты и задачи

Эффективное управление временем начинается с четкого определения того, сколько именно времени вы фактически тратите на свои проекты и задачи, а также с анализа — определения того, как вы можете управлять ими более эффективно. Toggl позволяет делать все это даже с его простым дизайном.

Toggl включает в себя большие функции экономии времени, интегрированные с интуитивно понятным интерфейсом. Это отличная альтернатива табелям учета рабочего времени, если вам нужно отслеживать, сколько времени вы тратите на разные проекты.

Доступно на iOS, Android и настольных компьютерах

5. Dropbox — легко хранить и отправлять большие файлы

Существует множество приложений, которые позволяют передавать контент с вашего компьютера на другие устройства, но Dropbox бесплатен, и это возможно. проще в использовании, чем другие. С помощью приложения Dropbox вы даже можете открывать важные файлы и делиться ими на ходу. Это простой способ поделиться своими файлами и документами с другими для повышения производительности.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

6.Evernote — храните все свои заметки в одном месте

Evernote — это бесплатный инструмент для повышения производительности, который позволяет фиксировать все ваши идеи, мысли и изображения различными способами (например, с помощью голоса, заметок или изображений). Вы даже можете записывать свои встречи, интервью, речи и идеи, создавать списки, добавлять голосовые или текстовые вложения и делиться своими файлами с друзьями. Вы также можете синхронизировать Remember The Milk с Evernote, чтобы оптимизировать свое время.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

7.MindNode — Сосредоточьтесь на задачах с помощью Mind Mapping

Mindmap — отличный метод продуктивности, а Mindnode — одно из лучших доступных бесплатных приложений для отображения разума. Это поможет вам стать более организованным, сосредоточив свои мысли и тем самым обретя ясность в том, что нужно делать.

Это приложение позволяет настраивать различные визуальные теги и шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете легко поделиться своими документами с другими.

Доступно на iOS и настольных ПК

8.GoodSync — легкое резервное копирование и синхронизация файлов

Это программное обеспечение позволяет легко создавать резервные копии, восстанавливать и синхронизировать ваши файлы. Он поддерживает папки из разных мест и имеет параметры фильтрации, которые позволяют исключить подпапки из синхронизации.

Это приложение также позволяет синхронизировать файлы с телефоном и с него. Если вы никогда раньше не создавали резервные копии своих файлов, вам обязательно стоит взглянуть на этот инструмент.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

9.MyLifeOrganized (MLO) — эффективное управление списками дел

Проверьте это, если вам сложно управлять всеми своими задачами, работать со списками дел и организовывать свои цели. Это программное обеспечение для управления задачами поможет вам определить, на чем вы должны сосредоточиться для достижения своих целей.

MyLifeOrganized — одно из лучших приложений для управления задачами для целенаправленной работы. Он автоматически генерирует списки дел с приоритетными действиями, которые сразу же привлекают ваше внимание, чтобы вы могли методично отслеживать свой прогресс.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

10. 1Password — запомните все свои пароли

1Password позволяет хранить все пароли в одной зашифрованной базе данных, защищенной одним паролем. Это экономит ваше время, когда вы забываете свои пароли и вам нужно их восстановить. Это также позволяет использовать разные пароли для разных учетных записей, чтобы не подвергать риску безопасность.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

11.Карман — не отчаивайтесь

Когда вы путешествуете по Интернету, легко отвлечься на соблазнительные и увлекательные веб-сайты. Вот почему вам нужны эффективные приложения для управления временем, такие как Pocket. Вы можете использовать этот инструмент, чтобы сохранять свои «находки» для последующего просмотра и чтения в удобное время. Это не позволит вам отвлечься и не повлиять на вашу непосредственную работу.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК.

12. Focus @ Will — Boost Your Attention Span

Это удивительное приложение сочетает в себе нейробиологию и музыку, чтобы повысить вашу продуктивность.По словам разработчиков, с помощью Focus @ Will можно увеличить объем внимания до 400%, что делает это одним из лучших доступных приложений для управления временем.

