Тайм менеджмент для: Тайм-менеджмент: что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем

alexxlab 02.09.2021 Разное Leave a comment 318 Просмотры

Содержание

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.

Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела.

Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его.

Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования».

Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло.

«Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент

Два тысячелетия назад один древнеримский философ, размышляя над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?», заложил основы известного нам тайм-менеджмента. Это был Сенека со своей знаменитой идеей делить прожитое время на плохое и хорошее (нашим языком — на потраченное в никуда и эффективно использованное).

Вместе с этим, по его мнению, стоило бы вести учет прошедшего времени и минимум раз в год подводить итоги прожитого жизненного периода. Мысли философа, казалось бы, хорошие, но позабылись почти на 19 столетий. И только в 19 веке эпоха индустриализации с новой силой почувствовала нехватку системы контроля затраченного на работу времени. Главным образом, этот вопрос коснулся владельцев крупных компаний и мануфактур, которым необходимо было отслеживать время и эффективность работы сотрудников. В этот же период появилась новая идея — принцип «80/20», который выдвинул Вильфредо Парето. Если он вам не знаком, вот в чем краткая суть: 20% эффективных действий приносят 80% результата, и наоборот: 80% малоэффективных усилий дают только 20% результата.

Что же представляет собой тайм-менеджмент в наше время? Это система действий, цель которой — правильное планирование задач с грамотным распределением времени на выполнение каждой. Главная цель тайм-менеджмента — делать как можно больше, снизив временные затраты и понизив уровень стресса человека.

То есть, тайм-менеджмент — это не только модное слово из круга управленцев, которым они описывают условия достижения своего успеха. Но при этом, это далеко не секретная технология и не панацея от бесполезного расходования времени. Тайм-менеджмент, как система — это эффективный инструмент, который может помочь каждому работающему человеку сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и свободные часы на отдых и занятия хобби.

Идея эффективного тайм-менеджмента настолько увлекает многих современных людей, что в мире даже начали создавать кафедры тайм-менеджмента при университетах. О большом количестве книг, вебинаров, курсов и пособий можно даже не говорить. Советов, на счет того, как управлять своим временем с помощью тайм-менеджмента, настолько много, что, кажется, у человека не осталось ни единого шанса на прокрастинацию. Осталось лишь научиться внедрять это все в собственную жизнь. Заинтриговали? Давайте вместе выясним, как это возможно.

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
—Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
—Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
—Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
—Контроль достижения цели и выполнения планов.

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
— Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

срочные, важные;
важные, несрочные;
срочные, неважные;
неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

задача слишком сложная;
непонятно, с чего начинать;
мы перегрузили себя, не можем работать;
мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

Важная ли она?
Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
Отвечать на письма и звонки.
Делать тестовые задания.
Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.

Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.

Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

А – наиболее важные задачи.
Б – задачи средней значимости.
В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

Срочные и важные.
Важные и не срочные.
Срочные и не важные.
Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com

Работайте умнее, чтобы повысить производительность

Улучшите способ использования своего времени.

Определение управления временем

«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять свое время между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико.Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.

Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему одни люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. Используя методы управления временем, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность действовать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.

Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результат: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным . (По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)

Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы успеваете делать больше за меньшее время.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» относится к способу организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные виды деятельности.

Может показаться нелогичным тратить драгоценное время на изучение тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его для продолжения работы, но преимущества огромны:

Повышенная производительность и эффективность.
Лучшая профессиональная репутация.
Меньше стресса.
Повышенные возможности для продвижения по службе.
Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.

Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:

Пропущенные сроки.
Неэффективный рабочий процесс.
Низкое качество работы.
Плохая профессиональная репутация и застопорившаяся карьера.
Более высокий уровень стресса.

Потратив немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, вы получите огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.

Ключевые моменты

Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте некоторое время на нашу обширную коллекцию статей по управлению временем, чтобы узнать, как более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с выяснения, где вы на самом деле проводите свое время. Часто существует несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле.Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи. С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть та же проблема для нескольких задач на вашей тарелке. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает у вас время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени. Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств.Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели просмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. Имея эти данные, вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.

Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое количество времени не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вам кажется, что вы пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете свои задачи в одну из 4 групп:

Что нужно делать: задачи, которые являются важными и срочными.
Отложить: важные, но несрочные задачи.
Делегат: Срочные, но не важные задачи.
Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

Совет № 3: Создайте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.

Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.«

Найдите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Назначьте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. У загруженного мозга меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу же после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получается только из 20% его исходных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы — владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Нам всем время от времени нужно немного подстегнуть.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно выполнить для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите смещения объема работ: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли вам уделять больше времени этим задачам в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовольствие в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

Совет № 11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что лучше всего работают в условиях жестких сроков выполнения работ, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.

Совет № 12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

Тайм-менеджмент — это больше, чем лайфхаки

Затягивание проекта, смещение сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних резолюций, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков рабочей силы, но в то же время среди самых редких навыков.

Так как же нам лучше распоряжаться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для повышения эффективности управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управления временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения.Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам в отношении управления временем.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды.Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
Схема : разработка и организация целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием.Однако нет такого широкого признания навыков осведомленности и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков аранжировки. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, были кристально ясны свидетельства того, что люди совсем не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала нужно выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Этого можно достичь с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с управлением временем, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность усилий по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это кажется очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования, которое «на дюйм глубиной, но на милю шириной», когда усилия слишком тонко распределяются на слишком много потребностей. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности, при этом эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в быстром.Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы проводите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи проекта повлияют на задачи следующей недели?).
Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на занятие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.).

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

Расставить приоритеты по деятельности и обязательствам. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. Задачи, как срочные, так и важные, должны быть выполнены в первую очередь.
Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
Расписание защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас было время посвятить самым важным проектам.
Уменьшите количество ошибок недооценки. При формировании планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

Попробуйте «укладывать привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за обедом).
Используйте короткие усилия. Когда задача кажется непосильной, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что при использовании этих инструментов выгода должна превышать затраты. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
Не будьте «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

Узнайте о важности управления временем на рабочем месте

Время — одна из тех вещей, от которых работающие профессионалы не могут насытиться.

Независимо от того, новичок вы или ветеран, вам всегда нужен еще час, чтобы вычеркнуть задачи из своего списка дел.

Трудно контролировать каждую минуту своего дня, особенно когда вокруг слишком много отвлекающих факторов. С детства родители и учителя советуют нам с умом тратить время и деньги. В этой статье мы вернем вас к важности тайм-менеджмента, но с небольшими дополнительными результатами. Сегодня мы будем говорить о важности управления временем на рабочем месте .

Прежде чем перейти непосредственно к его важности, давайте сначала посмотрим, что на самом деле представляет собой тайм-менеджмент:

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это процесс планирования и осознанного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, чтобы работать умнее, чем усерднее.Это сочетание различных вещей, которые помогают повысить эффективность и достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Улучшение управления временем на работе позволяет повысить производительность и достичь желаемых целей с меньшими усилиями и более эффективными стратегиями. Однако неспособность управлять временем или плохие навыки управления временем на работе могут привести к:

Пропущенным срокам и встречам
Промедлению и отсутствию концентрации
Отсутствию профессионализма
Неэффективному рабочему процессу и низкому качеству работы
Нежелательному стрессу
Плохая профессиональная репутация
Напряженные отношения на рабочем месте
Финансовые штрафы
Несбалансированность работы и жизни

P.S. Время — незаменимый актив. Это более ценно, чем деньги, особенно в сегодняшнем быстро меняющемся, чрезмерно конкурентном деловом мире. Вы можете получить больше денег, но не можете получить больше времени. Убедитесь, что вы проводите время там, где оно для вас наиболее важно.

