Суббота , 4 декабря 2021
Бизнес-Новости
Разное / Планирование личного времени: Планирование личного времени

Планирование личного времени: Планирование личного времени

Содержание

Планирование личного времени

Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные

Дуайт Эйзенхауэр

Многие исследователи указывают на то, что первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка приоритетов и выполнение лишь наиболее необходимых дел.

2 плодотворных дела = 8 не сделанным

Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по двум критериям — срочности и важности.

 

«To Do» план

 

Время, которое  будет затрачено

Приоритет (какое дело значительнее?)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подсчитать, сколько времени будет затрачено на все дела. Есть ли реально столько времени в дне на эти дела? Если 24 часа в сутках: 8 часов – сон, 3-4 часа – домашние дела, гигиена; 6 часов – учеба, 6-8 часов – остальные дела.

Время – деньги. Год — 3000 рабочих минут

Время – вечная проблема. Часы позволяют человеку планировать свое время. Составь распорядок своего дня. Чтобы тебе было легче подчиняться собственному распорядку, советую поинтересоваться у любого делового человека, насколько больше он успевает сделать за день, придерживаясь определенного расписания, а не существуя стихийно. Ты, наверное, будешь удивлен: вдвое, втрое, скажет тот, кто привык экономить время. Сухомлинский давал своим ученикам такой совет: «Вставайте пораньше, делайте уроки до начала занятий. На свежую голову, дело идет куда быстрее». И кроме того, ты учишь, а часы напоминают: не опоздай в школу, укладывайся в отведенное время. Это дисциплинирует и не позволяет отвлекаться. А третье – самое главное преимущество – увеличивается свободное время.

Появляются 2-3 лишних часа во второй половине дня. Можно, конечно, сказать, что ты будешь не досыпать. Но Сухомлинский ответил так: полтора часа дневного сна весьма полезны и гарантируют норму.

«Точность – вежливость королей!» Деловой человек не имеет права злоупотреблять чужим временем, и впустую растрачивать свое.

В году 300 000 рабочих минут. У больших цифр есть своя магия. Если ты сэкономил 5 минут за день, то много это или мало? В месяце 25 рабочих дней, экономия по пять минут в день, за месяц набежит 125 минут, 2 часа с хвостиком. Это время кинофильма или поездки в Прокопьевск и обратно.

Когда цитируешь, сразу пиши источник, автора, потом сэкономишь время, не придется искать. Можно привести массу примеров из повседневной жизни.

Деловой человек просто не имеет права надеяться на «авось». Время не позволяет.

Часы – инструмент твоего раскрепощения! Будешь более организованным – избавишься от понуканий и наставлений родителей. Большинство людей делают ошибку, говоря начну новую строго регламентированную жизнь с Нового года, так ничего не получится! Лучше, приказывай себе: читаю 30 минут – время истекло – стоп! И никаких поблажек! Начав с пустяков, ты приучишь себя укладываться в определенные рамки.

Попробуй в течение недели записывать упущенное тобой время за день. Например, сколько ты потратил времени на не самые необходимые телефонные разговоры. Подведешь итог, ужаснешься!

Вы распечатываете и ставите себе на рабочий стол небольшой календарик-пинарик (от слова «пинать»). Отличие этого календарика от обычного: над графиком текущего года изображен список цифр — годы от вашего рождения примерно до текущего; под графиком — от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости от вашего возраста и уровня оптимизма. Заведя пинарик, вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно — с лирическими воспоминаниями. Затем таким же манером вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года.

Пинарик готов к употреблению. Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще, особенно в нижнюю строчку. Совершенно верно, это очень похоже на армию — только там время «материализуют», чтобы было легче ждать, а здесь — чтобы лучше видеть, как утекают драгоценные дни вашей жизни. Можете поверить, больше недели «обработки пинариком» никто не выдерживал — методы работы начинают меняться стремительно, а эффективность — расти. Причем на первых порах даже делать ничего не нужно — все происходит само.

Запомните: дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, слишком заняты, чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы.

«Величайшая победа – это победа над самим собой!» Воспитывай себя, свою волю, будь любознательным и учись.

Воля

Волевые процессы характеризуются своеобразным усилием, направленным на преодоление препятствий, которые ставит на пути к достижению сознательно поставленной цели.

Вся деятельность человека произвольна. Этим она и отличается от поведения животных. Отдаленность целей, их общественная значимость, сильное стремление к их достижению, решительность – вот что определяет высокие качества воли. Говорят: сильные волей переплывают море жизни, а слабые в нем купаются.

Простейшим волевым процессом является волевое действие, в котором достигается цель.

Борьба мотивов – это и есть чаще всего борьба между «не хочу» и «надо».

Воспитание воли

Очень часто волю воспитывают нелепыми, а иногда опасными мероприятиями (ходьба по карнизу, прыжок из окон 2 этажа) – это не правильно.

Гораздо сложнее воспитывать волю, воспитывая у себя стремление, несмотря ни на какие трудности, добиваться поставленной разумной цели. Тогда и тренировка воли будет приносить пользу (определять порядок дня, делать зарядку). Добиваясь поставленной цели – тренируешь волю. «Бороться и искать, найти и не сдаваться!»

Система управления временем Б.Франклина

Бенджамин Франклин (1706-1790) – известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека. В рамках этого курса мы постараемся кратко изложить суть его системы, чтобы и Вы могли использовать её для управления своим личным временем.

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» – в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано.

Система Франклина же «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.

  1. Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни).

Человек определяет свои жизненные ценности. Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвёртого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды – если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

  1. Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Глобальная цель (достойная цель творческого человека).

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

  1. Третий этаж пирамиды опирается на второй. Генеральный план достижения цели.

Составляется генеральный план – что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

  1. Четвёртый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 200х года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности «социология и политология» – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4–5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

  1. Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

  1. Наконец, шестой этаж пирамиды – это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

  • План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
  • Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
  • Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
  • Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель – привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства – кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).

Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время. Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным. Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.

Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).

Приоритет Статус Описание задачи
1      
2      
3      
4      
5      
6      
7      

В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».

Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать птичкой (). Отменённые – по той или иной причине – крестиком (), желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка () и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.

Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:

Пр. Статус Описание задачи
1 A Закончить внесение изменений в программу
2 C  18/12/12 Дописать статью «Система Б.Франклина»
3 A Поздравить приятеля с днём рождения
4 B Получить информацию об апрельских курсах
5 C  (жена забрала) Забрать куртку из химчистки
6 B  (жена купила) Купить стиральный порошок и туалетную бумагу
7 C  18/12/12 Ответить на письма по поводу прошедшей игры

Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».

Правила планирования времени

Время – бесценный ресурс, который зачастую становится дефицитом. Время можно лучше использовать в своих целях, если оно будет правильно спланировано, распределено. Планирование является одним из этапов самоорганизации. Планирование заключает в себе структурирование времени, подготовку к реализации задач. Планирование собственного времени несет в себе много положительных моментов, таких, как достижение успеха, выигрыш во времени, уверенность в себе.

Успех в делах сопровождается в первую очередь планированием. Вы должны уметь правильно распределять своё время, заглядывая в будущее, планируя события, задачи, цели. Многолетний опыт планирование показал, что время, потраченное на планирование, в итоге приведет к экономии времени на реализацию задач, планов, целей.

Но не стоит забывать, что слишком много времени на планирование тратить не стоит. Необходимо найти оптимум времени, которое можно потратить на планирование.

Чтобы правильно тратить собственное время, Вы должны четко представлять задачи, которые стоят перед Вами, должны уметь достигать своих целей. Проект деятельности на предстоящий период времени (день, неделя, месяц) – вот, что представляет собой планирование.

Основные правила планирования собственного времени

1. Принцип 60 к 40. Опыт предыдущих лет практики планирования показывает, что планировать полностью свое время нецелесообразно. Оптимальным решением является планирование 60% собственного времени. Некоторые события трудно предсказать, они появляются вне зависимости от нашего желания, поэтому для таких событий всегда нужно оставлять часть времени свободным. Но при этом нужно максимально сократить такие непредвиденные дела.

2. Планирование должно быть реалистичным. Нельзя планировать объемы задач, с которыми Вы не в силу справиться.

3. В планировании должны присутствовать последовательность, системность, регулярность. Начатое дело всегда необходимо доводить до конца, над планами нужно работать системно, последовательно, регулярно.

4. Для любого вида Вашей деятельности должен быть назначен срок исполнения.

5. Единый план должен состоять из ряда задач, сведенных вместе. План целесообразно делить на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные дела. В делах должны быть расставлены приоритеты.

6. Ваш план должен быть всегда согласован с планами Ваших коллег, начальников, секретарей, подчиненных.

7. В плане нужно учитывать временные нормы, необходимые для решения достижения целей. Для каждого дела нужно задавать такие временные нормы, которых достаточно для его выполнения, нельзя завышать временные нормы, иначе время будет потрачено впустую.

8. Восполнение потерь времени. Эту процедуру лучше всего выполнять сразу, иначе спустя время, Вам понадобится намного больше времени на выполнение недоделанной работы.

9. В плане фиксировать необходимо цели, а не действия, ведущие к этим целям. Это поможет Вам избежать незапланированной деятельности.

10. Регулярно нужно проверять и перерабатывать свой план.

планирование рабочего дня и личного времени

Тайм-менеджмент ставит перед собой цель подчинить минуты, часы, время, а в конечном итоге целую жизнь посредством выполнения поставленных задач и истинных целей человека, помогает научиться правильно отделять жизненные ценности от того, что ими не является. Грамотная организация тайм-менеджмента в результате приведет к правильной организации своей жизни в целом. 

Для начала необходимо определиться с истинными вашими целями и желаниями и сделать первый шаг на пути к переменам. Приоритет каждой цели, определяется количеством временного отрезка, которое вы можете ей выделить. И, что не мало важно, благодаря правильному распределению задач по отношению к времени, вы сможете выделить, так называемые, временные поглотители, которые отвлекают вас от выполнения планов.

Существуют разнообразные подходы в области планирования времени или тайм-менеджмента: на бумаге, в Еxcel или применение специальных программ.

Ниже приведен один из методов планирования времени, положительно отрекомендовавший себя в повседневной жизни. Для того, чтобы понять, подходит ли он вам для организации рабочего и личного времени – необходимо попробовать его на практике.

Чаще всего за основу берется конкретный временой интервал — день, неделя, месяц, год.  

Для начала можно начать с месяца. В последний выходной день месяца необходимо составить перечень задач, которые в дальнейшем окажутся целями на месяц. Эти задачи вам необходимо выполнить в течение следующего месяца. Определите из них 4-5 наиболее значимых.

По итогам прошедшего месяца важно учесть положительно выполненные задачи, а также допущенные ошибки, которые повлияли на общий результат. Необходимо грамотно скорректировать, пересмотреть задачи и цели, учесть ошибки при планировании нового месяца. К примеру, если вы запланировали прозвонить 60 новых, потенциальных клиентов за месяц, но при этом полностью выполнить задание не получилось, необходимо скорректировать действие: позвонить 3 новым клиентам каждый день.

После того, как перечень задач и целей определен, можно начинать планировать их реализацию.

Для этого необходимо определиться с днем недели, в который вы будете составлять перечень задач каждого проекта. Такие задачи – это простые действия на следующую неделю, которые необходимо равномерно распределить по дням недели, например, в файле Excel. Но наиболее важным показателем эффективности вашей недели является выполнение 4-5 главных заданий. По ним вы сможете подвести определенные итоги.

Планирование рабочего времени очень удобно осуществлять в файле Excel. По окончанию рабочего дня, необходимо открыть файл, просмотреть и, при необходимости, подкорректировать задачи на следующий день. После этого планы следующего дня можно выписать в блокнот.

Важные моменты при планировании рабочего времени:

1. Тайм-менеджмент основанный на неделе – это гибкое планирование времени, которое можно дополнить и скорректировать.

2. Важно каждый вечер составлять план на следующий день – это ключевой момент в организации времени. На каждый новый день у вас полностью сформированы задания, просто бери и выполняй. Часто утром сложно сразу настроиться и правильно распределить день, поэтому если у вас нет заданий, можно потерять много рабочего времени, снизится продуктивность.

