Суббота , 21 мая 2022
Бизнес-Новости
Способ / Способы планирования времени: 7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

Способы планирования времени: 7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

Содержание

7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

Эту статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

1. Метод карточек

Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.

Как это работает

Толстый ежедневник в данном случае не понадобится: достаточно лишь нескольких листов бумаги. Заведите три карточки для различных целей. Они могут быть разноцветные, с пометками или со стикерами. Главное, чтобы они отличались одна от другой и, конечно, нравились вам.

Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. Во второй, посвящённой долгосрочным целям, вы записываете все дела и планы на год или на несколько лет вперёд. Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня. И меняться она, конечно, будет чаще всех.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: не нужно разбираться в искусстве планинга. Всё максимально быстро и просто.
  • Минус: менее важные дела всё-таки остаются незапланированными. Так про них можно совсем забыть.

2. Метод Айви Ли

Прелесть методики американского журналиста Айви Ли заключается в простоте и последовательности. Большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за отсутствия плана, недостатка сосредоточенности и неправильных приоритетов. Для решения этих проблем Ли предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой.

Как это работает

В конце дня определите шесть главных дел и расположите их по уровню приоритета, начиная от самого важного. На следующий день с утра сразу же приступайте к первой задаче из списка, а когда выполните ее, беритесь за следующую. И так до победного.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: значительно упрощается планирование, легче начать работу и оставаться последовательным, придерживаясь намеченных целей.
  • Минус: метод плохо работает, если в течение дня у вас часто бывают незапланированные дела.

3. Метод оценок

Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет. Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела.

Как это работает

Ставьте планируемым задачам баллы от нуля до двух в зависимости от степени важности. Основной приоритет — два балла. Дело на один балл можно выполнить позже. А мелкие обязанности и повседневные задачи получают ноль баллов.

Не забудьте оценить работу в конце дня, например по пятибалльной шкале. Невыполненное дело, получившее 1 или 2, отразится на предстоящей работе и доставит неудобства. Как плохие отметки в школе. Это важно для понимания собственной эффективности и управления своим расписанием.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: метод научит оценивать важность задач и управлять своей эффективностью.
  • Минус: подойдёт далеко не всем. Приоритет заданий может сместиться, и, когда вы возьмётесь за работу, цифры будут сбивать с толку.

4. Энергетический список

Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.

Как это работает

Составляя список дел, разбивайте все задачи на три категории: тяжёлые, средние и лёгкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, оцените уровень сил и выбирайте подходящую задачу.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться.
  • Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.

5. Метод 1–3–5

Большое количество дел отбивает желание браться за них. Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности.

Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи.

Как это работает

Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности.

Не забывайте, что нужно соблюдать количество дел и не превышать его. В противном случае метод окажется неэффективным.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые.
  • Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.

6. GTD — Getting Things Done

По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен.

В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника.

Как это работает

Чтобы уверенно использовать метод GTD, нужно к нему привыкнуть. Здесь целая система оценки задач, и справиться с ней сразу непросто. Записывайте дела и отмечайте их особыми символами:

  1. Пустой кружок — задача для выполнения.
  2. Кружок с перечёркнутой полоской — задача, которая выполняется сейчас.
  3. Наполовину закрашенный кружок — задача выполнена не полностью.
  4. Закрашенный кружок — задача выполнена.
  5. Кружок с крестом — задача отменена.
  6. Закрашенный кружок со стрелкой — задачу выполняет кто-то другой.
  7. Восклицательный знак — задача с максимальным приоритетом.
  8. Кружок с точкой — нужно постоянно помнить об этой задаче.
  • Уровень: любитель.
  • Плюс: расширенный вариант моментального планирования. Не нужно следить за приоритетностью задач. Есть дело — выполни.
  • Минус: метод плохо адаптирован для долгосрочного планирования. Подойдёт скорее в качестве дополнения к основному.

7. Буллет-джорналинг

Самый гибкий вариант ежедневника — планер и личный дневник одновременно. Его придумал американский дизайнер Райдер Кэрролл и объяснил принцип в видеоуроке выше.

Этот метод позволяет записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. Разобраться с таким ведением непросто, но если привыкните, то никогда не бросите планирование.

Как это работает

На первой странице сделайте оглавление с названиями разделов и заполняйте его по мере ведения. Далее — годовой разворот с большими целями и важными датами. Он помогает оценить планы в целом. На следующих страницах — месячные развороты. Слева выпишите числа месяца и дни недели. Напротив них отметьте события, даты которых точно не изменятся. Справа — общие задачи на месяц.

По желанию можно добавить дела на каждую неделю или даже планировать день по часам.  Для выделения разных заданий используйте специальные символы. Сначала такие пометки лучше выписать на отдельный листок, пока не привыкнете использовать их. Главное, не забывайте вносить в оглавление страницы месяцев или, например, списков.

  • Уровень: профессионал.
  • Плюсы: в отличие от привычных вариантов этот ежедневник можно начать вести с любой даты и даже в обычной тетради. А ещё здесь удобно делать чек-листы и списки.
  • Минусы: потребуется время, чтобы разобраться во всех деталях и привыкнуть к этому методу.

Читайте также 🧐

Методы и системы планирования времени

Составление списка дел повышает осознанность их выполнения. Но завершить задачи удается не всегда. В таких случаях нужно изменить тактику и не погружаться в стресс.

Редакция LABA подготовила 11 способов нового планирования дел — без напряжения и суеты. А также расспросила Владимира Дегтярева — директора PR-агентства Newsfront — о его личных лайфхаках планирования задач.

 

1. Метод 1-3-5

Вместо простой нумерации дел разделите их по важности на категории.

1-3-5 — три категории, на которые делятся задачи. Выберите одну важную задачу, три второстепенных и пять относительно неважных дел.

Подход наглядно показывает загруженность: вы можете выполнить одно трудоемкое дело либо несколько второстепенных или пять маленьких.

Выполнять все дела за один день не обязательно. В этом преимущество списка. Все остальное переносится на следующий день.

1-3-5 — это стандартная модель. Если удобно, оставьте место для дополнительных задач, которые могут появиться по ходу дня.

 

2. Метод Айви Ли

Айви Ли — американский журналист, который разработал принципы PR.

В начале ХХ века его нанял Чарльз Шваб, промышленный магнат, под руководством которого Bethlehem Steel стала одной из крупнейших металлургических компаний мира. Шваб нанял Айви Ли, чтобы тот выработал способ ведения дел для команды магната.

Метод оказался настолько эффективным, что эксперт продуктивности получил сумму, эквивалентную нынешним 400 тысячам долларов.

 Айви Ли, эксперт по продуктивности, разработчик метода планирования задач

Список ведения дел предельно прост. В конце каждого рабочего дня записывайте не более шести приоритетных дел на завтра. Расставляйте задачи в порядке их важности.

На следующий день занимайтесь первым пунктом, пока не доведете его до конца. После выполнения переходите к следующему. Процесс нужно повторять ежедневно.

Метод учит последовательности, заставляет принимать нужные решения. Результат — максимально упрощенное управление делами.

 

3. Энергетический список

Разделите дела по требуемым усилиям для их выполнения.

Если вы чувствуете себя уставшим, тогда просто выполняйте простые задачи из списка. Следуя методу, вы сможете продвинуться даже когда совсем не настроены браться за работу.

Майк Варди, писатель и бывший редактор Lifehacker:

 

Я отмечаю энергетически затратные задачи, которые требуют много энергии. За ними следуют низкоэнергетические, которые нужно просто выполнить на автомате. Средние — все между ними.

Энергетический список требует честности. Если чувствуете себя прекрасно — сразу принимайтесь выполнять энергозатратные задачи.

 

4. Календарь дел

Проблема со списками дел — после их выполнения вы не можете проследить свой прогресс. Когда задача сделана, она вычеркивается. Больше о ней не вспоминают.

Нью-йоркский дизайнер Райдер Кэррелл придумал простой и логичный метод — календарь дел. Он умело структурирует планы по месяцам. С ним легко просмотреть достижения и увидеть, чем вы занимались месяц или на чем застряли.

Принцип простой: в начале месяца разметьте на странице календарь, в столбик пронумеруйте дни, возле числа напишите день недели.

На второй странице составьте список задач на месяц. Со следующей страницы ведете ежедневный список дел. Отмечайте задачи квадратом, события — кружком, заметки — точкой. Так будет легче ориентироваться.

Важные события вносите в календарь. Так вы наглядно увидите, что происходило.

Когда месяц закончился, снова составьте календарь. Просмотрите задачи из прошлого. Отмечайте выполненное галочками, потерявшее актуальность — вычеркивайте. Все остальное переносите в список следующего месяца.

Видео, где изобретатель списка создает план на месяц:

 

5. Система GTD

GTD (Getting Things Done) – это система безстрессовой продуктивности. Она позволяет эффективно планировать задачи и органично их выполнять.

По системе GTD работают менеджеры 40% компаний из списка Fortune 100. Cреди них Microsoft, Coca-Cola, Deloitte, Harvard University.  

Принцип GTD – доведение дел до конца. Его придумал и описал в своей одноименной книге Дэвид Аллен. Книга вышла в 2001 году и несколько раз переиздавалась. 

GTD основана на идее освобождения своего мозга от запоминания текущих задач. Для этого вся входящая информация переносится на внешний носитель, так называемый inbox. 

Например, задачи планируются в Wunderlist, а справочная информация по задачам и проектам хранится в Evernote. 

Главный принцип — мозг существует для того, чтобы решать задачи, а не запоминать их.

Система GTD основывается на пяти этапах обработки информации:

cбор – собираем все, что вас заботит. Это могут быть новые идеи, задачи, справочная информация по проектам etc

обработка – обрабатываем собранную информацию и решаем, что с ней делать дальше (делегировать, решить задачу самому, отложить идею на будущее etc)

 

организация – организовываем задачи в списки напоминаний

обзор – регулярно просматриваем списки напоминаний

 

действие – определяем, что делать дальше

«Выбор следующего действия» — важнейший элемент в системе GTD. Без него вы просто не увидите прогресс по своим проектам и не сможете завершить начатое.

Модель выбора действия:

КОНТЕКСТ
условия, необходимые для выполнения задач, например:

/место/
тяжело сделать презентацию в Power Point если вы едете в такси, но несколько деловых звонков — без проблем

/энергия/
если вы устали, то не сможете подготовить эффективный маркетинговый план для запуска нового бренда. Наоборот, утром «на свежую голову» сконцентрируетесь и начните его разработку, приложив максимум своей энергии.

/люди/
вы можете привязывать свои задачи к определенным людям (не путайте с делегированием). Например, у вас есть 10 идей, которые вы хотите обсудить с вашим маркетологом Сергеем. В вашей системе должен быть контекст (тег) «Сергей». При нажатии на этот тег вы увидите весь список вопросов, которые нужно с ним обсудить.

ВРЕМЯ
если в вашем контексте несколько задач, выбирайте самую горящую

 

ПРИОРИТЕТ
при прочих равных (контекст и время) выбирайте задачу, наиболее приоритетную для успеха проекта

Такой подход позволяет сфокусироваться на главном, сохранять спокойствие и уверенность в своем выборе.

Цель системы GTD:

собирать все задачи в логическую надежную систему, не держать задачи в голове, записывать все

приучить себя принимать решения по дальнейшим действиям

 

установить эффективную систему напоминаний

Внедрение в жизнь системы GTD будет подробно разобрано на курсе «Продуктивность 2.0».

 

Рекомендуем скачать:

6. Дзен-список

Основатель блога о продуктивности Zen Habits Лео Бабаута создал на основе GTD свою систему — Дзен к сделанному (Zen to Done – ZTD).

Ее принцип — стремление к простоте. Как и GTD, система меняет привычки, чтобы человек мог больше успевать.

Не стоит пытаться все успеть. Записывайте только ценные и существенные для вас цели и задачи.

Составляйте простые тематические списки: для работы, домашних дел, задачи на будущее.

Держите список под рукой. Пользуйтесь блокнотом или смартфоном и записывайте внезапно появившуюся идею или задачу.

 

7. Список выполненного

На список дел можно посмотреть под другим углом.

Джеймс Алтушер, автор книги «Учитесь говорить нет»

 

Списки дел могут быстро выйти из-под контроля. Отлично, если вы можете выполнить все. Но что произойдет, если не сможете? Ничего. Это не особо важно. В итоге на смертном одре вы не будете думать: “Я не завершил список дел”.

Вместо составления утреннего списка задач автор предлагает написать в конце дня, что вам удалось. Это мотивирует. Ни один список дел не удивит вас, список сделанного — сможет. 

       

В конце дня запишите, что вы уже выполнили. Список сделанного удобно вести параллельно со списком дел.

 

8. Стоп-листы

Стоп-листы — такой же метод планирования, как и список дел. Только вместо выполнения заданий вы от них избавляетесь.

Если вам мешает бессмысленная привычка, которая съедает часть времени или не дает развиваться, — поместите ее в стоп-лист. Его можно составлять на месяц или год и следить за своим прогрессом.

Не обязательно сразу прекращать вредную привычку. Начните с ограничения, например, час видеоигр в неделю, и постепенно уменьшайте промежуток выделенного времени.

Придумайте метод оценивания и поощрения за успехи. Периодически ставьте себе оценку, насколько вам удалось избавиться от плохого.  

 

9. Карта мыслей (Mind map)

Карты мыслей или mind map — способ записывать мысли удобным для мозга способом. Идеи не появляются в нем одна за другой.

Крупные идеи развиваются в мелкие идеи-детали, поэтому записывать их нужно не списком, а в виде своеобразного дерева с множеством ветвей, расходящихся от ствола — основной идеи.

Лист для карты мыслей должен быть большого формата, чтобы его границы не сковывали вас. В середине листа нужно написать ключевую мысль или фундаментальную задачу.

Отбросьте формальности. В этом суть карты мыслей — она должна быть удобной вам.

Для описания идей используйте отдельные слова, а не предложения. Еще лучше — нарисуйте картинку. Сжатую до смысла идею мозгу легче усвоить.

Онлайн-приложения для составления карт мыслей: bubbl.us, coggle.it, mapmyself.com, mindmeister.com, popplet.com, spiderscribe.net.

 

10. Chronodex

Chronodex — система планирования, где вместо стандартного списка планировщика используется страница-шаблон с диаграммой дня.

График напоминает циферблат с расписанием от 6 утра до 21 вечера. Каждый час делится на четыре отрезка по 15 минут. Если вы планируете дело, заштрихуйте отрезок в графике. От него проведите стрелку и запишите все подробности задуманного.

Бизнесмен и триатлет Владимир Дегтярев планирует день по системе Chronodex 

Можно разработать свой собственный шаблон и вести дела по нему. График покажет, сколько времени тратится на определенную работу.

Хорошо помогает избавиться от привычки делать одновременно несколько дел, которые только отвлекают друг от друга.

 

11. Метод ABC-анализа

Основывается на принципе Парето, который гласит: 20% дел приносят 80% результата, а другие 80% дел приносят только 20%.

Список задач делится на три группы: А — важные дела, которые отнимают мало времени, нужно начинать именно с них; В — задачи средней важности; С — неважные задачи, которые отнимают много времени. Когда вы сильно загружены, от этих дел нужно отказываться в первую очередь.

Владимир Дегтярёв, директор PR-агентства Newsfront, создатель сайта беговых экскурсий Kyiv Running Tours.

Верю в пользу планирования. Я пробовал методики для составления планов на день, неделю. Вел дневники разных форматов.

План на день составляю в блокноте Chronodex с удобным графиком для списка дел. Фирменный штамп графика можно скачать и перепечатывать на листок, превращая его в ежедневник. На том же листке составляю три главных задачи на день, вношу заметки.