Преимущества управления временем на рабочем месте

Правильное управление временем дает множество преимуществ. В вашей профессиональной жизни управление временем может принести вам следующие выгоды:

Выполнять работу вовремя

Выделение определенного периода времени на задачи поможет вам выполнить их вовремя.Это также поможет вам наиболее эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Когда у вас есть задачи с временными рамками, ваш мозг настраивается, чтобы следовать структуре и выполнять эти действия в желаемые временные рамки. Таким образом, вы можете легко выполнить работу вовремя, если хорошо распорядитесь своим временем.
Повышение качества работы

Ожидается, что как преданный сотрудник вы будете выполнять работу определенного качества и стандартов. При правильном использовании времени и расстановке приоритетов в деятельности можно легко обеспечить лучшее качество работы.Приоритизация помогает вам сосредоточиться на важных задачах, удерживая их наивысший приоритет, что позволяет вам работать над ними с полным вниманием и сосредоточенностью. Следовательно, качество работы улучшается.
Повышение производительности и эффективности

Не секрет, что навыки эффективного управления временем делают вас более продуктивными и эффективными как работающего профессионала. Эти навыки помогают выполнять задачи как можно раньше без ущерба для качества работы.Ваша общая продуктивность часто падает, когда вы работаете над несущественными задачами, но эффективные навыки управления временем позволяют вам вовремя отмечать важные и срочные задачи.
Намного меньше откладывания на потом
«Я сделаю это позже » — Это оправдание, которое мы все когда-то использовали. Смысл управления временем заключается не только в том, чтобы делать больше за меньшее время, но и в том, чтобы уменьшить желание откладывать и откладывать важные дела.Применение хороших приемов тайм-менеджмента позволит вам как основателю, руководителю или сотруднику работать умнее, а не усерднее. Это мгновенно устраняет промедление, гарантируя, что вы знакомы с задачами, добавленными в ваш список дел, и с тем, когда они должны быть выполнены.
Меньше стресса и беспокойства

Бывают случаи, когда сотрудники чувствуют себя перегруженными из-за слишком большой работы на своих тарелках. Это может не только снизить вашу продуктивность, но и сказаться на вашем здоровье в целом.Чрезмерный стресс и гипертония могут привести к сердечным заболеваниям, депрессии, ожирению и многому другому. Зная, что делать, мы можем уменьшить ненужный стресс и напряжение в вашей жизни.
Повышение качества жизни

Навыки эффективного тайм-менеджмента не только улучшают вашу профессиональную жизнь, но и могут улучшить вашу жизнь вне офиса. Если вы будете держать все под контролем на профессиональном уровне, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на личной жизни и отношениях.Знание того факта, что задачи и действия выполняются, принесет ощущение спокойствия в вашу личную жизнь. Когда вы чувствуете себя спокойнее и меньше подвержены стрессу, качество вашей жизни улучшается автоматически.
Больше возможностей и карьерный рост

Пунктуальность в работе не только повысит вашу эффективность, но и поможет вам заработать хорошую репутацию на работе. Когда менеджеры и старшие сотрудники знают, что вы всегда выполняете свои задачи вовремя, это может открыть путь к большему количеству рекламных возможностей на работе.
Больше времени для досуга и отдыха

Когда в последний раз у вас было время для себя, делая то, что вам действительно нравится? Не могу вспомнить, да? К счастью, при правильном распределении времени у вас появляется больше свободного времени в течение дня, чтобы заниматься досугом и развлекательными мероприятиями, которые делают вас счастливыми. В конечном итоге это поможет вам достичь идеального баланса, работая с умом весь день и получая взамен вознаграждение по вашему выбору.

5 шагов для лучшего управления временем на работе

Управление временем — это не ракетостроение.Откровенно говоря, каждый может научиться этому искусству, немного попрактиковавшись и обучившись. Итак, вот несколько шагов, которые расскажут вам, как стать экспертом по тайм-менеджменту:

Plan

Источник: https://media.giphy.com/
Планирование играет важную роль в управлении временем, поскольку оба идут рука об руку друг с другом. Вы можете максимально использовать свое время только тогда, когда оно тщательно спланировано. Когда мы говорим о планировании, вам не обязательно следовать строгому распорядку, вместо этого это означает принятие более разумных решений, зная, когда нужно знать подходящее время для выполнения задачи или действия.Идея тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать умнее, чем усерднее, и находить время для других дел. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы эффективно планировать задачи и экономить время. Автор бестселлеров Брайан Трейси однажды сказал: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении; это дает вам 1000-процентный возврат энергии ».
Расставьте приоритеты

