Методы тайм менеджмента – Как все успеть: 6 методик тайм-менеджмента

alexxlab 09.05.2020 Разное Leave a comment 185 Просмотры

Содержание

Как все успеть: 6 методик тайм-менеджмента

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато делимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут все успеть. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: метод подходит для задач, требующих много времени и усилий. Это может быть написание курсовой, долгосрочный стратегический проект или изучение иностранного языка.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову.

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.
Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по тайм-менеджменту. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

«Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
«Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
«Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
«Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
«7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.

Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

changellenge.com

планируй и управляй своим временем

Приветствую вас, друзья на блоге Blog-Bridge.ru! С вами Екатерина Калмыкова. Основательно изучив тайм-менеджмент, я узнала про множество различных инструментов, которые могут помочь наладить свою жизнь и стать успешным.

К таким инструментам относятся и мотивационные семинары, и групповые или одиночные упражнения, различные книги по управлению собственным временем, и другие довольно-таки интересные методы тайм-менеджмента.

Но самое главное, чем богат тайм-менеджмент — это методы, позволяющие рационально составить свое расписание и следовать ему в большинстве случаев. Самый главный вывод, который я сделала для себя: нет единого метода, который будет подходить всем без исключения, нужно подбирать тот, который будет подходить лично вам.

Давайте посмотрим, какие основные методы тайм-менеджмента существуют, чтобы вы могли выбрать подходящий вам.

Итак, поехали.

Содержание статьи:

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Как швейцарский сыр поможет в достижении цели?

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте весьма популярен. С момента открытия данного инструмента планирования он помог множеству человек и может помочь и вам. В тайм-менеджменте методы определения целей и их достижения могут быть очень странными и этот способ тому подтверждение.

В чем его суть?

Представьте проблему в виде швейцарского сыра, если что — он с дырками. Чем больше дырок в сыре, тем быстрее его можно съесть. Чем больше «дырок» в вашей проблеме, тем быстрее ее можно решить, т.е. съесть.

Что из себя представляют дырки в проблеме? Это мелкие задачи, решив которые, можно решить основную проблему.

Например, перед вами стоит вопрос ремонта потолка. Вы не можете решить с наскока, поэтому в нем нужно проделать «дырки». Первая «дырка» — это анализ подходящих фирм по ремонту, вторая — вызов мастера на дом для оценки проблемы, третья — составление сметы на ремонт, четвертая — непосредственно сам ремонт потолка. Для пятой дырки уже нет места, потому что проблема решена.

Еще один пример работы метода швейцарского сыра: вам нужно организовать корпоратив для вашей компании, какие «дырки» проделать в этой проблеме, чтобы ее разрешить? Подумайте самостоятельно, а потом сравните с моими вариантами ответов.

первая «дырка» — поиск подходящего помещения;
вторая — договор с руководством заведения;
третья — выбор подходящей даты, составление меню;
четвертая — одобрение шоу-программы;
пятая — оплата мероприятия.

Все — организация корпоратива прошла успешно.

По мере того, как мы «проедаем» сыр (подобно мышкам), мы решаем разные мелкие вопросы, которые вместе образуют крупную проблему. Этот метод можно использовать для планирования рабочего расписания или личного времени.

Статьи в тему:

Тайм-менеджмент не только для менеджеров: как научиться планировать свое время

Тайм-менеджмент на работе: успевай все с ветерком

История тайм-менеджмента на примере великих людей

Метод помидоров в тайм-менеджменте

Задумывался ли кто-нибудь о пользе помидоров в тайм-менеджменте? То, что они являются полезным овощем — знают все. А о пользе этого продукта в тайм-менеджменте знают немногие.

Чем же они полезны? Когда-то один студент из Италии по имени Франческо Чирилло, придумал метод помидоров в тайм-менеджменте, который помог ему справиться с большим объемом заданий в университете и сдать все экзамены на отлично.

Скачать бесплатно книгу про данную технику можно по ссылке, которую я уже давала в этой статье.