 

Карты мыслей помогают расставить цели на неделю. Их составляю как на бумаге, так и в специальных приложениях, таких как MindJetManager.

 

Вопросы и мысли на будущее собираю в рабочий блокнот или в приложении Evernote. Просматриваю составленный список, когда пишу утренние страницы.

Кстати, утренние страницы — это способ упорядочить мысли. Нужно просто записывать все, что приходит в голову перед завтраком. Сначала для этой задачи пользовался сервисом 750words.com. Набрать 750 слов у меня получается за 25-30 минут.

Постепенно перешел на бумагу. Для записи мыслей выделяю те же полчаса, но от руки написать получается меньше. Иногда появляются интересные идеи, их переношу в рабочий блокнот.

Утренняя страница Владимира Дегтярева

Утренние страницы как разбег, который помогает сдвинуться с места, продумать задачи и проанализировать сделанное. Анализ важен. Он корректирует курс движения и дает ощущение спокойствия и контроля.

Пробовал вести дневники. Первый завел после прочтения книги Глеба Архангельского «Тайм драйв». Это был фотопроект, смысл которого — фотографироваться каждый день в новом контексте.

Стал пробовать другие форматы дневников. Большую пользу дал дневник в фейсбуке «4 картинки одного дня». Он принес много знакомств и поводов задуматься о главном.

 

Действительно яркие события могут теряться в потоке мелких и рутинных дел.

Чуть позже спонтанно сделал упражнения из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»: сформулировал свои жизненные «роли» и «ценности», написал «эпитафию», создал план на год, отталкиваясь от своих ролей.

Все упражнения помогают разобраться, кем ты являешься сейчас и к чему идешь.

Рациональное использование рабочего времени: планирование, приоритеты

У 90% людей рабочий процесс происходит хаотично. Казалось бы, работая по графику или по плану, они все равно не успевают сделать самое главное и в результате остаются не удовлетворены. В борьбе за эффективную деятельность и достижение поставленных целей сможет помочь только рациональное использование рабочего времени, а как именно – мы расскажем в этой статье.

Осознание и понимание приоритетов

В работе важен, прежде всего, результат: решенная задача и достигнутая цель. Но, чтобы она была достигнута, важно выстроить рабочий процесс, выделив время на форс-мажоры, которые бывают у всех. Для этого необходимо внедрить в свою жизнь рациональное планирование рабочего времени.

Тайм-менеджмент

Многие работодатели и собственники предприятий бизнеса внедряют систему тайм-менеджмента, чтобы персонал работал эффективнее. Его использование обладает следующими достоинствами:

  • Экономия затрат времени и сил сотрудника.
  • Минимизация стрессов сотрудника и повышение уровня стрессоустойчивости по причине готовности к форс-мажорам.
  • Повышение самоорганизованности и личной ответственности.
  • Рост результативности каждого сотрудника и организации.
  • Благотворная атмосфера в коллективе благодаря правильно расписанному процессу работы.

Основой тайм-менеджмента является определение приоритетов. Прежде чем организовывать рабочее время, необходимо решить, что на данный момент является действительно важным и чем следует заниматься в первую очередь. Но не стоит забывать и о второстепенных задачах и мелочах, которые влияют на результат.

Прежде чем организовывать рабочее время, необходимо решить, что на данный момент является действительно важным и чем следует заниматься в первую очередь.

Благодаря правильному выбору приоритетов человек как на работе, так и в жизни сможет быстрее и легче достичь поставленной цели, расходуя время, силы и деньги на то, что ему действительно нужно.

Организация, в которой внедрены основы тайм-менеджмента, не будет иметь проблем с эффективностью работы сотрудников, в результате чего текучесть кадров будет на минимальной отметке, а реализация проектов и достижение стратегических целей – осуществляться быстрее и с ограниченными финансовыми потерями.

Инструменты и методы

Начать реализацию тайм-менеджмента, в результате чего сотрудник либо вся организация станет рационально использовать рабочее время, следует с выбора методов и инструментов.

Планирование рабочего времени

Об этом инструменте слышал практически каждый предприниматель, однако далеко не каждый планирует свое время правильно. В результате чего ощущаются потери времени, а результат работы неудовлетворителен. Есть простые, но эффективные способы планирования времени.

Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров. Делать это можно в блокноте, в таблице личного ПК или смартфона, используя гугл или мэйл-календарь. Важно, чтобы вы видели своими глазами, что вам надо сделать и что вы сделать не успели. Вариант «все держать в уме» не подходит – слишком большой риск пропустить важную встречу либо срочное дело.

Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров.

Планирование – это инструмент № 1 в тайм-менеджменте человека. Ведь благодаря этому методу эффективность повышается минимум на 25% уже в первые дни, что доказано исследованиями.

Исключаем «пожирателей» времени

У каждого человека в жизни и трудовой деятельности присутствуют эти привычки или постоянное влияние извне, которое отнимает массу полезного времени. Речь идет о разговорах по телефону с подругой или другом, частые перерывы на кофе или курение, игры онлайн либо сплетни с коллегами. Казалось бы, это невинная забава, но следует знать, что именно она отнимает массу ценного времени и не позволяет выполнить ваш план вовремя.

Важно обнаружить, например прописать на листе бумаги, бесполезные временные затраты в течение дня и избавиться от них один за одним.

Расстановка приоритетов

Это ключевой момент планирования рабочего времени. Отличным инструментом для его реализации является матрица Эйзенхауэра. С помощью простого квадрата, разбитого еще на 4 квадрата, человек за 10-15 минут сможет определить, что для него действительно важно, раскидав задачи на 4 пункта:

  • Срочное и важное.
  • Несрочное и важное.
  • Срочное и неважное.
  • Несрочное и неважное.

Все задачи будут перед глазами в течение дня, выставленные по приоритетности. Это позволит реализовать срочные и важные дела, не отвлекаясь на менее приоритетные задачи.

Закона Парето 80/20

Его суть состоит в том, что 20% потраченных усилий приносят 80% результата. Необходимо из общей массы задач отфильтровать неэффективные и ненужные, чтобы сконцентрировать свои усилия на 20% действительно эффективных и результативных пунктах плана.

Мотивация

Очень важна в любой работе мотивация. Ставя цели на день, необходимо понимать, что вы получите в результате. Внутренняя мотивация – это самый сильный рычаг достижения поставленных целей.

Инструментов и методов планирования рабочего времени очень много. Наиболее значимые мы расписали в этой статье. Но какие бы методы ни использовались, обязательно в конце рабочего дня необходимо подвести итоги, выявить слабые места и четко сформировать план на следующий день с учетом результата конкретного дня.

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

​Ме­тоды пла­ниро­вания вре­мени | 5 СФЕР

Время Чтения: 3 мин.

Для са­мого прос­то­го пла­ниро­вания вам дос­та­точ­но иметь лис­ток бу­маги и руч­ку.

Каж­дый ве­чер сос­тавляй­те спи­сок всех дел, ко­торые вам нуж­но сде­лать на сле­ду­ющий день, в том по­ряд­ке, в ко­тором бу­дете их вы­пол­нять. Не­кото­рые пун­кты обя­затель­но бу­дут пов­то­рять­ся много раз, изо дня в день, по­ка, на­конец, не ис­чезнут. С ут­ра нач­ни­те с де­ла № 1 и за­нимай­тесь им до тех пор, по­ка не за­кон­чи­те. Не за­вер­шив его, не пе­рехо­дите к де­лу № 2. Ра­ботай­те так со всем спис­ком, при этом не прис­ту­пай­те к сле­ду­юще­му про­ек­ту, не ре­али­зовав пре­дыду­щего. Прер­вать де­ятель­ность раз­ре­ша­ет­ся лишь в од­ном слу­чае: ес­ли вам по­меша­ли об­сто­ятель­ства, непод­властные ва­шему кон­тро­лю.

Пос­те­пен­но вы­чер­ки­вай­те сде­лан­ное. Спо­соб очень прос­той и эф­фектив­ный. Он поз­во­ля­ет ви­деть и пла­ниро­вать ва­шу жизнь все­го лишь на 1 день впе­ред, но и это яв­ля­ет­ся уже боль­шим плюсом, по­тому что 95% лю­дей так не пос­ту­па­ют.

Для бо­лее де­таль­но­го пла­ниро­вания вам пот­ре­бу­ют­ся:

к оглавлению ↑

1. Днев­ник

В днев­ни­ке сто­ит фик­си­ровать по­лез­ную ин­форма­цию и муд­рые мыс­ли. От­кро­вения мо­гут быть выс­ка­заны прак­ти­чес­ки каж­дым че­лове­ком. Ве­ликая идея спо­соб­на осе­нить в лю­бое вре­мя, поэтому будь­те го­товы к это­му и не до­пус­кай­те, что­бы хо­рошие мыс­ли ус­коль­за­ли от вас. Та­кой под­ход мо­жет из­ме­нить ва­шу жизнь. Всег­да имей­те днев­ник при се­бе, не­зави­симо от то­го, где вы на­ходи­тесь.

к оглавлению ↑

2. Ежед­невник

Ку­пите се­бе ежед­невник, ко­торый мо­жет ока­зать­ся от­личным инс­тру­мен­том для упо­рядо­чен­но­го наз­на­чения встреч и за­писи ва­ших пла­нов. Ис­поль­зуй­те его и как средс­тво для фик­са­ции ос­новных мо­мен­тов дня или не­дели. В нем дос­та­точ­но мес­та, что­бы за­писы­вать важ­ные мыс­ли и де­лать дру­гие за­мет­ки. Счи­тай­те его цен­траль­ным хра­нили­щем, ку­да ежед­невно за­носит­ся вся информация.

Не за­бывай­те пла­ниро­вать каж­дый день. Это бес­ценный эле­мент стра­тегии ва­шей жиз­ни на пу­ти об­ре­тения счастья и бо­гатс­тва.

Ес­ли вы не про­дума­ете день с ве­чера, то счи­тай­те, что, в луч­шем слу­чае 2 ча­са вре­мени за­ведо­мо по­теря­ете. В худ­шем же весь день про­падет пол­ностью. Не оп­ре­делив при­ори­теты, че­ловек занима­ет­ся не­важ­ным. В кон­це дня ока­зыва­ет­ся, что вре­мя бы­ло пот­ра­чено по­пус­ту.

к оглавлению ↑

3. Ка­лен­дарь пла­ниро­вания

Та­кой ка­лен­дарь слу­жит для пос­та­нов­ки це­лей на бо­лее дли­тель­ный срок. Ког­да вы на­учи­тесь стро­ить пла­ны на день, вы го­товы рас­простра­нить этот прин­цип и на не­делю. Пра­вило та­ково: не начинай­те дел сле­ду­ющей не­дели до тех пор, по­ка не за­кон­чи­те их пла­ниро­вание.

Да­лее бе­ритесь за сос­тавле­ние прог­раммы дел на ме­сяц. Спра­шивай­те се­бя: «Что я дол­жен сде­лать за этот пе­ри­од?» Пра­вило то же са­мое: не на­чинай­те про­ект сле­ду­юще­го ме­сяца до тех пор, по­ка не за­кон­чи­те его пла­ниро­вание.

За­тем вы на­учи­тесь ко­ор­ди­ниро­вать крат­косроч­ные за­дачи с ва­шими це­лями на три ме­сяца, шесть ме­сяцев и год.

Ко­неч­но, про­цесс пла­ниро­вания вы­зыва­ет нап­ря­жение и за­бира­ет нем­но­го вре­мени. Но уве­ряю вас, что, пос­ту­пая так, вы дос­тигне­те боль­ше­го. Все ва­ши дей­ствия бу­дут нам­но­го бо­лее эффектив­ны­ми и ос­мыслен­ны­ми. Они при­об­ре­тут не­обы­чай­ную яс­ность. От вас пот­ре­бу­ет­ся про­явить вы­сокую дис­ципли­ниро­ван­ность. Но ес­ли вы вы­пол­ни­те это, то вы ста­нете хо­зя­ином сво­его вре­мени.

Сам акт пла­ниро­вания спо­собс­тву­ет об­ду­мыва­нию ва­ми сво­их дей­ствий. Чем боль­ше вы о них раз­мышля­ете, тем быс­трее дос­ти­га­ете сво­ей це­ли.

Ре­гуляр­ное сос­тавле­ние пла­нов поз­во­лит уде­лять боль­ше вре­мени де­ятель­нос­ти, пред­став­ля­ющей на­иболь­шую цен­ность. Это по­высит эф­фектив­ность ва­шей ра­боты, чем бы вы ни за­нима­лись. Пре­иму­щес­твом ка­лен­да­ря яв­ля­ет­ся то, что вы мо­жете за­фик­си­ровать це­лос­тное ви­дение сво­ей жиз­ни, за­писы­вая свои це­ли на 5, 10, 20 лет впе­ред.

  • Итак, упо­рядочь­те свою жизнь, сос­та­вив под­робный спи­сок все­го то­го, что вам пред­сто­ит сде­лать зав­тра, че­рез не­делю, ме­сяц, год, нес­коль­ко лет.
  • Тща­тель­но про­ана­лизи­руй­те спи­сок и ус­та­нови­те чет­кие при­ори­теты для каж­до­го пун­кта, преж­де чем нач­не­те дей­ство­вать.
  • При­учи­те се­бя за­нимать­ся толь­ко са­мыми важ­ны­ми де­лами. Вы­пол­няй­те их быс­тро и хо­рошо. Ес­ли вы вы­рабо­та­ете в се­бе при­выч­ку пла­ниро­вать и рас­став­лять при­ори­теты, про­из­во­дитель­ность тру­да су­щес­твен­но по­высит­ся, что бла­гоп­ри­ят­но от­ра­зит­ся на ва­шей карь­ере и лич­ной жиз­ни.

Тайм-ме­нед­жмент — это не прос­то учет вре­мени, а за­бота о пра­виль­ном об­ра­зе жиз­ни и ра­бота для дос­ти­жения це­лей.

Ваш ус­пех за­висит от ка­чес­тва ис­поль­зо­вания ва­ми вре­мени. Уп­равле­ние им — это уп­равле­ние всем, по­это­му от­но­ситесь к сво­ему вре­мени с боль­шой за­ботой.

4 часа, которые изменят твою жизнь! Живой
мастер-класс от Ицхака Пинтосевича “Достигай“!
Регистрируйся и получай сверх-достижения!

Похожее

Не пропускай самые интересные публикации для личностного роста. Подписывайся на нас в той социальной сети, которую любишь больше всего: Instagram, Facebook, Telegram.

Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Пол Шарф любит скрупулезно отслеживать время и планировать дела. Он работал удаленно задолго до того, как выражение «работа из дома» вошло в обиход. Последние 7 лет Шарф отслеживает свое рабочее время.

«Сначала это было просто для того, чтобы посмотреть, сколько часов я работаю, но затем я начал оценивать, как распределяю время между различными задачами, хобби и увлечениями. Для меня это стало способом избежать многозадачности и быть честнее с самим собой» — рассказывает Шарф.

Со временем благодаря своему интересу Шарф занял должность руководителя отдела разработки в компании, которая создает ПО для отслеживания времени. Он регулярно просматривает свои подробные журналы учета рабочего времени, чтобы оптимизировать работу.

«Я всегда планирую, по крайней мере, на день вперед, вплоть до перерывов, ежедневных получасовых прогулок, времени приема пищи — даже то, что я буду есть, — говорит он. Шарф считает, что такая скрупулезная организация помогает не уставать от принятия решений. — Я не хочу сидеть в обеденное время и размышлять, что я хочу — сэндвич или салат?».