Источник: https://media.giphy.com/
Расстановка приоритетов для повседневных задач — ключ к успешному управлению временем.Тем не менее, многие сотрудники начинают свой день с неважных задач или с чего-то, что можно легко сделать позже. Расстановка приоритетов помогает понять, что не все, что вы делаете, важно. Чтобы добиться успеха в работе, важно сосредоточиться на своих приоритетах. Определите самые важные задачи и те, которые являются неотложными. Эта категоризация поможет вам сосредоточиться на том, что на самом деле нужно сделать. Вы можете использовать различные инструменты управления проектами, которые помогут вам расставить приоритеты прямо с момента запуска проекта.
Не выполняйте одновременно несколько задач

Источник: https://media0.giphy.com/
Многозадачность — одна из самых больших трат времени. Вместо того чтобы делать слишком много дел, вы в конечном итоге ничего не добиваетесь. Лучший способ использовать свое время — заниматься одним делом за раз и выполнять его, прежде чем переходить к следующему. Составьте список задач, которые необходимо выполнить, с точки зрения их приоритетности. Вы не только сможете лучше сосредоточиться, но и будете меньше отвлекаться.И отсутствие отвлекающих факторов означает меньшую вероятность ошибок.
Отключите отвлекающие факторы

Источник: https://media1.giphy.com/
В повседневной жизни отвлечения внимания стоят нам много ценных часов в день. Мобильные телефоны, болтливые коллеги, социальные сети — вот некоторые из самых распространенных отвлекающих факторов на работе, которые почти стоят нам три часа в день. Чтобы эти отвлекающие факторы не отнимали ваше время, лучше полностью исключить их из своего расписания.Найдите минутку, чтобы узнать о вещах, которые вас отвлекают. Если социальные сети и мобильные телефоны снижают вашу продуктивность, установите фиксированное время в день, когда вы можете проверить свои социальные сети.
Также прочтите: Как избежать отвлекающих факторов на рабочем месте
Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени

Источник: https://media3.giphy.com/
Никто не понимает важность управления временем на рабочем месте лучше, чем у менеджера проекта, особенно когда вам приходится обрабатывать слишком много задач и членов команды одновременно.Многие эффективные менеджеры проектов используют программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы быть в курсе всего. Такие инструменты помогают управлять временем, затрачиваемым на выполнение каждой задачи, и отслеживать его. Если вы ищете такой инструмент, вы можете попробовать ProofHub. Это помогает вам вести учет каждой минуты, чтобы вы могли эффективно управлять своим временем на работе.
Составьте график перерыва

Источник: https://media1.giphy.com/
Регулярные перерывы во время работы — эффективный способ оставаться продуктивным в течение всего дня.Но его эффективность зависит от управленческого риска, особенно когда вы начинаете делать слишком много перерывов. Очевидно, что вы не можете выполнить большой проект или задачу за один раз, вам нужен перерыв. Что еще лучше, так это хорошо спланированный перерыв. Совершите прогулку, поэтому сделайте несколько быстрых разминок или подключите наушники и слушайте любимую музыку, делайте то, что помогает вам расслабиться, а потом вернитесь к работе с энергией, но не более 10 минут.
Найдите наиболее продуктивные часы работы

Источник: https: // media.giphy.com/
Следующий способ управления временем состоит в том, чтобы сопоставить вашу работу с наивысшим приоритетом с часами максимальной продуктивности. Основная идея здесь — часто проверять себя, чтобы отслеживать, когда, где и как вы наиболее продуктивны. Исследования ясно показывают, что наш день управляется циклами, которые влияют на то, насколько мы внимательны и мотивированы. Например, у вас может быть самый высокий уровень умственных способностей, вы можете сосредоточиться и внимательнее всего до обеденного перерыва, а вечером значительно замедлиться.Итак, если у вас есть проект, требующий критических решений и сложных мыслей, лучший вариант — управлять им в «золотые часы».
Примите свои ограничения

Источник: https://media.giphy.com/
Даже приложив 110% усилий, будут случаи, когда вы просто не сможете выполнить задачи в течение указанного времени Рамка. Это момент, когда вы соглашаетесь с тем, что есть пределы того, насколько продуктивно и эффективно вы можете управлять своим временем.Например, если у вас вдвое больше обычной рабочей нагрузки в день, лучше всего использовать аутсорсинг и делегирование. Не думайте, что вы можете сделать все, что хотели, в любой конкретный период времени. Помните, что это только усложнит эффективное управление своим временем.

