Воскресенье , 26 июня 2022
Бизнес-Новости
Разное / Проблемы тайм менеджмента: жизнь в режиме Белого Кролика

Проблемы тайм менеджмента: жизнь в режиме Белого Кролика

Содержание

жизнь в режиме Белого Кролика

Фото: Blue Book

Time management — темное колдунство, которое позволяет все успевать. Давайте разбираться, как оно работает, и в чем секрет мастерства.

Часто тайм-менеджмент определяют как технику управления временем. Хотя на самом деле она больше про управление жизнью. Смотрите. Мы говорим, что время «бежит», «летит», «несется», а у кого-то наоборот «стоит». Но действительно ли оно двигается, или это все лишь наше восприятие? В реальности вы не можете контролировать время, но вы можете контролировать себя. Поэтому правильное определение time management — организация и структурирование своей жизни.

Принципы тайм-менеджмента

Чтобы добиться этого, следуйте пяти основным принципам:

  • Правильная цель. Устанавливайте такие цели, которых вы сможете достичь. Они должны быть конкретными, измеримыми, уместными и ограниченными по времени. Это называется SMART метод:
    Specific
    , Measurable, Attainable, Relevant and Timely.
  • Матрица Эйзенхауэра. Источник: Оптимизация жизни. Школа порядкаПриоритеты. Расставляйте задачи в порядке их значимости для вас. Чтобы распределить их по степени важности, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Красный квадрат — то, что нужно обязательно сделать; оранжевый — решить, если будет время; зеленый — делегировать выполнение кому-то другому; синий — забить и забыть.
  • Временные рамки. Определите, сколько времени у вас уйдет на решение конкретной задачи. Его можно выставлять в формате «приблизительно полчаса» или «до / после обеда». Еще есть вариант «от и до». Например, 12.00-12.30. Но он для очень дисциплинированных и требовательных к себе людей.
  • Перерывы. Основа эффективной работы — отдых. Звучит противоречиво, но это правда. Только он должен быть правильным и рассчитанным по времени. Мозг устает заниматься одним и тем же без перерыва: рутина его утомляет. Поэтому лучше всего переключаться между делами и делать небольшие паузы. Попробуйте технику Помидора. Ее суть в том, что работа разделена на временные отрезки: вы что-то делаете 25 минут, потом 5 минут отдыхаете, и так по кругу.
  • Самоорганизация и планирование. Вы можете продумать свой день в голове, и все забыть, или же записать основные задачи. Желательно так, чтобы они всегда были у вас перед глазами. Еще лучше, если вы сделаете это с вечера. Планируйте задачи не только на день, но на месяц и на полгода вперед. Поставьте глобальную цель и двигайтесь к ней небольшими шагами каждый день. Допустим, вам нужно через три месяца сдать курсовую. Разбейте работу на кусочки: по главе в месяц. А потом поделите на еще более мелкие задачи: по две страницы в день. Такое структурирование работы помогает делать ее постепенно и эффективно. Нет ощущения, что вас прижали к стенке и мир вот-вот рухнет.

Что дает тайм-менеджмент?

Правильный time management:

  • Повышает продуктивность и эффективность работы;
  • Снижает уровень стресса в жизни;
  • Помогает достигнуть поставленных целей;
  • Освобождает время на отдых.
Преимущества тайм-менеджмента

Проблемы тайм-менеджмента

Что может помешать тайм-менеджменту?

«Чем быстрее я иду, тем больше отстаю»
  • Отсутствие мотивации. Зачем выполнять задачу, если она не интересна или вы не видите в ней смысла? Проблемы с мотивацией — частая причина неудачного time management. Бывает, что даже занесенное в планы дело не выполняется, потому что человек откладывает его до последнего.
  • Многозадачность. Среди нас мало Цезарей, способных эффективно решать сразу несколько дел. Да и вспомните, как он закончил. Оно вам надо? Если серьезно, то выполнение многих задач за раз снижает фокус. Есть риск сделать их плохо или не сделать вообще. Концентрируйтесь на чем-то одном.
  • Слишком высокие требования. Не загоняйте себя в жесткие рамки. Если знаете, что ограничение по времени не мотивирует, а только давит и добавляет в вашу жизнь стресса — откажитесь от этого метода. Тайм-менеджмент не должен восприниматься как наказание, иначе будет вызывать только неприязнь.
  • Не тот метод. В продолжение предыдущего пункта: выбирайте ту технику тайм-менеджмента, которая подходит именно вам. Нет универсальных правил для всех. Кому-то нравится метод «Помидора», а другие предпочитают «90 на 30» (полтора часа работы + полчаса перерыв). Есть еще принцип девяти дел, GTD (
    Getting Things Done
    ), японский канбан и прочее. Вариантов масса. Или можете вообще забыть о существующих техниках и отталкиваться от собственных ощущений. Только вам решать, как распоряжаться вашим временем.

Методы тайм-менеджмента

Про тайм-менеджмент прочитали, что делать теперь? Ответ — искать свою методику. В интернете их безумное количество, но подробно мы поговорим только о трех. На наш взгляд, они самые эффективные, хотя тут многое зависит от самого человека.

Метод 90 на 30

Суть техники в том, что вы работаете циклами по полтора часа с перерывом на 30 минут. Начинать день нужно с самой важной задачи: в первые 90 минут фокусируйтесь только на ней. Потом отдохните полчаса, обязательно со сменой деятельности. Перекусите, сходите на пробежку, погуляйте — в общем, разнообразьте рутину. После возвращайтесь к работе на следующие 90 минут, и так в течение всего дня. Залог успеха этой техники — развитие привычки. Если по вашим меркам 90 минут — слишком долго для беспрерывной работы, попробуйте альтернативный вариант — «52 на 17». Или вообще вернитесь к «помидорам»: 25 минут труда и 5 минут отдыха.

Правило 9 дел

Все просто. Вы должны планировать не больше девяти дел в день. Причем их также следует разбить по приоритетам: 1 важное, 3 средних и 5 мелких. Главное — выполнить их все, даже бытовые мелочи. Если вам ближе принцип «сначала серьезное — потом все остальное», то начинайте с важного дела №1. А вот людям, которым нужно «разогнаться», стоит выполнить утром мелкие задачи. Особенно если среди них есть гадкая «лягушка», чтобы выкинуть ее в первую очередь.

Канбан

Система, которая применялась на производстве «Тойота» в Японии. Ей можно пользоваться как лично, так и вместе с коллегами. Если вкратце, то вы делите все свои задачи на: запланированное, в процессе и завершенное. Плюс техники в том, что все наглядно. В идеале вообще повесить большую доску, куда вы будете добавлять стикеры-задачи. Или воспользуйтесь виртуальными досками-планирования. Например, на сайте Trello. Там можно объединять задачи по темам, переносить их, создавать группы с другими людьми. В общем, неплохая штука для тайм-менеджмента дома или на работе.

Автор: Мария Ванеева

Образование за рубежом в связи с пандемией и политической ситуацией

Помощь в поступлении за границу с UniPage

UniPage организует поступление в зарубежные вузы, в том числе во всемирно известные, такие как Стэнфорд, Сорбонна и Мюнхенский технический университет. Мы также помогаем:

  • подобрать языковые курсы;
  • отправить ребенка в среднюю школу за рубежом;
  • получить студенческую визу;
  • подготовиться к международным экзаменам.

Отправьте заявку и укажите, какой вопрос вас интересует. Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

советы от Worksection – Blog Imena.UA

Современному человеку нужно успевать ежедневно делать много дел: больших и маленьких, в быту и на работе. И если мытьё посуды дома можно отложить на сладостное «потом», то откладывание рабочих задач приводит к авралам, срывам сроков, а иногда и к «заваленным» проектам.

Мы решили узнать у команды украинского стартапа Worksection, которая развивает проект в области тайм-менеджмента, о том, как работает управление временем и проектами, и как не допускать распространённых ошибок.

Основные проблемы тайм-менеджмента при командной работе

Мы создали список основных проблем с управлением своим временем и проектами, а также, способов борьбы с ними:

  1. Нет приоритетов в делах и задачах. Разнообразных задач накопилось много и непонятно, за какую браться в первую очередь.
  2. «Сложные» и очень крупные задачи. Бывает так, что мы упираемся в проблему и не понимаем, как её решить, к кому обратиться с вопросом или за советом. Или задача кажется слишком крупной и масштабной и непонятно, с чего начинать. Наше подсознание просто откладывает такие дела. Мы отвлекаемся на другие задания, а тем временем нерешённая проблема никуда не девается. Она «вылезет» из проекта в самый неподходящий момент.
  3. Беспорядок в рабочих документах. Бывает, запускаешь поиск в почте по ключевым словам, чтоб найти документ, который кто-то прикрепил к письму 4 месяца назад. И проводишь в поисках остатки рабочего дня. Это скучно и малоэффективно.
  4. Рабочая атмосфера, в которой невозможно сконцентрироваться на одном деле, сделать его от начала и до конца. Постоянно приходят письма, сообщения в Skype, вам звонят и загружают мозг другими задачами и проблемами. В такой атмосфере даже бутерброд правильно сделать непросто, а уж заниматься интеллектуальным трудом вообще невозможно.
  5. Прокрастинация. Это модное нынче слово описывает простое явление, знакомое нам с детства — откладывание скучных, непонятных или неприятных дел.
  6. Отсутствие простого способа контроля за выполнением задач командой и подчинёнными.
  7. Нечёткое разделение ответственности и задач в команде.

Для решения всех этих проблем человечество создало целый ряд дисциплин и методологий: от психологии (которая помогает работать над мотивацией) до разработки инструментов планирования чего угодно (от покупок в магазине до сложного, многоступенчатого проекта). Пройдёмся по пунктам.

Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»

Самая популярная и резонная система планирования и выставления приоритетов называется «матрица Эйзенхауэра» и заключается в том, чтоб разделить свои задачи на 4 категории: «важное+срочное», «важное+несрочное», «срочное+неважное» и «неважное+несрочное».

«Важное+срочное» — это те дела, за которые следует браться с самого начала. У хорошо организованного человека такой список минимален.

«Важное+несрочное» — это наши обыденные дела, которые просто следует неспешно, но верно выполнять в срок. Предполагается, что время на это мы ещё не успели упустить, а значит можем уделить задаче необходимое внимание.

«Неважное+срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного. Это могут быть несвоевременные телефонные звонки, помощь в выполнении чужой работы, необязательные и навязанные встречи. На такие дела может уходить “гора” нашего бесценного времени, потому следует хорошенько подумать, прежде чем браться за них.

«Неважное+несрочное» — это всё, чем мы занимаемся в рабочее время, вместо, собственно, работы: общение в соцсетях, веб-сёрфинг, чаи и перекуры с коллегами. Иногда можно, но крайне дозировано.

Пугающе объёмные задачи рекомендуем разбивать на этапы и подзадачи. Тогда станет понятно, за что браться в первую очередь, что можно делегировать или оптимизировать. И само дело перестанет казаться неподъёмным. Оно станет просто набором несложных действий в заранее известном порядке. После этого начинать работу над задачами становится морально проще, ведь мысленно мы уже «прошли» этапы проекта и сложили в голове картинку результата.

Во-первых, всё, что возможно хранить в цифровом виде, стоит хранить именно в нём. А ту часть документации, которая нужна в бумаге, можно каталогизировать (по алфавиту, датам, папкам, полкам), а каталог хранить в виде таблицы. Так будет проще найти, например, дело Семёна Ерохина, который работал в компании 7 лет назад, и бумаги которого находятся в одной из семи папок на букву «Е».

Все же цифровые файлы, которые вам приходят, стоит хранить в папках соответствующих проектов в любом из онлайн-сервисов работы с документами. Например, Google Docs позволяют искать по названию и содержанию и отслеживать все изменения в документе. Некоторые системы для управления проектами позволяют привязывать документы сразу к конкретному проекту и хранить в системе. В украинской системе управления проектами Worksection.com можно не только привязывать документы Google Docs к проектам, но и вносить в них правки (не выходя из системы).

Мотивация при командной работе и тайм-менеджмент

Офисная обстановка, хотим мы того или нет, предполагает некоторое общение с коллегами. Тем не менее, даже в большом опен-спейсе можно постараться свести раздражители к минимуму. Когда принимаетесь за крупную работу, стоит оповестить коллег о том, что в течение определённого времени вы будете недоступны для разговоров и обсуждений. Предложите им все вопросы, которые возникнут в этот период, задавать через почту, чтоб вы могли ответить на них, не отвлекаясь на другие задачи.

Кроме того, перед началом такой работы стоит разобрать отвлекающие мелочи, на которые уйдёт около минуты: письма, ждущие вашего короткого ответа, быстрые телефонные разговоры. Потом вы сможете со спокойной совестью выключить Skype и почту на необходимое время и погрузиться в задачу целиком, не волнуясь о том, что забыли ответить на письмо, которое уже третий день ждёт в почте.

У всех бывают дела, за которые просто не хочется браться. Вроде бы и понятно, что с ними делать, и сложного особо ничего нет, но так не хочется – хоть волком вой. Если нет возможности делегировать такое дело, заранее для себя ограничьте сроки его выполнения (например, 2 часа) и не забудьте поставить напоминание перед стартом. А в особо “тяжёлых” случаях назначьте себе «награду» за выполнение такой задачи.

Человеческий мозг устроен так, что когда мы превозмогаем трудности и справляемся с непростыми задачами, он выделяет гормон счастья, но дополнительное поощрение лишним не бывает.

Если же вы – менеджер проекта и видите, что подчинённый не может найти в себе душевных сил чем-то заняться, возможно, человек не понимает ценности выполнения этой задачи. Попробуйте объяснить её ценность для всей команды, важность выполнения вовремя (в этом может помочь диаграмма Ганта, которая наглядно показывает, как зависим весь проект от каждого участника), установите обозримые сроки выполнения, не забывайте мягко напоминать и, конечно, поощрите своего подчинённого, когда он справится с этой задачей.

Каждому участнику проекта полезно знать, на каком этапе находится работа над проектом, и находить свою роль в нём. К примеру, менеджер может контролировать сроки работы, а подчинённые – видеть связи между своими задачами. И в случае, если кто-то задерживает работу и от этого страдает весь проект, таким образом легко понять, на каком этапе произошла задержка и с кем именно из участников проекта нужно проработать проблему.

В современном мире для контроля за ходом каждой из работ в проекте есть удобные системы совместной работы над задачами на любой вкус. Упомянутый выше пример Worksection применяют в самых разных сферах — от IT до строительства. Он позволяет легко ставить задачи, напоминать о сроках их выполнения подчиненными, а также контролировать как небольшие части работы, так и общее состояние проекта. Все участники знают, что происходит и какую роль они в этом играют.

Обидная ситуация, если 2 человека делают одну и ту же работу, не зная об этом. Или если вся работа распределена в команде, кроме одной небольшой, но забытой детали. Так случается, когда в команде нет чёткого распределения ролей в рамках проекта, а есть просто список задач, в котором люди берутся за то, что считают нужным.

Такая демократичная атмосфера может ещё кое-как работать в маленьких командах из 2-3 человек. Но как только людей становится больше, менеджер проекта должен чётко распределить задачи и обозначить для каждого участника проекта зону ответственности. Важно сделать это письменно, в таком формате, чтоб члены команды в любой момент могли обратиться к этой информации в случае конфликта или непонимания. Удобнее всего использовать для распределения задач один из множества таск-трекеров. Они позволяют и распределять задачи, и переносить их с одного человека на другого, и следить за динамикой выполнения работы.

В заключение

Если кратко обобщить всё сказанное выше, можно вывести несколько принципов правильной организации работы.

Используйте электронные системы для проектного менеджмента: они дают возможность каждому члену команды показывать прогресс по своим задачам и оценивать свой вклад в проект, а менеджеру – чутко следить за ходом работ.

Учитесь сами и учите команду расставлять приоритеты и выделять первостепенные задачи.

Раскладывайте большие задачи на более мелкие. Мотивируйте себя и команду, человек возьмётся даже за скучную и трудную задачу, если будет понимать, что это важно и его вклад ценен.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ОСВОЕНИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Программа WiseMapping является бесплатным онлайн-приложением для создания интеллект карт, работающим на открытом коде HTML5. Программой можно пользоваться прямо на сайте разработчиков, а можно скачать открытый код программы и установить ее на собственный веб-сервер. Приложение имеет весь набор функций для работы с технологией интеллект-карт.

Список литературы:

1. Белова Е.О. Роль управления знаниями в организации // Экономика и предпринимательство. — 2015. — № 12-1 (65-1). — С. 855-858.

2. Прохорова В.В. Организационно-экономические механизмы управления муниципальными промышленными предприятиями: автореф. дис. … к.э.н. / Кубанский государственный технологический университет. — Краснодар, 2002.

3. Караченцева А.А., Белова Е.О. Оценка конкурентной позиции организации // Сб. науч. ст. факультета экономики, управления и бизнеса ФГБОУ ВПО «КубГТУ». — Краснодар, 2015. — С. 159-161.

4. Белова Е.О. Методы оценки успешности развития организации // Актуальные вопросы экономических наук. -2009. — № 5-1. — С. 121-125.