Студенты и не только, внимание: представьте, что помидор представляет собой отрезок времени в 25 минут. Это сложно, но возможно. Положите перед собой большой красный помидор, заведите таймер на 25 минут и приступайте к выполнению своей задачи. Это может быть и подготовка к экзаменам, и написание доклада или отчета, подготовка презентации, не важно. Все 25 минут занимайтесь исключительно «поеданием помидора», т.е. подготовкой\зубрежкой и т.д.

Когда прозвенит таймер, сделайте перерыв на 5-7 минут и приступите к «поеданию второго помидора», т.е. решению второй части задачи, потом снова сделайте перерыв. В среднем на решение одной задачи уходит 4 помидора, т.е. 4 интервала по 25 минут с 5 минутным перерывом. За это время можно выучить минимум одну тему для экзамена, написать минимум 2 отчета и сделать минимум одну презентацию.

Метод подойдет как для студентов и учащихся, так и для офисных работников или руководителей.

Метод лягушки в тайм-менеджменте

Как превратить неприятную лягушку в красавицу? В данном случае обойдемся без поцелуев 🙂

У каждого из нас в жизни бывает момент, когда необходимо сделать что-то неприятное, а не хочется аж до зубного скрежета. Здесь на помощь придет метод лягушки в тайм-менеджменте.

В чем же он заключается? Решение проблем с помощью этого способа можно разделить на 2 части:

сбор лягушек в одну банку, т.е. написание списка неприятных дел;
поочередное выкидывание лягушек из банки на волю — решение противных вопросов.

Стоит отметить, что решение любых неприятных вопросов лучше осуществлять в первой половине дня. Это поможет не портить себе настроение предстоящим неприятным разговором и в течение оставшегося рабочего дня думать только о насущных, относительно приятных делах.

Тайм менеджмент методом Архангельского

Наверное, многие, кто увлекается наукой управления временем, знают или хотя бы слышали имя Глеба Архангельского. Есть его популярная книга [urlspan]«Тайм-драйв: как успевать жить и работать»[/urlspan]. В ней он подробно описал, как можно научиться управлять временем.

Раньше я не верила, что этому можно научиться, но прочитав её и применив кое-какие рекомендации на практике, я, можно сказать, научилась это делать, конечно не на 100%, но всё же. Особенно я ощутила всю полезность полученных знаний и их ценность, когда стала мамой. Могу с уверенностью сказать: метод Глеба Архангельского работает!

А вообще я про эту книгу и чем мне она понравилась уже рассказывала в этой статье, поэтому переходите по ссылке и читайте.

Методы тайм менеджмента в профессиональной деятельности

Тайм-менеджмент, его основные принципы, правила, методы невозможно уместить в одной статье, потому что их слишком много.

Но для тех, кто отвечает за планирование в пределах своего офиса, мы дадим пару методов, которые облегчат сей процесс и помогут правильно поставить приоритеты. Способы, указанные ниже могут применяться также вне рабочего времени.

Метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте

Первый способ — метод многокритериальной оценки в тайм-менеджменте. Его основная цель — помочь в определении приоритетов для любителей брать несколько дел сразу.

Использование многокритериальной оценки подразумевает прохождение 5 шагов:

выписать основные критерии, влияющие на оценку той или иной задачи;
сравнить критерии, выявить их важность;
для каждого критерия выставить оценку по 3-х бальной системе, где 1- плохо, 3 — хорошо;
сделать свой выбор в пользу самого рационального варианта.

Чтобы было легче взвешивать критерии, каждому из них прицепите цифровое значение.

Например, у вас есть работа по 3 сделкам.

Для каждой сделки действуют критерии:

выгода;
трудовые затраты;
надежность;
адекватность клиента.

Где выгода у первого варианта будет иметь оценку 3, трудовые затраты — 1 (много сил), надежность — 2, адекватность клиента — 2. Для остальных вариантов расставьте оценки сами.

Умножьте целые числа на доли: 1*0,3; 2*0,4; 3*0,3. Тот вариант, который будет иметь больший вес будет самый подходящий для начала работы.

В этом методе очень важно, чтобы количество критериев не превышало 6 пунктов, иначе можно запутаться в расчетах.