3. Очень желательно выписывать дела и задачи в блокнот – это ваш контракт следующего дня, подписанный c самим собой, где очень удобно вычеркивать выполненные задания.

4. Во время планирования времени на день, неделю, месяц, год важно грамотно расставить приоритеты, выделите из всех задач несколько наиболее значимых: самые важные достижения дня, недели и главные итоги месяца. Эти цели необходимо выполнить приоритетно.

Чтобы наиболее правильно выделить главные задачи, необходимо ответить на поставленные вопросы:

— Для чего важно выполнить поставленные задачи?

— Что представляет собой успешное выполнение задания? (критерии успешности)

— Как пошагово достичь выполнения задания?

Критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Задачи мы выполняем, для достижения какого-то конкретного результата. Необходимо правильно обозначить и разобраться в главных критериях успешного выполнения плана.

К примеру, если ваш ожидаемый результат – это прочтение книги, без критериев успеха. Тогда ваша цель: прочесть 30 страниц в день. Результат вы можете достигнуть и прочесть книгу, но качество выполнения результата может вас полностью не устроить.

Поэтому при планировании недели или месяца, необходимо обозначить критерии успеха:

1. Полностью прочитанная книга к концу обозначенного периода. Задачи: найти новые идеи для повышения эффективности «холодных звонков», во время прочтения выделять цветным маркером важные моменты, читать каждый день 30 страниц.

2. После прочтения составить список важных моментов и идей для внедрения. Задачи: грамотно проанализировать важные моменты, составить рецензию на 1-2 листа.

3. Необходимые идеи реализованы в жизнь. Задачи: внедрить в жизнь идеи в течении двух дней после прочтения последней страницы книги.

Управление своим рабочим и личным временем – значит тщательно и наиболее эффективно планировать отдых и работу. Поскольку кроме производственных графиков существуют ваши желания и потребности, кроме бизнес-партнеров, ваше время также тратится на семью, друзей, кроме построения карьеры у вас есть – дом и любовь близких. Главный принцип равновесия правильной организации времени гласит: важно количество личного времени дома и качество рабочего времени.

Тайм-менеджмент – мощнейшее средство для повышения эффективности времени, контроль грамотного распределения сил и времени, которое позволяет освободить время для работы над собой. При этом положительные моменты очевидны с первых дней. В итоге формируется личный стиль организации времени, позволяющий повысить продуктивность на работе и расслабиться дома.

Рассказать друзьям:

Преимущества владения искусством самоменеджмента или тайм менеджмента Время как дефицитный продукт Его рациональное использование Подробнее: тренинги LiCO

управление временем или Тренинг тайм менеджмент

Планирование  рабочего времени

Преимущества владения искусством самоменеджмента (тайм менеджмента) состоят в следующем:

  • работа выполняется с меньшими затратами времени.
  • правильная организация труда приносит более эффективные результаты в работе.

Время – продукт очень дефицитный. Однако, вполне реально сделать так, чтобы за определенный промежуток времени успевать намного больше. Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально. Руководитель всегда находится в трёх измерениях: в настоящем, прошлом и будущем. Но вот время, к сожалению, необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. И пока руководитель «бьется» над  одной насущной проблемой, на смену ей приходит новая. Для того, чтобы понять всю подноготную данной ситуации, необходимо выяснить причины дефицита времени. На тренинге по тайм менеджменту так и ставят задачу. Зачастую причины дефицита времени заключаются в следующем:

  • постоянная спешка.
  • бесплановость работы.
  • доработка отдельных рабочих моментов дома, вне рабочего времени.
  • переутомление.
  • суетливость.
  • частая смена незаконченных частей разных дел.

При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах  его эффективного выполнения, которые возможно лучше, чем тот, который пришёл на ум первым. При бесплановой работе руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. Планирование рабочего врем У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов. Часто руководители берут «работу на дом». При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу. Руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и, в конечном итоге, ведёт к упадку здоровья. Переутомление является результатом плохой организованности дня, но также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. Низкая мотивация персонала  «на планирование времени» является «рваный» график и переутомление.

Следовательно, каждому руководителю следует проводить инвентаризацию своего времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени (рис. 1).

Инвентаризация времени включает в себя:

  • анализ используемого времени.
  • анализ временных потерь.
  • разбор «поглотителей» времени.

Но ничто так не повышает рациональное использование времени как его планирование. Планирование начинается с цели. Если у руководителя есть осознанная цель, то все его действия будут неосознанно направляться на достижение этой цели. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемые и случаются чаще.

Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели.

Путём анализа своих способностей руководитель определяет, что вообще он можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей располагает. Возможно также составление списка крупнейших неудач и поражений с краткой характеристикой и не предвзятой оценкой таковых. Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны.

Формулирование целей — это последняя ступень постановки целей, необходимая для последующей стадии планирования. Доказано, что если уделять планированию своего рабочего дня хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до двух часов.

Начать следует с составления плана на несколько лет вперед. Следующим этапом – составить план на период времени равный году. При реализации плана желательно придерживаться заданной хронологии выполнения дел. Квартальный план детализирует и дополняет годовой. Он в свою, очередь, является основой для составления плана на месяц. Далее — декадный план. Это ещё более детальный, точный прогноз планируемого периода. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени. План на день обычно составляется в форме так называемого «Дневника времени».

«Дневник времени» – важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. Он является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Важнейшим аспектом экономии времени является то, что руководитель должен заниматься строго своими обязанностями. Он не должен заниматься непосредственной деятельностью других сотрудников в следствии недоверия к ним или по другим причинам. Идя дальше, следует отметить, что руководителю, в силу своей занятости, просто необходимо делегировать часть своих полномочий другим лицам.

Руководитель в течение своего рабочего дня и всего рабочего времени имеет дело с множеством документов. Это самая важная фаза, так как все остальные фазы нуждаются в ней. Информация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией. Он подразумевает под собой рациональное чтение, которое включает в себя определение какую именно информацию необходимо получить, краткое ознакомление с материалом через его содержание и выяснение, присутствует ли она в нем. Не лишним будет познать различные методики чтения, которые убыстряют этот процесс.