Хотите знать, куда уходит ваше время? Отслеживайте и управляйте им более эффективно с ProofHub !

В заключение…

Навыки эффективного управления временем могут положительно повлиять на вашу работу и жизнь в целом.Когда вы научитесь контролировать свое время на ежедневной основе, вы улучшите свою способность добиваться результатов, принимать более обоснованные решения и, что самое важное, обретаете полный контроль над своими ключевыми приоритетами.

Я надеюсь, что этот пост поможет узнать о важности тайм-менеджмента на рабочем месте.

Сандип Кашьяп

Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один человек, который всегда ищет новаторские идеи о том, как заполнить коммуникационный пробел между группами, командами и организациями.Вы обнаружите, что он говорит: «Поехали!» вместо «Вперед!» много раз в день. Это то, что заставляет его писать о лидерстве таким образом, чтобы люди вдохновлялись больше мечтать, узнавать больше, делать больше и становиться больше.

Подпишитесь на ProofHub

Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.

10 практических способов улучшить навыки управления временем

Часто ли вы испытываете стресс из-за слишком большого количества работы или слишком большого количества обязанностей? Со временем чувствуете ли вы, что у вас под рукой больше задач, чем времени на их выполнение?

Уловка состоит в том, чтобы организовать свои задачи и эффективно использовать свое время, чтобы делать больше дел каждый день.Это поможет снизить уровень стресса и повысить продуктивность как на работе, так и дома.

Навыки тайм-менеджмента требуют времени, чтобы развиться, и они будут выглядеть по-разному для каждого человека. Ключевым моментом здесь является поиск того, что лучше всего подходит для вас и вашего плотного графика.

Для начала вот 10 способов улучшить свои навыки управления временем и повысить производительность.

1. Делегирование задач

Для всех нас характерно брать на себя больше задач, чем мы способны выполнить.Это часто может привести к стрессу и выгоранию.

Делегирование не означает, что вы убегаете от своих обязанностей, а вместо этого учитесь правильному управлению своими задачами. Изучите искусство делегирования работы своим подчиненным в соответствии с их навыками и способностями и добивайтесь большего. Это не только высвободит для вас время, но и поможет членам вашей команды почувствовать себя неотъемлемой частью рабочей головоломки.

2. Расставьте приоритеты в работе

Перед началом дня составьте список задач, которые требуют вашего немедленного внимания.Несущественные задачи могут отнять у вас много драгоценного времени, и мы склонны уделять им слишком много энергии, потому что они легче или менее стрессовые.

Однако определение срочных задач, которые необходимо выполнить в этот день, имеет решающее значение для вашей производительности. Как только вы узнаете, куда направить свою энергию, вы начнете выполнять дела в порядке, который подходит вам и вашему графику.

Короче говоря, расставьте по приоритетам важные задачи, чтобы не терять концентрацию.

3. Составьте расписание

Носите с собой ежедневник или записную книжку и перечисляйте все задачи, которые приходят вам в голову.Возможность отмечать пункты по мере их выполнения даст вам чувство выполненного долга и сохранит мотивацию.

Составьте простой список дел перед началом дня, расставьте приоритеты задач и сосредоточьтесь на главном. Убедитесь, что и эти задачи достижимы. Если вам нужно выполнить большую задачу, сделайте ее единственной в своем списке. Вы можете подтолкнуть остальных к следующему дню.

Чтобы лучше управлять своими навыками управления временем, вы можете составить 3 списка: рабочий, домашний и личный.

4. Установите крайние сроки

Когда у вас есть задача, установите реалистичный крайний срок и придерживайтесь его. После того, как вы установите крайний срок, может быть полезно записать его на стикере и положить рядом с рабочим местом. Это даст вам визуальную подсказку, которая поможет вам сосредоточиться на задаче.

Постарайтесь установить крайний срок за несколько дней до срока выполнения задачи, чтобы вы могли выполнить все задачи, которые могут помешать. Испытайте себя и уложитесь в срок; вознаградите себя за решение трудной задачи.