5. Щербакова Е.С., Исаева М.А., Шутилов Ф.В. Совершенствование информационного обеспечения управленческой и учебной деятельности в образовательных учреждениях // Экономика, управление и бизнес: I Меж-дунар. науч. конгресс студентов, аспирантов и молодых ученых: матер. Ме-ждунар. науч.-практ. конф. — 2015. — С. 86-88.

6. Обзор программ для построения интеллект — карт для Windows [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://rulesplay.ru/materialy/statii/ obzor-programm-dlya-postroeniya-intellekt-kart-dlya-windows/.

7. 8 программ для построения MindMap (интеллект-карт) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://powerbranding.ru/marketing_lessons/10-mind-mapping-programms/.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ОСВОЕНИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

1 2 © Недугов А.И.\ Шутилов Ф.В.2

Кубанский государственный технологический университет, г. Краснодар

Статья рассматривает вопросы управления временем руководителя и сотрудников организации, значимость характеристики воли и темперамента личности, самоменеджмент и использование тайм-менеджмента

1 Студент.

2 Доцент кафедры Производствтенного менеджмента и эконокики отраслей народного хозяйства, кандидат экономических наук, доцент.

как основу для повышения эффективности деятельности руководителя, экономии времени для принятия и реализации управленческих решений.

Ключевые слова управленческие решения, тайм-менеджмент, самоменеджмент, управление знаниями.

В современной практике управления бизнесом наблюдается ужесточение конкуренции во всех сферах деятельности предприятий. Теперь борьба идет не за скорость бизнес-процессов, а за скорость принятия стратегических решений, связанных с долгосрочными последствиями и огромными рисками. В связи с этим существенное влияние на развитие организации оказывает управление временем.

Время — неосязаемый ресурс, ценность которого заключается в том, что его можно — тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности.

Исследования показывают, что 36 % (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное планирование и недостаточный контроль. 43 % своего времени руководители высшего звена тратят не на решение стратегических вопросов, а на администрирование и бумажную работу [1].

С подобными проблемами распределения собственного рабочего времени сталкиваются и менеджеры в России. В связи с тем, что Россия еще находится в процессе перехода к рыночным отношениям, и экономическая ситуация нестабильна, к руководителям и топ-менеджерам предъявляются еще более высокие требования. Они должны быть гибкими, адаптивными, уметь прогнозировать, быстро реагировать на изменения и принимать верные решения в условиях жесткого дефицита времени.

Таким образом, перед менеджерами встает задача правильного планирования и распределения рабочего времени, для эффективного выполнения своих функциональных обязанностей. При этом они должны обладать достаточным резервом времени для разрешения внезапно появившихся проблем и дополнительных незапланированных заданий. Вопросами, связанными с правильным распределением времени и методами оптимизации временных затрат занимается междисциплинарный раздел науки — тайм-менеджмент («Time Management» — управление временем) [2].

Тайм-менеджмент — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность, он входит в систему управления знаниями в организации [3]. При этом необходимо как задействование волевых возможностей и учет волевых параметров личности [4], так и ориентация на ее темперамент, поскольку не все типы личности одинаково способны к обучению и изменению собственных приоритетов [5]. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий

спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Главной целью тайм-менеджмента является расстановка приоритетов среди стоящих перед человеком задач и выполнение в первую очередь наиболее важных из них [6].

Одним из инструментов повышения адаптивности является корпоративное внедрение технологий тайм-менеджмента. Для успешного функционирования организации и достижения эффективных результатов, менеджер должен грамотно осуществлять тайм-менеджмент, учитывая характер выполняемых работ и особенно стратегию управления персоналом, реализуемую в данный период времени (табл. 1) [7].

Данные табл. 1 наглядно демонстрируют, что реализация технологий тайм-менеджмента в организации, позволяет руководству увязать цели работника, тем самым направить его трудовые усилия в нужном направлении и при этом повысить конкурентоспособность предприятия.

Таблица 1

Технологии тайм-менеджмента в организации

Стратегия управления персоналом Направление реализации технологий управления Применяемые технологии управления временем Область применения в процессе управления Результаты реализации

Стратегия принуждения Организация работы системы Тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент Четкое следование указаниям руководителя и выполнение должностных инструкций Минимизация временных затрат

Стратегия убеждения Организация личной работы руководителей и сотрудников Личный тайм-менеджмент, корпоративный тайм-менеджмент Творческая инициатива, принятие самостоятельных решений, гибкая реакция на изменения Повышение личной и организационной эффективности

Считается, что планирование своего времени и управление им — личное дело каждого. Но стоит учесть, что способность сотрудника укладываться в сроки, расставлять приоритеты и грамотно распределять рабочую нагрузку -это залог не только личной успешности, но и эффективной деятельности предприятия. Однако при освоении тайм-менеджмента у большинства специалистов возникают заблуждения:

1. Планирование ограничивает свободу деятельности человека.

Это не так. По правилам современного тайм-менеджмента планируемым должно быть не более 60 % времени. Остальные 40 % обязательно отводятся на резерв, а также на различные спонтанные дела.

2. Применение тайм-менеджмента может осуществляться без поставленной цели.

Цель — это главная опорная точка в жизни человека. Однако большая часть современного общества либо не имеет целей, либо они очень размыты, что не позволяет не только менеджерам, но и обычным работникам правильно организовывать свою жизнь и добиваться решения поставленных задач. Поэтому для начала освоения тайм-менеджмента следует конкретизировать цели [8].

3. Пользование тайм-менеджментом без определенных приоритетов.

Для каждого менеджера, необходимо расставить все на свои полки, а

именно, необходимо решить, что будет сделано в первую очередь, а что в последнюю. При этом следует выявить, что является наиболее важным, а чем можно пренебречь. Определение того, что имеет значение, а что нет, часто вызывает особые затруднения и человеку сложно принять тот факт, что он занимается теми вещами, которые не принесут особых плодов, и откладывает в долгий ящик, то, что является действительно важным.

4. Немалое количество людей не считают тайм-менеджмент наукой и вообще сомневаются в его полезности.

Обычно, такие руководители относятся к старой школе бизнеса. Им сложно адаптироваться в современных условиях. Необходимо не только начитаться книг известных психологов, но и понять свой коллектив, который ждет от руководителя понимания. Когда общение руководителя с персоналом строится на «ты», сотрудники нормально работать не будут, поэтому не стоит ослаблять контроль над подчиненными. Мудрость управления временем персонала заключается в совмещении метода кнута и пряника. Руководитель должен подходить к данному вопросу с разных сторон, как понимающий и умный, который готов пойти на компромисс и остаться в выигрыше [9].

5. Тайм-менеджмент нужен только топ-менеджерам и совсем не нужен простым сотрудникам.

Следуя логике, можно сказать, что менеджеры, скорее всего, когда-то были обычными сотрудниками, и если бы они не начали использовать тайм-менеджмент, то не стали высококвалифицированными и успешными специалистами. Однако дело оказывается в том, что успешные люди ведут себя иначе, нежели остальные. Все они имеют одну общую черту, они хорошо умеют управлять своим временем.

6. Пользование тайм-менеджментом без планирования.

Действия без планирования — это основная причина посредственных результатов труда и лишней потери времени. Поэтому планирование очень важно. Четкий план действий подразумевает, что работник берет свою задачу и разбивает ее на подзадачи, выполнение которых в итоге приведет к цели. Работа по заранее составленному плану всегда повышает эффективность. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу — ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу [10].

В заключении необходимо отметить, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса [6]. Самое главное — правильно использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа

задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.

Список литературы:

1. Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы. — СПб.: Питер, 2012. — 432 с.

2. Мищенко Е.С. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации / Е.С. Мищенко, Н.В. Дубровская // Вопросы современной науки и практики. — 2012. — № 3. — С. 208-211.

3. Белова Е.О. Роль управления знаниями в организации // Экономика и предпринимательство. — 2015. — № 12-1 (65-1). — С. 855-858.

4. Шутилова М.Ф., Шутилова М.А., Гусарова Е.Н., Шутилов Ф.В. Влияние волевых характеристик личности на принятие управленческих решений // Сб. науч. ст. факультета экономики, управления и бизнеса ФГБОУ ВПО «КубГТУ». — Краснодар, 2015. — С. 195-197.

5. Шутилова М.А., Шутилов Ф.В., Молошникова Н.С. Особенности изучения темперамента личности посредством опросников Айзенка и Русалова // Проблемы функционирования современного государства: право, политика, экономика, образование: сб. науч. докладов МНПК. — 2015. — С. 68-75.

6. Травин В.В., Дятлов В.В. Менеджмент персонала предприятия. — М.: Дело, 2012.

7. Белова Е.О. Методы оценки успешности развития организации // Актуальные вопросы экономических наук. — 2009. — № 5-1. — С. 121-125.

8. Нестик Т. Командообразующий тайм-менеджмент: горизонты управлением времени организации // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. — 2013. — № 4. — С. 8-20.

9. Трейси Б. Результативный тайм-менеджмент. Эффективная методика управления временем. — М.: Изд-во «Омега-Л», 2013.

10. Прохорова В.В., Платонова Ю.С. Самоменеджмент руководителя при формировании стиля управления // Научно-методический электронный журнал Концепт. — 2016. — № 6. — С. 60-67.

5S — ИНСТРУМЕНТ БЕРЕЖЛИВОГО ПРОИЗВОДСТВА

© Приображенский С.В.1

Тайгинский институт железнодорожного транспорта — филиал

Омского государственного университета путей сообщения, г. Тайга

Порядок и чистота на рабочем месте, а не «упорядоченный хаос», являются основой всех улучшений, повышения производительности и качества в промышленном производстве и других отраслях. Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться бездефектные, со-

1 Преподаватель профессиональных модулей.

Проблемы определения понятия «тайм-менеджмент» в профессиональной деятельности руководителей бизнес-организаций Текст научной статьи по специальности «СМИ (медиа) и массовые коммуникации»

Проблемы определения понятия

V I V

«таим-менеджмент» в профессиональной деятельности руководителей бизнес-организациИ

Титова Д.В.

Актуальность и цели. Одной из актуальных проблем, нашедших свое отражение в ряде научных исследований, является проблема распределения, управления временем. В связи с переходом российского общества в условиях социально-экономических реформ к новой модели общественных отношений изменилось восприятие населением ценности времени: из-за нового ритма жизни многие не успевают выполнять поставленные перед собой задачи, растрачивая свою энергию, силы, здоровье безрезультатно. Целью данной статьи является изучение сущности понятия «тайм-менеджмент». Анализируются основные проблемы определения понятия «тайм-менеджмент». Материалы и методы. Исследовательские задачи были решены на основе анализа научных зарубежных и отечественных работ по изучению тайм-менеджмента. Методологический потенциал включает в себя методы компаративного анализа, рассматриваются разнообразные подходы авторов к его применению, производится классификация понятия. Автором статьи выдвигается своя позиция по определению «тайм-менеджмента» в профессиональной деятельности руководителей бизнес-организации. Ключевые слова: тайм-менеджмент; индивидуальный тайм-менеджмент; тайм-менеджмент руководителя; механизмы управления временем; контроль; руководитель; проблемы тайм-менеджмента, социальное время, рабочее время, личное время.

Titova D.V.

Theoretical problems of the definition of the notion of «time management» in the professional activity of heads of business organizations Relevance and objectives. One of the actual problems reflected in a number of scientific researches is the problem of distribution, time management. In connection with the transition of Russian society in the context of socio-economic reforms to a new model of social relations has changed the perception of the population of the value of time: because of the new rhythm of life, many do not have time to perform their tasks, wasting their energy, strength, health to no avail. The purpose of this article is to study the essence of the concept of «time management». The main problems of definition of the term «time management»are analyzed. Materials and methods. Research tasks were solved on the basis of the analysis of scientific foreign and domestic works on the study of time management. The methodological potential includes methods of comparative analysis, various approaches of the authors to its application, the classification of the concept. The author of the article puts forward his own position on the definition of «time management» in the professional activities of the heads of business organizations. Keywords: time management; individual time management; time management of the leader; time management mechanisms; control; director; problems of time management, social time, social time, working time, personal time.

Сегодня в России общество развивается в направлении рыночных отношений. В связи с этим происходит ускорение социальных изменений всех сфер жизни общества, все чаще люди жалуются на нехватку времени, проблема ценности времени становится одной из актуальных, вопрос необратимости, постепенности, стабильности социальных изменений волнует множество исследователей. Чем быстрее идет процесс развития общества, тем большую ценность приобретает время. Без учета фактора времени нельзя понять и оценить состояние общества.

Термин «тайм-менеджмент» — один из наиболее актуальных и популярных в обозначении контроля, управления временем на сегодняшний день. Существует большое количество различных определений того, что можно называть тайм-менеджментом, десятки подходов к его изучению, разнообразных техник, методик. Все это приводит как к отказу от идеи поиска и утверждения какого-либо осмысления тайм-менеджмента в качестве единственно верного, так и к необходимости выделения и систематизации наиболее распространенных и перспективных в научном и практическом отношениях точек зрения.

Тайм-менеджмент играет значительную роль в профессиональной деятельности руководителей бизнес-организаций, изучив что такое тайм-менеджмент, его принципы и техники, индивид может выполнять больший объем работы в более короткий промежуток времени с наименьшими затратами индивидуальных человеческих ресурсов. Также тайм-менеджмент способствует к грамотному выстраиванию свободного от работы времени, что по нашему мнению, также очень сильно влияет на трудоспособность и положительный баланс индивида.

Социология управления

Соц

иология №1 2G19

Тайм-менеджмент помогает понять, сколько времени необходимо уделять и тратить на конкретный вид деятельности, каким образом происходит планирование и организация распределения времени, которое необходимо потратить на конкретную задачу, чтобы выбрать правильные методы и достичь поставленных целей. Поскольку ресурс времени ограничен, то тайм-менеджмен поможет обеспечить правильное распределение времени, потраченного на конкретный вид деятельности. Эффективное управление временем основано на качестве, а не количестве, это не значит, что нужно делать больше вещей быстрее, а наоборот, что главным необходимо делать важные вещи.

Понятия времени двусмысленно и даже противоречиво. Например, как непрерывное протекание существования1 и время, как ресурс человеческой жизни, который при неправильном использовании или неуместности может быть утрачен навсегда. В своей статье мы будем рассматривать время, как невосполнимый ресурс.

Существуют большое количество схожих по смыслу различных определений того, что можно называть тайм-менеджментом. Все это приводит к необходимости выделения и систематизации наиболее распространенных и перспективных в научном и практическом отношениях точек зрения. Также можно попытаться выдвинуть свою точку зрения, касаемо данного понятия. Термин «тайм-менеджмент» смело можно называть междисциплинарным, так как он используется в социологии, психологии, менеджменте, педагогике и других науках. Проведя анализ по данной тематике, мы выяснили, что четкого, единого определения термина «тайм-менеджмент» не обнаружено. Позиции авторов довольно схожи, но присутствуют некоторые отличия.

Представляется возможным использовать несколько оснований для определения тайм-менеджмента. Взяв за основу критерий, связанный с предметным содержанием изучаемого термина, можно выделить несколько их основных видов:

В практике тайм-менеджмент часто заменяют термином «управление временем», так как перевод термина «Time Management» с английского языка — управление временем. По нашему мнению, управление временем является не корректным определением. Индивид не обладает

сверхъестественными способностями, чтобы каким-то образом повлиять на ход времени, например, ускорить или замедлить его. Оно имеет свой ритм, строго зафиксированную скорость: 24 часа в сутки, 60 минут в час, 60 секунд в минуту. Независимо от того, что мы делаем, даже если нам кажется, что действие происходит гораздо быстрее, когда мы спешим по своим делам, и намного медленнее, когда мы ожидаем наступление конкретного часа для встречи с партнерами, время не меняет своего ритма. Все люди получают равное количество часов в день. Исходя из выше сказанного, мы можем сделать вывод, что понятие «тайм-менеджмент» нельзя заменять понятием «управление временем».

Понятно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: главная функция тайм-менеджмента — использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Эту точку зрения представляет известный на международном уровне автор, консультант, специалист по тайм-менеджменту Алек Маккензи. В своей книге «Ловушка времени»2 он утверждает, что сама идея управления временем — это неправильное название, поскольку на самом деле невозможно управлять временем во время управления другими ресурсами: такими как финансовый капитал, физический капитал, человеческий капитал, информации и времени. В то время как каждый из первых четырех может быть дополнен, уменьшен, передан или иным образом контролироваться, то временем никак нельзя манипулировать. Тайм-менеджмент также характеризовался как распределение приоритетов и соблюдение этих приоритетов, а также определение приоритетов и задач планирования. Также можно рассматривать как процесс, посредством которого человек более эффективно выполняет задачи и цели, процесс, посредством которого человек получает контроль над временем и содержанием того, что он делает и как это может быть достигнуто в конкретные сроки. Преимущество данного подхода, по нашему мнению, состоит в том, что его сторонники вполне обоснованно утверждают, что, когда дело доходит до времени, можно только управлять собой по отношению к нему. Нельзя контролировать время, так как можно управлять другими ресурсами — можно контролировать только то, как он его использует. В мире, в котором мы

живем, время не может быть заменено или воссоздано.

