Бизнес-Новости
Разное / Управленческая отчетность образец в excel: Управленческие отчеты в Excel: примеры

Управленческая отчетность образец в excel: Управленческие отчеты в Excel: примеры

Содержание

Шаблон таблицы управленческого учёта и инструкция — Финансы на vc.ru

Полноценная модель учёта финансов проектных компаний. Простая таблица, где обычными формулами строятся отчёты на основе учётной информации.

{«id»:93020,»type»:»num»,»link»:»https:\/\/vc.ru\/finance\/93020-shablon-tablicy-upravlencheskogo-ucheta-i-instrukciya»,»gtm»:»»,»prevCount»:null,»count»:67,»isAuthorized»:false}

{«id»:93020,»type»:1,»typeStr»:»content»,»showTitle»:false,»initialState»:{«isActive»:false},»gtm»:»»}

{«id»:93020,»gtm»:null}

47 008 просмотров

Делимся моделью, в которой организован учет в helpexcel.pro. Мы создали таблицу на основе выдержки из нескольких успешных работ. Таблица подойдёт для компаний с проектной деятельностью.

О шаблоне

Таблица состоит из двух основных элементов.

1. Области учета

  • Лист для ведения параметров проектов.
  • Лист учёта финансов.

2. Области отчетности

  • Отчет о движении денег.
  • Отчет по финансам проектов.
  • Отчет о прибылях и убытках (расходы формируются кассовым методом).
  • Отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Ссылка на таблицу в конце статьи. Рекомендуем прочесть до конца, чтобы не сделать ошибок при настройке и правильно понять суть.

Учёт проектов

На данном листе ведём проектный учёт. Это наименования проектов, статусы работы.

Ячейки фиолетового цвета записывает пользователь. Серые считаются формулами и выводят сводные данные.

При необходимости вы можете добавить нужные вам столбцы для ввода параметров проектов. На вычисления это не повлияет и ничего не сломается.

Учёт финансов

Лист предназначен для записи приходных и расходных операций. Он является источником информации для построения отчётов. Поля листа, необходимые для каждого из отчётов, будут описаны ниже.

Значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник».

{ «osnovaUnitId»: null, «url»: «https://booster.osnova.io/a/relevant?site=vc&v=2», «place»: «between_entry_blocks», «site»: «vc», «settings»: {«modes»:{«externalLink»:{«buttonLabels»:[«\u0423\u0437\u043d\u0430\u0442\u044c»,»\u0427\u0438\u0442\u0430\u0442\u044c»,»\u041d\u0430\u0447\u0430\u0442\u044c»,»\u0417\u0430\u043a\u0430\u0437\u0430\u0442\u044c»,»\u041a\u0443\u043f\u0438\u0442\u044c»,»\u041f\u043e\u043b\u0443\u0447\u0438\u0442\u044c»,»\u0421\u043a\u0430\u0447\u0430\u0442\u044c»,»\u041f\u0435\u0440\u0435\u0439\u0442\u0438″]}},»deviceList»:{«desktop»:»\u0414\u0435\u0441\u043a\u0442\u043e\u043f»,»smartphone»:»\u0421\u043c\u0430\u0440\u0442\u0444\u043e\u043d\u044b»,»tablet»:»\u041f\u043b\u0430\u043d\u0448\u0435\u0442\u044b»}} }

Отчёт о движении денег

Отчёт формируется на листе “Cash Flow”. В выпадающих списках над отчётом можно определить год и проект, в разрезе которого он выводится. Если поле для выбора проекта пустое, отчет строится по всем проектам и компании в целом.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Статья ДДС.
  • Сумма.

Статьи отчета определяются выбором из выпадающего списка в форме отчёта. Предварительно должны быть введены статьи ДДС на лист справочника.

Поля «Дата начисления», «Проект», «Сотрудник/контрагент» заполняются при необходимости.

Отчёт по финансам проектов

Лист “Cash Flow проектов” является производным от отчета о движении денег. Для каждого проекта выводятся сводные поступления и расходы.

На листе предусмотрено десять мини-форм. Одна форма — один проект. Проект выбирается в выпадающем списке левого верхнего угла формы отчета.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Статья ДДС.
  • Сумма.
  • Проект.

Отчёт по выплатам контрагентам и сотрудникам

Нужен для того, чтобы в динамике видеть суммы выплат по составляющим себестоимости услуг.

Наименования контрагентов и фамилии сотрудников в форме отчётов являются выпадающими списками в поле «Сотрудник/контрагент» листа «Учёт финансов».

То есть чтобы получить правильный справочник на листе учета финансов, нужно заполнить столбец В отчета по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Сотрудник/контрагент
  • Сумма.

Отчёт о прибылях и убытках (P&L)

Он сделан по методологии, рассчитанной именно под наши процессы. Мы руководствовались принципом минимизации пользовательских действий. Отчет строится кассовым методом.

Мы выделяем несколько составляющих расчета прибыли, которые связаны со статьями ДДС в справочнике.

В заданный период отчета информация попадает по дате начисления, которую указывает пользователь на листе учета финансов.

Например, мы в ноябре выдали заработную плату, начисленную в октябре. Тогда дату операции указываем текущую, а дату начисления октябрь. В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в октябре.

Если не указывать дату начисления, то формулы автоматически приравнивают ее к дате операции. Пользователь может поменять дату в любой момент.

Выручка считается только по поступлениям с галочкой в поле «Акт подписан» листе учета финансов.

Пора поделиться шаблоном таблицы

Чтобы увидеть ее полную функциональность, создайте копию, в меню: Файл → Создать копию.

Вопросы по настройке, конструктивную критику и пожелания пишите в комментарии.

Отвечу каждому и помогу разобраться с адаптацией шаблона.

Возможности Anaplan. Интеграция с 1С.

Когда BI-системы бессильны

Традиционно, говоря об отчетности, пользователи имеют в виду BI-системы. И если речь идет об отчетности, основная цель которой — агрегировать и декомпозировать данные, например, отчет о продажах по странам, регионам, городам, магазинам, продуктам, необходимо признать, что BI-кубы, работающие с корпоративным хранилищем данных, действительно достаточно эффективны.  Проблемы начинают возникать, когда необходимо сделать определенные вычисления, например, перераспределить накладные расходы, определить долю прибыли в выручке, сформировать отчеты о прибылях и убытках, отчеты по себестоимости или торговой наценке.

Управленческая отчетность: возможности

Anaplan
Интеграция с источниками данных

Anaplan предоставляет инструменты интеграции с большинством современных источников данных – СУБД, ERP- системы (включая SAP), ETL-продуктам (включая Informatica), MS Excel.  
Особняком выступает интеграция с 1С, трудности с которой возникают не только у зарубежных систем, но и у продуктов, созданных на базе 1С. Традиционно для интеграции с 1С используется механизм выгрузок-загрузок, что увеличивает трудозатраты специалистов 1С и администраторов в компаниях заказчиков.   Для решения этой задачи специалисты «АТОМС Консалтинг» разработали «АТОМС Connector», который позволяет интегрироваться с 1С через механизм Веб-сервисов. Это существенно упрощает интеграционный процесс по следующим причинам:

  • нет необходимости создавать и отдельно настраивать выгрузку и загрузку информации, достаточно опубликовать уже существующий отчет 1С через веб-интерфейс;
  • нет привязки к определенным серверам;
  • нет привязки к определенным базам 1С.

Управленческая Отчетность силами бизнес-подразделений

Во многих компаниях существует проблема Excel-удушья. При наличии различных систем автоматизации – ERP, BI, CRM, Системы планирования и т.д., — значительная часть управленческой отчетности формируется специалистами в MS Excel. Ключевым «знанием» сотрудников становится информация кто, где и когда готовит необходимый Excel-файл. А также понимание того, что в этом файле надо подкорректировать, чтобы он удовлетворял потребность в данных. Такая ситуация объясняется тем, что для получения нового отчета необходимо инициировать новый проект, «выбивать» бюджет, писать ТЗ. И даже успешное прохождение всех этих этапов еще не гарантирует качественный результат, поскольку полученный в итоге «черный ящик», разработанный собственными или привлеченными IT-специалистами, может предоставить некорректный  итог. Поэтому гораздо проще и надежнее сделать отчет самостоятельно. Так современные, дорогие автоматизированные системы начинают обрастать значительным количеством Excel-файлов и постепенно становятся непригодны к работе.

 

Anaplan решает эти проблемы, благодаря простоте настройки, высокой производительности, мощным возможностям обработки и трансформации данных, встроенным инструментам визуализации информации.

 

Уже через два дня базового тренинга специалисты бизнес-подразделений клиентских компаний могут настраивать простые отчеты в Anaplan самостоятельно, а через 2-3 месяца сложно придумать отчет, с которым не справится рядовой специалист планового отдела.

Финансовая отчетность: от первичной выгрузки до консолидации.

Подготовка финансовой отчетности компании обычно проходит следующие этапы:

  • Импорт первичных данных (операции, проводки, реестры)
  • Обогащение данных аналитикой
  • Трансформация данных
  • Консолидация данных
  • Формирование раскрытий.

Рассмотрим пример подготовки финансовой отчетности.

 

Импорт данных бухгалтерского учета

Данные бухгалтерского учеты загружаются из внешних систем:

  • Для российского периметра – 1С
  • Для прочих периметров – MS Axapta или SAP
  • Для новых компаний – Excel

Данные из 1С загружаются в Anaplan напрямую через “ATOMS-Connector”. Данные из MS Axapta загружаются из MS SQL Server через стандартный продукт Anaplan Connect.
Данные из SAP выгружаются через Anaplan-SAP-connector. Данные из Excel загружаются в Anaplan через расширение Anaplan для Excel – Excel Add-In.

После чего осуществляется автоматическое приведение импортированных аналитик к единым справочникам.

 

Обогащение данных аналитикой

Далее данные бухгалтерского учета проходят автоматическую обработку:

  • Разбивка на функциональные блоки (Выручка, Подотчет, Курсовые разницы).
  • Обогащение дополнительной аналитикой.

После этого работа продолжается с каждым функциональным/смысловым блоком – «командировочные расходы», «подотчетные документы» и т.д. У каждого из них свои правила обогащения аналитикой и трансформации.

Следующий шаг – автоматическое обогащение полученной отчетности аналитикой: статьи управленческого учета, статьи МСФО, указание управленческого подразделения и т.д.

 

Трансформация данных

В зависимости от определенного функционального блока задействуется тот или иной трансформационный алгоритм, в том числе :

  • Перераспределение накладных расходов. Например, есть большое здание, в котором отдельные помещения арендуют различные службы – магазины, менеджеры по продажам, топ-менеджеры, бухгалтерия и т.д. В зависимости от занимаемой площади, у них разная стоимость арены, электроэнергии, охраны и т.д. Собственник видит коммунальные платежи одной статьей, и эти накладные расходы необходимо перераспределить и отнести на конкретное подразделение.
  • Дробление. Например, для учета продаж в компании используется специализированная система, которая содержит более детальную информацию с большим набором аналитик, нежели бухгалтерская система.  Данные по функциональному блоку Выручка автоматически сторнируются (отменяются) и замещаются данными из специализированной системы учета продаж.
  • Поправки на основании реестров.

 

По учету и движению по основным средствам (нематериальным активам, займам, аренде и расходам будущих периодов) в Анаплан импортируются отдельные реестры.
Все операции РСБУ по Основным средствам сторнируются (кроме ввода новых объектов,  модернизации) и рассчитываются внутри Анаплан по данным управленческого учета и МСФО на  базе реестра.

  • Accruals и прочие поправки

В результате эта информация попадает в так называемую трансформационную таблицу, на основании которой строится управленческая отчетность. Инструменты таблицы позволяют формировать финансовую отчетность, корректируя данные российской отчетности. Трансформационная таблица также  предоставляет возможность проследить процесс трансформации отчетности по видам поправок от данных РСБУ до данных управленческой отчетности.

 

Консолидация данных и Формирование раскрытий.

Консолидация данных и Формирование раскрытий венчают процесс подготовки финансовой отчетности. Возможна настройка любых консолидационных поправок – от элиминации ВГО до расчета долей миноритариев. Количество и сложность раскрытий также не ограничиваются системой.

Как выбрать сервис управленческого учета

Александра Гладышева

помогает настраивать управленческий учет

Я финансист, последние 13 лет помогаю малому и среднему бизнесу внедрить и автоматизировать управленческий учет, чтобы руководитель принимал решения на основании полных данных.

Судя по моей практике, у предпринимателей примерно одни и те же проблемы. Они хотят понимать, как предотвратить кассовый разрыв, избежать просрочки долгов, увеличить выручку и прибыль. А еще хотят сделать так, чтобы поменьше считать, а побольше принимать решения.

Для этого и нужен управленческий учет — с его помощью можно отслеживать динамику денег, прогнозировать выручку и расходы, контролировать запасы и производство. И принимать на основе всего этого решения по развитию дела.

Учет лучше вести с самого старта компании. Из моей практики без управленческого учета на плаву остаются только те компании, у которых ошибки руководителя прощает маржа. Или обороты настолько малы, что все цифры можно держать в голове.

Вести учет можно хоть в таблицах — главное, чтобы данные было удобно собирать и визуализировать. Но есть и специальные онлайн-сервисы, о них и поговорим в этой статье.

Принцип работы у всех сервисов одинаковый: предприниматель загружает в них данные, а программа составляет на их основе отчеты. Различия в том, какие данные и как может обработать сервис, какие отчеты и показатели вывести, а также в самом подходе к управленческому учету у создателей и разработчиков.

Я сравнила четыре сервиса управленческого учета: «Финансист», «Планфакт», «Финолог» и «Финтабло» — об этих сервисах меня чаще всего спрашивают клиенты. Расскажу, как они могут помочь и чем отличаются.

Должна предупредить, что этот материал содержит много сложной финансовой информации и будет полезен в первую очередь специалистам и руководителям, которые имеют хотя бы небольшой опыт работы с управленческим учетом.

НОВЫЙ КУРС

Как сделать ремонт и не сойти с ума

Разбираемся, как начать и закончить ремонт без переплат: от проекта до приемки

Покажите!

Чем могут помочь онлайн-сервисы

Онлайн-сервисы управленческого учета решают сразу несколько задач:

  1. Собирают важные показатели в одном месте и приводят их в понятный вид — выручку, прибыль, долги, капитал, расходы, деньги, товарные запасы.
  2. Собирают информацию по всем компаниям, источникам и направлениям, которыми занимается бизнес. Например, в вашем бизнесе несколько юридических лиц, несколько расчетных счетов и касс и больше десяти источников поступления и расхода денег — все это можно собрать в одном месте и увидеть общую картину.
  3. Дают возможность быстро получать данные и принимать решения на их основе.

А еще сервисы прогнозируют кассовый разрыв, проводят план-фактный анализ, помогают контролировать выполнение и изменения плановых показателей, показывают аналитику по направлениям, статьям, отделам и проектам.

Например, можно отслеживать отклонения от обычных значений в отчете о движении денежных средств. Или прогнозировать кассовый разрыв.

Видно, как летом 2020 года компании внезапно пришлось вернуть клиентам большую сумму и потратить на закупку сырья и банковские комиссии гораздо больше, чем обычно Исходя из предыдущих данных сервис предсказывает, когда денег на счету будет недостаточно

Сервис — это только часть системы управленческого учета

Чтобы онлайн-сервис корректно работал и показывал правду, важно, чтобы были выстроены сами процессы. Сервис только собирает и автоматизирует то, что уже работает и настроено, это просто полезный инструмент для бизнеса. Чтобы все работало, в управленческом учете должны принимать активное участие руководитель, сотрудники и финансисты, если они привлекаются отдельно.

Как работают сервисы

Если вы ведете учет в таблице, нужно вручную собирать данные по доходам, расходам, поступлению денег и запасам по каждой компании и направлению. Потом записывать их в таблицу, прописывать формулы и собирать сводный отчет — например, о движении денежных средств. Это долго и сложно.

Сервисы управленческого учета умеют подключаться к приложениям банков и другим программам и автоматически загружают нужную информацию. Недостающие данные можно также импортировать в сервис, а он все обработает и выдаст итоговый отчет. Это делается быстрее и снижает количество ошибок.

Разные сервисы загружают разные данные. Все из них умеют собирать сведения о денежных операциях в банках и кассах, некоторые отдельно загружают данные из бухгалтерских программ об отгрузках и закупках.

В «Финтабло» можно просто поставить цифру сразу в отчет, если учет ведется в другом месте — например, через «Мой склад», а остальное подгрузить автоматически. «Финансист» умеет загружать данные из 1С без участия пользователя. «Планфакт» и «Финолог» автоматически загружают все денежные операции, но сведения об отгрузках придется вносить вручную.

Что мы будем сравнивать и на основе каких данных

Среди моих клиентов есть компания — предприятие с небольшой выручкой и двумя разными направлениями деятельности: лесозаготовки и строительно-монтажные работы. Назовем ее «Осина». Компания создана 10 лет назад, а в моем распоряжении есть 2020 год, по данным которого мы сравним итоговые показатели во всех сервисах.

В целом дела у «Осины» идут хорошо, но управленческий учет она ведет в таблицах, и это занимает в среднем 3—4 часа в неделю. Я хотела понять, можно ли с помощью сервисов сократить время, получить более современный вид отчетов и увеличить их гибкость, при этом не тратя дополнительные часы на внесение изменений.

Поскольку два сервиса не умеют загружать данные из 1С, а один выгружает оттуда только банковскую выписку, я решила дать сервисам одинаковые стартовые условия. Вручную загрузила в каждый сервис по два файла с выписками расчетных счетов в формате xml и данные по кассе.

Что будем сравнивать. Возьмем отчеты о движении денежных средств — их умеют делать все сервисы. И составим их по двум направлениям компании и видам деятельности — операционной, финансовой и инвестиционной. Направления — лесозаготовки и строительно-монтажные работы — в сервисах называют проектами.

Еще оценим возможности каждого сервиса по таким характеристикам:

  1. Как сервис составляет отчет о прибылях и убытках.
  2. Показывает ли баланс и насколько качественно.
  3. Как выглядит главный экран.
  4. Сколько стоит сервис.
  5. Какие есть дополнительные возможности, важные для бизнеса.

Все сервисы предоставляют 14-дневный тестовый доступ с расширенными функциями и демонстрацию сервиса от специалиста. Времени вполне хватит, чтобы загрузить все операции и оценить первые результаты.

Также в каждом сервисе есть удобный интерфейс с кучей подсказок, обучающих видео и инструкций по заполнению. Для меня самым понятным оказался «Финансист» — подсказки в нем интегрированы в сами действия. А самым неудобным — «Планфакт», подсказок там маловато. Тем, кто только начинает разбираться с управленческим учетом в целом, наиболее удобно будет работать в «Финтабло»: помимо инструкций по самому сервису в каждом разделе есть видео и статьи по теории учета.

Что такое правило разнесения

Данные о движениях денежных средств у всех четырех сервисов загружаются одинаково: операции загружаются, затем проходят через правила разнесения и отражаются в соответствии с ними.

Правило разнесения — это фильтр, по которому сервис сортирует операции с деньгами.

Наша тестовая компания «Осина» занимается лесозаготовками и строительными работами. Чтобы отслеживать выручку по этим направлениям, сервис должен «понимать», за что пришли деньги — за партию древесины или за проект по строительству дома, и разносить эти платежи в нужные категории.