Фото в тексте: Unsplash

Но даже он понимает, что у контроля времени могут быть разные задачи: повышение производительности, отслеживание как самоцель или оценка, насколько хорошо была прожита жизнь. «Когда я провожу время с семьей или занимаюсь досугом, я не ставлю целью продуктивность. На самом деле я очень ценю время, свободное от расписаний», — признает он.

Так где граница? Для многих тайм-менеджмент очень важен. Распределение времени помогает оптимизировать работу и добиться максимальной производительности.

Тем не менее, некоторые эксперты предполагают, что некоторые занятия, например творческая работа или досуг, плохо поддаются планированию. На самом деле, исследования показывают, что это влияет не только на эффективность, но и снижает удовольствие от них. Также избыточный тайм-менеджмент может сказываться и на эмоциональном состоянии, особенно если что-то пойдет не по плану.

Чтобы нивелировать этот эффект, используют альтернативные стратегии управления временем: они помогут придерживаться расписания и не чувствовать себя скованным календарем.

Европейское общество одержимо оптимизацией времени примерно с 1700-х гг. Брэд Эон, доцент Школы наук управления в Университете Квебека в Монреале, объясняет: чтобы позволить себе экзотические товары, импортируемые в Западную Европу, люди старались работать больше и эффективнее. По его мнению, тайм-менеджмент как концепция стал популярным, когда время начали приравнивать к деньгам.

«Если назначать цену за свою работу, например $200 за час, время становится товаром, и из него хочется извлечь максимум», — говорит Брэд Эон.

Когда организация времени стала личной ответственностью, у нас появилось больше инструментов. «Чем выше стандарты продуктивности, тем более высокие показатели становятся нормой». Сейчас многие пытаются превратить тайм-менеджмент в точную науку и заполнить весь рабочий день блоками задач. Однако не все виды деятельности — будь то профессиональные или личные — хорошо поддаются планированию.

Тайм-менеджмент — не панацея

Планирование может даже повредить некоторым видам интеллектуальной деятельности. Десятилетия исследований показали: плотный график может вызвать ощущение нехватки времени. Вероятно, это повысит эффективность, но не обязательно повлияет на производительность.

«Возможно, строгое расписание поможет достичь более или менее приемлемых результатов за короткое время, но если вы хотите создать шедевр, это не сработает», — говорит Эон. 

Тасним Али, 20-летняя второкурсница Университета Хабиба в Карачи, Пакистан, считает, что ей трудно точно распланировать, когда она будет готовить эссе с анализом любимой поэзии. «Мои идеи не записываются на прием, прежде чем прийти ко мне», — говорит она. Преподаватели рекомендуют писать понемногу в течение нескольких недель или даже месяца, но она говорит, что если почувствует вдохновение, то может написать и 3 тысячи слов за один вечер.

Распространенный совет — вносить в календарь часы для досуга. Тем не менее, Селин Малкок, адъюнкт-профессор маркетинга в Бизнес-колледже Фишера при Университете штата Огайо, продемонстрировала: если планировать развлечения, то мы можем получать от них меньше удовольствия.

В одном из своих рандомизированных экспериментальных исследований Малкок открыла кофейню в кампусе и предложила студентам ваучеры на бесплатное печенье.

  • Половина из них могла забрать печенье в любое время с 18:00 до 20:00. Остальных попросили записать время, когда именно они приедут, чтобы в кофейне подготовились.
  • У группы, которая заранее определяла время, была более высокая вероятность приехать. Зато студентам, которые были свободнее, угощение понравилось на 18% больше, чем первой группе.

Это происходит потому, что слишком жесткое регулирование жизни лишает ее спонтанности и удовольствия.

«Планирование досуга (по сравнению с экспромтом) заставляет воспринимать его скорее как работу и снижает его полезность как в плане предвкушения, так и в плане удовольствия», — говорится в исследовании.

Эмоциональные последствия планирования

Избыточный контроль влияет не только на наше отношение к времени, но и на эмоции.

Сбой в расписании может иметь негативные последствия, вызывая беспокойство и раздражение. В то же время исследования показывают, что если мы считаем отклонение достойным затраченного времени, то относимся к нему позитивнее.

Али не верит, что стоит строго планировать время для письменных работ. «Если я устанавливаю ограничение по времени, мне нужно исключить все переменные человеческой жизни. Что, если зайдет моя мама? Я не могу писать эссе, когда она в комнате… Если я дам себе только три часа, я потрачу больше [времени] на паническую атаку».

Исследования также показывают: из-за слишком строго планирования мы можем чувствовать, что у нас меньше времени, чем на самом деле. «Когда мы создаем границы вокруг планов, нераспланированное время становится менее значимым», — говорит Малкок. Дело в том, объясняет она, что наше восприятие нелинейно, и чувство времени может искажаться.

Фото в тексте: Unsplash

Например, встреча назначена на 16:00. Люди склонны считать, что времени до мероприятия не хватит на что-то серьезное, и заполняют его чем-то менее значимым, например разбором электронной почты.  

В более широком смысле жесткий график имеет и социальное значение. Эксперимент по социальной психологии «Добрый самаритянин», который проводился в 1970-х гг., показал: когда мы чувствуем нехватку времени, то менее заботимся о других.

Другие исследования показывают, что даже напоминания о стремительном темпе жизни, например фотографии фаст-фуда, могут помешать нам наслаждаться приятными событиями. Люди с почасовой оплатой тратят меньше времени на волонтерство, отмечает Эон, потому что ценность их времени настолько точно определена, что они не хотят отдавать его бесплатно.

Новый подход к тайм-менеджменту

Конечно, существуют различные способы смягчить эти недостатки. Они позволяют переосмыслить тайм-менеджмент как концепцию и вернуть себе власть над расписанием.

Малкок рекомендует поставить в график рабочие задачи одна за другой и оставлять большие нераспланированные периоды для хобби, досуга или рабочих проектов, требующих глубокой концентрации. И если между ними останется время, она советует не обесценивать его, а доверять часам. Например, если остался всего час, напомните себе: «За 55 минут можно посмотреть две передачи. Это очень много времени».

Эон также советует отказаться от строгого тайм-менеджмента: «Вместо того, чтобы иметь жесткое расписание с указанием времени начала и окончания, лучше решить, чем хотите заниматься, не составляя точного графика (например, сходить в музей утром и на пляж днем)».

Исследование Малкок также показало, что, когда люди планируют без строгих рамок — рисуя линии за пределами календарной сетки, добавляя вопросительные знаки или блокируя большие промежутки времени, расписание воспринимается так же, как и спонтанные дела. Тем не менее, это не подходит для цифрового мира.

Разумеется, мы не можем полностью отказаться от расписания. Некоторые эксперты советуют отслеживать время ради достижения целей. Например, Лаура Вандеркам, писатель и оратор, предлагает составить список из 100 вещей, о которых мы мечтаем. Таким образом, мы начинаем контролировать время осмысленно: не чтобы собрать данные или выставить счет, а чтобы потратить его на по-настоящему важные вещи.

Эон предлагает использовать разные подходы для разных типов личности. В зависимости от хронотипа, природных ритмов и особенностей характера календарь может стать идеальным инструментом. По его мнению, чтобы создать расписание, которое будет учитывать ценности человека, нужны пробы и ошибки, а также самопознание. «В конечном счете, организация нашего времени, безусловно, может сделать нашу жизнь лучше. Но это зависит от того, для чего мы выделяем время», — заключает Эон.

Фото в тексте: Unsplash

Во время своего последнего отпуска в Ирландии Шарфу удалось найти счастливую середину между хаосом и порядком благодаря продуманной организации времени и нестрогому расписанию. «Единственное, что у нас было запланировано, — это перелет туда, перелет обратно и машина, которую мы арендовали… Нас никто не ждал, не было отеля, в котором можно было бы остановиться… Это был, вероятно, лучший отпуск в моей жизни», — сказал Шарф.

Ему так понравилось это место, что он решил не уезжать. Сейчас Шарф живет в Ирландии со своей женой и двухлетней дочерью, с удовольствием отслеживая и планируя свой рабочий день так же усердно, как он поддерживает свободное семейное время и досуг.

Пожалуй, стоит попробовать сделать так же. Если, конечно, позволит расписание.

Источник.

Фото на обложке: Andrey_Popov / Shutterstock

Секреты учебы планирование задач и учет времени, методы планирования

Каждый молодой человек старается воплотить мечты в реальность и стать успешным по жизни. Большинство думают о предстоящей карьере и получении образования. У отличниковнамного больше шансов поступить в вузы на бюджет и потом найти хорошую работу. Но давно известно, что без приложения труда не выйдет хорошего мастера. Как совместить учебу, работу, отдых, развлечения, как все успевать и ничего не пропустить? Мы раскроем секреты учебы, главным из которых является планирование своего времени.

Главные правила планирования

Идеальное поэтапное выполнение доминантных задач позволит сделать резонансный прорыв в учебе. Чтобы не отвлекаться на посторонние предметы (телефон, гаджеты, виджеты, мысли) рекомендуется полностью освободиться от вещевой зависимости, не проявлять большого интереса к мелочам. К сожалению, современная молодежь ставит на первое место смартфоны и соцсети, которые.отнимают львиную долю времени.

Расстановка приоритетов

Составьте подробный список, где укажите все задачи, которые вам необходимо выполнить. Акцентируйте внимание на определении приоритетности:

  • разместите неотложные задачи в первых рядах списка,
  • во второй части листа отобразите менее необходимые цели,
  • в конец списка поместите задачи наименьшей важности.

Включите в список задач бытовые обязанности

Работа по дому занимает короткий промежуток времени. Когда выполнять ее регулярно, то на нее будет уходить не более 10-30 минут в день. Если игнорировать этот момент, то потом придется потратить на бытовые обязанности несколько часов. Поэтому данный этап стоит поставить на первое место.

Для подготовки к урокам необходимо создать спокойную, приятную, чистую, тихую обстановку. Иначе посторонние вещи, которые лежат не на своих местах, будут часто отвлекать от важных занятий. 

Избегайте многозадачности

Отмечается, что сложные предметы лучше выполнять в последнюю очередь, так как зацикленность на одной теме может «съедать» все время. Засев над решением трудной задачи вы не успеете выполнить другие, не менее важные, домашние задания, потратив на нее все свои силы и время.

Фиксируйте время выполнения задач 

Хорошим вариантом считается четкое планирование времени на выполнение поручений. При этом рекомендуется фиксировать количество израсходованных минут, часов на каждое выполненное задание. Через нескольких дней можно провести анализ. Так вы четко увидите какое количество времени было потрачено на данную задачу.

Где удобно вести планирование

Сегодня существует много атрибутов для напоминания о неотложных делах и планах:

  1. Блокноты,
  2. Ежедневники с календарями,
  3. Блоки с липкими лентами,
  4. Лист А4.

Самыми популярнвми считаются липкие листы яркого цвета.

Обратите внимание! Учеными доказана информация, что оранжевый цвет стимулирует работу центральной нервной системы, ускоряет запоминание и улучшает память.

  • Ведение календаря-списка дел

На рынке канцелярских товаров имеются в продаже блокноты-календари, в которых можно отметить важные задачи, систематизировать конкретные цели. В результате вы привыкните систематизировать свои задания на ближайшие дни и на перспективу. Это поможет ничего не упустить и все выполнять своевременно.

  • Заметки-напоминания в телефоне

Все телефоны оснащены функцией напоминаний о предшествующем событии. Достаточно открыть приложение, установить время и поставить мелодию.

Очень хорошей идеей станут специальные тетради для заметок. Лучше всего завести отдельные блокноты для глобальных и ежедневных планов.

  • Тетрадь для глобальных целей

Несмотря на доступность электронных гаджетов, многие любят отображать свои мысли в блокноте. Рекомендуется разделить тетрадку на разделы и выделить под каждый несколько страниц. Записывайте туда важные дела, которые надо выполнить и полезные идеи, Можно сделать несколько пометок: спорт, учеба, изучение иностранных языков. После пунктов, будет идеальным вариантом подвести горизонтальную линию и записать итог, результат.

  • Блокнот для конкретных планов

Это очень хороший помощник для расписания планов на каждый день. Разделите страницу на несколько колонок, например как в таблице:

Задания на день

Ожидаемые результаты

Результаты выполнения

Потраченное  время

Сделать и сдать лабораторную по химии

Получить 12 баллов

10 баллов

65 мин

Написать сочинение

Получить 10 баллов

10 баллов

80 мин

Обязательно фиксируйте количество времени, которое вы тратите на выполнение любой работы. Это позволяет лучшеим распоряжаться и дисциплинирует. 

Таким образом распределяйте задачи на месяц-два. Например, выучить теоремы, научиться решать задачи среднего и повышенного уровня сложности, рассчитывать молекулярную массу вещества, прочесть программу по литературе, ответить на дополнительные вопросы, решить вопрос с исправлением тройки или другой неудовлетворительной оценки.

Нужно помнить, что такое подробное планирование не следует расписывать больше чем на три месяца. Большое количество пунктов может сбить с толку и поселить неуверенность в своих силах. Подбивайте итоги по выполнению своего плана хотя бы раз в неделю. 

Электронные ресурсы для планирования 

Интернет-технологии предлагают много вариантов для организации личного времени и планирования. Приведем ТОП 4 лучших.

Здесь представлены широкие возможности для планирования работы и учебы. Входить в кабинет можно с любого устройства, поддерживающего интернет. На сайте в раздел lists вписываются цели, которые нужно выполнить по дому, учебе; пункты cards отвечают за содержание. Есть возможность оставлять чек листы, комментарии.

Легко поможет отвыкнуть от сайтов-паразитов: вк, инстраграмм, ютуб, которые отнимают время на просмотры. Можно фиксировать продолжительность отдыха например – на паузу отводится 5 минут, затем прозвучит оповещение с просьбой продолжить работу. Время на отдых можно выбирать самостоятельно.

Чтобы все время оставаться в тонусе, рекомендуется записанное в буклете перенести в память гугл. Можно совмещать его работу со скайпом. Можно обращаться напрямую с преподавателем и получать заранее установленные оповещения.

Работает только на мобильных устройствах. Есть возможность фиксировать списки дел, и периодически просматривать текущие события. Приложение поможет быть в курсе событий и всех дел.

Методы планирования

Эффективные методики планирования были созданы американскими менеджерами, которые получив большой опыт работы, за определенную плату поделились знаниями. с коллегами. Сарафанное радио набирало обороты, информация оказалась опубликованной в различных журналах ведения бизнеса.

Метод карточек

Автором этого способа планирования является Глеб Архангельский, который считается писателем и директором фирмы по обучению управлению тайм-менеджмента. Для планирования по этому методу рекомендуется лист бумаги А4 разделить на три части, которые будут отличаться друг от друга цветом или картинками.

  1. На первом месте должна стоять карточка с темой стратегического характера, на ней должна отображаться важная цель, которую нужно решить в ближайшее время, используя всевозможные ресурсы.
  2. Вторая по счету карточка для записей планов и идей на год вперед.
  3. Третья включает важные события сегодняшнего дня.

Минусом данного метода является невозможность реализовать планирование дел на будущую неделю или месяц.

Метод Айви Ли

Известный бизнесмен и специалист по связам с общественностью, Айви Ли предложил свой метод более 100 лет назад. Суть его заключалась в том, чтобы в конце рабочего дня сотрудники компании составляли список из шести важных дел на следующий день. Таким образом, придя утром на работу они сразу приступали к их выполнению, не теряя даром время.

Чтобы ускорить процесс развития, избавиться от лишних проблем и неверно поставленных целей, автор советует планировать для выполнения не более 6 задач в день, поочередно. Так как человеческие ресурсы на большие возможности не приспособлены.

Суть заключается в расположении по степени доминантной проблемы. Список начинается с первостепенной задачи. Ежедневно стоит ставить в первый пункт самое важное задание. Решать проблемы в таком же порядке, в котором они отображены.