Рассмотрим еще одну позицию по отношению понятия «тайм-менеджмент». В своих работах Алан Лакейн описывает «тайм-менеджмент» с использованием множества различных терминов, включая спонтанность, баланс, гибкость и контроль над временем.3 С нашей точки зрения, в основу понятия, он вкладывает действия и основные характеристики, которые включает в себя «тайм-менеджмент». Марк Форстер в своем подходе к определению понятия, также отталкивается от главных задач, которые включает в себя тайм-менеджмент. В своей работе «Сделай это завтра» он рассматривает тайм-менеджмент как действия, направленные на повышение эффективности работы. Время -это среда, в которой мы живем. Его не может быть много или мало. Весь вопрос в том, как именно вы используете время.4

Эффективный тайм-менеджмент помогает получить «больше» от человека. Это означает, что, приобретая нужные навыки управления временем, вы становитесь более продуктивными; что важно для достижения целей компании, с которой вы работаете, или ваших собственных целей в жизни.

Если рассматривать тайм-менеджмент с позиции оценки социокультурного смысла, то мы можем заметить, что сам термин не употребляется, используя вместо него понятия социального времени, темпоральные стратегии поведения социальных общностей.

Деятельность любой организации проходит непосредственно в обществе. В процессе данного вида деятельности организация устанавливает взаимоотношения с различными элементами структуры общества, что обуславливает влияние на нее факторов социальной и культурной среды. К социо-культурным факторам макросреды относят нормы, демографические характеристики, обычаи и жизненные принципы и ценности страны, в которой находится организация. Социо-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы, на условия труда и т.д.

В первую очередь рассматривается демографическая ситуация, в рамках которой учитываются географическое распределение и плотность населения, половозрастная структура,

социальная стратификация общества, национальная однородность, уровень образования населения, уровень доходов, способствующие воздействую на спрос и покупательские привычки населения. С их помощью появляется возможность оценить перспективы обеспеченности рабочей силой и качественные характеристики рынка труда. Социальный психолог Роберт Левин посвятил много времени анализу того, как разные страны и разные культуры контролируют временем5. Из его исследований следует, что самые быстрые люди были найдены в более богатых странах Северной Америки, Северной Европы и промышленно развитых стран Азии, таких как Япония. Что касается самых медленных людей, они были в неиндустриальных странах и странах третьего мира, особенно в странах Южной и Центральной Америки и на Ближнем Востоке. Соединенные Штаты часто соперничают с Японией за самый быстрый темп, хотя Швейцария также является главным соперником, главным образом из-за точности своих часов. Левин обнаружил, что большинство различий в значительной степени предсказуемы в зависимости от демографических, экономических и экологических характеристик. Например, люди стремятся двигаться быстрее в местах с жизненно важной экономикой, высокой степенью индустриализации, большим населением, более холодным климатом и культурной ориентацией на индивидуализм. Из вышесказанного следует, что определяющим фактором подхода к восприятию, контролю за временем жителей разных стран является экономика: экономическое состояние страны в целом, средний доход, получаемый средним гражданином, и то, насколько он удовлетворяет свои требования. Места с активной экономикой придают большее значение тайм-менеджменту, а места, где ценится время, с большей вероятностью имеют активную экономику. Следовательно, почти во всех случаях, чем богаче общество, тем быстрее оно движется.

Индустриализация тесно связана с экономическим состоянием, как фактором темпов жизни. Антрополог Аллен Джонсон6 описал эволюционный прогресс, вызванный индустриализацией от общества с «временным избытком» к обществу с «временным достатком» и обществом с «временным голодом», последнее из которых он характеризует наиболее развитые промышленно развитые страны.

Социология управления

Соц]

иология №1 2019

Таблица 1

Эконом-социологический и экономический подходы к анализу тайм-менеджмента: сравнительный анализ

Эконом-социо логический мод ход | Экономический подход

Понятие субъекта тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент находится под воздействием иных субъектов, социальных групп и социума в целом. Тайм-менеджмент НС рассматривается как социальный конструкт

Ограничения тайм-менеджмента

Реализация тайм-менежмента ограничена не только дефицитом рссурсоп, но и социальной, и смысловыми структурами. Дейст вия субъектов тайм-менежэмента ограничены их предпочтениями и дефицитом ресурсов.

Тайм-менеджмент н общество

Тайм-менеджмент рассматривается прежде пссго как часть общества► Тайм-менеджмент представлен прежде неею как часть организации

Цель тайм-менеджмента

Предусматривается наличие нескольких компонентов цели тайм-менеджмента: ЭКО н ом и ч ее ки х, Л и ч НОСТно- мОТИваЦИОН Н ЫХ< Достижение больших продаж за счет улу ч 1X1 е] 1 и я фект и ш 1 ост и ] 1 ерсо 1 [ала.

Результат бизнес-деятельности

Результатом япляетея прибыль, которая рассматривается как возможность для реализации потенциала субъекта бизнес-деятельности. Результат полученная прибыль, которая отражает уровень эффективности организации бизнес-деятельности.

После экономического благосостояния и индустриализации самым сильным фактором в отношении тайм-менеджмента является численность населения . Строгий, четкий конторль времени современного мира наиболее сильно навязан в больших, ярких городах, где люди перемещаются быстрее, чем их коллеги в небольших городах и сельской местности. В одном исследовании поведения детей в супермаркетах и ??ма-газинах было показано, что средний городской ребенок ходит почти вдвое быстрее, чем его эквиваленты в малых городах, и провел треть времени, общаясь с работниками и другими покупателями, и значительно меньше времени касаясь предметов в магазине. Другие исследования обнаружили почти идеальную корреляцию между численностью населения и скоростью ходьбы.

Возможно, неудивительно, что жизнь, как правило, медленнее в более жарких местах, и существует сильная корреляция между климатом (измеряемым средними максимальными температурами) и тем, насколько медленным темпом жизни. Это может быть результатом общего недостатка энергии в изнуряющей жаре или просто того факта, что люди в более теплом климате просто находят время, чтобы наслаждаться жизнью.

Очевидно, что базовая система ценностей культуры отражается и в ее нормах темпа жизни. Например, индивидуалистические культуры, как правило, движутся быстрее, чем те, которые подчеркивают коллективизм. В Соединенных Штатах, классической индивидуалистической культуре, люди, как правило, двигаются быстро и время на вес золота. С другой стороны, в традиционных азиатских странах, как Пакистан, Индия, Тибет и Непал, где обычно много людей разделяют большие дома с их семьями, темп медленный. Индивидуалистические культуры, как правило, сосредоточены на достижении, что обычно приводит к менталитету «время-деньги», в котором существует настоятельная необходимость испоьлзовать каждый момент. Однако в культурах, где социальные отношения имеют приоритет, существует гораздо более спокойное отношение ко времени (табл. 1).

Выводы из представленных выше теоретических положений могут быть сформулированы таким образом:

■ Тайм-менеджмент необходимо рассматривать строго в рамках специфики различных научных подходов, в которых он применяется, что повлечет за собой изменение объекта, субъекта, целей, позиций и результатов.

■ При временной организации жизнедеятельности общества необходимо учитывать, что тайм-менеджмент обладает социокультурными отличиями в зависимости от культурного отношения ко времени, от сферы деятельности организации, от темпа жизни общества в разных странах, в зависимости от климатических, демографических, экономических и экологических характеристик. Также не маловажное значение несет индустриализация общества, численность населения.

■ Тайм-менеджмент является научным направлением практическое значение которого строится на научном исследовании времени.

■ Организация является коллективным субъектом социально-экономической активности, характеризующаяся взаимосвязанностью своих сотрудников, их совместным трудом и групповой идентификацией. В современных условиях социально ответственная внутрикорпоративная и внешняя деятельность становится конкурентным преимуществом коммерческих организаций, что основывается на взаимосвязи внутренней и внешней эффективности функционирования компании, на что непосредственно направлен тайм-менеджмент.

Опираясь на выше сказанное в нашей статье, понятие «тайм-менеджмент» будет определяться, как процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на конкретные виды деятельности, особенно для повышения эффективности труда или производительности . Это манипуляции различными требованиями социальной жизни, рабочим местом, семьи и личных интересов в конкретный промежуток времени, в конкретной стране. Правильное использование тайм-менеджмента дает возможность делать выбор по распределению времени на конкретные виды деятельности, управлению и по целесообразности принятия решений.

Литература

1. Дэвид Джери, Джулия Джери //Большой толковый социологический словарь Том I// Перевод. Марчук H.H., //Издание на русском языке, оформление.»Вече», Москва 1999

2. Маккензи, А Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту [Текст] / Алек Маккензи, Пэт Никерсон/ Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформле-

ние. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2015.

3. Лакейн Алан. Искусство успевать. Перевод Ю. Емельянов, Н. Емельянова. Редактор и корректор А. Медведев М.: Агентство «ФАИР», 1996.

4. Форстер Марк. «Сделай это завтра и другие секреты управления временем», 18.01.2018: [Электронный ресурс] //http://freesummary.ru/ lichnoe-razvitie/sdelay-eto-zavtra-i-drugie-sekretyi-upr/ (Дата обращения: 20.11.2018)

5. Levine R. A geography of time: the temporal misadventures of a social psychologist, or how every culture keeps time just a little bit differently. Oxford : Oneworld Publications, 2006 (N.Y.: Basic Books, 1997). P.XIII-XIV.

6. Джонсон А. В., Эрл Т. Эволюция человеческих обществ: oт добывающей общины к аграрному государству// Экономическая социология Т. 17. № 5. Ноябрь 2016//ISSN 1726-3247

Ссылки:

1 См. Дэвид Джери, Джулия Джери //Большой толковый социологический словарь Том I/ / Перевод. Марчук H.H., //Издание на русском языке, оформление.»Вече», Москва 1999

2 См. Маккензи, А Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту [Текст] /Алек Маккензи, Пэт Никерсон/ Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2015.

3 См.: Лакейн Алан. Искусство успевать. Перевод Ю. Емельянов, Н. Емельянова. Редактор и корректор А. Медведев М.: Агентство «ФАИР», 1996.

4 См.: Форстер Марк. «Сделай это завтра и другие секреты управления временем» , 18.01.2018: [Электронный ресурс] //http:// freesummary.ru/lichnoe-razvitie/sdelay-eto-zavtra-i-drugie-sekretyi-upr/ (Дата обращения: 20.11.2018)

5 См.: Levine R. A geography of time: the temporal misadventures of a social psychologist, or how every culture keeps time just a little bit differently. Oxford : Oneworld Publications, 2006 (N.Y.: Basic Books, 1997). P.XIII-XIV.

6 См.: Джонсон А. В., Эрл Т. Эволюция человеческих обществ: oт добывающей общины к аграрному государству// Экономическая социология Т. 17. № 5. Ноябрь 2016//ISSN 17263247

Тайм менеджмент или управление временем, как все успеть и в то же время не навредить себе

Перевод статьи BBC

Люди буквально одержимы тайм-менеджментом. В то время как одни жалуются, что ничего не работает, другие потрясают своими низкотехнологичными молескинами, или говорят, что не могут жить без мобильных приложений.

Истории всегда начинаются обнадеживающе, а заканчиваются минорной нотой. Шарлота Бордвей, предприниматель из Херефордшира (Великобритания), опробовала всевозможные приложения, пособия и техники – потратила часы, чтобы улучшить свои навыки, и все еще ее не оставляет ощущение, что время буквально вытекает сквозь пальцы. «Я до сих пор кажусь себе недостаточно организованной, чтобы ставить цели и достигать их», – объясняет Бордвей.

Анна Сесилия Кале, аспирант из Остина (Техас), задалась целью отслеживать большое количество задач, с которыми ей сложно справиться. Инструменты для учета рабочего времени – это, по сути, обещание: вы получите определенный уровень контроля над повседневной жизнью, как объясняет Кале. «Но, когда вы начинаете что-то делать, поначалу все идет хорошо, а затем прогресс останавливается».

Когда такое происходит, большинство людей переключаются на другое подобное приложение или технику.

Их сотни – от незамысловатых списков дел до усложненных сервисов с тысячами функций. Это отдельный жанр интернет-инструкций – с бесчисленными блогами и видеосоветами. Многие университеты по всему миру предлагают курсы тайм-менеджмента. Но все еще слишком многие разочаровываются, когда ищут подходящие техники. Для одних людей и при одних условиях эти техники работают, а в других ситуациях оказываются совершенно бесполезными. Но почему так много тех, кому не удается управлять собственным временем. Возможно, существуют способы, которые бы позволяли делать больше за 24 часа?

Проблема продуктивности

После того как Калле не написала диссертацию в срок, она решила записаться на курсы тайм-менеджмента в своем университете. Это представлялось логичным итогом, т.к. ей и без того приходилось слишком много читать, посещать лекции, работать с книгами и веб-ресурсами. На курсах ей рассказывали, как использовать все многообразие инструментов для тайм-менеджмента, чтобы справляться с многочисленными задачами.

Она перепробовала несколько техник и обнаружила любопытную закономерность: мы всегда задаемся вопросом о нашей продуктивности, но редко спрашиваем себя о том, могли бы мы сделать больше.

И она права. Продуктивность ради продуктивности – то, к чему стремится большинство. По мнению Бреда Иена из Монреальского Университета Конкордия в этом кроется причина, почему столь многих разочаровывают инструменты для тайм-менеджмента. Приложения, как правило, пишутся разработчиками, которые придерживаются того убеждения, что людям необходимо постоянно превосходить себя. Но это заведомо проигрышная стратегия.

Пользователям поначалу представляется, что им по силам справиться с определенными задачами, но они упускают из виду то обстоятельство, что беспрерывно повышать продуктивность невозможно. Спустя несколько недель они становятся более продуктивными и вместе с тем разочарованными. Настоящая проблема кроется в том, что люди взваливают на себя слишком много и не понимают, в чем их настоящая мотивация. По словам Кристин Картер, старшего научного сотрудника Greater Good Science Center в Университете Беркли, это основная причина, по которой многие не находят эти инструменты полезными. Люди уж слишком полагается на силу воли, составляет длинные списки задач, «но мотивирует их не столько сила воли, сколько эмоции».

«Для большинства ощущение, что их любят, важнее собственной продуктивности, – считает исследователь. – И социальные сети как раз дают такое ощущение. Вы можете просматривать, сколько лайков набрал тот или иной пост, и чувство собственной значимости будет расти».  

Баланс

Но откуда тогда взялось ожидание, что человек будет способен делать больше и больше? Вспомним о временах, когда людей преимущественно работали на фабриках и заводах.

Рабочему на конвейере не нужно думать об управлении временем. Временем управляют за него. Сейчас же у офисные труженики располагают большей свободой, чтобы организовать свое время, – а отсюда и повышенные ожидания. «Свобода приходит с ответственностью: нужно больше думать о том, на что тратится время», – говорит Иен.

Многие профессионалы одновременно заняты в нескольких проектах, и еще им нужно находить время для семьи и друзей. А за допущенные просчеты винить придется только себя».

Итак, люди ощущают себя недостаточно продуктивными и выбирают какой-то инструмент, некоторое время успешно им пользуются, повышают требования к себе и вновь ощущают, что производительность снижается.

Как разорвать эту цепочку?

Даже когда четко намечены приоритеты, найти подходящий инструмент для тайм-менеджмента не всегда легко. Эти сервисы, как правило, связаны с окружением, в котором они используются, и с личными предпочтениями людей.

Одни более сознательны в отношении времени, чем другие: лучше понимают, сколько часов/минут нужно выделить на ту или иную задачу. Другие склонны к излишнему оптимизму и ошибкам в планировании. Некоторые предпочитают делать что-то одно в определенное время, другим же комфортнее работать в режиме многозадачности. Еще нормы и требования относительно времени в разных корпоративных культурах разные.

Инструменты для управления временем создаются отдельной группой людей: разработчиками ПО. «Мы всегда хотим решать проблемы, с которыми сталкиваемся сами. Самая распространенная – это, пожалуй, беспорядок на рабочем столе», – объясняет Эрнан Аракена, предприниматель из Венесуэлы, создавший Effortless, приложение для списка дел и таймер.

Не удивительно, что люди, работающие в технической сфере, – главные энтузиасты таких разработок. Одну из недавних книг по данному предмету – «Pick Three» – написала предприниматель и инвестор Рэнди Цукерберг (сестра Марка), и создатель Facebook Live.

Франческо Цирилло, автор популярной Техники помидора (идея в том, что день разбивается на отдельные отрезки по 25 минут). Цирилло, ветеран и консультант софтверной индустрии. А создатель техники 43Folders Мерлин Манн, проводит конференции для сотрудников компаний, среди которых Apple, Google и Adobe.

Аракена разработал Effortless после того, как разочаровался во многих приложениях, с помощью которых пытался рациональнее использовать собственное время. «Я часто менял инструменты», – объясняет он.

Вернувшись в конечном итоге к карандашу и записной книжке, обнаружил, что все же не хватает таймера, который бы сообщал, сколько времени остается на ту или иную задачу. Сейчас его разработка содержит только две эти базовые функции и ничего больше. «Мне не нужен швейцарский нож», – объясняет разработчик.

Многие популярные приложения и техники прошли похожий путь в своем развитии. Как конкретное решение специфической проблемы, с которой сталкивается один человек, а для кого-то другого – чья специфика работы отличается – данный инструмент будет непригоден.