Что касается инструментов планирования, средств, при помощи которых руководитель фиксирует свои планы на день, квартал, месяц… то, в зависимости от предпочтений, это могут быть:

1. Инструменты электронного планирования, так называемые «электронные ежедневники»:

— персональные информационные программные менеджеры, такие как Microsoft Outlook, содержащие в себе не только почтовый сервис но и календарь, содержащий удобные инструменты  организации рабочего времени.

— электронные календари глобальной информационной сети Интернет со встроенным сервисом напоминаний обо всех мероприятиях по SMS  и e-mail, а также возможностью синхронизации календаря с мобильным телефоном. Например, календарь Google.

2. Инструменты для планирования на бумажном носителе:

— бумажный ежедневник. В него удобно заносить долгосрочные цели и задачи, которые следует  выполнить в перспективе от одного до нескольких месяцев или же лет.

— стикеры. Служат напоминанием для первоочередного совершения определенных действий.

Руководитель, при планировании личного и рабочего времени, по своему усмотрению, может использовать одновременно как несколько инструментов планирования, так и один, наиболее удобный для себя метод планирования.

Руководителю, как и его подчиненным, для достижения эффективного планирования личного и рабочего времени, ощутимую пользу принесет тематический бизнес тренинг LiCO:

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

  1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
  2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.  Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

правила, советы, книги и программы

О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения. Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.

В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.


Метод Айви Ли

Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.


Метод оценок

Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.


Метод 1–3–5

Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.


GTD — Getting Things Done

Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.

Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т.д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.


Техника Pomodoro

Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.


Поедание лягушек

Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.


Метод салями

А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа 🙂 Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!


Метод 10 минут

Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.


Принцип 60/40

Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.


Энергетический список

Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.

Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить :)

Популярные инструменты для планирования времени

Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.

Todoist

Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.

Any.Do

В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.

Google Calendar

Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.

24me

Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.

Еще советуем изучить подборку 10 приложений для повышения продуктивности.

Какие книги о планировании рабочего времени почитать

«Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», Тимоти Феррисс

Название книги вызывает безудержное желание читать 🙂 Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.

«Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский

Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам 🙂 Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным компаниям («Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.

«Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк

Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.

«Принцип рычага. Как успевать больше за меньшее время, избавиться от рутины и создать свой идеальный образ жизни», Роб Мур

Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!

Принципы планирования рабочего времени успешных людей

И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

Итоги

Изложим итоги в виде тезисов. Итак:

  • Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
  • В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
  • Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
  • Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
  • Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

  • Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
  • В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
  • Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

  • синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

  • В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

  • Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

  1. План на день.
  2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
  3. Долгосрочный план на годы.
  4. Генеральный план достижения глобальной цели.
  5. Глобальная жизненная цель.
  6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
  • Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

  1. План на день.
  2. План на неделю / месяц.
  3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура Расшифровка
S — Specific Конкретность
M — Measurable Измеримость
A — Attainable Достижимость
R — Relevant Уместность
T — Time-bound Ограниченность во времени

Цель должна быть:

  • Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
  • Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
  • Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
  • Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
  • Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

  • К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

© iStockphoto
damircudic

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

  • Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
  • Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных задач.
  • Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
  • Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
  • Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
  • Достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
  • Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как распланировать свое время

Установите регулярное время для выполнения расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы определились, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1: Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу. Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2: Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас есть достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения потребностей в наставничестве и контроле.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3. Запланируйте высокоприоритетные действия

Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие сосредоточиваются более эффективно днем ​​или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить лучшее время дня.)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет трудно предсказать, но оставление некоторого свободного места в вашем расписании дает вам гибкость, необходимую для перегруппировки задач и реагирования на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Запланировать дополнительное время

Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам второй, третий и четвертый и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.

Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж. Вы можете достичь своего, потратив свое время. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте свежеприготовленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!

Ключевые моменты

Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.

Следуйте этому шестиэтапному процессу, чтобы подготовить свое расписание:

  1. Определите время, которое у вас есть.
  2. Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнить, чтобы добиться успеха в своей работе.
  3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
  4. Блокирование в соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
  5. Запланируйте действия, направленные на решение ваших приоритетов и личных целей, на оставшееся время.
  6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.

Скачать лист

5 методов ежедневного планирования, чтобы сосредоточить внимание на вашем дне

Большинство людей хотят знать, как лучше всего распланировать свой день для максимальной продуктивности, и существует множество статей и книг, в которых утверждается, что они знают «идеальный график».«Но на самом деле не существует идеального метода для всех. Поскольку у всех нас есть свои сильные и слабые стороны, когда речь идет об управлении временем и производительности, то, что работает для одного человека, может стать полной катастрофой для другого.

История показала, что наиболее продуктивные люди используют совершенно разные методы составления расписания в зависимости от их обстоятельств, характера и уровня энергии.Например, Уинстон Черчилль работал до поздней ночи и разбивал свой день виски и дремал.Тони Моррисон начала писать еще до рассвета. Не существует единого расписания, подходящего для всех, для максимальной производительности.

Хотите улучшить свой распорядок дня? Узнайте, как величайшие умы мира организовали свои дни. (Via Podio)

Мы хотим помочь вам найти метод планирования, который лучше всего подходит для вас . Мы хотим, чтобы вы каждый день добивались максимальной производительности. Имея это в виду, вот пять различных методов ежедневного планирования, которые вы можете попробовать. Некоторые из этих методов довольно просты, в то время как другие практически безумны.

Все дело в поиске подходящего.

Метод блокировки по времени

Блокировка по времени просто означает планирование дня заранее и выделение определенных часов для выполнения определенных задач. Для этого необходимо заранее определить, что вы будете делать и когда именно вы это сделаете. Как только вы их запомните, внесите их в свой календарь, а затем приступайте к работе над этими задачами в подходящее время в течение дня.

При планировании задач важно заблокировать как проактивные блоки , так и реактивные блоки. Проактивные блоки — это когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах, которые вы должны выполнить. Это когда вы продвигаетесь в важных проектах, составляете важные документы или набрасываете прототип вашего следующего замечательного продукта. Реактивные блоки — это когда вы даете время для запросов и прерываний, таких как электронная почта и импровизированные встречи.