Недостатки, способ не эффективен если в процессе работы постоянно появляются новые, незапланированные проблемы или дела.

Метод оценок

В процессе систематизации дел главные заботы порой теряются среди второстепенных. Следовательно, они не были выделены в приоритетном списке. Продолжительный, насыщенный событиями день может сбить с важной цели.

Суть. На чистом листе написать несколько цифр от 0 до 2, где отобразить уровень важности. Чем выше бал, тем доминантней цель. Например, 0 – подготовить вещи к завтрашнему дню, положить в сумку спортивную форму, обувь, 1- сделать домашнюю работу по предметам,2- выучить материал, необходимый для решения завтрашней контрольной работы по химии, физике, русскому и.тд.

Ежедневные обязанности, лежащие на ученике: вымыть пол, убрать в помещениях должны отображаться в нулевом пункте. Список можно расширять.

Несвоевременное выполнение основных задач, сильно влияет на жизнь, часто приводит к дискомфорту. 

Метод 1–3–5

Длинный список дел гасит желание работать и выполнять даже легкие, приятные задания. Большинство экспертов по менеджменту, рекомендует решать важные задачи в течение 9 часов. Второстепенную по значимости работу можно перенести на другой, третий день. Следует помнить условие: «Все, что можно сделать сегодня, не откладывай на завтра».

Методом 1-3-5 поделился со своими читателями известный американский блогер Крис Гильбо. Его суть заключается в том, что на один день не стоит планировать больше девяти дел. Это позволяет выполнить намеченное без напряжения и не выбиваясь из сил.

Все задания следует разделить по степени важности на три позиции по такой системе:

  • первое – самое важное, надо выполнить немедленно;
  • три следующих – неотложные, которые разрешаются в течение рабочего дня;
  • остальные пять — менее значительные, можно выполнить по возможности.

В процессе эксперимента нужно не забывать, что при увеличении дел, способ становится менее эффективным.

GTD — Getting Things Done

С английского языка переводится как, доведение дел до конца. Автор — американский менеджер Аллен. В своих произведениях он писал, чтобы качественно исполнять долг и готовиться к учебе, рекомендуется не зацикливаться на отвлекающих вещах, например, долго гулять, много говорить по телефону, обсуждать классные события, отношение к вам преподавателей, сокурсников, одноклубников, одноклассников. Способ идеально подходит для ведения ежедневника.

Эффективность методики зашкаливает, но, чтобы ежедневно ей пользоваться нужно привыкнуть к системе. В различных геометрических фигурах отображаются определённые задания, которые нужно выполнить.

  1. Восклицательный знак – доминантная цель, которую нужно решить в срочном порядке.
  2. Кружок с галочкой – вопрос решен или отменен.
  3. Пустой круг – цель, которую предстоит выполнить.
  4. Кружок со стрелкой – задание дано на выполнение другому сотруднику.
  5. Круг с поперечно поставленной полосой – цель решается сейчас.
  6. Круг с точкой в центре – не забыть о выполнении задания.

Буллет-джорналинг

Отличная версия для школьника и студента, которые ежедневно выполняют разные задания, предпринимают серьезные решения.

Первая страница используется в качестве содержания с наименованием пунктов. Заполнять их рекомендуется в соответствии с происходящими событиями. Например при годовом планировании у вас намечается несколько контрольных по определенным темам. Чтобы хорошо подготовиться к ним, нужно отметить в календаре даты заранее.

На другой странице отображается планирование, которое систематизируется по месяцам, где в каждом периоде длительностью 7 дней, будут ожидаться какие- либо события, например, конкурсы, диктанты, открытые уроки, решения сложных тем, родительские собрания, выставка четвертных оценок и.т.д.

  • Недостатки — нужно приспособиться.
  • Преимущества — есть возможность планировать события каждую неделю, день, месяц.

Без труда, не вытянешь рыбку из пруда — гласит старая русская пословица. Чтобы чего-то достичь необходимо умение справляться с трудными ситуациями и и рациональное использование своего времени.

5 шагов, которые помогут вам создать простую и понятную систему планирования и навести порядок в жизни.

 

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

7 самых эффективных методов тайм-менеджмента для повышения производительности

Один из самых эффективных способов повысить продуктивность — научиться контролировать свое время. К сожалению, время — это то, чем вы не можете управлять. Время фиксировано. У всех нас есть двадцать четыре часа в сутки, и мы не можем этого изменить. Вы не можете занять пару часов из завтрашнего дня и использовать их сегодня.

Это означает, что вместо того, чтобы пытаться управлять самим временем, нам нужно управлять своей деятельностью. Это единственное, чем мы можем управлять.Итак, вопрос, который нужно задать: что вы будете делать в двадцать четыре часа, которые у вас есть каждый день?

Начиная с этого места, вы получаете огромное преимущество, потому что контролируете себя. Вы контролируете, что вы делаете в то время, которое у вас есть. Есть много способов управлять своей деятельностью, которая фокусируется на том, что важно.

Вот 7 методов тайм-менеджмента, которые вам помогут.

1. Метод Айви Ли

Возможно, это самый эффективный метод управления временем и продуктивностью, который вы можете использовать.Метод Айви Ли был разработан Айви Ли, которого в 1918 году Чарльз М. Шваб, председатель и главный исполнительный директор Bethlehem Steel, попросил разработать способ повышения производительности его старших менеджеров.

Айви Ли попросила каждого менеджера написать шесть наиболее важных задач, которые они должны выполнить на следующий день, в порядке приоритета на листе бумаги и оставить его на своем столе на следующий день. Придя на следующее утро, они начали работу над первым заданием и, закончив его, вычеркнули его и приступили к следующему.

Если вы не можете выполнить все шесть задач, невыполненные задачи следует перенести на следующий день, и вы повторяете процесс с другим набором из шести задач. Метод Айви Ли заставляет вас сосредоточиться на том, что важно. Имея всего шесть доступных задач, вы не поместите в свой список задачи с низкой ценностью.

Сегодня, когда доступны все цифровые инструменты, это простой способ сосредоточиться на важных вещах. Например, вы можете использовать календарь, приложение для заметок или специальный диспетчер задач, чтобы записать свой список из шести.

2. Блокировка времени

Блокировка времени — это метод управления временем, при котором вы выделяете время в своем календаре для целенаправленной работы. Это еще один очень эффективный способ управления деятельностью, которую вы выполняете каждый день.

Приведу пример из моей системы. Я пишу сообщение в блоге, сценарий подкаста, планирую и записываю два-три видео на YouTube каждую неделю. Я могу убедиться, что у меня есть время для этих задач, только если я выделю время в своем календаре для их выполнения. Итак, в моем календаре есть двухчасовой блок времени для написания поста в блоге в понедельник утром.У меня также есть двухчасовой блок во вторник утром для написания сценария подкаста и трехчасовой блок в пятницу утром для записи моих видео на YouTube.

Эти временные блоки являются фиксированными, повторяющимися событиями в моем календаре. Таким образом, если кто-то попытается назначить мне встречу в это время, он увидит, что я занят.

Блокировка времени точно показывает, сколько времени у вас есть для выполнения важной работы. Вы сможете выполнять работу, которая имеет значение, только если у вас есть на это время.Вот почему это так хорошо работает.

Чтобы блокировка времени работала, вы должны рассматривать каждую блокировку времени как подтвержденную встречу. Если вы этого не сделаете, то вы не будете уважать отведенное вам время, и процесс блокировки тайм-аута станет бессмысленным.

3. Техника Помидора

Техника Помидора заключается в том, что вы устанавливаете таймер на 25 минут и работаете сосредоточенно и без помех в течение этих двадцати пяти минут. Затем, как только сработает будильник, вы делаете пятиминутный перерыв и настраиваете будильник еще на двадцать пять минут сосредоточенной работы.

Техника Помидора — отличный метод для людей, которые изо всех сил пытаются сосредоточиться на чем-то одном и легко отвлекаются. По истечении двадцати пяти минут вы знаете, что можете смотреть на что-то еще в течение пяти минут, что дает вам мотивацию до конца двадцати пяти минут.

Существует множество приложений для ваших мобильных устройств и настольных компьютеров, которые установят для вас таймеры и помогут вам сосредоточиться на том, на чем вы хотите сосредоточиться.

4. Метод расстановки приоритетов 2+8

Подобно методу Айви Ли, метод расстановки приоритетов 2+8 предлагает вам выбрать две обязательные задачи и восемь других задач, которые вы хотели бы выполнить на следующий день. Две обязательные задачи должны быть выполнены несмотря ни на что. Для восьми оставшихся заданий вы будете делать все возможное, чтобы выполнить задания, но это не будет концом света, если вы не сможете их выполнить.

Цель метода расстановки приоритетов 2+8 — сосредоточить ваше внимание на том, что важно.Вот почему вы решаете, что нужно добавить в свой список накануне. Таким образом, когда вы начинаете день, вы точно знаете, что нужно сделать, и не тратите время впустую, пытаясь решить, что делать.

Все, что вам нужно, это за десять минут до закрытия дня просмотреть список дел и выбрать приоритеты на следующий день, исходя из того, какие у вас назначены встречи и где вы будете.

5. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра была связана с бывшим президентом США Дуайтом Д.Эйзенхауэр. Этот метод тайм-менеджмента не столько связан с управлением временем, сколько с расстановкой приоритетов в вашей работе.

Матрица состоит из четырех квадрантов:

  • Квадрант 1 – Важные и срочные
  • Квадрант 2 – Важно и не срочно
  • Квадрант 3 – Неважно и срочно
  • Квадрант 4 – Неважно и не срочно

Идея состоит в том, чтобы держаться подальше от квадрантов 3 и 4 и стараться проводить как можно больше времени в квадранте 2.Именно квадрант 2 поможет вам лучше управлять своим временем и уменьшить количество задач, попадающих в квадрант 1.

Задачи квадранта 2 связаны с заботой о своем здоровье, предвидением будущих проблем и планированием. Задачи квадранта 1 — это задачи, которые происходят прямо сейчас и требуют вашего внимания.

Вы не можете избежать задач из всех четырех квадрантов. Например, многие вещи, попадающие в квадрант 4, будут связаны с временем отдыха и релаксации, но если их будет слишком много, вы не продвинетесь вперед ни в чем важном.

6. Принцип Парето

Это не столько метод тайм-менеджмента, сколько наблюдение, которое может помочь вам работать над тем, что дает вам наиболее значимые положительные результаты:

Принцип Парето утверждает, что для многих результатов , примерно 80% последствий исходят из 20% причин («нескольких жизненно важных»).

Применительно к тайм-менеджменту и производительности это означает, что вы сначала определите, какие задачи дадут вам 80% ваших результатов. Например, если вы писатель, сидя за компьютером и проводя время за написанием, вы пропорционально больше поспособствуете написанию готовой статьи или книги, чем поиск приложений и инструментов для написания.

Точно так же и в бизнесе общение с покупателем (или потенциальным клиентом) окажет гораздо большее влияние на эффективность ваших продаж, чем планирование стратегии продаж или составление списков потенциальных потенциальных клиентов.

Несмотря на то, что задачи, обеспечивающие 20 % ваших результатов, имеют свое место, им нельзя позволять становиться тем, на что вы тратите большую часть своего времени. Примерами этого могут быть продавцы на собраниях персонала, учителя, пишущие отчеты о посещаемости, и владельцы бизнеса, занимающиеся базовым администрированием.

Принцип Парето — это, по сути, то, на чем построен метод расстановки приоритетов 2+8 (см. выше).

7. NET (Без дополнительного времени)

NET — это что-то вроде подстановочной карты. Но Тони Роббинс, один из лучших бизнес-тренеров мира, выступает за это. NET работает, потому что каждый день мы тратим много времени на ожидание в очередях или ожидание того, что произойдет. Это побуждает вас использовать это время для работы.

Например, если вы ожидаете начала собрания, вы можете ответить на свое электронное письмо или обработать свой почтовый ящик.Вы можете ответить на некоторые из ваших сообщений Slack или Microsoft Teams или исследовать идеи, которые требуют исследования. Наши мобильные телефоны дали нам возможность выполнять большую часть работы, которую раньше нам нужно было делать в фиксированном месте.

Я использую NET, когда жду начала вызова Zoom. Я уже сижу за своим компьютером, и пока я жду начала собрания, я буду работать над своими электронными письмами, сообщениями или базовым администрированием, которое требует выполнения. Удивительно, как много этой работы можно сделать за свободные пять минут.

Заключительные мысли

Все эти методы просты и легки в применении. Вам не нужно никакого модного программного обеспечения или инструментов. Например, ваш календарь или приложение для заметок будут работать отлично. Они также опробованы и проверены на работоспособность.

Если вы ищете простой способ повысить свою продуктивность и навыки тайм-менеджмента, то любой из этих семи методов тайм-менеджмента даст вам потрясающие результаты.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Автор фото: Андреа Натали, unsplash.ком

9 методов тайм-менеджмента для лучшей вовлеченности

Время — это то, чего мы больше всего хотим, но хуже всего используем. — Уильям Пенн

Время, как известно, дорого и ценно для всех. В этом быстро меняющемся мире стало сложно соблюдать график и не отставать от изменений.

Вот почему так важно предоставить пространство для техник тайм-менеджмента.

Из-за постоянных преобразований объем работы увеличился.Из-за этого вам и вашим сотрудникам трудно поддерживать баланс между работой и личной жизнью. И у людей мало знаний об управлении временем.

Но все упирается в то, насколько хорошо вам или вашим сотрудникам 24-часовой рабочий день?

В этой статье мы обсудим, как можно управлять временем, чтобы максимизировать производительность.

Что такое тайм-менеджмент?

Плохая новость: время летит незаметно. Хорошая новость в том, что вы пилот. -Михаил Альтшулер

Тайм-менеджмент — это планирование и организация времени, которое вы потратите на определенные виды деятельности.Основная цель – повышение эффективности и производительности.

Эффективное управление временем повышает уровень успеха на работе и в жизни.

Практика тайм-менеджмента экономит ваше драгоценное время и улучшает его использование.

Наличие эффективной программы тайм-менеджмента позволяет правильно использовать время. В свою очередь, это повышает производительность и вовлеченность.

И чтобы иметь эффективный график управления временем, во-первых, вам нужно следовать четырем Ds эффективности.Они:

Желание: Эффективное управление временем возможно только тогда, когда есть желание понять ценность времени. Признание этого может повысить вашу уверенность, если вы хорошо справляетесь с этим.

Решимость: Во время основных задач на вашем пути будут отвлекаться, что в конечном итоге приведет к потере времени. Но ваша решимость избегать отвлекающих факторов будет критически важным неправильным тайм-менеджментом.

Решительность: У вас должно быть сильное чувство решимости практиковать хорошие методы управления временем, пока это не станет регулярной и повседневной привычкой. Вы должны решить, что эта практика сделает вас лучше в дальнейшей жизни.

Дисциплина: Наконец, четвертая D — это дисциплина. Это один из самых важных и решающих факторов для лучшего управления временем. Поддержание дисциплины даст вам представление о том, что вам нужно делать и когда это делать.Дисциплина помогает вам придерживаться рутинного графика, которому вы будете следовать, не отвлекаясь на задачи, отнимающие ваше время и усилия.

Эффективные методы тайм-менеджмента

Теперь, когда мы обсудили четыре элемента тайм-менеджмента, давайте рассмотрим следующие техники тайм-менеджмента.

1. Делегация:

Возможно, вы сталкивались с ситуациями, когда ваши сотрудники сталкиваются с трудностями при завершении своей работы и проектов. Когда возникает такая ситуация, второстепенные задачи накапливаются.