Но не стоит беспокоиться о том, что определенный инструмент не универсален, ведь это все равно, что сожалеть, что чья-то обувь окажется вам не по размеру.

Все это звучит хорошо, когда человек работает на себя, но в условиях команды намного сложнее. Иногда компании покупают дорогостоящий софт со множеством функций, но людям бывает сложно понять, как все устроено, – говорит Эдуардо Альварес, основатель и гендиректор компании Workep, которая разрабатывает программный продукт для управления проектами.  

Зачастую инструменты не учитывают конкретный стиль работы пользователя. «Гибкость – важный аспект подобных инструментов, необходимо каждому участнику команды показать, что его работа может быть комфортной», – объясняет Альварес. Но гибкость важна и для другого: люди не всегда будут все успевать, и это не плохо – даже если вы управляете компанией-разработчиком софта для тайм-менеджмента. «Иногда я нахожу множество просроченных дедлайнов в моем инбоксе», – признается основатель технологической компании.

Как решить эту проблему? Альварес полагает, что технологии могут помочь, он советует вначале определиться с тем, что действительно важно.

Вы умрете – и это главное обстоятельство в тайм-менеджменте, которым зачастую пренебрегают. «Когда-то месту для кладбища отводилась центральная часть города, сейчас большинство из них находится вне поля зрения, чтобы у людей было поменьше поводов думать о смерти», – объясняет Иен. – В современном обществе вообще мало напоминаний о конечности нашего существования, и о том, что в жизни важен контроль, чтобы наслаждаться каждым ее мгновением».

Всерьез задумавшись о то, что человек смертен, Иен решил не обращать внимания на ожидания других и создать свои собственные правила. Он встает в 9 утра после 9-часового сна и работает только 4 часа в день.

Подпись к его имейлам сообщает, что он проверяет почту только по выходным в час ночи. Он ходит в спортзал и ежедневно читает, иногда это помогает найти важную информацию для исследований.

Иен пользуется многими инструментами: списками дел, календарями и таймерами. Но широкий выбор инструментов – не самое главное. Разработчик советует не загружать себя работой с помощью приложений, а попытаться взять под контроль собственную жизнь и затем уже структурировать работу вокруг нее – но не наоборот.

«Взять под контроль свою жизнь» – проще сказать, чем сделать.
Нужна ли мне эта работа? Хочу ли я детей? – все это вопросы, относящиеся к тайм-менеджменту. Во время своего выступления на TEDx Иен сетовал, что в тайм-менеджменте не учитывают философскую составляющую: когда нужно управлять временем, люди стараются не думать о таких вещах, потому что это сложно.

Священного Грааля не существует

Но, помимо сложных жизненных вопросов, есть простые шаги, которые может сделать каждый.

Для начала стоит помнить, что продуктивность – это не бесконечная гонка, а просто инструмент, сопряженный с определенными ограничениями. Во-вторых, экспериментируйте чаще, поскольку найти подход, который бы подходил именно вашим предпочтениям и привычкам, не так-то просто.

Многие люди, которые пренебрегают инструментами для тайм-менеджмента, все же «отдают себе отчет, что систематичность позволяет справляться со сложностями и быть креативными», а тем, кто строго живет по расписанию, Иен советует узнать, что такое жизнь без календарей и сделать передышку.

Яркие видео и оптимистичные блог-посты сервисов для тайм-менеджмента обещают легкий способ решения проблемы.       

Но когда пользователь устанавливает приложение, он отправляется в более сложный путь, чем это может казаться поначалу. Одна из героинь нашего рассказа в конце концов решила ограничиться простыми электронными таблицами. Другая, с свою очередь, поняла, что ей достаточно правила пяти секунд: сделать глубокий вдох, досчитать до пяти, а затем приступать к выполнению ненавистной задачи, какой бы сложной она ни казалась. Но никто из них пока еще не нашел Священный Грааль, и очень маловероятно, что он вообще существует.

В любом случае, есть один простой способ выстроить здоровые отношения с работой: не взваливать на себя непосильную ношу.

Если упомянутые способы вас не убедили, попробуйте это проверенное средство, ведь самокритика и самоограничение порой бывают губительны и не всегда способствуют производительности труда. По словам исследователей, такой подход провоцирует стресс, и та часть мозга, которая обычно отвечает за управление временем переходит на режим оффлайн.

13 главных ошибок тайм-менеджмента, которые не просто увидеть, но легко избежать

Оче­ред­ной день по­за­ди: вы упор­но ра­бо­та­ли, ни на что не от­вле­ка­лись и даже нор­маль­но не по­обе­да­ли, но зна­е­те, что дел мень­ше не ста­ло. Если это про­дол­жа­ет­ся уже дол­го, воз­мож­но, дело не в том, сколь­ко у вас ра­бо­ты, а в том, как вы ее ор­га­ни­зу­е­те. En­tre­pre­neur и Har­vard Busi­ness Re­view со­бра­ли 13 ло­ву­шек, в ко­то­рые мож­но по­пасть­ся, пла­ни­руя свое вре­мя, и рас­ска­за­ли, как их из­бе­жать.

Вы от­ри­ца­е­те про­бле­му

К со­жа­ле­нию, в сут­ках все­го 24 часа, и раз­мыш­ле­ния в духе «если бы у меня было по­боль­ше вре­ме­ни» на си­ту­а­цию ни­как не по­вли­я­ют, раз­ве что рас­стро­ят. По­доб­ные мыс­ли ме­ша­ют при­знать глав­ное — что-то ра­бо­та­ет не так, и это надо ис­пра­вить.

Вы пре­не­бре­га­е­те рас­по­ряд­ком дня

Не надо рас­пи­сы­вать все по­ми­нут­но, но со­ста­вить спи­сок за­дач на день и рас­ста­вить при­о­ри­те­ты бу­дет по­лез­но. По­трать­те на пла­ни­ро­ва­ние немно­го вре­ме­ни ве­че­ром: при­го­товь­те одеж­ду и обед на зав­тра, про­бе­ги­тесь по ка­лен­да­рю — это по­мо­жет вам под­го­то­вить­ся мо­раль­но и сэко­но­мит вре­мя утром.

Вы поз­во­ля­е­те сроч­но­му за­нять ме­сто важ­но­го

Меж­ду важ­ным и сроч­ным тя­же­ло вы­би­рать, но с этой си­ту­а­ци­ей люди стал­ки­ва­ют­ся ча­сто. Разо­брать­ся в при­о­ри­те­тах по­мо­жет мат­ри­ца Эй­зен­хау­э­ра: раз­де­ли­те лист бу­ма­ги на че­ты­ре ча­сти и рас­пре­де­ли­те за­да­чи по че­ты­рем квад­ран­там:

  • Сде­лать в первую оче­редь: все важ­ные за­да­чи, ко­то­рые необ­хо­ди­мо за­кон­чить се­го­дня.
  • Вне­сти в гра­фик: важ­ные за­да­чи, ко­то­рые не го­рят, и мо­гут до­ждать­ся сво­е­го вре­ме­ни в ка­лен­да­ре.
  • Де­ле­ги­ро­вать: сроч­ные, но ме­нее важ­ные за­да­чи, ко­то­рые мож­но пе­ре­дать кому-ни­будь дру­го­му.
  • Не де­лать во­об­ще: то, что не сроч­но и не важ­но, мож­но вы­черк­нуть или за­не­сти в спи­сок «воз­мож­но, од­на­жды, если бу­дет вре­мя».

Вы не де­ле­ги­ру­е­те

Мно­гие спе­ци­а­ли­сты и пред­при­ни­ма­те­ли гор­дят­ся тем, что они ма­сте­ра на все руки, но вме­ши­вать­ся в про­ект на каж­дом эта­пе нет необ­хо­ди­мо­сти. При­тор­мо­зи­те свое эго и де­ле­ги­руй­те вы­пол­не­ние спе­ци­фи­че­ских за­дач лю­дям, ко­то­рые за это от­ве­ча­ют. Если у вас свое дело, этот во­прос мож­но ре­шить с по­мо­щью фри­лан­се­ров.

Вы рано вста­е­те

Вста­вать по­рань­ше — один из са­мых ча­стых со­ве­тов по тайм-ме­недж­мен­ту от «успеш­ных пред­при­ни­ма­те­лей». С од­ной сто­ро­ны, если встать на час рань­ше обыч­но­го, по­явит­ся шанс нор­маль­но по­зав­тра­кать, по­за­ни­мать­ся спор­том, по­чи­тать или разо­брать по­чту, не от­вле­ка­ясь. Это мо­жет сра­бо­тать, но толь­ко если вы жа­во­ро­нок — в про­тив­ном слу­чае вы вста­не­те раз­би­тым и непро­дук­тив­ным. Вме­сто ран­них подъ­емов по­про­буй­те от­сле­дить пи­ко­вое вре­мя сво­ей про­дук­тив­но­сти и рас­пре­де­ли­те са­мые важ­ные дела на эти часы.

Вы пре­не­бре­га­е­те гиб­ко­стью

Слиш­ком жест­кий гра­фик — это про­бле­ма: если про­изой­дет что-то непред­ви­ден­ное и вы от­вле­че­тесь, все сло­ма­ет­ся. Остав­ляй­те хотя бы час в сут­ки на неза­пла­ни­ро­ван­ные дела. В обыч­ный день этот час обя­за­тель­но чем-то за­пол­нит­ся — вы смо­же­те про­ве­рить по­чту или сде­лать до­пол­ни­тель­ное дело из спис­ка, а если про­изой­дет что-то сроч­ное, вы смо­же­те за­нять­ся этим без ущер­ба для дру­гих дел.

Вы стра­да­е­те пер­фек­ци­о­низ­мом

Де­лать ра­бо­ту как мож­но луч­ше — хо­ро­шее стрем­ле­ние, но по­го­ня за иде­а­лом мо­жет за­тя­нуть сро­ки или за­ста­вить вас слиш­ком силь­но да­вить на кол­лег и под­чи­нен­ных. Важ­но со­блю­дать ба­ланс и при­дер­жи­вать­ся рас­пи­са­ния.

Вы пе­ре­оце­ни­ва­е­те ско­рость вы­пол­не­ния за­дач

Люди склон­ны пе­ре­оце­ни­вать сро­ки, в ко­то­рые они или окру­жа­ю­щие спра­вят­ся с де­лом. Вы за­кла­ды­ва­е­те в рас­пи­са­ние час, за­да­ча за­ни­ма­ет по­чти два — в ито­ге все сры­ва­ет­ся, а рас­пи­са­ние при­хо­дит­ся пе­ре­кра­и­вать. Что­бы из­бе­жать оши­бок пла­ни­ро­ва­ния, по­про­буй­те в те­че­ние неде­ли ве­сти днев­ник, и за­пи­сы­вать туда, как и на что вы тра­ти­те вре­мя — это улуч­шит ваше пред­став­ле­ние о соб­ствен­ных воз­мож­но­стях.

Вы уби­ра­е­тесь на сто­ле каж­дый день

Ра­бо­чий бес­по­ря­док под­сте­ги­ва­ет кре­а­тив­ность, по­это­му не сто­ит каж­дый день воз­вра­щать свой стол в иде­аль­ное со­сто­я­ние — это пу­стая тра­та вре­ме­ни. Ко­неч­но, речь не идет о гряз­ной по­су­де и фан­ти­ках — это не ги­ги­е­нич­но; или о том, что­бы раз­бра­сы­вать важ­ные до­ку­мен­ты — так вы рис­ку­е­те по­тра­тить кучу вре­ме­ни в по­ис­ках бу­маг. Убор­ка сто­ла по пят­ни­цам — от­лич­ное за­вер­ше­ние ра­бо­чей неде­ли.

Вы ра­бо­та­е­те без пе­ре­ры­ва

Го­во­рят, что Илон Маск ра­бо­та­ет по 80 ча­сов в неде­лю, но не сто­ит де­лать его сво­им иде­а­лом — это слиш­ком же­сто­ко по от­но­ше­нию к соб­ствен­ным ре­сур­сам. Лю­дям нуж­на пе­ре­за­ряд­ка, ина­че про­дук­тив­ность на­чи­на­ет па­дать, и в удар­ной ра­бо­те не оста­ет­ся смыс­ла. По­ста­рай­тесь де­лать пе­ре­ры­вы — хотя бы де­сять ми­нут про­гул­ки во вре­мя ра­бо­че­го дня, но в эти де­сять ми­нут вы долж­ны пол­но­стью от­клю­чить­ся от лю­бых дел.

Вы ище­те уни­каль­ный ме­тод пла­ни­ро­ва­ния

Все люди раз­ные: то, что по­до­шло од­но­му, мо­жет ока­зать­ся бес­по­лез­ным для дру­го­го, но не сто­ит пре­не­бре­гать об­щи­ми ме­то­да­ми, если они ка­жут­ся вам скуч­ны­ми или за­ез­жен­ны­ми. Если со­кра­тить ко­ли­че­ство мел­ких ре­ше­ний, ко­то­рые вы при­ни­ма­е­те за день, ваш мозг дей­стви­тель­но бу­дет мень­ше уста­вать, про­сто по­то­му что он так ра­бо­та­ет. По­это­му не спе­ши­те спи­сы­вать неко­то­рые со­ве­ты в утиль, толь­ко по­то­му, что они пе­ре­ста­ли быть све­жи­ми от­кры­ти­я­ми.

Вы мыс­ли­те ка­те­го­ри­я­ми «все или ни­че­го»

Но­вые при­выч­ки при­жи­ва­ют­ся с тру­дом, и если вы твер­до ре­ши­ли вы­сы­пать­ся, что­бы по­вы­сить свою про­дук­тив­ность, не сто­ит на­чи­нать с от­боя на два часа рань­ше. Де­лай­те ма­лень­кие шаги: при­глу­шай­те свет в спальне по ве­че­рам, от­во­ди­те ко­нец ра­бо­че­го дня на пла­ни­ро­ва­ние, что­бы обес­пе­чить себе бо­лее мяг­кий пе­ре­ход от ра­бо­ты к от­ды­ху, от­ме­чай­те, ко­гда у вас по­лу­ча­ет­ся сде­лать неболь­шой шаг на­встре­чу цели — так вы ско­рее до­бье­тесь же­ла­е­мо­го.

Вы не ав­то­ма­ти­зи­ру­е­те ре­гу­ляр­ные, но ред­кие за­да­чи

Вы быст­ро раз­де­лы­ва­е­тесь с еже­днев­ны­ми за­да­ча­ми, по­то­му что уже при­но­ро­ви­лись и вы­ра­бо­та­ли ме­ха­низм ра­бо­ты с ними, но ко­гда речь за­хо­дит о де­лах, ко­то­рые по­вто­ря­ют­ся ре­гу­ляр­но, но ред­ко — за­ме­на кар­три­джей в прин­те­ре или квар­таль­ный от­чет, вы на­чи­на­е­те ра­бо­тать мед­лен­нее, по­то­му что не помни­те наи­бо­лее эф­фек­тив­ный по­ря­док ра­бо­ты. Вы­ход — на­пи­сать ко­рот­кую ин­струк­цию, к ко­то­рой мож­но вер­нуть­ся и сэко­но­мить вре­мя на по­пыт­ках за­но­во оп­ти­ми­зи­ро­вать про­цесс.

«Плохой тайм-менеджмент — это проблема руководства, а не сотрудников» Статьи редакции

Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» — ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.

Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».

Более комплексная проблема — когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать её. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель — определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.

Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:

  • Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
  • Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
  • Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
  • На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
  • Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?

Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.

Сотрудники, у которых есть проблемы с тайм-менеджментом, могут испытывать стыд. Но это бесполезно. Они чувствуют, что неумение управлять временем — их личная проблема, хотя это навык, который нужно развивать и обсуждать.

— Мелани Нельсон, автор блога Beyond Managing

Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, — перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты — например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие — оставить для дальнейшей доработки.

Другой важный навык в командном тайм-менеджменте — умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу — чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.

Это большие траты времени и энергии, но вы строите более собранную и нацеленную на будущее команду. В долгосрочной перспективе это сохранит вам время.

— Брюс Талген

12 проблем с управлением временем (и способы их решения)

  1. Развитие карьеры
  2. 12 проблем с управлением временем (и способы их решения)
Автор: редакция Indeed

22 марта 2021 г. быть одним из самых важных — и сложных — элементов начала и поддержания успешной карьеры. Грамотное управление временем может помочь профессионалам выполнить нужный объем работы, оставаться энергичными и максимизировать свой карьерный и личный потенциал.Многие люди сталкиваются с трудностями при поиске правильной стратегии тайм-менеджмента для своей ситуации, и, к счастью, существуют стратегии для их преодоления. В этой статье мы определяем проблемы управления временем и делимся списком общих проблем управления временем с предложениями по их устранению.

Связанный: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

Что такое проблемы с тайм-менеджментом?

Проблемы с тайм-менеджментом — это проблемы, с которыми сталкиваются люди, пытаясь максимально повысить эффективность своей карьеры и личной жизни.Многие люди обычно считают, что время, доступное для определенных личных и профессиональных задач, несколько ограничено или что потребности в этом времени превышают то, что доступно. Они также могут столкнуться с целым рядом предполагаемых препятствий на пути эффективного использования этого ограниченного времени. К счастью, можно определить и решить проблемы управления временем, чтобы оптимизировать свою карьеру.