Focus @ will идеально подходит для тех, кому трудно сосредоточиться во время учебы, работы или чтения. Это также помогает вам контролировать СДВ.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

13. Альфред — умное взаимодействие с компьютером

Этот небольшой и простой инструмент позволяет запускать документы, файлы проектов, папки и закладки с помощью всего лишь одного несколько нажатий клавиш.Это значительно упрощает жизнь, поскольку вам не нужно проходить через меню «Пуск», чтобы получить доступ к тому, что вы хотите. Единственным недостатком является то, что он доступен только для macOS.

Доступно для настольных ПК (macOS)

14. Лес — увеличьте концентрацию, выращивая лес

Forest — это уникальное переосмысление приложений для управления временем. Это уникальное и увлекательное приложение поможет вам сосредоточиться и не сбиться с пути, заставляя вас сосредоточиться на другом.

Идея проста: всякий раз, когда вы хотите сосредоточиться, посадите виртуальное дерево.Если вы будете сосредоточены, дерево вырастет. Если вы потеряете фокус, дерево умрет. Как следует из названия приложения, вы можете вырастить несколько деревьев, чтобы создать виртуальный лес!

Доступно для iOS, Android и настольных ПК (надстройка Firefox)

15. Trello — отслеживайте свои проекты с высокой степенью визуализации

Trello — чрезвычайно популярное приложение, с которым вы, возможно, уже знакомы. Он работает, позволяя создавать карточки для задач, которые вам необходимо выполнить. Каждая карточка перемещается по доске Trello, которая обычно разбита на столбцы, такие как To Do, In Progress и Completed.Это послужит вашей подсказкой для начала работы и выполнения связанных задач.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК.

16. Quire — раскрывайте свои идеи

Quire — это инновационное приложение для управления временем, которое помогает повысить продуктивность вашей команды. Сила этого приложения заключается в его функциях для совместной работы и простоте обмена. Вы можете оптимизировать и настроить свой рабочий процесс в соответствии с потребностями и предпочтениями вашей команды.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

17.TimeTree — общий календарь для всей семьи

Это приложение TimeTree позволяет семьям или командам совместно использовать несколько календарей и встреч друг с другом. Итак, планируете ли вы вечеринку или руководите местной спортивной командой, Time Tree может держать всех в курсе всех текущих и предстоящих мероприятий и событий.

Доступно для iOS и Android.

18. Todoist — легко фиксируйте и упорядочивайте все свои задачи и действия

Todoist близок к тому, чтобы стать окончательным цифровым списком дел и одним из лучших приложений для управления временем.Он доступен через браузер и приложение и позволяет вам планировать все свои задачи и действия. Каждый элемент может быть отмечен как приоритетный, так и установленный срок. Также есть удобная возможность добавлять заметки к любой из ваших задач.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

Заключительные мысли

Приведенный выше список охватывает то, что мы считаем лучшими доступными приложениями и инструментами для управления временем. И хорошая новость в том, что многие из них совершенно бесплатны!

Итак, чего вы ждете? Выберите те, которые будут для вас наиболее ценными, и начните повышать свою продуктивность прямо сейчас!

Дополнительные приложения для повышения продуктивности и управления временем

Кредит предоставленной фотографии: freestocks через unsplash.com

7 лучших инструментов управления временем для вашего малого бизнеса

Если вы занимаетесь малым бизнесом, единственный товар, который, вероятно, для вас более ценен, чем что-либо еще, — это время. Какие бы показатели продуктивности вы ни использовали в качестве критериев, вы, несомненно, чувствуете, что у вас никогда не бывает достаточно времени, чтобы все учесть. Такова природа ведения бизнеса — ваше внимание, по-видимому, требует бесконечного внимания.

Конечно, поэтому многим это нравится; они преуспевают в давлении и смакуют вызов.Но нужно быть осторожным, чтобы не перенапрягаться. Управление малым бизнесом является напряженным занятием даже в лучшие времена, и вам следует избегать чрезмерного давления на себя там, где вы можете этого избежать. Если вы перегружены заботами, вам будет намного сложнее вести свой бизнес эффективно, и вы не будете на пике карьеры.