Например, вы можете запланировать свои самые сложные задачи на первые два часа дня и просмотреть свой почтовый ящик во второй половине дня. Это позволяет вам работать, не отвлекаясь, и при этом знать, что вы получите доступ к электронной почте и телефонным звонкам.

Преимущество этого метода заключается в том, что он помогает вам точно узнать, как вы собираетесь использовать свое время и когда именно вы собираетесь выполнять определенные задачи. Стандартные списки дел представляют собой список задач, которые нужно выполнить в удобное для вас время. Блокировка времени предоставляет вам список задач и с определенными временными рамками для выполнения каждой задачи.

Заставляя себя работать в рамках жесткой структуры и выполнять задачи в определенное время, вы вынуждены уделять лазерное внимание каждому действию.

Гуру производительности Кэл Ньюпорт клянется методом блокировки по времени, говоря:

Иногда люди спрашивают, почему я беспокоюсь о таком подробном уровне планирования. Мой ответ прост: это дает огромную продуктивность. По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени дает такой же результат, как и 60-часовая рабочая неделя, проводимая без структуры.

Заблаговременное планирование дня с помощью календаря поможет вам сосредоточиться на наиболее важных задачах.«Независимо от того, как вы на это смотрите, — говорит писатель Art of Less Doing Ари Мейзель, — задачи включают время». (Его метод заключается в использовании FollowUp.cc для получения напоминаний о задачах по электронной почте в нужное время.)

Метод наиболее важных задач (MIT)

Метод MIT заключается в том, чтобы сосредоточить внимание на самом важном. Вместо того, чтобы составлять огромный список дел и пытаться все это сделать, определите 1–3 задачи, которые абсолютно необходимы, а затем неустанно сосредотачивайтесь на этих задачах в течение дня.Дело не в том, что вы никогда не выполняете более трех задач в день, а в том, что вы ничего не делаете, пока не выполните три основных задачи.

Реальность такова, что в большинстве случаев есть только несколько важных вещей, которые необходимо сделать . Да, тысячи голосов требуют нашего внимания, но большинство из них не являются решающими. Уведомления, взрывающие ваш телефон, и электронные письма, заполняющие ваш почтовый ящик, могут подождать. Если вы сможете выполнить 1-3 основных задания, все остальное станет второстепенным или даже ненужным.

Это основная тема книги Гэри Келлера и Джея Папасана The ONE Thing : «Что вы можете сделать на этой неделе, чтобы все остальное было проще или ненужно?»

После того, как вы определите свои 1-3 наиболее важных задачи, они будут запланированы на первых на ваш день. Затем вы продвигаетесь по основным предметам, прежде чем вас засыпают отвлекающими факторами. Вы можете использовать это вместе с методом блокировки по времени, чтобы сэкономить начальные часы для наиболее важных задач.Электронная почта, телефонные звонки и встречи приходят позже, когда вы выполнили свои основные задачи.

Если вы одержимо сосредотачиваетесь на самых важных задачах, каждый день будет продуктивным. У вас никогда не будет дня, когда вы тратите время на бессмысленные дела. Эксперт по производительности Джеймс Клир говорит об этом так:

Если вы каждый день будете делать самое важное в первую очередь, то вы всегда будете делать что-то важное. Не знаю, как вы, но для меня это большое дело. Есть много дней, когда я трачу часы, вычеркивая 4-е, 5-е или 6-е самые важные задачи в моем списке дел, и никогда не успеваю заняться самым важным.

Рекомендуемые приложения для управления задачами:

Техника Помидора

Техника Помидора — это работа короткими, массово продуктивными, интенсивно сфокусированными пакетами с последующим коротким перерывом. Это невероятно просто, поскольку все, что для этого требуется, это таймер, и он позволяет разбить большую задачу на управляемые интервалы.

Вот как это работает:

  • Выберите задачу

  • Установите таймер на 25 минут

  • Работайте над задачей, пока таймер не закончится

  • Сделайте небольшой перерыв (около 5 минут)

  • Каждые 4 сеанса Pomodoro делайте более длительный перерыв (15-30 минут)

Этот метод позволяет вам выполнять значительную работу в течение дня, при этом делая адекватные перерывы.Относительно короткое время каждого сеанса также позволяет вам интенсивно сосредоточиться, не испытывая умственного утомления.

Некоторые люди абсолютно верны Технике Помидора. Пол Клипп, президент польского отделения Lunar Logic, говорит об использовании Pomodoro:

Вы можете подумать, что человек может сделать 16 из этих циклов за день. Мне повезло, что я получаю больше двух в день без перерывов. Но за эти 50 минут я успеваю сделать больше, чем за остальные семь часов рабочего дня, по крайней мере, с точки зрения продвижения наиболее важных аспектов моих самых важных проектов.

Несмотря на красивую простоту, у Техники Помидора есть некоторые недостатки. Сеансы Pomodoro должны быть непрерывными периодами концентрации внимания, то есть вы не можете делать паузу в середине сеанса, а затем возобновлять его позже. Если коллега заходит и просит немного вашего времени, вам нужно либо вежливо отказаться, либо полностью прекратить сеанс.

Однако, как отметил Клипп выше, можно выполнить значительную работу всего за несколько сеансов.

Рекомендуемые приложения Pomodoro:

90-минутные сеансы фокусировки

Человеческое тело работает по циклам, называемым «ультрадианными ритмами».«Во время каждого из этих циклов есть пик, когда мы наиболее возбуждены, и спад, когда мы истощены.

С 90-минутной техникой фокусировки вы в полной мере пользуетесь пиками и спадами энергии, которые происходят в течение дня: Работайте 90 минут, а затем отдыхайте 20-30 минут. Обсуждая максимальную производительность в исследовании 1993 года, Андерс Эриксон указал, что периоды отдыха между интенсивными рабочими сессиями необходимы для улучшения. их тело и используют стимуляторы, такие как кофе, чтобы справиться с периодами низкой энергии.Это почти всегда приводит к полному сбою в районе 14:30, что соответствует падению вашего ультрадианского ритма.

Работа 90-минутными пакетами позволяет вам соотносить ваш максимальный уровень энергии со списком задач, что значительно повышает вашу продуктивность. Вы работаете со своим телом, а не против него.