Связанный: 20 способов извлечь пользу из тайм-менеджмента

Советы по управлению временем

Если тайм-менеджмент является областью вашего роста, вам может быть приятно узнать, что другие люди тоже сталкивались с подобными проблемами.Это также может помочь узнать, как другие решали эти проблемы. Чтобы вдохновить вас на развитие тайм-менеджмента, вот несколько распространенных проблем с тайм-менеджментом и способы их решения:

1. Низкая мотивация

Иногда поиск мотивации для выполнения важных задач может стать первым препятствием на пути к правильному тайм-менеджменту. Например, вы могли столкнуться с ситуацией, когда у вас достаточно времени для выполнения определенной задачи, но вам не хочется этого делать, и поэтому она остается невыполненной. Может показаться, что усилия превышают уровень вашей энергии в конкретный день, или это может быть связано с уровнем вашего энтузиазма по поводу конкретной задачи.

Поиск мотивации — обычная проблема, и, к счастью, эту проблему управления временем можно решить. Попробуйте определить что-то в задаче, которая вас не мотивирует, но которая вас интересует, и сосредоточьтесь на этой части проекта. Вы также можете определить, как ваша задача поможет вам достичь другой, но связанной с ней цели, которая важна для вас. Например, если вам нужно переместить много полок с файлами, чтобы освободить место для новых, подумайте о новых интересных проектах, которые будут размещены в этом новом открытом пространстве.

2. Привычка прокрастинировать

Прокрастинация — это распространенный опыт откладывания задачи до тех пор, пока до крайнего срока не останется немного времени. Люди могут откладывать дела на потом по разным причинам, включая привычку, перфекционизм и неясные цели. Хорошая новость заключается в том, что можно победить прокрастинацию и эффективно достигать своих целей.

Один из способов избавиться от прокрастинации — установить таймер на короткий период времени и начать работать, сказав себе, что вы можете остановиться в конце этого времени, если вам больше не хочется работать.Многие люди обнаруживают, что их импульс сохраняется еще долго после этого начального периода работы, и что они, как правило, не желают откладывать эту задачу дальше. Разбивка ваших целей на подробный график также может помочь, предоставляя промежуточные сроки перед окончательным.

Связанный: Советы по преодолению прокрастинации

3. Слишком мало времени

Некоторые люди сталкиваются с проблемой управления временем, когда для достижения своих целей слишком мало времени. Это может быть результатом множества необходимых целей, и эти задачи могут быть одинаково важными.Это чувство может также быть связано с большим количеством менее важных и непосильных задач.

Если вы чувствуете, что у вас слишком много задач и слишком мало времени, чтобы закончить их, вы можете попробовать расставить приоритеты в своем списке дел и исключить задачи, которые не имеют реальных последствий, если их не выполнить. Вы также можете попробовать делегировать задачи другим людям в вашей команде, которым вы доверяете.

4. Попытка многозадачности

Многозадачность иногда кажется эффективным способом управления временем.Однако часто из-за многозадачности выполнение этих задач занимает больше времени, чем обычно. Это связано с тем, что многозадачность предполагает быстрое переключение между задачами, что может привести к перегрузке процессов принятия решений человеком. Многозадачность иногда также может влиять на качество работы, потому что вы никогда не уделяете все свое внимание одной задаче.

Если возможно, попробуйте сосредоточиться на одной цели за раз. Вы можете обнаружить, что это делает вашу работу более эффективной и результативной, а также более качественной. Если вы работаете в ситуации, которая не позволяет выполнять одну задачу, например, при обслуживании в ресторане, попробуйте использовать списки или время от времени делать перерывы, чтобы снять часть умственного напряжения.

5. Излишнее резервирование

Взятие на себя слишком большого количества задач может стать проблемой для тайм-менеджмента. Хотя часто легко принимать новые задачи с энтузиазмом, иногда в действительности время, необходимое для их выполнения, превышает доступное время.

Прежде чем браться за новые необязательные задания и задачи, тщательно взвесьте текущую рабочую нагрузку. Вы можете запросить оценку времени, необходимого для выполнения работы, например, если она выполняется внештатно, или оценить, сколько времени, по вашему мнению, это займет.Если вы уже перегружены, подумайте о том, чтобы попробовать другую стратегию управления временем, такую ​​как делегирование или совместная работа.

6. Недостаток отдыха

Иногда трудолюбивые люди спят меньше часов в день или предпочитают избегать перерывов в надежде иметь дополнительное время для большей продуктивности. Сокращение или устранение выходных может показаться продуктивным в краткосрочной перспективе, но обычно это делает вас менее эффективными из-за отсутствия отдыха. Производительность часто увеличивается с хорошо отдохнувшей энергией.

Если можешь, отдыхай, когда нужно и когда можешь.Попробуйте установить постоянный график сна, чтобы обеспечить достаточный отдых ночью, и обязательно проконсультируйтесь со специалистом, если вы подозреваете, что проблемы со сном носят медицинский характер. Подумайте о том, чтобы делать перерывы в течение дня, чтобы освежить свою энергию.

7. Забываете делегировать полномочия

Еще одна проблема, с которой вы можете столкнуться, — знать, когда делегировать полномочия. Многие профессионалы любят выполнять задачи самостоятельно. Однако иногда это может стать проблемой при управлении временем, когда задач слишком много, а времени на их выполнение не хватает.

Рассмотрите возможность делегирования задач членам команды, которым вы доверяете. Если есть люди, у которых в расписании больше времени и которые способны выполнить работу, которую необходимо сделать, вы можете обнаружить, что просьба их вмешаться может освободить вас для выполнения меньшего количества задач с большим успехом. Если вы являетесь членом команды, а не тем, кто может напрямую делегировать полномочия, подумайте о сотрудничестве с коллегами, чтобы повысить эффективность управления временем в вашей команде.

8. Недостаток организованности

Многие люди также считают, что беспорядок может мешать их управлению временем и производительности.Организованность часто является важным элементом хорошего тайм-менеджмента, потому что это помогает вам тратить больше времени на достижение целей и меньше времени на переключение между задачами или поиск предметов.

Попробуйте вести список дел, чтобы систематизировать свои задачи, или используйте физический или цифровой планировщик, чтобы упорядочить свою повестку дня. Подумайте о реорганизации своего физического пространства, чтобы упростить рабочий процесс. Беспорядок иногда может помешать продуктивному управлению временем, поэтому вы можете каждый день уделять какое-то время уборке своего рабочего места.

9. Множественные отвлекающие факторы

Такие отвлекающие факторы, как чрезмерное общение, электронные устройства и менее важные задачи, иногда могут мешать эффективному управлению временем на рабочем месте. Многие из этих видов отвлекающих факторов настолько распространены, что их легко не заметить, и можно даже не заметить, что они снижают вашу продуктивность.

Чтобы повысить концентрацию внимания и уменьшить количество отвлекающих факторов, попробуйте настроить свое рабочее пространство в соответствии с предпочитаемым вами режимом фокусировки.Защитите свое рабочее место от отвлекающих факторов, используя индикаторы того, что вы работаете, такие как наушники или даже закрывая дверь, если это соответствует культуре вашей компании. Рассмотрите возможность размещения телефона или других электронных устройств в другом конце комнаты, отключения звука или полного отключения звука, если у вас есть другой способ получать важную информацию. Попробуйте встроить в свой день структурированные перерывы для этих занятий.

10. Жесткое планирование

Чрезмерно жесткое планирование иногда может быть такой же проблемой управления временем, как и дезорганизация.Перебои, скорее всего, будут возникать в течение дня, даже при самом лучшем планировании. Это нормальный опыт, и он также часто создает проблему управления временем.

Постарайтесь помнить о ценности гибкости, когда возникают неизбежные перерывы. Подумайте, как вы могли бы встроить эти дополнительные задачи или побочные проекты в свои общие цели на день. Например, если у вас деловой обед в другом городе, и вам также нужно передать чертежи подрядчику, подумайте о том, чтобы проявить гибкость, объединив эти задачи в одну поездку вне офиса.

11. Проблемы с расстановкой приоритетов

Знание того, какие задачи являются наиболее важными и срочными, может быть важным навыком тайм-менеджмента. Различные заинтересованные стороны могут иметь ожидания, которые отличаются от вашего собственного понимания того, как расставить приоритеты задач на работе, и полный список дел также может усложнить эту задачу управления временем.

Если расстановка приоритетов является одной из ваших задач по управлению временем, попробуйте использовать визуальный инструмент расстановки приоритетов, например графический органайзер или диаграмму. Вы также можете попытаться сотрудничать с коллегой или даже обратиться к доверенному наставнику, чтобы помочь решить, какие задачи являются наиболее важными в данный период времени.

См. также: Как расставить приоритеты задач на рабочем месте

12. Перфекционизм

Внимание к деталям может быть ценным активом на рабочем месте. Однако, когда приоритеты выходят за рамки умеренности, перфекционизм может помешать продуктивному управлению временем. Это связано с тем, что эта привычка может заставить вас тратить больше времени, чем необходимо, на детали, которые могут не оказать существенного влияния на общий результат вашей работы.

Если вы обнаружите, что перфекционизм мешает вашему тайм-менеджменту, попробуйте включить показатели успеха в свой список дел.Таким образом, у вас будет напоминание о ваших предполагаемых результатах, которое поможет вам не забыть перейти к следующей задаче, когда это необходимо.

10 распространенных ошибок управления временем, которые замедляют вашу работу

Почему-то уже 3 часа дня, а вы все еще работаете над той же небольшой задачей, которую начали сегодня утром. Ваш список дел накапливается, вы сильно отстаете от графика, и теперь пришло время для двух часов подряд звонков в Zoom. Угу.

Большинство из нас были в подобной ситуации, и многие из нас оказывались в ней почти каждый день.Несмотря на все наши усилия, направленные на то, чтобы эффективно организовать свое время, не отставать от графика и выполнять все наши задачи, нам все еще трудно держать все под контролем.

Читайте также: Как самые занятые люди в SaaS управляют своей электронной почтой

Поэтому вместо того, чтобы создавать бесконечные списки дел, найдите время, чтобы определить корень вашей проблемы с управлением временем. Что вы делаете не так и где ваше время ускользает?

Чтобы помочь, давайте рассмотрим 10 распространенных ошибок, которые мешают вашему рабочему процессу и не позволяют уложиться в сроки.

1. Неспособность расставить приоритеты

Определение ваших приоритетных задач может быть сложной задачей, если большинство ваших задач требуют одинакового уровня самоотверженности. Например, возможно, вы только что начали работать над высокоприоритетной задачей и находитесь в процессе мозгового штурма с блестящими идеями со своей командой, когда один из ваших коллег внезапно отвлекает ваше внимание, указывая, что вам нужно переключить внимание на более важную задачу. актуальная проблема, которая только что возникла.

Такого рода ситуации неизбежны, но ключ в том, чтобы научиться расставлять приоритеты, а выяснение того, как это сделать, требует времени.Такие инструменты, как Матрица приоритетов действий или Google Keep, помогут вам расставить приоритеты и поддерживать стабильный уровень производительности. Если вы увлекаетесь ручкой и бумагой, новый фаворит — Планировщик полного фокуса.

2. Начинать свой день поздно

Ваши усилия по выполнению повседневных задач ни к чему не приведут, если вы не начнете свой день рано или, по крайней мере, вовремя. У самых влиятельных лидеров есть одна общая черта: они рано встают. Начав свой день поздно, вы почти гарантированно будете чувствовать себя в спешке в течение всего дня.«Рано» у всех разное, поэтому взгляните на свой распорядок дня и выясните, когда ваш день должен начинаться и заканчиваться .

3. Неэффективное планирование задач

Уровень нашей продуктивности меняется не только изо дня в день, но и у разных людей. В то время как некоторые люди достигают пика своей продуктивности в момент пробуждения, другие, как правило, проявляют свой максимальный потенциал после захода солнца. Самый простой способ сбалансировать свое время — выяснить, когда у вас пиковое время, и выделить это время для выполнения первоочередной работы, а не распределять его на выполнение менее важных, повторяющихся задач.

4. Прокрастинация

Промедление, вероятно, ваш злейший враг. Нет ничего более пагубного для вашей концентрации и истинного потенциала, чем хождение по кругу и оправдание того, что вы не взялись за настоящую работу. Это не только создает огромное количество невыполненных работ, но и заставляет вас чувствовать вину за то, что вы не начали свою работу, особенно если она срочная.

Лучший способ избежать этого сценария — посвятить определенное количество времени только начиная с .Это разбудит ваше воображение, привлечет ваше внимание, и вскоре вы будете полностью вовлечены в проект. Если это не сработает, попробуйте разбить задачу на несколько выполнимых частей.

5. Неумение справляться с отвлекающими факторами

Хотя различные каналы связи и платформы социальных сетей позволяют нам легче общаться, они также сильно отвлекают. Поднимите руки, если вы когда-либо хотели «быстро» пролистать ленту в Твиттере или Инстаграме и на самом деле потратили, например, час или больше.

Будь то телефон, который продолжает звонить, или уведомления, которые вы постоянно получаете из чата или групп в социальных сетях, они прерывают наш рабочий процесс и нарушают наш творческий процесс. Отключите все уведомления и закройте Slack, запланируйте время без помех и минимизируйте время, которое вы тратите на вещи, которые не сильно влияют на вашу работу.

6. Недооценка времени, необходимого для завершения чего-либо

Одна из самых распространенных ошибок, в которую склонны впадать самые амбициозные люди, заключается в неправильном расчете времени и энергии, которые им потребуются для выполнения той или иной задачи.Такое поведение типично для успешных людей типа А, которые думают, что могут держать все под контролем и никогда не отказываются от возможностей, какими бы сложными они ни были.

Если вы страдаете от того же недуга, у тренера по продуктивности Кимберли Медлок есть решение: запишите количество времени, которое вам потребуется для выполнения каждой из задач в вашем списке дел. Она также рекомендует на этот раз удвоить . Например, если одна задача занимает 20 минут, выделите 40 минут. Довольно часто люди недооценивают время, необходимое для того, чтобы что-то сделать.

7. Многозадачность

Стремясь стать опытными в том, что мы делаем, мы обычно попадаем в ловушку многозадачности. Теоретически многозадачность возможна, если вам нужно справиться с нагрузкой. Однако выполнение многих дел одновременно не позволяет вам сосредоточиться на всех задачах в равной степени и отнимает гораздо больше времени, чем выполнение задач в последовательности. Другими словами, если вы хотите хорошо справляться с многозадачностью, вам нужно быть сверхорганизованным и поддерживать высокий уровень концентрации, творчества и точности.

В конце концов, многозадачность не для всех, поэтому тщательно выбирайте сражения. Всякий раз, когда позволяют обстоятельства, забудьте о многозадачности и сосредоточьтесь на одной задаче за раз. Это поможет вам выполнить работу качественно и даст вам ощущение завершенности.

8. Быть занятым или быть эффективным

Как бы нам ни хотелось сосредоточиться на важной работе, иногда мы теряем контроль и обнаруживаем, что делаем кучу малоприоритетных дел, которые не только поглощают нашу энергию и время, но и практически не влияют на конечный результат. мы пытаемся достичь.

Чтобы избежать этого сценария, спросите себя:

  • Это полезно?
  • Как это способствует достижению конечной цели?
  • Можно ли делегировать?

Если у вас есть какие-то мелкие задачи, попробуйте их сгруппировать. Например, вместо выполнения одной задачи каждый день выполняйте три дня мелких задач за один день.

9. Быть перфекционистом

Вся наша жизнь — это процесс обучения. Каждый раз, когда мы погружаемся в новый проект, мы сталкиваемся с рядом препятствий, но мы также учимся преодолевать их по пути.Хотя вы должны стремиться к совершенству, имейте в виду, что иногда сделанное лучше, чем идеальное.

Это восходит к расстановке приоритетов. Ваше время ограничено, и если вы не хотите работать сверхурочно, вам придется иногда довольствоваться хорошим — не позволяйте совершенству быть врагом хорошего, как говорится.

10. Пропуск перерывов

Независимо от того, работаете ли вы над срочным заданием или рядом малоприоритетных, выделите время для перерывов. Согласно исследованию Draugiem Group, наш мозг просто не приспособлен для того, чтобы концентрироваться в течение восьми часов.Единственное разумное решение — отойти в сторону и заняться чем-то, не связанным с вашей работой, — поесть, прогуляться, заняться спортом или просто ничего не делать и расслабиться. Это должно помочь вам очистить мысли и получить больше психологической энергии для предстоящей работы.

Найдите время, чтобы найти время

Действительно, большая часть продуктивности сводится к трате времени планированию. Когда вы чувствуете себя раздавленным кучей работы, тратить время на составление списка дел, блокировать свое расписание или расставлять приоритеты задач может показаться пустой тратой времени, но прекращение планирования сэкономит вам время и нервы. в конце концов.

Примечание редактора: этот пост был впервые опубликован в августе 2017 года и обновлен в марте 2021 года.

