Суббота , 28 мая 2022
Бизнес-Новости
Разное / Технологии управления временем: Тайм-менеджмент: технология управления временем | Потехе час | Статьи

Технологии управления временем: Тайм-менеджмент: технология управления временем | Потехе час | Статьи

Содержание

управление временем. Лучшие современные технологии управления временем

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

Книга:

Техника «якорения»

Техника «якорения»

Эта техника известна уже давно и успела зарекомендовать себя как надежный и проверенный способ. В основе ее лежит представление о том, что любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием и способен его вызывать. Это очень важно, так как наши чувства влияют на наши мысли и поступки, определяют наши действия. Почему бывает так трудно приступить к сложному заданию или к реализации глобального проекта, да и просто начать рабочий день? Немалую роль здесь играют наши эмоции. Вспомните, как часто утром после пробуждения, по дороге на работу или учебу мы прокручиваем в голове фразы вроде этих: «Опять на работу… Снова в этот душный офис… Вновь увижу коллегу, с которой мы вчера поругались… Опять все настроение будет испорчено… Надо наконец приступить к работе над проектной задачей, но она такая большая и трудная… Еще клиент, недовольный срывом поставок, будет нервы трепать своими требованиями и жалобами начальству… Шеф опять обозлится, накричит, как всегда… А тут еще сессия на носу, реферат не написан… Опять не сдам… Не успею…»

Ну и в каком настроении после такого утреннего «мысленного душа» вы приедете на работу? А если еще пробка на дороге, толпа в метро, оторванная в давке пуговица? Нервы на пределе, но надо начинать работать, а сил уже нет. И вы постепенно включаетесь в рабочий процесс, что затягивается, как правило, ровно до обеда: сначала просто приходите в себя, потом успокаиваетесь за разговорами с коллегами, затем пьете чашечку кофе, пытаясь собраться с мыслями, за ней – вторую, чтобы их структурировать…

Теперь представьте, что произойдет, если подобным образом будет вести себя хирург, вызванный на срочную операцию, пилот самолета или ведущий теленовостей, выступающий перед многомиллионной аудиторией в прямом эфире. Представители этих и многих других профессий не имеют возможности долго раскачиваться, постепенно втягиваясь в рабочий процесс. Актер должен уметь войти в роль в момент выхода на сцену, а не за два часа до начала спектакля и не к концу второго акта. Современный менеджер, как хороший актер, должен собраться и сконцентрироваться в тот момент, когда открывается дверь переговорной комнаты и он встречается лицом к лицу с руководителем крупного предприятия, клиентом или заказчиком, а не за три часа до начала обсуждения и уж тем более не час спустя после презентации или деловой встречи.

И если мы говорим о профессионализме, то умение быстро настроиться на рабочий лад – важное и непременное условие настоящего специалиста, в какой бы сфере деятельности он ни работал. Представьте, насколько легко и просто стало бы начинать любое дело, если бы мы имели возможность найти способ быстро переключать наши эмоции и моментально входить в ресурсное состояние – состояние настроенности на выполнение работы, дающее ощущение радости и удовольствия, силы и энергии.

Таким способом и является техника «постановки якоря» или «якорения».

«Якорь» – любой материальный объект или любой стимул (визуальный и аудиальный образ, жест, поза, движение, цвет, запах), вызывающий определенные эмоциональные состояния.

Жизнь каждого человека богата на разнообразные события и сопровождающие их эмоции, и поэтому у каждого из нас – свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т. д.) на определенные действия. Чаще всего в нашей жизни присутствуют внешние «якоря»: звонок будильника по утрам – пора вставать; зеленый свет светофора – можно идти; закрытый шлагбаум на железнодорожном переезде – приближается поезд. Как правило, большинство «якорей» настолько очевидны и распространены, что мы едва их замечаем, привыкаем к ним как к само собой разумеющимся явлениям, а между тем они активно влияют на изменение нашего эмоционального состояния.

«Якоря» в нашей жизни есть везде. Отдыхаем на пляже. Обстановка на пляже настраивает на состояние отдыха… Ужин при свечах – романтическое настроение. Праздничное застолье – состояние веселья… Рабочее место (у кого компьютер, у кого гараж) – рабочий настрой. Красиво сервированный стол – состояние аппетита. За книгами в читальном зале – состояние сосредоточенного внимания.

Что же может быть «якорем»? Все, что мы видим, слышим, чувствуем. Поскольку работа за компьютером связана с тем, что я смотрю на экран, просто удобнее использовать звук. Но с тем же успехом можно повесить на монитор какой-нибудь брелок или поставить рядом с компьютером кактус, чтобы видеть его краем глаза. Любой предмет, любой звук, любой запах может быть выбран в качестве «якоря».

А. Ретунский. Создание настроя на высокую работоспособность

Существует два способа возникновения «якорей»

1. Путем многократных повторений . Когда существуют повторяющиеся случаи, закрепляющие связку «якорь – ассоциация – действие». Например, если каждое утро после звонка будильника мы поднимаемся с постели, то после нескольких повторов этот звук начинает ассоциироваться с необходимостью вставать. Этот способ установления «якоря» можно использовать сознательно, вырабатывая свои цепочки «якорь – ассоциация – действие». Особенно в том случае, если отсутствует эмоциональная вовлеченность в процесс деятельности или она есть, но довольно слабая.

2. На пике сильного эмоционального переживания . Когда нам что-то интересно, когда мы вовлечены в процесс, то восприятие, усвоение и закрепление информации происходит гораздо быстрее и легче. Вспомните, какие предметы в школе было проще всего учить и сдавать на экзамене? Те, которые вас интересовали больше всего. Какие факты быстрее и легче запоминались? Те, которые были вам интересны, а те, что оставляли равнодушными, требовали многократных повторений и заучивания. Чем слабее эмоциональная вовлеченность, тем большее количество повторений требуется.

Которую мы посвятили проблеме борьбы с ленью, я заметила, что одной из главной причиной лени является отсутствие мотивации . И действительно, если мы сами не озадачиваемся тем, чтобы разнообразить свои будни, они становятся похожими на «день сурка». Приготовить, постирать, позаниматься с детьми, некоторым дается это очень сложно. Сложно настроиться на домашнюю работу и получить от этого процесса удовольствие. Именно поэтому я решила написать о том простом приеме, который помогает мне самой настроиться на работу (причем любую, не только домашнюю)

Итак, что же может помочь вам без лишних отговорок и препирательств с самой собой приступить к делу, которое вам не очень нравиться или которое вам делать просто лень?

Психологи называют это «принцип якоря » «Якорь»- это любая материальная привязка, связанная для нас определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на определенное дело мы «включаем» нужный материальный «якорь»- и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

Якорем может быть всё что угодно: музыка, запахи, свет, ощущения, слова, ритуалы итд. Если вы знаете, что именно помогает вам настроиться на работу, вы можете осознанно использовать этот «якорь» для поднятия духа и прилива бодрости.

Конечно, одним из самых популярных «якорей» является музыка . Вспомните, какая музыка поднимает вам настроение? Под какую музыка вам хочется двигаться, танцевать, в общем, проявлять активность? Для меня это старые добрые хиты 70-80-х. Если я чувствую, что подступает лень и апатия, что мне совсем не хочется сегодня или гасить , то включаю диск с музыкой. 5-10 минут зажигательных танцев с сыном под «Увезу тебя я в тундру…» и я готова свернуть горы!

Не менее действенных являются и вкусовые «якоря» . Не ошибусь, если скажу, что добрая половина офисных работников начинает свой трудовой день с чашки кофе. Если сидя в декрете, вы хотите настроиться на рабочий лад, попробуйте выпить любимый бодрящий напиток. А вот для меня «якорем» для напряженной интеллектуальной деятельности является черешня. Да-да именно эта ягодка и это не случайно. Еще до рождения сына я работала в отделе персонала одной крупной компании, возглавляя отдел обучения персонала. Работы было просто море! Мы носились по коридорам, цокая каблуками и хлопая дверьми, как заведенные. И только одна сотрудница была всегда спокойна и полна оптимизма. Это и не удивительно, она была беременна и рядом с ней всегда стоял ящик с черешней. Она благосклонно разрешала взять нам горсточку для поднятия настроения и заглушения постоянного чувства голода. Эти суматошные и сложные дни, я вспоминаю несмотря ни на что с теплотой и радостью. С чашкой черешни я учила новый язык, готовилась к экзаменам, писала свои первые статьи. Жалко, что зимой черешня такая дорогая)

Ощущения тоже могут помочь вам настроиться на нужную волну. Я, например, по неволе начинаю расслабляться, если меня укрыть теплым шерстяным пледом. Или всегда собираюсь и настраиваюсь на работу, сев за свой рабочий стол. Многие женщины говорят, что прилив сил и уверенности в себе у них вызывает туфли на каблуках и ощущение того, что ты « при параде» отправляешься на важные переговоры.

Мне очень понравился пример «якоря», приведенные в одной из книг по тайм-менеджменту. Все мы с удовольствием и предвкушением чего-то светлого и радостного наводим порядок в доме перед Новым годом, и в большинстве случаев по телевизору показывают фильм «Ирония судьбы или с легким паром». И начиная простую уборку, герой книги всегда включал этот фильм для создания нужного эмоционального настроя, уборка проходила легко и быстро.

Нужно помнить, что «якоря» могут помочь настроиться не только на работу, но и на отдых. Не устану повторять, что мы должны заботиться о восстановлении своих сил и учиться правильно и эффективно отдыхать и здесь к нам на помощь также может прийти музыка или тишина, звуки природы или шума моря, запах и вкус чая с мятой или сладкого арбуза. Всё это может напомнить нам о лете, отпуске, тех местах, где мы были счастливы и спокойны, и поможет восстановить энергию для новых свершений.

А как вы настраиваетесь на домашнюю работу? Расскажите в комментариях о своих «якорях»!

Вам будет также интересно:

Хотите получать новости проекта «Домашние дела на лету» на свой электронный ящик? Оформите подписку, заполнив форму ниже и получите в подарок аудиокурс «5 секретов счастливой домохозяйки»

Лето закончилось, и с приходом осенних дождей на наши плечи опустилась ноша нового учебного и рабочего года. Жизнь требует от нас продуктивного труда, душа жаждет самореализации и отдыха, а уместить в нашей повседневности «должен» и «хочу» становится все труднее и труднее. Как писал Глеб Архангельский в своей книге «Тайм драйв» , потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть. Время невосполнимо, и его непрерывно уменьшающийся запас важно тратить осознанно и с толком. Умение правильно распоряжаться таким ценным ресурсом возможно приобрести, познакомившись с технологией тайм менеджмента, чему и посвящена статья.

Дословный перевод «time management» с английского – «управление временем». Это явление очень старое, ещё 2000 лет назад римский философ-стоик Луций Анней Сенека размышлял над этой проблемой. Он вёл письменный учёт времени и подразделял его на потраченное с пользой и бесполезное, положив тем самым основу для возникновения понятия «личная эффективность». В XV веке итальянский ученый и писатель Леон Батиста Альберти выделил правило, которого он придерживался, чтобы управлять ресурсом времени с пользой: каждое утро он составлял список дел, размещая их по мере убывания важности. В 80-х годах XX века умение управлять своим временем стало очень актуально, и теория начала претворяться в практику .

Разберём основные принципы тайм менеджмента.

Принцип 1.

Правильно организуйте свой отдых .

Мы привыкли, что перед работой с каким-либо электронным прибором его надо зарядить. Чем качественней производилась зарядка, тем дольше и лучше будет работать гаджет. Так же и с человеком. Нашему организму тоже нужна подзарядка, работать без необходимого количества энергии очень трудно, ещё труднее это делать продуктивно. Ночной сон, как советуют врачи, должен составлять минимум 8 часов в сутки, нелишним будет завести «умный будильник». Отдых во время рабочего дня должен быть ритмичным. Каждый час по возможности делайте перерыв, но не отвлекайтесь спонтанно. Чем больше процесс отдыха отличается от процесса работы, тем лучше. Если ваша деятельность связана с работой за компьютером, предпочтите просмотру веб сайтов прогулку, легкую разминку или хотя бы подойдите к окну и полейте цветы.

«Товарищ, запомни правило простое: работаешь – сидя, отдыхай — стоя», писал Владимир Маяковский .

Не забудьте насладиться своим отдыхом, получить удовольствие, прочувствовать его.

Принцип 2.

Организуйте своё рабочее место .

Перед тем, как взяться за какое-либо дело, подготовьте место для его исполнения и создайте настрой. Уделите этому занятию хотя бы пять минут перед началом. Уберите со стола всё лишнее, оставьте только то, чем часто пользуетесь в рабочих целях. Личные вещи, такие как фотографии, декоративные фигурки или цветы, привлекают много нашего внимания и этим мешают концентрироваться. Закройте все вкладки, не связанные с делом, выйдете из социальных сетей. Ничто не должно отвлекать от выполнения поставленной задачи: при таком условии повысится продуктивность . Если ваше рабочее место уже в идеальном состоянии и нет никакой необходимости проделывать вышеперечисленные действия, достаточно будет просто заточить карандаш или поправить папку с бумагами для создания настроя на работу.

Принцип 3.

Используйте «Якоря» .