Это увеличивает их рабочую нагрузку, и, таким образом, управление временем для незавершенной работы становится проблемой.

Чтобы избежать этого, вы можете попросить своих сотрудников разбить работу на сегменты и делегировать задачи. Это поможет им управлять своим временем и выполнять работу быстрее и лучше в команде.

2. Приоритизация:

Без надлежащего руководства сотрудники могут потерять контроль над своими целями и отклониться от своих обязанностей. И с растущим корпоративным миром идти в ногу с изменениями может быть трудной задачей.Иметь умные цели недостаточно, если вы не сосредоточены на их достижении.

Чтобы лучше управлять временем, вы можете сначала попросить своих сотрудников расставить приоритеты для своих жизненно важных задач. Таким образом, они узнают, как использовать время для выполнения важных задач и повышения скорости своей работы.

Как процитировал Стивен Кови, «Ключ не в том, чтобы расставить приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы расставить приоритеты».

3. Автономия:

Предоставление вашим сотрудникам автономии повышает не только их производительность, но и повышает их вовлеченность.У каждого сотрудника есть зона комфорта и способы выполнения своей работы.

Некоторым сотрудникам нравится решать свои задачи сложным путем, а некоторые прибегают к легким методам.

Крайне важно помнить, что пока работа выполняется вовремя, вы не должны вмешиваться в их методы работы. Когда вы предоставляете автономию, ваши сотрудники будут ценить время. Они будут меньше отвлекаться от помех и уделять больше времени своей работе.

Таким образом, они, скорее всего, будут экономить и управлять временем по-своему.

4. Планирование дня заранее:

Каждому сотруднику нравится, когда весь день улажен, а не сосредоточен на чем-то одном. Если не уладить все до начала рабочего дня, то могут наступить такие моменты, когда сотрудники могут почувствовать себя потерянными.

В конце концов разочаровываешься и выгораешь. И лучший способ избежать этого — планировать весь день. Это один из самых важных и проверенных методов тайм-менеджмента.

Во-первых, это позволяет им организовать свой день; во-вторых, это дает им подробное представление о том, что им нужно сделать.Планирование дня позволяет выполнять одну задачу за раз более эффективно и искренне.

5. Ограничение проверки электронной почты:

Когда вы начинаете свой рабочий день, очень важно проверять соответствующую электронную почту. Но когда ваш почтовый ящик переполнен ненужными сообщениями и спамом, становится сложно выбрать важные.

Согласно статистике, средний работник тратит около 30 часов в неделю на проверку своей электронной почты. Это целая куча рабочих часов.

Чтобы не тратить эти часы работы на электронную почту, вы можете ограничить проверку электронной почты только теми сообщениями, которые требуют немедленного ответа. А остальное вы можете отслеживать в свободное время, не теряя времени, или в конце дня.

Вы можете применять фильтры, которые помечают важные электронные письма и удаляют спам.

6. Предотвращение отвлекающих факторов:

Социальные сети, всплывающие сообщения, уведомления, электронные письма и ваши коллеги отвлекают ваше внимание от работы.И чтобы быть более вовлеченным в свою работу, вам нужно блокировать эти отвлекающие факторы. Они отнимают слишком много вашего времени, и ваша работа накапливается.

Научитесь говорить «нет» своим коллегам, когда вы в перерыве между работой. Отключите уведомления и уберите телефон. Но самое главное, оставайтесь сосредоточенными на том, что вы делаете. Ограничьте себя от выполнения задач, которые ограничивают вашу продуктивность.

Когда вы вкладываетесь в свою работу, у вас будет больше времени, если вы закончите ее до того, как наступит крайний срок.

7. Поддержание структуры:

Вы выполните свою повседневную задачу в то время, когда будете следовать жесткой структуре. Вот почему так важно составить расписание и рассчитать время, необходимое для выполнения каждой задачи.

Заранее определенное время позволит вам мысленно подготовиться к дню и посвятить время выполнению задания. Это поможет вам добиться большей эффективности и повысить производительность в течение дня.

Помогает вам и организации эффективно управлять временем, не мешая рабочему процессу.

8. Сосредоточьтесь на одной задаче:

Управление временем, которое у вас есть, является неотъемлемой частью вашей жизни. Поскольку время драгоценно и незаменимо, важно выполнить поставленную перед вами задачу.

Всегда старайтесь сосредоточиться на выполнении одной задачи за раз, чтобы не было места для ошибки. Если вы закончите свою работу в спешке, есть вероятность, что вам снова придется тратить больше времени на ошибки.

Это будет процесс обучения, но будет значительная потеря времени.Вот почему для большей эффективности выполняйте одну задачу за раз. И не прибегайте к многозадачности, которая может помешать работе.

9. Использование инструментов тайм-менеджмента:

Технологии захватили мир во всех секторах. Корпоративная среда также приняла происходящие изменения. Цифровая трансформация не только упростила жизнь для всех, но и упростила управление временем.

Существует огромное количество инструментов, которые вы можете использовать, чтобы в полной мере использовать свое время.Инструменты, которые фокусируются на:

  • Учет времени: Отслеживает ваше время и то, сколько вы потратили на выполнение одной задачи, используя счетчик времени на рабочем столе.

  • Список дел: Помогает вам сосредоточиться на организации своей работы и планировать все в соответствии с вашим днем.

  • Коммуникация: Это позволяет вам создавать потоковые подключения внутри вашей организации, не отходя от стола, помогая вам сэкономить время.

  • Ведение журнала: Помогает вам создать электронную таблицу обо всей работе, которую вы сделали или о предстоящей работе. И в соответствии с этим вы можете планировать свой график.

Не сложно, просто будьте последовательны:

Управление временем — это привычка, которая может быть обременительной и истощать вашу энергию. Но как только вы научитесь распоряжаться своим временем, вы увидите сладкие плоды, которые оно приносит.

Все, что вам нужно сделать, это быть последовательным в своей практике и иметь адекватные навыки тайм-менеджмента.Навыки, которые сделают вас дисциплинированными в жизни и на работе. Применяйте эти простые советы по тайм-менеджменту и оцените, как они улучшат вашу эффективность на рабочем месте.

Мринмой Рабха — автор контента и специалист по цифровому маркетингу в Vantage Circle . Он заядлый поклонник футбола и страстно любит петь. По любым связанным вопросам обращайтесь по адресу [email protected]ком

8 способов улучшить тайм-менеджмент

Может быть довольно утомительно смотреть на огромный список дел, задаваясь вопросом, как вы сможете выполнить все вовремя.

Также может быть стресс, если вы чувствуете, что у вас больше задач, чем времени на их выполнение!

Если вы чувствуете себя подавленным, не волнуйтесь.Fellow разработал 8 советов по эффективному управлению временем, которые помогут вам контролировать свой день.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это использование часов вашего рабочего дня с максимальной пользой. Это означает оптимизацию количества времени в день, чтобы быть максимально продуктивным.

Проще говоря, это позволяет выполнять больше работы более высокого качества за меньшее время. Это координация ваших обязанностей, чтобы максимизировать вашу эффективность и производительность.

Почему важен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент важен по нескольким причинам. Это означает найти стратегию, которая лучше всего подходит для вашей личности, чтобы развить сильное планирование, оценку и самоконтроль. Использование эффективных стратегий управления временем означает, что вы будете более продуктивны, потому что вы более организованы.

Умение управлять своим временем также означает, что вы будете менее подвержены стрессу, потому что вы найдете способ брать на себя только те обязанности, которые вы действительно можете выполнить.

Это также обеспечит вам лучший баланс между работой и личной жизнью, потому что вы будете достаточно продуктивны, чтобы оставить работу в рабочее время и с большей легкостью наслаждаться своим свободным временем.

Как улучшить управление временем за 8 простых шагов

1 Ставьте SMART-цели

Исследования показывают, что, когда мы записываем свои цели, у нас больше шансов их достичь.

«Существует простой прием, который поможет воплотить ваши мечты в жизнь проще и быстрее, и это не потребует много времени и усилий: записывайте цели.Если вы пойдете на любой семинар по постановке целей, координатор скажет вам, что для достижения целей вам нужно их записать. Вы можете использовать список целей, доску визуализации и т. д., но важно изложить их в письменной форме».

цели SMART (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные) — отличный способ добавить некоторую структуру в вашу личную стратегию управления временем. Цели SMART гарантируют, что вы достигнете поставленных целей, потому что они хорошо рассчитаны и продуманы.Если вы хотите улучшить управление временем, вот несколько вопросов, которые вы можете задать себе, чтобы убедиться, что каждый пункт в вашем списке дел является SMART-целью:

  • Конкретный : что я хочу сделать?
  • Измеримый : как я узнаю, когда это будет выполнено?
  • Достижимая : насколько реалистична эта цель, исходя из моей рабочей нагрузки и ресурсов?
  • Реалистичный : соответствует ли это нашим общим приоритетам?
  • Своевременный : какова моя целевая дата?

2 Установка приоритетов на неделю 

Если вы регулярно проводите встречи один на один со своим руководителем, вы можете использовать эти встречи для определения еженедельных приоритетов и обеспечения эффективного использования своего времени.

Простой и отличный способ начать — составить список задач, требующих вашего немедленного внимания. В конце каждого рабочего дня создавайте список дел, которые необходимо выполнить на следующий день.

Нужно не столько отмечать большинство пунктов из вашего списка, сколько отмечать задачу с наивысшим приоритетом. Если позволяет время, свяжитесь со своим менеджером (даже по электронной почте или в Slack), чтобы убедиться, что вы выполнили все срочные задачи, которые необходимо выполнить, и что порядок их приоритетности правильный.

Наконечник Pro

Используйте инструмент управления собраниями, такой как Fellow, чтобы получить представление о своих целях SMART и легко отслеживать свои еженедельные приоритеты

3 Время блокирует ваше расписание

После того, как вы создали свой список дел, расставьте приоритеты в порядке, в котором задачи должны быть выполнены в порядке срочности. Затем заблокируйте отдельные события в своем календаре, чтобы работать над этими конкретными задачами.

Блокировка времени помогает не отвлекаться и не даст вам сбиться с пути даже при сумасшедшем графике.Отмечайте события/встречи в своем календаре, чтобы наглядно видеть, над какими задачами вы будете работать и как долго в течение дня.

Определите, в какое время дня вы наиболее продуктивны, и используйте это время для решения самых сложных задач. Блокировка времени также защищает ваше время от любых прерываний, чтобы вы могли сосредоточиться.

4 Делегирование задач

Делегирование работы своим непосредственным подчиненным не означает, что вы перекладываете работу на других, чтобы избежать собственных обязанностей.Это разумный и эффективный навык тайм-менеджмента, который показывает вашей команде, что они являются неотъемлемой частью успеха инициатив, которые вы выполняете вместе.

Используйте навыки и способности членов вашей команды, чтобы сделать больше. Перекладывание одних обязанностей на других дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и снижает вашу нагрузку.

Имейте в виду, что это означает, что вы должны быть открыты для делегирования задач, когда у вас есть свободное время.

5 Делайте регулярные перерывы

Вам не нужно работать 24 часа в сутки, чтобы добиться большего. Фактически, исследования показывают, что регулярные перерывы необходимы, если вы хотите максимизировать свою продуктивность.

«Без адекватных перерывов в работе производительность сотрудников, психическое благополучие и общая производительность труда начинают страдать», — говорит Алан Коль. «Вот почему важно, чтобы работодатели начали поощрять сотрудников делать перерывы в течение дня.

В процессе блокировки вашего графика по времени не забывайте добавлять короткие перерывы между задачами. Техника помидора (описанная ниже) — отличный способ разбить работу на интервалы.

6 Избегайте многозадачности

Многозадачность обычно рассматривается как положительный навык, который позволяет нам делать много дел одновременно. Реальность такова, что многозадачности на рабочем месте следует избегать любой ценой. Производительность значительно повышается, когда мы можем сосредоточиться на одном деле за раз.

Университет Джорджии подкрепляет эту идею в своей недавней публикации, в которой говорится: 

«Вы теряете время при переключении с одной задачи на другую, что приводит к снижению производительности [Rubinsteim, Meyer, and Evans, 2001]. Рутинная многозадачность может привести к трудностям с концентрацией и сохранением внимания, когда это необходимо».

Суть здесь такова: выбирайте качество, а не количество.

Если вы хотите прочитать книгу на тему многозадачности, мы рекомендуем прочитать The One Thing Гэри Келлера 📒.

7 Сделайте ваши встречи продуктивными

Правда в том, что все мы проводим много времени на совещаниях. Итак, если вы хотите стать лучше в тайм-менеджменте, вам нужно выработать лучшие привычки для проведения совещаний, и, в свою очередь, ваши совещания будут более продуктивными.

«Исследование, проведенное Стивеном Рогельбергом из Университета Северной Каролины и его коллегами, показало, что отношение рабочих к эффективности совещаний коррелирует с их общей удовлетворенностью или неудовлетворенностью своей работой, даже после учета личностных качеств и факторов окружающей среды, таких как проектирование работ, контроль и оплата.Вместо того, чтобы улучшать общение и сотрудничество, как предполагалось, плохие встречи подрывают эти вещи».

– Harvard Business Review

Вот несколько советов по продуктивности проведения совещаний:

  • Совместная работа над повесткой дня собрания
  • Назначение ролей на собрании (например, хронометриста и ведущего заметки)
  • Завершение каждого собрания четкими планами действий

Парень.

8   Экспериментируйте с различными методами управления временем

Люди с установкой на рост понимают, что стать экспертом по тайм-менеджменту не получится за одну ночь. Напротив, это навык, над которым вы должны работать каждый божий день.

Если вы хотите улучшить свои навыки тайм-менеджмента, мы предлагаем поэкспериментировать с различными техниками тайм-менеджмента и понять, что лучше всего работает для вас и вашей команды.

Ниже мы перечислили три различных метода тайм-менеджмента, которые вы можете попробовать, чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента и повысить производительность.


Полезные методы тайм-менеджмента

1 Техника помидора

Эта известная техника тайм-менеджмента поможет вам разделить время и сосредоточиться на самых важных задачах. Процесс Pomodoro состоит из следующих шагов:

  • Выберите задание, которое хотите выполнить
  • Установите таймер и потратьте на это задание 25 минут (без обмана!)
  • После 25 минут интенсивной работы сделайте короткий 5-минутный перерыв ” (25-минутные сеансы глубокой работы) сделайте 20-30-минутный перерыв

2 Метод ABCD

Этот метод управления временем предполагает, что вы составляете список задач, а затем классифицируете каждую из них как A, B, C, D или E.

  • «А» — самые важные дела в вашем списке дел. Это то, что вы должны делать.
  • «Элементы B» — это задачи, которые необходимо выполнить, поскольку они могут иметь незначительные последствия для других задач.
  • «Предметы C» не имеют последствий. Поэтому их было бы неплохо сделать, но не нужно.
  • «D-элементы» — это элементы, которые вы можете делегировать кому-то другому.
  • «Предметы E» — это предметы, которые вы должны полностью исключить.

Если вы изо всех сил пытаетесь расставить приоритеты для своих задач, это очень эффективное упражнение по тайм-менеджменту, позволяющее сохранять концентрацию.

3 Метод тайм-менеджмента 80/20 

И последнее, но не менее важное: метод 80/20, также известный как принцип Парето.

Этот метод тайм-менеджмента предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% усилий. В статье Investopedia они объясняют: 

«Управление временем является наиболее распространенным применением принципа Парето, поскольку большинство людей склонны распределять свое время тонко, вместо того чтобы сосредоточиться на самых важных задачах… ваше время на работе.

Подумайте о своих главных целях. Что может принести 80% результатов всего за 20% усилий?