Как выразился цифровой стратег Том Гибсон:

Мы должны начать думать о производительности и выпуске в циклических, а не линейных терминах.Многие уже осознают, что в течение дня у них бывают пиковые периоды, когда они лучше работают. В других случаях они думают лучше. В других случаях все, для чего они годны, — это Netflix.

8-часовой рабочий день нас научил считать, что мы должны работать стабильно с 8:00 до 17:00 с перерывом только на обед, чтобы работать с максимальной отдачей от начала до конца рабочего дня. И хотя этот метод, безусловно, позволяет менеджерам оставаться в курсе дел сотрудников, он снижает производительность.

Конечно, у этой системы есть свои недостатки.Если ваш босс заходит к вам в офис и обнаруживает, что вы дремлет на полу, он может быть недоволен, даже когда вы объясняете, что работаете в соответствии со своими ультрадиановыми ритмами (и, мы могли бы добавить, улучшая вашу память). И будут крайние сроки, которые не оставят вам выбора, кроме как приложить нос к точильному камню.

Но когда вы не опаздываете на время, вы можете принять во внимание естественные ритмы своего тела при выборе метода планирования. Ваше тело может не соответствовать 90-минутным циклам, но следите за своим уровнем энергии в течение дня в течение нескольких недель, чтобы увидеть, сможете ли вы найти для себя закономерность.

Метод полифазного сна

Это несколько странный метод планирования, который работает только для нескольких избранных людей, но если он работает для вас, вы достигнете необычной производительности за один день.

Большинство людей спят монофазно, то есть они засыпают за один день (или фазу). Бифазные спящие спят двумя небольшими порциями, например, 4 часа утром и 4 часа поздно вечером. Люди с полифазным сном доводят этот метод до крайности, разбивая сон на несколько коротких фаз, что позволяет меньше спать в целом и значительно повысить продуктивность.Продолжительность сна в каждой фазе может быть разной: некоторые люди спят только 20-минутным сном, а другие захватывают более длительные периоды сна, а затем дополняют их дремотой.

Евгений Дубовой — руководитель проекта из России, который принял полифазный график сна по 3,5 часа каждую ночь, дополненный тремя 20-минутными дневными снами. В результате в его распоряжении значительно больше времени и он делает гораздо больше, чем в противном случае. Как он сказал Business Insider: «Самым большим преимуществом является то, что у меня есть около двух месяцев дополнительного времени каждый год.Время — самый ценный ресурс в нашей жизни ».

Крис Джеуб, еще один полифазный спящий человек, соглашается:« Мой полифазный режим сна заставляет меня чувствовать себя здоровым и бдительным, дает мне более приятный сон и помогает повысить мою продуктивность на величину до 28 часов в неделю ».

У этого расписания есть несколько очень очевидных недостатков. Стив Павлина отметил сложность того, чтобы иметь этот тип расписания при сохранении нормального семейного расписания. А если вы пропустите какой-либо из запланированных сеансов сна, это может значительно испортить от вашего графика сна.

Но у этого расписания есть и ряд серьезных преимуществ, например, дополнительные часы каждый день. Если вы спите только четыре часа в день, вы добавите к своей неделе примерно 28 дополнительных часов (при нормальном сне 8 часов).

В поисках идеального сочетания

Создание наиболее продуктивного графика может означать создание гибридов некоторых из этих методов. Метод MIT хорошо сочетается с методом блокировки времени. Три сеанса Pomodoro идеально вписываются в 90-минутное рабочее занятие. И полифазный метод…хорошо, ты мог бы быть там сам по себе.

Но очень важно планировать свой день. Как говорит автор эссенциализма Грег Маккеун: «Если вы не ставите приоритеты в своей жизни, это сделает кто-то другой».

Устанавливая ежедневный график, вы гарантируете, что именно вы делаете свою жизнь приоритетом.

Продолжайте читать:

Этот пост был первоначально опубликован в ноябре 2016 года и обновлен в марте 2019 года. Смотрите изображение Wil Stewart через Unsplash .Таймер Pomodoro, фото David Svensson . Ультрадиановый ритм, иллюстрация Officevibe . Иллюстрация полифазного сна через Wikimedia .

Как составить график для оптимальной продуктивности

См. Наше полное руководство о том, как составить расписание, чтобы максимально использовать свои дни.

Введение

У всех нас одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Так почему же успешные люди так много делают за свои двадцать четыре часа, в то время как другие с трудом справляются с задачами из основного списка дел?

Один из ответов — тайм-менеджмент.Многие люди не могут эффективно использовать свое время в течение дня. Но если это ты, не волнуйся. Используя советы по продуктивности и создавая эффективный ежедневный график и придерживаясь его, вы можете делать больше и добиваться большего с каждым днем.

Почему важно составлять свой день

Как планировать свой день

Типы методов планирования

Почему важно составлять свой день

Время — конечный ресурс для всех нас. Оставлять ограниченное количество дней и часов на волю случая не означает ответственности за управление ресурсами.Вместо этого используйте расписание и пожинайте плоды:

  • Уменьшите потерянное время: если вы не включите в свое ежедневное расписание «потратьте 2 часа в социальных сетях и видеоиграх», то использование вашего расписания позволит вам не тратить время на то, что не в повестке дня.
  • Увеличивайте счастье: даже наука согласна. Следование расписанию делает вас счастливее!
  • Повышение производительности: вы сможете сделать больше, если будете следовать графику.
  • Снижение стресса: планирование дает больше уверенности, что снижает стресс и улучшает здоровье.Беспроигрышный вариант!
  • Облегчение совместной работы: каждый раз, когда вы работаете в команде, расписание позволяет вам оставаться на одной странице в одном месте в одно и то же время.

Как распланировать свой день

Понятно, что планирование дня имеет большое значение. Однако вы не можете просто добавить что-нибудь в свой календарь «Симпатичные котята» и надеяться на продуктивную жизнь.

Вместо этого вам нужна стратегия, позволяющая планировать продуктивность и эффективно выполнять важную работу. Вот несколько руководящих принципов, которые помогут вам составить расписание для эффективных дней.