Поэтому в правилах разнесения можно указать, чтобы все платежи, где в назначении есть слово «древесина», отражались как поступления денег по лесозаготовкам.

Если интегрировать сервис с банком или онлайн-кассой, операции будут обновляться автоматически, проходя через правила, как через сито.

Вот так, например, выглядят правила разнесения у «Планфакта»:

Пользователь выбирает тип операции — например, поступление денег. Поступления можно распределять по статьям и проектам и делить на части

Логика составления правил — такая же, как и при работе с экселевскими формулами. Вы задаете программе условие, например назначение платежа, и инструкцию — что делать с операцией при соблюдении этого условия — например, отнести платеж к этому проекту и такой-то статье движения денег.

Правила придется вводить вручную. После этого сервис будет автоматически распределять денежные поступления.

Общие особенности

Во всех сервисах не очень удобно распределять займы и кредиты. Если компания использует овердрафты, факторинг, кредитные линии и подобные продукты, учитывать такие операции придется вручную и очень внимательно.

Все сервисы поддерживают мультивалютность — возможность формировать отчеты в разных валютах. Но это требует особого контроля на начальном этапе, особенно когда переводите рубли на валютный счет: списывается одна сумма, но приходит в перерасчете на рубли, как правило, другая, даже если перевод и поступление совершены в один и тот же день.

«Планфакт»

«Планфакт» показался мне наиболее простым и понятным сервисом по учету денежных операций. У него есть все самые необходимые функции, с ним легко взаимодействовать тем, кто хотя бы раз пробовал вести учет в таблице или программе.

Сколько стоит. Минимальный платеж для малого и среднего бизнеса за три месяца — 11 100 Р, за год — 37 200 Р. Для крупных компаний с большим количеством юрлиц минимальная стоимость начинается с 28 200 Р за три месяца.

37 200 Р

минимальный годовой платеж за пользование сервисом

Тарифы сервиса «Планфакт» Еще сервис предлагает консультации и внедрение учета за 2900 Р в час и может предоставить специалиста, который будет вести учет сам. Это стоит 14 900—44 900 Р в месяц

Как работает сервис. Банковские операции сервис автоматически подгружает из большинства известных банков, например Тинькофф, «Точки», «Альфа-банка». Также можно загрузить выписку из 1С и подключить интеграцию с «Битрикс-24», amoCRM и эквайрингом от «Юкассы». Операции можно загружать вручную из таблицы в «Экселе» и добавлять через бота в «Телеграме».

Правила разнесения находятся в разделе «Настройки» и создаются отдельно для каждого условия. Не хватает варианта «не содержит», который бы позволял корректно разделять покупку товаров и услуг.

Например, ООО «Завод» продает станки и оказывает сервисные услуги. Когда клиент за раз покупает станок и платит за сервисное обслуживание, программа может отнести платеж и к категории услуг, и к категории «Станки» — зависит от того, что клиент укажет в назначении платежа.

Тогда в программе можно задать такое условие: если контрагент — ООО «Завод», а назначение платежа не содержит слово «сервис», то этот платеж проходит в категорию «Станки». В «Планфакте» такой возможности нет.

Отчет о движении денежных средств. Все денежные операции сервис разделил на виды деятельности — операционную, финансовую и инвестиционную. Каждый раздел можно раскрыть и посмотреть по статьям, по каждой цифре можно посмотреть, из каких операций она состоит.

Так выглядит готовый отчет в «Планфакте» за 2020 год

Отчет нельзя одновременно посмотреть в разрезе нескольких проектов сразу и сравнить показатели — придется выгружать в «Эксель» и делать все вручную. Но в целом пользоваться удобно: по кнопке «Настройка» можно отметить нужные показатели, сверху можно выбрать нужную компанию, период, контрагента или проект.

Отчет о прибылях и убытках. Если предприниматель захочет составить отчет о прибыли и убытках, придется вручную проставить дату начисления каждой денежной операции. Максимум, что можно здесь автоматизировать — загрузить реестр операций, но ни один менеджер не дал мне гарантий, что он загрузится корректно, поэтому все равно придется проверять вручную.

Сама форма отчета довольно подробная: можно настроить дробление расходов так, как это принято в компании, вывести показатели операционной прибыли, EBITDA, EBIT, прибыли до налогов, но свои добавить не получится.

Баланс. Учет показателей баланса в сервисе не реализован, поэтому баланс для большинства пользователей выглядит как отчет с цифрами. Показатели вроде амортизации и операции по учету запасов, производства и начислению зарплаты придется вычислять вручную.

Баланс тестовой компании. Активы уравновешиваются капиталом автоматически, то есть баланс всегда сойдется, даже если где-то есть ошибки

Главный экран. На главном экране сервис показывает:

  1. Прибыль компании.
  2. Денежный поток.
  3. Остатки на счетах.
  4. Структуру платежей.
  5. Самых доходных клиентов компании.
  6. Расчет прибыльности проектов.

Добавить свои блоки не получится.

Так выглядит главный экран сервиса «Планфакт». Его настроить под себя нельзя

Дополнительные возможности. У «Планфакта» есть бот в «Телеграме», с помощью которого можно вносить операции и получать отчеты по компании прямо в мессенджере. Там же можно вести простой учет счетов — смотреть, оплатил ли клиент счет или нет, есть ли просрочки.

Еще к каждой операции в «Планфакте» можно прикрепить файл — например, скан счета на оплату.

Кому подойдет сервис. Сервис подойдет тем, кому нужен простой учет денег, или у кого есть возможность вводить и проверять фактические операции вручную.

«Планфакт»

Плюсы

Удобное дробление операций и бюджеты. Интуитивно понятное распределение затрат по нескольким проектам сразу.

Заполнять бюджеты по статьям и проектам в «Планфакте» удобнее всего.

Понятный дашборд. Все графики и ключевые показатели крупные и достаточно детальные.

Много показателей. В отчете о прибылях и убытках есть и маржинальная прибыль, и EBT, и EBIT, и EBITDA.

Простой интерфейс с минимумом настроек.

Есть бот в «Телеграме» и мобильная версия — удобно вносить операции на бегу.

Минусы

Интеграция с 1С только по выписке. Ни о каком факте в данном случае речи не идет, интеграция односторонняя и только банка.

Баланс и отчет о прибылях и убытках достоверны, если вносить данные вручную. Если нет человека, который бы этим занимался, сервис покажет просто цифры, не более того.

Жесткие правила разнесения. Можно выбрать контрагента, но невозможно поставить условие «не содержит» или «не равно».

Нельзя добавить свои варианты показателей. Например, выручку на сотрудника посчитать не получится.

Нельзя скопировать правило. Когда разных операций много, это сильно замедляет.

Удобное дробление операций и бюджеты. Интуитивно понятное распределение затрат по нескольким проектам сразу.

Заполнять бюджеты по статьям и проектам в «Планфакте» удобнее всего.

Понятный дашборд. Все графики и ключевые показатели крупные и достаточно детальные.

Много показателей. В отчете о прибылях и убытках есть и маржинальная прибыль, и EBT, и EBIT, и EBITDA.

Простой интерфейс с минимумом настроек.

Есть бот в «Телеграме» и мобильная версия — удобно вносить операции на бегу.

Интеграция с 1С только по выписке. Ни о каком факте в данном случае речи не идет, интеграция односторонняя и только банка.

Баланс и отчет о прибылях и убытках достоверны, если вносить данные вручную. Если нет человека, который бы этим занимался, сервис покажет просто цифры, не более того.

Жесткие правила разнесения. Можно выбрать контрагента, но невозможно поставить условие «не содержит» или «не равно».

Нельзя добавить свои варианты показателей. Например, выручку на сотрудника посчитать не получится.

Нельзя скопировать правило. Когда разных операций много, это сильно замедляет.

«Финансист»

Сервис позиционирует себя как систему для финансового планирования, формирования управленческой отчетности и визуализации данных. Внешне он похож на полноформатную программу по ведению управленческого учета: функционал и детализация довольно серьезные.

Работу в сервисе «Финансист» сразу предлагает начать с создания финансовой модели и разработки статей, при этом каждый шаг сопровождается подсказкой.

Сколько стоит. Минимальная стоимость сервиса — 2000 Р в месяц, оплатить придется минимум за квартал. Следующий тариф существенно дороже, зато с ним можно интегрироваться с другими учетными системами и запрашивать консультации специалиста.

2000 Р

минимальная стоимость сервиса в месяц

В зависимости от тарифа отличается набор функций, например разный пакет интеграций с 1С За 50 000 Р в месяц можно получить услуги финансового директора. Полностью отдать управленческий учет на аутсорс обойдется в 180 000 Р в месяц

FinReport — это отдельный отчет по денежным показателям на основе данных из банков и 1С. Он показывает краткую оперативную информацию по компании. Стоимость зависит от количества компаний, его можно использовать как совместно с сервисом, так и отдельно.

Отчет содержит:

  1. Информацию об остатках на счетах — сводно и в разрезе компаний и кошельков.
  2. Прогноз кассового разрыва.
  3. Данные по выручке за предшествующий период.
  4. Количество оплат и средний чек.
  5. Прогноз выручки и расходов на основе данных прошлых периодов.
  6. Дебиторская задолженность — сводно, по крупнейшим контрагентам, просроченным, новым и старым клиентам.
  7. Данные о вчерашних операциях в банках.
Тарифы отчетов по отдельным показателям

Как работает сервис. Сначала сервис предлагает создать финансовую модель и определить статьи доходов и расходов. Затем нужно загрузить файл с операциями и настроить правила разнесения.

Все правила сгруппированы по виду: перемещение денег, расходы и приход. Для денежных операций правил всего три: для переводов между счетами, для списаний и для поступлений. Внутри каждого много настроек.

Настройка правила распределения. Очень удобно, что все условия в одном месте — так их быстрее вносить. Сами условия очень гибкие: можно добавить сразу несколько критериев отбора операций, копировать правила, искать среди уже внесенных. Кнопка «Свернуть» тоже очень удобная, можно еще раз посмотреть на список документов и добавить забытые условия

Отчет о движении денежных средств. Все операции сервис разделил по видам деятельности и по проектам. Отчет можно настроить — добавить свои показатели и скорректировать те, что есть. В других сервисах так сделать не получится.

В настройках можно выбирать валюту отчета, установить дополнительные значения плана и сметы, отследить отклонения от плановых показателей

В получившемся отчете есть масса фильтров: по организациям, по банковским счетам, проектам и их статусам. Сам отчет может быть двух видов: план-факт и платежный календарь. Настроить его можно тоже по-разному, например сравнить с плановыми показателями или фактом прошлых периодов, вывести абсолютные или относительные отклонения, включить собственные расчетные или произвольные показатели. Каждую статью и цифру можно разложить на составляющие и проверить разнесение.

Отчет о движении денежных средств не слишком удобно смотреть, потому что все неразнесенные операции попадают в условный дополнительный проект «Остальные», из-за чего появляются отрицательные значения. Некоторым компаниям важно отслеживать не только финансовые результаты по направлениям, но и поступления, и списания, чтобы вовремя отследить аномалии в ожидаемых показателях.

Настройка отчета о движении денежных средств Отчет о движении денежных средств за разные периоды времени Отчет о денежных операциях в разных проектах

Отчет о прибылях и убытках. В «Финансисте» он составляется на основании данных, которые пользователь загружает из бухгалтерских программ или вносит вручную. В сервисе разделены денежные документы и операции, относящиеся к отчету о прибылях и убытках.

В отчете есть показатели валовой прибыли, рентабельности продаж по валовой прибыли, EBITDA, рентабельности по EBITDA и рентабельности продаж по чистой прибыли.

Так выглядит отчет о прибылях и убытках В настройках можно включить любые показатели — амортизацию, себестоимость, проценты по кредитам и займам

Баланс. Его в «Финансисте» пока нет, баланс нельзя посмотреть. Раздел «Контрагенты» в бета-версии — пока что там просто список контрагентов с неполными данными.

Главный экран. Показывает динамику остатков денег на счетах компании, выручку, себестоимость, постоянные расходы и воронку продаж. В отличие от «Планфакта» главный экран можно настраивать — добавлять свои показатели.

Дополнительные возможности. В отчете о прибылях и убытках можно одной кнопкой распределить оставшиеся без проектов расходы в зависимости от базы распределения, при этом настройка очень гибкая: множество вариантов баз и исключений.

Еще в «Финансисте» можно планировать и согласовывать платежи. Например, менеджер отправляет платеж на согласование, руководитель сверяет с бюджетом статьи, этот бюджет сразу видно в платеже, и дает добро. После этого можно сразу выгрузить платежку в банк прямо из сервиса.

Так выглядит платежка с бюджетом на статью и смету Настройка отчета для распределения расходов по выбранной базе

Третья особенность — пользователь может добавлять свои расчетные показатели, в том числе юнит-экономики. Юнит-экономика показывает, зарабатывает ли бизнес на конкретном товаре или клиенте или нет. Это позволяет получать более расширенную аналитику, чем в других сервисах. Например, в нашей компании требуется постоянно отслеживать показатель себестоимости на кубический метр древесины.

Кому подойдет сервис. «Финансист» хорошо подходит малому бизнесу, который хочет активно расти и становиться крупным. Он довольно сложный в освоении, но его удобнее всего настраивать под особенности бизнеса.

«Финансист»

Плюсы

Есть интеграция с популярными продуктами 1С и учетными системами. Большинство данных можно переносить автоматически.

Удобное разнесение правил. Можно делать с ними что захочется: свернуть и развернуть, задать много условий, сделать отдельные правила для проектов.

Есть полноформатное планирование по статьям затрат и отображение лимитов по статье в каждой операции.

Есть согласование платежей — из тестируемых сервисов это умеет только «Финансист».

Гибкие настройки отчетов. Можно добавить любой финансовый или нефинансовый показатель, закрепить его на главной странице или в отчете и следить за динамикой.

Удобное распределение по проектам постоянных расходов — прямо из отчета.

Учет в сервисе начинается с финансовой модели бизнеса, планирования показателей, загрузке факта.

Минусы

Много нюансов и данных. Без поддержки на начальных этапах будет сложно разобраться.

Не учтена патентная система налогообложения. Сервис может работать с ИП и ООО только на УСН или ОСНО.

Раздел «Контрагенты» неинформативен. Остатки дебиторской и кредиторской задолженности будут актуальны только тогда, когда каждый остаток будет внесен отдельным документом.

Неудобно отображать займы и взносы учредителей — непонятно, как их распределять по проектам, если их несколько. Сами статьи расходов по займам неудобные: нужно сразу указывать сумму и сроки погашения, сложно учитывать овердрафт, факторинг и кредитные линии.

Поддержка долго отвечает. Чат работает медленно.

Есть интеграция с популярными продуктами 1С и учетными системами. Большинство данных можно переносить автоматически.

Удобное разнесение правил. Можно делать с ними что захочется: свернуть и развернуть, задать много условий, сделать отдельные правила для проектов.

Есть полноформатное планирование по статьям затрат и отображение лимитов по статье в каждой операции.

Есть согласование платежей — из тестируемых сервисов это умеет только «Финансист».

Гибкие настройки отчетов. Можно добавить любой финансовый или нефинансовый показатель, закрепить его на главной странице или в отчете и следить за динамикой.

Удобное распределение по проектам постоянных расходов — прямо из отчета.

Учет в сервисе начинается с финансовой модели бизнеса, планирования показателей, загрузке факта.

Много нюансов и данных. Без поддержки на начальных этапах будет сложно разобраться.

Не учтена патентная система налогообложения. Сервис может работать с ИП и ООО только на УСН или ОСНО.

Раздел «Контрагенты» неинформативен. Остатки дебиторской и кредиторской задолженности будут актуальны только тогда, когда каждый остаток будет внесен отдельным документом.

Неудобно отображать займы и взносы учредителей — непонятно, как их распределять по проектам, если их несколько. Сами статьи расходов по займам неудобные: нужно сразу указывать сумму и сроки погашения, сложно учитывать овердрафт, факторинг и кредитные линии.

Поддержка долго отвечает. Чат работает медленно.

«Финтабло»

«Финтабло» — продукт компании «Нескучные финансы», которая предоставляет услуги финансовых директоров. Сервис создан на основе методологии этой компании, поэтому учет в нем менее гибок по сравнению с остальными сервисами, но зато уже оптимизирован под нужды большинства бизнесов.

Сколько стоит. Самый дешевый тариф — 1790 Р в месяц, на нем доступен только функционал по учету денег. Расширенная версия стоит 3990 Р в месяц.

1790 Р

минимальная стоимость сервиса в месяц

Услуги помощников по учету сервис не предоставляет — за ними нужно обращаться в другое подразделение той же компании

Как работает сервис. Порядок работы в «Финтабло» расписан по шагам, для каждого есть подсказки, обучающие статьи и видео по работе в сервисе и ведению управленческого учета в целом. При желании их можно отключить.

Правила разнесения не делятся на виды, зато есть удобный поиск. Копировать правила нельзя, зато можно сразу распределять по статьям и проектам и дробить на доли. Например, на скрине ниже мои услуги для клиента равномерно распределяются на проекты «Лесозаготовки» и «Строительно-монтажные работы».

В целом работать с разнесением операций мне понравилось. Каждый следующий шаг предусмотрен, интерфейс интуитивно понятный.

Так выглядит разнесение правил в сервисе «Финтабло». Нет условия «не содержит», как и в «Планфакте» В сервисе есть подробный алгоритм, который поможет настроить работу сервиса

Отчет о движении денежных средств. Отчет можно сформировать по статьям, видам деятельности, контрагентам, счетам и направлениям. Непонятно, почему нельзя сформировать отчет по направлениям и видам деятельности и отделить операционную от остальных в разрезе проектов.

Готовый отчет. Каждую цифру можно расшифровать — посмотреть, из чего она сложилась

Отчет о прибылях и убытках. Его можно собирать несколькими способами:

  1. Если компания ведет учет в другой программе, можно взять оттуда итоговые цифры и поставить в сервис вручную.
  2. Если денежные операции имеют одинаковые даты списания и начисления — например, плата за аренду помещения — можно настроить так, чтобы эти затраты автоматически отправлялись в отчет о прибылях и убытках.
  3. Можно указывать даты начисления вручную.

Все способы можно комбинировать.

Расходы в отчете разделены на производственные, административные и коммерческие.

Готовый отчет. По каждому блоку есть расчет рентабельности по показателю и сами показатели: валовая прибыль, маржинальная прибыль, операционная прибыль — здесь это EBITDA, и чистая прибыль

Главный экран. На главный экран можно выводить разные данные в зависимости от тарифа. Например, на тарифе «Денежный поток» доступны такие графики:

  1. Динамика поступлений и списаний. Темпы роста поступлений должны быть выше темпов роста списаний.
  2. Динамика остатков денег на счетах.
  3. Тренды по статьям и направлениям. Этот график отвечает на вопрос, из-за каких статей или направлений денежный поток становится положительным или отрицательным. Например, предприниматель может увидеть, как просели доходы по направлению «Лесозаготовки», и принять меры.