Метод организации групп по тайм-менеджменту

Последний метод, о котором мы расскажем — метод организации групп по тайм-менеджменту. По другому он называется быстрым анализом по Эйзенхауэру.

Его суть в том, что задачи делятся на 4 группы:

важные задачи, которые решает управляющий;
менее значимые задачи, которые управляющий может делегировать кому-то;
значимые, но не срочные задачи, которые управляющий может решить потом сам;
не значимые и не срочные дела, которые могут сделать другие работники.

Метод позволяет разгрузить человека от большого количества дел, и дать ему возможность выполнить оставшиеся задачи качественно и в срок.

Как легко стать профи в тайм-менеджменте

Вы хотите знать больше о действенных методах планирования собственного времени?

Тогда я вам рекомендую обратить внимание на курс Жени Попова. Помимо уникальной информации об основных правилах тайм-менеджмента, курс содержит также и много полезных и ценных сведений о самых действенных методах управления собственным временем, которые проверены лично автором на практике.

Можно смело утверждать, что методы рабочие и при грамотном использовании могут принести человеку успех и богатство, о котором каждый из нас мечтает. В курсе содержится информация, которой нет в Интернете, вам ее не расскажут на занятиях в университете или в школе.

Ценность данного материала обусловлена ее уникальностью и тем, что все рассказанное автором в этом курсе, опробовано на его личном опыте, и результаты, скажу я вам, просто впечатляют. Информация эффективна и является рабочей. Главное — все стараться применить в реальной жизни, и успех не заставит вас ждать.

***

Друзья, вы хотите стать богатым и успешным, научиться грамотно планировать свой день и не переживать по поводу небольшого количества часов в сутках? Тогда изучайте методы тайм-менеджмента вместе со мной.

Ведь изучив даже основы, вам не понадобится впредь искать время для общения с семьей и друзьями, для создания отчета и презентаций. С момента начала обучения ваша жизнь пойдет в гору, а ваша задача будет только в том, чтобы не скатиться вниз. Чего я вам искренне желаю!

Друзья, понравилась статья? Тогда дайте ей жизнь — поделитесь в любой социальной сети.

Не забывайте, что есть возможность подписаться на получение анонсов статей с блога, а также на наш канал на Youtube.

До новых встреч!

С вами была Екатерина Калмыкова

blog-bridge.ru

21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 1)

Существует множество техник тайм-менеджмента, разбросанных по десяткам книг различных гуру саморазвития и личной эффективности. Мы решили отобрать для вас наиболее эффективные, на наш взгляд, методики. И вот что у нас получилось.

Соотносите свой график с пиками продуктивности

В соответствии с индивидуальными особенностями суточных биоритмов, у каждого человека есть пики активности, плато и периоды упадка сил. Итак, на то время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии, планируйте самую сложную и ответственную работу. Оставшееся время посвятите более простым и незначительным делам, вроде наведения порядка, проверки электронной почты и т.д.

То же самое касается и недельного расписания. К примеру, считается что вторник – это самый продуктивный день для большинства людей. У вас это может выглядеть несколько по-иному.
Понаблюдайте за собой и отмечайте в течение нескольких недель часы и дни с наивысшей и наименьшей продуктивностью, а затем планируйте свои дела в соответствии с выявленными закономерностями.

Планируйте свой день накануне

Перед сном потратьте 5 минут на написание списка задач на следующий день. Эти дела должны помочь вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям. Планируя заранее накануне вечером, вы будете лучше подготовлены морально к предстоящим вызовам. В результате, утром будет значительно легче приступить к делу, зная, что именно вы планируете осуществить. Кроме того, вам не придется тратить время на выбор следующей задачи. Вы уже будете знать, чем заняться дальше.

Начните день с самой важной работы

Марк Твен как-то сказал: «Если ваша работа – есть лягушку, то лучше сделать это первым делом с утра. И если ваша работа – съесть двух лягушек, то начните с самой большой».
Это один из лучших методов управления временем. Составляя план на день, выделите самую сложную, существенную или неприятную задачу и поставьте ее на утро. Решив эту задачу первым делом, вы получите чувство выполненного долга и заряд мотивации в самом начале дня, что не сможет не сказаться на ваших дальнейших результатах. Такой подход куда более эффективен и приятен, чем оттягивание ненавистного дела до вечера, когда вы уже устали и утратили мотивацию к работе.
Следуя этой методике, вы всегда будете уверены, что по крайней мере самые важные дела для достижения своих целей вы уже сделали.

