Производственный контроль в продуктовом магазине: Программа производственного контроля продуктового магазина образец — LawsExp.com

Практические советы от эксперта по управлению запасами

Эксперт по управлению запасами доктор Пайк советует: «По моим наблюдениям, деловой мир плохо понимает управление запасами и контроль. Их обучают поверхностно, и иногда они применяют лишь поверхностный опыт в своей практике. Иногда это отлично срабатывает.Тем не менее, за свой 30-летний опыт я убедился, что можно сэкономить много денег, если обучить и тщательно управлять складскими запасами ».

«Подобно системе Toyota Kanban для оптимизации настроек, очевидно, что есть области, в которых мы можем улучшить поток. Компании должны проявлять инициативу в своей системе последовательности, а не реагировать — и все это при соблюдении баланса. Если вы посмотрите на лежащие в основе механизмы во время планирования, вы можете пойти дальше. Выбранная вами система может сильно различаться в зависимости от ситуации и может иметь решающее значение для вашей реальной производительности.”

Как управлять своими запасами

По сути, подведение итогов — это просто процесс определения того, что у вас есть и где вы храните, чтобы вы могли это оценить. Не все процедуры управления запасами идеальны для любого бизнеса или для различных этапов роста и развития организации. Некоторые методы слишком сложны, особенно для небольших компаний. Вы должны иметь возможность использовать свою систему для отслеживания уровней запасов, создания заказов и отправки запасов.Некоторые базовые системы для отслеживания инвентаря включают:

• Руководство: Будь то бухгалтерская книга или книга запасов, ведение инвентаризации вручную с помощью ручки и бумаги — это самый простой способ отслеживать, что входит и уходит. Малые предприятия, у которых мало товаров, могут обойтись без использования этого типа системы. Эта система может быть сложной, потому что это фактическая запись, которую вы не можете добыть и использовать для целей планирования.
• Биржевые карточки: Немного более сложный метод использует карточки запаса, также называемые корзинными карточками.Карточка запасов — это таблица, в которой записывается текущая цена за единицу, цена продажи и количество запасов каждого продукта. Используйте индивидуальные карточки для каждого товара на больших складах или в складских помещениях. Система также отслеживает покупки, продажи, возвраты и другие причины вывода запасов, например, снятие средств в рекламных целях. Вы можете добавить в карточку запаса дополнительные примечания, например о любых проблемах, связанных с этим товаром. Чтобы система карточек запаса была эффективной, критически важны постоянные обновления. Вы также должны регистрировать необычный рывок акций; в противном случае вы рискуете получить неточные данные.
• Простые таблицы: Многие компании, особенно малые предприятия, используют электронные таблицы для отслеживания запасов. Независимо от того, используют ли они Microsoft Excel или что-то подобное, электронные таблицы — это способ начать автоматизацию и электронный сбор данных о продуктах. Благодаря последовательному обновлению и базовому кодированию вы можете быть уверены, что у вас есть доступные текущие уровни запасов и статистика. Компании быстро настраивают эти системы в соответствии со своими потребностями. Поскольку каждый, кто создает электронную таблицу, делает это немного по-своему, пользователям потребуется доскональное знание того, как она работает.Этот метод также считается ручным, потому что единственный способ автоматически обновить систему электронных таблиц — это добавить макросы высокого уровня или код, который связывает их с другими системами.
• Базовое программное обеспечение инвентаризации: Простое программное обеспечение инвентаризации, как правило, недорогое и предназначено для малого и среднего бизнеса. Эта простая автоматизация часто выполняется в облаке и связана с программным обеспечением вашей торговой точки, поэтому она может генерировать автоматические обновления запасов в режиме реального времени.Вы также можете интегрировать аналитику и отчетность и проводить сравнение затрат, создавать повторные заказы, определять лучшие и наименее продаваемые продукты и переходить к деталям заказа или шаблонам клиентов. Некоторые простые программные системы управления запасами могут масштабироваться до более сложных функций по мере роста вашего бизнеса.

Некоторые предприятия предпочитают придерживаться простых систем учета запасов. Другие компании планируют рост и масштабирование. Вы также можете отслеживать инвентарь с помощью:

• Расширенное программное обеспечение: Разработанные для отслеживания запасов, большинство этих целевых программных решений могут интегрироваться с существующим программным обеспечением, масштабируемы и предоставляют аналитику и шаблоны.Современное программное обеспечение теперь доступно для многих малых и средних предприятий, поскольку оно больше не является чрезмерно дорогостоящим.

Типы систем управления запасами

Системы контроля и мониторинга запасов — это подходы к учету для отслеживания количества товаров в наличии. Крупные компании часто отслеживают запасы в магазинах, на складах и даже на веб-сайтах. Две основные системы — это периодические и вечные системы слежения.

Система периодической инвентаризации

Большинство малых предприятий по-прежнему используют периодическое управление запасами, поскольку оно не требует сложного программного обеспечения или сканирования запасов. Система периодической инвентаризации основывается на периодических или регулярных физических подсчетах инвентаря. Вы определяете отчетные периоды в зависимости от потребностей бизнеса, но вы не отслеживаете запасы ежедневно или постоянно. Вместо этого вы записываете все покупки в учетную запись для покупок. После проведения инвентаризации остаток на счете закупок переносится на счет запасов.Наконец, вы корректируете счет запасов, чтобы он соответствовал стоимости конечного запаса. Вы можете рассчитать стоимость конечных запасов, используя FIFO (первый пришел — первый ушел) или LIFO (последний пришел — первый ушел).

Проблемы периодической системы особенно очевидны при выполнении инвентаризации. На это время необходимо приостановить большинство обычных деловых операций, поскольку это требует значительного ручного труда. Многие компании нанимают дополнительный персонал и стараются выполнять это в нерабочее время, например, в ночную смену.Этот тип системы влечет за собой большее количество случаев мошенничества, потому что инвентарь не отслеживается между физическими подсчетами, что снижает подотчетность между инвентарными запасами, а также потому, что сложнее определить, где возникли расхождения в инвентаризации.

Бесконечная система инвентаризации

Постоянная система может быть дороже в реализации, чем периодическая система, из-за потребностей в оборудовании и программном обеспечении. Однако система постоянно и немедленно обновляет инвентарные номера.Эта система рассчитывает запасы на основе продаж и покупок с помощью программного обеспечения для точек продаж и управления активами. Таким образом, у вас всегда будет точный учет наличных запасов. Постоянное отслеживание — лучший способ избежать дефицита, когда ваши клиенты исчерпывают запасы определенного продукта. С бессрочной системой вы можете добиться минимального контакта сотрудников с товарами.

Проблемы с системой этого типа возникают, когда вы используете ее без проведения инвентаризации.Другими словами, зарегистрированные запасы могут не точно отражать то, что физически имеется на складе с течением времени, не говоря уже об учете прямых поставок или запасов по заказу. Вы должны учитывать поломки, украденные товары и потери, чтобы система работала правильно. Кроме того, ошибки и неправильно отсканированные предметы влияют на учетные записи. Вы можете справиться с этим математически, применив поправки, которые в основном учитывают эти вещи. Эксперты соглашаются, однако, что, несмотря на то, что физические запасы не являются обычным явлением, вам следует внедрить некоторый процесс инвентаризации вручную, чтобы дополнить постоянную систему.Вы можете интегрировать эти типы систем с автоматизацией цепочки поставок, чтобы быстрее принимать решения на основе данных.

Штрих-коды

могут быть частью системы постоянной или периодической инвентаризации. Некоторые могут считать штрих-коды частью системы управления запасами, но на самом деле это оборудование, которое подпадает под вашу существующую систему управления запасами. Штрих-код — это, по сути, небольшая картинка с текстом или цифрами, которая наносится на каждый товарный товар.Текст или числа хранят большой объем информации. Сканер считывает эту информацию и передает ее в базу данных, которая отслеживает детали и их местонахождение. Система выполняет сканирование при поступлении и выдаче нового инвентаря. Штрих-коды имеют быструю окупаемость инвестиций (ROI) за счет снижения операционных расходов после внедрения, даже для малого бизнеса.

Другие преимущества штрих-кодирования:

• Устранение ручных ошибок данных
• Более быстрый сбор инвентарной информации
• Автоматическое обновление инвентаря
• Оптимизация документации и отчетности
• Обеспечение движения запасов между несколькими складами и отделами
• Простое и быстрое определение минимальных уровней и повторный заказ необходимых уровней

Внедрение штрих-кодов в инвентаризацию — это разумная идея, поскольку они обеспечивают масштабируемость и точность даже для малых и растущих предприятий.

Радиочастотная идентификация (RFID)

также относятся к типу оборудования, подпадающего под существующую систему управления запасами. RFID-метки — это разновидность интеллектуального отслеживания. RFID-метки содержат информацию, хранящуюся в электронном виде, больше информации, чем это возможно при использовании обычных штрих-кодов. Теги могут быть пассивными или активными: активные метки RFID включают батареи, тогда как пассивные метки не имеют батареек. Считыватель RFID обеспечивает питание пассивных меток посредством радиоволн, тогда как активные метки излучают свои радиоволны.Оба типа тегов автоматически обновляются для идентификации запасов и сбора любых связанных данных.

— это эффективный способ защиты ценных предметов и продуктов, требующих дополнительных мер безопасности, например фармацевтических препаратов. Активные теги — лучший способ на предприятиях, где безопасность инвентаря была проблемой.

Хотя безопасность является основным преимуществом RFID, другие функции включают:

• Удаленное считывание тегов: Диапазон считывания пассивных тегов составляет приблизительно 40 футов, а диапазон для активных тегов — 300 футов.
• Одновременное считывание тегов: Система может считывать несколько тегов одновременно, так что она может регистрировать сразу весь поддон продуктов.
• Уникальные коды тегов: Чтобы отслеживать уникальные продукты, а не только один тип продукта, вы можете присвоить тегам уникальные идентификационные коды.
• Постоянные обновления: Без необходимости обновлять физический тег на элементе, вы можете отправлять ему обновления, такие как местоположение склада, через активный тег или сохраняя активную систему пассивных тегов.

Некоторые проблемы с использованием RFID включают:

• Для пассивных RFID-меток требуются сканеры или портативные считыватели.
• Стоимость может быть непомерно высокой для некоторых предприятий.
• Цепочка поставок также нуждается в оборудовании, необходимом для RFID-меток.

Если вы подумываете об использовании RFID-меток, то за последние годы они стали дешевле.Эксперты говорят, что лучше всего использовать RFID-метки для размещения их в местах повышенного риска рядом с вашими запасами, например, на выходах. Наконец, для продуктов с ограниченным сроком хранения система RFID может предоставить информацию для обеспечения контроля качества, например, когда они были доставлены и срок их годности (если применимо).

Недавняя тенденция среди малых предприятий — использование QR-кодов, которые похожи на штрих-коды, но для их считывания не нужно покупать дорогое оборудование. Вы можете установить на смартфон приложение, считывающее QR-коды.Они также несут больше информации, чем штрих-код, из-за их матричных шаблонов. QR-коды не являются активными системами, как активные RFID-метки, и не так дороги.

Методы инвентаризации

Методы управления запасами — это способы, которыми вы используете сильные стороны и отношения вашего бизнеса, свой опыт, формулы и прогнозы, чтобы определить, сколько запасов вы храните, продаете, храните и заказываете. Эффективное управление запасами обеспечивает баланс между контролем затрат и удовлетворением требований клиентов.

Число дней неоплаченных запасов компании (DIO) показывает, сколько дней компания хранит запасы перед их продажей. DIO — это показатель эффективности, потому что запасы связывают средства. Чем ниже DIO, тем лучше, особенно для малого бизнеса. Показатели DIO выросли за последние пять лет на 8,3%, что означает, что компании имеют более слабые методы управления запасами. Кроме того, необходимо увеличить складские площади, что означает…

Наиболее эффективная методология управления запасами может варьироваться в зависимости от компании.Какую бы методологию вы ни выбрали, она должна быть понятна сотрудникам и содержать четко определенные политики и процедуры. Если вы используете программное обеспечение со своей методологией, обратите внимание на системы, которые могут похвастаться ключевыми функциями, необходимыми вашей компании, а не просто универсальным пакетом. Организационный контроль начинается с маркировки товаров, будь то через артикулы или более сложную систему. Контроль качества требует наличия стандартов качества и политики, которым должен следовать персонал.

Передовые методы управления запасами включают:

• Выберите методологию улучшения управления: Методологии улучшения управления включают больше, чем просто управление запасами.Вы можете улучшить свой бизнес сверху вниз с помощью методологии управления, которой вы придерживаетесь. Примеры включают Kaizen, Lean и Six Sigma.
• Оптимизация процедур закупок: Одним из отличительных признаков надлежащего управления запасами является использование данных и прогнозов для управления процедурами закупок. Это также включает в себя идентификацию товаров путем мониторинга потребительского спроса, удаления устаревших запасов и корректировки страхового запаса и точек повторного заказа.
• Управление отношениями с поставщиками: Очень важно хорошо управлять отношениями в цепочке поставок, потому что вы часто можете предотвратить и решить проблемы, тесно сотрудничая с поставщиками. Например, поставщики могут предложить вашему бизнесу согласованный минимальный объем заказа, забрать продукты, которые не продаются, и помочь вам быстро пополнить запасы, когда продажи определенного продукта увеличатся.
• Создание автоматических отчетов: Поскольку системы инвентаризации и управления производят огромные объемы данных, предприятиям необходимо найти способы их анализа, составления отчетов и использования.Многие системы автоматически создают отчеты о состоянии запасов, журналы запасов, выверку, исторические запасы, устаревшие запасы и финансовые данные по запасам. Кроме того, компании должны решить, на каком этапе своей цепочки поставок они должны предоставлять эти отчеты, чтобы поставщики могли надлежащим образом подготовиться.
• Проведите оценку рисков: Проблемы регулярно возникают на предприятиях, будь то неожиданный всплеск продаж, дефицит денежных средств, недостаток складских площадей, просчет запасов, медленно поступающие или снятые с производства продукты.Подготовьте матрицу оценки рисков, чтобы определить, каковы ваши наихудшие риски и как вы можете справиться с ними, когда они возникают.
• Регулярный аудит: Проводите регулярные аудиты, чтобы убедиться, что ваши фактические запасы и отчеты совпадают. Есть три способа проведения аудита: инвентаризация, выборочная проверка и подсчет циклов. Инвентаризация требует подсчета всей вашей инвентаризации и должна проводиться не реже одного раза в год, а часто и в конце года, чтобы соответствовать отчетам по подоходному налогу.Выборочная проверка — это когда вы выбираете один или два продукта в разное время из полного инвентаря, физически проверяете его и сравниваете с тем, что есть в вашей документации или программной системе. Проблемные или быстро продаваемые товары идеально подходят для выборочной проверки. При подсчете циклов сверка распространяется на весь год. У каждого продукта есть свой период аудита, но стоит чаще проверять ценные вещи. Для получения дополнительной информации о подсчете циклов см. «Использование программного обеспечения для управления запасами для подсчета циклов».
• Выборочный контроль запасов (прогнозирование): Многие методы подпадают под выборочный контроль и управление запасами или прогнозирование, например ABC-анализ.В этой форме анализа вы классифицируете запасы по одному из следующих параметров: стоимость использования, источник закупок, сложность закупок, сезонность, цена за единицу и уровень потребления. Выберите формулу на основе относительной важности каждой классификации и того, насколько она влияет на запасы.