Такое понятие означает нечто, что вызывает ассоциации с определенным видом деятельности и помогает лучше настраиваться на него. Так, перед тем как приступить к решению сложных математических задач, вы можете приучить себя слушать определенную мелодию, а перед началом отдыха выпивать чашку зеленого чая. Организм скоро привыкнет к таким закономерностям, и переключение с одного вида деятельности на другой будет происходить легче и быстрее. Однако не стоит забывать о том, что пить тот же чай или слушать ту же мелодию в других ситуациях нельзя. Определенные «якоря» должны принадлежать определенным видам деятельности.

Принцип 4.

Планируйте заранее .

В начале года, месяца, недели составляйте список дел . При этом записывайте свои цели как можно более конкретно, устанавливайте дедлайны, большие цели расписывайте поэтапно. Это особенно действенно при работе с мечтами и большими задачами. Перед сном составляйте план на следующий день. Несколько минут, потраченных на планирование, сэкономит массу времени для решения поставленных задач. При появлении нового дела в течении дня вносите его в список и по выполнении – вычеркивайте. Это поднимет настроение, подарит ощущение завершенности, послужит хорошей мотивацией.

Планировать важно в «щадящем режиме», план должен быть гибким. Оставляйте между делами некоторый временной отрезок, всегда исходите из того, что можете опоздать или неверно рассчитать время, необходимое для завершения какой-либо работы. Надеясь на лучшее, предполагайте худшее, так вы избежите возможных неприятностей.

Принцип 5.

Во время составления плана расставляйте приоритеты.

В этом вам может помочь матрица дел Эйзенхауэра . Её основоположник, как понятно из названия, 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр . Суть метода заключается в разделении всех дел на 4 группы: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные, неважные несрочные. Для составления матрицы нам понадобится начертить две перпендикулярные оси, как в евклидовой системе координат, тем самым разделяя лист на 4 квадранта. Каждый из квадрантов будет умещать в себе одну из групп дел.

Расставить приоритеты с помощью данного метода намного проще, чем используя для этого только свой мозг и виртуальные списки.

Принцип 6.

Закон Парето или принцип « 20/80».

20% затраченных усилий и времени дают 80% результата, а оставшиеся 80% затрат – лишь 20% результата. Из десяти дел в вашем списке на день два окажутся важнее остальных. Умейте выявлять эти важные 20%, в этом и заключается секрет успеха.

Принцип 7.

Разрезайте слона на бифштексы .

Слон, в нашем случае, – это большое энергоемкое дело, за которое нет никакого желания браться. Бифштексы – мелкие подзадачи. Например, в написании научной работы выделите несколько этапов, таких как, скажем, подготовка титульного листа, составление списка литературы, плана работы.

Принцип 8.

Есть одна пословица : если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо смотреть на неё слишком долго.

Американский писатель Брайан Трейси , признанный одним из лучших консультантов мира в сфере тайм менеджмента, в своей книге советует каждое утро съедать по одной лягушке . Этим словом автор обозначает неприятные, важные и трудные дела и призывает приступать к ним в самом начале рабочего дня, подготовив все для их выполнения накануне. Есть и другая трактовка. Глеб Архангельский называет лягушками дела нетрудные и не занимающие много времени, но не очень приятные. Например, непростой разговор с начальником по поводу вашего опоздания на работу накануне или звонок в учебную часть. На такие дела мы тратим около 5-10 минут, но, если не справиться с ними быстро, нас целый день будет преследовать тягостное осознание того, что груз с плеч снять нам только предстоит. Каждое утро принимайтесь за неприятное дело, это облегчит вам жизнь.

Принцип 9.

Кнут и пряник .

Приучайте себя следовать правилам тайм менеджмента с помощью известного всем метода «кнута и пряника». Съев «лягушку» или расправившись с сочным «бифштексом», наградите себя. Устройте пятиминутный перерыв на чай или прочитайте новую главу в книге, в общем, сделайте то, что доставит вам удовольствие. Так же, при проявлении слабости, лености в решении неприятной задачи лишите себя такой радости. Данный способ позволит существенно развить самоконтроль.

Принцип 10.

Не тратьте напрасно время в пути .

Очень многие из нас проводят в дороге по несколько часов в день. Драгоценное невосполнимое время уходит впустую, не принося нам почти никакой пользы. Точно так же происходит и со временем, проведённым нами, например, в очереди в поликлинике или при ожидании рейса в аэропорту. Проводите эти часы с пользой. Читайте, если вы не за рулем, слушайте аудиокниги, посвящайте свое время саморазвитию и самосовершенствованию.

Приведенные принципы – набор инструментов для овладения искусством управления своим временем.

Придерживаясь этих несложных правил, вы начнете обдуманнее распоряжаться этим ценным ресурсом, добиваясь от своей работы максимальной продуктивности за минимальные сроки и оставляя время на отдых и увлечения, вечно не вписывающиеся в наш плотный график.

Кто хочет — ищет способы.

Кто не хочет — причины.

Народная мудрость.

Как бы мы ни любили свою работу, некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на нее меньше сил и энергии?

В России эта проблема особенно остра. Все мы воспитаны на сказках, в которых нужный результат появляется «по щучьему велению». Но, увы, одной только удачи обычно недостаточно. Для достижения успеха нужен серьезный, долгий, упорный труд.

Но долгий и упорный труд не обязан быть скучным и «невкусным». В самые сложные, неприятные и энергоемкие дела можно вдохнуть дополнительный интерес и мотивацию. Как это сделать — читайте в этой главе.

«Якоря» для эффективного включения в работу

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное?

В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь — и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

Самый часто используемый на практике «якорь» — музыка. Попробуйте четко привязать различную музыку к различным типам задач. По дороге на жесткие переговоры — тяжелый рок, при настройке на интеллектуальную работу — спокойная музыка без слов, при настройке на отдых — что-то самое любимое и приятное и т. п.

Примеры «якорей» от участников открытых семинаров.

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена». Группа удивляется — военному типу личности этого бизнесмена столь лирическая музыка совершенно не соответствует. «Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было 4 штуки, и все 4 — Джо Дассен. Вот так эта музыка стала „якорем“, включающим энергетические ресурсы, как в молодости».

Коммерческий директор, Новосибирск. «Каждое утро я „курю ежедневник“. Когда я бросила курить, мне очень не хватало ежедневного утреннего настроя на работу, раньше это была первая утренняя сигарета. Тогда и родился ритуал — около 10 минут я пью кофе и продумываю распорядок сегодняшнего дня, глядя в ежедневник. Ощущения эффективной настройки такие же, как раньше при выкуривании утренней сигареты».

Финансовый директор, Нижний Новгород. «Уборку я не люблю, нужно на нее настраиваться. Поэтому, собираясь убираться в доме, всегда включаю фильм „С легким паром!“». — «А почему сложился именно такой „якорь“?» — «Ну как же, самая приятная и радостная уборка — перед Новым годом. Наряженная елка, мандарины, подарки… И в это же время обычно показывают „С легким паром!“».

Хорошим «якорем» для включения в задачу может быть любая техническая, «черновая» работа. Как говорят художники, «прежде чем делать эскиз — наточи карандаши». То есть — с помощью простого технического дела настройся на сложную работу.

Пример «якоря» от Н.В.Гоголя, который на жалобы друга, Владимира Соллогуба, «не пишется» отвечал: «А вы все-таки пишите… возьмите хорошенькое перышко, хорошенько его очините, положите перед собой лист бумаги и начните таким образом: „Мне сегодня что-то не пишется“. Напишите это много раз сряду, и вдруг вам придет хорошая мысль в голову! За ней другая, третья, ведь иначе никто не пишет, и люди, обуреваемые постоянным вдохновением, редки, Владимир Александрович!»

Будьте внимательны: если вы завели себе «якорь», лучше использовать его только по прямому назначению, старайтесь не «включать» его в других обстоятельствах. Если, например, кофе для вас является «якорем» на работу, и вдруг на отдыхе вы выпиваете чашку кофе — вы посылаете вашему подсознанию сигнал «сейчас у нас работа!». Отдых становится менее эффективным. Многие менеджеры интуитивно это чувствуют и делят, например: «на работе — только кофе, на отдыхе — только чай». А один мой клиент на работе пил только черный чай, а на отдыхе — только зеленый. Аналогично, не слушайте во время отдыха ту музыку, которая является для вас «якорем» на работу.

«Якоря» полезны для настройки не только на работу, но и на отдых. Пример музыкального «якоря» из личного опыта. В отпуске, гуляя на природе, я слушаю всегда одну и ту же музыку — Kirnberger Chorales Баха. В рабочее время мне достаточно закрыть глаза, включить один из этих хоралов — и вспомнить запах прогретого солнцем соснового леса, представить золотистые стволы и зеленые кроны, ощутить свои неспешные шаги, когда никуда не нужно торопиться… Музыкальный «якорь» включает все воспоминания и эмоции, связанные с лучшими моментами отдыха, и позволяет прекрасно восстановить энергию для новых свершений.

Раскачка при выполнении сложных задач

«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу. Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Ведь чем сложнее выполняемая нами задача, тем более высокий уровень «включенности», вовлеченности необходим для работы над ней.

Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

«Завтра оформлю титульный лист докторской диссертации». Так написала одна из участниц открытого тренинга в Новосибирске в анкете обратной связи, отвечая на вопрос «Три простых шага, которые я сделаю уже в ближайшие дни». Хороший пример того, как в самом большом и сложном деле можно найти какое-то простое начало.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые 2 написанные страницы откусить кусочек шоколадки», «прочитать следующий анекдот в сегодняшнем выпуске и т. п. Эти награды и наказания могут быть совсем маленькими, но важно, чтобы они были немедленными. Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов. Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки.

Уничтожение мелких неприятных дел

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».

«Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов.

У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете — они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть — она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь. Как пишет один ученик ТМ-школы: «Я думал, у меня стада „лягушек“, зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел „правило ежедневной лягушки“ — они все разошлись за две недели».

Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек». Рассказывает один из участников ТМ-сообщества: «Мне нужно было решить достаточно неприятную проблему с налоговой. С одной стороны, проблема не срочная, можно откладывать, но с другой стороны — в итоге будет гораздо хуже. Тогда я разбил проблему на подзадачи, но не просто, а до мельчайших подробностей, до самых простых, легко исполнимых шагов. Примерно так: 1. Купить конверт. 2. Найти в справочнике адрес налоговой. 3. Надписать конверт. И т. д. Получилось около 150 пунктов. Дальше взял за правило: каждое утро вычеркивать любые 5 пунктов. Таким образом, проблема, откладывавшаяся месяцами, была достаточно быстро решена».

«Разглобализация» крупных задач

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее — тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента — «слонов». Например:

Написание диссертации;

Разработка бизнес-плана развития региона;

Ремонт в доме;

Изучение иностранного языка;

Улучшение своей физической формы.

Главная наша проблема при работе со «слонами» — склонность русского человека к глобализации, укрупнению задач.

«…Глобализировать проблему и тем ее угробить — первая и, главное, почти бессознательная реакция российского человека. Навык, культура, ритуал.

Меня такому приему обучил когда-то мой руководитель. Тогда мы были заняты внедрением компьютерного контроля в химическом производстве. Я споткнулся на аммиаке: процессы опасные, компьютеры слабые. И решил пока придержать это дело. Так и сказал на совещании: мол, рано, я против. Никто меня не понял, решили: вот молодой ретроград.

А мой руководитель отвел, помню, в сторону и прочел целую лекцию: „Вы правы, но поступили неправильно. Надо было говорить наоборот: да, товарищи, это прекрасно. Компьютеры открывают гигантские перспективы. Им скоро можно будет поручить не только контроль, но и оптимизацию, информацию, управление. Давайте же прямо сейчас примем решение заняться подготовкой этой гигантской программы… Вот если бы вы так укрупнили проблему, все были бы за и дело умерло бы само собой…“» (Юрий Лужков, «Российские законы Паркинсона» )

Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Например, английский язык. «Бифштексы»: в неделю выучить столько-то слов, посмотреть столько-то фильмов на языке, столько-то часов пообщаться с носителями языка на интернет-форумах. Но не «изучать грамматику» — ее можно изучать бесконечно, нисколько не улучшив при этом знание языка.

Другой пример: получение водительских прав. Эффективные «бифштексы»: «прорешать столько-то карточек»; «проездить столько-то часов». Но не «изучать правила дорожного движения» — изучать их можно до бесконечности, и в действии этом нет никакого «приближения к слону». Ведь для сдачи теоретического экзамена достаточно просто прорешать карточки, а для ориентации на дороге реально нужно помнить не все правила дорожного движения, а 3–4 ключевых принципа (типа «помеха справа») и несколько основных дорожных знаков.

Личные награды и наказания

Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделить их на «бифштексы». Желательно создать для себя дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов».

Первый, самый простой способ — давно известный человечеству «метод кнута и пряника». Вот несколько примеров.

Корпоративный тренинг в компании NewsOutdoorRussia. Одна из участниц рассказывает: «У меня есть достаточно напряженная программа тренировок: бассейн, фитнес и т. п. Если я ее выполняю, то в конце месяца позволяю себе шопинг на определенную сумму. Если не выполняю — позволяю себе шопинг на другую сумму, гораздо меньшую. Это и кнут, и пряник одновременно».

На корпоративном семинаре в ОАО «Сибирьтелеком» двое участников договорились совместно купить приз и провести хронометраж личного времени. Выбрали арбитра, который определит, кто провел хронометраж более тщательно. Победившему и достанется приз.

Более сложный способ — начать количественно измерять ваши результаты. Например, ежедневно отмечать количество выученных английских слов, количество сделанных приседаний-отжиманий и т. п.