Это правда, что рабочая этика, которую вы демонстрируете как владелец бизнеса, будет иметь большое влияние. Ваши сотрудники будут ждать от вас примера для подражания, и начальник, который явно трудолюбив и предан своему делу, подает положительный пример.При этом, однако, если вы доведите себя до такой степени, что не сможете выполнять свою роль в меру своих возможностей, бизнес в целом, скорее всего, пострадает.

Тот же принцип применим и к остальной части вашей команды, и именно поэтому тайм-менеджмент имеет такое значение. Если вы сможете эффективно управлять различными требованиями к своему времени, не перегружая вас, ваш бизнес получит от этого выгоду. Точно так же вам нужно убедиться, что ваши коллеги могут справиться со своей рабочей нагрузкой с минимальным напряжением и что их расписания не перегружены.

Эффективное управление временем имеет решающее значение для достижения целей вашего бизнеса. Если у вас большие планы на малый бизнес и вы хотите, чтобы он продолжал расти и процветать, вы должны быть уверены, что у вас есть возможность взять на себя дополнительное бремя. Если ваша команда борется под тяжестью своих различных обязанностей, это будет намного сложнее.

Хорошая новость в том, что существует множество приложений для управления временем, которые могут помочь. Автоматизация малого бизнеса и такие инструменты, как программное обеспечение IVR, уже помогают снизить давление и облегчить нагрузку, инструменты управления временем могут аналогичным образом помочь вашей команде лучше использовать свое время.

В этом руководстве мы обсудим, почему тайм-менеджмент так важен для малого бизнеса, и предложим некоторые из лучших инструментов тайм-менеджмента. Мы также поговорим о том, какую пользу они могут принести вашему малому бизнесу. В заключение мы предложим несколько отличных советов по управлению временем, которые могут помочь вам и вашим коллегам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой.

Почему управление временем имеет значение для малого бизнеса

Мир труда постоянно развивается. Одна из текущих тенденций — это переход к удаленной работе, к которому нам всем пришлось приспосабливаться — будь то одноранговые видеоконференции или знакомство с нашим технологическим стеком удаленной работы.Вполне вероятно, что в обозримом будущем эта тенденция будет только усиливаться.

Для многих предприятий переход на работу из дома был сложной задачей. Некоторым фирмам это было намного проще, чем другим; более крупные предприятия, в частности офисные, находятся в более выгодном положении, поскольку у них уже есть необходимая инфраструктура. Более мелким компаниям в целом сложнее удаленное управление персоналом.

Одна проблема, которая раньше замедляла внедрение удаленной работы, — это производительность.Многие компании были обеспокоены тем, что расширение удаленной работы не только является разрушительным, но и отрицательно скажется на производительности. Пока что это, похоже, не материализовалось, но многие люди сталкиваются с проблемой тайм-менеджмента, поскольку границы между семейной жизнью и работой становятся все более размытыми.

Однако даже в самых простых обстоятельствах управление временем является большой проблемой для малого бизнеса. Когда ваша прибыль меньше, а ваша команда меньше, вы вряд ли можете позволить себе терять драгоценное время и энергию из-за плохого управления временем.Если ваша команда постоянно пытается эффективно управлять своим временем или если у вас высокий уровень прогулов сотрудников, это, вероятно, указывает на другие проблемы, которые необходимо решить.

Напротив, хорошее управление временем может иметь ряд дополнительных преимуществ для малого бизнеса. Если ваша команда эффективно использует свое время, она должна быть более гибкой, потому что у нее больше свободного времени. Это важно, потому что вы никогда не знаете, когда это может понадобиться вашему бизнесу. Это может быть последний заказ от клиента или неожиданная задержка доставки.Тайм-менеджмент может помочь вам объехать эти неровности на дороге.

Кроме того, наличие в вашем распоряжении большего количества времени просто позволяет вам выполнять свою работу более продуманно, повышая стандарты обслуживания клиентов. В то время, когда в руках потребителя так много власти — и когда ему так легко перенести свои привычки в другое место — это делает планирование работы чрезвычайно важным.