Методологии управления, используемые при инвентаризации

Многие методологии контроля и управления запасами актуальны для всех отраслей, будь то обувной магазин или крупная нефтяная компания.Различные методологии управления:

• Бережливое производство : Бережливое производство — это философия управления высокого уровня, которая обеспечивает ценность для клиентов за счет повышения эффективности производства. Бережливое производство также использует Канбан, базовую, масштабируемую и визуальную систему планирования. Рабочие могут визуализировать все задачи в проекте под одним из заголовков: To Do, In Progress и Done. Этот процесс позволяет выявить любые узкие места или невыполненные задания по отсутствию перехода от одного столбца к другому, чтобы вы могли их устранить.
• Шесть сигм: Среди наиболее известных методов управления шесть сигм. Цель методологии — снизить вероятность возникновения ошибок или дефектов с помощью методов непрерывного совершенствования процессов определения, измерения, анализа, улучшения и контроля (DMAIC). Возвращаясь к этим основным принципам управления, специалисты-практики могут работать с «Шесть сигм» и другими методологиями управления запасами, чтобы уменьшить такие проблемы, как дефицит запасов, и улучшить своевременное производство и доставку.
• Lean Six Sigma: Сочетание бережливого производства и шести сигм, этот метод фокусируется на сокращении отходов и уменьшении дефектов продукции. Lean Six Sigma особенно полезен для поиска и устранения коренных причин потерь в цепочке поставок и управлении запасами. Используя комбинацию методов, вы можете найти способы внести улучшения, такие как снижение затрат на инвентаризацию и улучшение процесса инвентаризации.

Способы пополнения запасов

Есть много способов контролировать запасы, независимо от того, используете ли вы методы, определяющие, когда делать заказ, формулы прогнозирования или методы продажи и хранения.

Способы управления запасами по тому, когда и как вы заказываете товары или материалы, включают:

• FIFO и LIFO: Это методы определения стоимости продуктов. LIFO предполагает, что товары, добавленные в инвентарь в последний раз, будут продаваться первыми, в то время как FIFO предполагает, что товары, добавленные в инвентарь первыми, будут проданы первыми.
• Min-Max Inventory Control: Эта теория устанавливает минимальный и максимальный уровни запасов для поддержания определенных предметов в вашем инвентаре.Поэтому, когда вы дойдете до минимального уровня запасов, закажите ровно столько, чтобы достичь максимального установленного уровня. Критики этого подхода говорят, что у вас может получиться либо слишком много, либо слишком мало продуктов.
• JIT Inventory: Стратегия управления запасами точно в срок (JIT) объединяет заказ на сырье от поставщиков с производственным графиком. Вы уменьшаете отходы в виде стоимости запасов, потому что товары находятся на месте только по мере необходимости. JIT может быть шагом в бережливом производстве, немного требуя от JIT включения того, что хочет заказчик, в каждый производимый продукт.Риск, связанный с этим методом, заключается в том, что из-за неэффективных поставщиков запасы заканчиваются, но управление взаимоотношениями с поставщиками может несколько снизить этот риск.
• Система с двумя или тремя ящиками : Система с двумя или тремя ящиками включает два контейнера с одним и тем же товарным запасом. Когда один контейнер становится пустым, вы используете второй контейнер (резервный), который затем определяет точку повторного заказа (ROP). ROP — это когда запасы опускаются до уровня, который инициирует действия по замене запасов.Проблема с этим основным методом очевидна в ситуациях, когда есть большие или быстрые заказы. Возможно, вы никогда не будете точно уверены, сколько товара имеется на складе в данный момент времени, поэтому вы не сможете предсказать, сможете ли вы выполнить крупный заказ или быстрые, последовательные заказы.
• Фиксированное количество заказа: В правиле фиксированного количества заказа вы можете одновременно заказать только определенное количество позиции. Благодаря этому правилу ошибки при повторном заказе, проблемы с местом для хранения и ненужные расходы сведены к минимуму.Вы можете связать фиксированные объемы заказа с автоматическими ROP.
• Заказ с фиксированным периодом: В правиле заказа с фиксированным периодом вы связываете пополнение определенных позиций с определенным интервалом. В этом случае количество заказа всегда разное, чтобы компенсировать потребительский спрос.
• Запасы, управляемые поставщиком (VMI): В этом методе часто торговый представитель управляет запасами определенных продуктов, замечая и заказывая то, что требует пополнения.Например, представитель компании по производству напитков, осуществляющий доставку, проверяет запасы и места, доступные для их продуктов в магазине, и сам пополняет их.
• Установить уровни номинала: Когда запасы упадут ниже номинала, ваше программное обеспечение должно сигнализировать вам о необходимости заказа большего количества. Уровни номинала варьируются в зависимости от продукта, относительных темпов продаж и времени пополнения запасов и требуют исследования и принятия обоснованных решений. Уровни номинала меняются со временем, и их необходимо сбрасывать через регулярные промежутки времени.С другой стороны, наличие минимальных уровней делает ваш бизнес более эффективным и гибким. Когда на рынке появляются новые продукты, вы можете покупать их, потому что ваши средства не полностью привязаны к существующим запасам.

  Кроме того, затраты на хранение ниже, и, если ваш бизнес развивается быстро, наличие минимальных запасов может быть более подходящим вариантом. Некоторые проблемы, с которыми вы можете столкнуться, включают возможное отсутствие запасов, когда заказ минимума может быть более дорогим, и вариативность того, насколько хорошо ваши поставщики могут быстро и эффективно доставлять продукты.У вас также должен быть страховой запас наряду с минимальным инвентарем. Страховой запас — это запас, который вы оставляете в избытке на случай задержки доставки. Используйте эту ложу только в случае крайней необходимости.

Контрольный запас и способ его продажи

Вы также можете контролировать запасы с помощью того, как вы их продаете. В некоторых случаях запасы даже не являются частью вашего инвентаря на месте, но вы все равно можете его контролировать.Вот как это происходит в зависимости от того, когда и как вы продаете свою продукцию:

• Объединение: Объединение товаров или услуг для предложения покупателю дополнительной стоимости за одну стоимость называется объединением. В практике управления запасами и управления запасами объединение в пакеты — это способ перемещения устаревших запасов. Например, вы включаете бесплатный подарок-сюрприз или предлагаете сниженную цену на другой товар в зависимости от покупки. Эти методы также улучшают качество обслуживания ваших клиентов.
• Складывающийся инвентарь: Когда запасы движутся, вместо того, чтобы хранить товары на складе, менеджеры оставляют их в трейлере грузовика и хранят этот трейлер на стоянке склада.Водитель может подключить прицеп, когда товар необходим, и отвезти его в магазин. Сотрудники склада никогда не трогают инвентарь.
• Прямая доставка: Прямая доставка, также известная как кросс-докинг, — это когда производитель или поставщик напрямую отправляет свою продукцию покупателям от имени продавца. У продавца никогда не бывает товара на складе, и он никогда не берет его в руки и не видит. Эти предприятия в основном работают через интернет-продажи.
• Товарная накладная: Эта деловая договоренность возникает, когда компания передает свои товары другой компании или прилавку магазина, прежде чем они заплатят за них.Витрина магазина или компания платит за продукты после их продажи в размере согласованного процента от продажной цены. Такая схема может быть отличной ситуацией для малых предприятий, которые продают продукты, поскольку их стоимость владения минимальна.
• Задержанные заказы: Когда компания решает принимать заказы и платежи за товары, которых нет на складе, они принимают невыполненные заказы. Для небольшого количества позиций (один или два) легко обработать заказ и сообщить клиенту прогноз, когда вы его выполните.Кроме того, чем выше стоимость товара, тем терпеливее ваши клиенты будут относиться к просроченным заказам. Однако проблемы нарастают, когда количество товаров с невыполненным заказом начинает увеличиваться. Не рекомендуется, чтобы малые предприятия, продукция которых обычно хранится на месте, смешивались с большим количеством невыполненных заказов. Положительные причины для предложения задержанных заказов включают увеличение денежного потока, добавление некоторой гибкости для малых предприятий, не способных выполнять логистику, а также снижение затрат на хранение и избыточный запас. Проблемы с задержкой заказов включают в себя возможное разочарование клиентов, более длительные интервалы выполнения и другие логистические требования.

Прогнозирование для управления запасами

Вместо того, чтобы использовать ручной метод для повторного заказа, подумайте о способах математического прогнозирования того, что есть в наличии или когда делать заказ. Эти методы могут включать в себя категоризацию ваших запасов, например, метод ABC, но в основном показывать то, что у вас есть в магазине в настоящее время:

• ABC Analysis: Этот метод прогнозирования цепочки поставок разделяет все имеющиеся в наличии запасы на три отдельные группы.Товары категории «А» имеют высокую стоимость и имеют низкую частоту продаж. Бюджетные последствия этих товаров значительны, но их продажи непредсказуемы. Товары категории «B» — это товары средней стоимости и умеренной частоты продаж. Товары категории «C» — это товары с низкой стоимостью и высокой частотой продаж. Эти позиции требуют меньшего контроля из-за их меньшего денежного воздействия и постоянной оборачиваемости. Использование этих разграничений для инвентаря поможет вам расставить приоритеты, выделив продукты, которым требуется больше внимания, чем другим. Прогнозирование, выполненное с помощью анализа ABC, вычисляет количество доступных запасов на основе этого разграничения.Кроме того, места хранения и упаковки могут быть настроены так, чтобы отражать эти разграничения.
• Формула точки повторного заказа (ROP): Формула ROP математически подскажет вам правильное время для заказа или производства дополнительных запасов. Используя имеющуюся информацию, рассчитайте сумму потребности в сроках выполнения заказа и страхового запаса. Вам может потребоваться знать время выполнения заказа вместе с этой формулой, то есть время между размещением заказа и его получением. При расчете сроков заказа необходимо учитывать время выполнения заказа.Формула точки повторного заказа:

Предположим, Ава должна рассчитать ROP для жидких повязок, которые ее компания производит на своем предприятии. Она рассчитывает страховой запас (SS) для этого продукта в 50 единиц.

Затем она вычисляет потребность в времени выполнения заказа (LTD) для этого продукта.

Ее производственный отдел использует 20 единиц сырья в день, и доставка повторного заказа этих материалов занимает около пяти дней.

Используя эту информацию, она может рассчитать скорость проходки:

Если запас жидких бинтов падает ниже 150 единиц, Ava должна разместить повторный заказ.

Следуйте этой удобной таблице, чтобы рассчитать ROP:

«Управление запасами очень быстро усложняется, — объясняет доктор Пайк. «Например, у модели точки повторного заказа есть триггер. Итак, мы надеемся, что фиксированное количество заказа настроено таким образом, чтобы оптимизировать вовлеченные компромиссы (т.е. слишком много против недостатка). Когда я помогаю бизнесу, я обычно начинаю обучение именно здесь. Более того, проблемы часто возникают на производстве, когда есть задержки между запуском и сменой процесса — например, производитель мороженого переходит с шоколада на ваниль, а не ваниль на шоколад. В последнем примере, переходя от ванили к шоколаду, меньше сложностей и проблем. Кроме того, шоколад покрывает множество грехов! Однако, когда вы переходите от более сложного (шоколад в данном сценарии) к менее сложному (ванильный) процесс, это может занять больше времени и добавить ненужные уровни сложности.”

• Экономичный объем заказа (EOQ): EOQ определяет оптимальное количество запасов, которые вы должны купить или произвести, чтобы минимизировать затраты на заказ и хранение. Эта формула полезна в тех случаях, когда затраты на спрос, заказы и хранение остаются неизменными с течением времени. Вы можете изменить формулу EOQ, чтобы компенсировать различные уровни производства или интервалы заказов.

Допустим, Ава хочет знать оптимальное количество стеклянных бутылок размером 12, которые она хочет иметь на складе для производства.Их покупка и хранение обходятся довольно дорого, поэтому она должна рассчитать EOQ. Производственная группа Ava ежегодно использует 1000 стеклянных бутылок размером 12. Хранение этой бутылки на складе обходится ее фирме примерно в 3 доллара в год, а фиксированная стоимость размещения заказа составляет 5 долларов. Следовательно,

Идеальный размер заказа для минимизации затрат и удовлетворения потребительского спроса — это немного больше 33 стеклянных бутылок размера 12. Теперь, когда у вас есть идеальное количество, вы также можете использовать формулу ROP, чтобы определить идеальное время для заказа этих стеклянных бутылок размером 12.

Следуйте этой удобной таблице, чтобы рассчитать свой EOQ:

Управление запасами в цепочке поставок

Есть несколько вариантов управления запасами в цепочке поставок. Независимо от того, работаете ли вы на производстве или на складе, эти методы могут помочь.

Методы управления запасами в цепочке поставок

• Управление партиями: Для управления производимыми запасами вы можете выполнить управление партиями.Этот метод производит товары партиями, размер которых гарантирует наличие нужного количества компонентов для производства необходимого количества готового продукта. Управление партиями особенно полезно в сочетании с такими методологиями, как бережливое производство и своевременность. Процедуры контроля партии экономят деньги и ресурсы.
• Сторонняя логистика (3PL): Некоторые компании передают на аутсорсинг части своей цепочки поставок, например, складские услуги, услуги распределения или выполнения.Аутсорсинг может осуществляться в определенное время года, например, во время праздников. 3PL постоянно меняют сотрудников, особенно когда они нанимают их только на сезон. Эти неопытные сотрудники могут объяснить значительную часть потерянных или отсутствующих товарно-материальных ценностей.
• Оптовый заказ и доставка: Один из способов управления расходами — заказывать товары, которые вы считаете вечнозелеными, оптом. Вы также можете отправлять вечнозеленые товары оптом со скидкой. Компании выкладывают больше денег заранее, но поскольку товары продаются быстро и стабильно, риск невелик.С оптовыми запасами легче управлять из-за единообразия продукции, что снижает затраты на управление. Производители предлагают скидку при заказе нескольких экземпляров одного и того же товара, что удешевляет товар. Этот вариант может подойти там, где спрос сложно предсказать. Однако оптовый заказ означает более высокие затраты на хранение, сложный для скоропортящихся товаров, может привести к устареванию запасов и лишнему капиталу.