8 самых распространенных проблем с управлением временем (и как их решить)

Мешают ли проблемы с управлением временем завершить список дел?

Вам кажется, что времени в сутках всегда не хватает?

Вам кажется, что члены вашей проектной группы быстро выполняют свой список дел, пока вы изо всех сил пытаетесь выполнить свой?

Как будто у тебя меньше времени, чем у всех остальных.

Однако гораздо более вероятно, что вы стали жертвой плохого управления временем . К счастью, решить эту проблему относительно легко — все, что вам нужно, — это несколько эффективных методов тайм-менеджмента!

В этом подробном руководстве мы объясним, почему люди борются с тайм-менеджментом, основные проблемы и способы их решения.

Эта статья содержит: 

(Нажмите на ссылку, чтобы перейти к нужному разделу) 

Приступим.

8 Типичные проблемы управления временем (с решениями)

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса или студентом, эффективное управление временем является неотъемлемой частью продуктивности.

Мы рассмотрим восемь наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются люди при совершенствовании своих навыков тайм-менеджмента. Мы также обсудим некоторые потенциальные решения, которые вы можете попробовать, чтобы свести к минимуму неблагоприятные последствия.

1. Неиспользование технологий

Несмотря на то, что технологии принесли много новых отвлекающих факторов, вы можете использовать технологии, чтобы помочь улучшить ваше внимание .

Вы можете использовать список дел приложений, таких как Todoist или Google Tasks, чтобы следить за тем, что вам нужно выполнить.В качестве альтернативы, если вы хотите свести к минимуму искушение проверить свой смартфон, большинство этих приложений также доступны для настольных платформ.

Хотя создание списка дел кажется достаточно простым, если вы не используете его должным образом, он не будет эффективным.

Итак, прежде чем приступить к созданию списка дел, помните о следующих моментах: 

  • Не добавляйте в список слишком много пунктов: слишком много дел.
  • Наградите себя: В таких приложениях, как Todoist, есть система достижений, в которой вы получаете значки за выполнение заданий.
  • Включайте только задачи, а не цели и задачи: Цели и задачи — это более масштабные устремления, для выполнения которых требуется более одного дня работы.

Кроме того, вы можете использовать инструменты отслеживания производительности, такие как Time Doctor , чтобы знать, на что тратится ваше время. Отслеживая и собирая данные о рабочем дне, вы получаете информацию, необходимую для стратегических улучшений.

Time Doctor отслеживает все действия в течение рабочего дня, предоставляя вам полезную информацию в режиме реального времени для улучшения вашего управления временем.

Данные о рабочем дне из Time Doctor:

  • Общее количество отработанных часов на пользователя.
  • Разбивка производительности по дням, неделям или месяцам.
  • Время начала и окончания.
  • Наиболее часто используемые веб-сайты и приложения.
  • Лучшие проекты и задачи по отработанным часам.
  • Ежедневный обзор графика.

2.Частое отвлечение

Исследование Harvard Business Review показало, что среднестатистического человека прерывают 50-60 раз в день, причем 80% этих отвлеканий не имеют значения.

Положительное отвлечение время от времени может помочь улучшить вашу способность сосредоточиться.

Психологи говорят о том, как мы можем использовать отвлекающие факторы, чтобы избавиться от вредных привычек и свести к минимуму стресс и беспокойство. Некоторые положительные отвлекающие факторы включают в себя прослушивание музыки или чтение в течение короткого времени.

Однако частое отвлечение на может стать самой большой проблемой для вашего рабочего процесса.

Независимо от того, что вас отвлекает: электронная почта, социальные сети, текстовые сообщения или телефонные звонки от клиентов, вам нужен эффективный метод борьбы с нежелательными помехами.

Вы можете обновить свой статус в Slack или надеть наушники с шумоподавлением, чтобы люди не беспокоили вас.

Кроме того, постарайтесь каждый день выделять один час на работу только над одним проектом.После того, как вы сформировали привычку, попробуйте увеличить продолжительность или частоту сеансов.

3. Многозадачность

Хотя это может показаться противоречивым, многозадачность совсем не повышает производительность.

На самом деле имеет обратный эффект.

Исследования показали, что многозадачность может снизить вашу продуктивность на 20-40% .

Это потому, что ваш мозг настроен на то, чтобы сосредотачиваться на чем-то одном. Распределяя свое внимание между несколькими задачами, вы в конечном итоге тратите больше времени на создание чего-то более низкого качества.

Вместо этого старайтесь выполнять одну задачу за раз.

Если вы постоянно замечаете, что работаете над несколькими делами одновременно, постарайтесь записывать все, что вы делаете. Со временем вы начнете замечать закономерности, на которые сможете обращать больше внимания в будущем.

Кроме того, постарайтесь быть внимательным к задаче, над которой вы работаете.

Даже если вы не работаете в режиме многозадачности, вам нужно убедиться, что вы присутствуете в данный момент. Не поможет работа над заданием, если ваши мысли где-то в другом месте.

Помните об этих моментах, чтобы улучшить качество вашей работы и обеспечить более здоровый баланс между работой и личной жизнью.

4. Прокрастинация

Прокрастинация — основная причина, по которой нам трудно выполнять повседневные задачи. Исследования показали, что прокрастинация — это психологическая реакция на вызывающие эмоции.

Одним из основных факторов, способствующих прокрастинации, является ощущение, что мы не выбрали для выполнения задачи.

Другой думает, что мы рискуем своей самооценкой.Если мы боимся, что результат проекта приведет к резким изменениям в нашем восприятии самих себя, мы, скорее всего, не будем этого делать.

Однако последствия прокрастинации могут сказаться на вашем общем самочувствии.

Одно исследование показало, что высокий уровень прокрастинации связан с более низкой заработной платой, меньшей продолжительностью работы и большей вероятностью остаться без работы.

Итак, вот несколько методов, которые вы можете попробовать, чтобы уменьшить вероятность прокрастинации: 

  • Измените свой внутренний диалог: Старайтесь избегать таких фраз, как «надо» или «должен», которые подразумевают, что у вас нет Выбор.Вместо этого выберите такие слова, как «Я выбираю», чтобы почувствовать себя сильнее.
  • Используйте метод «сложнее сначала»: Как следует из названия, начинайте свой день с выполнения наименее приятной работы. Чем раньше вы избавитесь от них, тем быстрее вы сможете работать над более интересными проектами.

5. Использование мобильного телефона для ответа на сообщения 

Может показаться более удобным иметь рабочие приложения на мобильном телефоне .

В конце концов, вы можете отвечать на электронные письма клиентов и сообщения Slack на ходу.

Однако это может нанести ущерб вашему тайм-менеджменту и продуктивности.

Почему?

В вашем телефоне слишком много отвлекающих факторов . После того, как вы ответили на это письмо, вы можете увидеть уведомление в Instagram, и следующее, что вы знаете, прошло 30 минут.

Быстрый способ предотвратить это — по возможности не пользоваться мобильным телефоном.

Попробуйте завести привычку открывать папку «Входящие» на компьютере, особенно в часы пиковой производительности.Таким образом, вы можете выключить телефон и убрать его.

Если вы не нужны для выполнения важной задачи, нет необходимости немедленно отвечать на каждое электронное письмо.

6. Недостаток энергии

Будь то результат недосыпания или плохого питания, вы не можете надеяться достичь своих целей на день без энергии .

Если у вас есть определенное время, когда вы должны приходить на работу, попробуйте ложиться спать немного раньше и начинать день со здорового завтрака.

Пообедайте в середине дня и уделите время регулярным физическим упражнениям. Это улучшит ваше здоровье и продуктивность.

Кроме того, важно помнить, что не все работают одинаково — поэкспериментируйте, назначая более сложные задачи на разное время дня. Вы можете обнаружить всплески производительности позже, в то время как другие предпочитают работать утром.

7. Быть занятым, а не эффективным

В то время как быть занятым часто является синонимом продуктивности, верно и обратное.

Мы часто оказываемся в ловушке шквала низкоприоритетных задач, которые истощают нашу энергию и разрушают нашу рабочую среду. Проблема в том, что это может привести к ненужному стрессу .

Чтобы не тратить слишком много времени на неважные дела, спросите себя, полезен ли проект, над которым вы работаете, и как он способствует достижению конечной цели.

Если вы обнаружите, что у вас есть несколько второстепенных задач, попробуйте сгруппировать их и выполнить в один и тот же день, а не распределять их по времени.

Одним из наиболее эффективных методов для этого является приоритет матрица .

Матрица приоритетов — это мощный инструмент управления временем и проектами.

Он состоит из четырех квадрантов, которые разбивают задачи на два элемента: срочность и важность, а также воздействие и усилия.

Квадрант 1 – Быстрые победы: этот квадрант состоит из задач высокой ценности. В этот квадрант входят как критические, так и срочные задачи.

Квадрант 2 – Крупные проекты: Вы должны заполнить этот квадрант задачами, не имеющими четких сроков.Они по-прежнему важны, но не зависят от времени.

Квадрант 3 – Заполнители: это менее важные задачи с гибкими сроками. Попробуйте делегировать эти задачи.

Квадрант 4 – Неблагодарные задачи: Эти задачи, как правило, занимают много времени с минимальным влиянием на конечную цель. По возможности старайтесь избегать этих задач, поскольку они отвлекают от более важных проектов.

8. Не делать перерывов

Может показаться, что время, которое вы не тратите на работу, тратится впустую, но на самом деле, если вы дадите своему мозгу время на перезарядку, это может уменьшить последствия плохого управления временем.

Неважно, работаете ли вы над важным проектом или выполняете мелкие поручения; дать вашему мозгу время расслабиться — это одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать.

Исследование показало, что наш мозг не предназначен для восьми часов непрерывной работы.

Включите регулярные перерывы в свой рабочий график и используйте такие инструменты, как Календарь Google, чтобы не отставать от графика.

Эффективным методом для того, чтобы вы не работали слишком долго, является техника Pomodoro .

В этой технике тайм-менеджмента все, что вам нужно, это таймер и список дел.

Начните с установки таймера на 25 минут и сосредоточьтесь на одном проекте, пока таймер не закончится. По истечении 25 минут запишите, что вы сделали, и сделайте пятиминутный перерыв.

Сделайте это четыре раза, затем сделайте перерыв на 15-30 минут.

Есть два ключевых правила, которым вы должны следовать, чтобы получить максимальную отдачу от этой техники: 

  • Если для проекта требуется более четырех помидоров (т.д., 25-минутные сеансы), разбейте его на достижимые задачи.
  • Если задача требует меньше одного помидора, сгруппируйте ее с другими простыми задачами.

Почему управление временем может быть сложной задачей

Существует множество советов о том, как улучшить свои навыки управления временем.

Тем не менее, важно понять , почему вы боретесь, прежде чем решать, как лучше управлять временем.

Вот четыре причины, по которым управление временем кажется большинству людей сложной задачей:

1.Плохая организация 

Прежде чем приступить к планированию, вам необходимо иметь представление об общей картине и о том, как ее достичь в отведенное время.

Организационные навыки одинаково важны для повышения продуктивности в профессиональной и личной жизни.

Без изучения таких новых навыков ваша производительность пострадает, что может помешать вашему профессиональному росту, что приведет к снижению удовлетворенности сотрудников.

Кроме того, существует корреляция между организаторскими способностями и вашим психическим и физическим здоровьем.

Неорганизованность приводит к повышенному уровню стресса и беспокойства, что приводит к таким физическим симптомам, как головная боль и боль в спине.

2. Не расставлять приоритеты

Вы не можете надеяться повысить свою производительность, принимая неверные решения.

Отсутствие расстановки приоритетов — распространенная проблема, с которой сталкиваются люди, и одна из самых распространенных причин напрасной траты времени. Если вы не знаете, как начать рабочий день, вы не сможете выделить достаточно времени на его завершение.

Более того, расстановка приоритетов имеет решающее значение для достижения долгосрочных целей.

Без эффективной постановки целей вам может быть трудно доказать свою ценность своему руководителю. Все это может привести к снижению вовлеченности сотрудников.

3. Быть перфекционистом

Стремление к совершенству — это хорошая идея, но не позволяйте этому снижать вашу производительность.

Как сотруднику важно помнить, что каждый новый проект, за который вы беретесь, может представлять собой новый набор препятствий, которые необходимо преодолеть.Стремитесь завершить проект в меру своих возможностей, но имейте в виду, что у вас нет времени, необходимого для идеального выполнения каждой задачи.

4. Не говорить «нет»

Время — самый ценный ресурс, который у нас есть, и иногда у нас просто не хватает времени на выполнение задачи.

В таких ситуациях можно сообщить вашей команде, что вы не можете этого сделать.

Если вы привыкли отвечать «да» на большинство вопросов, поначалу это может показаться сложным.

Однако единственный способ, которым у вас будет время для выполнения задач, которые вы хотите, это если вы иногда говорите нет . Вместо того, чтобы брать на себя непосильную рабочую нагрузку, сначала сосредоточьтесь на том, чтобы хорошо выполнить несколько задач.

Заключительные мысли

Хотя грамотное управление временем является важным навыком, овладеть им бывает непросто. Когда за ваше внимание борются разные вещи, возможность сесть и работать последовательно может стать проблемой.

Тем не менее, необходимо учитывать опасности проблем с управлением временем.

Воспользуйтесь советами по тайм-менеджменту, которые мы здесь рассмотрели, и вы заметите повышение своей продуктивности.

Не забывайте реалистично составлять списки дел, расставляя приоритеты. Не недооценивайте время, необходимое для выполнения каждой ежедневной задачи, и обязательно делайте регулярные перерывы.
Получив более глубокое понимание своих привычек и рабочих процессов, вы обнаружите, что ваши навыки управления временем естественным образом улучшатся.

Лиам Мартин — соучредитель Time Doctor — одного из ведущих в мире программ для учета рабочего времени для удаленных команд.Он также является соорганизатором Running Remote, крупнейшей в мире конференции по удаленной работе.

 
Получайте больше подобных материалов

В папке «Входящие»

Подпишитесь на нашу рассылку и получайте интересные материалы по удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Как решить наиболее распространенные проблемы, вызванные неправильным управлением временем – Блог Clockify

Насколько хороши ваши навыки тайм-менеджмента?

Независимо от того, где вы находитесь на шкале — боретесь ли вы с этим или близки к освоению (или находитесь где-то посередине) — всегда есть возможности для совершенствования.

В этой статье мы рассмотрим:

  • Признаки плохого управления временем, чтобы вы могли распознать их в себе и других;
  • Какие проблемы может вызвать плохое управление временем, поэтому мы можем признать важность хорошего управления временем;
  • Как нам не удается управлять временем, чтобы мы могли делать это лучше;
  • И, наконец, распространенные ошибки тайм-менеджмента и способы их решения, потому что все мы иногда их совершаем.

Признаки плохого управления временем

Это самые распространенные признаки плохого управления временем.Они вызывают ряд ошибок, которые мы обсудим далее в статье (и, конечно же, предложим решения).

Легко отвлекается

Трудно найти место, где ничто не будет отвлекать, но мы можем сделать все, что в наших силах, чтобы оптимизировать наше рабочее пространство, чтобы ничто не отвлекало.

Первый шаг — выяснить, что вас больше всего отвлекает. Эти уведомления на вашем телефоне? Разговариваете с коллегами? Уличные шумы?

После того, как вы выясните, что это такое, вам будет легче управлять им и избегать его.

Плохая пунктуальность

Мы все застряли в пробке или по какой-то причине не сработал будильник. Мы люди, и несчастные случаи случаются, но постоянно опаздывать — это нечто другое. Это неуважение к другим и их времени.

Эксперт по этикету Анна Муссон рассказала The Huffington Post Australia: «Существует множество причин, почему [кто-то опаздывает], но основная причина заключается в том, что в глубине души вы считаете свое время более ценным, чем чужое.

Несколько минут ожидания тут и там имеют тенденцию быстро накапливаться, что приводит к потере большого количества времени.

Отсутствующие сроки

Так же, как и опоздание, если оно случается редко и по уважительной причине, оно может быть занесено в графу «вещи случаются». С другой стороны, частое нарушение сроков серьезно подорвет вашу профессиональную репутацию.

Важно иметь возможность полагаться на людей, с которыми вы работаете, и доверять им, что они сделают свою часть работы, чтобы вы могли выполнять свою.Если люди не могут на вас положиться, они не захотят с вами работать.

Если вы часто срываете сроки, постарайтесь выяснить, почему. Наиболее распространенными причинами являются прокрастинация, неспособность эффективно организовать свое время или необходимость делегировать больше полномочий и отдавать их на аутсорсинг.

Всегда спешит

Вам кажется, что вы постоянно торопитесь? Кажется, никогда не хватает времени, чтобы сделать все, что вы запланировали?

Это может быть либо потому, что вы ждете до последней минуты, либо потому, что у вас слишком много дел, поэтому вы изо всех сил пытаетесь выполнить все задачи.

Что бы это ни было, оно вызывает стресс и негативно влияет на качество вашей работы. Планируйте свой день заранее, чтобы убедиться, что у вас достаточно времени и энергии на все.

Для этой цели вы можете использовать приложение для тайм-менеджмента или старый добрый список дел.

Выгорание

Возможно, худшим признаком плохого управления временем является угроза вашему здоровью.