1) Определите, почему вы хотите

Посмотрим правде в глаза. Не все, что мы делаем за день, доставляет удовольствие. Определенно есть задачи, которые мы просто не хотим выполнять. Мы можем полагаться на упорство и решимость, но это может истощить энергию. Вместо этого найдите внутреннюю мотивацию, определив, почему.

Почему все разные, но это смысл и цель всего, что мы делаем. Эта концепция была популяризирована Саймоном Синеком в его книге « Начни с того, почему ». Синек демонстрирует, что «почему» действительно может мотивировать людей и компании на достижение их целей.

Ваше «почему» должно быть больше, чем «Потому что я должен» или «Потому что кто-то сказал мне это». Для отдельного человека это может быть связано с тем, чтобы обеспечить безопасную и счастливую жизнь своим детям. Для бизнеса причина может больше походить на «Чтобы помочь людям добиться успеха».

Тогда все, что вы делаете как человек или как компания, должно служить этому.

2) Установите приоритеты

Есть буквально миллионы способов тратить каждый день. И ты не можешь все сделать.Без приоритетов вы можете тратить время на задачи, которые вас ни к чему не приведут. А если вы руководитель или менеджер группы, вы хотите расставить приоритеты для своей команды, чтобы они тоже знали, что важно.

Итак, вы должны выяснить, что вам действительно нужно сделать, чтобы достичь своих целей в соответствии с вашим «почему». Сначала запишите все, что вы можете придумать. Затем устраните все, что не связано с вашим «почему». Затем расставьте приоритеты по степени важности.

Направление движения так же важно, как и движение.Путешествие без пункта назначения может быть интересным, но без него, кто знает, где вы закончите.

3) Оцените, сколько времени займет задача

После того, как вы выяснили, что вам нужно сделать, выясните, сколько времени это займет. И мы не говорим о том, сколько времени это займет в стране фантазий. Вам нужно знать, сколько времени у вас действительно уходит на то, чтобы сделать это.

Одна из наиболее распространенных ошибок при составлении расписания — это неправильная оценка времени выполнения задачи или проекта.«Если вы переоцените или недооцените, сколько времени это на самом деле займет, у вас больше шансов выкинуть весь свой график. Хуже того, вы можете пропустить дедлайн или потратить драгоценное время на себя и ключевые заинтересованные стороны, такие как сотрудники и клиенты ».

Итак, вам нужно по-настоящему проявить себя и побудить свою команду делать то же самое. Выделите неделю или две и отследите свое время. Сколько времени вам нужно, чтобы написать 1000 слов или ответить на электронные письма? Затем вы сможете реалистично спланировать свой график, повысив свои шансы на успех.

4) Работайте умнее, а не усерднее

Тим Феррис, автор 4-часовой рабочей недели , кое-что знает. В эпоху суеты иногда нам кажется, что мы все время должны идти, идти, идти. Но что, если бы мы использовали свое время таким образом, чтобы работать меньше? Тогда мы тоже на что-нибудь наткнёмся.

Феррис выступает за стратегию более разумной работы с использованием систем, которые делают «невозможным плохое поведение». Тогда ему не нужно полагаться на ограниченный ресурс силы воли.Таким образом, создание производственных систем — ключевой шаг для Ferriss.

Другие способы повышения эффективности работы включают определение наиболее продуктивного времени дня и последующее планирование ключевых задач на этот период времени. У многих из нас самый высокий уровень энергии утром. Однако, если вы настоящая сова, не стесняйтесь использовать это время для работы.

Вы также должны проявлять стратегию. Да, есть много способов достичь своей цели. Выбирая путь, учитывайте соотношение риска и выгоды от того, что вы делаете.Вы можете позвонить 100 людям и получить один «да». Или вы могли бы позвонить десяти нужным людям с той же выгодой.

Типы методов планирования

Не существует универсального решения для создания наиболее продуктивного графика. Но эти методы планирования могут помочь вам на вашем пути.

1) Создайте продуктивный утренний распорядок

Начните свой выходной день с утреннего распорядка, повышающего продуктивность.

По словам Хэла Элрода, автора книги The Miracle Morning : «То, как вы просыпаетесь каждый день, и ваш утренний распорядок (или его отсутствие) резко влияет на ваш уровень успеха во всех сферах вашей жизни.Сосредоточенное, продуктивное, успешное утро способствует целенаправленным, продуктивным и успешным дням ».

Эльронд перевернул свою жизнь, проснувшись в 5 утра, чтобы провести время в тишине, медитации, чтении и упражнениях. Это задало тон его жизни, и он смог выбраться из-под сокрушительных долгов и достичь нового уровня успеха.

Ваше идеальное утро может выглядеть иначе, чем у Элронда, но имеет смысл выделять время пораньше каждый день, чтобы определить, как будет проходить остаток дня.

2) Избегайте переключения задач

Многозадачность может показаться эффективной. В конце концов, вы делаете больше сразу, верно? Неправильный. На самом деле, хотя вы делаете больше сразу, вы на самом деле не делаете больше. Вы делаете меньше.

Фактически, реальная стоимость многозадачности может составлять до 40% вашей производительности. Каждый раз, когда вы перемещаетесь между задачами, вашему мозгу требуется время, чтобы переключиться. Кроме того, люди более склонны к ошибкам при переключении задач. И чем сложнее задача, тем больше потери.

Итак, имеет смысл делать только одно дело за раз. Это позволяет вам по-настоящему сосредоточиться на том, что вы делаете. Тогда вы сможете делать это более эффективно.

Планируя свой день, по возможности избегайте переключения задач. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить задачи за один присест. Ох, а когда ты это делаешь? Не проверяйте свою электронную почту.

3) Пакетные задачи и планирование блоков

Мы увидели, как переключение задач может повлиять на производительность. Однако у всех нас есть более чем одно дело в день.Таким образом, вы можете минимизировать эффект переключения задач, группируя задачи и используя планирование блоков.

Вы можете определить «похожие задачи» разными способами. Но главное в том, что задачи должны иметь объединяющую функцию, которая делает их более эффективными, когда они выполняются вместе. Подумайте о выполнении поручений. Имеет смысл отправиться куда угодно в определенном географическом месте.