Количества на складе: сколько хранить

Тип имеющегося у вас запаса (сырой, незавершенный, готовый или расходный) также может определять, сколько вам следует держать под рукой.

Для сырых запасов обратите внимание на следующие факторы:

• Надежность поставщика и альтернативные источники поставок
• Производите ли вы и поставляете ли компоненты партиями
• Предсказуемость спроса
• Массовые скидки

Незавершенный запас, также называемый незавершенным (WIP), требует дополнительных складских площадей, но часто приносит пользу.Вы можете добавить дополнительный уровень защиты своему производству с помощью незавершенного материала. Например, если у вас есть машина в середине процесса, которая подвержена риску поломки, вы можете вытащить незавершенную заготовку, чтобы обойти эту часть процесса.

Держите дополнительные запасы готовой продукции, когда вы определяете спрос на продукт или когда уверены, что ваши серийные производства соответствуют требованиям. У вас также, естественно, будет дополнительный запас готовой продукции при выполнении большого заказа.

Сколько расходных материалов вам следует держать, также зависит от надежности ваших поставщиков. Если спрос на эти продукты хорошо известен и устойчив, вы можете оставить себе лишнее. Кроме того, если вы ожидаете роста цен или получаете значительную скидку при оптовых закупках, допустимо наличие дополнительных расходных материалов.

Политики и процессы управления запасами

Складской контроль начинается с момента поступления товаров в вашу организацию, будь то через входную дверь или через приемный док.Разработка стандартных операционных процедур (СОП) может помочь каждому понять свои обязанности, связанные с запасами. СОП — это пошаговые инструкции, определяющие повседневные действия.

Что включать в СОП

В случае инвентаризационного контроля СОП должен, как минимум, указывать адрес:

• Получение товаров и материалов
• Хранение и отслеживание
• Даты проверок и ротация
• Безопасность
• Доставка

Если вы разрабатываете новые СОП, четко определите политики и процессы и попросите сотрудников (особенно новых) просмотреть их на предмет понятности.Дополнительные советы по политикам управления запасами включают:

• Отделение административного управления запасами от бухгалтерского учета и финансов: В целях безопасности персонал, который занимается администрированием управления запасами, не должен быть тем же персоналом, который выполняет обязанности по контролю запасов в финансах или бухгалтерском учете.
• Установите приоритет точного подсчета запасов: Проблемы возникают при попытке выполнить заказ с неизвестным или неточным количеством запасов на складе.Точность инвентаризации важнее, чем выполнение заказа.
• Выберите правильные инструменты: Прежде чем разрабатывать процессы, определите, какие риски присущи и приемлемы для выбранного вами типа инструментов. Независимо от того, используете ли вы специальное программное обеспечение, RFID-метки или электронные таблицы и корзины, сначала определите свои системы.
• Выполнять непрерывное улучшение: Чтобы обеспечить непрерывное улучшение, вы должны включить его в свои СОП.Даже короткий раздел об ожидаемых интервалах для обзора дает персоналу возможность начать работу.
• Подумайте, как часто вам нужно проводить подсчет запасов: Существует три различных способа проведения подсчета запасов: периодически, постоянно и в сочетании постоянно и периодически. Определите интервалы и запишите их в свои СОП.
• Фактор всего оборудования: При написании политики рассмотрите доступные инструменты, чтобы установить реалистичные ожидания.Например, если вы хотите завершить инвентаризацию за выходные, определите, должны ли ваши сотрудники иметь сканеры, ускоряющие их работу.
• Определите, как минимум, ежегодную политику запасов: Как минимум, годовая политика запасов должна включать максимальные и минимальные уровни, уровни страховых запасов и оптимальные уровни повторного заказа. Вам также следует рассчитать средний уровень запасов, чтобы установить эти политики.
• Подготовьте годовой бюджет инвентаризации: Перед покупкой инвентаря и не реже одного раза в год определите свой годовой бюджет инвентаризации.Эта оценка представляет собой общую стоимость владения товарами за год, включая затраты на материалы, хранение, фиксированную эксплуатацию, логистику, перераспределение и любые прочие предметы.

Основные политики управления счетами

Эффективная политика контроля счетов должна информировать персонал о том, как ваша компания выставляет счета клиентам, включая график, формы и процедуры. Разработка надежных базовых политик и процедур контроля счетов гарантирует получение с трудом заработанного дохода от ваших продуктов или услуг.Счета обычно отправляются после выполнения заказа. Политики выставления счетов могут быть шаблонами и должны быть ясными и простыми, чтобы сотрудники могли без проблем следовать им.

Типы счетов, которые необходимо контролировать:

• Заказы на закупку: Перед обработкой заказа клиенты или торговый персонал отправляют заказы на закупку. Эти документы должны быть заполнены и подписаны заказчиком, обеспечивая точность всех деталей.
• Квитанции по заказу: Политики в отношении поступления заказа должны отражать набор проверок, которые вы выполняете при доставке продукта. Эти чеки должны начинаться с выставления счетов и включать номера отслеживания отгрузки и оформление квитанций.
• Процессы выставления счетов: Шаблоны идеально подходят для выставления счетов, особенно если ваше программное обеспечение создает их автоматически. В правилах выставления счетов должны быть указаны номер заказа на покупку, дата счета и все необходимые платежные реквизиты.
• Программное обеспечение: Если ваша клиентская база велика или растет, подумайте об инвестициях в программное обеспечение для выставления счетов. Создавайте политики, которые помогают поддерживать разработку шаблона, и убедитесь, что программное обеспечение отслеживает и архивирует все транзакции. Программное обеспечение также может сделать создание отчетов о неоплаченных счетах более эффективным и простым.
• Просроченные платежи: Сообщите всем клиентам о своей политике просрочки или невыплаты.Будьте гибкими, но убедитесь, что эти документы отражают последствия. Например, объясните льготные периоды и процедуры о том, кто следит за несвоевременным выставлением счетов и какие у них есть возможности, чтобы клиенты могли принимать собственные решения о поздней оплате счета.

Процессы управления запасами

Процессы управления запасами — это действия и методы, которые вы используете для организации запасов и измерения пробелов, возможностей и относительного успеха заказов и производства.Многие компании используют KPI для измерения успешности своих процессов и процедур.

Некоторые компании настолько обеспокоены нехваткой товарных запасов, что они затоваривают их, что обходится им дороже, чем просто цена товаров. Поскольку они связывают свой капитал, они должны хранить свою продукцию по себестоимости, и она может быть повреждена или обесценена. Разделите свой инвентарь на три основные категории:

• Страховой запас
• Пополнение
• Лишние и устаревшие

При разработке процессов управления запасами определите, следует ли вам одновременно выполнять оценку бизнеса.Вам следует оценить бизнес-функции и процессы, особенно в процессе «заказ-доставка» (OTD), в состоянии «как есть», чтобы выявить пробелы и возможности для изменений. Принципы управления изменениями должны выводить вас из состояния «как есть» через реализацию будущих изменений. Если вы хотите лучше обслуживать клиентов, определите, как ваши политики и процессы управления запасами влияют на них.

Ключевые показатели эффективности управления запасами

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это метрики, которые демонстрируют, насколько хорошо работают части вашей компании и насколько хорошо вы достигаете своих ключевых бизнес-целей.KPI также полезны для сравнения вашего бизнеса с другими в вашей отрасли. При управлении запасами KPI могут помочь определить болевые точки и причины, по которым вы теряете деньги. Если у вас нехватка товаров, вы захотите исправить их, чтобы сохранить клиентов. Вы захотите посмотреть на свои долгосрочные и краткосрочные цели с помощью KPI. Поэтому определенные KPI имеет смысл запускать регулярно. Например, отношение запасов к продажам — это один ключевой показатель эффективности, который можно отслеживать при прогнозировании:

Еще один ключевой показатель эффективности — это показатель сквозных продаж (STR), который помогает удерживать клиентов.Используйте STR в качестве метрики, чтобы определить, как долго товар находится на складе, нужно ли изменить его цену и когда делать повторный заказ. Этот показатель часто сравнивают с показателем оборачиваемости запасов, для которого требуется более длительный период (часто полный год). KPI сквозной продажи сравнивает запасы, полученные через поставщика, чтобы определить, сколько вы продаете в месяц:

Средний запас — это ключевой показатель эффективности, который помогает понять, сколько продуктов вы храните за указанные периоды:

Наконец, коэффициент заполнения — это KPI, который показывает, насколько хорошо вы выполнили свои заказы для отдельных поставок или для доставок в течение заданного времени.Этот KPI также называется коэффициентом заполнения позиции (LIFR), а термин «строка» относится к строке в заказе или манифесте. Формула LIFR:

Другая формула, определяющая LIFR:

Выполненный заказ считается выполненным на 100%. Например, Джек Хайнц заказывает четыре продукта:

Эта компания отгрузила линии с первой по третью (бесшовные трубы из углеродистой стали, медные трубы и пластиковый желоб с решетками) 20 мая 2019 года.Когда компания запускала LIFR, она была отмечена как 75%, потому что было четыре позиции, из которых только три были заполнены:

Компания отгрузила фитинг с 90-градусной резьбой на четвертой линии 24 мая 2019 года, в результате чего LIFR достиг 100%. Однако, если ваша метрика ориентирована на удовлетворенность клиентов, основанную на немедленном выполнении заказов, оставьте метрику только для начальной ставки. Первоначальный LIFR составляет 75% и, несомненно, предоставляет больше информации, чем окончательный LIFR.

Вы также можете рассчитать заполняемость по регистру и стоимости. Когда вы ускоряете отправления, не входящие в общий объем доставки, вы не можете засчитывать эти не ускоренные отправления как пропущенные, и вам следует исключить ускоренные отправления. Другими словами, ваша основная задача должна заключаться в том, как ваш бизнес выполняет заказы регулярно, а не во время исключений. Дополнительные ключевые показатели эффективности, которые нужно отслеживать, см. В разделе «3 важнейших показателя учета запасов, которые необходимо отслеживать».

Программное обеспечение для управления запасами

Ручное управление запасами имеет свои проблемы: оно может быть трудоемким, трудоемким для совместного использования, подверженным человеческим ошибкам, создавать лишние документы, которые вам не нужны, и требовать постоянного мониторинга и проверки фактов.

По словам доктора Пайка, одно программное решение подходит не для всех организаций. Он говорит: «Существуют системы, которые интегрируются с существующими системами ERP (планирование ресурсов предприятия). Некоторые организации разработали свои собственные системы, исходя из своего лучшего мышления и разрабатывая то, что им нужно, именно внутри компании. Когда я консультирую, я часто помогаю малому бизнесу разработать свои собственные электронные таблицы для начала. Одна из компаний, которую я советую, — крупная софтверная компания, и ее программное обеспечение превосходно и может помочь их компании.Эти системы существуют для небольших компаний, но есть и недорогие варианты, которые могут так же хорошо выполнять свою работу ».

4 вопроса, которые следует задать перед покупкой расширенного программного обеспечения для инвентаризации

Если вы начинаете изучать передовое программное обеспечение для отслеживания инвентаря, вам нужно подойти к нему осторожно и вдумчиво. Выберите программное обеспечение для управления запасами, ответив на четыре основных вопроса:

1. Какими продуктами и в каком количестве мне нужно управлять?
   Ваши потребности в программном обеспечении будут абсолютно разными, в зависимости от того, что и сколько вы продаете.Например, приоритеты в области программного обеспечения сильно различаются для компаний, продающих продукты питания, и компаний, продающих высококачественную электронику. Компаниям по продаже продуктов питания необходимо программное обеспечение, которое может отслеживать срок годности. Компаниям, которые продают высокотехнологичную электронику, требуется программное обеспечение с функциями безопасности и аналитикой, которые гарантируют, что их запасы не устареют.
2. Какие важные функции мне нужны?
   Некоторые программные системы будут интегрированы с существующими системами, а некоторые нет.Крайне важно решить, нужна ли вам эта интеграция или вы будете вкладывать дополнительные средства в замену программного обеспечения. Дополнительные сведения об интеграции программного обеспечения см. В разделе «Преимущества интеграции программного обеспечения инвентаризации с процессами бухгалтерского учета и бэк-офиса». Далее, давайте предположим, что ваш бизнес будет стремиться к массовому росту в течение следующих пяти лет. В этом случае выберите программное обеспечение, которое может масштабироваться.
3. Чем я могу заплатить за программное обеспечение?
   Программные системы, предназначенные для управления запасами, могут сильно различаться по стоимости.Хорошие продавцы могут назначить цену в соответствии с вашими требованиями. В эту нижнюю строку включите любое другое программное обеспечение, которое необходимо изменить, чтобы приспособиться к новой покупке, и затраты времени персонала на переход. Рассчитайте рентабельность инвестиций (ROI) для каждого рассматриваемого вами решения и сколько времени потребуется, чтобы окупить эти вложения. Для получения дополнительной информации о снижении затрат см. «Снижение затрат с помощью программного обеспечения для отслеживания запасов».
4. Что означает программное обеспечение для кадрового обеспечения?
   Определите, сможет ли ваш нынешний персонал адаптироваться к огромным изменениям в способах ведения бизнеса.Затем решите, нужно ли вам нанять новых сотрудников с другим набором навыков, переназначить или переобучить вашу нынешнюю команду. Например, если вы нанимаете много низкоквалифицированных рабочих для подсчета запасов, они могут вам не понадобиться с системой постоянного учета запасов. Кроме того, они могут не помочь вам настроить новое программное обеспечение или устранить неполадки после установки. Возможно, вам потребуется нанять сотрудника, обладающего техническими навыками работы с программным обеспечением, в зависимости от сложности того, что вы покупаете. Если вы можете перевести лояльных сотрудников на другую работу или обучить их работе с программным обеспечением — отлично.В противном случае подумайте в первую очередь о том, что нужно вашему бизнесу.

Начало работы с ПО для управления запасами

Чтобы эффективно контролировать свои запасы, вам нужна видимость на уровне товаров — то, что программное обеспечение может обеспечить, если вы будете использовать ее постоянно. В этом случае постоянное использование означает, что каждый сотрудник использует его одинаково каждый раз, когда они производят, продают или получают товары. Программное обеспечение может предоставить вам множество возможностей. Например, вы всегда знаете, что было продано и как быстро, какие уникальные предложения и товары, снятые с производства.У вас есть электронная версия каждой транзакции, которая может включать номер детали, количество, а также время и место продажи. Для получения дополнительной информации о том, зачем покупать программное обеспечение для управления запасами, см. «Снизьте свои затраты с помощью программного обеспечения для отслеживания запасов».