Можно измерять не только результаты, но и количество времени, затраченного, например, на «слоновую задачу». В любом случае, измеряете вы результаты или время, необходимо ежедневно фиксировать этот количественный показатель на графике.

Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении. Просто начните учитывать расходы времени на неприятную задачу — и она сама начнет решаться быстрее.

Наконец, иногда полезно поместить себя в «местность смерти». Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти — сожги корабли». Например, дайте публичное обещание, как президент Франции Шарль де Голль, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».

«Местностью смерти» может быть, в частности, цейтнот — ситуация жесткой нехватки времени. Люди некоторых психологических типов интуитивно ощущают, что в цейтноте они более эффективны, и искусственно загоняют себя в такую ситуацию. Ничего плохого в этом нет, но для снижения ваших рисков и повышения качества результата рекомендую заменять большой цейтнот на несколько маленьких. Например, использовать не большую «местность смерти» в виде срока сдачи продукта заказчику, а маленькую — в виде совещания по проекту у гендиректора.

В докладе на Первой ТМ-конференции в 2003 г. в Москве вот что рассказал Николай Павленко, управляющий партнер компании «Георг-консалтинг»: «В нашей компании приняты два вида крайних сроков. Первый — deadline, „линия смерти“, срок сдачи продукта заказчику. Второй — redline, „красная линия“, срок сдачи продукта внутри компании. Между „красной линией“ и „линией смерти“ обязательно должен оставаться резерв. За нарушение redline предусмотрены штрафные санкции. Таким образом, мы мотивируем сотрудника, при этом не подвергая риску наши обязательства перед заказчиком».

Таблица ежедневных дел

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач — завести таблицу регулярных дел. Выглядит она примерно следующим образом:

Ничего особенно страшного в прочерках нет, но как только по какой-то графе их станет слишком много — это даст вам тревожный сигнал и заставит сделать нужное.

Эту таблицу необходимо повесить на видное место над рабочим столом либо вклеить в ваш ежедневник. Важно, чтобы она попадалась вам на глаза несколько раз в день. У меня, например, таблица ежедневных дел висит на внутренней стороне дверцы шкафа с одеждой. Таким образом, я вижу таблицу как минимум два раза в день — одеваясь утром и снимая костюм вечером.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе — покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

На посттренинге в компании «Вимм-Билль-Данн» один из участников рассказал: «Я завел таблицу ежедневных задач для сына. Ему очень понравилось, теперь он встречает меня вечером и радуется: „Я сегодня успел не только погулять и посмотреть телевизор, но и сделать все уроки и свои дела по дому!“»

Календарик-пинарик

Самый простой способ самомотивации изобрел участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак. Название «календарик-пинарик» происходит от слова «пинать». Выглядит он следующим образом:

Календарик-пинарик

Над календарем изображены прожитые годы, внизу — будущие. Вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно — с лирическими воспоминаниями. Затем таким же способом вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Пинарик готов к употреблению.

Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще. Таким образом, вы материализуете время, ежедневно чувствуете, как оно идет. Поверьте, эффект огромный. Вложения времени — 15 минут на заведение пинарика, и дальше — 30 секунд утром, 30 секунд вечером на вычеркивание дней.

Второй шаг создания личной ТМ-системы

Освойте методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними. Краткие рекомендации:

Используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;

Применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;

Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»;

Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

Поощряйте себя «промежуточными радостями»;

Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

Попробуйте календарик-пинарик.

15 августа в столичной гостинце «Салют» состоялось открытие VIII Международного фестиваля социальных технологий в защиту семейных ценностей «За жизнь — 2017», приуроченного к 100-летию Февральской и Октябрьской революций, событий, подорвавших веру людей в крепкие, здоровые взаимоотношения.

Участники этого крупнейшего ежегодного форума международного русскоязычного общественного движения в защиту жизни уже много лет занимаются проблемами преодоления демографического кризиса на основе возрождения идеи многодетной семьи, оказывают всестороннюю помощь беременным женщинам и семьям с детьми.

Фестиваль завершит свою работу 17 августа. А еще до его открытия, 14 августа, его участники побывали на четырехчасовом семинаре Глеба Архангельского — ведущего российского эксперта в области тайм-менеджмента (управления временем), члена Экспертного совета при Правительстве Российской Федерации, обладателя звания «Предприниматель года». Глеб руководит проектом внедрения тайм-менеджмента в крупнейших российских корпорациях и государственных органах.

Участникам фестиваля он рассказал о целеполагании, планировании и самомотивации. Первая часть семинара была посвящена теории, вторая — инструментам по эффективному управлению временем. Очень многие люди не умеют планировать свою работу и свою жизнь, жалуются, что ничего не успевают… Щедро делясь с ними своими знаниями, Глеб Архангельский объяснил, что такое стратегическая картонка и зачем ее нужно вложить в ежедневник, как его правильно вести, для чего нужно есть лягушку натощак и нарезать слона на бифштексы (лягушка — это мелкие неприятные дела, а слон — это огромные и неподъемные проблемы вроде отмены абортов), как ставить перед собой цели и пользоваться такими техниками, как «якорь», «швейцарский сыр» и «подарок» (нельзя забывать о том, что похвала и благодарность могут стать лучшей наградой, лучшим подарком для себя и для других, ведь людям очень важно, чтобы их хвалили и благодарили). По ходу дела мы узнали, что диссертация лучше пишется под струнную музыку Баха и Моцарта, что сам Глеб любит работать под музыку Вагнера и ему, отцу четверых детей, лучше всего работается не в кабинете за письменным столом, а, например, сидя на кухне.

По словам президента фестиваля Сергея Чеснокова, «эффективное использование времени — крайне важный инструмент для руководителей и сотрудников благотворительных организаций. Подавляющая часть благотворительных НКО не в состоянии платить зарплату большому штату специалистов, что приводит к сильной загруженности нескольких сотрудников. В такой ситуации умение эффективно распоряжаться временем сможет обеспечить более высокие результаты, это профилактика многих проблем, с которыми сталкивается любой руководитель».

После первой части семинара народ кинулся покупать книги Архангельского, а в конце семинара счастливые обладатели книг выстроились в очередь за автографами. Первый день фестиваля подарил защитникам жизни бур положительных эмоций и настрой на победу.

После ужина более пятисот участников фестиваля «За жизнь», приехавшие из почти трехсот городов России, ближнего и дальнего зарубежья (Беларуси, Украины, Грузии, Сербии, Литвы, Италии, Испании), обсудили предложения власть предержащим, которые призваны улучшить демографическую ситуацию в России. Все они прибыли в Москву, чтобы обсудить вопросы укрепления семейных ценностей и выработать меры, направленные на защиту человеческой жизни, укрепление демографического суверенитета и сохранение репродуктивного потенциала внутри своих стран. В рамках фестиваля пройдут презентации различных достижений участников движения. По итогам конкурсной части фестиваля победители получат награды за достижения в деле защиты жизни.

Уже в первый день фестиваля прошли дискуссии об общих целях, задачах и программе дальнейших действий в сфере защиты жизни. Представители РПЦ, деятели культуры, искусства, политики, науки и бизнеса увидят тематические выставки, оценят выступления творческих коллективов, внесут свои предложения властям, поделятся наработанным опытом. Проведено совещание окружных координаторов Общероссийского общественного движения «За жизнь!». Итогом фестиваля должно стать принятие манифеста движения «За жизнь».

В ночь с 15 на 16 августа желающие могут принять участие в ночной Божественной литургии с молитвой о прекращении абортов (часы и исповедь в 23.30 — 00.00). По окончании литургии в храме Покрова в Ясеневе (Литовский бульвар, д. 7а) желающие смогут объехать с молитвой всю Москву на автобусе. Бесплатная поездка будет длиться около девяти часов и пройдет по пятому транспортному кольцу или бетонке. Во время поездки верующие будут читать акафисты, молиться мирским чином. Для участников предусмотрено бесплатное питание в начале поездки и трапеза по прибытии в гостиницу «Салют». Молитвы верующих москвичей крайне важны, поскольку именно в столице принимаются судьбоносные для страны решения. На поездку необходимо взять благословение духовника. По вопросам участия звонить по телефону +79685032368. Фестиваль только начинается. Вход свободный! Ждём вас, друзья!

Ирина Ахундова , член Союза журналистов Москвы

Технологии управления собственным временем. Иматон

Даты проведения программы в ближайшее время будут определены.

Оставьте, пожалуйста, предварительную заявку и мы вам первому сообшим об этом.

Оставить заявку

ВНИМАНИЕ! Занятия проводятся на платформе ZOOM. Для повышения качества обучения рекомендуется присутствовать на занятиях с включенными видеокамерой и микрофоном.

«Почему в сутках только 24 часа? Я ничего не успеваю!»
Вам это знакомо? Думаем, что знакомо!
Действительно, наше время – ограниченный ресурс. И нам хочется воспользоваться им эффективно. Мы хотим больше успеть сделать на работе, оставить время на семью, общение с друзьями и свой досуг, но почему-то не успеваем!

На вебинар приглашаются все, кто хочет узнать:
Как гармонично совмещать работу и личную жизнь?
Как тратить меньше времени и энергии на достижение поставленной цели?
Как составить эффективный план работы и замотивировать себя на его выполнение?
Как прекратить мечтать и начать действовать?

В программе:

  • Время — невосполнимый ресурс! Так ли это?
  • Алгоритм управления собственным временем:
    • Шаг 1. Учимся правильно ставить цели.
      Психологический практикум: технология SMART, методика «Колесо жизненного баланса».
    • Шаг 2. Планируем достижение поставленных целей.
      Психологический практикум: диаграмма Гантта, матрица Столыпина, скользящее планирование.
    • Шаг 3. Расставляем приоритеты в достижении целей.
      Психологический практикум: матрица Эйзенхауэра, ABC-анализ, принцип Парето, PFTF.
  • Что нам еще надо знать о времени?
    • «Поглотители», «прерыватели» и ловушки времени.
      Психологический практикум: осознание собственных дефицитов времени.
    • «Синдром откладывания» и лень. Что такое прокрастинация и как с ней бороться?
      Психологический практикум: способы самомотивации, метод «4 шага», метод Одиссея.
  • Тайм-менеджмент на рабочем месте. Правила организации начала, разгара и окончания рабочего дня.

Формы работы:

мини-лекции, веб-презентации, индивидуальные упражнения на отработку навыков, психологический практикум, выполнение домашних заданий.

Внимание!

Продолжительность вебинара 8 академических часов. По итогам обучения выдается документ (в формате PDF), подтверждающий прохождение программы. 

Занятия проводятся на платформе ZOOM. Рекомендуем заранее проверить работу вебкамеры и микрофона. Ссылка на подключение к вебинару будет отправляться на электронную почту каждый день в 8:00 часов (время московское). Ссылка на просмотр видеозаписи будет отправляться на электронную почту после занятий.

Управление временем персонала

В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Наши дни

В современном мире любой менеджер старается достигать поставленных целей с наименьшими затратами сил и временных ресурсов сотрудников, посредством грамотной организации всего рабочего процесса. Это и является основой тайм-менеджмента. Острую потребность в правильном управлении временем обусловливает ряд факторов:

  • Быстрый темп жизни современных людей.
  • Нестабильное положение экономики на рынке.
  • Потребность в инновациях.
  • Рост стоимости самой компании.
  • Прочие факторы, которые связаны с функционированием компании.

В результате воздействия вышеприведенных факторов в организации растет количество задач, требующих решения, на сотрудников возлагается больше обязанностей, для выполнения которых они должны грамотно принимать решения и распоряжаться своим временем. В свою очередь, менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Варианты

До того как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. Различают две такие стратегии:

  • Стратегия принуждения.
  • Стратегия убеждения.

Антуан де Сент-Экзюпери сформулировал выражение, отражающее сущность этих двух стратегий: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». Когда используются обе эти стратегии, работа менеджера также различается и строится по разным принципам.

Принуждение

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии.

Убеждение

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач.

В итоге

Грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Time management и CIO. Кто кого?

Сотрудники всех уровней неустанно ищут способы наиболее рационального управления временем.

Самый плохой способ распорядиться временем

 — это хорошее выполнение того, чего вообще не надо делать.

Нет, в этой статье я не планирую выявить победителя в неизменной схватке между беспощадным Временем и CIO. Лишь хочу разобраться сам и представить на суд читателя результаты взаимного влияния такой эфемерной сущности, как Время, и не менее эфемерной сущности — сферическим CIO в вакууме.

Казалось бы, избитая тема — тайм-менеджмент. Однако в сегодняшнем стремительном мире его важность настолько высока, что сотрудники всех уровней неустанно ищут способы наиболее рационального управления временем. Что уж говорить о руководителях, для которых время является самым важным и недостающим ресурсом. Поэтому в эпоху, когда одни лишь говорят о кризисе, вторые — уже должны предпринимать экстренные меры по интенсификации своей деятельности, и именно в области тайм-менеджемента можно найти немало скрытых ресурсов. 