Лучшие инструменты управления временем

Теперь, когда мы подчеркнули важность правильного управления временем для малого бизнеса, мы рассмотрим некоторые инструменты управления временем, которые могут помочь вашему бизнесу.От программного обеспечения для управления заказами до программного обеспечения для презентаций — существует целый ряд приложений, которые могут упростить и упростить ведение вашего бизнеса. Вот некоторые из них, которые помогут вашей компании сократить потерянное время.

1. ZoomShift: Когда вы работаете в малом бизнесе, одна из самых больших проблем, с которыми вы столкнетесь, — это помнить обо всем, что нужно делать каждому. ZoomShift — это инструмент для планирования и учета рабочего времени сотрудников, который дает вам больший контроль над своим рабочим графиком и графиком ваших сотрудников, создавая расписания, распределяя смены и отслеживая рабочее время с минимальными трудностями.Его приложение для измерения времени значительно упрощает процесс отслеживания часов (без необходимости в неудобном дополнительном оборудовании), а также предотвращает дорогостоящие ошибки расписания, такие как ранние приходы и пропущенные пробивки, при этом позволяя настраивать отчеты, чтобы вы могли запускать начисление заработной платы быстрее, что позволяет сэкономить больше времени.

2. RescueTime: Одно из самых популярных приложений для управления временем — RescueTime. Судя по названию, RescueTime анализирует, как вы проводите время в сети, и подводит итоги в удобных, легко читаемых отчетах.Это дает вам исчерпывающий и краткий обзор того, что вы делаете в свое время в сети (что-то, о чем мы все, вероятно, задумывались на каком-то этапе). Взглянув на свои онлайн-привычки таким образом, вы можете получить представление более четкое представление о том, действительно ли вы проводите свое время так же продуктивно, как могли бы. Например, если вы проводите слишком много времени в социальных сетях, RescueTime поможет вам понять истинный масштаб проблемы. Затем вы можете решить для себя, где вам нужно ограничить свое время.

3. StayFocusd: Еще одно приложение для управления временем, призванное помочь вам не тратить время на несерьезные дела, — это StayFocusd. Это расширение производительности для браузеров Chrome и Firefox, и вы можете использовать его для временной блокировки определенных веб-сайтов. Это очень хороший способ избежать тех веб-сайтов, которые отнимают у вас время, которые занимают гораздо больше времени, чем следовало бы. Это не означает, что вы должны избегать этих веб-сайтов вообще или чего-то подобного. Вместо этого StayFocusd позволяет вам установить дневной лимит для отдельных сайтов, и как только этот лимит будет достигнут (скажем, полчаса в день) в течение определенного периода времени, приложение затем блокирует сайт.Когда ничего не помогает, это очень эффективно.

4. MyLifeOrganized: Одно дело знать, чем вы занимаетесь в свой рабочий день, а на самом деле организовать его — другое. Система управления задачами может помочь вам сосредоточиться и дать вам лучшее представление о том, что вам на самом деле следует делать со своим временем. Одним из самых популярных является MyLifeOrganized, приложение для персонального органайзера. Если вы чувствуете, что вам действительно нужна тщательная организация в своей жизни, MyLifeOrganized — это то, что вам нужно. Вы можете использовать приложение для составления списков дел, состоящих из ваших самых важных повседневных задач.Это позволяет легко и просто планировать свой распорядок дня — так что вам не будет никаких оправданий, если не все будет выполнено!

5. Focus Booster: Мы уже перечислили несколько приложений для управления временем, которые помогут вам сохранять концентрацию, но стоит упомянуть и об этом. Focus Booster идеально подходит для прокрастинаторов, позволяя вам сосредоточиться на том, что действительно важно. Это простое и понятное приложение, которое помогает поддерживать продуктивность и не тратить зря драгоценное время.Он использует технику Помидора — если вы еще не знакомы с этим, он включает в себя чередование 25-минутных твердых рабочих блоков с короткими перерывами, чтобы помочь вам оставаться сосредоточенным, предотвращая при этом умственную усталость, истощение или монотонность. и удобный интерфейс, поэтому даже если вы новичок в приложениях для управления временем, у вас не должно возникнуть проблем с этим.