Другие преимущества наличия специального программного обеспечения для управления запасами:

• Увеличение прибыли
• Нет на складе
• Штрих-коды и этикетки для отслеживания инвентаря
• Списание товарно-материальных ценностей прекращено
• Быстрый и эффективный аудит
• Экономия времени
• Больше гибкости системы
• Быстрый поиск информации
• Встроенная аналитика для принятия решений

Для начала поищите программное обеспечение с функциями, которые соответствуют потребностям вашего бизнеса и его будущему.

При поиске нового программного обеспечения для управления запасами обратите внимание на следующие особенности:

• Параметры оптимизации запасов
• Инструменты для отслеживания и прогнозирования аномалий запасов
• Инструменты для автоматизации пополнения запасов, в том числе для расчета нужного уровня запасов
• Управление временем выполнения
• Расчет страхового запаса
• Управление затратами
• Логика вызова продуктов с истекшим сроком годности и медленно продвигающихся продуктов
• Поддержка в нескольких местах
• Интеграция программного обеспечения бэк-офиса
• Автоматический мониторинг запасов
• Автоматическое управление партиями
• Показатели данных поставщика
• Интеграция штрих-кодов
• Интеграция системы RFID
• Множественное ценообразование для товаров в зависимости от клиента
• Цены в разных валютах
• Возможность обновления для каждого элемента или группы элементов
• Множественные складские связи
• Показатели контроля качества
• Отслеживание партий
• Поддержка нескольких пользователей

При рассмотрении любой системы важно помнить о будущих потребностях и о том, как технологии могут помочь.Д-р Пайк делится: «Приближается большое животное, называемое предсказанием. Каждый хочет предсказать все, что лежит в основе каждого решения о покупке, которое принимают потребители. Машинное обучение и огромные объемы данных только улучшат возможность прогнозирования. Воспользоваться этой способностью не слишком дорого — это будущее этой отрасли.

«Блокчейн в цепочке поставок также перспективен. Вам не нужно, чтобы блокчейн был ценным, но видимость того, что там есть, улучшится.Со временем будет интересно увидеть, что реально, а что шумиха, но, тем не менее, все это окажет влияние. Я советую компаниям немного посидеть в сторонке и посмотреть, что произойдет. Со временем компании смогут использовать его для улучшения управления запасами ».

Для получения дополнительной информации о функциях, которые следует искать для поддержки своего бизнеса, см. «3 основных функции, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для управления запасами».

Лучшие практики использования программного обеспечения для управления запасами

Независимо от того, используете ли вы специальную программную систему или электронные таблицы, вам все равно необходимо следовать некоторым передовым методам.Используйте любые инструменты, которые есть под рукой, чтобы оптимизировать уровни запасов.

После настройки программного обеспечения для управления запасами следуйте этим советам:

• Используйте платформы, которые взаимодействуют друг с другом или все в одной системе.
• Относитесь к каждому предмету в вашем инвентаре по-разному; каждый SKU отличается по какой-то причине.
• Убедитесь, что ваши расходные материалы указаны правильно, используя доступные данные.
• По возможности используйте мобильные устройства.
• Разместите свой инвентарь.
• Выполните подсчет циклов и обновите данные в вашей системе.
• Свяжите все транзакции с вашим программным обеспечением.

Вам также следует убедиться, что вы не покупаете что-то слишком сложное для того, что нужно вашей компании, и что программное обеспечение стоит своих затрат.Если вы этого не сделаете, это не просто пустая трата денег, это может закончиться ненужным разочарованием. Однако, если ваше программное обеспечение имеет аналитические возможности, убедитесь, что вы выполняете измерения.

Если вы купили или собираетесь приобрести программное обеспечение для управления запасами, используйте его для выполнения следующих расчетов:

• Какие товары продают и не продают
• Итого товарно-материальные затраты
• Динамика запасов и данные о продажах
• Бюджет инвентаризации

Для получения дополнительной информации о выборе правильной системы управления запасами см. «Выбор правильной системы управления запасами».”

Как сохранить свои запасы в безопасности

Обеспечение безопасности ваших запасов также должно быть первоочередной задачей, когда вы думаете об управлении запасами. Будь то воры и воры или ваши сотрудники, безопасность запасов влияет на чистую прибыль. Чтобы защитить ваши товары от людей, которые могут украсть их у вашей входной двери, определите, какой инвентарь является самым дорогостоящим или наиболее желательным. Например, моющее средство для стирки и бритвенные лезвия являются предметами широкого потребления.Они нужны всем; их обязательно перепродадут, и они являются одними из самых украденных в любом продуктовом магазине. Эти продукты должны быть доступны покупателям, но размещены на видном месте, если у вас возникнут проблемы с кражей.

Вы должны оборудовать дорогие высокотехнологичные предметы, такие как компьютеры и электроника, RFID-метками, которые могут повысить безопасность. Если их убрать, прозвучит сигнал. Обязательно обеспечьте доставку после их прибытия. Прежде чем вы войдете в систему, самое время их потерять или украсть.Избавьтесь от дополнительных упаковочных материалов, чтобы воры не догадывались, что доставка только что состоялась. Если возможно, установите замкнутое телевидение (CCTV), также называемое видеонаблюдением, на парковках и других уязвимых местах, чтобы предотвратить кражу.

Внешняя угроза — не единственная проблема безопасности, которую вы должны иметь. Персонал тоже умеет воровать. Обучите свою команду действующим системам безопасности и политикам, касающимся кражи и ее дисциплины.Многие люди не знают о кражах дорожных пошлин, связанных с бизнесом, включая расходы на текучесть кадров и гарантии занятости. Итак, научите своих сотрудников понимать истинные последствия воровства.

Установив процедуры, предотвращающие кражу, вы можете предотвратить ее до того, как она произойдет. Например, сотрудники, которые контролируют акции, не должны также контролировать финансовые отчеты компании. Ограничьте доступ к зонам для персонала и распределите ответственность. Подумайте, нужен ли всем сотрудникам доступ к каждой части вашего склада или к каждому шкафу с припасами.Назначьте сотрудников, ответственных за аудит, для оказания помощи другим сотрудникам с их потребностями в поставках. Регулярно переводите персонал в ведение складского учета, чтобы предотвратить сговор. Наконец, подумайте, насколько эффективно вы используете функции существующего программного обеспечения. Национальная федерация розничной торговли обнаружила, что количество внутренних краж снизилось как минимум на 11% в компаниях, использующих программное обеспечение для управления запасами.

NetSuite может помочь обеспечить прозрачность процесса управления запасами

Правильное управление запасами может сделать или разрушить бизнес, и понимание ваших запасов в любой момент имеет решающее значение для успеха.Независимо от того, какой тип процесса управления запасами вы выберете, лица, принимающие решения, знают, что им нужны правильные инструменты, чтобы они могли эффективно управлять своими запасами. NetSuite предлагает набор собственных инструментов для отслеживания запасов в нескольких местах, определения точек повторного заказа и управления страховым запасом и счетчиком циклов. Найдите правильный баланс между спросом и предложением во всей организации с помощью функций планирования спроса и распределения требований.

Узнайте больше о том, как использовать NetSuite для автоматического управления запасами, снижения затрат на обработку и увеличения денежного потока.

Глава 11 — Управление производством продуктов питания и напитков — Введение в производство продуктов питания и обслуживание

Схема :

• Планирование и анализ производства
• Графики производства
• Приготовление партиями
• Сборка ингредиентов
• Управление переходящими остатками
• Снижение фактических затрат на продукты питания и напитки (долл.)
• Контроль порций (избыточный)
• Переварка (усадка)
• Отходы
• Урожайность
• Срок годности
• Неверное количество продукции

Обучение Цели:

• Описание инструментов управления для использования при планировании и анализе производства
• Объясните, как производственные решения — включая планирование, прогнозирование и производство, а также спрос на качество — влияют на целевые затраты операции.
• Опишите, как и зачем использовать записи о производстве пищевых продуктов
• Объясните важность тщательного управления переходящими остатками
• Признать совпадение управления производством с функциями прогнозирования, закупок и инвентаризации
• Объясните ключевые факторы контроля в процессе производства пищевых продуктов, такие как контроль порций, переварка и отходы.

Ключевые термины

• Производственный график
• Прогнозирование
• Анализ деятельности
• Приготовление партиями
• Переходник
• Контроль порций
• Переваривание
• Отходы

Планирование производства в основном означает использование ресурсов вашего предприятия общественного питания и производство продуктов и услуг.Необходимо принять множество решений, и для этого требуется менеджер, который может заниматься планированием, организацией и контролем различных аспектов производства. Уравновешивание количества, качества и затрат обычно включает несколько уровней управления и также должно включать учет потребностей и желаний клиента.

В то время как большинство профессионалов общественного питания признают важность контроля использования ингредиентов, ключевую область подготовки к производству иногда упускают из виду. Предпроизводственное или производственное планирование включает в себя все действия по обработке пищевых продуктов, завершенные до производства или нагрева, такие как оттаивание, предварительная обработка и предварительная сборка, иногда называемая «предварительной подготовкой».«Контроль количества обрабатываемых ингредиентов и использование правильных методов обработки пищевых продуктов на этом этапе могут иметь решающее значение. Например, если вы разморозите слишком много рыбного филе и не будете готовить его в этот день, они будут некачественного качества после окончательной готовности. Если во время предварительной обработки не обращаться со свежими овощами осторожно, они могут быстрее испортиться и потерять больше питательных веществ. Если свежие овощи и фрукты не приготовлены тщательно, ожидаемый урожай также может быть ниже, что может привести к нехватке продукта и увеличению затрат.Чрезмерные отходы могут возникать из-за неправильного обращения и перепроизводства, что увеличивает стоимость продуктов питания.

В предыдущей главе этой книги обсуждалась важность прогнозирования и описывались инструменты прогнозирования. Чем больше вариантов предлагается в меню, тем сложнее прогнозировать, но записи истории продаж и опыт управления, а также компьютеризированная система прогнозирования, настроенная для конкретной операции общественного питания, могут сделать эту важную задачу более управляемой.

Производственный график является основным инструментом для менеджера общественного питания в контроле количества производства продуктов питания и рабочей силы.Тип информации, которую необходимо включить в производственный график, будет зависеть от операции, но в основном это список пунктов меню с персоналом службы общественного питания и оборудованием, назначенным для каждого пункта, а также временем дня, назначенным для создания меню. пункт. Таблица 11.1 представляет собой упрощенный пример производственного графика. Встречи с производственными работниками для обзора производственного графика, которые часто могут проводиться на неделю, дают сотрудникам возможность внести свой вклад в график.У сотрудников могут быть предложения по повышению производительности и дальнейшему контролю затрат.

Таблица 11.1 Производственные графики. В таблице указано время приготовления и время приготовления различных блюд.

Если бы полный контроль над производственной системой можно было получить, используя только стандартные рецепты, работа менеджера была бы довольно простой. К сожалению, мы также должны решить, как планировать оборудование и сотрудников, чтобы выполнять все необходимые ежедневные задачи. Сотрудники и оборудование — важные ресурсы, которыми нужно управлять. Например, если в меню входит печеный картофель, менеджер должен назначить хотя бы одного сотрудника для выполнения каждого этапа приготовления картофеля.Кто-то должен вымыть картофель, поместить его в духовку, проверить степень готовности, вынуть его из духовки и поставить в подогреватель или отнести к линии подачи. Менеджер может назначить одного или нескольких сотрудников для выполнения этих задач. Если менеджер назначает дежурных обоих шеф-поваров для выполнения этих действий, он (-и) использует ограниченный ресурс как по навыкам, так и по количеству, тогда как он (-и) мог бы назначить менее квалифицированного и, как правило, более доступного работника общественного питания. Пример в таблице 11.1 иллюстрирует распределение ресурсов: выделение ограниченных ресурсов на деятельность, необходимую для достижения операционных целей. Это распределение ресурсов может выполняться случайным образом, как в примере, или целенаправленно, что обычно приводит к лучшему использованию ресурсов. Конечным результатом распределения ресурсов является производственный график, который может быть очень полезен для менеджеров. В системе общественного питания распределение ресурсов может быть выполнено путем выполнения следующих шагов:

1. Используйте хорошо написанные стандартизированные рецепты.
2. Изучите должностные инструкции для всех должностей.
3. Перечислить производственные задачи, которые необходимо выполнить; определить тип необходимого ресурса.
4. Определите время, необходимое для выполнения каждой задачи.
5. Назначьте задачи персоналу и оборудованию, используя производственный график.

1. Используйте хорошо написанные стандартизированные рецепты . Как вы узнали в предыдущей главе, стандартизованные рецепты с тщательно написанными инструкциями / процедурами помогают определить задачи, которые необходимо выполнить, и время, необходимое для выполнения задачи.Например, если вы готовите яблочный пирог, для приготовления несварных яблок потребуется больше времени, чем для консервированных нарезанных яблок. Если в рецепте указано «сахарные сливки и масло в течение пяти минут», вы точно знаете, сколько времени потребуются работнику и миксеру. Когда в рецепте указано «сливки с сахаром и маслом до образования пышной массы», точное время, необходимое для выполнения задачи, неизвестно, и вам придется рассчитать время процесса взбивания, чтобы определить время, необходимое для этого действия. Также помогает идентификация конкретного оборудования, которое будет назначено.Если в рецепте указано «картофель, нарезанный ломтиками», но не указано, что следует использовать измельчитель овощей, сотрудник может решить нарезать ломтиками вручную. Это изменение времени выполнения задачи приведет к изменению запланированного производственного графика. Подробнее о процессах стандартизации рецептов и корректировки рассказано в предыдущей главе этой книги.
2. Проверить должностные инструкции для всех должностей . В должностных инструкциях перечислены типы задач, которые могут быть назначены на определенную должность.На некоторых предприятиях повара — единственные работники, которые могут комбинировать ингредиенты при приготовлении закусок. Работники общественного питания могут собирать ингредиенты и готовить мизинги, но им не разрешается использовать основное производственное оборудование.
3. Перечислите производственные задачи, которые необходимо выполнить, и укажите тип необходимого ресурса . Производственные задачи могут быть перечислены для каждого приема пищи, используя информацию, полученную на шагах 1 и 2. Стандартизированные рецепты предоставят информацию о необходимых задачах.Тип деятельности, например, сбор ингредиентов или порционирование, будет указывать на тип назначаемого сотрудника. Тип необходимого оборудования будет указан в рецепте.
4. Определите время, необходимое для выполнения каждой задачи . Продолжительность некоторых задач, таких как выпечка, жарка или время смешивания, может быть указана в рецепте. Однако время, необходимое для подготовительных мероприятий — очистки моркови, формирования мясных рулетов и порционирования пирогов — обычно не указывается в рецептах.Это время можно определить, выполнив временное исследование или анализ активности. Во время исследования времени менеджер службы общественного питания наблюдает за деятельностью несколько раз (от 2 до 3) и получает среднее время для этой деятельности.

