Основные принципы тайм менеджмента: Тайм-менеджмент: что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем

Время чтения 11 минут

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм — менеджмента

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм — менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм — менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.
2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

7 самых важных принципов тайм-менеджмента

Сегодня о тайм-менеджменте выпущено уже столько материалов, что в этом океане информации как-то незаметно стала теряться его суть. На вопрос, что в тайм-менеджменте самое главное, зачастую можно услышать примерно такой ответ:

— Ну… Там есть всякие списки дел, таск-менеджеры, расписания. Есть задачи-лягушки и задачи-слоны. А еще есть матрица Эйзенхауэра и GTD.

Все перечисленное, конечно же, полезно, но это отнюдь не главное. Это всего лишь некие инструменты, без которых вполне можно обойтись. В мире полно людей, которые грамотно организуют свое время, не пользуясь при этом ни матрицей Эйзенхауэра, ни GTD, ни даже таск-менеджерами.

Самое главное в тайм-менеджменте — это вовсе не инструменты, а те принципы, которые лежат в его основе. Именно от их соблюдения и зависит, будут ли все эти инструменты работать и приносить пользу или же они превратятся в череду бесполезных и утомительных ритуалов.

И в этой статье мы разберем семь самых важных принципов тайм-менеджмента, без которых очень сложно эффективно управлять своими делами и получать хороший результат.

Принцип 1. Постановка целей

Самый главный принцип тайм-менеджмента звучит так:

У любой деятельности должна быть цель.

Иными словами, мы должны всегда понимать, зачем беремся за ту или иную работу, ради чего составляем планы и в каком направлении двигаемся.

Для чего это нужно?

Во-первых, чтобы наша жизнь и наша деятельность имели смысл. Без обретения смысла не бывает ни воли к победе, ни подлинной удовлетворенности жизнью, ни настоящей мотивации. Знаменитый психиатр Виктор Франкл, прошедший в свое время через фашистские концлагеря, говорил: если у человека есть «зачем», он вынесет любое «как».

Во-вторых, достижение целей — это, по сути, исполнение наших желаний. Если мы не стремимся к тому, чего хотим, то в итоге (как в свою очередь подметил писатель Чак Паланик) рискуем остаться с тем, чего точно не хотим.

В нашем случае важно еще и то, что все техники тайм-менеджмента, в той или иной степени, предназначены именно для достижения целей. Без целей они превращаются в набор бессмысленных правил и ограничений. Тут можно привести такую аналогию: если путник не знает, куда идет, то абсолютно не важно, какой картой и каким компасом он при этом пользуется.

Как следовать этому принципу:

• Прежде чем браться за какое-нибудь дело, сформулируйте его цель. Это поможет лучше понять, что и как нужно делать.
• Ставьте цели для всех крупных промежутков времени: день, неделя, месяц, год, вся жизнь. Только опираясь на цели, можно составить эффективный план действий.
• Научитесь правильно ставить цели. Познакомьтесь, например, с техникой SMART.
• Избегайте ложных целей. К таковым относятся все неактуальные и устаревшие цели, а также цели, которые были навязаны нам извне (рекламой, пропагандой, нашим окружением). Их достижение не делает нас счастливыми.

Принцип 2. Планирование

Планирование — это главная методика тайм-менеджмента, без которой он просто немыслим. Списки дел, расписания, диаграммы Ганта, графики работ — это все разновидности планов. И второй по значимости принцип тайм-менеджмента звучит так:

Любую деятельность нужно планировать.

Планирование заставляет нас действовать более продуманно, а значит и более эффективно. Кроме того, оно помогает ответить на два вопроса:

1. Что конкретно сделать, чтобы получить желаемое? Например, какие шаги нужно предпринять, чтобы открыть свой интернет-магазин?
2. Что конкретно делать, чтобы сохранить текущее положение вещей и избежать неприятностей? Например: как поддерживать порядок в доме? Или: как сохранять здоровье?

Не имея хотя бы приблизительного плана действий, очень сложно достичь цели или организовать эффективную работу. Здесь опять же можно использовать аналогию с путешествием. Представим, что некто отправился из города, А в незнакомый ему город Б, не узнав дорогу и не взяв с собой карту. Может ли он попасть в пункт назначения? Ну, разве что случайно.