На тарифе «Деньги и прибыль» можно дополнительно вывести на экран показатели:

  1. Выручки, чистой прибыли и рентабельности.
  2. Выручки и прибыли на сотрудника. С ростом выручки и штата этот показатель должен расти — он косвенно показывает эффективность выбранной стратегии роста.
  3. Доли расходов в выручке по категориям сотрудников. Чтобы обеспечить запланированную чистую прибыль, расходы на ФОТ и отдельные категории сотрудников должны находиться в определенном коридоре.

Свои показатели вывести на экран не получится.

Дополнительные возможности. В «Финтабло» есть удобные разделы по учету имущества, кредитов, налогов, сделок и зарплаты. Их можно использовать в простом бизнесе — например, в сфере услуг или торговле с небольшим ассортиментом товаров.

Можно привязать расходы к конкретной сделке и рассчитать ее рентабельность, а еще посчитать амортизацию Сервис позволяет вести учет по зарплатам сотрудников: можно свести в одном месте весь ФОТ и сразу отслеживать показатель «Выручка/Сотрудник» — это одна из важных точек управленческого учета

Для компаний на ОСНО есть учет НДС и автоматическая очистка отчетов от него по одной кнопке. Но мне не удалось протестировать эту функцию, так как наша тестовая компания применяет упрощенку.

Есть также функция автосверки — она помогает избежать дублирования данных, если они загружаются из разных источников. Также к сервису можно подключить бот в «Телеграме», который присылает данные из отчетов и об остатках.

Кому подойдет сервис. «Финтабло» подойдет тем, кто хочет детально разобраться в ведении управленческого учета: на каждой странице есть подробные инструкции и обучающие видео. Еще он будет удобен компаниям, которым необходимо автоматизировать часть учета и собрать все в одном месте: только в «Финтабло» можно поставить свою цифру сразу в отчет.

«Финтабло»

Плюсы

Удобные подсказки. Они есть в конце каждой страницы — не нужно искать обучающее видео или вопрос в общем списке.

Ручной ввод данных в отчет о прибылях и убытках. Если по каким-то причинам часть данных нельзя вести в «Финтабло», можно просто отразить их в отчете вручную. Например, себестоимость.

Есть автосверка — помогает защитить данные из разных источников от дублирования.

Есть учет имущества, расчет кредитов и отражение начисленного налога на прибыль. Из заданных параметров сервис сам посчитает амортизацию и простой кредит.

Можно настроить так, чтобы операция в момент оплаты автоматически отражалась в отчете о прибылях и убытках.

Сервис показывает себестоимость сделок и рассчитывает рентабельность. К каждой сделке можно привязать денежный расход либо из самой продажи, либо из документа оплаты.

Минусы

«Финтабло» поддерживает только одну методологию по ведению управленческого учета. Она подойдет большей части малого и среднего бизнеса, но не всем.

Нет автоматической интеграции факта. Если модуль сделок не подходит, данные все равно где-то нужно собрать, посчитать и отразить в отчете.

В отчете о движении денежных средств нельзя одновременно посмотреть данные в разрезе направлений и видов деятельности. Будет отражаться все в куче: и займы, и дивиденды, и поступления от покупателей, и закупки по проектам.

Нельзя скопировать правило. Когда операций много, это сильно замедляет.

Сбои в работе правил. Когда я задала одновременно два условия: контрагента и дату, правило фильтровало операцию только по первому, хотя стояла отметка об одновременном исполнении.

Привязать расход к сделке можно, только если она не закрыта. Если расходы по сделке оплатили после ее закрытия, придется открывать сделку заново, отражать затраты и снова закрывать. Это неудобно, если работаешь с поставщиками с отсрочками.

Удобные подсказки. Они есть в конце каждой страницы — не нужно искать обучающее видео или вопрос в общем списке.

Ручной ввод данных в отчет о прибылях и убытках. Если по каким-то причинам часть данных нельзя вести в «Финтабло», можно просто отразить их в отчете вручную. Например, себестоимость.

Есть автосверка — помогает защитить данные из разных источников от дублирования.

Есть учет имущества, расчет кредитов и отражение начисленного налога на прибыль. Из заданных параметров сервис сам посчитает амортизацию и простой кредит.

Можно настроить так, чтобы операция в момент оплаты автоматически отражалась в отчете о прибылях и убытках.

Сервис показывает себестоимость сделок и рассчитывает рентабельность. К каждой сделке можно привязать денежный расход либо из самой продажи, либо из документа оплаты.

«Финтабло» поддерживает только одну методологию по ведению управленческого учета. Она подойдет большей части малого и среднего бизнеса, но не всем.

Нет автоматической интеграции факта. Если модуль сделок не подходит, данные все равно где-то нужно собрать, посчитать и отразить в отчете.

В отчете о движении денежных средств нельзя одновременно посмотреть данные в разрезе направлений и видов деятельности. Будет отражаться все в куче: и займы, и дивиденды, и поступления от покупателей, и закупки по проектам.

Нельзя скопировать правило. Когда операций много, это сильно замедляет.

Сбои в работе правил. Когда я задала одновременно два условия: контрагента и дату, правило фильтровало операцию только по первому, хотя стояла отметка об одновременном исполнении.

Привязать расход к сделке можно, только если она не закрыта. Если расходы по сделке оплатили после ее закрытия, придется открывать сделку заново, отражать затраты и снова закрывать. Это неудобно, если работаешь с поставщиками с отсрочками.

«Финолог»

«Финолог» — это сервис в первую очередь про деньги, остальной функционал реализован по остаточному принципу.

Сколько стоит. Финолог стоит от 2499 Р в месяц при оплате сразу за год, при оплате за месяц — 3990 Р. В отличие от остальных сервисов за каждое юрлицо придется платить отдельно — это неудобно, если у человека есть несколько бизнесов.

2499 Р

минимальная стоимость сервиса в месяц

Как работает сервис. С самого начала каждый шаг сопровождается подсказками, есть видеоинструкции по работе с сервисом.

Дополнительные услуги стоят от 3000 Р до 44 990 Р. За 3000 Р можно получить консультацию о сервисе и задать вопросы по управленческому учету, за 14 990 можно получать регулярную консультационную поддержку, а за 44 990 Р сервис предоставляет удаленного финдиректора Сервис сразу показывает, в каких форматах можно загружать банковские выписки

Правила разнесения здесь называются автозаполнением и расположены в общем фильтре. Мне было неудобно работать с ними: правило не помещается даже на большой экран, приходилось постоянно крутить колесиком мышки. Статьи и проекты можно распределять одновременно, а вот общие расходы в одном правиле разделить не удалось.

Каждое правило нужно отдельно называть, при этом оно не общее, а отдельное для каждого элемента. В конце концов мой список выглядел вот так:

На разнесение правил в «Финологе» я потратила на час больше, чем на остальные сервисы, из-за неудобного интерфейса

Отчет о движении денежных средств. Все операции разделились, итоговые показатели сошлись с исходными данными, но с отчетом работать неудобно.

Показатели слева не закреплены: если листать отчет до декабря, строки попросту «уплывают», и невозможно понять, по какому показателю ты смотришь цифры.

Данные можно разделить по виду деятельности, по проектам, контрагентам, но посмотреть отчет одновременно по проектам и видам деятельности не получится.

Если смотреть отчет по видам деятельности, расход денег почему-то отображается сверху Отчет по проектам выглядит просто как перечисление доходов и расходов

Зачем нужна эта форма — загадка. Даже при наличии аномалий по крупным показателям придется все равно формировать другой отчет, в котором будут эти же цифры.

Отчет о прибылях и убытках. Собирается так же, как и в «Планфакте»: нужно вручную проставить дату начисления в каждой денежной операции. Автоматической загрузки данных нет.

Сам отчет в классической форме разделен на выручку и расходы. Неизвестные расходы по заказам и обычные расходы сервис показывает вперемешку. В результате мы видим операционную прибыль и рентабельность по ней, налог на доход, амортизацию и чистую прибыль.

Между операционной и чистой прибылью должны быть ещё как минимум проценты по кредитам. Но у тестовой компании нет кредитной нагрузки, скорее всего, поэтому этой статьи нет в отчете

Баланс. Есть только в бета-версии, но кажется, при текущем функционале он еще долго не будет работающим отчетом.

Главный экран. Содержит сведения о денежных операциях и платежный календарь. На этом все — свои показатели добавить не получится. Можно посмотреть на круговых диаграммах соотношение доходов и расходов по статьям, открыть платежный календарь и отрегулировать период.

График слева показывает изменение остатков денег на конец каждого месяца

Дополнительные возможности. В «Финологе» можно разместить модуль на сайте компании и собирать заказы прямо в сервисе. Там же выставлять счета и управлять статусами заказов — получится такая мини-CRM.

Также есть отчет по ABC-анализу клиентов — это разделение на группы в зависимости от выручки: 80%, 15%, 5% — и отчет по прямым и косвенным затратам.

Кому подойдет сервис. С помощью «Финолога» можно построить учет денег, принимать и отслеживать заказы с сайта. Подойдет простому бизнесу с коротким циклом сделки, у которого дата платежа соответствует дате фактической операции. Если нужно больше данных — придется доплачивать за финдиректора от сервиса.

«Финолог»

Плюсы

Удобные подсказки сразу на каждом экране.

Можно загружать реквизиты из ЕГРЮЛ.

Есть расшифровка по каждой сумме — можно посмотреть из чего она состоит. Такая функция есть в каждом сервисе, но в «Финологе» она открывается на той же странице и не сбрасывает отчет.

Можно с помощью сервиса сделать мини-CRM и собирать заказы с сайта напрямую в «Финолога».

Есть отдельный сервис по созданию простой финансовой модели.

Есть ABC-анализ клиентов. Отчет показывает долю группы покупателей в общей выручке.

Минусы

Бюджеты отсутствуют. Фактически нет ничего, кроме платежного календаря.

Неудобные отчеты. Например, анализ расходов можно посмотреть либо по проектам, либо по статьям затрат, то же самое и в отчете о движении денежных средств. Постоянно сбрасывается дата, если отчет за длительный период, например год, поэтому оценить последние показатели сложно.

Отчет о прибылях и убытках достоверен только при ручном внесении. Каждую операцию нужно отмечать вручную в зависимости от отгрузки. Заявленный расчет складских остатков и учет продаж фактически не работают — менеджер не смогла ответить на вопрос о том, каким документом учитывать производство продукции или закупку товара.

Мало показателей. Есть только показатель рентабельности, свои настроить невозможно, другие добавить тоже.

Нет дашборда. Почти нет графиков, нельзя вывести нужные показатели на главный экран.

Слабая служба поддержки и медленное обновление информации. Часто приходится делать это вручную. Есть ощущение, что вся система не справляется с растущей нагрузкой.

Удобные подсказки сразу на каждом экране.

Можно загружать реквизиты из ЕГРЮЛ.

Есть расшифровка по каждой сумме — можно посмотреть из чего она состоит. Такая функция есть в каждом сервисе, но в «Финологе» она открывается на той же странице и не сбрасывает отчет.

Можно с помощью сервиса сделать мини-CRM и собирать заказы с сайта напрямую в «Финолога».

Есть отдельный сервис по созданию простой финансовой модели.

Есть ABC-анализ клиентов. Отчет показывает долю группы покупателей в общей выручке.

Бюджеты отсутствуют. Фактически нет ничего, кроме платежного календаря.

Неудобные отчеты. Например, анализ расходов можно посмотреть либо по проектам, либо по статьям затрат, то же самое и в отчете о движении денежных средств. Постоянно сбрасывается дата, если отчет за длительный период, например год, поэтому оценить последние показатели сложно.

Отчет о прибылях и убытках достоверен только при ручном внесении. Каждую операцию нужно отмечать вручную в зависимости от отгрузки. Заявленный расчет складских остатков и учет продаж фактически не работают — менеджер не смогла ответить на вопрос о том, каким документом учитывать производство продукции или закупку товара.

Мало показателей. Есть только показатель рентабельности, свои настроить невозможно, другие добавить тоже.

Нет дашборда. Почти нет графиков, нельзя вывести нужные показатели на главный экран.

Слабая служба поддержки и медленное обновление информации. Часто приходится делать это вручную. Есть ощущение, что вся система не справляется с растущей нагрузкой.

Что еще важно знать

Об этом не говорится на главных страницах сервисов, но важно понимать: если у вас есть сведения по деньгам только из банковской выписки, эквайринга и кассы, полноценно и автоматизированно можно вести только учет денежных средств. Отчет по прибылям и убыткам будет считаться только кассовым методом — не учитывая даты, количества и суммы отгрузок и фактическую себестоимость товара. Такой метод крайне редко подходит компаниям.

Например, Коля производит столы, по цене 10 000 Р каждый. За месяц он продал 100 штук на 1 000 000 Р, но получил из них только 500 000 Р — остальные деньги поступят в следующем месяце. Также Коля закупил сырья и материалов на 2 000 000 Р.

Если считать по кассовому методу, в отчете о прибылях и убытках выручка будет 500 000 Р, а себестоимость — 2 000 000 Р. Это даст убыток в 1 500 000 Р, что не соответствует действительности.

А если считать по методу начисления, отчет покажет выручку в 1 000 000 Р — ведь именно на столько продали столов. Себестоимость по этому отчету будет рассчитана фактическая и составит 500 000 Р. Тогда прибыль будет 500 000 Р, и получается, что Коля молодец — по итогам месяца получил прибыль.

Чтобы получать корректный отчет о прибылях и убытках, в каждом сервисе придется вручную отмечать даты фактических отгрузок или закупок в каждой денежной операции или в отдельном документе, следить за остатками и продажами. В сервисах эта проблема решается так.

«Планфакт». Есть возможность загружать через «Эксель» список таких операций, но потом все равно придется корректировать их вручную.

«Финансист». Этот вопрос решает интеграция с 1С и другими сервисами учета.

«Финтабло». Есть блок учета небольших сделок и товаров и расчета их себестоимости. Но производственным предприятиям и рознице с большим количеством операций этот блок не подойдет: в нем невозможно отразить данные о произведенной продукции, а затраты придется учитывать вручную по каждому платежу.

«Финолог». Есть учет складских операций, но он гораздо больше урезан, чем в «Финтабло», фактически это просто справочник товаров.

Но даже при наличии этих возможностей получается двойной учет: эти данные отражает и бухгалтерия, и человек в сервисе учета делает то же самое. Операций может быть очень много, чтобы их вручную правильно учесть, придется нанимать отдельного сотрудника или воспользоваться платными услугами сервисов.

Онлайн-сервис не заменит финансиста

Алексей Захаров

помогает настраивать управленческий учет в компаниях

Ко мне обратился знакомый предприниматель, попросил помочь с настройкой финансовой системы его компании. Проанализировав его отчетность, я сразу обратил внимание на странную структуру статей, она была с явными ошибками. Были перепутаны виды деятельности, из-за этого сводные итоги формировались неверно.

Как выяснилось, некоторое время назад компания решила внедрить управленческую отчетность. Они своими силами разработали управленческие статьи и всю структуру отчетности.

Потом решили проверить корректность своих отчетов и обратились к экспертам одного онлайн-сервиса. Специалист сервиса посмотрел структуры статей и сообщил, что все отлично, и никаких отклонений от общепринятых финансовых правил и стандартов не обнаружено. Компании это стоило всего 3000 Р — но при этом отчетность формировалась неверно.

Вывод прост: любой сервис — это не консалтинг по настройке и ведению учета, а только автоматизированная ИТ-платформа, которая помогает проще вносить и обрабатывать операции, а также составлять на их основе типовые отчеты.

Сравнительная таблица по всем сервисам управленческого учета

«Финансист» «Финолог» «Планфакт» «Финтабло»
Бюджет движения денежных средств Да Нет Да Да
Бюджет доходов и расходов Да Нет Да Да
Платежный календарь Да Да Да Да
Согласование платежей Да Нет Нет Нет
Бюджеты по статьям в документе на оплату Да Нет Нет Нет
Склад и реализация Да Ручной режим Ручной режим Да
Дебиторская задолженность и кредиторская задолженность Да Ручной режим Ручной режим Нет
Бот в «Телеграме» Да Да Да Да
Учет по проектам Да Да Да Да
Метод начисления и кассовый метод Да Ручной режим Ручной режим Ручной режим
Возможность комментирования и прикрепления файлов Нет Да Да Нет
Нефинансовые показатели Да Нет Нет Да, встроенные
Интеграция CRM «Битрикс-24» AMO CRM, встроенная AMO CRM Нет
Автоматическая интеграция с банками Прямая Прямая Прямая Прямая
Эквайринг Нет Да Да Да
Интеграция с 1С Полноформатная, 9 продуктов Нет Только выписка банка Нет
Мультивалютность Полноформатная Переоценка суммы платежей Переоценка суммы платежей Переоценка суммы платежей
Многопользовательский режим Да Да Да Да
Баланс Нет Бета Да Ожидается
ПиУ Да Да Да Да
ДДС Да Да Да Да
Несколько юрлиц Да Да Да Разделение через группы счетов
Расчет зарплат Данные из 1С Нет Нет Да
Учет имущества и амортизация Данные из 1С Нет Нет Да

Бюджет движения денежных средств

«Финансист»

Да

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

Бюджет доходов и расходов

«Финансист»

Да

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

Платежный календарь

«Финансист»

Да

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

Согласование платежей

«Финансист»

Да

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Нет

«Финтабло»

Нет

Бюджеты по статьям в документе на оплату

«Финансист»

Да

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Нет

«Финтабло»

Нет

Склад и реализация

«Финансист»

Да

«Финолог»

Ручной режим

«Планфакт»

Ручной режим

«Финтабло»

Да

Дебиторская задолженность и кредиторская задолженность

«Финансист»

Да

«Финолог»

Ручной режим

«Планфакт»

Ручной режим

«Финтабло»

Нет

Бот в «Телеграме»

«Финансист»

Да

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

Учет по проектам

«Финансист»

Да

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

Метод начисления и кассовый метод

«Финансист»

Да

«Финолог»

Ручной режим

«Планфакт»

Ручной режим

«Финтабло»

Ручной режим

Возможность комментирования и прикрепления файлов

«Финансист»

Нет

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Нет

Нефинансовые показатели

«Финансист»

Да

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Нет

«Финтабло»

Да, встроенные

Интеграция CRM

«Финансист»

«Битрикс-24»

«Финолог»

AMO CRM, встроенная

«Планфакт»

AMO CRM

«Финтабло»

Нет

Автоматическая интеграция с банками

«Финансист»

Прямая

«Финолог»

Прямая

«Планфакт»

Прямая

«Финтабло»

Прямая

«Финансист»

Нет

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

Интеграция с 1С

«Финансист»

Полноформатная, 9 продуктов

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Только выписка банка

«Финтабло»

Нет

Мультивалютность

«Финансист»

Полноформатная

«Финолог»

Переоценка суммы платежей

«Планфакт»

Переоценка суммы платежей

«Финтабло»

Переоценка суммы платежей

Многопользовательский режим

«Финансист»

Да

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

«Финансист»

Нет

«Финолог»

Бета

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Ожидается

«Финансист»

Да

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

«Финансист»

Да

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Да

Несколько юрлиц

«Финансист»

Да

«Планфакт»

Да

«Финтабло»

Разделение через группы счетов

Расчет зарплат

«Финансист»

Данные из 1С

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Нет

«Финтабло»

Да

Учет имущества и амортизация

«Финансист»

Данные из 1С

«Финолог»

Нет

«Планфакт»

Нет

«Финтабло»

Да


Аналитика данных: как построить дашборд в Excel

Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.