При исполнительном подходе к анализу деятельности комитет из двух или трех сотрудников, таких как повара, супервизоры или менеджеры, определяет время, необходимое для определенных действий, на основе их опыта. Стандартное время может быть установлено для рутинных действий, таких как транспортировка готового продукта в зону обслуживания, чистка паровых котлов и получение ингредиентов из определенных складских помещений.В следующей главе этой книги будет обсуждаться производительность труда, что является еще одним соображением для анализа эффективного использования рабочего времени при приготовлении обедов и обслуживании гостей.

Примером использования управленческого подхода к анализу деятельности в сфере общественного питания является его применение к стандартизированному рецепту. Добавив место для времени в области процедуры рецепта, вы создадите очень полезный инструмент, полезный при планировании производственных графиков или принятии решения о покупке, производить или покупать конкретный продукт или пункт меню.Эта информация также будет полезна, когда дело доходит до других вопросов труда, таких как укомплектование персоналом и производительность, которые рассматриваются в следующей главе этой книги. Таблица 11.2 представляет собой пример анализа действий для рецепта, который можно использовать для планирования производственного графика.

Рецепт с анализом активности

Таблица 11.2 Пример анализа активности рецепта. В таблице показан пример анализа активности рецепта, который показывает общую информацию о приготовлении блюда, включая произведенные порции, количество выходов, размер порции, время приготовления и время выпекания.

Таблица 11.3 Посуда и инструменты, необходимые для запеченных макарон и сыра.

Таблица 11.4 Ингредиенты, необходимые для запеченных макарон и сыра. В таблице показано, сколько ингредиентов включено. Перечисленные ингредиенты разделены на разделы таким образом, чтобы они совпадали с этапами, указанными в следующей таблице справа.

Таблица 11.5 Инструкции по рецепту. В таблице указаны этапы приготовления запеченных макарон с сыром. Шаги совпадают с ингредиентами и количеством ингредиентов, указанными в таблице слева. Первые три шага предназначены для ингредиента макарон локтя. Четвертый шаг относится к маргарину, муке, соли и молоку. Инструкции пятого и шестого шагов относятся к ингредиентам американского сыра и чеддера, паприке, вустерширскому соусу и горчице.Наконец, последние три шага относятся к растопленному маргарину и крошкам хлеба панко.

5. Назначьте задачи персоналу и оборудованию, используя производственный график . Теперь у вас есть информация, необходимая для составления точного ежедневного производственного графика. Для начала установите желаемое время завершения или время, в течение которого продукты должны быть отправлены на линию раздачи или доставки или распределены в другие районы. Это самое важное время дня.Мы знаем, что качество продуктов питания ухудшается по мере хранения продуктов; поэтому мы начинаем с самого последнего момента, когда нам необходимо завершить действия, чтобы обеспечить максимально возможное качество продуктов питания. Затем мы работаем в обратном направлении от этого крайнего срока. В примере с макаронами и сыром в Таблице 11.5, если время подачи начинается в 11:00, первая кастрюля должна быть на линии к 10:50 для проверки качества, поэтому рецепт нужно будет начать к 9:25. . Вам нужно будет принять решение о том, какой продукт имеет приоритет, если два элемента требуют одного и того же ресурса.Например, если и куриную, и рисовую запеканку, и ростбиф нужно готовить в конвекционной печи, а на полке недостаточно места, какую из них следует приготовить в первую очередь?

Таблица 11.1 представляет собой пример завершенного производственного графика, который будет полезен для сотрудников и руководства. Как видите, производственный график основан на времени подачи обеда в кафетерии, а производственный график расписан в обратном направлении от этого времени. Обратите внимание, что расписание с 15-минутными временными интервалами может быть предпочтительнее, чем пример с 30-минутными временными интервалами.Когда вы назначаете время производства, вы можете решить, кому будет поручено готовить еду и какое оборудование будет использоваться. Кроме того, вы также можете выявить конфликты оборудования, перегрузку сотрудников или чрезмерное свободное время сотрудников.

Преимущества графика производства

Хорошо спланированный производственный график помогает руководителю избежать кризисного управления. Если можно предвидеть проблемы, можно применить альтернативные методы. Например, используя представленный график производства, если менеджер осматривает производственную зону в 9:30 и обнаруживает, что овощи для подачи в 11:00 уже приготовлены, он знает, что они не будут качественным продуктом. .Менеджер также может проверить, что все производство идет вовремя, и вмешаться с дополнительной помощью или поиском неисправностей, если какой-либо пункт меню не работает. В производственном графике также будут указаны те периоды времени, когда сотрудники не обязаны работать. Это может произойти либо потому, что сотрудникам нечего делать, либо потому, что они ждут единицы оборудования. В расписании может быть указано время, когда предварительная подготовка может быть завершена на следующий день, и насколько хорошо используется оборудование и сотрудники.Производственный график на целую неделю даст ответы на вопросы: для некоторых меню требуется больше места в духовке, чем доступно, а в другие дни для меню не требуется духовка? Как часто используется миксер? Не забронирован ли наклонный чайник и т. Д.?

Приготовление партиями

Некоторые пункты меню «готовятся на заказ», что означает, что все заранее приготовлено и готово к приготовлению, но фактически не готовится, пока эти элементы не будут заказаны покупателем. Однако на предприятиях, которые должны готовить большое количество еды для подачи в короткие периоды обслуживания, например, в K-12, в колледже, в медицинских учреждениях и в бизнес-столах, следует применять процедуры приготовления порциями.Эта практика влечет за собой предварительную подготовку небольших партий рецепта и приготовление по мере необходимости. Многие детали зависят от пункта меню, но примером может быть нарезка всех овощей и приготовление соуса для жарки с перемешиванием для 100 порций жаркого с перемешиванием, а затем приготовление только 12-15 порций жаркого с перемешиванием за раз в течение периода обслуживания. . Если для приготовления каждой партии и доставки ее на линию раздачи требуется 10 минут, то менеджер определяет, когда нужно приготовить следующую партию, исходя из того, как быстро жаркое подается покупателям.Это обеспечивает покупателям максимально свежий продукт, а также предотвращает чрезмерное количество отходов из-за избыточного производства пункта меню, который трудно использовать в качестве остатка в случае, если прогноз не совсем соответствует цели. Приготовление партиями может помочь улучшить качество продуктов питания, удовлетворить потребности клиентов и повысить производительность многих предприятий общественного питания.

Сборка ингредиентов

Многие крупные предприятия общественного питания используют централизованную сборку ингредиентов, например комнату для ингредиентов, для лучшего контроля доступа к ингредиентам и, в частности, для контроля затрат на продукты питания и рабочую силу.Когда используется комната для ингредиентов, система выдачи упрощается, поскольку все ингредиенты поступают из кладовой прямо в комнату для ингредиентов на основе рецептов, которые должны быть приготовлены в течение определенного периода времени. Модификация этой концепции может использоваться даже на небольших предприятиях, где один человек отвечает за настройку ингредиентов (мизансцену), возможно, на тележках для каждого из других сотрудников. Это можно использовать по-разному и может значительно сэкономить время, если оно правильно организовано во многих типах предприятий общественного питания.

Управление переносом

Перенос — это другое слово для обозначения остатков или перепроизводства, хотя и непреднамеренно. Эффективные операции общественного питания стремятся минимизировать перепроизводство и переходящие остатки в максимально возможной степени, но поскольку прогнозирование не является идеальным, а недопроизводство также может быть дорогостоящим, особенно с точки зрения удовлетворенности клиентов, переходящие остатки — это факт жизни менеджера общественного питания. Если меню было спланировано с тщательным учетом перекрестного использования, это может помочь минимизировать потери (и стоимость) переходящих остатков.Некоторые остатки, если они обрабатываются в соответствии со строгими протоколами безопасности пищевых продуктов, можно разогреть и подать к другому приему пищи. Приготовление партиями также может помочь в управлении переходящими остатками. Если все пункты меню или даже части рецептов заранее приготовлены, но не приготовлены, их, как правило, намного проще повторно использовать в более позднее время. Дополнительными способами использования остатков могут быть обеды для персонала или пожертвование на благотворительную кухню. Однако лучшие менеджеры знают, что ключом к управлению переходящими остатками является работа над тем, чтобы все приобретенные продукты питания были проданы и приносили доход для операции.

Ряд эффективных методов управления для снижения и контроля затрат на производство продуктов питания и напитков уже был представлен в этой и предыдущих главах, но здесь представляется уместным провести обзор.

Порционный контроль

Стандартизированные рецепты и / или стандартные процедуры подачи содержат запланированные размеры порций. Для серверов важно следовать этим рецептам и процедурам, а также использовать надлежащие инструменты контроля порций при обслуживании клиентов.Эта стандартизация помогает оправдать ожидания клиентов при каждой покупке. Контроль порций также гарантирует, что рецепт даст запланированные порции и что стоимость порции, установленная для рецепта, останется в ожидаемом диапазоне. Поскольку цена пункта меню основана, по крайней мере частично, на стоимости этого пункта, очень важно подавать правильную порцию, чтобы сохранить стоимость порции и процент стоимости еды. Например, если рецепт макарон с сыром рассчитан на 50 человек по 8 унций.порция со стоимостью еды 4 доллара, но 10 унций. вместо этого подается порция, рецепт теперь будет обслуживать только 40 человек, а стоимость порции увеличится до 5 долларов США. Это означает увеличение стоимости еды на каждый пункт меню на 1 доллар (25%). Это также означает, что вместо того, чтобы приносить доход от 50 клиентов, есть доход только от 40. Плохой контроль порций может повлиять на обе стороны уравнения прибыли, уменьшая доход И увеличивая затраты на порцию!

Переваривание

Опять же, важно соблюдать стандартные рецепты и минимальную внутреннюю температуру приготовления мяса (CCP) и других продуктов.Если пищевые продукты пережарены, они сжимаются, и выход рецепта снижается. Это приводит к меньшему количеству порций, доступных для продажи, и к более высокой стоимости еды за порцию, как и при избыточном порционировании. Например, если предполагалось, что из жареной свинины будет получено 20-6 унций (общий выход 120 унций), но из-за переварки она уменьшится на 12-18 унций, то общее количество порций, доступных для продажи, уменьшится до 18 или 17, и увеличится стоимость порции за каждые 6 унций. сервировка. Конечно, если продукт пережарен до точки сгорания или становится несъедобным по иным причинам, то это отходы и общие убытки, и для продукта не создается никакого дохода.

Отходы

Существует множество способов образования отходов в сфере общественного питания. Еда, рабочая сила и другие ресурсы могут быть потрачены впустую, но пока мы сосредоточимся только на еде.

Ранее мы узнали о выходе многих продуктов питания, таких как различные куски мяса (тест на выход мясника), рыбу, птицу, свежие фрукты и овощи. Эффективный менеджер общественного питания отслеживает урожайность и исследует отклонения, когда съедобная часть выходит за пределы ожидаемого диапазона.Например, если предполагается, что жаркое из говядины дает 80% съедобной части, а повар обрезает и / или разрезает неправильно, так что выход съедобной части составляет только 75%, эти 5% потери являются отходами и не приносят дохода для операции. . Это становится проблемой для менеджера общественного питания. Другая возможность заключается в том, что в говяжьем жареном больше жира и сухожилий, которые нужно было обрезать, чтобы получить продукт высокого качества для потребителя, и, следовательно, у него был более низкий выход. Это вопрос закупок, который может потребовать пересмотра спецификаций продукта, более эффективных методов получения или нового поставщика.

Еще один фактор, который следует учитывать в рамках этой темы, — это срок хранения продуктов как до производства, так и после производства. Первое вмешательство, направленное на предотвращение проблем с порчей продуктов и отходами, — это внедрение FIFO в порядке очереди для всех запасов пищевых продуктов, как обсуждалось в предыдущей главе. Если продукт приближается к дате «использования до», а избыток сырого продукта был приобретен и не может быть использован в свежем виде, существуют ситуации, когда продукт можно приготовить или обработать и заморозить для последующего использования.

Неверное количество продукции

Ранее в этой главе были обсуждены перепроизводство и недопроизводство, поскольку они связаны с важностью точного прогнозирования и производственных записей. Перепроизводство ведет к переходящим остаткам, о которых говорилось ранее. Очевидно, что срок годности любого уже приготовленного продукта необходимо учитывать как по соображениям безопасности пищевых продуктов, так и по соображениям качества. Помните о практике «периодического приготовления», чтобы предотвратить перепроизводство готовых продуктов, которые будет труднее продать и которые останутся отходами.Предыдущие примеры в этом разделе объясняют, почему управление производством и переходящими остатками является важной обязанностью менеджера общественного питания, а «ежедневное специальное» меню становится важным инструментом для сокращения отходов и получения доходов.

Недопроизводство может быть такой же большой проблемой, как и перепроизводство, поскольку оно может отрицательно сказаться на обслуживании клиентов и их удовлетворенности. Если какой-либо пункт меню необходимо исключить (исключить) из ежедневных предложений на предприятии, клиенты могут разочароваться, разочароваться и, возможно, не захотеть возвращаться.В этом случае восстановление услуги может стоить операции как повышенными затратами, так и уменьшением доходов.

Второстепенная тема, которую необходимо поднять в этой главе, — это вопрос о разрешении сотрудникам брать домой остатки еды. Хотя может показаться хорошей идеей позволить сотрудникам использовать остатки пищи вместо того, чтобы выбрасывать их и тратить впустую, проблема часто становится одной из запланированных перепроизводств. Если сотрудники привыкают к «вознаграждению» в виде остатков еды, они стремятся следить за тем, чтобы остатки оставались регулярными, намеренно готовя и готовя больше продуктов, которые будут необходимы.Это еще один пример как увеличения стоимости, так и потери продаж в сфере общественного питания.

Все это приходит с ошибками

Если мы рассмотрим все вышеперечисленные способы экономии на еде и напитках, станет ясно, что многие проблемы сводятся к ошибкам сотрудников. Это означает, что один из лучших способов сократить расходы и предотвратить ошибки — это обучение сотрудников и бдительное и последовательное руководство со стороны менеджера общественного питания.

Контрольные вопросы

• Какие инструменты или системы должен использовать эффективный менеджер общественного питания, чтобы лучше контролировать производство продуктов питания и напитков?
• Как прогнозирование влияет на производственные затраты?
• Как предприятие общественного питания может потерять деньги во время «подготовки к производству»?
• Каковы некоторые негативные последствия перепроизводства и недопроизводства?
• Почему эффективное управление переходящими остатками важно для контроля затрат?
• Как выполнение анализа действия рецепта может помочь менеджеру общепита в контроле затрат?
• Каковы некоторые из ключевых производственных факторов, которые позволяют менеджеру общественного питания контролировать расходы на продукты питания и напитки?