Расставляйте правильные приоритеты

Умение правильно обозначить приоритет в своих делах является одним из наиболее важных навыков тайм-менеджмента. Вы должны научиться выделять те задачи, от которых в наибольшей степени зависит достижение ваших целей.
Для этого воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, которая позволяет быстро найти срочные и важные дела. Просто выполните следующие шаги:

Составьте список дел. Не задумывайтесь о каком-либо порядке или приоритетности, просто запишите их.
Подумайте, что срочно, а что важно. Возле каждого дела поставьте отметку “В” (важное) и “С” (срочное). При этом каждое дело может получить две отметки, одну, или вообще никакой.
Теперь остается определить каждое дело в одну из четырех категорий: “важные и срочные”, “важные, но не срочные”, “срочные, но неважные”, “не срочные и не важные”. Для удобства вы можете разделить лист на 4 части и записывать задачи в соответствующие прямоугольники.
Далее выполняйте задачи в соответствии с получившимися приоритетами:

важные и срочные – занимайтесь ими в первую очередь;
срочные, но не важные – по возможности делегируйте их;
важные, но не срочные – дела второй очереди. Запланируйте их выполнение;
не срочные и не важные – отложите их до лучших времен.

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра обнаружит пул не очень важных (для достижения ваших целей), но все же необходимых и срочных дел. Лучшее, что вы можете с ними сделать – это поручить их выполнение кому-нибудь другому. Это позволит сосредоточиться на том, что действительно приближает вас к цели.
Следующие советы помогут вам делегировать максимально эффективно:

Найдите подходящего человека: тот, кому вы делегируете задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы;
Обеспечьте ясные инструкции. Сделайте так, чтобы сотрудник совершенно точно знал, что он должен делать и для чего это необходимо. Напишите пошаговое руководство, дайте сотруднику возможность задать вопросы и уточнить неясные моменты.
Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения задачи;

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.

Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:

Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.

Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.

Устанавливайте временные ограничения

Люди работают лучше, если они имеют ограничения по времени. Вы и сами наверняка замечали ускорение от волшебного пинка дедлайна. Закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить свой мозг сосредоточиться и включиться на полную.

Поэтому всегда, при любой возможности устанавливайте сроки, даже если в этом нет насущной необходимости. Каждый раз старайтесь сокращать их и выполнять задачу быстрее. К примеру, если вы обычно тратите на просмотр почты и написание писем 20 минут, поставьте таймер на 15 и попытайтесь уложиться в это время.

Это также помогает избавиться от ненужных отвлечений. Вы не будете заглядывать в Facebook, если будете знать, что времени хватает впритык.

Устранение отвлекающих факторов

Если вы один раз отвлеклись на проверку уведомлений в смартфоне, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вновь сконцентрироваться на выполняемой ранее задаче. По крайней мере так утверждает исследование Калифорнийского университета. Мы теряем многие часы жизни на секундные посматривания в смартфон или пустые разговоры с коллегами.
Следующие советы помогут избежать отвлекающих факторов и полностью сосредоточится на деле:

Отключите все уведомления на телефоне, компьютере и планшете;
Также отключайте Wi-Fi, если интернет не нужен непосредственно для работы;
Спрячьте телефон в таком месте, куда вам будет трудно добираться от рабочего стола;
Наденьте наушники – другие люди с меньшей вероятностью подойдут, чтобы побеспокоить вас;
Выйдите из аккаунтов социальных сетей и не просматривайте их во время работы. Если уж это так необходимо, выделите для этого специальное время.
Если у вас есть кабинет, просто закройтесь в нем.