Следование этому мышлению для эффективного управления временем послужит руководством к тому, как эффективно распределять ресурсы и время.


Как вы можете улучшить свои навыки тайм-менеджмента?

Поиск идеальной стратегии тайм-менеджмента для себя требует, чтобы вы были в гармонии со своей продуктивностью на работе и были в состоянии понять, что работает, а в каких областях нужно немного поработать.

Поскольку в наши дни есть только определенное количество времени, важно использовать наши организаторские способности, чтобы оставаться сосредоточенными на поставленной задаче.

Используйте это руководство, чтобы практиковать эффективное управление временем и знать, что постоянная работа над вашими навыками управления временем повысит вашу производительность и общую производительность.

12 советов по тайм-менеджменту для достижения успеха, как эффективно управлять временем

Вы когда-нибудь останавливались, чтобы подумать о том, насколько больше вы могли бы сделать, если бы у вас было всего несколько часов в сутках? Не кажется ли вам, что если бы у вас было больше времени, вы могли бы достигать большего каждый день и достигать больших целей еще раньше?

Правда в том, что больше времени ни у кого не бывает – и оно никому не нужно.Просто нужно уметь управлять своим временем. Подумайте о таких великих новаторах, как Ричард Брэнсон, Билл Гейтс или Арианна Хаффингтон — у этих людей нет доступа к запасу дополнительных часов. У них такое же количество минут в день, как и у вас, но они, похоже, делают гораздо больше. Как это возможно?

Вы могли бы справедливо отметить, что в распоряжении этих людей есть множество дополнительных ресурсов, но так было не всегда. Многие из ведущих новаторов мира начинали с того же количества ресурсов, что и у вас сейчас.Это потому, что достижение ваших целей зависит от того, насколько изобретательными вы можете быть с советами по управлению временем, которые вам доступны.

Самый ограниченный ресурс, который у нас есть, это время. Но когда вы научитесь управлять своим временем, вы не только достигнете большего, но и разовьете большее чувство удовлетворения в своей жизни.

Лучшие советы по тайм-менеджменту

Освоение этих основных советов по тайм-менеджменту поможет вам более эффективно выполнять повседневные задачи и восстановить время, которое вы, возможно, не осознавали, что пропустили.

1. Используйте метод быстрого планирования

Метод быстрого планирования Тони Роббинса (RPM) — это больше, чем просто эффективная система управления временем — это совершенно новый способ мышления. Это мощный способ определить, что для вас наиболее важно, и выделить шаги, которые необходимо предпринять для достижения этой цели. RPM просит вас определить, чего вы хотите, определить, почему вы этого хотите, а затем перечислить шаги, необходимые для достижения цели.Связывая ваши задачи с вашими конечными целями, RPM помогает вам максимизировать ваше чувство удовлетворения, помогая вам достичь результатов, которых вы действительно хотите.

Когда вы определяете, чего хотите, и имеете в виду четкую цель, вы можете сосредоточиться на этой цели, чтобы энергия текла к ней. Затем пришло время придумать конкретные цели или показатели того, как вы будете измерять свои результаты. Например, не делайте своей целью «Я хочу получить повышение на работе». Вместо этого задайте себе конкретные параметры, которые помогут вам достичь цели.Например: «Я хочу управлять четырьмя сотрудниками и получать 10-процентную прибавку к зарплате к третьему кварталу года» — это гораздо более конкретная цель, и ее гораздо легче разбить на этапы, необходимые для ее достижения.

Планирование

RPM позволяет вам отказаться от списка дел и предлагает вам создать план действий. Ваш план заставляет вас сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, как эффективно управлять своим временем, а не на вычеркивании пунктов из списка.

2.Практика разбивания

Ищете лучшие советы по тайм-менеджменту? Чувствуете себя перегруженным слишком большим количеством задач? Практикуйте дробление. Разделение на фрагменты — это процесс группировки информации в управляемые фрагменты, чтобы вы могли использовать их для эффективного достижения желаемого результата без стресса. Эти три шага помогут вам переосмыслить свой подход к решению задач:

  • Зафиксируйте свои идеи в письменном виде – это называется захватом.Задокументируйте каждую задачу, которую необходимо выполнить, а также каждую цель, а также ситуации и идеи, требующие вашего внимания. Запишите все это; Вы можете отсеять вещи и отсортировать их позже. Делайте это всю неделю.
  • Ищите общие темы между вашими задачами. Разделите предметы по разным сферам вашей жизни, таким как фитнес, семья и деньги.
  • Наконец, решите, какие задачи и действия являются наиболее важными в каждом фрагменте или категории, исходя из срочности и настроек.Конечным результатом является генеральный план с приоритетными подкатегориями, который поддерживает актуальность и сбалансированность всех сфер вашей жизни.

Вы устранили бесконечный список дел в пользу создания фрагментов задач, которые напрямую связаны с желаемыми результатами.Это изменение фокуса приводит к значительным, значимым изменениям в вашей жизни и позволяет вам естественным образом включить некоторые из этих советов по тайм-менеджменту в свою обычную рутину.

 

3. Сосредоточьте свою энергию

Баланс между работой и личной жизнью важен, но важно и ваше время. Сосредоточив внимание на том, что для вас наиболее важно, вместо того, чтобы уступать тому, что, по вашему мнению, от вас ожидают, вы высвободите больше времени для работы над тем, что действительно ценно для вашей жизни. Временные цели разделены на четыре зоны производительности и выполнения, которые помогут вам решить, на чем вам нужно сосредоточить свою энергию, чтобы лучше всего знать, как управлять своим временем.  

Зона 1: Самое важное в жизни . Вы хотите работать в этой зоне, когда это возможно. В Зоне 1 вы тратите время на то, что приносит вам удовлетворение, и работаете над достижением своих целей. В идеале вы могли бы проводить здесь 100% своего времени, но на самом деле у вас будут другие требования к вашему времени. Стремитесь проводить не менее 65% своего времени в Зоне 1, чтобы создавать полноценные отношения и находить смысл в своей работе.

Зона 2: Вещи в жизни, которые нельзя запланировать на .Вы можете планировать столько времени только до того, как произойдет что-то неожиданное. Если у вас есть проблемы в семье или на работе, ваш поезд опаздывает или вы получили травму, проводите здесь не более 20% своего времени.

Зона 3: Когда вы испытываете стресс, вы проводите здесь время . Временами жизнь может быть напряженной, независимо от того, в каком прекрасном состоянии вы находитесь. Когда вы чувствуете, что вас втягивает в напряженную работу или поручения, которые мог бы выполнить кто-то другой, взгляните на ситуацию объективно. Эта задача повышает ценность вашей жизни? Если эти задачи не приближают вас к вашим целям и не создают для вас дополнительную ценность, сделайте все возможное, чтобы избежать их в будущем.Вы не хотите проводить здесь более 10% своего времени.

Зона 4: При истощении вы работаете в Зоне 4 . Каждому нужно время, чтобы восстановить связь с самим собой. Это важный способ снять стресс и расслабиться, но только на короткий период времени. Слишком частый выход из других зон приведет к потере импульса, и оттуда вы потеряете контроль над своими целями и начнете чувствовать себя неудовлетворенными. Делайте перерывы, когда это абсолютно необходимо, но не проводите в этой зоне более 5% своего времени.

4. Используйте N.E.T. время

То, чем вы питаете свой разум ежедневно, формирует то, как вы воспринимаете жизнь. Но слишком многие люди считают, что у них «нет времени», чтобы дать своему разуму ту информацию, которая может помочь им добиться реальных, конкретных результатов и осуществить свои мечты. Используя свой N.E.T. время — то есть ваше время без дополнительного времени — вы можете превратить моменты «времени простоя» в моменты продуктивности, которые помогут вам узнать, как управлять своим временем.

Каждый день все на планете выполняют задачи, которые занимают наше тело, но не наш разум. Вместо того, чтобы «отключаться» и растрачивать эти драгоценные минуты на просмотр телевизора или позволять своему разуму блуждать во время поездки на работу, что, если бы вы использовали это время, чтобы подпитывать свой разум? Послушайте подкаст по дороге на работу и с работы или набросайте несколько идей для вашего последнего проекта, пока вы сидите в комнате ожидания. Собирая вместе минуты здесь и там, вы можете потратить часы, которые вы можете посвятить своим целям.

Если вы стремитесь максимально эффективно использовать свое время и осуществлять свои мечты, почему бы не заполнить N.Инопланетянин время с лучшей информацией, лучшим вдохновением, лучшим доступным коучингом, разработанным специально для ускорения ваших результатов за очень короткое время? Начиная со своего самого первого блокбастера Personal Power System, Тони Роббинс разрабатывал продукты специально для использования возможностей N.E.T. время превратить эти ранее «упущенные впустую» моменты в короткие, но важные уроки личных достижений. Содержимое разделено на удобные, доступные «фрагменты» советов по тайм-менеджменту для работы и личной жизни, которые каждый может прослушать, усвоить и принять меры примерно за 25 минут или меньше.Лучше всего то, что эти уроки займут без лишнего времени в день.

5. Избавьтесь от времени

Как часто вы начинаете свой день с чувством радости от всего, что вы планируете сделать, только чтобы почувствовать, что вы почти ничего не сделали? В этом разница между занятостью и продуктивностью — и это большая разница.Занятые люди чувствуют, что им не хватает времени, чтобы все успеть. Люди, которые следуют советам по тайм-менеджменту, имеют готовую стратегию для выполнения того, что им нужно, и даже больше. Они делают это, устраняя общий отстой времени.

Отстой времени — это вещи, которые в данный момент кажутся «всего лишь секундой», но накапливаются в течение дня. Прекратите ненужные встречи и не тратьте слишком много времени на социальные сети. Ограничьте количество проверок электронной почты до трех-четырех раз в день.Делегируйте все, что можете, если можете. Есть ли задача, которую сотрудник мог бы выполнить вместо вас? Назначьте это им и дайте им шанс проявить себя. Ваше время лучше потратить на то, что можете сделать только вы.

6. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Чтобы избавиться от ненужного времени, нужно свести к минимуму отвлекающие факторы в течение дня.Закройте дверь своего офиса и устанавливайте только определенные «открытые часы», когда сотрудникам или коллегам рекомендуется заходить, чтобы поговорить. Поставьте телефон на беззвучный режим и спрячьте его подальше от глаз, если только вы не нуждаетесь в нем или не ждете звонка. Продвиньте проверку своей электронной почты еще дальше, выбрав точное время , когда вы проверяете и отвечаете — и придерживайтесь этого. Многим из нас эти советы по тайм-менеджменту кажутся почти невыполнимыми, но они окажут самое большое влияние.

Еще один способ свести к минимуму отвлекающие факторы — использовать силу рутины для исключения неважных решений.Разложите одежду накануне вечером, чтобы не тратить время на поиски пары носков. Планируйте приемы пищи на неделю и готовьте их заранее. Езжайте по тому же маршруту на работу, чтобы не думать об этом. Это позволяет вашему мозгу сосредоточиться на том, что важно.

7.Работа с тренером по результатам

 

Чувствуете, что вам нужна дополнительная помощь в освоении советов по тайм-менеджменту? Даже самые успешные люди в мире не делают это в одиночку; они опираются на других для поддержки. Позвольте профессионалу помочь вам изменить ваши приоритеты и расписание. Работа с тренером по результатам — это самый эффективный способ отточить то, чего вы действительно хотите, разработать план достижения ваших целей и следовать графику. Профессиональный тренер возьмет на себя ответственность за достижение конечной цели и поможет вам освоить эти полезные советы по тайм-менеджменту на этом пути.Запланируйте бесплатную тренировку с тренером сегодня и начните работать над достижением поистине экстраординарной жизни.

Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

Возьмите под свой контроль и составьте план управления своей жизнью, а не только своим временем.Узнайте, как управлять своим временем, не жертвуя своей радостью и страстью, в этом бесплатном учебном курсе из трех частей.

Отличные стратегии тайм-менеджмента для более продуктивной работы

Как руководитель вы несете ответственность не только за свое время, но и за время тех, кто работает в вашей команде.Время — это самый важный ресурс в вашем распоряжении. Каждый получает его в одинаковом количестве в день, и у каждого есть возможность выбрать наилучшие способы его использования. Благодаря этому стратегии тайм-менеджмента могут быть полезными инструментами.

Однако эта формулировка может ввести в заблуждение. Время не может управляться. Это постоянно. Единственное, чем можно управлять, это , что вы с ним делаете. Самые эффективные менеджеры и работники планируют свое время так, чтобы максимизировать производительность.

Однако это может быть трудно сделать, когда так много дел нужно сделать за день. От совещаний до встреч по планированию и написания отчетов — все должно уложиться в эти 24 часа. Здесь необходимы техники тайм-менеджмента.

Узнайте больше об этой теме в этой статье, созданной нашей командой в Trafft.

Стратегии тайм-менеджмента?

Усердная работа не всегда приводит к повышению производительности. Иногда те, кто больше всех работает, тратят впустую больше всего времени .Вся тяжелая работа в мире не может компенсировать плохое управление временем.

Тайм-менеджмент просто означает планирование и сосредоточение ваших усилий таким образом, чтобы осознавать как количество времени в вашем распоряжении, так и то, сколько времени потребуется для выполнения задачи.

Когда вы примете во внимание эти моменты и будете планировать соответственно реалистичным образом, это поможет оптимизировать часы рабочего дня в максимально возможной степени.

Мы собрали 14 лучших советов , которые помогут вам улучшить управление временем и повысить производительность.

Помимо наших советов ниже, вы также можете ознакомиться с некоторыми советами от Томаса Франка, который создал это интересное видео:

14 стратегий тайм-менеджмента

1. Отслеживание времени

Перед тем, как скорректировать свой график работы и принять меры по улучшению управления временем, вы должны сначала проанализировать свою текущую ситуацию.

Ведение записей или журналов вашей повседневной работы — отличный способ сделать это.Это не означает, что вы должны вести подробный учет каждой минуты каждого дня. Лучше начните с 15-минутных отрезков в день, и вы быстро начнете замечать шаблоны и привычки, которые тратят впустую потенциально полезное время.

Мы создали статью с лучшими приложениями для отслеживания времени, которые вы должны проверить.

Вот краткий список тех, которые мы включили в эту статью:

Подробную информацию о них можно найти в статье.

2. Планируйте свой день

Многие люди откладывают составление ежедневных планов, так как считают, что в них мало смысла — непредсказуемость — это факт жизни, так зачем же утруждать себя планированием?

Хотя в определенной степени это верно, планы могут помочь добавить структуру в ваш рабочий день.Эта структура может — и действительно должна — быть гибкой. Это означает, что вы можете быть уверены, что выделяете время для выполнения всего, что необходимо сделать, а также допускаете любые переменные, такие как неожиданные встречи или задачи, которые занимают больше времени, чем ожидалось.

3. Используйте эффективное планирование

Существует множество способов управлять временем в течение дня: от участия в японской технике Кайдзен, до простого ведения планировщика или использования приложения для планирования для ведения расписания.

Планирование связано с предыдущей идеей планирования дня, но более подробно. Хотя вы можете не захотеть планировать весь день, планирование отдельных задач может упростить управление более крупными задачами . Разбейте их на более мелкие, более управляемые задачи, и вы обнаружите, что их легче выполнить.

Это также дает вам более мелкие цели, к которым нужно стремиться, и в то же время позволяет вам чаще чувствовать это важнейшее чувство достижения, поддерживая вас и мотивируя вас.

4. Делайте одно дело за раз

Многозадачность часто рассматривается как стремление к максимальной производительности. Однако это не всегда так. Многозадачность при неправильной подготовке может привести к повышенному стрессу и снижению качества работы.