Обзор упражнений

Следуйте этим 8 методам управления запасами, чтобы поддерживать свой магазин в отличной форме

Автор: Abby Heugel

Было время, когда управление запасами можно было осуществлять, записывая свои числа в электронную таблицу или даже записную книжку.Но с учетом того, как розничные торговцы расширили свой бизнес до нескольких каналов, продают еще более разнообразную линейку продуктов и предлагают различные варианты выполнения, эта система больше не будет сокращать его.

По мере развития технологий и розничной торговли более сложный подход к управлению запасами стал не просто хорошей идеей, а необходимостью. Хотя универсального подхода к управлению запасами не существует, существуют определенные подходы, которые оказались успешными, и их можно применить в своем бизнесе, чтобы снизить стресс и увеличить прибыль.

Управление запасами — это способ отслеживания товаров, имеющихся на складе, и отслеживания их веса, размеров, количества и местонахождения. Цель состоит в том, чтобы свести к минимуму затраты на хранение запасов, сообщив вам, когда пришло время пополнить запасы продуктов или купить больше материалов для их производства.

Управление запасами — одна из самых важных вещей, которую вы можете делать как продавец, поскольку оно гарантирует, что у вас будет достаточно запасов для удовлетворения потребительского спроса.При неправильном обращении вы можете потерять деньги на потенциальных продажах, которые не могут быть реализованы, и / или тратить деньги на слишком большие складские запасы.

Но если все сделано правильно, управление запасами может сэкономить ваши деньги множеством способов. Если вы продаете что-то со сроком годности, управление запасами поможет вам избежать ненужной порчи. Это также поможет вам избежать мертвых запасов — тех предметов, срок годности которых может не истек, но которые могут не соответствовать сезону или стилю.

Наконец, управление запасами позволяет сэкономить на складских расходах.Затраты на хранение увеличиваются, когда у вас есть слишком много товаров для одновременного хранения или если вы застряли на продукте, который сложно продать, поэтому избегание этого экономит ваши деньги.

Inventory — это товар, за который вы уже заплатили, но когда он лежит на ваших полках или на складе, он не приносит вам денег. Вот почему эффективное управление запасами может привести к лучшему денежному потоку и увеличению вашей прибыли. И хотя существует множество различных методов управления запасами, наиболее распространенные методы управления запасами перечислены ниже.

Первое, что вам следует сделать, это установить номинальные уровни ваших продуктов, которые представляют собой минимальное количество продукта, которое должно быть всегда под рукой.

Вы знаете, что пора заказывать больше, когда ваши запасы падают ниже заданного уровня, который зависит от продукта. Эти уровни основаны на том, как быстро товар продается и сколько времени требуется, чтобы вернуться на склад, и в идеальном мире вы будете заказывать минимальное количество, которое вернет вас выше номинала — устраняя избыточный запас, предотвращая недостаток товара. — востребованный товар.

Хотя для установления номинальных уровней может потребоваться небольшое исследование и предварительная работа, их установка систематизирует процесс заказа и поможет вам быстрее принимать решения. Помните, что со временем все может измениться, поэтому проверяйте свой номинальный уровень в течение года и вносите необходимые корректировки.

Знаете ли вы, что Vend позволяет вам устанавливать точки повторного заказа, чтобы у вас всегда был достаточный запас? Узнайте больше о том, как установить правильные точки повторного заказа здесь.

Система «первым пришел — первым ушел» (FIFO) — это один из наиболее простых подходов к управлению запасами, когда розничный торговец выполняет заказ, используя товар, который дольше всех находился на полке. По сути, ваши самые старые акции продаются первыми, а не самые новые.

Хотя это абсолютно необходимо для предотвращения порчи скоропортящихся продуктов, это также хорошая практика для нескоропортящихся продуктов. Такие вещи, как дизайн упаковки и функции, часто меняются со временем, и последнее, чего вы хотите, — это получить что-то устаревшее, что вы не сможете продать.

FIFO часто приводит к более низкой стоимости проданных товаров, потому что более старые товары обычно имеют более низкую стоимость, чем товары, приобретенные недавно, из-за потенциального роста цен. При более низкой стоимости хорошего проданного количества вы можете получить более высокую прибыль.

На другом конце спектра у нас есть принцип «последним пришел — первым вышел» (LIFO), который является противоположностью FIFO. Этот метод управления запасами предполагает, что последний приобретенный продукт также будет продан первым, а самые последние цены используются для определения стоимости проданных товаров.

В то время как большинство розничных продавцов предпочитают использовать метод FIFO, некоторые выбирают LIFO, исходя из предположения, что цены неуклонно растут. Это означает, что самые недавно приобретенные запасы также будут иметь самую высокую стоимость, что приведет к более низкой прибыли и, как следствие, более низкому налогооблагаемому доходу.

Хорошие отношения с поставщиками — это больше, чем просто дружеская беседа. Это требует четкой и проактивной коммуникации, потому что способность к адаптации является частью успешного управления запасами.Все может быстро измениться, и возможность вернуть медленно продаваемый товар, чтобы освободить место для нового продукта, быстро пополнить запасы быстрого продавца, устранить производственные проблемы или временно расширить пространство для хранения, зависит от того, насколько ваши поставщики готовы работать с вами. по решению любых возможных вопросов.

Поддержание открытых линий связи означает, что они могут сообщить вам, если продукт отстает от графика, или сообщить им, когда вы ожидаете увеличения продаж, чтобы они могли скорректировать производство.Если у вас крепкие отношения с поставщиками, это может привести к увеличению продаж.

Этот метод управления запасами помогает расставить приоритеты для продуктов, классифицируя каждый элемент по одному из следующих пунктов:

• A (дорогостоящие товары, низкая частота продаж): они потребуют наибольшего внимания, потому что эти товары имеют большее финансовое влияние на ваш бизнес. Однако их сложнее спрогнозировать, потому что они не пользуются большим спросом.
• B (продукты со средней ценностью, средняя частота продаж): по приоритетности эти продукты находятся где-то посередине.
• C (товары с низкой стоимостью, высокая частота продаж): эти товары уходят с полок быстрее и легче, что упрощает их прогнозирование. Поскольку они генерируют продажи, которые менее влияют на вашу прибыль, они требуют наименьшего внимания и обслуживания.

Этот метод помогает понять, какие продукты слишком долго лежат на полках.Продукты категории «А» являются наиболее ценными, и за ними следует внимательно следить, чтобы убедиться, что вы не рискуете получить избыточный или недостаточный запас. С продуктами категории C, которые являются более самодостаточными, убедитесь, что они приносят вам деньги и что стоит продолжать их продавать. Наконец, с товарами категории «Б» просто отслеживайте их, чтобы увидеть, есть ли у них возможность превратиться в товары категории «А» или «В».

Планирование запасов с открытыми закупками (OTB), также известное как управление товарами, помогает розничным продавцам складировать нужное количество нужных товаров в нужное время, показывая разницу между доступным и необходимым объемом запасов.Поскольку он разбивается по категориям, это может помочь вам получить больше информации о продукте.

Формула OTB показывает, сколько запасов вы можете позволить себе приобрести, и составляет:

Запланированные продажи + продажи и уценки + запланированные запасы на конец месяца — запасы на начало месяца

Обычно это ежемесячный расчет, который может помочь вам быстрее продвигать больше продуктов, поскольку требует меньше усилий и инвестиций. Это особенно эффективный метод для розничных торговцев, которые часто привозят товары в начале сезона и выставляют их на продажу в конце сезона, а также для тех, кто просто хочет, чтобы товарные запасы были свежими и интересными для своих клиентов.

Что касается розничной торговли, это просто вопрос времени, когда вы столкнетесь с серьезной проблемой. Независимо от того, происходит ли неожиданный всплеск продаж и вы перепродаете свои запасы, производство продукта неожиданно прекращается, или у производителя заканчивается ваш продукт, а у вас есть заказы, которые нужно выполнить, — вы должны ожидать, что у вас возникнут какие-то проблемы.

Вы можете уменьшить ущерб, определив возможные риски и подготовив план действий в чрезвычайных ситуациях.Выясните, какие проблемы могут возникнуть, и решите, как вы отреагируете, какие шаги можно предпринять для решения проблемы, и если / как это может повлиять на другие части вашего бизнеса.

Важнейшей частью управления запасами является возможность прогнозирования спроса, а это непростая задача. Существует бесчисленное множество факторов, и никогда нельзя быть полностью уверенным в том, что произойдет, но это не значит, что вы не можете пытаться подойти как можно ближе. Пытаясь спрогнозировать будущие продажи, вы можете учесть несколько моментов:

• Тенденции рынка
• Продажи прошлого года одновременно
• Темп роста текущего года
• Сезонность
• Общее состояние экономики
• Гарантированные продажи по договорам
• Планируемые рекламные акции и рекламные расходы

Понравился этот пост? Дополнительные советы см. В «Полном руководстве продавца по управлению запасами в розничной торговле».Этот удобный ресурс предлагает советы и действия, которые помогут вам:

• Правильно настройте продукты и систему инвентаризации
• Найдите нужных людей и необходимые процессы, чтобы вы всегда были в курсе событий
• Выясните, какие проблемы вызывают сокращение вашего бизнеса, чтобы вы могли их предотвратить.
  Узнать больше

При наличии надлежащей системы управления запасами вы можете делать все: от сокращения общих затрат и прогнозирования будущих продаж до подготовки вашего бизнеса к неожиданностям и поддержания его прибыльности.

Не существует «единственного лучшего» метода, но, попробовав некоторые из тех, которые мы обсуждали здесь, вы сможете легче определить, что лучше всего подходит для вас.

О Франческе Никасио

Франческа Никасио (Francesca Nicasio) — эксперт по розничным продажам и стратег по содержанию. Она пишет о тенденциях, советах и ​​других интересных вещах, которые позволяют розничным продавцам увеличивать продажи, лучше обслуживать клиентов и в целом быть более привлекательными. Она также является автором Retail Survival of the Fittest, бесплатной электронной книги, которая поможет розничным торговцам подготовить свои магазины к будущему.Свяжитесь с ней в LinkedIn, Twitter или Google+.

Вводное руководство по работе с розничными магазинами

Мы попросили семь специалистов по розничным операциям дать нам два или три основных совета по работе магазина. Вот что они сказали.

1. Познакомьтесь со своими клиентами.

2. Персонализируйте их опыт (поприветствуйте их по имени, спросите о семье, откройтесь!).

3. Используйте личную информацию для дополнительных продаж (когда она представляет ценность).

1. Получите POS-систему, которая подключается к вашему онлайн-инвентарю. У Shopify, например, есть собственная POS-система, которая связывает ваши онлайн-запасы и складские запасы и продажи, что очень приятно.

2. Захватите адреса электронной почты всех ваших клиентов в вашем магазине. Электронный маркетинг имеет высокую рентабельность инвестиций. Вы хотите убедиться, что ваши новые клиенты превратились в постоянных клиентов, и получение электронной почты является решающим шагом в этом.В вашей POS-системе должно быть место для сбора электронной почты клиента. Если вы просто оставите блокнот возле кассы, рекламирующий предстоящие скидки, это также может помочь в получении электронных писем.

1. Клиент не всегда прав, но он всегда на первом месте.

2. Если вам не весело, значит, вы делаете это неправильно.

3. Если у вас есть выдающийся сотрудник, попросите его создать свои собственные процедуры.

1. Оцените часы работы: Независимые розничные торговцы зависят от посещаемости своих магазинов, поэтому им необходимо изучить, когда люди проходят мимо их магазинов, и быть открытыми в это время.Слишком много розничных торговцев на Мэйн-стрит придерживаются своих 9-5 или 10-6 часов, когда большинство людей фактически находится на Мэйн-стрит в вечернее время. Розничные продавцы не могут заставить людей приходить в магазин, когда они этого хотят, но должны быть открыты, когда покупатели хотят быть там.

2. Униформа: Я очень верю в то, что продавцам нужно предоставлять униформу или отличительную одежду, которая четко определяет их как людей, готовых помочь. Это необязательно должна быть полная униформа как таковая, а должна быть рубашка с логотипом, фартук, кепка или что-то еще, что дает понять, что эти люди принадлежат к магазину.

3. Выйдите из подсобки в торговый зал: Слишком много владельцев и менеджеров розничной торговли тратят слишком много времени, беспокоясь о книгах на складе, размещая заказы и т. Д., Но не в этом их успех. магазин расположен. Это зависит от работы, которую они выполняют в торговом зале, а не на складе. Владельцы магазинов должны находиться в зале, приветствовать гостей и моделировать обслуживание клиентов, которого они ожидают от своего торгового персонала. Розничным торговцам нужно нанимать людей для работы в бэк-офисе, но выходить в торговый зал, где их магазин будет добиваться успеха.

1. Сделайте торговую площадку приятной для глаз. Изменяйте внешний вид торговых дисплеев (включая окна) каждые четыре-шесть недель.

2. Максимизируйте CRM-систему. Отслеживайте покупки клиентов, чтобы создавать индивидуальные рекламные акции.

3. Предлагайте постоянное обучение, особенно когда речь идет о знании продукта. Так важно, чтобы они [сотрудники] хорошо разбирались во всех предлагаемых продуктах. Обучение работе с клиентами также является обязательным.

1.Будь стройным. Квадратные метры в цене, поэтому вам нужно сосредоточить инвентарь и место на полках на том, что может быстро измениться как для онлайн, так и для офлайн-продаж.

2. Рассмотрите возможность использования партнеров 3PL (сторонних поставщиков логистических услуг) для распространения, если вы расширяетесь в Интернете. Они могут помочь вам быстро масштабироваться, и вы всегда можете вернуть вещи домой позже.

Розничным торговцам необходимо убедиться, что они активно привлекают клиентов, чтобы сохранить интерес и обеспечить незабываемые впечатления », — говорит он.«Предложите что-то отличное от Интернета. Дайте им реальную причину для посещения, которая дает преимущество перед электронной коммерцией, и предложите как физические, так и онлайн-возможности, которые можно объединить, чтобы создать удобство и персонализацию для потребителей ».

Управление запасами в 2021 году: методы, формулы, программное обеспечение

Управление запасами — это процесс организации и управления запасами по всей цепочке поставок.

Целью управления запасами является минимизация затрат на хранение запасов, поддержание постоянного уровня запасов и более быстрое получение продуктов в руки клиентов.Это сердце успешного розничного бизнеса.

Не знаете, с чего начать управление запасами? В этом руководстве вы познакомитесь с ведущими методами управления запасами, формулами и советами по управлению запасами и удовлетворению потребностей ваших клиентов.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это система, которую вы создаете для организации запасов в цепочке поставок. Он охватывает все этапы, от сырья до готовой продукции, хранения и продажи. Он также отслеживает товары, хранящиеся в вашей компании, и отслеживает их вес, размеры, количество и местонахождение.