Как следовать этому принципу:

• Заранее планируйте все крупные промежутки времени (год, месяц, неделя, день) и все значительные действия (цели, проекты, большие задачи). Попробуйте хотя бы приблизительно представить, что и в каком порядке вы будете делать.
• Планируйте письменно. О «мысленных планах» запросто можно забыть. К тому же они выглядят необязательными для выполнения: их слишком легко отменить и пересмотреть «задним числом».
• Планирование должно быть регулярным. Организованность — это стиль жизни, а не разовое мероприятие.
• Планирование должно быть гибким. Если обстоятельства вдруг изменились, следует изменить и планы.
• Самый важный инструмент тайм-менеджмента — это список дел на сегодняшний день (он может принимать любые формы: расписание, матрица Эйзенхауэра и т. д.). Именно ему следует всегда уделять основное внимание.

Принцип 3. Самодисциплина

Самодисциплина — это наша способность следовать намеченному плану, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Без этого качества человек легко становится пассивной «жертвой обстоятельств» и собственных страстей. И третий принцип тайм-менеджмента будет таким:

Опирайтесь на самодисциплину.

Предположим, человек пообещал себе, что с завтрашнего дня он начнет бегать по утрам. Наступает завтра, но никакого желания бегать у него нет. Вот тут решающую роль и начинает играть самодисциплина. Если она хорошо развита, человек выйдет на пробежку. Если нет, он будет неделями ждать, когда у него появится настроение.

Без самодисциплины тайм-менеджмент фактически не работает. Если человек не может заставить себя выполнять свои же собственные планы, все инструменты планирования превращаются в бесполезный хлам.

Как следовать этому принципу:

• Примите неприятный факт: не всегда наша деятельность должна доставлять нам удовольствие. Даже если мы занимаемся любимым делом, у нас все равно будут периоды, когда нам придется себя к чему-то принуждать.
• Не уповайте на мотивацию: она переменчива и ненадежна. Чтобы доводить дела до конца, следует полагаться на самодисциплину.
• Самодисциплину можно и нужно развивать. Начинать желательно с небольших «нагрузок».
• Ставьте сложные и важные задачи на утро и первую половину дня. В это время у нас больше энергии и крепче сила воли.
• Отсекайте лишнее. Чем больше сил и времени мы тратим на ненужные занятия, тем меньше сил и времени остается на то, что для нас по-настоящему важно.
• Имейте в виду: чем больше мы получаем «легких удовольствий» (компьютерные игры, сериалы, социальные сети и т. д.), тем ниже становится уровень нашей самодисциплины, и тем меньше мы получаем удовольствия от работы.

Принцип 4. Иерархия планов

Следующий принцип гласит:

Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня.

То есть, мы должны планировать день так, чтобы выполнять недельные планы, неделю — чтобы выполнять планы на месяц и т. д. Например:

Этот принцип помогает нам всегда оставаться целеустремленными и не сбиваться с намеченного курса. Если мы в полной мере понимаем, как соотносятся наши планы верхнего и нижнего уровня, то даже в самых маленьких и неприметных задачах появляется более высокий смысл:

• Мы не просто выполняем скучные упражнения, а «получаем высшее образование».
• Мы не просто пишем текст, а «становимся профессиональными писателями».
• Мы не просто настраиваем рекламу, а «расширяем свой бизнес».

Без четкой иерархии планов тайм-менеджмент превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «День сурка», без шансов на улучшение.

Как следовать этому принципу:

• Планируйте от общего к частному. Начинайте с глобальных целей и постепенно двигайтесь к второстепенным и мелким задачам.
• Используйте декомпозицию. Делите все крупные цели и задачи на отдельные шаги: это облегчает их выполнение и делает работу более понятной. Например, поставив перед собой цель на год, разделите ее на отдельные этапы и распределите их по месяцам. Аналогично следует поступать с задачами на месяц и на неделю.
• Составляя план, держите перед глазами план более высокого уровня. Например, составляя список задач дел на день, «подглядывайте» в список задач на неделю. Убедитесь, что ваш план не только решает рутинные задачи, но и помогает двигаться к чему-то большему.
• Поставив перед собой задачу, спросите себя: а как она помогает мне в достижении целей? Нет, далеко не все задачи должны приближать к цели: некоторые нужны просто для того, чтобы поддерживать стабильность в жизни. Но тем задачам, которые двигают нас вперед, должна отводиться первоочередная роль.

Принцип 5. Расстановка приоритетов

Не все дела одинаково важны. Если человек, например, протрет со стола пыль или помоет зеркало, в его жизни вряд ли что-то изменится (хотя чистота — это, безусловно, благо). Если же он пройдет курсы повышения квалификации, это заметно повлияет и на его карьеру, и на его жизнь. Следовательно, второе дело будет для него более приоритетным.

Из этого следует еще один принцип тайм-менеджмента:

В первую очередь уделяйте внимание главным делам.