Я не отношу себя к фанатам управления временем, но о планировании свой жизни начал задумываться с институтских времен, вместе с появлением в голове «глупых» вопросов о смысле жизни. Ну а после перехода на управленческую должность, понял, что без четкого планирования своего времени никак не обойтись. В очередной раз  вернуться к этой теме меня побудил мастер-класс Николая Прянишникова на конгрессе «Подмосковные вечера», который был посвящен «Work-life balance руководителя с помощью современных технологий». Прозвучало достаточно много интересных идей по самоорганизации и тайм-менеджементу в частности, но Николай проводил мастер-класс с уровня президента компании, тогда как ИТ-директор — это все-таки иной уровень в организационной структуре, соответственно круг операционных и стратегических задач отличается, так же как и подходы к организации времени. В результате размышлений возник вопрос: различается ли специфика тайм-менеджмента CIO и директоров других направлений? И в чем может она проявиться? 

С другой стороны, после мастер-класса мои мысли были направлены на то, что может сделать CIO, как инноватор, для повышения эффективности не только собственной деятельности или работы своего подразделения, но и всей компании в целом? Ниже мой опыт и размышления на эту тему.

Время и CIO. Инструменты

…время растяжимо. Оно зависит от того, 

какого рода содержимым вы наполняете его.

В своих рассуждениях я исхожу из того, что большинство читателей уже прочитало «стопицот» статей про тайм-менеджемент, в том числе и в журналах ИТ-тематики. Однако пару слов надо сказать как минимум для создания общего тезауруса и понимания. Прежде всего, время — это такой же ресурс, как деньги, сотрудники, количество серверов и места для хранения данных. Профессиональному управленцу все равно (или должно быть все равно) чем управлять. Ниже представлены инструменты, без использования которых управление временем превращается в его неэффективную трату.

Планирование

Если переводить на используемые в ИТ-аналогии — при автоматизации хаоса, получится автоматизированный хаос. Так и со временем — ни один инструмент или технология не поможет продвинуться в части более эффективной утилизации и планирования времени, если этих планов нет. Всегда должен быть разработан четкий план вашей деятельности, начиная от пятилетней ИТ-стратегии и заканчивая повесткой каждого совещания и плана относительно каждого его участника. Возможно, планирование каждого совещания — это перебор, но ежедневно нужно сформулировать три-четыре ключевые задачи, реализация которых должна вести к выполнению стратегических, долгосрочных задач. Впрочем, наличие to-do-листа не всегда спасает. Я неоднократно помогал своим сотрудникам в решении следующей проблемы: по завершении напряженного рабочего дня, при взгляде на список задач становится грустно — ключевые, самые главные задачи не выполнены. Здесь мы переходим к следующему важному фактору.

Приоритизация

Понятно, что почти любой топ-менеджер стал таковым, в частности, потому, что научился «отделять зерна от плевел» и правильно выбирать, какую из задач надо решить сейчас — важную-важную или важную срочную. Здесь не следует забывать про сотрудников, так как, не научив их премудростям приоритизации, в один не очень прекрасный день можно столкнуться с серьезными проблемами.

Делегирование

Я могу просто привести цитату из книги «Менеджер мафии»: «Три основных правила эффективного управления временем: распиши свои задачи, передай их другим, передай другим то, что осталось». Разумеется, это несколько преувеличено, да и часть задач и проектов необходимо делать самому (см. пункт Приоритизация), но в целом у руководителя большая часть времени должна уходить на управление. К сожалению, делегирование не является процессом из серии «поставил задачу и забыл». Для того что бы делегирование происходило с пользой, рекомендую предусматривать следующие контрольные точки:

1. Ясно понимать сильные и слабые стороны своих сотрудников. Кому что можно делегировать?

2. Четко обозначать цели и задачи.

3. Однозначно обозначать ключевые сроки.

4. Помогать понять, какие ресурсы можно использовать для достижения поставленных задач.

5. Быть готовым отвечать на вопросы.

6. При временном планировании задачи закладывать немного больше времени на реализацию задачи.

Киты и устрицы

Не ахти какой креатив, но пора перестать есть «лягушек» и препарировать «слонов» и переходить на что-то более экзотическое. Не стоит откладывать на завтра задачу, которую делать совсем не стоит, — суть данного инструмента банальна. Чем больше мелких задач мы откладываем «на завтра», тем сложнее потом придется разобрать завалы подобных дел, когда они накопятся. Человек по своей сути выбирает для решения задачи попроще и поменьше. Основными инструментами по борьбе с данной человеческой слабостью являются приоритизация и планирование.

«Воры» времени

Как известно, любой инструмент можно использовать как во благо, так и во вред. По телефону можно быстро и эффективно договориться с коллегой о планах решения задачи или потратить полтора часа рабочего времени на обсуждение тонкостей маникюра. Если говорить о тайм-менеджементе, то к основным «ворам» времени можно отнести все события, которые отвлекают вас от решения текущей задачи, — это и сотрудники заглядывающие «на минутку», и уведомления о новых почтовых сообщениях, и открытый браузер, где все устроено так, чтобы вы не нашли путь из лабиринта интернет-сайтов… Очень важно этих «воров» обнаружить и изолировать.

Итак, есть ли специфика и отличия в использовании перечисленных выше инструментов управления временем в работе CIO по сравнению с другими топ-менеджерами? Напрашивающийся с самого начала ответ «нет» — очевиден. Однако в отличие от других топ-менеджеров CIO может оказать существенное влияние и улучшить работу компании за счет внедрения технологий, повышающих эффективность инструментов тайм-менеджемента.

CIO и Время. Технологии

Время — лучший учитель, но, к сожалению, 

оно убивает своих учеников. 

Гектор Берлиоз

CIO, как драйвер внедрения в компании инноваций, должен помогать бизнесу автоматизировать не только основные бизнес-процессы, но и повышать эффективность компании в целом. Основной просветительской задачей CIO является демонстрация использования привычных всем технологий из области тайм-менеджмента для всей компании, а также повышения культуры управления временем всей компании.

Технологии по управлению временем будут разделены на две части: те, которые помогают спланировать и расставить приоритеты, и те, которые помогут бороться с «ворами» времени, в частности с прокрастинацией.

Среди помощников по планированию и приоритизации можно выделить такие инструменты, как MS Outlook, системы электронного документооборота (СЭД), и использование этих систем в гаджетах типа смартфонов и планшетов. 

MS Outlook

Не буду рекламировать этот продукт, скажу лишь, что о его применении как об инструменте тайм-менеджмента написаны целые книги. (Очень рекомендую с ними ознакомиться.) Самыми полезными инструментами здесь являются: возможность ведения общих списков задач, контроль исполнения задач, общие календари.  

Системы электронного документооборота

Здесь, прямо скажем, есть где развернуться. Пронзив всю компанию сквозными процессами систем документооборота, можно поднять уровень зрелости компании в области управления временем даже против воли сотрудников. Посудите сами: процесс исполнения поручений, на основании протоколов, служебных записок, приказов. Приходишь на работу, открываешь систему — даже думать не надо — вот список твоих задач, только приоритизируй, и все! А процесс согласования договоров, в котором «зашито» время, отведенное тебе на согласование? Волей-неволей поймешь, что задача по согласованию договора имеет более высокий приоритет! 

Организация рабочего места

Неоднократно встречал восторженные отзывы о том, как помогает в управлении временем оснащение рабочих мест сотрудников двумя экранами. На одном экране работаешь, на другом висит список дел. На мой вопрос, что мешает повесить вместо второго экрана лист со списком дел, восторженные не нашли быстрого ответа. Хотя решение возможно перспективное, надо только дополнить второй экран не только списком дел, но и иными задачами.

Гаджеты

Все мобильные операционные системы полностью приспособлены к интеграции к корпоративным сервисам (Outlook, СЭД), но также имеют огромное количество приложений для учета времени и достаточно сложных программ для контроля исполнения задач и планов. Лично мне вполне хватает средств синхронизации моих задач с сервисами Google и корпоративными календарями, задачами. Помимо этого, можно повысить эффективность организации и скорость предоставление доступа к информации: сколько времени тратит человек в день, чтобы найти контакт коллеги? Что мешает сделать эту информацию доступной — загружать корпоративную телефонную книгу на смартфон автоматически?

Можно перечислять инструменты и дальше, но самое главное — заронить понимание важности и эффективности тайм-менеджмента для всей организации в целом. Конечно, эффективное управление временем сделать философией всей организации проще всего через топ-менеджмент. Как видно из перечисленных выше вариантов, у CIO достаточно много рычагов на всех уровнях управления, для того что бы заручиться поддержкой соратников на этом непростом пути. 

Заключение

Если вы не управляете временем, время управляет вами.

Управление временем не нужно само по себе. Да, данная технология может сделать вас и организацию эффективнее, но прежде всего тайм-менеджмент может дать вам больше времени для общения с семьей, друзьями, для получения ощущения насыщенности жизни. Именно поэтому при расстановке приоритетов не надо ограничиваться только работой. Если применить управление временем к жизни в целом — это даст наибольший эффект и поможет понять, что же на самом деле важно и кто победит в схватке Времени и CIO.

Тайм-менеджмент с трудом приживается в России — Татцентр.ру

Западные методы управления временем пришли в Россию в виде многочисленных учебных пособий и книг, но их практическое применение почти всегда связано с серьезными трудностями. Российские консультанты ищут альтернативы, но даже их усилия часто разбиваются о российское разгильдяйство.

Очередная попытка провести организационные изменения в крупной региональной телекоммуникационной компании натолкнулась на проблему катастрофической нехватки времени, рассказывает начальник отдела стратегического планирования. «В компании в то время существовала бумажная система контроля прохождения документов», — говорит он. Однако, по его словам, канцелярия, контролировавшая процесс, была перегружена документацией, планы регулярно сдвигались или не выполнялись совсем. Традиционные инструменты планирования рабочего времени не давали компании эффективно развиваться. Тогда было решено прибегнуть к самым современным методикам тайм-менеджмента, но и они не дали желаемого результата.

Культурные различия

Многие популярные западные технологии управления временем разрабатывались в 70-е гг. XX в. в Западной Европе и США и ориентированы на жесткое планирование, говорит Глеб Архангельский, гендиректор консалтинговой компании «Организация времени». Однако в российских условиях попытки их использования часто наталкиваются на сопротивление.

«Западные технологии управления временем трудноприменимы в России из-за культурных различий между западным и российским подходом к управлению, — считает Наталья Полищук, директор по персоналу российского представительства компании Miele. — Поэтому внедрение неадаптированных технологий даже в представительствах западных компаний затруднено просто потому, что в них работают русские люди».

Марк Федин, президент и совладелец недавно образованной технологической компании Mago Mobile, рассказывает, что пытался внедрить практику управления временем сотрудников на уровне корпорации в консалтинговой компании BKG, которую в то время возглавлял. «Предполагалось, что консультанты должны были регулярно заполнять специальные графики учета рабочего времени, — рассказывает Федин. — В этих листках сотрудники должны были указывать, когда и какая работа ими выполнялась, с точностью до часа». Однако, по словам Федина, нововведение шло «со скрипом», консультанты сочли его вмешательством в творческий процесс.

Классические методы тайм-менеджмента не срабатывают еще и потому, что во многих российских компаниях стратегические планы или полностью отсутствуют, или не всегда четко прописаны и доведены до сотрудников, полагает Денис Лунев, гендиректор компании «Мэйнстрим Консалтинг». «Когда определены все приоритеты, действительно не представляет особого труда оценить сроки выполнения задач», — поясняет эксперт. В противном случае планирование времени просто бесполезно.

В ситуации неопределенности рекомендуется резервировать до 40% рабочего времени на непредвиденные дела, рассказывает Лунев. А собственно «тайм-менеджмент» касается оставшихся 60%. «При выполнении вспомогательных функций это соотношение легко превращается в 30% на 70%, т. е. планированию поддается лишь 30% времени», — продолжает Лунев. И действительно, результаты опроса, проведенного среди клиентов «Мэйнстрим Консалтинга» и «Экопси Консалтинга», показали, что в российских компаниях спланировать удается не более половины рабочего времени.

Гибкое время

В результате в большинстве российских компаний жесткое планирование превращается в совершенно бесполезный процесс — планы в ежедневниках переписываются, а напоминания в Outlook так и остаются напоминаниями, считает Архангельский. Тем не менее в этом случае не стоит пускать работу на самотек. Гораздо эффективнее гибкое планирование времени, полагает он. Несколько лет назад он узнал, что у древних греков было два слова для обозначения понятия «время». Одно из них, «хронос», описывает жесткое, линейное время. «Это как раз то время, которое мы обозначаем в ежедневниках или органайзерах», — говорит эксперт. Другое слово, «кайрос», означает удобный момент или благоприятное обстоятельство. «Работа менеджера очень сильно привязана именно к кайросу», — рассказывает Архангельский. Например, случайная встреча с руководителем в коридоре позволяет решить важный вопрос. Таких «кайросов» можно выделить множество, привязывая их к людям, местам или событиям.

Например, Александр Мондрус, управляющий производственной компанией MC-Bauchemie, наладил систему контекстного планирования времени по кайросам «Места» (реги
ональные филиалы), «Топ-менеджеры» и «Клиенты». «Во-первых, резко сократилось количество раздражающих выпрыгивающих напоминалок», — говорит Мондрус. Во-вторых, как описывает сам руководитель, ему удалось четко наладить работу с топ-менеджерами. «Например, если мне звонит коммерческий директор со своим вопросом, я открываю категорию „Топ-менеджеры“ и смотрю, какие еще задачи есть для него», — рассказывает Мондрус. В результате ему не приходится делать дополнительные звонки или проводить встречи, при том что входящие звонки по операционным вопросам запланировать сложно.