6. Toggl: Еще одно приложение, позволяющее отслеживать, чем вы занимаетесь в течение дня, — это Toggl.Этот инструмент работает путем подключения к более чем 100 другим приложениям, позволяя вам отслеживать, сколько времени вам нужно на выполнение определенных задач, давая вам обзор того, на что уходит ваше время. Просто запускайте таймер приложения всякий раз, когда вы начинаете конкретную задачу, а затем останавливайте его, когда делаете перерыв или заканчиваете его. Затем оно может создавать визуальные отчеты с подробным описанием — в ясной и легкой для понимания форме — как вы проводите свое время в течение рабочий день. Вы также можете побудить остальную часть вашей команды использовать Toggl, а если вы используете платную версию, вы можете заставить ее отправлять своим коллегам автоматические напоминания, если они перестанут использовать приложение.В сумме это практичный и простой инструмент управления проектами. Вы также можете интегрировать Toggl с множеством других приложений для управления проектами, включая Basecamp, Asana и GitHub.

7. Trello: Важным аспектом управления временем является управление рабочим процессом. Trello уже используется компаниями по всему миру, чтобы помочь в этом. Если вы какое-то время работали в офисе, вы, вероятно, уже сталкивались с этим. По сути, это интерактивная доска, которую команды могут использовать для отслеживания и управления своими многочисленными рабочими задачами.Trello так популярен прежде всего потому, что им легко пользоваться сразу несколькими людьми. Вы можете поделиться им между своими коллегами, фрилансерами или даже с клиентами — в зависимости от того, что вам больше подходит. Таким образом, вы можете быть уверены, что у всех есть четкое представление о том, что нужно сделать и к какому сроку это нужно сделать.

Заключение: советы по тайм-менеджменту

Эти инструменты помогут вам лучше использовать свое время и оставаться организованным. Однако не стоит рассматривать их как волшебную пулю — для малого бизнеса время всегда в цене.Приложения для управления временем лучше всего работают вместе с другими методами сокращения времени и рабочей силы, такими как служба записи разговоров или виртуальный облачный контакт-центр.

Тем не менее, самая эффективная стратегия хорошего тайм-менеджмента — это тщательное планирование. Если вы можете заранее спланировать, как вы собираетесь использовать свое время, а затем придерживаться этого (с учетом любых неожиданных событий), вы будете в гораздо лучшем положении, чтобы уложиться в сроки и выполнить свои обещания клиентам.С другой стороны, невыполнение плана — это верный путь к катастрофе.

Хорошее управление временем и планирование — это навыки, над которыми нужно работать, обучаясь управлению проектами и читая много соответствующей литературы. Не расстраивайтесь, если вам кажется, что вы не можете все спланировать или управлять всем — это не так просто, как может показаться в начале

При планировании расписания вы должны уметь расставлять приоритеты. Некоторые задачи просто не могут позволить себе ждать, в то время как другие можно отложить на время, по крайней мере, на второй план.Ваша задача — различать их и ставить наиболее важные должности в начало списка. Однако вы также должны помнить, что самые срочные задачи не обязательно являются самыми важными, поэтому будьте осторожны, чтобы не упустить последнее из виду.

Наконец, жизненно важное значение имеет способность делегировать полномочия. Многие люди думают, что эффективное управление — это просто предприниматели, которые несут на своих плечах бремя мира, как Atlas. На самом деле, делегирование соответствующих задач нужным людям является фундаментальным аспектом работы.Речь идет не только о том, чтобы переложить работу на других людей, но и о том, чтобы сделать больше и снизить уровень стресса для всех, кого это касается.

** Гостевой пост **

Биография:

Джон Аллен — RingCentral US

Джон Аллен, директор по глобальной поисковой оптимизации RingCentral, глобального поставщика программного обеспечения UCaaS, VoIP и автоматического набора номера. У него более 14 лет опыта и обширный опыт в создании и оптимизации программ цифрового маркетинга. Он писал для таких сайтов, как Network Computing и Novatech.

.

Check Also

Стимулирование определение: Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?

Содержание Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?Смотреть что такое «Стимулирование» в других словарях:КнигиСтимулирование — это… …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.