Цель управления запасами — минимизировать затраты на хранение, помогая вам узнать, когда пришло время пополнить запасы продуктов или купить больше материалов для их производства. Это помогает поддерживать оптимальный уровень запасов и минимизировать затраты.

Управление запасами можно использовать как синонимы управления запасами. По сути, это относится к тому моменту, когда вы контролируете свои запасы, как правило, благодаря эффективным процессам управления запасами. С централизованным управлением запасами гораздо проще поддерживать контроль над запасами.

Почему так важно управление запасами?

Эффективное управление запасами необходимо для того, чтобы у компании было достаточно запасов для удовлетворения потребительского спроса. Если управление запасами не осуществляется должным образом, это может привести к тому, что бизнес либо потеряет деньги на потенциальных продажах, которые не могут быть реализованы, либо тратит деньги из-за слишком большого количества запасов.

Независимо от того, используете ли вы систему планирования ресурсов предприятия (ERP) для малого бизнеса или компании, управление запасами помогает вашему бизнесу в решении ряда важных задач:

1.Избегать порчи

Если вы продаете товар с истекшим сроком годности, например еду или косметику, очень велика вероятность, что он испортится, если вы не продадите его вовремя. Эффективное управление запасами помогает избежать ненужной порчи.

2. Избегать мертвого запаса

Мертвый запас — это запас, который больше не может быть продан, но не обязательно из-за истечения срока его действия — он мог выйти из сезона, выйти из моды или иным образом стать неактуальным. Приняв тщательную стратегию, вы можете исправить эту дорогостоящую ошибку инвентаризации.

3. Экономия на складских расходах

Стоимость складского хранения часто является переменной, то есть она колеблется в зависимости от того, сколько продукции вы храните. Когда вы храните слишком много товара за один раз или получаете товар, который сложно продать, ваши затраты на хранение возрастают. Избегая этого, вы сэкономите деньги.

4. Улучшение денежного потока

Хорошее управление запасами не только более рентабельно, но и улучшает денежные потоки другими способами. Помните, товарные запасы — это товар, за который вы, вероятно, уже заплатили наличными (включая чеки и электронные переводы), и вы собираетесь продать его за наличные, но пока он находится на вашем складе, это определенно не наличные деньги.Попробуйте заплатить домовладельцу ошейниками или чехлами для телефонов.

Вот почему важно учитывать запасы в управлении денежными потоками. Запасы напрямую влияют на продажи (диктуя, сколько вы можете продать) и расходы (диктуя, что вы должны покупать). Оба эти элемента в значительной степени влияют на то, сколько наличных денег у вас есть. Короче говоря, лучшее управление запасами ведет к лучшему управлению денежными потоками.

Если у вас есть надежная система инвентаризации, вы будете точно знать, сколько продуктов у вас есть в реальном времени, и на основе продаж вы можете спрогнозировать, когда у вас закончится, чтобы вы могли заменить его раньше.Это не только гарантирует, что вы не теряете объем продаж (что критично для денежного потока), но и позволяет заранее планировать закупки, гарантируя, что у вас будет достаточно денег.

Деньги, потраченные на инвентаризацию, — это деньги, не потраченные на рост. Управляйте этим с умом.

5. Оптимизация выполнения

Хорошее управление запасами помогает улучшить выполнение заказов для вашего бизнеса. Вы можете использовать такую ​​тактику, как распределение запасов, что означает использование центров выполнения ближе к вашим клиентам.Поэтому, если они заказывают товар через Интернет, заказ доставляется и отправляется быстрее, что экономит ваше время и расходы на доставку.

Виды инвентаря

Итак, теперь, когда мы знаем, что такое управление запасами, давайте посмотрим на общие типы инвентаря, которые вы будете отслеживать:

• Сырье
• Незавершенное производство (WIP)
• Готовая продукция
• Товары для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (ТОиР)

Сырье

Сырье — это материалы или вещества, использованные на начальном этапе производства или изготовления товаров.Сырье может включать дерево, металлы, пластмассы или ткани, используемые при создании готовой продукции. Владелец бизнеса или производитель приобретает эти материалы у одного или нескольких поставщиков или производителей.

Сырье можно разделить на две группы:

• Прямые материалы , которые используются в конечном продукте. Например, ткань, из которой шьется одежда.

• Косвенные материалы , которые используются в производстве, но не включены в конечный продукт.Например, масло, которое вы используете для обслуживания машины.

Сырье представляет собой актив на балансе вашей компании. Вы тянете сырье с течением времени и используете его для производства готовой продукции.

Незавершенное производство

Когда вы используете прямые и косвенные материалы в производстве, вы должны учитывать перевод материалов в незавершенное производство (WIP). WIP описывает частично готовый продукт, ожидающий завершения.

В балансе незавершенное производство отражает все производственные затраты: рабочую силу, машины, сырье и другое оборудование.Он отражает только стоимость продукции на данном этапе производства. Затем затраты переносятся на счет готовой продукции и относятся на себестоимость реализации.

Готовая продукция

Запасы готовой продукции — это количество товаров на складе, доступных для покупки покупателями. После завершения WIP он становится частью инвентаря готовой продукции.

Готовая продукция подвергается наценке, что означает, что цена, по которой они продаются, выше, чем стоимость товара.

Суммы наценки различаются, но по данным Freshbooks, средняя наценка составляет около 50%.

Товары для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (ТОиР)

MRO относится к материалам для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации. Это материалы и оборудование, используемые в производственном процессе, но не являющиеся частью конечного продукта.

инвентарных единиц ТОиР включает:

• Средства индивидуальной защиты, такие как маски для лица, перчатки и защитные очки
• Средства для очистки, такие как дезинфицирующие средства, метлы и ведра
• Канцелярские товары, такие как блокноты, ручки и магнитная лента
• Техническое оборудование, такое как ноутбуки, принтеры, сканеры и др.
• Лабораторное оборудование для любых испытаний и исследований по созданию продукции
• Инструмент для ремонта

10 стратегий управления запасами

Управление запасами — это легко настраиваемая часть ведения бизнеса.Оптимальный метод управления запасами индивидуален для каждой компании.

Однако каждый бизнес должен стремиться к тому, чтобы в максимально возможной степени исключить человеческий фактор из управления запасами, что означает использование программного обеспечения для управления запасами. Если вы ведете свой бизнес с Shopify, управление запасами уже встроено.

Независимо от того, какую систему вы используете, следующее улучшит управление запасами и денежный поток.

Внедрить Шесть Сигм

Six Sigma — это метод и набор инструментов для улучшения бизнес-процессов.Он используется в управлении запасами и цепочкой поставок для уменьшения списания избыточных и устаревших запасов. Этот инвентарь часто продается по цене ниже себестоимости или передается в дар, что обходится владельцам малого бизнеса наличными.

Эдвин Гарро, основатель PXS School of Excellence, компании, занимающейся сертификацией и обучением «Шесть сигм», говорит: «В мире шести сигм мы ненавидим две вещи: расточительство и вариативность».

Он объясняет, что:

• Отходы — это все, что увеличивает стоимость, но не увеличивает ценность продукта или услуги.

• Вариация — это отсутствие единообразия в продукте или услуге, которое воспринимается покупателем.

«Инвентаризация — главный источник потерь и отклонений», — говорит Эдвин.

Если у вас больше инвентаря, чем вам нужно, вы тратите деньги, место и персонал, предназначенный для ухода за этим инвентарем. Если у вас есть вариации, инвентарь может оказаться потерянным, поврежденным или скрытым, что может привести к сокращению запасов и неудовлетворенности клиентов.

Эдвин Гарро, основатель школы передового опыта PXS

Наличие правильного инвентаря для удовлетворения спроса сокращает проблемы с отходами и отклонениями.

Six Sigma — отличная методология решения проблем инвентаризации. В нем есть порядок и надежность. Эдвин описывает пятиэтапный процесс, который он называет DMAIC для решения этих проблем, используя модель шести сигм:

• Определите проблему, которую вы собираетесь решить. У него должна быть четкая метрика. Например, если ваша проблема заключается в непоследовательном отслеживании, показателем может быть производительность.

• Измерьте текущее состояние, используя простую статистику. Сколько входов превращается в полезные выходы? Это даст вам представление об основной причине проблемы.

• Проанализируйте первопричины и создайте план действий по их устранению. Из приведенного выше примера основной причиной может быть то, что процедуры отслеживания распределены по разному программному обеспечению и электронным таблицам. План действий может заключаться в создании централизованной системы отслеживания запасов.

• Реализуйте свой план действий, запустив пилотные тесты, чтобы увидеть, устраняет ли он проблему. Возможно, вы можете попробовать новый инструмент управления запасами или протестировать модель «ступица и спица», чтобы перемещать товары быстрее.

• Контроль новый процесс. Отслеживайте показатель, чтобы убедиться, что процесс работает и вы получаете стабильные результаты. Тогда празднуйте!

Установить уровни номинала

Упростите управление запасами, установив уровни номинала для каждого из ваших продуктов.Номинальные уровни — это минимальное количество продукта, которое должно быть всегда под рукой. Когда ваш инвентарь опускается ниже этих заранее установленных уровней, вы понимаете, что пора заказывать больше.

В идеале вы обычно заказываете минимальное количество, которое вернет вас выше номинала. Уровни номинала различаются в зависимости от продукта и зависят от того, как быстро товар продается и сколько времени требуется, чтобы вернуться на склад. Хотя установка номинальных уровней требует предварительных исследований и принятия решений, они систематизируют процесс заказа.Вам не только будет проще принимать решения быстро, но и вашим сотрудникам будет проще принимать решения от вашего имени.

Помните, что условия меняются со временем. Проверяйте уровень номинала несколько раз в течение года, чтобы убедиться, что он все еще имеет смысл. Если за это время что-то изменится, не бойтесь повышать или понижать свои номинальные уровни.

Используя интеллектуального стороннего поставщика услуг по выполнению заказов, вы можете заранее установить эти путевые сети и использовать их для более точного прогнозирования спроса и понимания ваших сезонных потребностей в запасах.

Shopify Fulfillment Network предлагает интеллектуальное распределение запасов по нашим складам в сочетании с командой успеха, которая проконсультирует вас по вашей стратегии выполнения, что в конечном итоге поможет вам установить номинальные уровни, управлять отношениями со всеми партнерами по складированию и выборочно проверять ваш продукт. Узнайте больше о масштабировании с помощью решения Shopify для фулфилмента.

Первый пришел — первый ушел (FIFO)

Первый пришел — первый ушел (FIFO) — важный принцип управления запасами.Это означает, что ваши самые старые акции (первые поступившие) продаются первыми (первыми), а не самые новые. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, чтобы избежать непродаваемой порчи.

Также рекомендуется использовать FIFO для нескоропортящихся продуктов. Если сзади всегда стоят одни и те же коробки, они с большей вероятностью изнашиваются. Кроме того, дизайн упаковки и характеристики часто меняются со временем. Вы же не хотите получать что-то устаревшее, что нельзя продать.

Для управления системой FIFO вам понадобится организованный склад.Как правило, это означает добавление нового продукта сзади или иным образом обеспечение того, чтобы старый продукт оставался спереди. Если вы работаете со складской и фулфилментской компанией, они, вероятно, уже это делают, но это хорошая идея, чтобы подтвердить.

Управление отношениями

Частью успешного управления запасами является способность быстро адаптироваться. Если вам нужно вернуть медленно продаваемый товар, чтобы освободить место для нового продукта, быстро пополнить запасы быстрого продавца, устранить производственные проблемы или временно расширить пространство для хранения, важно иметь прочные отношения с вашими поставщиками.Так они с большей готовностью будут работать с вами над решением проблем.

В частности, хорошие отношения с поставщиками вашей продукции имеют большое значение. Минимальные объемы заказа часто обсуждаются. Не бойтесь просить более низкий минимум, чтобы вам не приходилось носить с собой столько инвентаря.

Хорошие отношения — это не только дружба. Речь идет о четком, проактивном общении. Сообщите своему поставщику, когда вы ожидаете увеличения продаж или создания большого количества заказов на поставку, чтобы он мог наладить производство.Попросите их уведомить вас, если продукт отстает от графика, чтобы вы могли приостановить рекламные акции или найти временную замену.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств

Может возникнуть множество проблем, связанных с управлением запасами. Подобные проблемы могут нанести вред неподготовленному бизнесу. Например:

• Ваши продажи неожиданно резко увеличиваются, и вы перепродаете свои запасы.
• Вы столкнулись с нехваткой денежных средств и не можете оплатить продукт, который вам так отчаянно нужен.
• На вашем складе недостаточно места для сезонного всплеска продаж.
• Просчет запасов означает, что у вас меньше продукта, чем вы думали.
• Медленно перемещающийся продукт занимает все место на вашем складе.
• У производителя заканчивается ваш продукт, и вам нужно выполнить заказы на продажу.
• Производитель прекращает выпуск вашего продукта без предупреждения.

Вопрос не в том, возникнут ли проблемы, а когда. Выясните, в чем заключаются ваши риски, и подготовьте план на случай непредвиденных обстоятельств. Как вы отреагируете? Какие шаги вы предпримете для решения проблемы? Как это повлияет на другие части вашего бизнеса? Помните, что прочные отношения имеют большое значение.

Регулярный аудит

Регулярная сверка жизненно важна. В большинстве случаев вы будете полагаться на программное обеспечение и отчеты из вашей системы управления складом, чтобы узнать, сколько товаров у вас есть на складе. Однако важно убедиться, что факты совпадают. Для этого есть несколько способов.

Физическая инвентаризация или инвентаризация — это практика одновременного подсчета всего вашего инвентаря. Многие предприятия делают это в конце года, потому что это связано с бухгалтерским учетом и подачей подоходного налога.Хотя инвентаризация обычно проводится только один раз в год, это может нанести серьезный ущерб бизнесу и, поверьте мне, утомительно. Если вы обнаружите несоответствие, может быть трудно точно определить проблему, когда вы оглядываетесь на целый год.

Если вы проводите полную инвентаризацию в конце года и часто сталкиваетесь с проблемами или у вас много продуктов, вы можете начать выборочную проверку в течение года. Это просто означает выбор продукта, его подсчет и сравнение количества с тем, каким он должен быть.Это не выполняется по расписанию и является дополнением к инвентаризации. В частности, вам может потребоваться выборочная проверка проблемных или быстрорастущих продуктов.

Вместо того, чтобы проводить полную инвентаризацию, некоторые предприятия используют циклический подсчет для проверки своих запасов. Вместо полного подсчета в конце года, при циклическом подсчете выполняется сверка спредов в течение года. Каждый день, неделю или месяц проверяется новый продукт по чередующемуся графику. Существуют разные методы определения того, какие предметы нужно учитывать, но, вообще говоря, более ценные предметы будут подсчитываться чаще.