Советуем проделать все шаги вместе с нами. Как говорит гуру мотивации Наполеон Хилл, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций». Файл с данными для тренировки можно скачать здесь.

Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.

Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.

Пример плоской таблицы:

В примере выше атрибуты — это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.

Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.

Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.

Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.

Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:

Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное — соблюдать выравнивание по сетке.

Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.

Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:

— на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.

Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.

Должно получиться вот так:

Также построим таблицу для ключевых показателей «Продажи», «Средний чек», «Количество продаж»:

Чтобы в дальнейшем было проще ориентироваться при подключении срезов, присвоим сводным таблицам понятное имя. Для этого перейдём на ленте в раздел Анализ сводной таблицыСводные таблицы → в поле Имя укажем название таблицы.

Система управленческой отчетности Excel и шаблоны – Mr Dashboard

Система управленческой отчетности Excel

Шаблоны управленческих отчетов Excel

В результате развития технологий теперь он может предоставлять финансовую и финансовую информацию, которая поможет руководству получить необходимые действия для управления бизнес-операциями.


Рейтинг № 1: бизнес-шаблоны Excel

В управленческом учете менеджеры используют процедуры бухгалтерской информации, чтобы лучше определять вопросы в бизнесе, что помогает управлению и выполнению контрольных функций.

Эффективная система управленческой отчетности должна сохранять высокую устойчивость в отношении внешнего вида и вида отчетов, а также технологий, приложений и процедур, предназначенных практически для всех обзоров. Управленческая отчетность — это источник бизнес-аналитики, который может помочь бизнес-лидерам принимать более обоснованные решения на основе реальных данных.

Управленческая отчетность с инструментальными панелями Excel (загрузка)

Очевидно, что современные бизнес-панели могут многое предоставить для управленческой отчетности.

Управление финансами с помощью Excel

Кроме того, возможности, как правило, распознаются руководством и сотрудниками посредством повседневного просмотра внутренних функций и торговых площадок. Высшее руководство критически оценивает производительность и оказывает помощь по мере необходимости.

Система отчетов Excel

Отчет руководства имеет основополагающее значение для объяснения развития и удовлетворенности. Потребности в отчетности для методов финансового управления быстро развились, чтобы не отставать от этой потребности.

Это хороший пример учета преимуществ перехода на объединенную отчетность.


Рейтинг №1: шаблоны информационных панелей Excel

Время и усилия также помогут с точки зрения ответственности, управления и гарантий, поскольку они могут способствовать ограниченному управлению в большей степени, чем отчеты о критически важных водителях и опасностях, — имея возможность стимулировать и использовать рычаги для воздействия на изменения без потери контроля над надежностью данных.Группа отчетности должна быть оснащена ноу-хау, опытом и навыками для применения процедуры отчетности и обеспечения надежности и долговечности информации.

Поощряйте финансовые, торговые и операционные группы и менеджеров с помощью удобной и активной отчетности по персональным услугам. Потребности в отчетности для методов финансового управления быстро развились, чтобы не отставать от этой потребности.

Эти методы оценивают результат организации в точке, поэтому они должны быть правильными.По сути, бизнес-отчетность — это определенный вид бизнес-аналитики, который используется уже некоторое время.

Анализ шаблонов позволяет менеджерам оценить эффективность бизнес-моделей и/или классов продуктов и изучить старые результаты. Поощряйте группы в вашем бизнесе улучшать общую эффективность бизнеса с помощью эффективных обзоров личных услуг.

Финансовые обзоры, которые сопоставляют реальные расходы с бюджетом, иногда используются для оценки расходов.Система объединяет аспекты документирования и контроля расходов и того, как именно финансовая информация может использоваться для принятия решений.

Просмотр этих данных на постоянной основе поможет вам сэкономить деньги и время каждый год.

Важное руководство по быстрому созданию визуальных отчетов в Google Sheets и Excel

Некоторые думают, что для создания управленческого отчета нужно собрать кучу цифр и диаграмм.

И бум! Ваша презентация готова служить руководству.

Что ж, нет ничего более далекого от истины. В блоге есть множество примеров управленческих отчетов, опровергающих приведенные выше утверждения.

Люди в менеджменте могут показаться очень аналитическими, но в практическом смысле они такие же эмоциональные существа, как и все остальные. Видите ли, факты и цифры, подаваемые без эмоций, вряд ли тронут лиц, принимающих решения.

И это потому, что люди действуют на эмоциях и оправдывают логикой.

Аристотель был первым, кто заметил, что в центре любой убедительной презентации всегда находится стратегическая комбинация:

  • Пафос (личность и авторитет)
  • этос (эмоциональное обращение)
  • Логотипы (данные и факты)

Таким образом, если вы стратегически объедините эти компоненты, вы систематически направите свою аудиторию к активной части. В нашем случае это высшее руководство.

Мы все эмоциональные существа.Если вы хотите привлечь аудиторию по-своему, сфокусируйтесь на эмоциях с помощью хорошей истории, наполненной фактами и визуальными эффектами. Да, визуальные эффекты, потому что они помогают внедрять ваши идеи в сознание аудитории.

Мы уверены, что вы сталкивались с паршивыми управленческими отчетами. Эти отчеты, однажды прочитанные, вы никогда не услышите в ответ. Или сообщить, что никто не действует по его рекомендациям, несмотря на высокие ставки.

Мы собрали несколько советов и уроков для вас, чтобы создавать убедительные отчеты, которые вдохновляют аудиторию независимо от положения в пирамиде власти.Некоторые из этих хаков были взяты из Apple и Amazon.

В этом блоге вы получите представление о библиотеке диаграмм, которая может помочь вам в создании прекрасной визуализации на основе ваших данных.

Мы уверены, что вы получите огромную пользу от публикации. Наслаждаться.

Примеры 3 лучших управленческих отчетов

Прежде чем мы углубимся в примеры управленческих отчетов, давайте пройдемся по определению.

Управленческие отчеты предназначены для информирования менеджеров и руководителей о различных аспектах бизнеса для принятия обоснованных решений.Данные из различных отделов собираются для отслеживания и представления ключевых показателей эффективности (KPI) в понятной форме.

Отчетность для руководства дает представление о том, как работает бизнес. Кроме того, он позволяет лицам, принимающим решения, находить правильный путь для повышения операционной эффективности и принимать соответствующие решения, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Управленческая отчетность — это источник бизнес-аналитики, который может помочь вам принимать более точные решения на основе данных.

Эти отчеты различаются по содержанию и широте.Например, управленческий отчет может содержать финансовые и операционные отчеты о небольшом сегменте бизнеса в целом. Например, на приведенном ниже снимке экрана вы можете увидеть часть бизнес-отчета, иллюстрирующую продукты, произведенные в разные годы, и процент этих продуктов, возвращенных компании по гарантийным претензиям. Если вы видите столбцы, вы заметите, что в 2018 году было произведено максимальное количество продуктов, и если вы посмотрите на тенденцию возврата продуктов, она показывает, что за год производительность производства продуктов увеличилась из-за меньшего количества полученных претензий по гарантии.

Целью управленческой отчетности является:

  • Измерение и мониторинг конкретных показателей производительности
  • Понимание более широкой картины
  • Определить ориентиры.
  • Мост связи между заинтересованными сторонами, коллегами и руководителями
  • Руководство к плану действий.

В этом сообщении блога мы продемонстрируем 3 примера отчетов , которые необходимо «сохранить», чтобы получить мгновенных результатов.

  1. Отчеты о деятельности компании

Отчеты о деятельности компании помогают управленческой команде увидеть, как идет работа, и, что наиболее важно, ее неэффективность.

Этот отчет может содержать важную информацию, такую ​​как время и материалы, использованные при производстве каждого продукта, по сравнению с полученным доходом. Более того, цифры о том, сколько рабочая сила производит в час, чтобы выявить слабые места в операционном процессе.

Если вы хотите составить этот отчет, начните со сбора операционных данных в вашем бизнесе.

  2. Отчеты о продажах и маркетинге

Отчеты о продажах и маркетинге показывают ваши сильные и слабые стороны и возможности по отношению к различным линейкам продуктов и потокам доходов.

Хотя эта информация не требуется для налоговых форм, она имеет решающее значение для вашей управленческой команды. И особенно при принятии решений о том, куда инвестировать маркетинговые и операционные ресурсы.

Этот отчет может показать, где ваши продукты наиболее успешны и в какое время года.

  3. Финансовые отчеты, созданные для налоговой отчетности

Вы должны создавать финансовые отчеты, такие как отчеты о прибылях и убытках и балансы, для целей налоговой отчетности.

Однако эти отчеты можно отнести к управленческим отчетам, поскольку они показывают, зарабатывает бизнес или теряет деньги. Например, отчет о прибылях и убытках дает наиболее точный обзор вашей деловой активности за период времени, который он охватывает.

Мы говорим о том, сколько доходов получила ваша компания, сколько было потрачено и сколько осталось в конце дня.

Балансовый отчет показывает, сколько денег принадлежит вашему бизнесу и сколько он должен в определенный момент времени.И это дает обзор имеющихся заемных и собственных средств, что является важным отчетом для привлечения дополнительных инвестиций.

Отчет о движении денежных средств показывает, как вы распоряжаетесь имеющимися у вас деньгами с течением времени, сколько вы тратите на операции, сколько вы тратите на погашение долгов и насколько гибок ваш бюджет.

Теперь, когда вы знаете об управленческих отчетах и ​​примерах, давайте перейдем к разделу «Как писать» для получения дополнительной информации.

Как писать убедительные управленческие отчеты?

Когда вы смотрите захватывающий фильм, вы испытываете магию истории.

Захватывающая история захватывает ваше внимание и отправляет вас в путешествие, вызывая эмоциональный отклик. И в середине этого вы обнаруживаете, что не хотите отворачиваться или класть его. Закончив его, вы могли бы легко описать его другу.

Было бы здорово, если бы вы могли зажечь такую ​​энергию и эмоции в своей аудитории?

С тех пор, как первые люди уселись у костра, истории стали мощным средством объяснения явлений между поколениями.

Итак, истории продаются.

Отчеты руководства должны храниться вместе с описательными данными, чтобы сделать их убедительными и захватывающими. Ниже приведен шаблон истории, который использовался на протяжении веков.

Вообще-то, ты должен попробовать это в своей предстоящей презентации руководству.

  • Настройки истории
  • Назревание конфликта между главным героем и антагонистом
  • Разрешение конфликтов
  • Трансформация (постконфликтный период)

Первый раздел знакомит с главным героем и антагонистом, их отношениями и миром, в котором они живут.После этой установки главный герой сталкивается с инцидентом.

Попытка разобраться с этим инцидентом обычно приводит к более драматичной ситуации. И это известно как первый поворотный момент. Первый поворотный момент гарантирует, что жизнь главного героя уже никогда не будет прежней. И это поднимает драматический вопрос, сформулированный в терминах призыва главного героя к действию, на который нужно ответить в кульминации истории.

В нашем случае главным героем или героем истории является управление.Заставьте их осознать это, активно вовлекая их в процесс.

Вторая часть составляет основную часть истории. И это изображает попытку главного героя решить проблему, возникшую в результате первого поворотного момента.

Часто главному герою не хватает навыков для решения проблемы, с которой он сталкивается, и в результате он сталкивается со все более ухудшающимися ситуациями. И это известно как арка персонажа, где герой переживает значительные изменения в жизни из-за происходящего.

Главному герою, возможно, придется освоить новые навыки или достичь более высокого чувства осознания того, кто он есть. И на что он способен в своей ситуации.

Третий раздел раскрывает сюжет и его сюжетные линии. И это включает в себя кульминацию, где напряжение истории достигает высшей точки интенсивности.

Кульминация : дается ответ на драматический вопрос, заданный в первом акте, оставляя героя и других персонажей с новым смыслом жизни.

В нашем случае презентация является поворотным моментом для героя (управления).Да, герой будет использовать информацию из вашего отчета, чтобы преодолеть дисбаланс, вызванный антагонистом или врагом. И это может быть проблемой, которую вы пытаетесь решить.

Теперь давайте углубимся в лучшие практики. Это раздел, который вы не можете позволить себе пропустить.

10 лучших практик, которые превращают управленческие отчеты в убедительные истории

Одной из характеристик убедительного управленческого отчета являются легко читаемые диаграммы. Да, графики, свободные от беспорядка. Беспорядок — один из злейших врагов убедительной коммуникации.

У вас может возникнуть соблазн втиснуть тонны информации в свои диаграммы, чтобы они выглядели информативными.

Пожалуйста, не делайте этого, потому что это не поможет вашему делу.

Причина, по которой мы используем наглядные диаграммы в управленческих отчетах, заключается в том, чтобы сжать пулы данных в идеи. Таким образом, диаграммы невероятно важны в отчетах для повышения достоверности и, что наиболее важно, обращения к логотипам (логике) аудитории.

Выявление и устранение беспорядка в диаграмме уменьшает визуальный «шум», позволяя аудитории сосредоточиться на ключевом выводе.

Так что же такое шум в управленческих отчетах?

В своей книге «Визуальное отображение количественной информации» Эдвард Тафте определяет такой шум как элементы на диаграммах, которые не нужны для понимания информации, представленной на диаграмме.

Другими словами, все, что не помогает вам донести БОЛЬШУЮ ИДЕЮ, является шумом, и с этим нужно покончить.

Некоторые из распространенных элементов беспорядка в управленческих отчетах включают:

  • Трехмерные эффекты
  • Темные линии сетки (используйте мягкие серые линии сетки или удалите их, когда это возможно)
  • Чрезмерное использование ярких, смелых цветов
  • Ненужное использование всего текста в верхнем регистре (текст в верхнем регистре необходим только для привлечения внимания к элементу)
  • Расскажите историю данных

Как мы уже говорили ранее, факты и цифры мало что значат для людей, если они не окутаны этосом (эмоциями) и пафосом (достоверностью и индивидуальностью).Кроме того, числа не могут говорить сами за себя без сопутствующей истории, связывающей все воедино.

Итак, мы можем с уверенностью заключить, что таблицы и диаграммы отвечают на вопрос «Что», а история отвечает на вопрос «Почему». Любое руководство компании хочет услышать не только «Что», но и «Почему».

Именно здесь в управленческих отчетах появляется концепция повествования данных.

В этом посте блога мы уменьшаем точные данные и цифры, чтобы больше сосредоточиться на стиле и на том, как убедительно представить необработанный контент.В первую очередь нас убеждают 3 разных типа информации:

Когда вышеуказанные компоненты объединяются стратегически, получается захватывающая история, которая вдохновляет на действия. Несомненно, рассказывать истории сложно. Тем не менее, мы собрали несколько простых лайфхаков, чтобы решить эту проблему.

  • Использовать периоды и исторические данные.

Истории имеют начало, середину и конец. А с помощью показа тренда данных во времени можно добиться чего-то подобного.Например, вы можете сравнить доход в первом квартале этого года с доходом в первом квартале прошлого года.

  • Использование Противопоставление различных KPI и метрик друг другу.

Эта стратегия предполагает вовлечение аудитории в воображаемое путешествие. По сути, вы хотите создать сценарии «что есть» и «что могло бы быть» и внедрить их в сознание вашей аудитории.

Например, покажите целевое значение дохода в сравнении с фактическим значением в этом квартале.

  • Использование стратегии решения проблемы

Используйте эту стратегию, чтобы: выделить проблему, подкрепить ее анализом данных, сообщить аудитории, что поставлено на карту, и предложить руководству варианты выбора.

Чтобы упростить задачу, используйте метод группового ранжирования или взвешенный индекс, чтобы ранжировать рекомендуемые варианты на основе их эффективности.

Существует множество различных графиков и других видов визуального отображения информации. Но лишь немногие из них будут работать для большинства ваших управленческих отчетов.

Выбор наилучшей диаграммы для воплощения вашей истории данных сводится к вашей большой идее (ключевой вывод).

Давайте признаем это. Мы все были жертвами скучных, длинных и неорганизованных презентаций и совещаний.Одна из самых больших ошибок в рассказывании историй с данными в управленческих отчетах — это случайное использование диаграмм.

Разные диаграммы используются по-разному. Таким образом, на ваш выбор данных влияет множество факторов, таких как тип аудитории, характер данных и, самое главное, основная цель.

Большая идея заключается в том, что одно ключевое сообщение вы хотите сообщить. И в нем содержится тот импульс, который заставляет зрителей прокладывать новый курс с новым направлением компаса.

Это также называется: суть, вынос, тезис или единое объединяющее сообщение.

Есть 3 компонента большой идеи

  • Во-первых, большая идея должна выражать вашу уникальную точку зрения.

Помните, люди пришли послушать, как вы говорите. Поскольку они хотят знать ваше мнение по этому вопросу, вы должны дать им это.

Например, судьба ледников — это всего лишь тема; это не большая идея. И наоборот, глобальное загрязнение — это таяние ледников, а заполнение океанов — это большая идея с мировоззрением.

Важный вывод не обязательно должен быть настолько необычным, чтобы никто из руководства никогда о нем не слышал.Это просто должна быть ваша точка зрения на предмет, а не обобщение.

  • Во-вторых, тезис должен передавать то, что поставлено на карту.

Кроме того, в нем должно быть понятно, почему аудитория должна принять вашу точку зрения.

Например, ваша идея состоит в том, чтобы пополнить деревья с помощью нового законодательства. Сравните это с тем, что без улучшения законодательства уничтожение леса будет стоить экономике Флориды 70 миллиардов долларов к 2025 году.

Сообщение о том, что поставлено на карту, помогает аудитории осознать необходимость участия и стать героями.Без веской причины для движения большая идея не может мотивировать изменения.

  • Наконец, большая идея должна быть законченным предложением.

Изложение большой идеи в форме предложения заставляет его иметь существительное и глагол.

На вопрос «О чем ваша презентация?» Большинство людей отвечают примерно так: «Речь идет о новом обучении». Это не большая идея.

Это должно быть законченное предложение: «Этот тренинг повысит производительность вашей команды на 70% в течение следующих двух лет.

  • Отправляйте зрителей в путешествие

После создания БОЛЬШОЙ ИДЕИ и определения пункта назначения пришло время составить план путешествия.

Обратите внимание, убеждение требует, чтобы вы попросили аудиторию каким-то образом измениться. И большинство изменений вынуждают людей переходить от одной формы бытия или действия к новой.

Много раз должно произойти внутреннее, эмоциональное изменение, прежде чем они продемонстрируют признаки внешнего изменения в своем поведении.

Мы идем в кино, чтобы увидеть изменения, которые происходят в главном герое. Это тщательно спланированное изменение называется дугой персонажа. И это идентифицируемые внутренние и внешние изменения, которые переживает герой.

Чтобы спланировать путешествие аудитории, определите, откуда и куда вы хотите переместить аудиторию.

Если вы меняете их внутри, вы обычно можете наблюдать это по их действиям. Это внешнее изменение является доказательством того, что они поняли большую идею и поверили ей.Изменение убеждений меняет действия.

Цифры и факты без контекста не могут вдохновить руководство на изменения или действия. Контекст является королем в рассказывании историй данных. Итак, вы должны ответить на три вопроса, а именно: Что (рекомендации), Кто (аудитория), Почему (большая идея). Когда вышеупомянутое объединяется, они обеспечивают ваш управленческий отчет водонепроницаемым контекстом.