Методология кайросов применима не только к внешним факторам, говорит Архангельский. В его терминологии кайросы могут быть и внутренними, связанными с настроением и мотивацией менеджера. Работать 12 часов в одинаково напряженном ритме невозможно, считает эксперт и советует выделить две категории задач, когда хочется или не хочется работать. «Во время наибольшей мобилизации полезно заниматься наиболее сложными задачами», — говорит Архангельский. И наоборот, в момент временной передышки можно заняться задачами, не имеющими четких сроков выполнения.

Постоянная озабоченность нехваткой времени иногда приводит к тому, что менеджеры просто не замечают свободных временных ресурсов, говорит Денис Лунев. «Например, у менеджера назначена встреча с клиентом, однако тот опаздывает на 20 минут», — говорит Лунев. Часто такие непредвиденные временные промежутки используются неэффективно. Лунев советует сделать «матрицу свободного времени», которая дает возможность определять, к какому из 20 незавершенных небольших дел следует обратиться в первую очередь.

Несмотря на относительную простоту описанных методик, их эффективность для всей компании во многом зависит от топ-менеджмента. «Проведенный тренинг по методике Глеба Архангельского так и не привел ни к каким результатам», — рассказывает собеседник «Ведомостей», упомянутый в начале статьи. Прослушав курс, руководство компании не контролировало внедрение и использование методик в компании.

А вот Марку Федину удалось внедрить систему тайм-менеджмента в BKG путем формализации основных методологий и процессов. «Креативность, на ущемление которой жаловались консультанты, была четко привязана к методологии и задачам бизнеса», — вспоминает Федин. В результате время из абстрактной категории стало инструментом бизнеса, а также индикатором эффективности сотрудников компании.

4 расхожих мнения о тайм-менеджменте

Управление временем
Эми Галло

Знаете ли вы хоть одного человека, который не бился бы над проблемой: как с максимальной пользой распределить рабочее время? Как поспевать за письмами, которые уже не вмещаются в электронный ящик? Как что-то делать, если весь день по минутам распределен между встречами? Как добраться до конца списка срочных дел, если новые строки в нем появляются быстрее, чем галочки? Где взять время хотя бы на то, чтобы составить этот список?

Проблему только усугубляют всевозможные суеверия по поводу того, что представляет из себя тайм-менеджмент и как он работает. Давайте разберем самые распространенные представления и уточним, насколько они верны.

Тайм-менеджмент — искусство управления временем. Неверно

Название «тайм-менеджмент» вводит в заблуждение, говорит Джордан Коэн, автор книги «Make Time for the Work That Matters». Он утверждает, что суть — в продуктивности. «Давайте откажемся от термина «тайм-менеджмент». Вопрос не в распределении времени, а в продуктивном его использовании». Он сравнивает это с разницей между диетой и здоровьем: «Можно всю жизнь просидеть на диете, но станешь ли от этого здоровее?» И точно так же человек, который пристально следит за каждой минутой, уделяет разбору писем строго определенное количество времени и может оказаться не столь уж продуктивным.

Читайте материал по теме: Не становитесь заложниками собственного расписания

Тереза Амабиле, профессор делового администрирования Гарвардской школы бизнеса, соавтор книги «The Progress Principle», чей опыт в этой области проистекает из чтения тысяч рабочих дневников менеджеров, которые фиксировали свои попытки угнаться за множеством дел, говорит, что важнее всего управлять не временем, а своей нагрузкой. Многие управленцы попросту берут на себя слишком много. «Нужно следить за количеством принятых на себя обязательств, иначе никакой тайм-менеджмент не поможет», — говорит она. Действительно, часто начальство перегружает сотрудников, однако Тереза утверждает, что многие специалисты способны контролировать свою нагрузку. «Всегда можно отказаться. Можно поторговаться», — говорит она, и Коэн соглашается с ней: «Хотя ваше расписание зависит не от вас, вы вправе откорректировать, что делать и как».

Нужно просто найти подходящую систему или принцип. Неверно

«Наличие системы само по себе полезно, однако требуется и нечто большее, — говорит Амабиле. — К тому же то, что подходит одному человеку, например сосредоточенно проработать полтора часа в начале дня, другому может и не пригодиться». Нужно постоянно экспериментировать с разными системами и техниками. «Некоторые вещи работают в конкретной ситуации, а в другом контексте не действуют», — напоминает Коэн. Попробуйте множество разных подходов — попробуйте их всерьез. Не надо через неделю отказываться от нового способа проверять почту, мол, ничего не получилось. Сначала определите параметры для измерения успеха или неуспеха, установите достаточный срок для эксперимента, подключите кого-нибудь — сотрудника или начальника — пусть они оценят результаты со стороны.

Чтобы наладить дело, нужно вложить определенное количество времени. Отчасти верно

советуем прочитать

Евгения Чернозатонская

Халтурина Дарья

Ребекка Цукер

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи

Тайм-менеджмент. Эффективное управление временем — Столичный центр ДПО «РУНО» — Учёба.ру

Высшее образование онлайн

Федеральный проект дистанционного образования.

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

10 отличных онлайн-приложений для концентрации внимания и продуктивности

Одна из областей, с которой в настоящее время сталкиваются многие люди, — это сохранять концентрацию во время работы. Существует так много отвлекающих факторов, что может быть трудно удерживать внимание на текущей задаче. Социальные сети и другие онлайн-занятия могут еще больше затруднить выполнение ваших задач и отличную работу. К счастью, есть много приложений для фокусировки, которые могут помочь.

Вот 10 онлайн-приложений, которые помогут вам улучшить умственную концентрацию и повысить продуктивность.

1. StayFocusd

 

Онлайн-приложение StayFocusd доступно для пользователей Chrome и может быть установлено как расширение Chrome. Когда вы это сделаете, вы выберете веб-сайты, которые больше всего тратят ваше время, и установите количество времени, которое вам разрешено проводить на этих сайтах в течение дня. Как только вы израсходуете отведенное вам время, эти сайты будут заблокированы, чтобы вы могли сосредоточиться на работе.

Цена: Бесплатно

Скачайте приложение здесь!

2. Lumosity

Если вы чувствуете, что объем вашего внимания сокращается и у вас нет прежней памяти, вам следует подумать о том, чтобы зарегистрироваться в онлайн-играх для мозга, которые призваны помочь вам улучшить умственную концентрацию.Lumosity — это игра, разработанная, чтобы помочь вам улучшить работу вашего мозга, играя каждый день, и действует как личный тренер для вашего мозга.

Цена: бесплатно для ограниченного доступа, 15 долларов США в месяц для полного доступа

Скачайте приложение здесь!

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

3. Самоконтроль

Это бесплатное расширение для Chrome — отличный способ полностью сосредоточиться на текущей задаче. Он блокирует доступ к определенным веб-сайтам, на которые, по вашему мнению, вы тратите слишком много времени.Его режим без отвлекающих факторов не позволяет вам удалять шаблоны блоков из приложения в течение фиксированного периода времени, что отлично, если у вас сжатые сроки или вам нужно что-то, что поможет вам противостоять желанию отвлечься от работы.

Цена: Бесплатно

Скачайте приложение здесь!

4. Serene

Это приложение для macOS является одним из лучших приложений для концентрации внимания, так как оно не только позволяет вам блокировать отвлекающие сайты на определенное время, но и просит вас ставить цель каждый день.Вы также можете включить воспроизведение дополнительной музыки для концентрации внимания, чтобы помочь вам сосредоточиться еще больше.

Это приложение действительно является системой повышения производительности и направлено на то, чтобы способствовать углубленной работе, чтобы помочь вам сделать больше.

Цена: $4/месяц

Скачайте приложение здесь!

5. Forest

Forest — это приложение для фокусировки, которое обычно используется на смартфонах, но вы также можете получить к нему доступ как к расширению Chrome. Когда вы используете Лес, вы посадите семя дерева, которое в течение следующих 30 минут вырастет в прекрасное дерево.Однако ваше дерево засохнет, если вы поддадитесь искушению и начнете просматривать любой из веб-сайтов в своем черном списке.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Это приложение дает ощущение достижения и визуальное подкрепление в виде леса, который продолжает расти, чем больше вы концентрируетесь на том, что находится перед вами.

Цена: Бесплатно

Скачайте приложение здесь!

6. Freedom

Многие из приложений в этом списке несколько ограничены, поскольку они работают только на том устройстве, которое вы используете в данный момент.Freedom отличается тем, что позволяет блокировать отвлекающие факторы — как веб-сайты, так и приложения — на всех ваших устройствах одновременно. Это поможет вам сопротивляться желанию перейти к телефону, если вы действительно хотите проверить Facebook, но он заблокирован на вашем компьютере.

С помощью этого приложения для фокусировки вы также можете настроить столько списков блокировки, сколько хотите, а затем начать или запланировать сеанс на определенный период времени. Существует также режим блокировки, который делает невозможным редактирование списков блокировки во время активного сеанса.Все эти функции обеспечивают отличные продуктивные сеансы, на которых вы действительно добиваетесь цели.

Цена: Премиум начинается с $6,99/месяц

Скачайте приложение здесь!

7. Cold Turkey

Если вам нужно приложение для Windows или macOS, отличающееся особой строгостью и позволяющее выполнять задачу, сколько бы раз вы ни говорили «пожалуйста», Cold Turkey для вас. Он поставляется со списком отвлекающих приложений и веб-сайтов по умолчанию, или вы можете настроить свой собственный; вы даже можете заблокировать весь интернет, если хотите!

Чтобы не поддаться побуждениям, вы можете заблокировать свой блок паролем, каждый день в промежутке времени, до перезапуска, во время запланированных блоков или после ввода настраиваемого количества случайного текста.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Поскольку это общесистемный инструмент, а не просто расширение для браузера, его нельзя обойти, сменив браузеры. Есть даже специальная настройка, которая полностью блокирует ваш компьютер, и это здорово, если вы пообещали своей семье выходные без работы!

Цена: бесплатно для базового плана, 39 долларов США для плана Pro с неограниченной блокировкой и расписанием

Скачайте приложение здесь!

8.Remember the Milk

Remember the Milk — это приложение со списком дел для концентрации внимания, которое помогает вам помнить, что вам нужно сделать и когда. Приложение упрощает определение новых задач и подзадач, позволяя вам вводить свойства вашей задачи в одну строку, включая дату выполнения, приоритет, повторение, теги и многое другое. Вы можете получать напоминания по электронной почте, текстовым сообщениям, мгновенным сообщениям, Twitter и мобильным приложениям, а это означает, что вы никогда не пропустите ни одной задачи.

Если вы часто теряете концентрацию и забываете, над чем вам следует работать, «Помни о молоке» — отличный способ вернуться на путь продуктивности.

Цена: Бесплатно

Скачайте приложение здесь!

9. RescueTime

Это приложение для фокусировки по своей сути является средством отслеживания продуктивности, но оно также включает в себя функции, позволяющие «отключать» отвлекающие веб-сайты. Даже с бесплатным облегченным планом вы будете получать отчеты о продуктивности, в которых показано, сколько времени вы тратите на продуктивные задачи и сколько времени вы посвятили сайтам, которые вы пометили как отвлекающие.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Когда вы сможете точно видеть, сколько времени вы тратите на определенные сайты, вы с большей вероятностью поставите перед собой задачу сократить это время и сосредоточиться на том, что действительно важно, что делает это приложение таким ценным.

Цена: Бесплатно для Lite, 12 долларов в месяц для Premium

Скачайте приложение здесь!

10. Noisli

Это одно из лучших приложений для фокусировки, если вы работаете дома, но оно также может подойти тем, кто работает в офисе, если у вас под рукой есть наушники. Noisli позволяет вам смешивать разные звуки, чтобы создать звуковую среду, которая поможет вам сосредоточиться. Нравится ли вам звук грозы или тихий гул леса, Noisli найдет его.

Это особенно полезно, если ваша естественная среда включает в себя раздражающие звуки, такие как шум транспорта, крики соседских детей или болтливые коллеги.

Цена: бесплатно для базовой версии (16 звуков), 10 долл. США в месяц (28 звуков, 1 пользователь), 24 долл. США в месяц (28 звуков, 2 пользователя)

Скачайте приложение здесь!

Заключительные мысли

Нужно ли вам приложение со списком дел, которое поможет вам в управлении задачами, блокировщик веб-сайтов, который поможет вам не отвлекаться, или звуковое приложение, чтобы создать идеальную рабочую среду для концентрации внимания. , каждое из рекомендуемых приложений для фокусировки может помочь. Определите, что заставляет вас отвлекаться каждый день, и выберите приложение, которое, скорее всего, поможет.Вы будете поражены тем, насколько больше вы делаете каждый день.

Подробнее о сохранении концентрации

Избранное фото: Surface через unsplash.com

25 основных сочетаний клавиш Windows, которые необходимо знать сейчас

Если вы регулярно используете Windows, использование этих сочетаний клавиш Windows определенно повысит вашу производительность. Ниже представлен эксклюзивный список ярлыков, которые помогут вам с легкостью выполнять повседневную работу.

Возможно, вы знаете некоторые из них, но наверняка есть и скрытые жемчужины, о которых вы раньше не слышали.Как только вы начнете их использовать, вы заметите, насколько легкой стала навигация и работа в Windows.

Основные сочетания клавиш Windows

Это самые основные сочетания клавиш, о которых вы, вероятно, слышали. Они играют ключевую роль в быстром и легком выполнении вашей работы.

1. Ctrl+Z : Отменить

Независимо от того, что вы делаете или где вы это делаете, Ctrl + Z спасает жизнь. Возможно, без этой функции не выжить.