Запас времени и сил у нас ограничен. Если не расставлять приоритеты, мы рискуем растратить этот запас на мелочи, которые почти ни на что не влияют. И наоборот: фокусировка на главном помогает нам более эффективно использовать свои ресурсы и быстрее получать результат.

Как следовать этому принципу:

• Когда перед вами стоит сразу несколько задач, сравните их друг с другом и отметьте самые важные. Не расставив приоритеты, человек рискует пойти по пути наименьшего сопротивления, то есть начать выполнять не самые важные, а самые легкие задачи.
• Старайтесь выполнять дела в порядке их важности. Во-первых, это увеличит вашу эффективность. Во-вторых, в случае форс-мажоров (отключения света, визита гостей) вы всегда будете успевать сделать все самое главное.
• Все задачи не могут быть приоритетными. Если важно сразу все — значит неважно ничего. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% задач.
• В случае затруднений пользуйтесь техниками расстановки приоритетов, например, матрицей Эйзенхауэра. Также рекомендуем нашу статью о том, как определять важность задач.

Принцип 6. Освободить голову

Этот принцип считается «визитной карточкой» современного тайм-менеджмента. Впервые его сформулировал американский специалист по личной продуктивности Дэвид Аллен, создатель системы GTD. Суть этого принципа в следующем:

Задачи, цели и идеи следует держать не в голове, а на «внешнем накопителе», например, в записной книжке или в таск-менеджере.

Мозг использует одни и те же ресурсы для мышления и краткосрочного запоминания информации. В результате каждая задача, которую мы пытаемся удержать в голове, снижает эффективность работы и повышает уровень стресса. Проще говоря, чем больше задач мы пытаемся разместить в своей «оперативной памяти», тем хуже мы думаем.

Представим такую ситуацию: во время работы мы внезапно вспоминаем, что дома закончился чай. И в течение дня у нас в голове начинают происходить примерно следующее:

— О, надо купить чай!
— Надо бы не забыть купить чай!
— Так, после работы нужно купить чай.
— Буду идти домой — куплю чай и т. д.

Иными словами, одна и та же мысль постоянно появляется у нас в голове, отвлекая от текущих занятий. Если же мы эту задачу сразу же запишем (например, в органайзер), нам уже не нужно будет постоянно о ней вспоминать.

Как следовать этому принципу:

• Фиксируйте все новые идеи и задачи, как только они появляются. Если вы вспомнили о каком-нибудь деле, тут же запишите его и спокойно вернитесь к работе
• Держите под рукой инструменты, с помощью которых вы будете фиксировать всю входящую информацию. Это может быть что угодно: блокнот, таск-менеджер, лоток для бумаг, диктофон, набор стикеров и т. д. Такие «внешние накопители» обычно называются инбоксами.
• Регулярно (раз в день или чаще) разбирайте содержимое инбоксов. Только в этом случае вы будете спокойно доверять им свои задачи и идеи.

Принцип 7. Планирование отдыха

Следующий принцип гласит:

Без полноценного отдыха невозможна полноценная работа.

Отдых помогает нам восстановиться: снять умственную и физическую усталость, снизить уровень стресса и привести в норму остальные показатели организма. Кроме того, отдых позволяет на некоторое время «вынырнуть из своих проблем» и посмотреть на них со стороны. Часто именно во время отдыха нас посещают самые лучшие идеи.

Непонимание или игнорирование этого принципа — одна из самых серьезных проблем в тайм-менеджменте.

Часто бывает так: в какой-то момент у человека снижается работоспособность и падают результаты. И он начинает неистово экспериментировать с техниками тайм-менеджмента: внедрять новые системы планирования, менять органайзеры и пичкать себя «мотивашками». В реальности же причина проблемы часто заключается в том, что он просто устал.

Некоторые люди видят в отдыхе что-то постыдное, воспринимая его как проявление слабости и уступку собственной лени. На самом деле, отдых — это неотъемлемая часть любой работы. Представьте себе путешественника-автомобилиста, который говорит: «Мне некогда заправлять автомобиль — мне нужно ехать». Понятно, что в какой-то момент его машина просто остановится.

Как следовать этому принципу:

• Планируйте отдых заранее. Не надейтесь, что организм отдохнет «между делом».
• Используйте все виды отдыха: выходные, ежедневные часы досуга, длинные и короткие перерывы в работе.
• Отдых должен быть ритмичным. Делайте перерывы через определенное время, не дожидаясь усталости.
• Во время отдыха переключайтесь и меняйте виды деятельности. Если работаете за компьютером, вам нужен активный отдых. Если вы занимаетесь физическим трудом или проводите день на ногах, отдыхайте сидя или лежа.
• Меняйте контекст — это помогает отдохнуть мозгу. Во время отдыха старайтесь максимально изменить обстановку. Если не получается покинуть рабочее место, то хотя бы посмотрите на несколько секунд в окно.
• Позаботьтесь о качественном сне.