Выгорание проявляется множеством симптомов: от физических (одышка, головокружение, ослабленная иммунная система и др.) до эмоциональных и поведенческих (умственное истощение, потеря мотивации, чувство беспомощности и ловушки и т. д.).

Лучший способ справиться с этим — дать себе передышку. Запланируйте время, чтобы отдохнуть и насладиться жизнью вне работы.

💡Узнайте больше о выгорании и о том, как с ним справиться:

Какие проблемы может вызвать плохое управление временем?

  1. Стресс . Плохое управление временем заставляет нас всегда торопиться, что приводит к большому количеству дополнительного стресса. Если вы знаете, что должны что-то сделать, но не делаете этого, приближаются дедлайны, а вы даже не близки к завершению, или вам нужно втиснуть двухнедельную работу в день или два — все это может быть избежать, организовав свое время лучше.
  2. Вечно опаздывать . Плохая пунктуальность — одна из наиболее частых проблем, вызванных неправильным управлением временем. Время уходит легко, но опоздание заставляет людей воспринимать вас как ненадежного человека.
  3. Разрушение профессиональной репутации . Идеальным коллегой не является тот, кто всегда опаздывает и не соблюдает сроки. Большинство людей понимают, если это происходит один раз и у вас есть веская причина, но если у вас нет никакого понятия о пунктуальности, вас заклеймят как непрофессионала.
  4. Низкая производительность и низкое качество работы . Когда вы откладываете все на последний момент, маловероятно, что ваша работа будет отличного качества, так как вы будете спешить с ее выполнением. Это негативно влияет на вашу производительность и ваши результаты.
    Начните вовремя, и вам не придется жертвовать качеством ради скорости.
  5. Слишком много на тарелке . Если у вас нет четкого представления о 1) времени, которое вам нужно, чтобы что-то завершить, и 2) времени, которое у вас есть, вы рискуете перенапрячься.Принимайтесь только за те проекты, в успешном завершении которых вы абсолютно уверены.
  6. Плохой баланс между работой и личной жизнью . Если у вас нет установленного графика, вы, вероятно, всегда работаете, но редко занимаетесь глубокой работой. Это приводит к плохому балансу между работой и личной жизнью, что может повлиять на ваше психическое здоровье.

Как мы не можем управлять временем?

Обычно нам не удается управлять временем из-за того, что мы не планируем заранее, не расставляем приоритеты, не ставим четких целей и откладываем дела на потом.

Плохие навыки планирования

Как сказал Бенджамин Франклин, «если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу».

Без хорошего плана многого не добиться (поверьте, я пытался).

Вот некоторые из навыков, над которыми вам следует поработать, если вы хотите преуспеть в планировании:

  • Внимание к деталям,
  • Критическое мышление,
  • Управление проектами,
  • Хорошие коммуникативные навыки,
  • Хорошая организация,
  • Думать наперед и видеть общую картину.

Не устанавливать приоритеты

Все задачи равны, но некоторые задачи более равны, чем другие.

Отсутствие расстановки приоритетов — верный способ перегрузиться или тратить время на выполнение случайных задач в ущерб более важным и/или срочным.

Матрица Эйзенхауэра — отличный инструмент, который поможет вам отделить важное от неважного. Все, что вам нужно, это лист бумаги, который вы разделите на четыре части:

.

1) Важные и срочные дела – выполнять в первую очередь.

2) Важные, но не срочные – запланируйте их позже.

3) Срочные, но не важные, т. е. не вы их должны делать — делегируйте.

4) Те, что не являются ни срочными, ни важными, можно удалить из списка.

Отсутствие четких целей

Представьте, что вы участвуете в гонке, но не знаете, где финиш. Как вы узнаете, куда бежать? Как узнать, насколько вы близки к финишу гонки?

Верно, нельзя.

То же самое и с постановкой целей: вы не можете рассчитывать на их достижение, если точно не знаете, каковы ваши цели. Чтобы правильно ставить цели, убедитесь, что они SMART — конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени.

Например, «разбогатеть » не является умной целью. Богатый означает что-то свое для всех. Пытаться достичь цели «разбогатеть» означает бесцельно бежать, не видя финишной черты.

Вместо этого попробуйте что-то вроде этого: «к концу года иметь на моем банковском счете X сумму денег» или «начать зарабатывать (X сумму) ежемесячно к (определенной дате)».

Когда у вас на уме точные цифры, будет легче составить план, как туда добраться.

Прокрастинация

Прокрастинация, кажется, является любимым врагом производительности.

Справедливости ради следует отметить, что некоторым людям (включая меня) необходимо ощущать некоторое давление из-за приближающихся сроков, чтобы раскрыть свою продуктивность и творческий потенциал. Если вы когда-нибудь встречали что-то смешное или остроумное в моих статьях, очень вероятно, что я написал эту часть в тот день, когда мне нужно было закончить текст.Или, может быть, накануне.

Хитрость заключается в том, чтобы найти правильный баланс между отсутствием давления и давлением, которое заставляет вас паниковать: золотую середину мотивирующего давления , если хотите.

Распространенные ошибки тайм-менеджмента и способы их решения

Ни у кого нет идеального тайм-менеджмента — поскольку он состоит из множества различных аспектов, у большинства из нас возникают трудности по крайней мере с одним из них. Вот некоторые из наиболее распространенных ошибок в тайм-менеджменте, которые мы склонны совершать, и способы их решения:

Отсутствие плана

Вы хотите быть продуктивным, но чувствуете себя немного потерянным? Вы немотивированы? Часто ли у вас возникает ощущение, что вы что-то забыли?

Если вы ответили да более одного раза — обычно это происходит, когда у вас нет плана, и вы просто плывете по течению и реагируете.

Решение : Начните с инициативы и составления долгосрочных и краткосрочных планов. Сядьте и подумайте о том, что вы хотите сделать, и о целях, которых хотите достичь.
Тогда запишите, как туда добраться, шаг за шагом.

Долгосрочные цели помогут вам определить краткосрочные цели, а краткосрочные цели помогут вам составить хороший список дел.

Вы должны определить как свои личные, так и профессиональные цели, чтобы ваше расписание было хорошо сбалансированным и соответствовало всем вашим заботам.

Плохая оценка времени

Раньше это было одной из моих самых больших проблем. Я понятия не имел, сколько времени мне нужно, чтобы подготовиться или сколько именно мне потребуется, чтобы добраться из точки А в точку Б. Мои предположения часто были немного ошибочными, что иногда приводило к опозданиям.

Решение : Когда я понял, что склонен недооценивать количество времени, которое мне нужно, чтобы что-то сделать, я начал его измерять.
Вы можете просто использовать секундомер или, если вы хотите сделать это более организованно, приложение для отслеживания времени.

Отслеживание времени поможет вам оценить время гораздо точнее, так как у вас будет много данных, на которые можно положиться и сделать обоснованное предположение. Это также облегчит планирование, так как у вас будет четкое представление о том, на что вы тратите свое время и что вы должны делать более или менее.

Быть подавленным

Прежде всего – сделайте глубокий вдох.

Вы не можете делать все. Это совершенно нормально. Никто не может.

Напряженный график может сказаться на вас, поэтому вам следует быть нежным с собой и признать, что вы не сверхчеловек.Кроме того, хорошая новость — для этого есть решение.

Решение : важно научиться расставлять приоритеты.

Выберите до 3 задач, которые вам абсолютно необходимо выполнить в течение дня, и сосредоточьтесь на них. Старайтесь делать их в первой половине дня: сначала самое большое/сложное, а потом остальные, в порядке приоритета. Если вам удастся сделать что-то, что не входит в топ-3 ваших задач — отлично, а если нет, то это совершенно нормально.

Кроме того, не забудьте оставить буфер между запланированными делами, чтобы убедиться, что вы закончите задачу до того, как начнется следующая, и ваше расписание не собьется.

Отвлечения

Знаете, что вас больше всего отвлекает? Если нет, пройдите этот краткий обзор, опубликованный Harvard Business Review, чтобы узнать, какие из шести наиболее распространенных типов отвлекающих факторов мешают вашей продуктивности и способности сосредоточиться.

Решение : Если вы выполнили первый шаг по выяснению того, что вас больше всего отвлекает, пришло время разобраться с ними. Вот несколько предложений:

  1. Работа в производственной среде.Когда я был студентом, я ходил в библиотеку учиться: все вокруг меня делали свою работу, поэтому для меня было вполне естественно делать то же самое. Мне не хотелось быть на моем телефоне.
  2. Разбивайте задачи на части, чтобы они казались более выполнимыми и менее пугающими.
  3. Отключите уведомления или переведите телефон в режим не беспокоить .
  4. Установите определенное время для проверки электронной почты – не читайте и не отвечайте на них в течение всего дня, так как они отвлекают вас от концентрации.
  5. Если вы работаете в шумной обстановке, купите хорошие наушники с шумоподавлением.

Прокрастинация

Что вызывает прокрастинацию? Это не «просто лень», часто есть более важная причина — обычно перфекционизм и/или боязнь неудачи.

Решение : Есть несколько способов справиться с прокрастинацией, в зависимости от ее причины.

  1. Во-первых, нужно признать, что выполненное лучше, чем идеальное . Я знаю, что это, вероятно, легче сказать, чем сделать. Однако ничто из того, что мы когда-либо делаем, не будет идеальным, поэтому лучше принять это раньше, чем позже.
    Это не значит, что мы должны перестать прилагать усилия к работе. Это означает, что мы должны перестать бесконечно исправлять это, акцентировать внимание на каждой мелочи или даже не начинать, потому что мы боимся, что все получится не так, как мы себе представляли.
  2. Иногда мы откладываем дела, потому что перегружены. Мы откладываем начало, потому что кажется, что это слишком много работы.
    Решением этой проблемы было бы разбить большие проекты на маленькие шаги. Они кажутся гораздо более выполнимыми. Сосредоточьтесь только на своем следующем шаге, и он не будет таким страшным.
  3. Вы откладываете работу, потому что не уверены, сможете ли вы успешно завершить проект или достаточно ли у вас для этого навыков?
    Время от времени спрашивайте мнение своего руководителя или доверенного лица из вашей команды, чтобы убедиться, что вы движетесь в правильном направлении. Будьте открыты для советов и критики и используйте их как возможность для обучения.

Думать о занятости и продуктивности одно и то же

Равноценны ли ваши занятия продуктивностью? Тратите много времени на работу, чтобы сделать много дел? Упорно работать с умом?

Вопреки распространенному мнению, на самом деле это не одно и то же.Случалось ли с вами так, что вы работали целый день, но в конце концов поняли, что не добились ничего существенного?

Решение : Не забывайте о своих целях. Когда вы пишете свой список дел, спросите себя: приблизит ли это меня к моим целям? Это важно для меня? Могу ли я делегировать это?

Если у вас есть второстепенные задачи, 1) сделайте их ближе к концу рабочего дня. Не тратьте на них основное время своего мозга — используйте его с умом для более важных задач.
2) Сгруппируйте их вместе, чтобы не терять фокус при переключении с задачи на задачу.

Отсутствие перерывов и отгулов

Постоянная работа на самом деле не сделает вас более продуктивным — она только приведет вас к выгоранию.

Ваш разум должен быть хорошо отдохнувшим и свежим, чтобы он мог сосредоточиться и быть эффективным. Вы лучше выполняете свою работу, когда не устали и не спите, хотите верьте, хотите нет.

Решение : Решение довольно очевидное — делайте перерывы и расслабляйтесь.

Не позволяйте себе работать в нерабочее время и думать о работе, когда вы на самом деле не работаете. В жизни есть нечто большее, чем продуктивность и зарабатывание денег.

Заключение

Развитие навыков тайм-менеджмента требует времени и усилий. Это процесс, но он того стоит, так как ваша жизнь станет проще, когда вы научитесь лучше управлять своим временем.

Убедитесь, что вы планируете свое время, устанавливая четкие цели, расставляя приоритеты и сводя к минимуму прокрастинацию.Вы также должны делать все возможное, чтобы не отвлекаться, брать отпуск, точно оценивать свое время и сосредоточиться на том, чтобы работать эффективно, а не быть занятым.

✉️С чем вы больше всего сталкиваетесь, когда речь заходит о тайм-менеджменте? Есть ли у вас какие-либо советы и рекомендации, как организовать свое время? Вы попробуете что-нибудь из наших предложений? Дайте нам знать по адресу [email protected]

10 распространенных ошибок тайм-менеджмента — от Mind Tools.com

© iStockphoto
FrancescoCorticchia

Когда вам нравится быть занятым, это означает, что вы редко проявляете эффективность.

Насколько хорошо вы управляете своим временем? Если вы похожи на многих людей, ваш ответ может быть не совсем положительным! Возможно, вы чувствуете себя перегруженным, и вам часто приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки. Или, может быть, кажется, что ваши дни переходят от одного кризиса к другому, и это напрягает и деморализует.

Многие из нас знают, что могли бы более эффективно управлять своим временем; но может быть трудно определить ошибки, которые мы совершаем, и узнать, как мы могли бы исправиться. Однако, когда мы хорошо управляем своим временем, мы исключительно продуктивны на работе, и уровень нашего стресса снижается.Мы можем посвятить время интересным, высокооплачиваемым проектам, которые могут реально изменить карьеру. Одним словом, мы счастливы!

В этой статье мы рассмотрим 10 наиболее распространенных ошибок тайм-менеджмента, а также определим стратегии и советы, которые можно использовать для их преодоления.

Ошибка № 1: Неспособность вести список дел

У вас когда-нибудь возникало щемящее чувство, что вы забыли сделать важную часть работы? Если это так, вы, вероятно, не используете список дел, чтобы быть в курсе дел.(Или, если вы это сделаете, возможно, вы используете его неэффективно!)

Трюк со списками дел эффективно заключается в расстановке приоритетов задач в вашем списке. Многие люди используют систему кодирования от A до F (A для элементов с высоким приоритетом, F для элементов с очень низким приоритетом). В качестве альтернативы вы можете упростить это, используя буквы от A до D или используя числа.

Если в вашем списке есть большие проекты, то, если вы не будете осторожны, записи для них могут быть расплывчатыми и неэффективными. Например, вы могли написать: «Начните с бюджетного предложения.» Но что это влечет за собой? Отсутствие конкретики здесь может привести к тому, что вы прокрастинируете или пропустите ключевые шаги. Поэтому убедитесь, что вы разбиваете большие задачи или проекты на конкретные, действенные шаги — тогда вы не упустите что-то важное.

Вы также можете использовать программы действий управлять своей работой, когда у вас одновременно выполняется много крупных проектов. (Программы действий — это промышленные версии списков дел.)

Ошибка № 2: Отсутствие постановки личных целей

Вы знаете, где бы вы хотели быть через шесть месяцев? А как насчет этого времени в следующем году или даже через 10 лет? Если нет, то пришло время установить некоторые личные цели!

Постановка личных целей имеет важное значение для правильного управления своим временем, потому что цели дают вам цель и видение, к которому нужно двигаться.Когда вы знаете, куда хотите попасть, вы можете управлять своими приоритетами, временем и ресурсами, чтобы добраться туда. Цели также помогают решить, на что стоит тратить время, а что просто отвлекает.

Чтобы научиться ставить УМНЫЕ эффективные цели, прочитайте Теорию постановки целей Локка. . Здесь вы узнаете, как ставить четко определенные цели, которые будут поддерживать вашу мотивацию.

Вам также может понравиться наша книга Insight into Long Fuse, Big Bang Эрик Хазелтин.Эта книга научит вас, как сосредоточиться на своих долгосрочных целях, не упуская из виду краткосрочные приоритеты.

Ошибка № 3: Не приоритизация

Ваша помощница только что вошла с кризисом, с которым она нуждается в вас, чтобы разобраться прямо сейчас, но вы находитесь в процессе мозгового штурма идей для нового клиента. Вы уверены, что почти придумали блестящую идею для своей маркетинговой кампании, но теперь рискуете потерять нить своих размышлений из-за этой «чрезвычайной ситуации».»

Иногда трудно понять, как расставить приоритеты , особенно когда вы сталкиваетесь с потоком, казалось бы, срочных задач. Однако очень важно научиться эффективно расставлять приоритеты, если вы хотите лучше управлять своим временем.

Одним из инструментов, который поможет вам эффективно расставить приоритеты, является Матрица приоритетов действий. , которые помогут вам определить, является ли задача высокодоходной и высокоприоритетной или малоценной, «заполняющей» работой. Вы будете намного лучше управлять своим временем в течение дня, если будете знать разницу.

Возможно, вы также захотите пройти небольшой тренинг «Как расставить приоритеты». , чтобы еще больше повысить свои навыки.

Ошибка № 4: Неумение управлять отвлекающими факторами

Знаете ли вы, что некоторые из нас могут тратить на отвлекающие факторы до двух часов в день? Подумайте, сколько бы вы могли сделать, если бы у вас было то время!

Независимо от того, приходят ли они из электронной почты, мгновенных сообщений, коллег в кризисной ситуации или телефонных звонков от клиентов, отвлекающие факторы мешают нам достичь потока , то есть приятная и, казалось бы, не требующая усилий работа, которую мы выполняем, когда мы на 100 процентов вовлечены в задачу.