Какую бы программу вы ни запускали, эта функция поможет вам вернуться к последнему вводу.Так что не беспокойтесь обо всех ошибках, так как этот конкретный ярлык будет спасать вас каждый раз.

2. Ctrl + A : Выбрать все

Опять же, независимо от того, какую программу вы используете, эта комбинация клавиш выделяет весь текст, файлы, папки или элементы в любой заданной программе или на странице.

Вместо того, чтобы тратить время на перетаскивание мышью по всей странице, используйте это, чтобы получить все за один раз.

3. Ctrl + C : Копировать

Вы выбрали то, что хотели. Теперь вы хотите скопировать его.

Вероятно, это одна из самых популярных клавиш быстрого доступа, которые люди используют при работе в своей системе Windows. Легко копируйте все, что вам нравится, и оно останется с вами, пока вы не будете готовы его вставить.

4. Ctrl + V : Вставить

Легко вставьте все, что вы скопировали. Это может быть текст, файл, изображение или папка. В любом случае, это очень полезная функция, позволяющая собрать все воедино.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Если вы хотите вставить обычный простой текст без исходного форматирования, просто добавьте к нему Shift, т.е.е. Ctrl + Shift + V.

5. Ctrl + X : Вырезать

Не хотите, чтобы фрагмент текста/таблицы/изображения/файла находился в определенном месте?

Просто выберите его и используйте сочетание клавиш Ctrl + X. Фрагмент будет удален и скопирован. Затем используйте ярлык вставки, чтобы вставить его в любое место.

6. Alt + Tab : переключение экрана/вкладок

Этот вариант существует уже некоторое время и был улучшен с помощью обновлений ОС Windows. Просто нажмите Alt, а затем клавишу Tab, и вы переключитесь на следующую вкладку/экран.

Удерживая нажатой кнопку Alt и нажимая Tab, вы можете перемещаться и выбирать между несколькими экранами. Расскажите о многозадачности!

7. Ctrl + Alt + Del : Запустить диспетчер задач

Что происходит, когда приложение начинает зависать или перестает отвечать на запросы, или ваша ОС Windows стоит на месте, и вы не можете ничего сдвинуть? Вы вызываете Ctrl + Alt + Del! Когда вы нажимаете их вместе, открывается волшебное окно, называемое диспетчером задач.

Затем вы можете проверить, какие программы/приложения замедляли работу вашего ПК, и закрыть их из самого диспетчера задач, вернув компьютер к жизни.

8. Alt + F4 : Закрыть приложение

Этот ярлык существует уже несколько десятилетий! Просто нажмите Alt плюс функциональную клавишу F4, и приложение, которое вы используете, закроется.

Однако он достаточно умен, чтобы попросить вас сохранить вашу работу, прежде чем он выключится. Он также работает почти со всем, от вашего браузера до игр и пользовательских приложений.

9. Ctrl + F : найти
⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Вы знаете, что только что написали это предложение, и теперь не можете его найти! Или вам действительно нужно найти конкретное ключевое слово в документе или браузере? Ctrl + F — это удобное сочетание клавиш, которое откроет панель быстрого доступа, где вы можете ввести ключевое слово, и покажет вам все результаты в документе, соответствующие вашему запросу.

10. Ctrl +H : Найти и заменить

Вы только что закончили сочинение и поняли, что все время неправильно писали имя этого ученого! Теперь вам нужно не только найти ключевое слово, но и заменить все его использования чем-то другим. Без проблем. Здесь пригодится сочетание клавиш Ctrl + H.

Просто нажмите на клавиши, и ящик откроется. Вы можете просто ввести слово, которое вам нужно найти и заменить. Это работает для большинства типов документов.

11. Ctrl + E : выберите поле поиска

 

Независимо от того, находитесь ли вы в проводнике или браузере, нажатие Ctrl+E выберет панель поиска/навигации, и вы сможете сразу начать вводить текст.Это облегчит вам жизнь, когда вам понадобится быстрый поиск.

12. Ctrl + N : Открыть новое окно

Одновременное нажатие Ctrl+N откроет новый файл или окно в зависимости от того, работаете ли вы в браузере или в автономном режиме. Это сочетание клавиш Windows хорошо работает с большинством автономных приложений и онлайн-браузеров, созданных для Windows.

13. Ctrl + колесо прокрутки мыши: увеличение/уменьшение масштаба

 

Текст слишком маленький? Хотите видеть детали более четко? Просматриваете инфографику, требующую увеличения? Этот ярлык обеспечивает именно это.

Если вы находитесь в документе, эта команда увеличит ваши файлы и папки, а если вы находитесь в браузере, она просто увеличит масштаб страницы. Расскажите о внимании к деталям!

Расширенные сочетания клавиш Windows

14. Win + L: Блокировка экрана
⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Вы уходите, но не хотите выключать или переводить систему в спящий режим? Win + L — отличный ярлык. Это помогает вам заблокировать экран, и если вы не введете свой пароль повторно, никто не сможет его открыть (при условии, что у вас установлен пароль для вашей системы).

15. Win + D : Показать рабочий стол

На самом деле это вариант быстрого сворачивания. Независимо от того, сколько вкладок/окон открыто, этот ярлык быстро сворачивает их все и показывает рабочий стол, позволяя получить доступ к файлам или приложению в пару кликов.

16. Win + Tab (+ Shift): переключение представления задач

 

Этот ярлык очень похож на то, что делает Alt + Tab, но представляет собой навигатор приложений Windows более продвинутого уровня. Когда вы нажмете ее, вы увидите плитки всех открытых программ и наиболее часто используемых программ.

Вы можете прокручивать или перемещаться между ними, дополнительно нажимая клавишу Shift с командой Win + Tab.

17. Win + C : открывает Cortana

 

Вы поклонник голосового управления или любите использовать Cortana для быстрого выполнения задач? Вы можете вызвать ее с помощью сочетания клавиш Win + C. После этого она будет готова удовлетворить любую вашу просьбу.

18. Win + Prt Sc : Сохранить снимок экрана

Хотя Prt Sc позволяет сделать снимок экрана, одновременное нажатие кнопки Windows позволяет автоматически сохранить снимок экрана.В папке с изображениями есть папка с именем «скриншот», в которой будут сохранены PNG-файлы снимка экрана. Нет необходимости добавлять еще один инструмент для создания скриншотов!

19. Win + I: открыть настройки

Нужно быстро открыть вкладку настроек? Теперь вам не нужно просматривать 3-4 пункта назначения, чтобы перейти на вкладку настроек. Просто нажмите Win + I, чтобы открыть меню настроек для Windows.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄
20.Win + S : Поиск Windows

У вас всегда будет тот файл или приложение, которое вы не можете найти на своем ПК. Для этого в Windows появилась панель поиска.

Вы можете легко открыть его, нажав Win + S и введя имя файла, который хотите найти. Кроме того, поскольку Cortana интегрирована с функцией поиска, вы также можете использовать ее, чтобы задавать дополнительные вопросы.

21. Fn + F2 : переименовать

В зависимости от производителя оборудования клавиши F2 выполняют различные задачи, например увеличение/уменьшение громкости или включение/выключение Wi-Fi.Однако, используя Fn + F2, вы можете быстро использовать параметр «Переименовать файл», когда выбран файл/папка. Попрощайтесь с правой кнопкой мыши.

22. Fn + F5 : Обновить

 

Компьютер завис, процессор не справляется. Обновление — хороший способ сдвинуть дело с мертвой точки. Нажатие Fn + F5 может обновить Windows, или, если вы работаете в своем браузере, оно также может обновить его.

23. Win + X : Скрытое меню

Знаете ли вы, что в Windows есть скрытое меню? Нажмите Win + X и увидите всплывающее окно.Это даст вам доступ ко всем основным областям системы.

24. Win + V : Навигация по уведомлениям

Если вы настроили уведомления и оповещения в своих системах, этот ярлык поможет вам легко переключаться между ними. Это чрезвычайно полезно для людей, которые особенно популярны или заняты.

25. Win + Ctrl + B : открыть приложение, в котором отображается уведомление

Вы работаете, и появляется всплывающее уведомление, требующее вашего внимания. Используйте Win + Ctrl + B, и проводник переключится на приложение, которое отправило вам уведомление.Быстрый.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄ ⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

The Bottom Line

Возможно, вам будет интересно начать использовать все эти сочетания клавиш Windows прямо сейчас. Хотя я советую вам попробовать их все, это полностью зависит от того, как вы взаимодействуете со своей системой и какую работу выполняете. Любое их количество может быть вообще полезным. Начните экспериментировать сегодня.

Дополнительные советы по использованию Windows

Автор фото: freestocks.org через unsplash.com

5 инструментов и методов тайм-менеджмента

Хороший тайм-менеджмент необходим для вашего успеха. Используя эффективный планировщик времени и мастер-лист, вы сможете достичь любой поставленной цели. Это стандартные инструменты и методы тайм-менеджмента , которые вы должны практиковать для максимальной продуктивности и хорошей личной организации.

Каждый из них требует немного времени для изучения и освоения, но окупается большей эффективностью и действенностью на всю оставшуюся жизнь.

1. Используйте планировщик времени и создайте основной список

Первый инструмент управления временем, который вам понадобится, — это планировщик времени, который содержит все необходимое для планирования и организации вашей жизни. Лучшие планировщики времени, будь то скоросшиватели или электронные версии, позволяют планировать на год, месяц, неделю и каждый день.

Хороший планировщик времени будет содержать основной список, в котором вы сможете фиксировать каждую задачу, цель или необходимое действие по мере их возникновения.Затем этот основной список становится ядром вашей системы планирования времени. Из этого главного списка вы распределяете отдельные задачи по месяцам, неделям и дням.

2. Работа по списку

Каждый эффективный руководитель работает по ежедневному основному списку. Это самый мощный из когда-либо созданных инструментов для достижения максимальной производительности и один из лучших способов помочь в достижении ваших SMART-целей . Когда вы составляете свой ежедневный список, вы начинаете с записи каждой отдельной задачи, которую собираетесь выполнить в течение дня.

Правило состоит в том, что вы повысите свою эффективность на 25% в первый же день, когда начнете использовать список.

Это означает, что у вас будет два дополнительных часа продуктивного времени за восьмичасовой рабочий день, если вы просто составите список всего, что вам нужно сделать, прежде чем приступить к работе. С помощью списка вы сможете навести порядок в хаосе быстрее, чем с помощью любого другого инструмента тайм-менеджмента.

3. Организация по приоритету

Когда у вас есть основной список дел на день, следующим шагом будет организация этого списка в порядке приоритета.Рассмотрите возможность использования матрицы управления временем, чтобы определить, какие задачи действительно срочные и важные. Как только ваш основной список будет организован, он станет картой, которая будет вести вас с утра до вечера самым эффективным и действенным способом. Это руководство расскажет вам, что вы должны сделать и что более или менее важно. Вскоре у вас выработается привычка использовать свой список в качестве плана на день. Прочтите этот пост о том, как съесть эту лягушку, чтобы узнать больше советов.

Помните, что правило 80 20 , также известное как принцип Парето, гласит, что 80 % ваших результатов будут получены благодаря 20 % ваших усилий.Таким образом, ключом к максимальной эффективности является определение приоритетов задач, которые вносят наибольший вклад в ваши достижения.

4. Инструменты и системы тайм-менеджмента

Разнообразие персональных цифровых помощников (КПК) и компьютерных систем планирования времени, доступных сегодня, просто великолепно. Независимо от того, что вы делаете, в какой бы области вы ни находились, существуют цифровые системы управления временем, которые вы можете подключить или загрузить на свой персональный компьютер, чтобы помочь организовать каждую часть своей жизни.

5. Организуйте свое время

Умение организовывать свое время — бесценный навык тайм-менеджмента.

Существует простой способ организовать свое время и расписание на два года вперед. Она называется «45-файловой системой». Это файл тиклера, который позволяет вам планировать и организовывать свои действия и обратные вызовы на следующие двадцать четыре месяца.

Вот как это работает:

Во-первых, вы получаете коробку из сорока пяти папок с четырнадцатью висящими папками, куда их нужно положить.Сорок пять файлов разделены следующим образом: Имеется тридцать один файл, пронумерованный от первого до тридцати одного для дней месяца. Есть двенадцать файлов для месяцев года, с января по декабрь. Последние два файла предназначены для следующих двух лет.

Это замечательная система, которую вы также можете использовать для подвешивания папок в ящике стола.

Приобретите какой-нибудь личный планировщик в том формате, который вам удобнее использовать (например, цифровой или бумажный), и потратьте время, необходимое, чтобы научиться им пользоваться.Выгода в виде сэкономленного времени и повышения производительности будет огромной.

Если вы хотите узнать больше о том, как стать максимально продуктивным, присоединяйтесь ко мне на бесплатном 45-минутном тренинге под названием «Запусти свою продуктивность», где я научу вас нескольким научно обоснованным правилам, на которые я опираюсь, чтобы стать источником продуктивности. .

Чтобы узнать больше о том, как быть продуктивным, я рекомендую вам изучить другие мои советов по управлению временем и начать применять их в своей повседневной деятельности.

Вы также можете найти мои лучшие блоги, курсы и видео на моей странице ресурса по тайм-менеджменту .

Резюме

Название статьи

5 Инструменты и методы тайм-менеджмента | Брайан Трейси

Описание

Хорошие инструменты управления временем необходимы для вашего успеха. Вы можете достичь любой поставленной цели, используя эффективный планировщик времени и основной список.