Заключение

Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Возникает закономерный вопрос: как сделать так, чтобы они начали работать и приносить нам пользу?

Во-первых, для начала просто попробуйте их использовать. Неважно как: хорошо, плохо, эффективно, неэффективно, правильно, неправильно. Главное — это начать.

Самая частая ошибка — это когда люди начинают читать книги и искать ответы, еще до того, как у них появились вопросы. Поэтому для начала попробуйте самостоятельно внедрить эти принципы: составить список целей, запланировать дела на день или расставить приоритеты. И если что-то у вас не получится, вы уже точно будете знать, какая информация вам нужна.

Во-вторых, экспериментируйте. В тайм-менеджменте нет универсальных решений. У каждого из нас свои задачи и проблемы, а значит, и решать их мы должны по-разному.

Обычно каждый принцип, каждую технику и каждый инструмент необходимо хотя бы немного подогнать под себя. Например, вы не чувствуете отдачи от своего привычного списка дел. Нет проблем: попробуйте другие варианты планирования дня. Возможно, вам гораздо больше подойдет метод 1-3-5, метод Альпы или матрица Эйзенхауэра.

В-третьих, анализируйте результаты. Регулярно просматривайте свои списки целей и задач и оценивайте их состояние. Что из задуманного вам удалось сделать, а что нет? Если не удалось, то почему? Также полезно периодически проводить сессии хронометража, чтобы понять, насколько эффективно вы расходуете время.

Такой постоянный анализ помогает нам вовремя исправлять свои ошибки и недочеты, находить самые эффективные стратегии тайм-менеджмента и в конечном итоге менять свою жизнь к лучшему.

Поделиться:

Шесть основных правил тайм-менеджмента

се знают про тайм-менеджмент. Все слышали, что своим временем нужно управлять, чтобы эффективно работать. Но как конкретно это сделать? Есть ли четкие инструкции и правила, которые надо выполнять? Конечно, есть, и вы узнаете их из статьи нашего блога.

Из этого материала вы узнаете:

Для чего нужен тайм-менеджмент

• чтобы грамотно распределять личное и рабочее время;

• чтобы добиваться целей быстрее, чем конкуренты;

• чтобы выполнять большее количество задач за меньший срок;

• чтобы самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
• чтобы увеличить свою прибыль;
• чтобы избавиться от усталости и недосыпа, свойственным тем, кто не умеет планировать время

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

• руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
• обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Кто придумал тайм-менеджмент

Люди с давних времен стремились работать меньше, а зарабатывать больше. Еще римский философ Сенека предлагал делить все время на плохое и хорошее, то есть бесполезное и потраченное со смыслом. В ХХ веке тайм-менеджмент из теории превратился в практику. Созданная научная организация труда выдвинула гипотезу о том, что умение управлять временем зависит от личной эффективности человека. Это значит, что неорганизованный, непунктуальный, не способный сосредоточиться человек вряд ли сможет эффективно распределять свои ресурсы. У него ни на что не будет хватать времени, или он будет неправильно распределять его. Скажем, сидеть в соцсетях полдня, а потом в условиях жесткого дедлайна доделывать срочную работу.

В 70-е годы ХХ века широко применялся метод хронометража советского ученого Александра Любищева. В основе этого метода — детальное планирование времени, учет каждого часа, а затем создание отчета: удалось или нет. Например, долгосрочный план на пять лет создается из нескольких краткосрочных: на год, на месяц, на неделю, на день. Суть в том, что при таком скрупулезном подсчете забыть о чем-то не представляется возможным.

Сейчас система управления временем очень популярна. Все больше людей хотят научиться управлять собственной жизнью. В одном из столичных институтов даже открыта кафедра тайм-менеджмента. Проводятся тренинги, семинары и вебинары, пишутся инструкции и статьи. Например, как эта.

Основные правила тайм-менеджмента

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта. Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А. мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

• верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
• определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
• продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
• и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов. Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить. Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа. Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

• записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
• составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
• делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
• оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.

Правило 3. Расставьте приоритеты

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето, о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий. Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени. Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей. Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно. Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес. Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом? Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

• делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
• совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
• умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее. Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия. Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает. Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости. В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать. Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас. В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

1. Правило 1‑3‑5

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям ^{специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.}

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту ^{, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.}

7. Поедание лягушек

Метод придумал ^{мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.}

8. Временные блоки

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана ^{блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.}

1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл ^{эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.}

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

• Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
• Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
• Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
• Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

Тайм-менеджмент – что это такое простыми словами

История возникновения тайм-менеджмента

Прошедшая в 19-ом веке промышленная революция сформировала потребность управления временем. Чтобы трудится на фабрике, требовалось соблюдать пунктуальность. 