Успех в рассказывании историй о данных не начинается с визуализации данных. Да, вы не ослышались. Контекст в истории данных также важен, потому что он помогает аудитории узнать, чем вы занимаетесь.

  • Исследование аудитории

Чтобы создать убедительный управленческий отчет, который вдохновляет на изменения, проведите домашнюю работу со своей аудиторией. Опять же, вы не хотите предлагать идеи, которые людям не интересны.

Вам нужно проверить их данные, чтобы узнать их интересы. Задавайте такие вопросы, как:

  • Что находит отклик у моей аудитории?
  • Какое им дело?
  • Что им не нравится?
  • Каковы их болевые точки?

Люди будут обращать внимание только на то, что им действительно интересно.Таким образом, чем больше вы резонируете с руководством, тем больше вероятность того, что оно примет меры.

  • Выделение ключевых идей

Выделение ключевых идей позволяет вашей аудитории с легкостью выбирать лучшие идеи. И это то, что касается убедительной истории данных.

Взгляните на таблицу ниже. Это визуализация взаимосвязи между стоимостью за милю и пройденными милями.

Теперь сравните его с этим ниже:

Просто выделив среднее значение (обозначаемое как AVG) и все точки над ним, целевая аудитория мгновенно получит информацию.

Точки над линией AVG показывают: стоимость мили уменьшается по мере увеличения пробега примерно до 3000 миль. После отметки в 3000 миль затраты растут с увеличением пройденных миль.

Взгляните на схему ниже:

На приведенной выше диаграмме показано соотношение между ключевыми словами с длинными и короткими хвостами по отношению к цене за клик (CPC) и объему (трафику).

Заштрихованная часть представляет интерес для зрителей.

  • Включить призыв к действию (CTA)

Информация не имеет большого значения, если вы не рекомендуете действия, например, инвестировать или продавать.

Представьте, что вы уже подробно объяснили, о чем ваша история данных и почему это важно. Но что ваша аудитория должна делать с этой информацией? Предоставление полезной информации — это, в конце концов, цель хорошей визуализации данных и сторителлинга.

Теперь, когда вы знаете, что нужно и чего нельзя делать при создании привлекательного управленческого отчета: давайте проверим важность визуальных элементов.

Важность визуализации в управленческих отчетах с примерами

Чтобы уменьшить вероятность того, что аудитория «потеряется в данных», убедительное повествование на основе данных требует не только соблюдения передовых практик, но и использования правильного инструмента для визуализации.Почему?

Основой любой убедительной коммуникации является стратегическое использование визуальных образов, чтобы пробудить воображение в сознании аудитории.

Таким образом, когда вы используете простую и удобочитаемую диаграмму, вы облегчаете понимание аудитории.

Хотя для всех графиков свое время и место, некоторые графики легче понять, чем другие.

Как выбрать правильную диаграмму?

Все сводится к большой идее. Или идеи, которые вы хотите донести до своей аудитории.Иногда таблицы работают лучше, чем диаграммы.

Помните, наши глаза интерпретируют зрительные образы в 60 000 раз быстрее, чем числа и тексты.

Таким образом, ваш выбор визуализации в примере управленческого отчета имеет огромное значение.

Чтобы выбрать ЛУЧШУЮ диаграмму, протестируйте свой управленческий отчет с людьми, похожими на вашу аудиторию. Отзывы, которые вы получите, помогут вам улучшить презентацию. Кроме того, отчеты о тестировании дадут вам представление о том, можно ли с легкостью использовать каждую деталь.

Так что вам нужно обратить внимание на графики, которые вы пытаетесь апеллировать к логике (логике) аудитории. Ошибка в визуализации может НАРУШИТЬ вашу историю данных.

Вот почему выбор ПРАВИЛЬНОГО ИНСТРУМЕНТА для визуализации данных имеет большое значение. Это может быть разницей между принятием руководством мер и полным отклонением вашего отчета.

Ниже приведены причины, по которым вам необходимо уделять особое внимание диаграммам, которые вы включаете в свой отчет.

  • Изображения рассказывают историю: Иногда изображение лучше передает историю, чем написанное слово.Например, очень эмоциональная сцена семьи, которая только что воссоединилась после травматического события, может привлечь читателя больше, чем если бы эта сцена была просто написана.
  • Изображения могут быстро передать сообщение: Чем выше вы поднимаетесь, тем больше ответственности вы берете на себя. А это означает, что люди, занимающие руководящие должности, подвергаются бомбардировке информацией со всех сторон.

Имея это в виду, вы всегда должны создавать управленческие отчеты, в которых важные сведения сведены к легко читаемым диаграммам.

Помните, что картинка — отличный способ быстро донести ваше сообщение до аудитории.

  • Возможность совместного использования: Другие люди могут легко поделиться изображениями, что означает, что вашу историю увидит более широкая аудитория.

И это подводит нас к разделу, где мы обсудим рекомендуемые инструменты, которые помогут сделать ваши отчеты убедительными.

Какой инструмент лучше всего использовать для создания диаграмм для вашего управленческого отчета?

Google Таблицы — один из популярных инструментов обработки и визуализации данных.

Некоторые из причин вышеупомянутого довольно очевидны. Инструмент имеет простой и удобный пользовательский интерфейс и доступен бесплатно. Кроме того, он поставляется с несколькими шаблонами диаграмм, которые вы можете использовать для своего управленческого отчета.

Однако приложение для работы с электронными таблицами не содержит всех инструментов визуализации данных для создания убедительного отчета.

Да, отчет, который заставляет руководство принять меры с оговоренной вами срочностью.

Продолжайте читать.

  • Неглубокая библиотека карт

Google Таблицы поставляются с меньшей библиотекой диаграмм . Этого недостаточно, потому что вам нужно множество диаграмм, чтобы проверить, какую из них лучше всего использовать в своем отчете.

Тестирование невероятно важно, прежде чем вы решитесь на ЛУЧШУЮ визуализацию для использования в своем хранимом управленческом отчете. Ранее мы говорили, что использование нерелевантных диаграмм не рекомендуется, если вы хотите получить убедительный отчет для руководства.

  • Нет свободы настройки диаграмм

Google Sheets не дает вам неограниченной свободы для выделения ключевых идей посредством настройки.Помните, чтобы сделать информационную историю убедительной; сделайте идеи легко висящими фруктами, чтобы ваша аудитория могла их собирать без проблем.

Итак, вам нужен инструмент, который позволяет настраивать диаграммы в соответствии с историей данных и поставляется с обширной библиотекой шаблонов диаграмм.

Продолжайте читать, чтобы узнать, какой инструмент лучше всего использовать.

Какое решение?

Решение состоит не в том, чтобы отказаться от вашего приложения Google Sheets, а в том, чтобы улучшить его с помощью надстройки ChartExpo.

Помните, что вам нужны наглядные диаграммы, которые легко передают информацию, чтобы вы могли создать убедительную историю данных.

Существует простой и удобный в использовании инструмент визуализации данных, который можно использовать для создания четких и убедительных управленческих отчетов. Эта библиотека создает диаграммы, которые вы можете легко настроить и загрузить.

Что такое ЧартЭкспо?

ChartExpo — это очень доступное и простое в использовании дополнение к Google Sheets, которое создает простые и легко читаемые визуализации для вашего управленческого отчета.

Так что, если вы ищете инструмент визуализации данных для создания простых для понимания диаграмм, которые органично дополнят ваш отчет, не ищите дальше.

Так как же ChartExpo помогает вам создавать убедительные описания данных?

  • В ChartExpo загружено более 80 различных шаблонов диаграмм

Этот недорогой инструмент для визуализации данных поставляется с более чем 80 другими шаблонами диаграмм, чтобы ВЫ могли выбрать ЛУЧШУЮ диаграмму для своей истории.

Хотите узнать больше? Продолжай читать.

  • Неограниченная свобода для выделения ключевых выводов

Кроме того, с ChartExpo у вас есть неограниченная свобода изменять свои диаграммы, чтобы они соответствовали вашему управленческому отчету.Так что вам не придется утруждать себя выделением ключевых идей, поддерживающих основную идею.

Прочие льготы
  • Надстройка ChartExpo для Google Таблиц поставляется с бесплатной 7-дневной пробной версией.
  • По сути, если вы не удовлетворены инструментом в течение недели, вы можете отказаться от него так же быстро, как подписаться на пробную версию.
  • Стоимость доступа к более чем 80 шаблонам диаграмм составляет ВСЕГО 10 долларов США в месяц после окончания пробного периода.
  • У вас есть 100% гарантия, что ваш компьютер или Google Sheets не будут работать медленнее, потому что это дополнение легкое.
  • Вы можете экспортировать легко читаемые и интуитивно понятные диаграммы в форматах JPEG и PNG, наиболее часто используемых в мире форматах для обмена изображениями.

Как установить надстройку ChartExpo в Google Sheets?

Чтобы начать работу с надстройкой ChartExpo для Google Таблиц, выполните простые и легкие шаги, приведенные ниже, после установки этой надстройки.

  • Откройте настольное приложение Google Sheets.
  • Откройте рабочий лист и выберите меню «Дополнения».
  • В раскрывающемся меню вы увидите пункт «ChartExpo».
  • Нажмите «ChartExpo», чтобы открыть надстройку.
  • Вы увидите обширную библиотеку визуальных диаграмм.

Образец отчета об управлении для внутреннего принятия решений

Примечание: диаграмма, используемая в этом разделе, была создана с помощью ChartExpo.

Параллельная гистограмма

Представьте, что вы директор по маркетингу (CMO) растущего бизнеса.

Производительность продаж в текущем периоде ниже, чем в предыдущем.Итак, вы решили переобучить продавцов, чтобы они соответствовали требованиям конкуренции и изменяющимся условиям маркетинга. Но вам нужно, чтобы руководство утвердило бюджет на обучение.

Каковы ваши дальнейшие действия? Да, вы угадали. Напишите простой управленческий отчет.

Большая идея: Пожалуйста, утвердите бюджет на обучение, поскольку в текущем периоде доля продаж на человека уменьшилась.

Примечание: мы используем параллельную панель, потому что она вносит элемент сравнения в историю данных.

  • Только один продавец преодолел отметку в 30 тысяч.
  • Производительность самого низкого исполнителя за текущий период ( 1k ) хуже, чем в предыдущем периоде ( 14,6k )
  • Только 1 из каждых двух продавцов пересек отметку 20k , что вызывает беспокойство.
  • Если вы утвердите бюджет на обучение, мы прогнозируем, что производительность каждого продавца достигнет как минимум отметки 25 000, , включая самого слабого.

Призыв к действию: Итак, утвердите бюджет обучения, потому что это поможет нам достичь отметки 25 тысяч на человека.

Как установить надстройку ChartExpo для Excel

Чтобы начать работу с надстройкой ChartExpo для Excel, выполните шаги Simple и Easy , описанные ниже.

  • Откройте настольное приложение Excel (Excel 2013 с пакетом обновления 1) или более поздней версии).
  • Откройте рабочий лист и щелкните меню  ВСТАВИТЬ
  • Вы увидите параметр Мои приложения.
  • Нажмите Мои приложения , а затем нажмите Просмотреть все .
  • Вы увидите экран, показанный на снимке экрана ниже.
  • Вы увидите свою надстройку ChartExpo для Excel.
  • Если нет, нажмите кнопку Обновить.
  • Выберите эту надстройку и нажмите кнопку Вставить.
  • Надстройка будет добавлена ​​в приложение Excel, как показано на снимке экрана ниже.
  • Войдите в свою учетную запись Microsoft или создайте новую учетную запись, нажав ссылку «Создать новую»
  • Войдите в систему с помощью только что созданной учетной записи и начните использовать надстройку.
  • Войдите в только что созданную учетную запись и начните использовать надстройку ChartExpo. Вам нужно только войти в систему в первый раз . В следующий раз ChartExpo больше не будет запрашивать ваши данные.
  • Теперь вы можете начать использовать ChartExpo для Excel, чтобы получить доступ к невероятным визуализациям ваших данных.
  • Теперь нажмите «Создать диаграмму», чтобы начать.
  • Вы увидите обширную библиотеку визуальных диаграмм, разделенных на шесть различных групп.

Более того, вы можете развернуть любую группу, нажав на нее, чтобы увидеть список доступных визуализаций.

Пример управленческого отчета в Excel:

Менеджер по продукту хочет знать мнение своего клиента. Таким образом, он может знать, где есть место для улучшения. Для этого он провел опрос по шкале Лайкерта и разослал его клиентам. Чтобы клиенты могли отвечать на вопросы. Через месяц получил результаты опроса. Он собрал все данные.

Вопрос Рейтинг Считать
Как вы оцениваете наш продукт? 1 324
Как вы оцениваете наш продукт? 2 176
Как вы оцениваете наш продукт? 3 230
Как вы оцениваете наш продукт? 4 270
Как вы оцениваете наш продукт? 5 0
Как вам услуги? 1 138
Как вам услуги? 2 186
Как вам услуги? 3 176
Как вам услуги? 4 230
Как вам услуги? 5 270
Как вы оцениваете общее впечатление? 1 0
Как вы оцениваете общее впечатление? 2 138
Как вы оцениваете общее впечатление? 3 186
Как вы оцениваете общее впечатление? 4 176
Как вы оцениваете общее впечатление? 5 500
Как вы оцениваете поведение нашего персонала? 1 5
Как вы оцениваете поведение нашего персонала? 2 100
Как вы оцениваете поведение нашего персонала? 3 146
Как вы оцениваете поведение нашего персонала? 4 116
Как вы оцениваете поведение нашего персонала? 5 420

Он открыл Excel и заполнил первый столбец заголовком Вопрос , второй столбец с Рейтингом, и третий столбец с Счетом .

Затем он открыл ChartExpo .
Сначала щелкнул Обзор , а затем Диаграмма Лайкерта . Нажал на столбцы и выбрал весь лист, то есть вопрос, рейтинг и количество. После этого он нажал «Создать диаграмму из данных листа ».

Статистика:

Из этой визуализации он ясно видит, что большинству людей не очень нравится его продукт. Он должен улучшать продукты, чтобы людям нравился его продукт. Большинству людей нравится обслуживание, персонал хороший.У клиентов в целом был хороший опыт.

В этой библиотеке доступно много других визуализаций. Вы можете исследовать и использовать его для своих данных.

Подведение итогов
Руководители

и им подобные могут показаться очень аналитическими, но в практическом смысле они также эмоциональные существа. Так что факты и цифры, подаваемые без эмоций, вряд ли их тронут.

Библиотека ChartExpo предоставляет отличные визуализации, наполненные эмоциями и фактами, чтобы помочь аудитории лучше понять данные и результаты.

Использование Excel для управления проектами

Использование Excel для управления проектами

Менеджеры проектов, работающие над небольшими и средними проектами, могут использовать Microsoft Excel для визуализации, планирования и отслеживания своих проектов. Это может быть простая электронная таблица управления проектами, средство отслеживания проектов Excel или что-то еще более сложное, например панель управления проектами Excel. Для важных коммуникаций с клиентами и руководителями данные Excel также можно преобразовать в слайды PowerPoint.

Шаблон бюджета Excel

Менеджеры проектов, работающие над небольшими и средними проектами, могут использовать Microsoft Excel для визуализации, планирования и отслеживания своих проектов. Это может быть простая электронная таблица управления проектами, средство отслеживания проектов Excel или что-то еще более сложное, например панель управления проектами Excel. Для важных коммуникаций с клиентами и руководителями данные Excel также можно преобразовать в слайды PowerPoint.

Загрузить этот шаблон бюджета Excel

Excel-Budget-Template.xlsx
Шаблон обзора проекта Excel

Обзоры проектов обычно проводятся в конце каждой фазы проекта для оценки текущего состояния проекта. Чтобы документировать и делиться результатами своих обзоров, менеджеры проектов могут использовать электронную таблицу Excel, которая показывает четкий обзор завершенных, незавершенных и запланированных результатов, а также включает сведения об управлении рисками и финансовую информацию.Это облегчит им измерение прогресса и четкую передачу ключевых данных, которые хотят знать клиенты и руководители.

Загрузите этот шаблон обзора проекта Excel

Excel-Project-Review-Template.xlsx
Шаблон отслеживания проектов Excel Sprint

Гибкие проекты требуют тщательного планирования и управления спринтами. Менеджеры могут использовать Excel для планирования и отслеживания своего Agile-проекта, а также для определения приоритетов функций, которые должны предоставляться в каждом спринте.В электронных таблицах отслеживания проектов Sprint обычно указывается дата начала, дата окончания и продолжительность каждой задачи, включая процент выполненной работы. Также можно добавить цветовые коды, чтобы мгновенно отображать статус задач.

Загрузите этот шаблон отслеживания проектов Excel Sprint

Excel-Sprint-Project-Tracker-Template.xlsx
Шаблон расписания проекта Excel

Эффективное управление проектами требует четкого представления всей работы, связанной с выполнением проекта в срок.Использование электронных таблиц расписания проектов позволяет профессионалам эффективно управлять своим проектом по часам и точно видеть, сколько времени осталось для выполнения задачи или есть ли какие-либо просроченные работы.

Загрузите этот шаблон расписания проекта Excel

Проект-Расписание-Шаблон-Excel.xlsx
Шаблон отчета о статусе проекта Excel

Руководители проектов, которые хотят информировать членов команды, руководителей и клиентов о состоянии проекта, могут использовать Excel для иллюстрации и отслеживания хода выполнения всех важных операций.В электронных таблицах состояния проекта перечислены основные результаты, события и риски, связанные с проектом, и они помогают измерить прогресс в достижении каждой цели.

Загрузить этот шаблон отчета о состоянии проекта Excel

Project-Status-Report-Template-Excel.xlsx
Трекер проектов Excel

Управление проектами требует, чтобы все запланированные работы или задачи отслеживались. Электронная таблица отслеживания проекта — это полезный визуальный инструмент для отслеживания хода выполнения каждой задачи по сравнению с первоначальным планом.Электронная таблица должна включать все задачи, их статус, владельца задачи, процент выполнения и запланированную продолжительность по сравнению с фактической продолжительностью.

Загрузить это средство отслеживания проектов Excel

Excel-Project-Tracker.xlsx
Средство отслеживания критического пути Excel

Менеджеры проектов должны видеть, какие задачи зависят от завершения предыдущих задач, прежде чем они смогут начаться. Для этого они могут использовать электронную таблицу критического пути, в которой перечислены все их задачи, запланированная продолжительность каждой задачи и зависит ли задача от другой.Это дает руководителям проектов визуальный способ планирования кратчайшего пути завершения своего проекта.

Загрузить средство отслеживания критического пути Excel

Excel-Critical-Path-Tracker.xlsx
Трекер вех в Excel

Проектами нужно управлять на временной шкале. Отслеживание продвижения к важным событиям или к определенным моментам на шкале времени — хороший метод контроля за ходом проекта.Руководители проектов могут использовать средство отслеживания вех в Excel, чтобы составить список своих критических вех и отслеживать их производительность в соответствии с этой временной шкалой.