5. Преодолейте промедление

Промедление — одно из факторов, негативно влияющих на производительность. Это может привести к потере существенного времени и энергии. Это может стать серьезной проблемой как в вашей карьере, так и в личной жизни.

Многим бывает трудно избежать откладывания на потом. Мы склонны откладывать дела на потом, когда нам скучно или нам скучно. Попробуйте запланировать небольшие веселые занятия в течение дня, чтобы разбить более сложные задачи. Это может помочь вам не сбиться с пути.

6. Справляйтесь со стрессом с умом

Стресс часто возникает, когда мы принимаем на себя больше работы, чем можем выполнить. В результате наше тело начинает чувствовать усталость, что может повлиять на нашу продуктивность.

У разных людей стресс проявляется в разных формах, но некоторые продуктивные способы справиться со стрессом могут включать:

Выход на улицу
Тренировка
Практика медитации
Звонок другу
Заниматься любимым хобби
Прослушивание музыки или подкастов

Главное — найти то, что работает для вас, когда речь идет о снижении стрессовой реакции.Если у вас нет времени ни на что другое, попробуйте пару дыхательных техник. Это можно сделать за считанные минуты, и было доказано, что они снижают уровень гормонов, вызывающих стресс.

7. Избегайте многозадачности

Большинство из нас считает, что многозадачность — это эффективный способ решения задач, но правда в том, что мы добиваемся большего, когда сосредотачиваемся и концентрируемся на одном деле. Многозадачность снижает производительность, и ее следует избегать, чтобы улучшить навыки управления временем.

Используйте списки дел и дедлайны, чтобы сосредоточиться! Так вы сможете лучше делать то, что делаете.Подождите, пока вы закончите одно, прежде чем начинать другое. Вы будете удивлены, как много еще вы сможете сделать.

8. Начинайте рано

У большинства успешных людей есть одна общая черта — они начинают свой день рано, поскольку это дает им время сесть, подумать и спланировать свой день.

Когда вы встаете рано, вы более спокойны, креативны и рассудительны. С течением дня ваш уровень энергии начинает снижаться, что влияет на вашу продуктивность, мотивацию и концентрацию.

Если вы не жаворонок, попробуйте проснуться на тридцать минут раньше обычного.Вы будете поражены, как много вы сможете сделать за это время. Если вы не хотите использовать его для работы, используйте его, чтобы немного поупражняться или съесть полезный завтрак. Такой распорядок также будет способствовать вашей продуктивности в течение дня. Устанавливая цели, вы сокращаете время, необходимое для размышлений о том, куда вы направляетесь.

9. Делайте регулярные перерывы

Каждый раз, когда вы чувствуете усталость и стресс, делайте перерыв на 10–15 минут. Слишком сильный стресс может сказаться на вашем теле и повлиять на вашу продуктивность.

А еще лучше запланируйте перерывы. Это поможет вам расслабиться и вернуться к работе с энергией позже. Если вы знаете, что приближается перерыв, вы, вероятно, сможете преодолеть скуку или недостаток мотивации, чтобы справиться с поставленной задачей.

Прогуляйтесь, послушайте музыку или сделайте небольшую растяжку. Лучшая идея — полностью отдохнуть от работы и провести время с друзьями и семьей.

10. Научитесь говорить №

Вежливо откажитесь принимать дополнительные задания, если считаете, что уже перегружены работой.Взгляните на свой список дел, прежде чем соглашаться взять на себя дополнительную работу.

Многие люди беспокоятся о том, что отказ заставит их выглядеть эгоистами, но правда в том, что отказ от них — один из лучших способов позаботиться о себе и своем времени. Когда вы позаботитесь об этом, вы обнаружите, что у вас есть больше энергии, чтобы посвятить ее важным вещам, что в конечном итоге оценят окружающие.

Заключительные мысли

Когда вы поймете, что у вас на тарелке, вы станете более сосредоточенными и сделаете больше за меньшее время.

Хорошее управление временем требует ежедневной практики определения приоритетов задач и их организации таким образом, чтобы можно было сэкономить время и достичь большего. Используйте описанные выше стратегии в течение нескольких недель и посмотрите, помогут ли они вам. Вы можете быть удивлены, насколько больше времени у вас, кажется, есть.