Люди должны были научиться действовать по часам, в отличие от аграриев, которые жили по солнцу. Пунктуальность и продуктивность стали главнейшими целями. «Время – деньги», – сказал Бенджамин Франклин, и его слова стали девизом современных бизнесменов.

В 1911 году Фредерик Уинслоу Тейлор выпустить в свет публикацию «Принципы научного менеджмента», в которой он представил свою теорию управления. В ее основе лежат анализ и синтез рабочих процессов. 

Тейлоризм преследовал главную цель, которая заключалась в увеличении производительности труда рабочих. Приобретенная Тейлором известность привела к появлению новой дисциплины. Ее стали использовать на практике в разных странах после успешного внедрения на заводе Форда.

В СССР в семидесятые годы стал популярным метод хронометража, способствующий рациональному использованию собственного времени и росту персональной эффективности. Советский биолог Любищев в течение 56 лет ежедневно записывал, какое количество времени затрачивается на работу, фиксировал потери.

Он составлял ежемесячную сводку и к завершению года – отчет. Благодаря этому стало возможным с точностью до 10 минут проводить оценку любой предстоящей работы, планировать проекты на месяцы и годы вперед.

Факт! Интересно, что создатель метода последние 25 лет жизни трудился более эффективно, чем в молодости.

В 2007-м при Московском финансово-промышленном институте впервые открыли кафедру тайм-менеджмента. Сейчас у этого направления довольно большая востребованность и популярность – жизненный ритм с каждым годом ускоряется. Появилось большое количество тренингов, семинаров на тему планирования и рационально распределения времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер – профи в сфере управления временем. В его задачу входит анализ человеческой психологии людей, условий на рабочем месте и предложение наиболее продуктивных графиков работы. Тайм-менеджеры помогают главам компаний либо частным клиентам распределять время, расставлять приоритеты, успевать выполнить все важные дела без стрессов.

Факт! Нередко услугами экспертов пользуются предприятия для получения помощи в наладке трудового процесса.

В первую очередь специалисты обучают руководство грамотному распределению обязанностей в коллективе и своего рабочего времени. Они проводят изучение деятельности фирмы, нужного количества времени на решение определенных заданий. Собрав и проанализировав данные, тайм-менеджер занимается корректировкой распорядка дня организации.

Главные задачи тайм-менеджмента

Специалисту в сфере управления временем необходимо уметь проводить анализ временных затрат на исполнение конкретных задач, правильно расставлять цели, планировать тактику их достижения, устанавливая приоритеты.

Также задачи тайм-менеджмента заключаются:

• в проведении непрерывного анализа ежедневного распорядка, повышении его эффективности;
• в самоконтроле в ходе работы – когда и что нужно сделать;
• в изучении и практическом применении технологий, позволяющих рационально распределить время;
• в умении отказаться от деятельности, не приносящей пользы;
• в рациональном планировании времени с акцентом на дела наибольшей значимости;
• в организации полноценного отдыха.

То есть задачами тайм-менеджмента является избавление от неплодотворного растрачивания ценного ресурса – чтобы за те же сутки человек мог успеть сделать в два раза больше, но при этом не утомился и успевал пообщаться с близкими, заняться хобби.

Плюсы планирования времени

Человек, умеющий целесообразно распределять временные ресурсы быстро и с наименьшими трудозатратами, способен достичь выставленных целей.

Есть у тайм-менеджмента и другие преимущества:

• Антистресс. Упорядочение дневных дел снижает уровень тревожности. Когда вы отмечаете выполненные пункты в своем списке заданий, вы можете наглядно видеть прогресс. Это поможет избежать чувства стресса, вызывает ощущение удовлетворенности своими действиями.
• Дополнительное время. Эффективное управление временем дает больше возможностей, чтобы заниматься хобби либо другими личными делами.
• Карьерные возможности. Хорошие навыки тайм-менеджмента – ключевые качества, которые ищут работодатели. Умение выставлять приоритеты и планирования деятельности крайне желательна для любой организации.

Но самым главным достоинством является ощущение внутренней свободы и контроля своей жизни.

Виды тайм-менеджмента

Работа с временными ресурсами распределяется на три разновидности. Тайм-менеджмент персонального типа необходим для саморазвития каждого индивидуума, оптимизации личного времени. Это сочетание навыков продуктивной организации своего дня.