Загрузить этот трекер вех в Excel

Excel-Milestone-Tracker.xlsx

9 Бесплатные шаблоны и примеры Excel для управления проектами

Прошли времена длинных электронных таблиц, сотен заметок, разбросанных по блокнотам, и важных проектных решений, терявшихся в переполненном почтовом ящике.Каждому проекту требуется четкая и точная коммуникация, чтобы приступить к делу. Используя правильные инструменты и шаблоны для управления проектами, вы с легкостью достигнете своих целей.

Мы создали девять шаблонов Microsoft Excel, предназначенных для определенных типов проектов или этапов проекта. Нужно где-то отслеживать расходы по проекту и следить за тем, чтобы вы оставались в рамках бюджета? Возможно, вам нужен шаблон для быстрых еженедельных обновлений отчета о состоянии для отправки вашей команде. Ваше планирование, составление бюджета и отслеживание могут жить в этих шаблонах как универсальный магазин для всей информации, связанной с проектом.Вы упростите процесс и снизите риск упустить ключевые возможности. Проверьте их ниже.

Получите эти редактируемые шаблоны ниже

1. Шаблон отчета о статусе проекта

Независимо от того, приходят ли ваши отчеты о статусе проекта по электронной почте или во время собрания, вам нужно поддерживать порядок, чтобы ваши обновления не отставали. Держите шаблон отчета о состоянии проекта в заднем кармане, чтобы каждую неделю дублировать и вставлять соответствующую информацию. Подключайте обновления к уже существующему шаблону, чтобы сэкономить время вам и вашей команде.Какие вехи преодолела ваша команда? Вызовите этих людей, чтобы дать им реквизит. Есть ли какие-либо риски или проблемы, которые необходимо решить? Здесь можно задокументировать потенциальные неудачи и предложить решения. Используйте шаблон статуса проекта, чтобы сообщать об обновлениях своей команде и руководству компании.

Усовершенствуйте этот шаблон, заархивировав его для использования в будущем. Вы можете оценить, что пошло не так, а что сработало хорошо. Шаблоны статуса проекта настраиваются для вашего уникального рабочего случая.

2. Шаблон задачи группового проекта

Думайте о шаблоне задачи группового проекта как о высокоуровневом обзоре всех задач и подзадач, связанных с вашим проектом. Разбейте его на разделы, соответствующие этапам проекта. Перечислите задачи, их заинтересованные стороны, сроки выполнения и приоритет. Предоставьте заинтересованным сторонам возможность оставлять обновления задач проекта по мере их работы, включая даты начала и окончания, процент выполнения и время выполнения. Относитесь к этому шаблону как к полномочному, кто отвечает за какой ресурс.Заинтересованные стороны, у которых есть вопросы, могут ссылаться на этот документ, когда ищут кого-то, кто мог бы ответить на их вопросы или узнать, с кем они будут тесно сотрудничать.

Здесь вы можете проявить творческий подход с помощью шаблона группового проекта. Поместите эту временную шкалу рядом с планом вашего проекта, чтобы сравнить прогресс и выделить небольшие успехи.

3. Шаблон действий

Каждый проект имеет приоритетный список действий, необходимых для достижения контрольных показателей и конечных целей.Внедрение шаблона элемента действия в рабочий процесс обеспечивает визуальное представление этих элементов действия. В своем шаблоне вы можете охарактеризовать эти действия как высокий, средний или низкий приоритет. Вы можете указать сроки выполнения и ответственных заинтересованных лиц. В зависимости от масштаба вашего проекта шаблон элемента действия может быть организован для одного этапа проекта или для задач одной команды.

Шаблон элемента действия хорошо работает, чтобы показать, какие задачи зависят от выполнения других задач.Это широкий угол обзора того, как задачи связаны от начала до конца проекта.

4. Шаблон диаграммы Ганта

Если у вас есть группа визуалов, вот шаблон, который может вам подойти. Диаграмма Ганта — это визуальная разбивка этапов проекта, заинтересованных сторон и задач с использованием полос с цветовой кодировкой, расположенных в горизонтальном представлении календаря. Выберите один цвет для команды или отдельного заинтересованного лица. Вы можете видеть ход выполнения каждой задачи в том виде, в каком он отображается в календаре временной шкалы проекта. Также может быть представление списка, в котором задачи отображаются в более традиционном порядке.

Использование этих двух макетов в сочетании может помочь каждому заинтересованному лицу почувствовать, что они могут отслеживать проект наиболее удобным для них способом. Если стандартный макет списка непривлекателен, предложите вариант более привлекательного дизайна для отслеживания вашего проекта.

5. Шаблон бюджета проекта

Почти к каждому проекту, большому или маленькому, прилагается бюджет. Бюджет проекта определенно не место для потенциальных ошибок или недопонимания. Важно отслеживать расходы на протяжении всего проекта, чтобы избежать огромных непредвиденных счетов в конце.В начале проекта разместите ожидаемые расходы в шаблоне. Разделите их в зависимости от стадии проекта, команды или чего-то еще, что имеет смысл для вашего проекта. Затем используйте шаблон в качестве руководства для отслеживания различных расходов и убедитесь, что они соответствуют вашим прогнозам.

Это быстрый и простой способ узнать, уложились ли вы в бюджет. Вы также будете немедленно предупреждены, если рискуете потратить больше, чем планировали. Использование стандартного шаблона бюджета поможет вам четко донести финансовые ожидания до команды.

6. Шаблон метода критического пути

Тем, кто хочет получить другое визуальное представление своего проекта, показывающее прямые связи между задачами, может подойти шаблон метода критического пути. Этот шаблон изображает ряд кругов (задачи проекта или контрольные показатели), соединенных линиями, ведущими от начала к концу. У них могут быть ответвления для каждой команды или серии связанных задач. Когда все детализировано, ваш метод критического пути напоминает сеть задач и ресурсов.

Этот стиль управления проектами в Excel идеально подходит для максимальной эффективности команды. На ней четко показана сетевая диаграмма задач, необходимых для выполнения каждого этапа. Задачи с высоким и низким приоритетом могут быть отмечены как таковые. Этот макет также может помочь в планировании сроков и разработке графика проекта.

7. Шаблон диаграммы выработки

Диаграмма выработки выглядит как обычная диаграмма с горизонтальной линией (ось x) в качестве временной шкалы проекта и вертикальной линией (ось y) в виде работы, которую необходимо выполнить.Точки вдоль каждой линии используются для обозначения ориентиров или вех на протяжении всего процесса. Этот шаблон работает рука об руку с вашим планом проекта. Это высокоуровневое представление графика проекта, которое поддерживает проектную документацию и цели.

Вы часто будете видеть шаблоны диаграммы выгорания с двумя линиями, одна из которых представляет идеальную временную шкалу, а другая — фактическую временную шкалу. В конце проекта сравните эти две строки, чтобы увидеть, как прогресс проекта соотносится с его первоначальными целями.

8. Шаблон информационной панели проекта

Информационная панель проекта может быть одним из наиболее привычных макетов для управления проектами. Их можно обслуживать для каждого отдельного пользователя, чтобы показать его уникальные задачи и то, как эти задачи вписываются в проект в более широком масштабе. Здесь вы можете взять несколько типов шаблонов и хранить их все в одном месте. Разбейте информационную панель на наборы задач, чтобы быстро оценить приближающиеся сроки, потенциальные проблемы и статус проекта.

Информационные панели эффективно сообщают о ключевых показателях производительности и состоянии проекта с помощью различных средств.Например, используйте гистограмму, чтобы показать, какие задачи выполняются вовремя, а какие отстают. Подведите итоги рабочей нагрузки каждого заинтересованного лица и того, сколько времени тратится на каждую задачу. Шаблон информационной панели проекта может быть всеобъемлющим местом для всех статистических данных и показателей проекта.

9. Шаблон дорожной карты проекта

Эта общая дорожная карта проекта содержит временную шкалу проекта, этапы, цели и результаты в кратком наборе списков, сводок и диаграмм. Он может быть настолько визуальным или полнотекстовым, насколько вам нравится, и определять ключевые элементы проекта.Разделите шаблон дорожной карты проекта на этапы. Предоставьте каждому этапу описание или список задач, относящихся к этому этапу.

Воспринимайте этот шаблон как один из первых шагов на этапе концептуализации проекта. Вы и ваша команда провели первоначальный мозговой штурм, поставили задачи и назвали цели. Теперь вам нужно донести эту информацию до всех заинтересованных сторон. Объедините визуальные элементы с кратким текстом, чтобы передать план проекта с помощью шаблона дорожной карты проекта.

Прошли времена длинных электронных таблиц, сотен заметок, разбросанных по блокнотам, и важных проектных решений, терявшихся в переполненном почтовом ящике. Каждому проекту требуется четкая и точная коммуникация, чтобы приступить к делу. Используя правильные инструменты и шаблоны для управления проектами, вы с легкостью достигнете своих целей.

Мы создали девять шаблонов Microsoft Excel, предназначенных для определенных типов проектов или этапов проекта. Нужно где-то отслеживать расходы по проекту и следить за тем, чтобы вы оставались в рамках бюджета? Возможно, вам нужен шаблон для быстрых еженедельных обновлений отчета о состоянии для отправки вашей команде.Ваше планирование, составление бюджета и отслеживание могут жить в этих шаблонах как универсальный магазин для всей информации, связанной с проектом. Вы упростите процесс и снизите риск упустить ключевые возможности. Проверьте их ниже.

Получите эти редактируемые шаблоны ниже

1. Шаблон отчета о статусе проекта

Независимо от того, приходят ли ваши отчеты о статусе проекта по электронной почте или во время собрания, вам нужно поддерживать порядок, чтобы ваши обновления не отставали. Держите шаблон отчета о состоянии проекта в заднем кармане, чтобы каждую неделю дублировать и вставлять соответствующую информацию.Подключайте обновления к уже существующему шаблону, чтобы сэкономить время вам и вашей команде. Какие вехи преодолела ваша команда? Вызовите этих людей, чтобы дать им реквизит. Есть ли какие-либо риски или проблемы, которые необходимо решить? Здесь можно задокументировать потенциальные неудачи и предложить решения. Используйте шаблон статуса проекта, чтобы сообщать об обновлениях своей команде и руководству компании.

Усовершенствуйте этот шаблон, заархивировав его для использования в будущем. Вы можете оценить, что пошло не так, а что сработало хорошо.Шаблоны статуса проекта настраиваются для вашего уникального рабочего случая.

2. Шаблон задачи группового проекта

Думайте о шаблоне задачи группового проекта как о высокоуровневом обзоре всех задач и подзадач, связанных с вашим проектом. Разбейте его на разделы, соответствующие этапам проекта. Перечислите задачи, их заинтересованные стороны, сроки выполнения и приоритет. Предоставьте заинтересованным сторонам возможность оставлять обновления задач проекта по мере их работы, включая даты начала и окончания, процент выполнения и время выполнения.Относитесь к этому шаблону как к полномочному, кто отвечает за какой ресурс. Заинтересованные стороны, у которых есть вопросы, могут ссылаться на этот документ, когда ищут кого-то, кто мог бы ответить на их вопросы или узнать, с кем они будут тесно сотрудничать.

Здесь вы можете проявить творческий подход с помощью шаблона группового проекта. Поместите эту временную шкалу рядом с планом вашего проекта, чтобы сравнить прогресс и выделить небольшие успехи.

3. Шаблон действий

Каждый проект имеет приоритетный список действий, необходимых для достижения контрольных показателей и конечных целей.Внедрение шаблона элемента действия в рабочий процесс обеспечивает визуальное представление этих элементов действия. В своем шаблоне вы можете охарактеризовать эти действия как высокий, средний или низкий приоритет. Вы можете указать сроки выполнения и ответственных заинтересованных лиц. В зависимости от масштаба вашего проекта шаблон элемента действия может быть организован для одного этапа проекта или для задач одной команды.

Шаблон элемента действия хорошо работает, чтобы показать, какие задачи зависят от выполнения других задач.Это широкий угол обзора того, как задачи связаны от начала до конца проекта.

4. Шаблон диаграммы Ганта

Если у вас есть группа визуалов, вот шаблон, который может вам подойти. Диаграмма Ганта — это визуальная разбивка этапов проекта, заинтересованных сторон и задач с использованием полос с цветовой кодировкой, расположенных в горизонтальном представлении календаря. Выберите один цвет для команды или отдельного заинтересованного лица. Вы можете видеть ход выполнения каждой задачи в том виде, в каком он отображается в календаре временной шкалы проекта. Также может быть представление списка, в котором задачи отображаются в более традиционном порядке.

Использование этих двух макетов в сочетании может помочь каждому заинтересованному лицу почувствовать, что они могут отслеживать проект наиболее удобным для них способом. Если стандартный макет списка непривлекателен, предложите вариант более привлекательного дизайна для отслеживания вашего проекта.

5. Шаблон бюджета проекта

Почти к каждому проекту, большому или маленькому, прилагается бюджет. Бюджет проекта определенно не место для потенциальных ошибок или недопонимания. Важно отслеживать расходы на протяжении всего проекта, чтобы избежать огромных непредвиденных счетов в конце.В начале проекта разместите ожидаемые расходы в шаблоне. Разделите их в зависимости от стадии проекта, команды или чего-то еще, что имеет смысл для вашего проекта. Затем используйте шаблон в качестве руководства для отслеживания различных расходов и убедитесь, что они соответствуют вашим прогнозам.

Это быстрый и простой способ узнать, уложились ли вы в бюджет. Вы также будете немедленно предупреждены, если рискуете потратить больше, чем планировали. Использование стандартного шаблона бюджета поможет вам четко донести финансовые ожидания до команды.

6. Шаблон метода критического пути

Тем, кто хочет получить другое визуальное представление своего проекта, показывающее прямые связи между задачами, может подойти шаблон метода критического пути. Этот шаблон изображает ряд кругов (задачи проекта или контрольные показатели), соединенных линиями, ведущими от начала к концу. У них могут быть ответвления для каждой команды или серии связанных задач. Когда все детализировано, ваш метод критического пути напоминает сеть задач и ресурсов.

Этот стиль управления проектами в Excel идеально подходит для максимальной эффективности команды. На ней четко показана сетевая диаграмма задач, необходимых для выполнения каждого этапа. Задачи с высоким и низким приоритетом могут быть отмечены как таковые. Этот макет также может помочь в планировании сроков и разработке графика проекта.

7. Шаблон диаграммы выработки

Диаграмма выработки выглядит как обычная диаграмма с горизонтальной линией (ось x) в качестве временной шкалы проекта и вертикальной линией (ось y) в виде работы, которую необходимо выполнить.Точки вдоль каждой линии используются для обозначения ориентиров или вех на протяжении всего процесса. Этот шаблон работает рука об руку с вашим планом проекта. Это высокоуровневое представление графика проекта, которое поддерживает проектную документацию и цели.

Вы часто будете видеть шаблоны диаграммы выгорания с двумя линиями, одна из которых представляет идеальную временную шкалу, а другая — фактическую временную шкалу. В конце проекта сравните эти две строки, чтобы увидеть, как прогресс проекта соотносится с его первоначальными целями.

8. Шаблон информационной панели проекта

Информационная панель проекта может быть одним из наиболее привычных макетов для управления проектами. Их можно обслуживать для каждого отдельного пользователя, чтобы показать его уникальные задачи и то, как эти задачи вписываются в проект в более широком масштабе. Здесь вы можете взять несколько типов шаблонов и хранить их все в одном месте. Разбейте информационную панель на наборы задач, чтобы быстро оценить приближающиеся сроки, потенциальные проблемы и статус проекта.

Информационные панели эффективно сообщают о ключевых показателях производительности и состоянии проекта с помощью различных средств.Например, используйте гистограмму, чтобы показать, какие задачи выполняются вовремя, а какие отстают. Подведите итоги рабочей нагрузки каждого заинтересованного лица и того, сколько времени тратится на каждую задачу. Шаблон информационной панели проекта может быть всеобъемлющим местом для всех статистических данных и показателей проекта.

9. Шаблон дорожной карты проекта

Эта общая дорожная карта проекта содержит временную шкалу проекта, этапы, цели и результаты в кратком наборе списков, сводок и диаграмм. Он может быть настолько визуальным или полнотекстовым, насколько вам нравится, и определять ключевые элементы проекта.Разделите шаблон дорожной карты проекта на этапы. Предоставьте каждому этапу описание или список задач, относящихся к этому этапу.

Воспринимайте этот шаблон как один из первых шагов на этапе концептуализации проекта. Вы и ваша команда провели первоначальный мозговой штурм, поставили задачи и назвали цели. Теперь вам нужно донести эту информацию до всех заинтересованных сторон. Объедините визуальные элементы с кратким текстом, чтобы передать план проекта с помощью шаблона дорожной карты проекта.

Создать отчет по проекту

С помощью Project вы можете создавать и настраивать яркие графические отчеты о любых данных проекта, которые вам нужны, без необходимости полагаться на какое-либо другое программное обеспечение. По мере того, как вы работаете над проектом, отчеты меняются, чтобы отражать самую последнюю информацию — никаких ручных обновлений не требуется! См. список всех отчетов и способы их использования.

  1. Перейдите на вкладку Отчет .

  2. В группе Просмотр отчетов щелкните нужный тип отчета, а затем выберите конкретный отчет.

Например, чтобы открыть отчет «Обзор проекта», щелкните Отчет > Панели мониторинга > Обзор проекта .

Отчет «Обзор проекта» объединяет графики и таблицы, чтобы показать, на каком этапе находится каждый этап проекта, предстоящие вехи и задачи, сроки выполнения которых просрочены.

Project предоставляет десятки отчетов, которые вы можете использовать сразу, но это не должно ограничивать ваш выбор. Вы можете настроить содержимое и внешний вид любого из отчетов или создать новый отчет с нуля.

Работа с отчетом

Изменить данные в отчете

Вы можете выбрать данные, которые Project будет отображать в любой части отчета.

  1. Щелкните таблицу или диаграмму, которую хотите изменить.

  2. Используйте панель списка полей в правой части экрана, чтобы выбрать поля для отображения и фильтрации информации.

Совет:  При нажатии на диаграмму справа от диаграммы также появляются три кнопки.Используйте кнопки Элементы диаграммы и Фильтры диаграммы , чтобы быстро выбирать такие элементы, как метки данных, и фильтровать информацию, которая входит в диаграмму.

Пример

В отчете «Обзор проекта» вы можете изменить диаграмму % завершения, чтобы отображать критические подзадачи вместо сводных задач верхнего уровня:

  1. Щелкните в любом месте диаграммы % завершения .

  2. На панели Список полей перейдите в поле Фильтр и выберите Критический .

  3. В поле Outline Level выберите Level 2 . В данном примере это первый уровень схемы, на котором вместо сводных задач есть подзадачи.

    Диаграмма меняется по мере того, как вы делаете выбор.

Изменение внешнего вида отчета

С помощью Project вы можете контролировать внешний вид своих отчетов, от простых черно-белых до взрывов цветов и эффектов.

Совет:  Вы можете сделать отчет частью разделенного представления, чтобы видеть изменения в отчете в режиме реального времени по мере работы с данными проекта.Дополнительные сведения см. в разделе Разделение представления.

Щелкните в любом месте отчета, а затем щелкните Дизайн инструментов отчета , чтобы просмотреть параметры изменения внешнего вида всего отчета. На этой вкладке вы можете изменить шрифт, цвет или тему всего отчета. Вы также можете добавлять сюда новые изображения (включая фотографии), фигуры, диаграммы или таблицы.