Дополнительные советы по развитию навыков тайм-менеджмента

Кредит на фотографию: Брэд Незери через unsplash.com

советов по повышению производительности

6 мин. Читать

Концентратор
Производительность
Важность управления временем: советы по повышению производительности

Малые предприятия и фрилансеры должны максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом.Тайм-менеджмент важен для занятых компаний, так как они могут расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Когда вы лучше распорядитесь своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих разделах рассматривается важность управления временем и предлагаются советы по повышению продуктивности на работе:

Что такое управление временем?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

Производство некачественной работы
Несоблюдение сроков
Повышение уровня стресса
Нарушение баланса между работой и личной жизнью
Подрыв вашей профессиональной репутации

Почему так важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес без ущерба для баланса между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, у вас будет лучшее представление обо всем, что вам нужно выполнить, и о продолжительности каждой задачи должен взять. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Сделайте работу лучше

Когда вы не стремитесь уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и обдумать свою работу. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше быстро приближающегося срока.

Выполнять работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя привязку каждой задачи в вашем списке к определенным временным отрезкам.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распределяете время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Уменьшите стресс

Легко впасть в беспокойство, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как на работе, так и в личной жизни. Хорошее управление временем может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать, и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшенные возможности карьерного роста

Управление временем может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте свою уверенность

Если вы правильно распорядитесь своим временем и соблюдаете установленные сроки, вы почувствуете чувство выполненного долга и уверенность в своих силах.Последовательное завершение ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшить свои навыки управления временем и найти новые возможности для работы.

Станьте более эффективным

Когда вы поймете, как эффективно управлять своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам добиться большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед встречей, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, на тот случай, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

Планируйте вперед

Заблаговременное планирование времени — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бодрствуете утром в первую очередь, или, может быть, вы делаете большой шаг ночью.Сохраните свои самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставьте приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из главных факторов, снижающих продуктивность. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы являются слишком большим искушением, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не используйте многозадачность

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Вознаграждайте себя за хорошую работу

Награды могут быть отличным мотиватором для правильного управления временем.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, выйдя на улицу за 15 минут. Вознаграждения сохраняют мотивацию к работе и помогают достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в области тайм-менеджмента.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Planning Intelligence для управления временем

Все дело в том, чтобы делать правильные вещи за меньшее время.Это то, что помогает вам продвигаться по карьерной лестнице, успешно реализовывать проекты или даже получать продвижение по службе с повышением заработной платы. Правильный фокус подобен тренировке. Это может быть сложно, но необходимо не отставать от деятельности, которая приносит максимальную пользу вашим проектам и вашим клиентам. Чем лучше вы сможете сохранять концентрацию и управлять своим временем, тем большего вы достигнете и тем легче вам будет вовремя покинуть офис и у вас останется место на всю оставшуюся жизнь. Навыки эффективного управления временем не только улучшают результаты на работе, но и помогают вне офиса.Когда вас останется больше на всю оставшуюся жизнь, поверьте мне — ваша работа улучшится.

Вот семь простых, но действенных советов, которые помогут превратить даже самого серьезного прокрастинатора в Умного Планировщика.

1. Начните свой день с четкой цели.

Первым делом вашего дня, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и что вы обязательно должны сделать. Проясните это, прежде чем проверять свою электронную почту, отвечать на запросы и решать проблемы.Для того, чтобы четко сфокусировать свой день, может потребоваться всего пять минут, но вы сэкономите несколько часов потраченного впустую времени и усилий.

2. Имейте динамический список задач.

Записывайте в список задачи и действия, которые вы должны выполнить, и регулярно обновляйте его в течение дня. Часто пересматривайте этот список и добавляйте новые элементы, как только они появляются. Убедитесь, что ваш список дает вам краткий обзор всего, что срочно и важно, и не забудьте включить стратегические действия и действия по построению отношений, а также оперативные задачи.

3. Сосредоточьтесь на важных делах.

Прежде чем начинать что-то новое, определите деятельность, которая оказала бы наиболее положительное влияние на ваш проект, вашу команду и вашего клиента, если бы вы занялись этим прямо сейчас. Не поддавайтесь искушению убрать сначала более мелкие и неважные предметы. Начни с самого главного.