Тайм-менеджмент профессионального либо корпоративного типа сосредотачивается на выстраивании процесса труда. Он обозначает, как грамотно распределить рабочий день и обязанности сотрудников. А задачей социального является охват нескольких человек (к примеру, работников одного предприятия). То есть речь идет не только о распределении времени, но и о регулировке отношений.

Основные понятия тайм-менеджмента

Есть несколько терминов, которые должны понимать те, кто решил обучиться управлению временем:

• Альтернативная стоимость времени – цена тех благ, что смогли стать вашими в единицу времени, но вы от них отказались, «приобретя» что-нибудь иное. Концепция полезна в случае расстановки приоритетов, чтобы понимать, чем вы жертвуете, выполняя рутинные дела вместо важных.
• Бездефицитность сил – принцип, в соответствии с которым труд и отдых обязаны соотносится так, чтобы к окончанию дня, недели либо года был достигнут нормальный уровень работоспособности. Этого можно достичь только в случае, если за повышенной затратой сил, например авралом на работе, будет идти соответствующее уменьшение нагрузки. Иначе неизбежно накапливание усталости, способной стать причиной срывов и резкого снижения продуктивности.
• Дедлайн (deadline) – крайний срок для завершения выполнения задания. Если результат получен позже, его ценность опускается.
• Делегирование – перекладывание исполнения задания на персонал, сослуживцев, внешних поставщиков, приобретение услуги, которая заменяет «собственноручное» решение задачи. Если делегируются полномочия, значит, передаются ресурсы и права, нужные для исполнения задачи.
• Методы тайм-менеджмента – определенный порядок действий, помогающий выполнить поставленную задачу.
• Система управления временем – комплекс методик и технологий, позволяющий с максимальной быстротой и эффективностью достичь цели.

Нужно знать также, что собой представляют поглотители времени. Это обстоятельства, например, люди, задачи, особенности внешней среды, которые становятся причиной неэффективного растрачивания временного ресурса. Существует большое количество факторов, «занимающихся воровством» рабочего времени. Одни яркие и заметные, воздействие других проявляется исподволь. К «ворам времени» можно причислить прокрастинацию, то есть отсрочивание решения важных дел, бесполезные поездки и встречи, не вовремя сделанные звонки, «электронку» и соцсети, которые отвлекают от работы.

Тайм-менеджмент в управлении

Чтобы эффективно трудится, необходимо обладать умением извлечения наибольшей пользы из каждой минуты трудового дня. Руководителю любой компании должно быть известно, что собой представляет управление рабочим временем персонала, а сами специалисты должны знать техники контроля и перераспределения временных ресурсов.

Руководители должны научиться:

• ставить цели своим подчиненным на каждый день, неделю и месяц;
• расставлять приоритеты по принципу значимости и срочности;
• управлять коммуникациями;
• делегировать полномочия.

Неверно организованная руководством деятельность становится причиной того, что работники предприятия все время испытывают дефицит времени. Это отражается на продуктивности рабочего процесса и успешности фирмы в целом.

Для повышения плодотворности работы компании, специалисты должны научиться составлять план работы на день. При его создании необходимо 60% времени выделить на главные дела, 20%  – на непредвиденные, 20%  – на спонтанные. Основная задача – приучить персонал к систематическому ежедневному составлению плана.

Управление личным временем

Планирование является ключевым моментом в управлении временем. В процессе составления плана нужно учитывать, что он обязан быть целесообразным и выполнимым, поскольку это оказывает прямое влияние на продуктивность вашей работы.

Помимо этого, чтобы выйти из ежедневной гонки:

• Ни в коем случае не берите работу на дом.
• Организуйте бытовые заботы так, чтобы на них тратилось минимальное количество времени.
• Для отдыха выделяйте не только субботу и воскресенье, а хотя бы один вечер в середине недели. Например, можно устроить велопрогулку либо сходить в баню.
• В период отпуска сведите к минимуму общение по телефону или через Всемирную сеть.

Составление плана необходимо не только для рабочего, но и для свободного времени. При планировании нужно учитывать эмоциональное наслаждение, к примеру, поход в кинотеатр, и физическое, скажем, спортивные тренировки.