Если вы хотите контролировать свой день и делать свою работу наилучшим образом, очень важно знать, как свести к минимуму отвлекающие факторы. и управлять перерывами эффективно. Например, выключайте мгновенный чат, когда вам нужно сосредоточиться, и сообщайте людям, если они слишком часто вас отвлекают. Вы также должны узнать, как улучшить свою концентрацию , даже когда вы сталкиваетесь с отвлекающими факторами.

Кроме того, наша статья об эффективном управлении электронной почтой научит вас, как получить контроль над своей электронной почтой, чтобы она не занимала весь ваш день.

Ошибка № 5: Прокрастинация

Прокрастинация возникает, когда вы откладываете задачи, на которых должны сосредоточиться прямо сейчас. Когда вы откладываете, вы чувствуете вину за то, что не начали; вы начинаете бояться выполнять задачу; и, в конце концов, все настигает вас, когда вы не успеваете закончить работу вовремя.

Начните с нашего теста на прокрастинацию чтобы узнать, является ли прокрастинация проблемой в вашей жизни. Если да, то изучите стратегии, которые помогут вам победить прокрастинацию. .

Например, одна полезная стратегия — сказать себе, что вы собираетесь начать проект всего на десять минут. Часто прокрастинаторы чувствуют, что они должны выполнить задачу от начала до конца, и это завышенное ожидание заставляет их чувствовать себя подавленными и тревожными. Вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы посвятить небольшое количество времени началу. Это все!

Вам также может быть полезно использовать планы действий . Это поможет вам разбить большие проекты на управляемые этапы, чтобы было легко увидеть все, что вам нужно сделать, и чтобы вы могли выполнять небольшие куски за один раз.Это поможет вам не чувствовать себя перегруженным в начале нового проекта.

Наконечник:

Наш небольшой тренинг «Преодоление прокрастинации» , дает вам более подробные стратегии и советы по борьбе с прокрастинацией.

Ошибка № 6: Слишком много брать на себя

Вы человек, которому трудно говорить людям «нет»? Если это так, у вас, вероятно, слишком много проектов и обязательств на вашей тарелке. Это может привести к плохой работе, стрессу и снижению морального духа.

Или вы можете быть микроменеджером : тот, кто настаивает на том, чтобы контролировать или выполнять всю работу самостоятельно, потому что он не может доверять кому-либо другому, чтобы сделать ее правильно. (Это может быть проблемой для всех, а не только для менеджеров!)

В любом случае, брать на себя слишком много — это нерациональное использование вашего времени, и это может принести вам репутацию человека, выполняющего торопливую и небрежную работу.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебник по тайм-менеджменту , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Чтобы остановить это, научитесь тонкому искусству говорить «да» человеку, но «нет» задаче .Этот навык помогает вам заявить о себе, сохраняя при этом хорошие чувства в группе. Если другой человек начинает опираться на вас, чтобы сказать «да» на его просьбу, научитесь думать на ходу. , и оставаться хладнокровным под давлением.

Ошибка № 7: процветание на «занятом»

Некоторые люди испытывают кайф от занятости. Сжатые сроки, бесконечные электронные письма, груды файлов, требующих внимания, на столе, лихорадочная гонка на встречу… Какой выброс адреналина!

Проблема в том, что «зависимость от дел» редко означает, что вы эффективны, и может привести к стрессу.

Вместо этого постарайтесь снизить скорость и научиться лучше управлять своим временем.

Наконечник:

«Делайте больше великой работы» Майкла Бангея Стэньера полна идей и советов, как уменьшить «рутинную работу», которую вы делаете, чтобы вы были более увлечены и вовлечены в работу, которая имеет значение. кликните сюда для нашей книги Insight на нем.

Ошибка № 8: Многозадачность

Чтобы справиться со своей нагрузкой, Линда регулярно пишет электронные письма, пока болтает по телефону со своими клиентами.Однако, хотя Линда считает, что это хорошее использование ее времени, правда заключается в том, что выполнение списка задач может занять на 20-40 процентов больше времени, когда вы выполняете несколько задач одновременно, по сравнению с последовательным выполнением того же списка задач. В результате она плохо справляется с обеими задачами — ее электронные письма полны ошибок, а ее клиенты расстроены ее отсутствием концентрации.

Так что лучше всего забыть о многозадачности , и вместо этого сосредоточьтесь на одной задаче за раз. Таким образом, вы будете производить более качественную работу.

Наше экспертное интервью с Дейвом Креншоу, посвященное мифу о многозадачности , познакомит вас с многозадачностью и поможет понять, как можно более эффективно управлять одновременными проектами.

Ошибка № 9: Отсутствие перерывов

Приятно осознавать, что можно работать по 8-10 часов подряд, особенно когда работаешь в срок. Но никто не может сосредоточиться и выполнить действительно качественную работу, не дав мозгу отдохнуть и перезарядиться.

Так что не считайте перерывы пустой тратой времени. Они обеспечивают ценное время простоя, которое позволит вам мыслить творчески и работать эффективно.

Если вам трудно перестать работать, то запланируйте себе перерывы или установите будильник в качестве напоминания. Прогуляйтесь, выпейте чашечку кофе или просто посидите и помедитируйте. на вашем столе. Старайтесь делать пятиминутный перерыв каждый час или два. И убедитесь, что вы уделяете себе достаточно времени на обед — вы не сможете выполнить работу высшего качества, если будете голодны!

Ошибка № 10: Неэффективное планирование задач

Вы жаворонок? Или вы обнаружите, что ваша энергия набирает обороты, когда солнце начинает садиться вечером? У всех нас разные ритмы, то есть разное время суток, когда мы чувствуем себя наиболее продуктивными и энергичными.

Вы можете наилучшим образом использовать свое время, планируя высокоценную работу в часы пик и низкоэнергетическую работу (например, ответ на телефонные звонки и проверку электронной почты) в период простоя. Наша статья «Это утренняя задача?» научит вас, как это сделать.

Ключевые моменты

Один из самых эффективных способов повысить свою продуктивность — распознать и исправить ошибки в тайм-менеджменте.

Если вы потратите время на то, чтобы исправить эти ошибки, это значительно повысит вашу производительность, вы также станете счастливее и будете испытывать меньше стресса!

Наконечник:

Чтобы продолжить совершенствовать свои навыки тайм-менеджмента, пройдите наш тест по тайм-менеджменту , который поможет вам определить свои сильные и слабые стороны.Вы также можете принять участие в нашем небольшом тренинге, аудите тайм-менеджмента. , чтобы отточить свои навыки до следующего уровня.

Распространенные проблемы с тайм-менеджментом и решения · Блог · ActiveCollab

Сколько раз вы говорили себе: «Я хочу преуспеть в тайм-менеджменте?» Наверное, слишком много, чтобы помнить! Умное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, а это значит, что вы сможете завершить проект за меньшее время.

К сожалению, время — это единственное, что вы не можете повернуть вспять, и если вы хотите добиться большего, вам нужно научиться максимально использовать его.В этой статье мы назовем самые распространенные проблемы с тайм-менеджментом и предложим пару решений. Обязательно сохраните этот список, чтобы просматривать его всякий раз, когда вам понадобятся дополнительные идеи по управлению временем.

Почему мы не умеем управлять временем?

Вы удивитесь, узнав, как легко потерпеть неудачу в тайм-менеджменте. Вас всегда мучает чувство, что вы забыли важную часть работы? Если это так, вы, вероятно, не использовали список дел или никогда не использовали его эффективно.

Хитрость заключается в приоритизации задач, и многие менеджеры проектов применяют систему кодирования A-F, где A — для элементов с высоким приоритетом, а F — для менее важных. Кроме того, вы можете использовать цифры или другие буквы.

Руководство по удаленной работе

В этом руководстве вы найдете четкие инструкции по плавному переходу на удаленную работу, чтобы получить наилучшие впечатления от удаленной работы.

Спасибо за подписку!

Все подписчики на информационный бюллетень могут загрузить это (и другие) Руководства по управлению проектами ActiveCollab.

Скачать электронную книгу

Извините, мы не смогли подписаться на вас в данный момент. Пожалуйста, проверьте ваш электронный адрес дважды. Если проблема не устранена, сообщите нам об этом, отправив электронное письмо по адресу [email protected]

Попробуйте снова

Если в вашем списке дел много проектов, их описания могут быть неэффективными и расплывчатыми, если вы недостаточно внимательны. Например, вы могли написать «начать планирование бюджета», но что это значит? Без необходимых деталей вы можете пропустить ключевые шаги или отложить выполнение.

Как видите, основная причина, по которой мы не можем управлять временем, заключается в том, что у нас нет отлаженной системы. Есть несколько стратегий или решений, которые менеджеры проектов могут использовать, чтобы избежать проблем с тайм-менеджментом.

Последствия плохого управления временем

Низкое качество работы: когда вы пытаетесь закончить работу в последнюю минуту, вы, скорее всего, пожертвуете качеством своей работы ради скорости. Вы можете легко избежать этого, выделив некоторое время, чтобы в конце каждого дня просмотреть любые изменения или ошибки, внесенные в последнюю минуту.

Пропущенные сроки: это может случиться с лучшими руководителями проектов, и иногда вы берете на себя слишком много работы, что приводит к срыву сроков. Очень важно контролировать свое расписание и делегировать или исключать ненужные задачи.

Плохие рабочие отношения: ваши плохие навыки управления временем могут потенциально повлиять на ваших коллег, например, когда вы опаздываете на встречу. Планирование является обязательным, если вы хотите избежать неловких ситуаций. Всегда планируйте достаточно времени для исправления на работе.

Прокрастинация: мы все виновны в том, что откладываем работу до последней минуты. Если у вас возникли проблемы с началом работы, иногда достаточно лишь небольшого толчка. Например, если вы хотите начать заниматься спортом и ходить в спортзал, вам просто нужно выйти из дома. Вы можете применить то же правило к своей работе. Не откладывайте дела только потому, что вам трудно начать.

Недостаток сна: влияет ли рабочее время на ваш сон? Хотя не все жаворонки, и вам может быть удобнее работать в другое время, старайтесь придерживаться постоянного графика сна.

Распространенные ошибки управления временем

Отсутствие приоритетов. Выявление и сосредоточение внимания на наиболее приоритетных задачах может быть сложной задачей, поскольку требует определенного уровня самоотверженности. Например, допустим, вы только что начали работать над задачей с высоким приоритетом. В середине сеанса мозгового штурма ваш коллега отвлекает ваше внимание, указывая, что вам нужно сосредоточиться на другом неотложном вопросе.

Запоздалый старт. Все ваши усилия по выполнению задач вовремя потерпят неудачу, если вы не начнете свой день рано.Даже самые влиятельные лидеры и генеральные директора следуют этому неписаному правилу, и раннее начало дня гарантирует, что вам не придется спешить с задачами, чтобы выполнить все вовремя.

Неэффективное планирование задач. В то время как уровень нашей продуктивности меняется в течение дня, он также может значительно варьироваться от одного человека к другому. Несмотря на то, что некоторые люди просыпаются на пике своей продуктивности, другие не очень. Самый простой способ сбалансировать свое время — обнаружить свой пик и оставить его для первоочередных задач.

Неумение избегать отвлекающих факторов. Несмотря на то, что различные платформы социальных сетей и каналы связи позволяют вам оставаться на связи и общаться более эффективно, они также сильно отвлекают.

Неверная оценка. Одной из наиболее распространенных проблем, с которой сталкиваются многие руководители проектов, является неправильный расчет времени и энергии, необходимых для выполнения задачи. Такое поведение характерно для отличников, считающих, что все под их контролем.

Решение проблемы с управлением временем

Один из способов улучшить навыки управления временем — составить расписание и придерживаться его. Например, вы можете начать планировать свое время на несколько дней или недель вперед. Хотя всегда будут проблемы и сюрпризы в управлении временем, лучше иметь представление о задачах и обязанностях, с которыми вам приходится сталкиваться каждый день.

Следующим в вашем списке должно быть определение приоритетов. Если вы хотите успешно реализовать какой-либо проект, вы должны решить, какие компоненты и стратегии имеют решающее значение для вашего бизнеса и будут ли они иметь краткосрочный или долгосрочный эффект.

Обязательно установите некоторые границы. Сообщите своей команде, что вы сосредоточены на своих задачах и недоступны в определенные часы. Они не могут читать ваши мысли, поэтому при необходимости устанавливайте границы.

Постарайтесь хорошо отвлечься, потому что, как бы вы ни старались, вы будете отвлекаться то здесь, то там. Кроме того, никто не может работать часами без перерыва. Лучшим решением было бы смириться с отвлекающими факторами и попытаться включить их в свое расписание.

Стратегии тайм-менеджмента

Чтобы избежать препятствий в тайм-менеджменте, вам необходимо принять стратегии, которые полностью улучшат ваши навыки тайм-менеджмента.Как вы скоро обнаружите, самые трудолюбивые работники не всегда являются лучшими менеджерами.

Вот почему следующие стратегии тайм-менеджмента включают в себя включение тактики в вашу рабочую рутину. Вдобавок ко всему, вам нужно тщательно балансировать и мудро распоряжаться временем, чтобы все успеть, но не слишком напрягать себя. Вот несколько стратегий, которые могут оказаться полезными:

  • Имейте в виду, что вы не идеальны.
  • Планируйте каждый день, не оправдывайтесь.
  • Расставляйте приоритеты для ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач.
  • Не бойтесь использовать инструменты тайм-менеджмента.
  • Не многозадачность.
  • Узнайте, когда вы наиболее продуктивны.
  • Избегайте отвлекающих факторов или старайтесь их убрать.
  • Используйте таймер.
  • Разделите масштабные проекты на части.
  • Учитесь, когда говорить нет.
  • Делегируйте, когда можете.
  • Сделайте перерыв и зарядите свои батареи.
Календарь ActiveCollab 2021

Спасибо за подписку!

Все подписчики на информационный бюллетень могут загрузить это (и другие) Руководства по управлению проектами ActiveCollab.

Скачать календарь

Извините, мы не смогли подписаться на вас в данный момент. Пожалуйста, проверьте ваш электронный адрес дважды. Если проблема не устранена, сообщите нам об этом, отправив электронное письмо по адресу [email protected]

Попробуйте снова

Продуктивность — это не тайм-менеджмент. Речь идет об управлении вниманием.

Хорошо, конечно, но зачем переключать внимание?

Согласно общепринятому мнению об управлении временем, вы должны ставить цели на то время, когда хотите закончить задачу.Я решил попробовать это для этой статьи. Целью было 1200 слов, поэтому я сел в 8 утра и дал себе три часа, которые позволили бы мне писать в неторопливом темпе шесть слов в минуту. Затем я провел следующие шесть минут, написав в общей сложности ноль слов, уставившись на мигающий курсор. Единственная задача, которую я выполнил, — поиск в Google, назван ли курсор в честь всех писателей, которые его прокляли. (Да, я знаю, что ты издеваешься надо мной, жалкое моргающее оправдание для прямоугольника.) Затем я задумался, сколько слов я на самом деле печатаю в минуту, и прошел тест на машинопись.Я не был доволен своей оценкой, поэтому взял еще… и еще.

В конце концов я разочаровался и переключился на управление вниманием. Э.Б. Уайт однажды написал: «Я просыпаюсь утром, разрываясь между желанием улучшить (или спасти) мир и желанием наслаждаться (или смаковать) миром. Это затрудняет планирование дня». Но в своем исследовании я обнаружил, что продуктивные люди не мучаются вопросом, какое желание преследовать. Они преследуют и то, и другое одновременно, тяготея к проектам, интересным лично и социально значимым.

Поэтому вместо того, чтобы сосредоточиться на том, как быстро я хочу закончить эту статью, я спросил, почему я вообще согласился ее написать: я могу узнать что-то новое, синтезируя исследование; Наконец-то у меня будет куда указывать людям, когда они спрашивают о продуктивности; и это может помочь некоторым из этих людей. Это заставило меня задуматься о конкретных людях, которые могли бы прочитать это, что напомнило мне о Майкле. Бум.

Часто наша борьба с производительностью вызвана не отсутствием эффективности, а отсутствием мотивации.Продуктивность — это не добродетель. Это средство для достижения цели. Это только добродетельно, если конец достойный. Если вашей целью является производительность, вы должны полагаться на силу воли, чтобы подтолкнуть себя к выполнению задачи. Если вы обратите внимание на то, почему вы в восторге от проекта и кто от него выиграет, вас естественным образом вовлечет в него внутренняя мотивация.

Но как мне продолжать работу, если я не беспокоюсь о времени?

Управление вниманием также включает в себя отслеживание того, где вы делаете что-то. Я вырос в Мичигане, и когда я вернулся туда в аспирантуру, я попытался убедить друга с Западного побережья присоединиться ко мне.

«Слишком холодно и серо», — сказала она после визита во время метели. Затем она уехала в Стэнфорд. Та следующая зима в Мичигане была самым холодным и серым сезоном на моей памяти, и я никогда не был более продуктивным. Делать было нечего, кроме как работать!

Действительно, серия исследований под руководством Джулии Ли (сейчас в Мичигане) показывает, что плохая погода способствует продуктивности, потому что мы реже отвлекаемся на мысли о выходе на улицу.