Принимайте быстрые решения для незначительных вещей

90% решений, которые мы принимаем в течение дня, не обладают каким-то существенным влиянием на нашу жизнь. Сюда относится выбор места обеда или покупки стандартного предмета одежды. Поэтому вы не должны тратить слишком много времени на поиск информации и обдумывание таких вещей. Заставляйте себя быстро, в течение нескольких секунд расправляться с ними. Тогда у вас останется больше времени для действительно важных вопросов, таких, как поиск новой работы, к примеру.
Чтобы понять, что для вас действительно имеет значение, воспользуйтесь правилом “10-10-10-” и ответьте на следующие вопросы:

Как я буду относиться к этому решению через 10 минут?
Как я буду себя чувствовать через 10 месяцев?
А через 10 лет?

Отслеживайте свое время

Чтобы управлять чем-то, нужно хорошо знать, как это работает. Это же справедливо и для времени. Задайтесь целью понять, на что вы тратите свое время, и какие результаты это в конечном итоге приносит. Если вы проводите много времени за компьютером, воспользуйтесь программой RescueTime. Она позволяет точно отследить все действия на компьютере и таким образом понять, куда вы действительно тратите свое время.

Для всего остального используйте блокнот или электронную записную книжку. Отмечайте время начала и окончания каждого дела. Через неделю-две таких наблюдений вы уже сможете понять, какие утечки времени вы следует закрыть, и за счет чего действительно реально повысить продуктивность.

По сути, это то же самое, что вы делаете с деньгами – отслеживаете расходы, чтобы понять, на чем можно сэкономить. Время – это такая же ваша валюта, ресурс. Считайте его и тратьте с умом.

Правило 2-х минут

Это правило состоит из 2-х частей.

Часть 1. Если что-то можно сделать за две минуты, просто сделайте это. Не добавляйте в список дел, не откладывайте на потом его и не делегируйте кому-то другому. Просто сделайте это. Например, ответьте на письмо босса или поставьте тарелку в посудомоечную машину сразу после еды. Или же черкните план на день за чашкой утреннего кофе.

Часть 2. Если что-то требует больше времени, скажите себе, что вы будете делать его в течение 2-х минут. Всего 2 минуты – это совсем немного. Однако проработав их, вы скорее всего продолжите дальше.
Этот нехитрый трюк тем не менее позволяет безболезненно победить инерцию покоя и наконец взяться за дело, которое так долго откладывалось.

Резюме

Ищите пики продуктивности и назначайте на них самые важные дела. Планируйте день заранее, чтобы быть готовым сразу приступить к делу. Делайте наиболее важные, но неприятные дела в первой половине дня, чтобы зарядиться мотивацией на все оставшееся время. Распределяйте дела по приоритетам с помощью матрицы Эйзенхауэра. Делегируйте неважные, но срочные задачи. Автоматизируйте рутину. Устанавливайте временные ограничения для всех дел. Избавьтесь от всего, что отвлекает. Не тратьте время на обдумывание несущественных решений. Отслеживайте то, как вы тратите время и ищите возможность сэкономить. Преодолевайте прокрастинацию с помощью правила 2-х минут.

4brain.ru

Как правильно составить распорядок дня. Методы тайм менеджмента.

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

какие методики можно использовать при составлении распорядка дня.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

www.leadertask.ru

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Содержание

Многообразие форм тайм-менеджмента
Определение целей управления временем
Этапы управления временем: прежде чем начать
Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

причину и повод управления временем;
цель управления временем;
ценности и принципы управления временем;
философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

регистрация времени;
управление временем;
укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

4brain.ru

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью эффективного его использования. Грамотное управление времени приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время понятие стало связанно с серьезными заблуждениями, которые вопреки первоначальной задаче мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними – и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами по сути являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем – не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будет подробно записан на бумаге или в электронном документе, он больше походит на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
Заранее составляйте план на день. По возможности это надо делать вечером накануне дня, на который формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10 % от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать их на лист бумаги или на другой носитель – не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

А – наиболее важные задачи.
Б – задачи средней значимости.
В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20 % усилий приносят 80 % результата, тогда как оставшиеся 80 % усилий приносят 20 % результата. Это значит, что надо выявить те самые 20 % усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

Срочные и важные.
Важные и не срочные.
Срочные и не важные.
Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. На их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на срочных других задач.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы обернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным на выполнении конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается серфинг в социальных сетях и потакание другим хронофагам. Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы на нем же – не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

kdelu.vtb.ru

Самые эффективные способы тайм менеджмента

Тайм-менеджмент по праву считается одним из самых важных навыков современного делового человека. Эффективно управляя временем, мы заметно увеличиваем личную продуктивность, достигаем всех поставленных целей и становимся настоящими хозяевами своей жизни. В данной статье вашему вниманию предлагается несколько рабочих способов повышения производительности при помощи грамотного тайм-менеджмента. Итак, рассмотрим их подробнее.