Навыки тайм-менеджмента

Чтобы обучится эффективному управлению временем, потребуется наработать определенные навыки, основными из которых являются:

• Организованность. Поможет сохранить ясную картину того, что вам нужно завершить и когда. Быть хорошо организованным может означать ведение обновленного календаря, возможность легко находить определенные документы, делать подробные заметки.
• Приоритизация. Оценка каждой из ваших обязанностей по приоритету является ключом к тому, чтобы быть хорошим тайм-менеджером. Существует много способов их расстановки в отношении того, что надо выполнить. Например, можно вначале завершить быстровыполнимые задачи, затем те, что сложнее. Либо начать с дел, у которых ближе дедлайн.
• Постановка целей. Целеполагание позволяет четко понять ваш «пункт назначения» и то, как именно вам нужно расставить приоритеты для его достижения. Важна расстановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей.
• Коммуникативные навыки. Они позволят сделать ваши планы и цели ясными для людей, с которыми вы работаете.  А также делегировать дела, чтобы сосредоточиться на выполнении наиболее важных, актуальных задач.
• Планирование. Является фундаментальной частью тайм-менеджмента. Эффективное планирование дня, встреч поможет придерживаться графика, разбить большие задачи на мелкие, установить контрольные точки проекта.
• Делегирование. Часто бывает трудно сказать «нет», когда кто-либо просит вас сделать что-нибудь на работе. Важно практиковать наличие границ, а также передавать часть дел другим сотрудникам, чтобы успевать заниматься важными для вас задачами.
• Управление стрессом. Позитивное отношение к стрессу может помочь вам не терять мотивацию и хорошо работать даже в цейтноте. Не перегореть помогут небольшие перерывы в продолжение дня или маленькие вознаграждения после завершения каждой задачи.

Применяйте инструменты управления временем: специальное программное обеспечение и приложения для телефонов, которые помогают с большей продуктивностью организовать рабочий день и личную жизнь. Например, Trello – бесплатное интернет-приложение для руководства проектами в малых группах. Благодаря доскам, спискам и картам, есть возможность организации дел и расстановки приоритетов в непринужденной, легко меняемой форме. Либо Evernote – интернет-ресурс и комплект ПО, чтобы создавать и хранить заметки. Их можно рассортировать по блокнотам, присвоить им метки, отредактировать и направлять на экспорт.

Основные методики планирования

Применяя эти методики, зарекомендовавшие себя на практике, можно составить правильное расписание. Оно позволит достичь нужных целей без стрессов и перегрузок.

• Хронометраж. Суть методики состоит в том, что вам надо вести поминутную запись всех своих действий и того, сколько времени на них затрачено. Это даст возможность обнаружить, на что расходуются часы и минуты, обезвредить «временных вампиров», обучиться ощущать время.
• Принцип Парето. Он сообщает о том, что при 20% усилий, затрачиваемых на достижение результата, в итоге получается 80% продуктивности и наоборот. Посредством этого закона можно обеспечить подбор наиболее эффективных действий и сконцентрировать их на исполнении намеченного, максимально снизив затраты.
• Метод 10 минут. Если нужно решить какую-либо проблему, к решению которой нет желания приступать, подумайте: «Я уделю этому занятию лишь десять минут, а после передохну». Вероятнее всего, вы увлечетесь работой и не захотите прекращать.
• Правило трех. Согласно ему, чтобы достичь эффективности, требуется ежедневное выполнение лишь трех имеющих наибольшую ценность дел. Чтобы не распылялись внимание и силы, нужно просто выбрать три самые важные задачи и сконцентрироваться на них. Назавтра нужно выбрать еще три, и так далее. Так вы не потеряете концентрацию и постепенно избавитесь от всех «долгов». Этот же принцип будет действовать и при целеполагании на неделю, месяц либо год.
• Матрица Эйзенхауэра. В основе метода тридцать четвертого президента США лежит правило распределения задач по уровню значимости и срочности. Все они подразделяются на четыре группы: А – срочные и важные, В – несрочные, но важные, С – неотложные, но незначимые дела, D – неспешные и незначительные. От группы, куда занесена задача, зависит ее приоритетность. Неважные дела можно перепоручить подчиненным либо отложить на потом.
• Метод 1-3-5. Дает возможность расходовать время с наибольшей целесообразностью. В продолжении дня вы решаете лишь одну большую задачу, три средних и пять маленьких – в общей сложности 9 дел. Используя такую схему, вы постепенно разберете завалы, при этом будете успевать по срокам, не доводя себя до переутомления.

Список дел является одним из самых легких и наиболее часто применяемых инструментов, который помогает разложить задачи на определенную деятельность в конкретный день.

Составление списка дел

Первым делом в расписании указывают проекты, требующие безотлагательного выполнения. Потом также важные задачи, но с возможностью отложить решение. Далее вносят оставшиеся проекты.