Автор

Брайан Трейси

Имя издателя

Брайан Трейси Интернэшнл

Логотип издателя

« Предыдущий пост
Чувствуйте себя хорошо в своей жизни и будьте счастливы Следующее сообщение »
Личное здоровье и фитнес через постановку целей

О Брайане Трейси — Сегодня Брайан признан лучшим в мире специалистом по обучению продаж и личному успеху.Он является автором более 60 книг и выпустил более 500 аудио- и видеопрограмм обучения по продажам, менеджменту, успеху в бизнесе и личному развитию, включая мировой бестселлер «Психология достижений». Цель Брайана — помочь вам достичь личных и деловых целей быстрее и проще, чем вы могли себе представить. Вы можете следить за ним в Twitter, Facebook, Pinterest, Linkedin и Youtube.

Как технологии могут помочь в тайм-менеджменте? —

За последние 15 лет развитие технологий превзошло все ожидания.Умные часы, планшеты, смартфоны и социальные сети навсегда изменили рабочую среду.

При правильном использовании технология может действительно улучшить наше взаимодействие с коллегами на мировой арене. Мгновенные ответы по электронной почте, прямые звонки на мобильные телефоны или Google Hangouts с вашими гонконгскими партнерами обеспечивают постоянную связь.

Технология

помогла улучшить тайм-менеджмент. Инструменты управления ресурсами обеспечили прозрачность для целых компаний, если не для стран.

Где технологии могут ошибаться

Управлять временем и сохранять эффективность — сложный баланс именно из-за этих технологических достижений. Основная проблема с технологиями заключается в том, что они могут полностью отвлекать. Он может вырезать драгоценные минуты или часы из дня, который и без того забит событиями, встречами и дедлайнами. В недавней статье отмечалось, что симптомы чрезмерного использования технологий включают:

  • невнимание к членам команды, т.е. вы никогда не встречаетесь лицом к лицу;
  • рассеянный фокус и многозадачность (так что на самом деле вы ничего не делаете)
  • потеря производительности

То есть вы проверяете электронную почту или обновления так много раз в день, что тратите время на действия, которые не важны (и по умолчанию не делаете то, что должны).

С чего начать поиск?

Чтобы выполнять работу, работники и работодатели должны признать, что хорошие методы тайм-менеджмента исходят сверху вниз. Менеджеры должны поддерживать здоровые рабочие отношения с технологиями в цехе. Когда разумно ожидать, что сотрудники выйдут из системы? Нужно ли им проверять свои обновления Slack в 21:00? Без разумного рабочего времени вездесущий характер технологий может оказать пагубное влияние на производительность и благополучие сотрудников, которые страдают, когда поощряется слишком много взаимодействия.

Роль социальных сетей в дебатах

Рука об руку с профессиональным использованием цифровых медиа в настоящее время определяется культура личного использования сайтов социальных сетей. В среднем человек тратит около 5 лет своей жизни на Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, SnapChat и тому подобное.

Из этих цифр легко сделать вывод, что большая часть этого обновления выполняется в офисе. Поэтому крайне важно, чтобы у работодателей были четкие ожидания, если не определенные процедуры, чтобы их сотрудники могли управлять своим временем на работе, не отвлекаясь на что-то личное.

Совет по управлению персоналом Forbes рекомендовал включить в политику офиса следующие рекомендации:

  1. Обучение сотрудников социальным сетям
  2. Напоминание сотрудникам о размытых профессиональных/личных чертах
  3. Профессиональное представление мнений
  4. Уважение профессиональных границ
  5. Сохранение конфиденциальности вопросов конфликтов на рабочем месте
  6. Выяснение того, чье мнение выражено
  7. Представление интересов работодателя на всех платформах
  8. Неразглашение конфиденциальной или частной информации

Как улучшить хронометраж в личной жизни

На личном уровне рекомендуется, чтобы использование технологий для экономии времени, а не для его истощения, осуществлялось путем принятия следующих протоколов;

  • удаление приложений с телефона
  • уделение приоритетного внимания работе в рабочее время (вместо обновления профиля LinkedIn)
  • отслеживание вашего времени онлайн.

С точки зрения рабочего места, существует ряд отчетов, в которых утверждается, что социальные сети можно использовать во благо. Согласно отчету, опубликованному в Forbes Глобальным институтом McKinsey, внутреннее использование социальных сетей может повысить производительность в офисе. Было отмечено, что «сотрудник по взаимодействию» тратит 28% своей рабочей недели на ответы по электронной почте и 20% на просмотр внутренней информации.

Но, «когда компании используют социальные сети внутри компании, сообщения становятся контентом; запись знаний с возможностью поиска может сократить на 35% время, затрачиваемое сотрудниками на поиск информации о компании.

Еще одно предложение для повышения продуктивности и навыков тайм-менеджмента — проводить перерывы в социальных сетях. Национальное исследование гибкости рабочего места, проведенное в 2014 году, показало, что гибкая рабочая практика повысила моральный дух сотрудников на 53%, а также повысила уровень их производительности на 20%. Также было отмечено, что тем же сотрудникам нужны границы, и именно здесь появляются прозрачные разрывы.

Покидая свои рабочие места в назначенное время, а не заглядывая в BuzzFeed, можно было бы сделать вывод, что эффективность тайм-менеджмента повысится по всем направлениям.Другие компании могут и успешно отслеживают, блокируют доступ к личным почтовым сервисам или YouTube в рабочее время.

В области тайм-менеджмента не существует универсального подхода к контролю использования социальных сетей на рабочем месте.

Как успешное планирование помогает управлять временем

Поддержание организованности и мотивации команды является ключом к продуктивности и успешному использованию времени.

Электронные таблицы Excel

по-прежнему являются методом планирования для многих компаний с 750 миллионами пользователей по всему миру.Часто рассматриваемые как «бесплатный» инструмент, они могут помочь организовать и оптимизировать процедуры. Хотя без обновлений в реальном времени и каких-либо функций для совместной работы они иногда могут мешать успешному тайм-менеджменту, а не улучшать его.

 Приложения, которые помогают сэкономить время

Существует также ряд приложений, предлагающих услуги через Android или iPhone:

  • Slack является наиболее известным из них и предлагает общение и совместную работу в разных рабочих пространствах. Независимо от размера компании, Slack сокращает общение по электронной почте и объединяет все это под одной крышей.
  • BlueJeans описывается как «платформа для совещаний на современном рабочем месте». Это служба видео-, аудио- и веб-конференций, которая работает с внутренними службами, такими как инструменты планирования, для успешного проведения совещаний. И Facebook, и LinkedIn используют эту услугу в своих соответствующих штаб-квартирах.

* Dropbox знаком большинству компаний и представляет собой службу размещения файлов, которая предлагает облачное хранилище, синхронизацию файлов, персональное облако и клиентское программное обеспечение.

Новая волна инструментов планирования ресурсов

Технологический прогресс также предвещает появление инструментов планирования ресурсов, таких как Ganttic, которые позволяют получить общее представление о том, как функционирует компания и ее многочисленные отдельные ресурсы (это могут быть офисы, люди или даже оборудование).

Имея ясное представление о том, кто за какую задачу отвечает, каковы их сроки и этапы, сотрудники могут видеть, что ожидается и когда. Хороший тайм-менеджмент возможен только в том случае, если все находятся «на одной волне».

Преимущества тайм-менеджмента в бизнесе очевидны:

  • Они могут предлагать обновления в режиме реального времени, поэтому все, кто использует систему, могут работать с одной и той же информацией и избегать дорогостоящих ошибок.
  • Планирование с помощью перетаскивания позволяет быстро и легко перепланировать и переупорядочить задачи и ресурсы.
  • Пользовательские представления для просмотра как общей картины, так и деталей позволяют планировать дни, недели, месяцы и года. Ясность ситуации выявляет возможные болевые точки на раннем этапе, избегая задержек и траты времени.

Инструменты планирования ресурсов также могут предложить простую визуализацию данных и создание отчетов, настраиваемые цветовые схемы, контрольные точки и зависимости задач, отслеживание использования ресурсов и синхронизацию с календарем Google.

Учитывая, что технологический прогресс будет продолжаться, мы представляем собой рабочую силу, которая, вероятно, станет более связанной в течение следующего десятилетия, пока неизвестно, будем ли мы использовать приложения и/или устройства для улучшения нашего тайм-менеджмента.С помощью самой умной технологии на рынке мы, безусловно, можем попробовать.


Ganttic — это высокоуровневое онлайн-программное обеспечение для планирования ресурсов, которое можно использовать для управления портфелем проектов, а также для планирования ресурсов с максимальной эффективностью. С Ganttic вы можете создавать четкие и полные визуальные планы, которые дают вам мгновенный обзор всех ваших ресурсов и проектов.

Ganttic отличается высокой гибкостью и предназначен для использования любым способом, который соответствует потребностям вашей организации.Независимо от того, хотите ли вы создать очень простую систему планирования ресурсов, сложную систему управления ресурсами или что-то среднее, Ganttic может помочь вам сделать все эффективно и в срок.

лучших приложений для тайм-менеджмента в 2022 году

Лучшие приложения для управления временем, позволяющие легко и просто управлять временем, задачами и повышать производительность для себя или сотрудников.

Это важно, потому что тайм-менеджмент — важный навык, который необходимо освоить при управлении бизнесом, отделом или других управленческих обязанностях.

Тем более, что в сутках никогда не бывает достаточно часов, чтобы сделать все, поэтому важно уметь не только расставлять приоритеты для задач, но и отслеживать свое время, чтобы не тратить слишком много времени только на одну задание за счет других.

Однако существуют приложения и программное обеспечение, которые вы можете использовать, чтобы помочь в управлении временем, гарантируя, что вы организуете свое время более эффективно и действенно.

Большинство из них предлагают как индивидуальное, так и командное отслеживание, а также предоставляют функции для отслеживания времени, не в последнюю очередь для подсчета оплачиваемого времени, использования Интернета и времени, затраченного на отдельный проект.В некоторые из них встроены цели или общий анализ времени, использованного в течение дня, чтобы помочь вам лучше определить потери времени и периоды лени, когда вы можете быть более продуктивными.

Там, где доступны групповые функции, это позволяет вам сравнивать свою собственную производительность с результатами других членов вашей команды и использовать информацию о том, как не только лучше управлять своим временем, но и о том, как другие члены команды могут учиться друг у друга, чтобы выполнять задачи. такой же.

Поэтому мы предложим лучшее решение для управления временем, доступное в настоящее время, в виде приложений и программного обеспечения для отслеживания времени.

Мы также представили лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса .



(Изображение Кредит: TimeCamp)

1. TimeCamp

Автоматическое отслеживание времени, которое интегрируется с ODSE of Apps

Причины для покупки
+

. избежать —

Уровень бесплатного пользования ограничен одним пользователем

Timecamp имеет ряд простых в использовании функций, связанных с отслеживанием времени, направленных на максимальное повышение производительности команды.Набор функций включает в себя отслеживание оплачиваемого времени, отправку счетов на основе затраченного времени, отслеживание посещаемости и отслеживание рабочего времени команды. Он также может интегрироваться с более чем 50 приложениями для простоты использования, включая Slack, Jira и Evernote.

Существует также автоматическое отслеживание времени, которое можно использовать для мониторинга использования Интернета сотрудниками и для назначения записи правильному проекту. Функция программного обеспечения для управления временем объединяет все это, чтобы иметь возможность отслеживать время, затрачиваемое командой на проект, а также их производительность.

Существует бесплатный уровень для ограниченного использования, так как он поддерживает только одного пользователя. Следующий более высокий план — это базовый уровень, который не имеет ограничений по количеству пользователей, поддерживает функции оплачиваемого времени и предлагает как месячную, так и годовую подписку.

(Изображение предоставлено Tmetric)

2. Tmetric

Трекер рабочего времени, превращающий каждую минуту в оплачиваемое время поддержка валюты

Причины, по которым следует избегать

Уровень бесплатного пользования не поддерживает выставление счетов

Как для фрилансеров, так и для компаний Tmetric называет себя «трекером рабочего времени», который через понятный интерфейс обеспечивает «отличный контроль над временными интервалами и бюджетами проектов.Ключевым моментом является наглядная временная шкала, которая дает представление о деятельности в течение дня, которую вы можете превратить в оплачиваемые часы. Tmetric может похвастаться более чем 40 000 пользователей и более чем девятью миллионами отслеженных часов.

Этот процесс можно автоматизировать, так как существуют надстройки для браузера, которые напрямую и беспрепятственно собирают каждую минуту данных, чтобы передать их обратно в Tmetric, которые затем отслеживаются, чтобы полностью фиксировать каждую оплачиваемую минуту.

Кроме того, имеется поддержка различных валют и возможность отслеживать расходы на команды, чтобы максимизировать доход при сохранении проектов в рамках заранее определенного бюджета.Наконец, отдельные члены команды могут отслеживать задачи, чтобы следить за их продуктивностью и сравнивать их с коллегами.

Существует бесплатный уровень, поддерживающий до 5 пользователей. Доступен профессиональный уровень, который добавляет оплачиваемые тарифы, выставление счетов и списки дел. План Business высшего уровня добавляет Timesync с Jira и Redmine, а также может предоставлять тарифы для сотрудников. Оба платных плана имеют 30-дневную бесплатную пробную версию, а также скидки на годовую подписку.