Матрица Эйзенхауэра

Суть этого известного метода управления временем заключается в том, чтобы разделить все предстоящие дела на 4 категории: А (самые важные и срочные), B (значимые, но не слишком срочные), C (срочные, но менее важные) и D (второстепенные и несрочные). Тайм-менеджмент по подобной схеме неоднократно доказал свою эффективность, но он также требует определенного опыта.

В первое время вы, возможно, будете неверно оценивать важность/срочность тех или иных дел, сразу же добавляя их в раздел А или В. Таким образом, можно перегрузить эти категории, по сравнению с остальными. Однако разобравшись и «набив руку», вы начнете быстро и точно расставлять свои приоритеты, заметно повысив личную продуктивность и успеваемость.

Mind maps (карты мыслей)

Это универсальный метод обработки и структурирования информации, который также отлично подходит для тайм-менеджмента. В его основе находится древовидная схема, которая может включать в себя задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что ее структура является гораздо более эффективной и удобной для восприятия, по сравнению с традиционными линейными списками, таблицами или планами.

Mind maps являются мощным инструментом планирования, помогающим легко и быстро разработать планы на неделю, месяц, год или любой другой промежуток времени. Кроме того, данный способ подходит для подготовки любых масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать все важные детали, и их взаимосвязь друг с другом. Карты мыслей – это весьма простой метод тайм-менеджмента, их можно составлять как на обычном листе бумаге, так и в цифровом виде, при помощи специализированных интернет сервисов.

Пирамида Франклина

Данная система тайм-менеджмента представляет собой пирамиду, состоящую из 6 последовательных ступеней. На ее вершине находится план на день (его необходимо составлять ежедневно), под ним размещен краткосрочный план на неделю/месяц, далее долгосрочный план на год или несколько лет. Три базовые ступени пирамиды – это масштабное планирование, включающее в себя генеральный план достижения актуальной цели, глобальную цель жизни и ключевые жизненные ценности. Пирамида Франклина является не только методом управления временем, также она выполняет более глубокие и серьезные задачи, помогая сформировать жизненные ориентиры человека.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – способ тайм-менеджмента, реализованный в виде таблицы, горизонтальные строки которой отображают определенные отрезки времени, а вертикальные – список актуальных задач или событий. На диаграмме отмечается, какой период времени будет выделен под тот или иной проект. Таким образом, вы сможете составить точный и подробный график выполнения любой работы, вам удастся эффективно разделить даже самую масштабную задачу на составляющие этапы и контролировать сроки их реализации.

KickIdler

Это инновационный сервис, предоставляющий широкие возможности для учета рабочего времени – как своего личного, так и продуктивности других людей (например, сотрудников компании). KickIdler обеспечивает принципиально новый подход к тайм-менеджменту с применением передовых технологий. Система выполняет комплексный анализ данных, получаемых с компьютера, и составляет подробные отчеты о продуктивности. Используя KickIdler, вы сможете эффективно и оперативно контролировать, сколько времени вы и ваши подчиненные потратили на различные деловые задачи, а сколько – на личные дела. Данный способ тайм-менеджмента имеет широкую сферу применения, он подходит для любого бизнеса (малого или крупного), для учебных заведений и даже для контроля домашнего ПК.

Как видите, сейчас существуют весьма разнообразные методики тайм-менеджмента, применяя их в совокупности, вам удастся достичь наилучших результатов. Специалисты рекомендуют тестировать каждое упражнение на практике, а затем выбрать среди них тот (или те), которые идеально подойдут именно вам.