При выборе отдельных элементов (диаграмм, таблиц и т. д.) отчета в верхней части экрана появляются новые вкладки с параметрами форматирования этой части.

Пример

Допустим, вы решили, что диаграмма % Complete в отчете «Обзор проекта» нуждается в обновлении.

  1. Щелкните в любом месте диаграммы % завершения , а затем щелкните Дизайн инструментов для работы с диаграммами .

  2. Выберите новый стиль из группы стилей диаграмм . Этот стиль удаляет линии и добавляет тени к столбцам.

  3. Придайте диаграмме глубину. Нажмите Инструменты для работы с диаграммами Дизайн > Изменить тип диаграммы .

  4. Щелкните Столбец > Трехмерный столбец с накоплением .

  5. Добавить цвет фона.Щелкните Инструменты диаграммы Формат > Заливка формы и выберите новый цвет.

  6. Изменить цвета полос. Щелкните столбцы, чтобы выбрать их, затем щелкните Инструменты для работы с диаграммами Формат > Заливка формы и выберите новый цвет.

  7. Переместите цифры с полос.Щелкните числа, чтобы выбрать их, а затем перетащите их вверх.

Всего несколько щелчков мыши и многое другое. И мы только поцарапали поверхность параметров форматирования.

Составьте свой отчет

  1. Щелкните Отчет > Новый отчет .

  2. Выберите один из четырех вариантов, а затем щелкните Выберите .

  3. Дайте вашему отчету имя и начните добавлять в него информацию.

    Пусто     Создает пустой холст.Используйте вкладку Report Tools Design для добавления диаграмм, таблиц, текста и изображений.

    Диаграмма     Project создает диаграмму, сравнивающую фактические трудозатраты, оставшиеся трудозатраты и трудозатраты по умолчанию. Используйте панель списка полей , чтобы выбрать различные поля для сравнения, и используйте элементы управления, чтобы изменить цвет и формат диаграммы.

    Таблица     Используйте панель Список полей , чтобы выбрать, какие поля отображать в таблице (по умолчанию отображаются «Имя», «Начало», «Окончание» и «% завершения»).Поле Уровень схемы позволяет выбрать, сколько уровней структуры проекта должно отображаться в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить на вкладках Table Tools Design и Table Tools Layout .

    Сравнение     Устанавливает рядом две диаграммы. Графики имеют одинаковые данные в начале. Щелкните одну диаграмму и выберите нужные данные на панели Список полей , чтобы начать различать их.

Любые диаграммы, которые вы создаете с нуля, можно полностью настраивать. Вы можете добавлять и удалять элементы и изменять данные в соответствии с вашими потребностями.

Поделиться отчетом

  1. Щелкните в любом месте отчета.

  2. Щелкните Инструменты отчета Дизайн > Копировать отчет .

  3. Вставьте отчет в любую программу, отображающую графику.

Совет:  Возможно, вам потребуется изменить размер и выровнять отчет, когда вы вставите его в новое место.

Вы также можете распечатать отчет, чтобы поделиться им по старинке.

Сделать новый отчет доступным для будущих проектов

Используйте Организатор, чтобы скопировать новый отчет в глобальный шаблон для использования в будущих проектах.

Дополнительные способы сообщить информацию о проекте

Визуальные отчеты позволяют просматривать информацию о проекте в графическом виде с помощью расширенных сводных таблиц в Excel 2010.После того как информация о проекте будет экспортирована в Excel, вы сможете дополнительно настраивать отчеты с помощью расширенных функций сводных таблиц Excel 2010, таких как срезы фильтров, поиск в сводных таблицах, спарклайны в сводных таблицах для мгновенного отображения тенденций и улучшения обратной записи OLAP.

Доступные визуальные отчеты

Шаблоны отчетов в Project 2010 разделены на шесть категорий в диалоговом окне Visual Reports — Create Report , доступ к которому можно получить, щелкнув Visual Reports в группе Reports на вкладке Project .В следующих разделах приведены описания визуальных отчетов в каждой категории.

Вы также можете создавать свои собственные отчеты. Пользовательские отчеты появятся в категории для типа используемых данных.

Задача Категория использования

В следующей таблице описаны визуальные отчеты в категории «Использование задач». Эти отчеты основаны на повременных данных задачи.

Примечание. Данные о повременных назначениях доступны в отчетах в категории «Использование назначений».

Имя

Тип

Описание

Отчет о движении денежных средств

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы, отображающей стоимость и совокупную стоимость с течением времени.

Отчет об освоенной стоимости с течением времени

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, отображающей AC (фактическая стоимость выполненных работ), плановое значение (бюджетная стоимость запланированных работ) и освоенный объем (бюджетная стоимость выполненных работ) с течением времени.

Категория использования ресурсов

В следующей таблице описаны визуальные отчеты в категории «Использование ресурсов». Эти отчеты основаны на повременных данных ресурсов.

Примечание. Данные о повременных назначениях доступны в отчетах в категории «Использование назначений».

Имя

Тип

Описание

Отчет о движении денежных средств

Визио

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, на которой показаны запланированные и фактические затраты для вашего проекта с течением времени.Затраты разбиты по типам ресурсов (работа, материал и стоимость). Индикатор показывает, превышают ли запланированные затраты базовые затраты.

Отчет о доступности ресурсов

Визио

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, показывающей трудозатраты и оставшуюся доступность ресурсов вашего проекта с разбивкой по типам ресурсов (работа, материал и стоимость).Рядом с каждым ресурсом, для которого превышено выделение ресурсов, отображается красный флажок.

Сводный отчет о стоимости ресурсов

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра круговой диаграммы, иллюстрирующей разделение стоимости ресурсов между тремя типами ресурсов: стоимость, материал и работа.

Отчет о доступности ресурсов

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с общей емкостью, работой и оставшейся доступностью для рабочих ресурсов с течением времени.

Сводный отчет о работе с ресурсами

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с общей емкостью ресурсов, работой, оставшейся доступностью и фактической работой, показанной в рабочих единицах.

Назначение Категория использования

В следующей таблице описаны визуальные отчеты в категории «Использование назначений». Эти отчеты основаны на повременных данных, аналогичных данным, найденным в представлениях Task Usage и Resource Usage .

Имя

Тип

Описание

Отчет о базовых затратах

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с базовой стоимостью, плановой стоимостью и фактической стоимостью для вашего проекта, иллюстрированной задачами.

Базовый отчет

Визио

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы вашего проекта с разбивкой по кварталам, а затем по задачам.В этом отчете запланированные работы и затраты сравниваются с базовыми работами и затратами. Индикаторы используются, чтобы показать, когда запланированная работа превышает базовую работу, а плановая стоимость превышает базовую стоимость.

Базовый отчет о работе

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с базовой работой, запланированной работой и фактической работой для вашего проекта, иллюстрированной задачами.

Отчет о бюджетных затратах

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с бюджетными, базовыми, плановыми и фактическими затратами с течением времени.

Отчет о бюджетной работе

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы бюджетных, базовых, запланированных и фактических трудозатрат с течением времени.

Отчет об освоенной стоимости с течением времени

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, отображающей AC (фактическая стоимость выполненных работ), плановое значение (бюджетная стоимость запланированных работ) и освоенный объем (бюджетная стоимость выполненных работ) с течением времени.

Категории сводки задач, ресурсов и назначений

В следующей таблице описаны визуальные отчеты в категориях «Сводка по задачам», «Сводка по ресурсам» и «Сводка по назначениям». Сводные отчеты не включают повременные данные.

Категория

Имя

Тип

Описание

Сводка задач

Отчет о состоянии критических задач

Визио

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, показывающей работу и оставшуюся работу как для критических, так и для некритических задач.Панель данных показывает процент выполнения работы.

Сводка задач

Отчет о состоянии задачи

Визио

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы работы и процента выполнения работы для задач в вашем проекте с символами, указывающими, когда базовая работа превышает работу, когда базовая работа равна работе и когда работа превышает базовую работу.Панель данных показывает процент выполнения работы.

Сводка ресурсов

Отчет об оставшихся ресурсах

Эксель

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы оставшейся работы и фактической работы для каждого рабочего ресурса, показанной в единицах работы.

Сводка по назначению

Отчет о состоянии ресурса

Визио

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы значений работы и стоимости для каждого из ресурсов вашего проекта.Процент выполненной работы обозначен штриховкой в ​​каждом из прямоугольников на диаграмме. Затенение становится темнее по мере того, как ресурс приближается к завершению назначенной работы.

Создание визуального отчета с использованием шаблона

  1. На вкладке Project в группе Reports щелкните Visual Reports .

  2. В диалоговом окне Visual Reports на вкладке Все щелкните отчет, который требуется создать.

    Если отчет, который вы хотите создать, отсутствует в списке, установите флажок Включить шаблоны отчетов из , а затем щелкните Изменить , чтобы перейти к расположению, содержащему ваш отчет.

    Совет:  Если вы знаете, в какой категории содержится отчет, вы можете щелкнуть вкладку этой категории, чтобы просмотреть более короткий список отчетов.Если вы хотите отображать только отчеты, которые открываются в Excel или Visio, установите или снимите флажок Microsoft Excel или Microsoft Visio .

  3. Чтобы изменить уровень данных об использовании, включенных в отчет, выберите Годы , Кварталы , Месяцы , Недели или Дни из списка Выберите уровень данных об использовании для включения в отчет .

    Примечание.  По умолчанию Project устанавливает уровень данных об использовании, рекомендуемый для размера вашего проекта. Для большинства проектов это будут недели. Если вы решите включить данные на более подробном уровне, производительность отчета может снизиться. Если вы одновременно просматриваете несколько отчетов по одному и тому же проекту, для наилучшей производительности воздержитесь от изменения уровня данных. Если вы измените уровень данных, временную базу данных отчетов, хранящуюся локально, необходимо создать заново.Если вам не нужно включать данные об использовании в отчеты, установите уровень данных на лет для лучшей производительности.

  4. Щелкните Просмотр , чтобы создать отчет и открыть его в Excel или Visio.

Редактировать существующий шаблон визуального отчета

  1. На вкладке Project в группе Reports щелкните Visual Reports .

  2. В диалоговом окне Visual Reports на вкладке Все щелкните отчет, который требуется изменить.

    Совет:  Если вы знаете, в какой категории содержится отчет, вы можете щелкнуть вкладку этой категории, чтобы просмотреть более короткий список отчетов. Если вы хотите отображать только отчеты, которые открываются в Excel или Visio, установите или снимите флажки Microsoft Excel или Microsoft Visio .

  3. Щелкните Редактировать шаблон .

  4. В диалоговом окне Visual Reports — Field Picker щелкните поля, которые вы хотите добавить или удалить из отчета, а затем нажмите Добавить , Удалить или Удалить все для перемещения полей между Доступными Поля и Выбранные поля или между полями Доступные настраиваемые поля и Выбранные настраиваемые поля .

    Поля в полях Selected Fields и Selected Custom Fields включены в отчет.

  5. Нажмите Редактировать шаблон , чтобы создать отчет с измененным списком полей.

  • В диалоговом окне Visual Reports — Field Picker некоторые поля идентифицируются как измерения.Важно выбрать для отчета менее шести параметров. Если выбрать более шести измерений, производительность отчета значительно снизится.

  • Не все поля доступны во всех отчетах. Некоторые поля доступны только в отчетах Visio, но не в отчетах Excel.

  • Если вы не можете найти поле, которое хотите включить, в диалоговом окне Visual Reports — Field Picker , возможно, оно хранится в другой категории данных.Например, многие поля, которые вы можете считать полями сводки задач, на самом деле являются полями сводки назначений.

Создать новый шаблон визуального отчета

  1. На вкладке Project в группе Reports щелкните Visual Reports .

  2. В диалоговом окне Visual Reports щелкните Новый шаблон .

  3. В разделе Выберите приложение щелкните Excel , чтобы создать шаблон Excel, или щелкните Visio (Metric) , чтобы создать шаблон Visio.

  4. В разделе Select Data Type выберите тип данных, которые вы хотите использовать в отчете.

    Чтобы включить повременные данные, выберите Использование задач , Использование ресурсов или Использование назначений из списка в разделе Выберите тип данных .

  5. Щелкните Средство выбора поля .

  6. В диалоговом окне Visual Reports — Field Picker удерживайте клавишу CTRL и щелкните поля проекта по умолчанию, которые вы хотите добавить в отчет, в поле Доступные поля .

  7. Щелкните Добавить , чтобы переместить их в поле Выбранные поля .

  8. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните настраиваемые поля, которые вы хотите добавить в отчет, в поле Доступные настраиваемые поля .

  9. Щелкните Добавить , чтобы переместить их в поле Выбранные настраиваемые поля .

  • Если у вас установлена ​​английская версия Office Project 2007, у вас есть возможность создать шаблон Visio, использующий U.С. ед.

  • Чтобы удалить поле из отчета, в диалоговом окне Visual Reports — Field Picker щелкните поле в поле Selected Fields или Selected Custom Fields , а затем щелкните Remove . Чтобы удалить из отчета все поля по умолчанию или настраиваемые поля, щелкните Удалить все в разделе Выбрать поля или Выбрать настраиваемые поля .

  • Не все поля доступны во всех отчетах. Некоторые поля доступны только в отчетах Visio, но не в отчетах Excel.

  • Если вы не можете найти поле, которое хотите включить, в диалоговом окне Visual Reports — Field Picker , возможно, оно хранится в другой категории данных.Например, многие поля, которые вы можете считать полями сводки задач, на самом деле являются полями сводки назначений.

  • В диалоговом окне Visual Reports — Field Picker некоторые поля идентифицируются как измерения. Важно выбрать для отчета менее шести параметров. Если выбрать более шести измерений, производительность отчета значительно снизится.

  • Когда вы закончите создание визуального отчета, вы можете сохранить его в папку шаблона по умолчанию (c:\Program Files\Microsoft Office\Templates) или в другую папку на вашем компьютере или в сети.Шаблоны, сохраненные в папке шаблонов по умолчанию, автоматически отображаются в диалоговом окне Visual Reports — Create Report .

  • Если вы начинаете использовать другой языковой пакет после сохранения пользовательского шаблона визуального отчета, шаблон остается доступным, но не заполняется. Исходные имена полей не распознаются на новом языке и не включаются в отчет.

Экспорт данных отчета

Можно выбрать определенные данные для экспорта в рамках категории (куб OLAP) или экспортировать все данные проекта в виде базы данных отчетов.

Экспорт данных в виде куба OLAP

  1. На вкладке Project в группе Reports щелкните Visual Reports .

  2. В диалоговом окне Visual Reports щелкните Сохранить данные .

  3. В разделе Сохранить куб отчетов выберите категорию, содержащую тип данных, которые вы хотите сохранить.

  4. Нажмите Средство выбора полей , чтобы изменить поля, включенные в список данных для экспорта.

  5. В диалоговом окне Visual Reports — Field Picker щелкните поля, которые вы хотите добавить или удалить из списка данных для экспорта, а затем щелкните Добавить , Удалить или Удалить все для перемещения полей. между полями Доступные поля и Выбранные поля или между полями Доступные настраиваемые поля и Выбранные настраиваемые поля .

    Поля в полях Selected Fields и Selected Custom Fields включаются в экспортируемые данные.

  6. Нажмите OK в диалоговом окне Visual Reports — Field Picker , а затем нажмите Сохранить куб .

  7. Найдите место, где вы хотите сохранить данные куба, и нажмите Сохранить .

  • Данные куба сохраняются в виде файла .cub.

  • При доступе к данным куба с помощью Visio файл .cub не может быть сохранен в сетевой папке.

Экспорт данных в виде базы данных отчетов

  1. На вкладке Project в группе Reports щелкните Visual Reports .

  2. В диалоговом окне Visual Reports щелкните Сохранить данные .

  3. Щелкните Сохранить базу данных .

  4. Перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить базу данных, и нажмите Сохранить .

    Данные сохраняются в виде файла базы данных Microsoft Office Access (.mdb).

Project для Интернета предлагает два основных варианта создания отчетов: Excel и Power BI Desktop. Отчеты Excel поставляются с Microsoft 365, а Power BI Desktop лицензируется отдельно.

Excel

При управлении проектом в Project для Интернета экспорт проекта в Excel позволяет:

  • Создание отчетов и визуальных элементов

  • Отправить файл, содержащий сведения о проекте, внешним заинтересованным сторонам

  • Архивные копии данных вашего проекта для аудита и соответствия

  • Печать копий вашего проекта

Вот как экспортировать ваш проект:

  1. Перейти к проекту.microsoft.com и откройте проект, который вы хотите экспортировать в Excel.

  2. В правом верхнем углу выберите три точки ( ), затем выберите Экспорт в Excel .

  3. Когда вы увидите сообщение » Готово! Мы экспортировали [название вашего проекта].» в нижней части экрана вы можете найти новый файл Excel, в котором хранятся ваши загрузки.

Когда вы откроете файл Excel, содержащий ваш проект, вы увидите рабочий лист под названием «Задачи проекта», который содержит сводную информацию по всему проекту в верхней части, включая его имя, руководителя проекта, а также даты начала и окончания, продолжительность и процент выполнения всего проекта. Вы также увидите дату, когда он был экспортирован.Ниже вы увидите таблицу со всей информацией о вашем проекте.

Подробнее о параметрах отчета Excel

Power BI для настольных ПК

Чтобы приступить к работе, подключитесь к Project для веб-данных через Power BI Desktop, затем откройте шаблон Project Power BI и изучите включенные в него отчеты.

Важно:  Вам потребуется подписка Power BI (и во многих случаях подписка Project), чтобы использовать этот инструмент отчетности.Подробнее см. в следующем разделе.

Лицензирование

Чтобы использовать отчеты Power BI в Project для веб-данных, вы должны быть лицензированным пользователем Power BI Desktop или Power BI Pro. Дополнительные сведения см. в разделе Цены на Power BI.

Чтобы создавать или настраивать отчеты Power BI в Project для веб-данных, вам также потребуется Project Plan 3 (ранее Project Online профессиональный) или Project Plan 5 (ранее Project Online Premium).

Манго ОС

ПРИМЕЧАНИЕ. В видео выше показан устаревший пользовательский интерфейс для модуля отчетов Excel. Это было обновлено в Mango в новый пользовательский интерфейс HTML5. Несмотря на то, что характеристики одинаковые, внешний вид сильно отличается от того, что показано на видео.

Mango имеет модуль отчетов Excel, который позволяет создавать отчеты на основе шаблонов Excel. Mango автоматически вставляет данные в шаблон и доставляет их по электронной почте или загружает.

Доступ к странице отчета Excel можно получить в разделе Администрирование > Отчеты Excel.

Используйте значок справки в правом верхнем углу экрана, чтобы узнать больше о конкретных параметрах.

При нажатии на ссылку Новый шаблон отображается раздел настройки отчета.

Имя шаблона используется для визуальной ссылки на шаблон. Рекомендуется использовать уникальное имя для каждого отчета, но это не обязательно.Имя шаблона отчета будет использоваться как имя для всех сгенерированных отчетов.

Шаблон — это файл Excel, который будет использоваться для определения доступных именованных диапазонов, которые будут заполнены данными с помощью Mango.