Расставьте приоритеты с ABC

Некоторые продукты приносят больший доход, чем другие. Вы можете использовать отчет ABC-анализа, чтобы оценить стоимость ваших акций на основе процента от вашего дохода:

• A =% акций, составляющих 80% вашего дохода
• B =% акций, что составляет 15% вашего дохода
• C =% акций, составляющих 5% вашего дохода

Таким образом, ваши акции A представляют собой наиболее прибыльные и ценные продукты.Убедитесь, что эти продукты всегда под рукой, чтобы не пропустить будущие продажи. Ваш запас C — это ваш медленно движущийся или мертвый запас. Это запас, который вы, возможно, захотите продать со скидкой, чтобы вы могли снять его с полок и высвободить деньги из своего инвентаря.

Точное прогнозирование

Большая часть хорошего управления запасами сводится к точному прогнозированию спроса. Не заблуждайтесь, это невероятно сложно сделать. Здесь задействовано бесчисленное множество переменных, и вы никогда не узнаете наверняка, что произойдет, но вы можете попытаться приблизиться.Вот несколько вещей, на которые следует обратить внимание при прогнозировании будущих продаж:

• Тенденции на рынке
• Продажи в прошлом году за ту же неделю
• Темпы роста в этом году
• Гарантированные продажи по договорам и подписке
• Сезонность и экономика в целом
• Ближайшие акции
• Планируемые рекламные расходы

Если есть что-то еще, что поможет вам составить более точный прогноз, обязательно укажите это.

Последний пришел, первый ушел (LIFO)

Метод управления запасами по методу «последний пришел — первым ушел» или LIFO предполагает, что товары, приобретенные вами в последний раз, также были проданы первыми. Предполагается, что последний будет продан первым. По сути, это противоположность FIFO.

Это работает в предположении, что цены неуклонно растут, поэтому самые последние закупленные запасы также будут иметь самую высокую стоимость. Это означает, что более высокие затраты приведут к более низкой прибыли и, следовательно, более низкому налогооблагаемому доходу — это практически единственная причина, по которой имеет смысл использовать LIFO.

В общем, LIFO — действительно сложный метод для на самом деле использовать для управления запасами. Если вы храните свои самые старые товары на задней стороне полки, они с большей вероятностью устареют и станут недоступными для продажи в определенный момент. Это справедливо как для скоропортящихся, так и для нескоропортящихся продуктов. Предметы могут быть повреждены, изношены или устареть.

Точно в срок (JIT)

Своевременное управление запасами предназначено для тех, кто принимает на себя риски, хотя эффективное управление запасами в значительной степени снижает этот риск.Используя JIT, вы сохраняете минимально возможный уровень запасов, чтобы удовлетворить спрос и пополнить запасы до того, как товар закончится.

Это требует тщательного и точного планирования и прогнозирования, но хорошо работает для быстрорастущих брендов с рассчитанными запусками и расширениями продуктовой линейки.

💡 СОВЕТ: Если вам нужно получать прямые уведомления о низком уровне запасов, установите приложение для оповещения о запасах из Shopify App Store.

Формулы управления запасами

Используйте следующие формулы управления запасами, чтобы понять поток запасов и максимально увеличить объем запасов:

• Товарооборот
• Коэффициент сквозных продаж
• Дней неоплаченного запаса (DIO)
• Экономичный объем заказа (EOQ)
• Страховой запас
• Пункт заказа

Товарооборот

Оборачиваемость запасов — это показатель, показывающий, сколько раз предприятие продало и заменило запасы за определенный период времени.Эта формула, также известная как оборот запасов, оборот запасов и оборот запасов, рассчитывается путем деления стоимости проданных товаров (COGS) на средний запас.

Используйте следующую формулу для расчета оборачиваемости запасов:

себестоимость проданных товаров (COGS) / [(начальные запасы) + (конечные запасы) / 2]

Используя приведенную выше формулу, отслеживайте свои запасы каждый месяц. Ваш начальный запас — это то, сколько у вас есть на складе на первое число месяца, а ваш конечный запас — это количество, оставшееся на последний день месяца.

Расчет оборачиваемости запасов может помочь вам принять более обоснованные решения в отношении ценообразования, производства и покупки новых запасов. Низкая текучесть кадров предполагает низкие продажи и избыточные запасы, тогда как высокий коэффициент предполагает высокие продажи или недостаточные запасы.

Процент продаж

Коэффициент сквозных продаж — это процент, который показывает, сколько полученных запасов вы продали за определенный период времени. Вы можете использовать эту формулу, чтобы определить, как быстро будет продана готовая продукция и как быстро вы превратите запасы в доход.

Вы можете определить сквозные продажи для своего инвентаря в целом или использовать его для инвентаря от определенных производителей или производственных линий. Это поможет вам понять, какие поставщики и продуктовые линейки являются вашими лучшими инвестициями.

Формула сквозных продаж:

Коэффициент сквозных продаж = количество проданных единиц / количество полученных единиц) x 100

Это зависит от отрасли, но согласно данным Accelerated Analytics, общий коэффициент сквозных продаж составляет от 40% до 80%.

Высокая сквозная продажа означает, что у вас есть запасы, соответствующие спросу. Это также указывает на то, что вы эффективно перемещаете инвентарь по конвейеру. Низкий объем продаж может означать, что вы заказываете слишком много инвентаря или люди не покупают инвентарь по установленной цене.

Дней неоплаченного запаса (DIO)

дней складских запасов — это среднее количество дней, в течение которых вы храните запасы перед их продажей. Эта формула показывает, насколько быстро вы можете превратить запасы в наличные.Формула DIO, также известная как «дни запасов», «день запасов» или «период запасов», рассчитывается как:

складских дня = (средний запас / себестоимость) x количество дней

Управление уровнями запасов имеет решающее значение, особенно при продаже физических товаров. Хотя эта формула аналогична оборачиваемости запасов, которая указывает на вашу способность оборачивать запасы и производить продажи, коэффициент DIO помещает эту цифру в повседневный контекст и может дать вам более точное представление об эффективности управления запасами.

Объем заказа экономичный (EOQ)

Под экономичным объемом заказа понимается идеальное количество, которое вы должны закупить, чтобы минимизировать складские расходы. Сюда входят затраты на хранение, затраты на недостачу и затраты на заказ.

Формула рассчитывается как:

EOQ = квадратный корень из [2SD] / H

• S = затраты на установку на заказ, включая доставку и транспортировку
• D = норма спроса или объем продаж в год
• H = Расходы на содержание в год, на единицу

Рассчитывая EOQ, вы можете принимать более взвешенные решения о том, сколько продукта нужно заказать в данный момент времени.

Страховой запас

Страховой запас похож на резервный фонд — это, по сути, запас, который вы «откладываете» для использования на случай чрезвычайной ситуации. Он действует как порог, когда вам нужно повторно заказать товары, прежде чем приступить к распределению запаса на случай чрезвычайной ситуации.

Страховой запас имеет формулу:

страховой запас = (максимальное ежедневное использование x максимальное время выполнения заказа) — (среднее ежедневное использование x среднее время выполнения заказа)

Хорошая идея — включить страховой запас в свою стратегию управления запасами на случай, если ваша цепочка поставок нарушена, ваши товары повреждены или какие-либо другие непредвиденные обстоятельства не позволят вам получить или управлять товарами.

Пункт заказа

Точка повторного заказа сообщает вам, на каком уровне пора пополнить запасы. Узнав уровень страхового запаса, вы можете учесть время выполнения заказа в цепочке поставок, чтобы определить идеальный момент, когда пора разместить заказ.

Вы можете использовать следующую формулу для расчета точки повторного заказа в вашем бизнесе:

точка повторного заказа = потребность в сроке поставки + страховой запас

Расчет точек повторного заказа жизненно важен для эффективного управления запасами, но может занять невероятно много времени при работе с большим количеством товаров.Мощная система управления запасами значительно упрощает эту задачу.

Программное обеспечение для управления запасами для предприятий розничной торговли

В то время как многие малые предприятия начинают с устаревшего метода карандаша и бумаги, это быстро становится громоздким, особенно если у вас есть цели роста. Не говоря уже о том, что это делает вас более уязвимыми для человеческих ошибок, что может привести к дорогостоящим ошибкам в бизнесе.

Когда вы используете мощное программное обеспечение инвентаризации, помогающее отслеживать запасы, вы получаете доступ к таким преимуществам, как оповещения о запасах, автоматические заказы на покупку, отчеты о запасах на конец года, а также разрешения и учетные записи пользователей.Комбинированные функции программного обеспечения для отслеживания запасов дают вам полный контроль и понимание вашего бизнеса и того, как запасы перемещаются от поставщиков к клиентам и повсюду между ними.

Система управления запасами, такая как Stocky, решение Shopify для управления запасами для Shopify Point of Sale Pro, предоставляет вам эти расширенные функции управления запасами и синхронизируется с вашим магазином Shopify в режиме реального времени. Самое приятное то, что он растет вместе с вами, поэтому вы можете масштабировать свой бизнес с помощью технологического стека, способного обрабатывать ваши запасы сейчас и в будущем.

Shopify POS Pro равна: ваш план Shopify + 89 долларов в месяц за каждое место. Единственные требования — это iPad или iPhone, приложение Shopify POS, магазин Shopify и товары для продажи. Ваш магазин электронной коммерции Shopify синхронизируется с вашим Shopify POS, чтобы автоматизировать и управлять всем вашим бизнесом с одной панели. Любые обновления инвентаря, которые вы делаете в админке Shopify, мгновенно вступают в силу в Shopify POS.

Советы по управлению запасами

Независимо от того, создаете ли вы новый бизнес или создаете третий розничный магазин, помните следующие советы по управлению запасами:

Распределите инвентарь по категориям

Распределение приоритетов продуктов по группам помогает понять, какие продукты нужно заказывать часто и как медленно они покидают ваш склад.Это позволяет вам тратить больше времени и ресурсов на прибыльные продукты.

Чтобы максимизировать затраты на складские запасы и повысить эффективность, разделите их на несколько групп в зависимости от оборачиваемости и прибыльности. Начнем с трех:

• Группа A: Недорогие товары, которые быстро продаются
• Группа B: Предметы средней ценовой категории, которые продвигаются медленнее
• Группа C: Дорогие товары, которые продаются медленнее

Не все продукты одинаковы.Если вы предоставите равное время инвентаризации для всех продуктов, вы, скорее всего, потеряете те, которые заслуживают вашего внимания. Распределив товары по группам приоритета, вы получите более эффективный учет запасов и обеспечите поддержание уровня наиболее ценных товаров.

Обновление инвентарных записей в реальном времени

Храните информацию о продукте для всех предметов в вашем инвентаре. Доступ к свежим и правильным данным о запасах является ключом к быстрому и эффективному перемещению продуктов. Вы захотите записать такую ​​информацию, как артикулы, штрих-код, поставщики и номера партий.Плюс знайте, когда произошли последние транзакции.

Хранение мертвых запасов может стоить вам складских сборов. Такие факторы, как сезонность или тенденции, могут повлиять на скорость продвижения товаров. Если с момента продажи продукта прошли месяцы или если товарооборот снизился, вы можете продать товар с убытком и использовать выручку для инвестирования в более прибыльный продукт.

Регулярный аудит запасов

Отслеживание в реальном времени также упрощает регулярный аудит вашего инвентаря. Некоторые розничные торговцы проверяют товарно-материальные запасы один раз в год, в то время как другие могут ежемесячно или еженедельно проводить выборочную проверку своих товаров.Тем не менее, проводите аудит, чтобы гарантировать точность данных о количестве товаров на складе и финансовых отчетах. Это поможет вам понять поток ваших запасов, прибыли и убытки, а также обеспечить бесперебойный поток запасов.

Превышение показателей поставщика

Плохой поставщик может вызвать хаос в вашем бизнесе. Если они постоянно опаздывают с доставкой или отправляют неправильное количество товаров, это может помешать вашей работе. Аудит поставщиков — это шанс определить, где поставщики могут улучшить, а когда их прекратить.

Обсудите любые вопросы с поставщиками. Не бойтесь менять поставщиков, если не чувствуете, что проблему можно решить. Вы не хотите иметь дело с незавершенными запасами и их нехваткой. Ваша цель — обеспечить устойчивость цепочки поставок, чтобы вы могли уверенно вести свой бизнес.

Назначить одного человека ответственным за управление запасами

Это правда, что многие розничные торговцы достаточно малы, чтобы в них могли работать два или три человека. Но если ваш бизнес продолжает расти, вы можете назначить роль менеджера по запасам одному человеку.

Ваш менеджер по запасам может отслеживать все товары и быть первым ответственным за заказы на пополнение запасов, ведение переговоров с поставщиками и оплату счетов. Вы также захотите поработать с ними над созданием процесса получения запасов.

Всегда помните об удовлетворенности клиентов

Ваша цель — избежать избытка запасов на складе. Но одержимость минимизацией запасов отвлекает ваше внимание от самого важного элемента вашего бизнеса: удовлетворенности клиентов.Если у вас слишком мало запасов и клиенты не смогут купить, это приведет к потере продаж. Хуже того, это приведет к потере клиентов.

Инвестиции в технологии управления запасами

Малые предприятия часто работают с минимальными технологиями. Если вы все еще работаете с электронными таблицами и блокнотами, это возможно, только пока вы еще маленький. Допустим, вы открываете интернет-магазин или второе место — вы тратите больше времени на инвентарь, чем на реальный бизнес. Синхронизация инвентаря по всем каналам может стать утомительной.

Stocky позволил легко переместить большую часть нашего инвентаря из розничного магазина на наш склад, а затем распределить его через наш онлайн-канал. Наш онлайн-бизнес вырос на 500% за несколько месяцев.

Адам Бешир, Greenery Unlimited

Хорошее программное обеспечение для управления запасами упрощает процесс управления запасами. Помимо экономии времени и рассудка, он также может помочь:

• Снижение риска перепроданности
• Повышение экономии затрат
• Избегайте избыточных запасов и отсутствия запасов
• Повышение точности инвентаризации
• Расскажите подробнее о своем бизнесе

Ищите программное обеспечение, которое может интегрироваться с вашими бизнес-инструментами и управлять вашими будущими многоканальными продажами.Вам понадобится POS-система, которая подключается к вашей системе управления запасами, чтобы синхронизировать данные и поддерживать согласованность между вашими каналами продаж.

Взять под свой контроль свои запасы

Помните, что с помощью эффективной системы управления запасами вы можете помочь сократить расходы, сохранить прибыльность своего бизнеса, проанализировать модели продаж и спрогнозировать будущие продажи, а также подготовиться к неожиданным ситуациям.