Чтобы помочь вам оценить, на каких действиях следует сосредоточиться в первую очередь, задайте следующие вопросы:

В чем сейчас больше всего от меня нуждается мой клиент или моя команда?

Что доставит больше всего хлопот, если этого не сделать?

Какой самый большой вклад я могу сделать прямо сейчас?

Какие стратегические задачи мне нужно решить сегодня, чтобы помочь нам работать эффективнее завтра?

4.Сведите к минимуму перерывы.

Чем больше у вас в течение дня времени для работы над важными задачами, тем эффективнее вы будете. Определите действия, которые мешают вашей работе, и найдите решение. По сути, один из самых важных навыков тайм-менеджмента — не отвлекаться. Например, не проверяйте электронную почту и не отвечайте на телефонные звонки, когда вы заняты чем-то важным. После того, как вы прервали поток, восстановить его может быть сложно. Вместо этого приучите себя работать над задачей целенаправленно, пока она не будет выполнена.

5. Хватит откладывать на потом.

Если вам трудно сохранять сосредоточенность или вы склонны откладывать дела на потом, вам может быть полезно создать для себя внешнее обязательство на (крайний срок). Например, назначьте встречу на два дня, на которой вы представите свою работу, и к тому времени ваши действия должны быть завершены. Также очень эффективно выполнять самые неприятные задачи в начале дня и позволять себе небольшие награды после их выполнения.

6.Ограничьте многозадачность.

Многие из нас выполняют несколько задач одновременно и полагают, что мы эффективны, когда делаем это, но данные свидетельствуют о том, что мы не можем эффективно сосредоточиться на нескольких задачах одновременно. Чтобы отказаться от многозадачности, попробуйте следующие советы: Планируйте свой день по блокам и выделяйте определенное время для встреч, ответных звонков и выполнения подробного планирования и анализа за вашим столом. Как только вы обнаружите, что выполняете несколько задач одновременно, остановитесь и посидите спокойно минутку.

7. Пересмотрите свой день.

Ежедневно просматривайте список задач по 5–10 минут перед тем, как покинуть офис. Похлопайте себя по плечу, если вы добились того, чего хотели. Если вы считаете, что дневных усилий не хватило, решите, что вы будете делать завтра по-другому, чтобы выполнить то, что вам нужно. Выйдите из офиса в приподнятом настроении, решив возобновить разговор на следующий день.

Тайм менеджмент для: Тайм-менеджмент: что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем

Related Articles

Когда и как давать яблоко грудничку: советы по введению яблочного прикорма

Раннее развитие детей: методики, игры и упражнения для гармоничного роста

Лучшие детские прыгунки для развития малыша: как выбрать и безопасно использовать

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Принципы тайм-менеджмента

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

4. Поедание «лягушки»

5. Мелкие задачи

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

10. Методы фиксированного времени

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

13. Хронометраж

14. Матрица Эйзенхауэра

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Приложения для управления временем

Книги по тайм-менеджменту

Техники тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент

Управление временем (Тайм менеджмент)

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Что такое тайм-менеджмент

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Как управлять временем

Планируйте: ставьте цели и задачи

Расставляйте приоритеты

Метод ABC

Матрица Эйзенхауэра

Выполняйте задачи

Оценивайте результат

Отдыхайте

Не забывайте о важном

основные принципы эффективного управления временем

Пожиратели продуктивности

Вредные привычки

Прокрастинация

Неумение отказывать

Техники тайм-менеджмента

Ежедневное планирование

SMART

Закон Парето

Матрица Эйзенхауэра

Съешьте жабу на завтрак

Разделяй и властвуй

Принцип помидора (Pomodoro)

Утреннее ускорение

Дедлайны для любых задач

10-3-2-1-0

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com

Работайте умнее, чтобы повысить производительность

Определение управления временем

Что такое тайм-менеджмент?

Ключевые моменты

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Совет №1: Создайте временной аудит.

Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты для своих задач.

Совет № 3: Создайте ежедневный план или список дел.

Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Стратегии и методы управления временем

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Совет № 11: Будьте на день раньше.

Совет № 12: Не отвечайте сразу.

Тайм-менеджмент — это больше, чем лайфхаки