Запретить очистку Параметр предотвратит очистку любых сгенерированных отчетов.

Разрешение на редактирование — это список групп пользователей, которые определяют, какие пользователи могут редактировать этот шаблон.

Разрешение на чтение отчета — это список групп пользователей, которые определяют, кто может просматривать любые созданные отчеты.

Периоды времени

Периоды времени — это группы точек, связанные с диапазонами времени и сводками. Для каждого временного диапазона будут генерироваться статистические данные и извлекаться значения точек за этот временной диапазон с использованием сводки (если она предоставлена).

Имя Каждому периоду времени присваивается имя, которое помогает идентифицировать его во всплывающем окне «Выполнить сейчас».

Период времени используется для определения того, какие значения выбрать для отчета. Диапазон может быть относительным или абсолютным. В большинстве случаев подходит относительный диапазон.Относительные диапазоны дат могут основываться либо на «предыдущих», либо на «прошлых» данных.

Диапазон Past включает заданный период времени, заканчивающийся сейчас.

Диапазон Предыдущий также включает заданный период времени, но его конечное время квантуется в соответствии с типом периода.

Например, если тип периода — «Часы» и количество периодов — 1, а отчет выполняется в 18:05, будет использоваться временной интервал с 17:00 (включительно) до 18:00. (эксклюзив).Если бы количество периодов было, скажем, 3, промежуток времени был бы с 15:00 до 18:00. Точно так же «Месяц (ы)» начинает временной интервал в полночь первого дня предыдущего месяца и заканчивает его в последний день предыдущего месяца (когда количество периодов равно 1). Другие типы периодов работают так же. Неделя начинается в понедельник в полночь в соответствии со стандартами ISO.

A Текущий диапазон квантует время до начала выбранного типа периода до момента запуска отчета.

Диапазон назад квантует время до начала выбранного периода, то есть столько же периодов назад, и квантует время до конца этого периода.

Так, например, вы можете запросить весь месяц, который был 2 месяца назад, поэтому, если сегодня январь, 2 месяца назад будет весь ноябрь прошлого года.

Rollup — это способ группировки точечных данных в дискретные интервалы. Это полезно для многих целей, включая уменьшение количества данных, которые будет генерировать отчет

.

Место для значений времени — это именованный диапазон, в который будут помещены метки времени.Этот диапазон должен быть группой смежных ячеек (т. е. частью столбца или строки). Mango расширит или уменьшит этот именованный диапазон, чтобы он соответствовал всем данным для отчета. Это не требуется, и если его нет, в электронную таблицу не будут вставлены временные метки.

Когда вы добавите точку , точка появится в таблице для этого временного диапазона. (Если установлен флажок Добавить ко всем временным периодам , точка попадет во все созданные временные периоды). После добавления точки необходимо задать именованный диапазон.Этот диапазон должен быть непрерывным набором ячеек (т. е. частью строки или столбца). Стоит отметить, что дополнительные диапазоны могут быть созданы на основе назначенного диапазона. Например, назначение диапазона: «last_month_voltage» точке временного ряда сделает статистику для этой точки доступной в любых диапазонах, определенных как «last_month_voltage.average» или «last_month_voltage.sum». Дополнительную информацию см. в справке по настройке файла шаблона Excel. .

Планирование отчетов

Можно запланировать автоматический запуск отчетов.Введите пользовательское выражение Cron или используйте инструмент Cron Builder для создания соответствующего шаблона.

Запланированные отчеты для отключенных пользователей не запускаются.

Отчет по электронной почте

Отчеты можно отправлять по электронной почте, они будут содержать сгенерированный файл Excel (возможно, сжатый).

Выберите получателей электронной почты , которым нужно отправить отчет по электронной почте. Получателями могут быть списки рассылки, системные пользователи или адреса электронной почты произвольной формы.

Шаблоны электронной почты

Шаблоны электронной почты — это пользовательские шаблоны Freemarker.Эти шаблоны можно настроить, используя предоставленный шаблон в качестве примера. Любые шаблоны, размещенные в каталоге модуля web/ftl, будут отображаться в раскрывающемся списке Шаблон.

Шаблоны Excel

Чтобы создать шаблон в Excel, вам необходимо создать таблицу, которая будет содержать значения точек данных. Они будут связаны именованным диапазоном.

Для создания именованных диапазонов в Excel необходимо выделить группу ячеек, относящихся к этим переменным.

Затем перейдите к Формулы > Создать из выделения

Помните, что вам нужно создать именованный диапазон для меток времени, и это будет связано с Место для переменной значений времени .

На другом листе Excel вы можете создавать свои пользовательские отчеты, используя эти именованные диапазоны в качестве входящих данных.

После сохранения отчета вы можете выполнить следующие действия:

Копировать отчет

Это загрузит настройки из предыдущего шаблона и позволит вам сохранить новую копию. Копию необходимо сохранить, прежде чем она станет новым шаблоном.

Удалить отчет

Удалите отчет, щелкнув значок.

Отчет о запуске

Это немедленно запланирует новый отчет.Статус нового отчета будет показан в таблице Завершенные/незавершенные отчеты. Отчет будет запущен в фоновом режиме и по завершении будет доступен для просмотра.

Запуск с определенными датами

Запустите отчет и переопределите его настройки даты. Появится всплывающее окно для ввода диапазонов дат перед планированием нового отчета. Статус нового отчета будет показан в таблице Завершенные/незавершенные отчеты.

После запуска отчета вы сможете увидеть список из завершенных/незавершенных отчетов.

Если вы загрузите отчет, вы увидите таблицу данных, заполненную значениями точек данных, и пользовательский отчет будет адаптироваться к данным.

Как создать отчет об инциденте с отслеживанием и мониторингом с помощью Excel?

Сообщение об инцидентах в больницах

В сфере здравоохранения отчетность об инцидентах является важной задачей, которая регистрирует все необычные события, происходящие в больницах, домах престарелых и других медицинских учреждениях.Отчет об инциденте — это официальный отчет, составленный практикующими врачами, медсестрами или другими сотрудниками для информирования администраторов учреждения об инцидентах, который позволяет группе управления рисками рассмотреть изменения, которые могут предотвратить подобные инциденты. Формы, используемые для отчетов об инцидентах, могут быть бумажными или электронными.

Несмотря на все достижения в области медицинских технологий, управление инцидентами во многих больницах остается бумажным ручным процессом. Мы понимаем, что на эти решения влияет множество факторов.Мы говорим о влиянии бумажной и цифровой системы на процесс сообщения об инцидентах здесь .

Первый шаг к переходу от бумажных медицинских карт к электронным произошел после принятия Закона о восстановлении и реинвестировании в США (ARRA) 2009 года. Этот закон побуждал поставщиков медицинских услуг в Соединенных Штатах оцифровывать внутренние системы документации и разрабатывать централизованную базу , а медсестры могут легко получить доступ к медицинским записям.

Однако перейти от бумажной системы к безбумажной не так просто и легко.Вот почему многие медицинские учреждения не стали полностью безбумажными даже после десятилетия существования современной системы документации. Они могут пытаться избежать нескольких препятствий, но на самом деле они ежедневно сталкиваются с множеством проблем при использовании бумажного метода, например:

  • Отнимает много времени
  • Неэффективное представление данных
  • Не масштабируется
  • Ограниченная безопасность
  • Отсутствует контрольный журнал и отслеживание
  • Склонен к ошибкам
  • Медицинские учреждения, которые трудно анализировать, поэтому требуется безопасность, быстрота и скорость4
9000 составление отчетов.Короче говоря, им нужна автоматизированная система отчетности об инцидентах. Но на данный момент только две трети больниц сосредоточились на автоматизации.

Инциденты создания-отслеживания-мониторинга с использованием Excel

Мы много лет работаем с медицинскими учреждениями, поэтому прекрасно понимаем, что автоматизация — непростая задача. Это дорогостоящий и технический процесс, который могут принять не все больницы.

Мы здесь, чтобы помочь вам с альтернативой, которая не будет стоить вам ни копейки. Бесплатная, надежная и эффективная система управления инцидентами для медицинских учреждений — отчетность в формате Excel.

Для больниц, которые еще не готовы погрузиться в программные системы для отчетов об инцидентах, использование Excel является недорогим и надежным вариантом, поскольку он может быстро помочь вам начать работу. В этой статье мы обсудим, как вы можете использовать Excel для ведения и отслеживания инцидентов.

Чтобы управлять всеми инцидентами в одном месте и эффективно их анализировать, менеджеру по качеству необходимо систематизировать различные наборы данных для получения окончательной статистики. Однако, когда инциденты регистрируются в документах, анализ данных или выявление закономерностей становится непростой задачей.Таким образом, потребность в значимых данных возникает там, где данные легко читаются и интерпретируются.

Например —

В бумажном отчете описание инцидента будет записано так:

«Пациент А спал на своей кровати в палате № 2. Поворачиваясь во сне, он упал с кровати. Лежащая медсестра немедленно бросилась к нему и помогла ему снова лечь на кровать и поднять поручни кровати. Пациент не получил никаких травм.

Теперь, если та же информация захвачена в структурированном формате, она будет выглядеть так:

Тип происшествия: Падение пациента
Подтип происшествия: Падение с кровати
Место происшествия: Палата 2
Пострадавшие: Пациент А
Травмы: Нет

Очевидно, что данные, записанные во втором стиле, легче ориентироваться, анализировать и интерпретировать. Таким образом, способ записи данных имеет огромное значение для аналитического процесса.

Если вы используете бумажные формы для отчетности и управления инцидентами, мы даже упростили вашу работу, создав шаблон отчета об инцидентах Excel вместе с процессом создания настраиваемых отчетов об инцидентах в Excel.

Как структурировать данные

Если вы хотите получить полезную информацию из отчета об инциденте, вы должны записывать в него каждую минуту. Однако количество подробностей в отчете зависит от размера вашей организации, целей безопасности пациентов, частоты требований и других соответствующих факторов. В отчет о происшествии в больнице необходимо добавить следующие сведения:

Дата возникновения инцидента

Хорошо информированный отчет об инциденте требует базовой информации, такой как дата и время инцидента.Это одна из самых важных частей информации, особенно полезная для расчета статистики и производительности.

Место происшествия

В частности, укажите место происшествия, а также конкретную область в больнице, например, пациент X попадает в палату №1. 2 рядом с кроватью. При использовании Excel рекомендуется сделать поле «Местоположение» раскрывающимся. Создайте список всех возможных местоположений, от вестибюля лифта до OT, и выберите из значений, а не вводите его в виде текста.Это поможет вам преобразовать «Местоположение» в измеримое поле, и вы сможете создать на его основе статистику, например «Какое место наиболее подвержено падению?».

Тип инцидента

Это ключевая информация, которая поможет вам в анализе и обработке ваших данных, а также в создании вашей статистики для управления. Вы можете классифицировать инциденты как «Ошибка приема лекарства», «Падение пациента», «Повреждение оборудования», «Идентификация пациента» и т. д. При использовании Excel рекомендуется сделать поле «Тип инцидента» раскрывающимся.Создайте список всех типов инцидентов, которые вы хотите зафиксировать, и выберите из значений вместо того, чтобы вводить его в виде текста. Это поможет вам преобразовать «Тип инцидента» в измеримое поле, и вы сможете генерировать статистику, например «Какой самый распространенный инцидент в моей больнице в прошлом году?».

Стороны, вовлеченные в инцидент

Имя и контактные данные всех сторон, причастных к происшествию. Если есть свидетели происшествия, будет полезно добавить их показания в отчет.При написании свидетельских показаний сосредоточьтесь на следующих атрибутах: конкретных подробностях, связанных с инцидентом, используйте кавычки, чтобы обрамить их заявления, отметьте местонахождение свидетелей во время инцидента и то, как они связаны с инцидентом.

Подробное описание инцидента

Описание инцидента предоставлено лицом, сообщившим об инциденте. Это может быть как можно более подробным, чем больше информации в наличии, тем лучше ее исследовать дальше.

Комментарии

Получив всю информацию от репортера, вы можете отслеживать инцидент в Excel, записывая все последующие обсуждения, комментарии руководителя или других менеджеров в одной строке Excel!

Оценка риска

Независимо от того, используете ли вы матрицу рисков 5×5 или оценку SAC от 1 до 4, вы можете ввести оценку серьезности риска для инцидента, снова в той же строке!

Способствующие факторы

За исключением незначительных инцидентов, все остальное, скорее всего, будет подвергнуто анализу основных причин и процессу расследования.Хорошей практикой является ведение списка всех Сопутствующих факторов (либо Лондонский протокол, либо вы можете следовать указаниям вашей больницы) и выбор из значений, а не ввод его в виде текста. Это поможет вам преобразовать «Содействующие факторы» в измеримое поле, и вы сможете получить полезную статистику, например «Какой главный фактор влияет на мои инциденты?».

Что такое значимые данные?

Значимые данные — это, говоря простым языком, полезная статистика и практические идеи, которые можно использовать для оценки эффективности и действенности вашего процесса.Значимые данные отвечают на многочисленные агрегированные вопросы, дают вам полезную информацию без особых усилий

  • Сколько происшествий с падением произошло в прошлом месяце?
  • Сколько ошибок при приеме лекарств было допущено в прошлом году?
  • Какой процент инцидентов все еще остается открытым?
  • Что встречается чаще всего?
  • Какое место подвержено большему количеству падений?

Как мы выяснили в приведенном выше примере, бумажные записанные данные не могут помочь вам найти агрегированные результаты, не тратя часы или дни усилий.Но с помощью Excel вы можете использовать такие функции, как раскрывающийся список и фильтры данных, для быстрого получения этой значимой информации.

Загрузите наш готовый к использованию шаблон Excel

Если вы не знаете, как превратить стандартную электронную таблицу Excel в лист отчета об инциденте, не беспокойтесь! Загрузите наш готовый к использованию шаблон диспетчера инцидентов. Шаблон содержит всю информацию, которую вам минимально необходимо собрать, и предоставляет некоторые инциденты для справки. Вы можете настроить шаблон в соответствии с вашими потребностями, особенно родительский список типов инцидентов, список отделов и статусов.В следующих разделах мы также объясним, как это можно сделать.

Однако, если вы хотите с нуля создать свою собственную электронную таблицу менеджера инцидентов, читайте больше, пока мы пошагово пошагово пошагово рассмотрим этот процесс.

Настройка шаблона Excel для диспетчера инцидентов

Как создать раскрывающийся список для столбцов?

Раскрывающийся список — очень полезная функция Excel, позволяющая сортировать соответствующую информацию в соответствии с вашими требованиями. Например, с помощью нашего шаблона вы можете легко сортировать информацию по типу инцидента и сопутствующим факторам.Однако, чтобы создать собственный раскрывающийся список, вы можете выполнить следующие действия:

  • Выберите ячейки, которые вы хотите содержать списки.
  • На ленте щелкните ДАННЫЕ > Проверка данных.
  • В диалоговом окне установите Разрешить в список.
  • Нажмите «Источник», введите текст или числа (разделенные запятыми, для списка с разделителями-запятыми), которые вы хотите добавить в раскрывающийся список, и нажмите «ОК».

Вот видео, объясняющее это шаг за шагом.

Как использовать функцию фильтра?

Функция фильтрации позволяет пользователям легко извлекать совпадающие записи из большого набора данных на основе определенных критериев. Предположим, вы хотите узнать, сколько открытых происшествий было в отделении № 2, наш шаблон происшествий сразу покажет вам — просто следуйте этим инструкциям:

  • Выберите любую ячейку в диапазоне.
  • Щелкните Данные > Фильтр.
  • Затем выберите стрелку заголовка столбца.
  • Теперь вы можете выбирать между текстовыми фильтрами и числовыми фильтрами.

Например. Чтобы узнать количество открытых инцидентов, вы должны выбрать поле «Статус» и выбрать «Открыть» (отменить выбор «Закрыто»). Чтобы узнать количество таких открытых инцидентов в отделении 2, вы должны выбрать поле Location и выбрать «Ward 2». Теперь у вас есть суженный список открытых инцидентов из Ward2.

Как создать сводную таблицу?

В Excel вы можете использовать сводную таблицу для расчета, суммирования и анализа данных, представленных в вашем отчете.Кроме того, вы можете легко сравнивать и находить тенденции в ваших данных. С помощью нашего шаблона вы можете создавать статистику по типам инцидентов, по отделам или по статусам.

Сводная таблица работает немного по-разному в зависимости от того, какую платформу вы используете для запуска Excel, но простой способ создать сводную таблицу:

  • Выберите ячейку, в которой вы хотите создать сводную таблицу.
  • Выберите Вставка > Сводная таблица.
  • В разделе Выберите данные, которые вы хотите проанализировать, вы можете выбрать таблицу или диапазон.
  • Проверьте диапазон ячеек в таблице/диапазоне.
  • В разделе Выберите, где вы хотите разместить отчет сводной таблицы, вы можете выбрать новый или существующий рабочий лист для добавления сводной таблицы и нажать кнопку ОК.
  • Вы можете добавить поля в сводную таблицу, установив флажок имени поля на панели полей сводной таблицы.

Как обновить сводную таблицу?

Когда вы добавляете новую информацию в наш предварительно созданный рабочий лист, вам необходимо обновить сводную таблицу, чтобы предоставить вам обновленную статистику.Чтобы обновить сводную таблицу:

  • Щелкните в любом месте сводной таблицы, чтобы открыть ленту инструментов сводной таблицы.
  • Выберите Анализ > Параметры.
  • Перейдите на вкладку Данные, установите флажок Обновлять данные при открытии файла.

Как создавать графики?

Чтобы лучше анализировать данные об инцидентах, вы можете преобразовать их в график и диаграмму с помощью нашего шаблона. График можно создать в Excel как:

  • Выберите ячейку.
  • Выберите график из девяти вариантов графиков и диаграмм.
  • Выделите свои данные и нажмите «Вставить».
  • Настройте макет и цвета данных.
  • В соответствии с вашими требованиями измените размер меток графика и осей.

Вот видео с пошаговыми инструкциями

Скачать шаблон

Начните сегодня, загрузив шаблон отчета об инцидентах  , который мы создали, чтобы вы могли легко начать управлять своими инцидентами. Шаблон содержит всю минимальную информацию, которую вам нужно зафиксировать.Вы можете настроить этот шаблон в соответствии со своими потребностями, особенно настроив родительский список типов инцидентов, сопутствующих факторов, списка местоположений и отделов.

КВАСР Лайт

QUASR Lite — это самое простое онлайн-программное обеспечение для управления инцидентами, которое вы искали. Основное преимущество QUASR Lite по сравнению с ванильными таблицами Excel заключается в том, что мы создали его специально для сценариев происшествий в больнице. Мы объединили наш опыт работы со многими больницами и создали начальный инструмент, который будет расти вместе с вами по мере того, как вы становитесь более крупными и сложными процессами.Вы сможете прикреплять доказательства, делиться отчетами с выбранными сотрудниками или отделами и уведомлять высшее руководство о серьезных инцидентах. Поскольку он цифровой, вы можете легко искать, сортировать или изменять статистику важных совещаний руководства.

QUASR Lite предназначен для организаций, которые только начинают или хотят оцифровать свой процесс управления инцидентами. Используете ли вы простой бумажный метод или хотите создать собственную структуру и процесс, QUASR Lite поможет вам.