Дайте себе время «разогреться» перед заданием . Разбейте задачу на более мелкие части и решайте каждую за раз. Поначалу это может показаться менее эффективным, но в долгосрочной перспективе вы можете закончить больше работы с более высоким качеством.

5. Упорядочить задачи от наиболее важных до наименее важных

После того, как вы разбили свою работу на более мелкие задачи, упорядочите их от наиболее важных до наименее важных.

Если возможно, убедитесь, что вы делаете самое важное в первую очередь. Если это невозможно, то сначала сделайте самый большой. Это означает, что вы сначала решаете самую большую проблему, находясь на самом высоком уровне энергии и осознанности.

Завершение основной задачи в первую очередь может оставить вас с чувством выполненного долга, которое поможет вам выполнить остальные более мелкие задачи.Это будет похоже на легкий спуск для остальной части работы!

6. Подчеркните самые важные действия

Опять же, это связано с предыдущим пунктом. Когда вы начинаете новый проект — и после того, как вы разделили его на управляемые части — определите, что окажет наибольшее положительное влияние на весь проект после его завершения. Затем, , сначала сосредоточьтесь на этом. Это настроит вас на успех с самого начала и придаст импульс.

Чтобы узнать, какая задача самая важная, спросите себя:

  • Без какого аспекта проекта мы не можем обойтись?
  • Что я могу сделать немедленно, чтобы это сделать?
  • Что сейчас нужно от меня большинству членов моей команды?

7.Знайте, в какое время вы наиболее продуктивны

Это может показаться очевидным, но это жизненно важно. Вы должны выяснить по номеру , в какое время дня вы работаете лучше всего. Ночь? Раннее утро?

Как только вы разберетесь с этим, вы сможете планировать свой день и соответственно планировать свои проекты, чтобы браться за самую важную работу, когда вы в наилучшей форме.

8. Планируйте свое время

Тайм-менеджмент включает в себя множество общих задач, но важно адаптировать свой тайм-менеджмент так, чтобы он подходил именно вам.Не применяйте каждый совет и правило, которые вы найдете, непосредственно к своей жизни и ожидайте, что они сработают.

Вы можете попробовать разделить свое время на части. Эти разделы могут различаться в зависимости от вашей работы и жизни, но такое разделение вашей работы может помочь сделать время, которое вы тратите на задачи, более управляемым.

9. Группировка задач

После того, как вы разделили проекты на задачи, попробуйте сгруппировать их в пакеты похожих задач. Это особенно эффективно, если вы работаете с командой людей.

Это означает, что вы можете разделить свою команду на группы и передавать партии похожих задач в зависимости от навыков каждой группы сотрудников. Это максимальное время эффективного делегирования.

Еще один способ сделать это — разделить время на группы. Выделите несколько дней для определенных задач и придерживайтесь их. Это побуждает команды сосредоточиться на конкретных задачах.

10. Выделите время и создайте план своего дня

Установите определенное время дня для определенных задач.Это поможет вам сосредоточить свои усилия на похожих задачах, чтобы ваше внимание не прыгало повсюду.

  • Начните с задач с наивысшим приоритетом.
  • Затем спланируйте, как вы начнете день и «закончите» работу в течение дня. Это устанавливает конечную точку рабочего дня — жизненно важно, если вы работаете удаленно.
  • Установить блоки времени для «упреждающих задач».
  • Установить блоки времени для «реактивных задач». Это включает в себя реакцию на обратную связь или решение проблем.

11. Максимальная концентрация внимания

Природа такой связи в современном мире заключается в том, что прокрастинация свирепствует. Нас постоянно заливают звонками, электронными письмами, вопросами и другой работой. Установление границ и сосредоточение внимания на деталях жизненно важно для продуктивной работы.

Убедитесь, что вы делаете только одно дело за раз. Это означает, что вы не работаете над предложением, а одновременно печатаете электронное письмо в другом окне. Одна вещь за один раз!

12.Делегация — король

Никто не может работать в вакууме. Если у вас есть свободные коллеги, используйте их!

Никто не будет впечатлен, если вы возьмете на себя слишком много работы и откажетесь от помощи, пытаясь казаться сверхпродуктивным и способным. Никто не является островом. Делегирование демонстрирует эффективность, лидерство и нацеленность на продуктивность.

13. Обеспечение соблюдения сроков

Любой опытный рабочий может это подтвердить: без срока ничего не делается. Это может быть преувеличением, но это правда, что не так много делается, если у вас нет сроков, которых нужно придерживаться.

Итак, устанавливайте регулярные сроки, и не просто придерживайтесь их, применяйте их даже к себе! Ничто так не мотивирует, как тиканье часов.

14. Научитесь говорить «нет»

Легко взять на себя больше задач, чем вы можете выполнить, пытаясь угодить или казаться способным. Тем не менее, вы никому не поможете, если не сможете закончить все вовремя.Узнайте, сколько вы можете сделать за определенное время, и реалистично относитесь к тому, какие задачи вы принимаете.

Если вы уже работаете над чем-то и считаете, что качество вашей работы пострадает, если вы возьметесь за больше, то всегда можно сказать «нет». Люди уважают того, кто знает свои пределы.

Стратегии тайм-менеджмента: методы для вас

В мире все более независимой и удаленной работы возможность распоряжаться своим временем важнее, чем когда-либо.

Если вы будете применять несколько из этих советов по управлению временем в своей повседневной жизни, вы вскоре заметите улучшение во всем: от продуктивности и сосредоточенности до стресса и самоконтроля. Быть качественным работником нужно начинать с себя. С помощью этих методов вы сможете лучше контролировать свою трудовую жизнь.

Если вам понравилась эта статья о стратегиях тайм-менеджмента, вы должны прочитать о том, почему тайм-менеджмент важен.

Мы также написали о нескольких связанных темах, таких как системы управления временем, матрица управления временем, курсы по управлению временем, цитаты по управлению временем, методы и статистика управления временем.

Хотите приложение для этого? Мы также выбрали лучшие приложения для управления временем, а также бесплатные приложения для управления временем с ограниченным бюджетом, и если вы ищете приложение для отслеживания времени, мы выбрали лучшие из них.

Излишне говорить, что мы действительно занимаемся тайм-менеджментом, и нам не нравится тратить время попусту, потому что мы знаем, как плохое тайм-менеджмент может повлиять на нас.

7 способов улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Хотите помочь с наймом? Это просто. Введите свою информацию ниже, и мы быстро свяжемся с вами, чтобы обсудить ваши потребности в найме.

Тайм-менеджмент — это борьба для многих людей в наши дни. У нас так много дел, как на работе, так и в личной жизни, и так мало времени, чтобы все это осуществить. Если вы менеджер, исполнительный директор или лидер стартапа, тайм-менеджмент становится еще более сложной задачей: вы должны совмещать потребности своей команды и свои собственные.

Тем не менее, есть много способов улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Существует множество ресурсов и методов, которые помогут вам в этом начинании. Вот семь моих любимых:

1. Составьте расписание и придерживайтесь его

Начните совершенствовать свои навыки управления временем, планируя свои дни и недели заранее. Всегда будут сюрпризы, но вполне вероятно, что у вас есть представление о видах задач и обязанностей, с которыми вам приходится сталкиваться каждый день.

Если вы чувствуете себя немного потерянным, проведите неделю или две, отслеживая каждое действие, которое вы делаете каждый день. Это поможет вам определить шаблоны и повторяющиеся задачи, которые вы затем сможете включить в свое расписание.

2. Расставьте приоритеты

Второй урок тайм-менеджмента — научиться расставлять приоритеты. Чтобы эффективно выполнить любой проект, вам необходимо решить, какие этапы или компоненты проекта наиболее важны для вашего бизнеса, а также влияние каждого этапа/компонента в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Другими словами, вы должны выяснить , какие задачи или действия принесут наибольшую отдачу. Таким образом, вы можете расставить приоритеты над менее важными задачами.

3. Установите некоторые границы

Если вы хотите, чтобы ваша команда и семья позволили вам спокойно работать, вам нужно сообщить им, когда вы недоступны. Люди не могут читать ваши мысли, поэтому вы должны установить границы, когда это необходимо. Вы не хотите показаться грубым, поэтому обязательно сообщите о своих ограничениях вежливо, но прямо.

Чтобы это сработало, вам нужно будет прояснить для всех несколько вещей:

– В какие часы дня вас вообще не следует беспокоить, за исключением экстренных случаев.

– Что считается «экстренной ситуацией».

– Когда вы можете быстро ответить на телефонный звонок или ответить на простой запрос.

– Как вашей команде следует планировать длительные совещания по более сложным вопросам.

4. Учет хороших отвлекающих факторов

Как бы вы ни старались, вы будете отвлекаться то здесь, то там.Это правда жизни. Кроме того, никто не может работать часами напролет. Нам всем нужны перерывы, чтобы оставаться продуктивными. Лучше всего смириться с тем, что отвлекающие факторы будут возникать, и попытаться включить их в свой график.

Каждый день выделяйте время простоя в своем расписании. Это может означать выделение нескольких минут здесь или там для чашки кофе, прогулки по коридору или прогулки на свежем воздухе. Эти перерывы особенно важны, если вы работаете за столом весь день.

Вы также можете использовать перерывы, чтобы попробовать некоторые методы управления стрессом, такие как дыхательные упражнения, медитация или йога.

5. Держитесь подальше от плохих отвлекающих факторов

Если у отвлекающих факторов есть и хорошая сторона, то есть и плохая. Если какое-либо отвлечение отнимает у вас слишком много времени, вы сильно отстаете от работы. Итак, узнайте, какие отвлекающие факторы отнимают у вас слишком много времени, а затем приложите все усилия, чтобы избежать этих отвлекающих факторов.

Например, вы можете держаться подальше от социальных сетей в течение рабочего дня. Вы также можете оставить окно электронной почты закрытым, пока не будете готовы просмотреть папку «Входящие». Оставлять вкладку открытой в фоновом режиме может сильно отвлекать — каждое новое входящее электронное письмо заставит вас отвлечься от текущей задачи. То же самое касается уведомлений приложений.

6. Получите техническую помощь

Существует множество приложений для управления временем, доступных как для устройств Android, так и для iOS.Это поможет вам повысить продуктивность и убедиться, что вы делаете то, что нужно.

Например, если вы хотите знать, куда уходит все ваше время, попробуйте что-то вроде Rescue Time или Toggl.

Если вы хотите поддерживать порядок в своем календаре, загрузите Cal или aCalendar.

Если вам нужна помощь, чтобы не отвлекаться, попробуйте Focus Booster.

Если ваш список дел в беспорядке, то Trello может быть идеальным для вас.

Это лишь некоторые из возможных вариантов.В наши дни для каждого есть приложение для тайм-менеджмента. Если вы не поклонник этих предложений, вы определенно можете найти что-то еще, что соответствует вашим потребностям. Просто немного покопайтесь.

7. Никогда не откладывайте на потом

Если это можно сделать сегодня, сделайте это сегодня. Это золотое правило должно стать вашим девизом , если вы хотите максимально эффективно использовать свое время.

Сделайте еще один шаг: если что-то изменится в вашем расписании и у вас появится дополнительное время до конца дня, приступайте к задачам следующего дня, не задумываясь.Гораздо лучше закончить неделю раньше в пятницу, чем застрять в работе над проектом в последнюю минуту.

Тайм-менеджмент требует дисциплины, планирования, твердого настроя и помощи нескольких хороших технических инструментов. Но если вы все сделаете правильно, это определенно окупится с точки зрения повышения производительности и снижения уровня стресса.

Попробуйте эти советы и посмотрите, что вам подходит. Ваша команда, ваши партнеры, ваши клиенты и даже ваша семья и друзья будут намного счастливее находиться рядом с вами, когда вы расслаблены и в курсе дел.

Полное руководство по распределению времени

«По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с фиксированным временем дает такой же результат, как и 60-часовая рабочая неделя без какой-либо структуры.»

— Кэл Ньюпорт, автор книги Deep Work

Если и можно что-то сказать о современном рабочем месте, так это то, что если вы не контролируете свой график, он будет контролировать вас.

Как вы совмещаете необходимое зло совещаний, электронной почты, командного чата и «занятой работы» с уделением времени тому, что вас действительно волнует? Поскольку стать цифровым отшельником для большинства из нас не вариант, нам нужны конкретные стратегии, которые помогут нам сосредоточиться в мире, созданном для того, чтобы нас отвлекать.

Вот тут и приходит на помощь блокировка времени.

Блокировка времени (и ее близкие родственники: тайм-боксинг, группирование задач и тематика дня) — это простой, но эффективный способ вернуть себе контроль над рабочим днем.

Попробуйте заблокировать время, если вы… ответы на электронные письма и сообщения

  • Найти свой день, нарезанный встречами

  • Борьба с постоянными перерывами в течение дня

  • Борьба за то, чтобы найти время и умственное пространство для масштабного мышления

  • дать вам представление о том, что такое блокировка времени, группировка задач и тематика дня; как комбинация этих стратегий может помочь вам восстановить свой график; и лучший способ использовать свой календарь и диспетчер задач, чтобы начать блокировать время.

    Что такое блокировка времени?

    Блокирование времени — это метод тайм-менеджмента, который предлагает вам разделить свой день на блоки времени. Каждый блок предназначен для выполнения определенной задачи или группы задач, и только этих конкретных задач. Вместо того, чтобы вести открытый список дел, которые вы будете выполнять по мере возможности, вы будете начинать каждый день с конкретного расписания, в котором указано, над чем вы будете работать и когда.

    Суть этого метода заключается в том, чтобы заранее расставить приоритеты в списке задач. Обязательным условием является специальный еженедельный обзор.Подведите итоги предстоящей недели и сделайте приблизительный набросок своих временных блоков на каждый день. В конце каждого рабочего дня просматривайте все задачи, которые вы не закончили, а также любые новые задачи, которые появились, и соответствующим образом корректируйте свои временные блоки на оставшуюся часть недели.

    Когда дни расписаны заранее, вам не придется постоянно выбирать, на чем сосредоточиться. Все, что вам нужно сделать, это следовать расписанию, заблокированному по времени. Если вы отвлекаетесь или отвлекаетесь, просто посмотрите на свое расписание и вернитесь к той задаче, для которой вы выделили время.

    Копать глубже

    Мы написали отдельное подробное руководство по еженедельным обзорам, которое поможет вам создать распорядок дня, который будет работать на вас.

    Варианты блокировки по времени

    Блокировка по времени имеет несколько близких, но разных родственников, о которых стоит подумать: группирование задач, тематика дня и разделение времени.

    Метод Что это такое? Пример

    Блокировка по времени

    Разделение дня на блоки времени, каждый из которых посвящен выполнению определенной задачи или действия и только этой конкретной задачи или действия.

    «Я буду писать каждый день с 9 до 11 утра.»

    Пакетная обработка задач

    «Я отвечу на все мои письма в 15:00».

    Тема дня

    «Каждый понедельник я буду заниматься созданием контента. Каждый вторник я буду заниматься продвижением контента. Каждую среду я буду заниматься исследованиями и идеями. И так далее.»

    Таймбоксинг

    «Я напишу 1000 слов завтра с 9 до 11 утра.»

    Пакетирование задач

    Пакетирование задач — это когда вы группируете похожие (обычно меньшие) задачи вместе и планируете определенные временные блоки для выполнения всех сразу. Выполняя аналогичные задачи в группе, вы ограничите количество переключений контекста, которые вам приходится делать в течение дня, экономя драгоценное время и умственную энергию. Например, планирование двух 20-минутных блоков для обработки электронной почты в течение дня более эффективно, чем проверка папки «Входящие» каждые 15 минут.