Как правильно составить список дел:

1. Определите свои цели и приоритеты.
2. Составьте перечень дел, которые выполняете ежедневно, включая самые мелкие и рутинные.
3. Выявите индивидуальные периоды повышенной и пониженной энергии. Если к вечеру у вас энергетический упадок, стоит перенести выполнение значимой работы на утро, а рутинные дела на послеобеденное время.
4. Удалите элементы с наименьшим приоритетом полностью или отложите их.
5. Определите своих «пожирателей времени» и старайтесь ограничить их влияние. Консолидируйте работу с «электронкой», документами, телефонными звонками. К примеру, перенесите на время с 9:00 до 9:30 утра. Это позволит сократить общие сроки, требующиеся для их исполнения, при этом будут устранены траты на запуск и переключение.
6. Распланируйте лишь часть трудового дня. Стоит оставить какое-то время «пустым» для непредвиденных ситуаций.

Мозгу, чтобы усвоить новую информацию, после каждого мероприятия нужно время, поэтому все встречи должны быть плановыми.

Список дел должен быть на виду, к примеру, можно занести его в настенный, настольный либо компьютерный календарь. Его необходимо всегда держать открытым. 

Принципы эффективного тайм-менеджмента

Приемы тайм-менеджмента направлены на наилучшую организацию трудового дня и периода отдыха, когда расход времени максимально продуктивен, а деятельность дает значительные результаты. Они помогают осознанно контролировать временные расходы на разнообразные виды активности, придать большую эффективность труду и отдыху.

Принципы – основы эффективного тайм-менеджмента:

• выбор подходящей методики планирования;
• умение сфокусироваться на главном;
• разбитие крупных задач на подзадачи;
• ранжирование дел по важности;
• способность сказать «Нет»;
• разделение времени на отдых, работу, самосовершенствование;
• ограничение «пожирателей времени»;
• борьба с прокрастинацией.

Не следует выполнять чужие дела. Сосредоточьтесь на своей цели и действуйте четко для ее достижения.

Советы ведущих специалистов

Почти все люди, которые достигли настоящих высот, говорят, что время – их важнейший актив. Они используют ежедневники, руководствуются четкими планами и занимаются продумыванием новых. У успешных людей – множество действующих задач и проектов, огромное количество идей. При этом удачливые люди не выглядят «загнанными лошадьми», напротив, светятся энтузиазмом, а их здоровье обычно может стать предметом зависти. Все это результаты грамотного распределения времени.

Чтобы стать успешным, стоит следовать рекомендациям специалистов в сфере тайм-менеджмента. Например, доктор психологии Ларри Розен в материале в Harvard Business Review объясняет: чтобы работать продуктивно, нужно научиться делать перерывы. Концентрация на определенной задаче не может продолжаться больше полутора часов. После чего мозгу нужен отдых: следует прогуляться, перекусит, заняться чем-то приятным.

Что еще советуют специалисты в области тайм-менеджмента? Психолог Нейл Фьоре учит, как противостоять прокрастинации, в своей книге «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». 

Технология содержит действенные способы управления временем:

• Следует повышать самооценку, чтобы снизить боязнь ошибиться и неуверенность в начинаниях.
• Если думать позитивно, на выполнение задачи появится больше энергии.
• 3D-мышление и календари дают возможность взять под контроль страх погрязнуть в делах.
• Выставление реальных целей перенаправит энергию на проблемы, требующие безотлагательного решения.

А чтобы избежать стрессов, необходимо действовать в состоянии «потока». Такой подход придаст мотивации и создаст интерес для плодотворной работы, а управляемый регресс позволит подготовиться к запланированным паузам и перезагрузке.

Факт! Разница между теми, кто достигает существенных успехов, и теми, кто этого не делает, заключается просто в том, что более плодотворные люди научились тому, насколько важен тайм-менеджмент. 

Так считает эксперт по производительности Клэй Кларк. Он советует отказаться от многозадачности. Если фокус внимания разделен между несколькими вещами, ни одна из них на самом деле не делается хорошо. Стоит выбрать одну задачу, и заниматься ей до завершения, чтобы быть более продуктивным.

Также он советует сделать часы своим другом. Не следует полагаться на внутреннее чувство времени: можно в конечном итоге упустить что-то важное. Когда вы участвуете в проекте, требующем большой концентрации, велик риск, что вы потеряете счет времени. Легко читаемые часы, которые находятся рядом с рабочим местом, помогут уложиться в расписание. Они также могут отправлять звуковые напоминания о предстоящих встречах или крайних сроках сдачи работы.

Джулия Моргенстерн (основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды) рекомендует в первую очередь провести оценку того, сколько времени у вас уходит на решение ваших задач, какие факторы являются отвлекающими. Вероятно, это социальные сети, дополнительные обязанности, постановка нереальных сроков либо препятствия психологического характера. Она советует рассортировать вещи и дела, освободить пространство от всего, что не представляет первостепенной важности. Определите для каждой вещи свое место, а каждом