(Изображение предоставлено RescueTime)

3.RescueTime

Инструмент, помогающий достичь идеального баланса между работой и личной жизнью

Причины для покупки
+

Оповещения на основе задач

+

Блокирует отвлекающие веб-сайты

+

Уровень бесплатного пользования

Причины, по которым следует избегать пробной версии
— 90 tier

RescueTime ставит перед собой похвальную цель: устранить отвлекающие факторы и сосредоточиться на производительности. Он довольно многофункционален и может ставить цели, предоставляя пользователю обратную связь, например оповещения, когда ежедневные цели были достигнуты.

Существует бесплатный план под названием RescueTime Lite, который может отслеживать время, проведенное на веб-сайтах, ставить цели и даже предоставлять еженедельный отчет по электронной почте. Более серьезные поклонники тайм-менеджмента могут сделать выбор в пользу платного плана, известного как RescueTime Premium.

Платный план основан на бесплатном предложении с дополнительными функциями, включая отслеживание времени без компьютера (например, телефонные звонки), ведение журнала ежедневных достижений и возможность блокировать отвлекающие веб-сайты.Для платного уровня есть бесплатная 14-дневная пробная версия.

(Изображение предоставлено Toggl)

4. Toggl Track

Ваш бизнес будет работать как часы в кратчайшие сроки

Причины для покупки
Причины, по которым следует избегать

Нет поддержки выставления счетов

Toggl использует упрощенный подход к управлению временем, с включенными отслеживающими напоминаниями и обнаружением простоя, чтобы убедиться, что работа выполнена.Он также имеет кроссплатформенную поддержку, так, например, отслеживание времени может начинаться в браузере настольного ПК, а затем останавливаться на смартфоне с синхронизацией записей времени между устройствами; для этого есть мобильные приложения и расширения для браузеров.

Toggl также упрощает разбивку ваших отработанных часов по проектам, клиентам или задачам, а затем может анализировать их, чтобы определить, что приносит наибольшую отдачу от затраченных часов, чтобы способствовать максимизации прибыли. Приложение Toggl простое, но, к сожалению, оно не поддерживает выставление счетов.

Существует 30-дневная бесплатная пробная версия для платных уровней, а базовый уровень доступен для 5 членов команды. Для управления временем больших групп уровень Starter не имеет ограничений по количеству пользователей.

(Изображение предоставлено Chrometa)

5. Chrometa

Программное обеспечение, превращающее каждую минуту дня в оплачиваемое время

Причины для покупки
+

Доступные мобильные приложения

+ 900 приложений

Больше не нужно удивляться тому, «куда ушел день», с программным обеспечением Chrometa, которое может автоматически фиксировать задачи, над которыми работаете вы и ваша команда.Он делает это путем захвата URL-адреса веб-сайта, который вы посещаете, информации о теме и адресате из электронной почты, а также информации о файле при работе с локальным файлом — и останавливает часы, когда вы уходите от компьютера.

Он также фиксирует телефонные звонки и текстовые сообщения через приложения для Android и iOS, чтобы превратить время на мобильном устройстве в оплачиваемое время. Серьезно, Chrometa — мечта менеджера по выставлению счетов для своего офиса.

Предлагается 30-дневная бесплатная пробная версия, но нет бесплатного плана.Платные подписки начинаются с поддержки одного человека и до шести подключенных устройств, а также включают часовую персональную тренировку. Также доступны командные планы.

(Изображение предоставлено ManicTime)

6. ManicTime

Приложение для управления временем, которое запускается локально для обеспечения безопасности данных +

Уровень бесплатного пользования

Причины, по которым следует избегать

Нет интеграции с мобильными приложениями

Вам нужно программное обеспечение для управления временем, но вы беспокоитесь о конфиденциальности при отправке данных в облако? ManicTime — это загружаемое программное обеспечение, которое запускается локально и хранит свои данные локально и не подключается к какому-либо удаленному серверу.

Как и некоторые другие облачные решения, он может автоматически отслеживать время, затраченное на локальный файл или веб-сайт. ManicTime также интегрируется с системами на основе задач, такими как Github или Jira.

Для индивидуального плана существует бесплатный уровень с базовыми функциями или уровень Pro, который включает год обновлений программного обеспечения.

(Изображение предоставлено Todoist)

7. Todoist

Получите индивидуальное расписание задач, доставляемых каждое утро

Причины для покупки список дел приносит огромное удовлетворение и является проверенным временем способом управлять своим временем и успевать больше в течение дня.

Todoist — это простой, но эффективный инструмент для ПК и мобильных устройств, который позволяет вам устанавливать повторяющиеся события и важные разовые задачи и отмечать их по завершении. Вы будете получать расписание заданий в начале каждого дня (если вы не решите этого не делать), что позволит вам эффективно планировать свое время.

Задачи собраны в группы под названием «Проекты», хотя более точно их можно было бы назвать «Деятельность». Параметры по умолчанию включают покупки, личные дела, поручения и работу, и вы можете добавлять или редактировать их по своему усмотрению.

Некоторые функции являются эксклюзивными для премиум-версии, и, к сожалению, вы не всегда будете знать, пока не попытаетесь выбрать одну из них, но в бесплатной версии есть множество инструментов, которые помогут вам достигать большего каждый день.

Если вы ищете более мощный инструмент для задач с несколькими частями и сроками, взгляните на Trello. Как правило, это лучший инструмент для использования в бизнесе, тогда как Todoist идеально подходит для ваших личных задач.


Другие варианты программного обеспечения для управления временем

Существует множество программных приложений, доступных для различных аспектов учета и производительности, и управление временем ничем не отличается.Здесь мы представим ряд дополнительных платформ, заслуживающих внимания, а также приведенные выше:

Clockify — это простое приложение для отслеживания времени и учета рабочего времени для команд, которое отличается тем, что является бесплатным. Хотя это обычно означает компромисс с точки зрения функций, Clockify удается сохранить основные функции. Помимо отслеживания времени и расписаний, он также предоставляет возможность настраивать и управлять проектами и командами, а также панель мониторинга для предоставления обзора проектов, а также аналитики на основе использования.

FocusBooster — еще одно платное приложение, которое предлагает простой учет времени, а также список дел и отчеты о производительности. Тем не менее, он использует более уникальный подход, поощряя работу небольшими очередями с перерывами между ними, чтобы вы могли совмещать работу с жизнью и отдыхом. Доступен бесплатный уровень, но даже платная цена остается относительно низкой: от 2,99 до 4,99 долларов в месяц, в зависимости от количества необходимых функций.

Tick предлагает более продвинутое решение для отслеживания времени, специально предназначенное для работы с командами, и предлагает мобильные приложения для использования с Android и iOS, а также для настольных ПК.По своей сути это временной трек, который позволяет менеджерам отслеживать бюджеты и прибыльность. Tick ​​также можно интегрировать с другим программным обеспечением для повышения производительности, таким как Basecamp.

HubStaff — еще одно решение для учета рабочего времени менеджеров, предлагающее широкий спектр функций, таких как табели учета рабочего времени, отслеживание GPS, групповое планирование, мониторинг производительности и, конечно же, отчеты для анализа. Вы можете импортировать проекты или запускать новые, а затем начать отслеживать время. Также доступен широкий спектр интеграций, от Asana до Zoho Projects.

Мы также представили лучшее программное обеспечение для планирования сотрудников .

Тайм-менеджмент и онлайн-курсы | Службы информационных технологий

6 советов по тайм-менеджменту для виртуального обучения

 

Планируйте заранее

Напряженный график в сочетании с ежедневными отвлекающими факторами может легко помешать выполнению задач. Подумайте о покупке календаря, который вы можете использовать для планирования своих ежедневных и еженедельных заданий, а также иметь постоянное время и рабочее пространство, вдали от отвлекающих факторов и концентрируясь на:

  • Срок выполнения заданий, включая черновики и окончательные представления

  • Действия, связанные с вашей программой, такие как онлайн-встречи учебных групп или сетевые мероприятия

  • Виртуальные рабочие часы с профессорами и консультантами

Пример:

  • Понедельник – Начало обязательных чтений и мультимедиа
  • Вторник — продолжить просмотр материалов
  • Среда — опубликовать сообщение на форуме и приступить к выполнению заданий
  • Четверг. Продолжение публикации и работы над заданиями
  • Пятница: читайте и отвечайте на сообщения и работайте над заданиями
  • Суббота: читайте и отвечайте на сообщения и выполняйте задания
  • Воскресенье — читайте и отвечайте на сообщения и выполняйте задания

Не многозадачность

Избегайте многозадачности, сосредоточьтесь на одном задании за раз.Убедитесь, что вы уделяете все свое внимание конкретной задаче, будь то подготовка к экзамену, чтение учебника, электронное письмо профессору или участие в онлайн-форуме. Расставляйте приоритеты в своих задачах и уделяйте пристальное внимание важнейшим задачам, которые требуют наибольших усилий.

Сосредоточьтесь на предстоящих сроках, и если это небольшое задание, которое вам не нужно выполнять в течение нескольких недель, внесите его в свой календарь, чтобы сосредоточиться на приближении крайнего срока.

 

Настройте свой виртуальный офис

Необходимо иметь удобное рабочее место для работы, так как вам нужно будет сосредоточить все свое внимание на текущей задаче.Например, кто-то предпочитает работать в наушниках, а кто-то предпочитает тишину. Сядьте в удобное кресло и убедитесь, что освещение не слишком тусклое. Закройте окна браузера и уберите телефон (желательно в невидимое место), убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы, все настроено и готово к работе.

 

 

Блокировка отвлекающих факторов

Легко отвлечься на новости или веб-сайты, оставаться сосредоточенным и избегать социальных сетей.Рассмотрим метод Pomodoro, метод, который помогает повысить производительность, организуя то, как вы работаете, чтобы повысить эффективность. Инструмент основан на 25-минутных рабочих сессиях, оптимизируя ваше время, чтобы сосредоточиться на онлайн-обучении. Лучший способ использовать этот метод:

  • Установите таймер на 25 минут и работайте без перерыва в течение запланированного периода.

  • Сделайте пятиминутный перерыв, чтобы выпить кофе, проверить электронную почту или заняться чем-то другим.

  • После того, как вы завершите четыре рабочих занятия, побалуйте себя более длительным 15-минутным перерывом.

  • Не забудьте сообщить своей семье, что вам потребуется определенное количество времени, чтобы работать над школьной работой или учиться.

Наградите себя

Важно вознаграждать себя после хорошо выполненной работы, чтобы избежать эмоционального выгорания. Вы можете вознаградить себя, отметив свои достижения и побаловав себя чем-то, что вам действительно нравится (забота о себе), будь то просмотр любимого шоу на Netflix или занятие домашними делами.

Кроме того, убедитесь, что свободное от учебы время посвящается тому, чтобы в полной мере получать удовольствие. Если вы совмещаете работу с отдыхом, вы можете перегореть и не сможете эффективно работать.

 

Хорошего сна

Сон необходим для отдыха тела и сохранения бодрости ума на следующий день. Если есть возможность, старайтесь спать по 7-8 часов в сутки. Работать всю ночь менее продуктивно, чем постоянно учиться. Включите сон в свое расписание, и вы сможете получить огромные награды.


 

Тайм-менеджмент и технологии | Текущие студенты UNSW

Если вы хотите, чтобы у вас был личный помощник для организации вашего дня, проверьте свой карман или сумку. Заставьте эти модные компьютеры, планшеты и телефоны работать с этими бесплатными приложениями и облачными сервисами, которые помогут вам лучше организоваться и почувствовать больше контроля.

Tom’s Planner

Tom’s Planner – это онлайн-инструмент для планирования, который позволяет вам видеть общую картину, когда приходит время.Вы можете зарегистрироваться и получить одно расписание бесплатно, и это все, что нужно студенту университета. Вы можете создавать разные категории задач и просматривать их рядом друг с другом, что очень удобно, когда вы пытаетесь определить события, которые занимают ваше время, например учеба и общение. Лучше всего то, что вы можете сразу увидеть, сколько (или как мало) недель у вас осталось до экзаменов, поэтому вы можете начать планирование прямо сейчас.

Эта служба предназначена для мобильных устройств, поэтому вместо использования приложения просто добавьте ярлык на главный экран телефона или планшета.Для получения дополнительной информации посетите http://www.tomsplanner.com

Календарь и документы Google

Не знали, что Google предлагает более простой способ поиска мемов? С помощью Календаря Google вы можете обновлять свое расписание онлайн, в любом месте и в любое время. Вы можете создавать общие календари, чтобы помочь организовать групповую работу или общие ресурсы, такие как комната для собраний или важный учебник. Большинство приложений для iOS, OSX, Android и Windows могут извлекать данные вашего Календаря Google, чтобы вы могли видеть свои встречи на всех своих устройствах.С помощью Google Docs вы можете создавать и публиковать документы в Интернете, а также разрешать их редактирование другим людям, что значительно экономит время при групповой работе. Вам нужно будет создать бесплатную учетную запись Google, хотя у многих из вас она уже есть.

Evernote

Если вы тратите большую часть времени на то, чтобы вспомнить, где вы записали критические заметки о предстоящем экзамене, вам нужен Evernote. Evernote — это бесплатная онлайн-картотека для всех ваших заметок, мыслей, набросков и так далее.

Check Also

Стимулирование определение: Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?

Содержание Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?Смотреть что такое «Стимулирование» в других словарях:КнигиСтимулирование — это… …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.