    Блокировка по времени хорошо сочетается с группировкой задач, поскольку избавляет вас от планирования каждой отдельной задачи в вашем календаре.Просто выделяйте отрезки времени каждый день или неделю, когда вы хотите выполнить определенный набор действий, например, электронная почта, выставление счетов, тренировки, встречи, письмо, кодирование, глубокая работа, поручения, приготовление еды.

    Тема дня

    Тематика дня — это более экстремальная версия группирования задач для людей, у которых много областей ответственности, конкурирующих за их внимание. Например, предпринимателю часто приходится одновременно уделять внимание маркетингу, продажам, разработке продуктов, поддержке клиентов и управлению персоналом.Вместо того, чтобы каждый день выделять временные блоки для каждой сферы ответственности, тематика дня каждую неделю посвящает целый день каждой сфере ответственности.

    Майк Варди, основатель Productivityist, использует дневную тематику, чтобы расставлять приоритеты на каждый день. Вот как он определяет темы своей недели:

    Посвящение каждого дня одной теме создает надежную схему работы и еще больше ограничивает когнитивную нагрузку переключения контекста. Варди объясняет, что создание тем обеспечивает ясность ума, что позволяет ему сосредоточиться на своей семье:

    «Знание того, что день «значит» для меня, позволяет мне делать то, что мне нужно, и чего я хочу достичь, не видя неопределенных вещей, которые я должен сделать». в списке дел.В результате я меньше устаю от принятия решений и у меня даже больше энергии, когда я провожу время со своими детьми».

    Тайм-боксинг

    Тайм-боксинг и тайм-боксинг часто путают как синонимы, но между ними есть важное различие. Блокировка времени просит вас выделить определенные отрезки времени, чтобы сосредоточиться на заданной задаче или деятельности. Например: «Я буду работать над первым черновиком своего сообщения в блоге с 9 до 11 утра завтра».

    В отличие от этого, тайм-боксинг требует, чтобы вы установили ограничение на количество времени, которое вы посвятите конкретной задаче.Вот ограниченная по времени версия приведенного выше примера блокировки времени: «Я закончу первый черновик своего поста в блоге завтра с 9 до 11 утра».

    Этот созданный вами «временной ящик» заставляет вас работать эффективно, потому что у вас есть ограниченное количество времени для выполнения задачи. Это может быть забавным способом бросить себе вызов и геймифицировать свою продуктивность.

    Почему блокировка времени так эффективна?

    Эта техника кажется простой на первый взгляд, но оказывает сильное влияние на вашу способность выполнять задачи:

    Она способствует целенаправленной «глубокой работе»

    Кэл Ньюпорт, автор книги «Глубокая работа: правила целенаправленного успеха в рассеянном мире», является большим сторонником блокировки времени.Каждый вечер он посвящает 20 минут планированию следующего рабочего дня:

    «Иногда люди спрашивают, почему я заморачиваюсь с таким подробным планированием. Мой ответ прост: это создает огромную производительность. По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с ограниченным временем дает такой же объем продукции, как и 60-часовая рабочая неделя без какой-либо структуры».

    Когда вы выделяете часть времени на работу над одним проектом, проблемой или задачей, вы направляете все свои умственные ресурсы на одно дело, а не распыляете свое внимание на несколько задач.Чем больше вы занимаетесь «одной задачей», тем больше вы развиваете умственные мышцы, необходимые для глубокой работы, и тем легче становится оставаться сосредоточенным.

    Помогает более эффективно выполнять «мелкую работу»

    Мелкая работа — это срочная работа, которая не важна для достижения ваших долгосрочных целей. Например, работа с документами или ответы на (большинство) электронных писем. Когда вы ограничиваете время мелкой работой, вы устанавливаете четкие ограничения на то, сколько времени вы посвятите ей. Кроме того, объединение похожих задач снижает затраты на переключение контекста.Объединив все неглубокие задачи в один или два выделенных временных блока, вы сможете более эффективно справляться с ними и защитить остаток рабочего дня для более эффективной работы.

    Это поможет вам понять, как вы тратите свое время.

    Большинство людей плохо разбираются в тайм-менеджменте. Мы ужасно оцениваем, сколько времени займут задачи, и у нас есть склонность переусердствовать с собой в будущем. Блокирование времени заставляет вас противостоять вашим текущим приоритетам и обязательствам и целенаправленно относиться к тому, как вы проводите свое ограниченное время.Для каждого нового обязательства, которое вы впускаете в свою жизнь, вы вынуждены находить физическое место в своем календаре. В результате альтернативная стоимость слова «да» становится более конкретной, и становится намного проще сказать «нет».

    Противодействует перфекционизму

    Нечеткие временные рамки — злейший враг перфекциониста. Всегда есть что доработать и улучшить. Может быть трудно понять, когда закончен открытый проект, особенно если вы стремитесь к совершенству. В какой-то момент вы должны быть в состоянии сказать «достаточно хорошо» и двигаться дальше.Тайм-боксинг может помочь, налагая временные ограничения на ваши проекты. Если вы часто продлеваете задачи, пытаясь сделать все правильно, установите строгие временные рамки для завершения задачи и придерживайтесь их.

    Это помогает вам добиваться поставленных целей

    В статье «Помимо благих намерений: побуждение людей к составлению планов улучшает выполнение важных задач» исследователи д-р Тодд Роджерс и д-р Кэтрин Л. Милкман рассматривают несколько исследований, поддерживающих идея о том, что «конкретные планы помогают людям следовать своим намерениям.

    Люди с большей вероятностью действовали в соответствии со своими намерениями, начиная с режима упражнений и заканчивая планированием прививки от гриппа, когда записывали конкретное место, дату и время действия. Тем не менее, большинство людей полагаются на расплывчатые намерения, а не на конкретные планы:

    «Парадоксально, люди часто не планируют, когда начинают с сильными намерениями. Они ошибочно полагают, что их сильных намерений достаточно, чтобы побудить их к желаемому поведению, и эта вера удерживает их от использования стратегий, которые могли бы помочь воплотить намерения в действия.

    Вывод: когда вы планируете свои задачи и цели, у вас больше шансов их выполнить. Блокирование времени заставляет вас строить конкретные планы, которые гарантируют, что вы работаете над достижением своих целей каждый день. Как однажды заметил Уильям Фолкнер:

    «Я пишу только тогда, когда приходит вдохновение. К счастью, он бьет в девять каждое утро.

    Но будет ли блокировка времени работать с моей работой?

    Одно из самых больших критических замечаний по поводу блокировки времени заключается в том, что она не учитывает реактивные задания, когда невозможно предвидеть, что произойдет в любой момент.Является ли временная блокировка реалистичной стратегией для специалиста службы поддержки, чья работа состоит в том, чтобы отвечать на запросы? Или менеджер по работе с клиентами, который должен быть доступен для ответа на запросы клиентов?

    Мы бы поспорили, что да, даже небольшой контроль над своим графиком может быть полезен независимо от того, чем вы занимаетесь. Кэл Ньюпорт выразился так:

    «Периоды бессрочной реактивности могут быть заблокированы, как и любые другие обязательства. Даже если вы выделяете большую часть своего дня, например, на реактивную работу, тот факт, что вы контролируете свое расписание, позволит вам посвятить несколько небольших блоков (возможно, на периферии расписания) более глубоким занятиям.

    Когда ваш рабочий день управляется внешними силами, легко упустить из виду собственные цели. Блокировка времени может помочь вам лучше контролировать даже самые непредсказуемые графики.

    Некоторые распространенные ошибки блокировки по времени и как их избежать

    Хотя блокировка по времени довольно проста в теории, ее трудно придерживаться на практике. Вот несколько советов, которые помогут вам успешно применить этот метод (и не стать в процессе рабом своего календаря):

    Недооценка своего времени

    отточили свои инстинкты, ошиблись в том, что выделили слишком много времени для задач, а не слишком мало.Добавьте в свое расписание дополнительное время для выполнения и перехода между задачами. Вы даже можете создавать «условные блоки» времени, которые вы можете использовать, если отстаете.

    Попробуйте эти инструменты

    Улучшите свое представление о том, сколько времени вы на самом деле тратите на задачи с помощью таких счетчиков времени, как RescueTime или Toggl.

    Быть слишком жестким

    Что-то случится и разрушит ваши планы. Но имейте в виду, что ваш план — это руководство, которое поможет сосредоточить ваше внимание на том, что важно, а не обязывающий договор.

    Даже эксперт по продуктивности Кэл Ньюпорт редактирует свои планы в течение дня, вычеркивая первоначальные блоки времени и заполняя их обновленными планами по мере необходимости:

    Ньюпорт реагирует на изменения в своем расписании, рассматривая их как игру:

    «Это Тип планирования для меня подобен игре в шахматы, где блоки работы распределяются и сортируются таким образом, что большие и малые проекты, кажется, завершаются с (достаточно) свободным временем».

    Относитесь к временным блокам как к гибкому способу бросить вызов себе, а не как к строгому инструменту для наказания себя, когда вы не успеваете.

    Чрезмерное планирование своего досуга

    Хотя говорят, что Илон Маск и Билл Гейтс планируют свой день с шагом в 5 минут, чрезмерное планирование вашего свободного времени может быть саморазрушительным упражнением. Исследования показали, что планирование досуга оказывает «уникальный демпфирующий эффект» на общее удовольствие от деятельности.

    Вместо этого вы можете запланировать время, чтобы отключиться и расслабиться без определенного плана того, как вы проведете это время. Это даст вам возможность более спонтанно решать, что вы хотите сделать — позвонить друзьям, чтобы выпить? Зацените эту новую игру для Xbox? Читать? Что бы вы ни решили, просто не забывайте оставлять хотя бы часть своего свободного времени свободным.

    Блокировка времени с помощью Todoist

    Вы можете реализовать блокировку времени с помощью любого инструмента, но в этом разделе мы сосредоточимся на том, как использовать Todoist вместе с вашим любимым приложением-календарем или даже старой доброй ручкой и бумагой. Мы рассмотрим, как реализовать три различных варианта блокировки времени: группирование задач, тематика дня и планирование отдельных задач.

    Вариант группирования задач

    Строгая временная блокировка — выделение временного блока для каждой отдельной задачи — может быть утомительной и трудной в поддержании с течением времени.Мы рекомендуем комбинировать временную блокировку и пакетную обработку задач для более упорядоченной системы. Вместо одного временного блока для каждой отдельной задачи вы назначите временной блок для каждой категории задач, которые вы группируете вместе. Вот как это выглядит на практике:

    Во-первых, решите, какие общие категории работы должны быть отражены в вашем ежедневном или еженедельном расписании. Например, внештатный писатель может иметь следующую категорию Список категорий:

    • Email

    • 7

    • Заседания

    • Research

    • Написание

    • Профессиональное развитие

    • йога

    • Йога

    • Personal Admin

    • Чтение

    • Свободное время

    Теперь садимся с любимым приложением календаря или планировщика бумаги и создание временных блоков для предстоящая неделя, которые отражают время, которое вы будете работать над каждой категорией.Убедитесь, что всем вашим приоритетам и обязательствам отведено достаточно места в вашем календаре. Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь найти место, вам, возможно, придется начать сокращать свои обязательства. Конечный результат будет выглядеть примерно так:

    Если вам сложно придерживаться электронного расписания, мы рекомендуем планировать свой день на бумаге. Бумажный график заставляет вас начинать каждый день с чистого листа и позволяет легко набрасывать вещи и адаптироваться в течение дня. Кроме того, вам также будет проще держать свой рабочий график открытым на столе в качестве наглядного напоминания о том, на чем вы планировали сосредоточиться.

    Если вы работаете в компании с общими календарями, вам может быть полезно публично заблокировать время для «глубокой работы», чтобы освободить достаточное количество дневных встреч. Хой Винь, главный дизайнер Adobe, использует эту стратегию в своем офисе:

    «Я ищу в своем календаре периоды времени, которые могу выделить для «глубокой работы». Иногда я перемещаю встречи, чтобы создать более длинные непрерывные блоки, а затем создаю встречу под названием «Не бронировать» или, если я подозреваю, что кто-то проигнорирует это, я назову ее как-то вроде «Совместная сессия» или « Обзор исследований.«Вы должны стать хитрым».

    Теперь у вас есть временные блоки для каждой категории, но вам по-прежнему нужно знать, над какой конкретной задачей — или группой задач — работать, когда придет время. Вот тут и приходит на помощь диспетчер задач, такой как Todoist.

    Создайте метку Todoist для каждой групповой категории, которую вы придумали на первом этапе, затем просмотрите все свои текущие задачи и присвойте каждой соответствующую метку.

    Теперь, когда вы подходите к временному блоку, все, что вам нужно сделать, это открыть соответствующий список меток и выбрать из соответствующих задач.Задачи с датами будут автоматически отсортированы вверху, чтобы вы знали, когда что-то должно быть выполнено в ближайшее время и требует вашего внимания в первую очередь.

    Совет Todoist

    Вы также можете создать новый фильтр с запросом типа «@personal_admin и следующие 7 дней», чтобы увидеть только задачи, которые нужно выполнить на следующей неделе с этим конкретным ярлыком.

    Чтобы ничего не ускользнуло, у каждой задачи должна быть метка. Однако вы, вероятно, обнаружите, что не все категории нужно отслеживать в Todoist.Например, вы можете захотеть отслеживать свои встречи или занятия в календаре, а не в диспетчере задач. И, как мы уже говорили ранее, вы не хотите перепрограммировать свое свободное время. Поэкспериментируйте со своей настройкой, чтобы выяснить, что имеет смысл для ваших конкретных обстоятельств.

    Вариант тематики дня

    Если вы пытаетесь заблокировать время и все еще чувствуете себя рассеянным и рассеянным, вы можете попробовать тему дня. Мы рекомендуем этот бесплатный курс Skillshare Майка Варди. Он проведет вас через настройку системы тематики дня, включая подробные примеры использования как бумаги, так и Todoist.

    Планирование блоков времени для отдельных задач

    Конечно, если вы хотите сохранить более детальное расписание, вы всегда можете создать отдельные блоки времени для каждой задачи. Самый простой способ сделать это с Todoist — через двустороннюю интеграцию с Календарем Google.

    При настройке интеграции:

    • Создайте новый календарь только для своих задач Todoist, чтобы вы могли включать и выключать их внутри календаря по мере необходимости.

    • Выберите синхронизацию всей учетной записи Todoist или создайте отдельные календари для каждого из ваших проектов Todoist.

    • Выберите синхронизацию задач только со сроком выполнения в дополнение к задачам со сроком и временем выполнения.

    Любая задача Todoist с датой и временем автоматически отображается как событие в вашем новом календаре Todoist. Любая задача с датой, но без времени будет отображаться как однодневное событие.

    Во время еженедельного обзора укажите для каждой задачи, которую вы хотите выполнить, дату и/или время начала, введя что-то вроде «Понедельник в полдень» или «Каждую пятницу в 9 утра» в поле задачи.Todoist автоматически распознает и выделит дату и установит ее при сохранении задачи.

    Теперь, когда вы открываете ежедневное или еженедельное представление в своем календаре, вы увидите, что каждая из ваших задач запланирована как отдельные события (также известные как ваши временные блоки). Вы можете расширять, сокращать, редактировать и перемещать временные блоки внутри календаря. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, автоматически синхронизируются с вашим Todoist (и наоборот).


    Планирование дней и недель наперед может показаться пустой тратой драгоценного времени, которое вы могли бы использовать для выполнения дел.Но когда вы не контролируете свой календарь, легко отвлечься. Загрузив процесс принятия решений о том, над чем работать в течение дня или недели, вы сэкономите время и умственную энергию, когда дело дойдет до работы.

    Попробуйте блокировку времени и группировку задач в течение недели и посмотрите, каково это — вернуть контроль над своим временем и вниманием.