Точно так же вы можете группировать задачи с точки зрения мышления, необходимого для их выполнения. Например, административные задачи требуют одного типа мышления, а творческие задачи, такие как написание сообщения в блоге или отладка кода, требуют чего-то совершенно другого.Но группируя задачи по типу мышления, вы можете уменьшить влияние полного переключения передач.

Илон Маск, как известно, использует группировку задач, чтобы убедиться, что он делает все для своего бизнеса и по-прежнему проводит время со своей семьей. Пакетная обработка задач — это процесс совместного планирования подобных задач, чтобы вы могли выполнять их более эффективно.

4) Ожидайте неожиданного

Вы не можете предсказать будущее, но можете быть уверены, что в какой-то момент произойдет что-то неожиданное.Вы не знаете, что это такое и когда это произойдет, но это уже есть. И продуктивный график учтет это.

Наверное, это случилось с вами. Вы определили свою причину и расставили приоритеты и задачи. Вы запланировали ключевые задачи на наиболее продуктивное время. Вы были рок-звездой продуктивности.

Затем внезапно возникает чрезвычайная ситуация. Вы отодвигаете все в сторону, чтобы заняться этой неотложной задачей. Ваш эффективный график умирает мучительной смертью.

Это не обязательно должен быть срочный проект.Это может быть больной ребенок, который держит дома члена команды. Это может быть чрезвычайная погодная ситуация, и все останутся дома. Это может быть неожиданный простой сервера, замедляющий всем темп. Мелочи могут убить продуктивность так же эффективно, как и большие дела. И, честно говоря, они встречаются чаще.

Точно так же, как наличие чрезвычайного сберегательного фонда — это разумное управление деньгами, вам также следует иметь фонд для чрезвычайных ситуаций раз . Конечно, вы не можете накапливать время, но вы можете встроить временную подушку в свой график.Таким образом, когда произойдет неожиданное, вы будете готовы.

5) Использование технологии

Технология действительно хороша в составлении расписания. В конце концов, на базовом уровне расписание — это просто электронная таблица. Но технология планирования может выйти за рамки простой сетки.

Инструменты, такие как календарь Google, помогут вам запланировать повторяющиеся задачи, задачи с цветовым кодом, установить напоминания и даже обмениваться календарями между командами. Все это повышает эффективность вашего расписания. К тому же они не дают забыть о встрече с клиентом.

Однако вы можете сделать гораздо больше. Используйте приложение для iPhone, чтобы получить доступ к своему календарю на ходу. Избавьтесь от телефонных звонков и электронных писем для планирования встреч, позволяя другим планировать встречи прямо в вашем календаре.

Возможности безграничны!

6) Бумажные планировщики, маркерные журналы и списки дел

Какими бы хорошими ни были технологии для улучшения вашего планирования, не сбрасывайте со счетов ценность бумаги в этом цифровом мире. Не менее полезными могут быть бумажные планировщики, маркерные журналы, списки дел и другие аналоговые инструменты.

Фактически, Lifeplanner, лидер в области планирования Эрин Кондрен, получил знак одобрения Good Housekeeping как инструмент повышения производительности. И портативные системы, такие как Ryder XXX Bullet Journal, также пользуются популярностью в качестве инструментов повышения производительности.

Конечно, ничто не сравнится с хорошим старомодным списком дел, который помогает людям не сбиться с пути. Запись вещей избавляет вас от необходимости их запоминать. И награда за вычеркивание вещей из вашего списка может быть очень мотивирующим.

7) Съешьте лягушку

По словам Марка Твена: «Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Используя эту логику, один из методов планирования состоит в том, чтобы поставить самые сложные и важные задачи на первое место. И если у вас есть несколько таких задач, вам следует выполнить более сложное, а не более легкое.

Чтобы использовать этот метод, вы должны уметь определять свой ключевой приоритет на день. В конечном итоге приоритет должен быть единичным, поскольку мы не можем делать две вещи одновременно. (См. «Переключение задач»!)

Более сложные задачи часто наиболее склонны к откладыванию на потом.В конце концов, большинство из нас действительно не хотят есть лягушку. Таким образом, если вы сделаете их первым делом с утра, это не даст вам оттолкнуть их весь день. К тому же, когда они закончатся, у вас появится свободное время, чтобы заняться более интересными задачами.

8) Оценка и поворот

Планирование производительности может быть подвижной целью. И у вас может быть идеальный график, но найдите время, чтобы оценить результаты ваших усилий. Вы и ваша команда действительно продуктивные люди?

Вот несколько ключевых вопросов, которые следует задать себе и своей команде, чтобы оценить эффективность вашего графика:

  • Соблюдаете ли вы сроки?
  • Время было правильным?
  • Не повлияли ли непредвиденные проблемы на график?
  • Чувствовали ли вы давление часов?
  • Сработал ли график встреч?

Собрав данные, вы можете принимать обоснованные решения о том, куда двигаться дальше.Пропущенные сроки могут указывать на плохое планирование времени, проблему, которую легко решить в следующем месяце, спринте или квартале. Посторонние встречи можно исключить. Можно добавить дополнительные отступы для устранения непредвиденных проблем.

Заключение

Есть так много уловок и инструментов для творческого продуктивного графика, которые действительно работают на рабочем месте и дома. Если вы не попробуете, возможно, вы выбрасываете деньги в окно. И мы не можем придумать ничего менее продуктивного, чем это!

Каковы ваши лучшие советы и рекомендации по повышению продуктивности?

Как составить распорядок дня, который не испортит вам день

Когда дело доходит до составления распорядка дня, большинство людей попадают в один из двух лагерей:

  • The Overscheduler: Их календари похожи на рисованные пальцами в детском саду.Встречи накладываются на встречи, а напоминания о событиях, перерывах, задачах и т. Д. Проходят, как в канун Нового года. Их дни определяются с момента пробуждения до вечернего распорядка.
  • Минималист: Также известен как «Мечтатель». У них есть одно или два повторяющихся события, но много белого пространства, поэтому они «бесплатны» (по крайней мере, на бумаге) для длительных периодов работы.

Проблема в том, что оба этих подхода ужасны по своим причинам.

Избыточный график не оставляет времени для неизбежных «срочных» задач, которые всплывают. Одна задача занимает больше времени, чем вы предполагали (из-за ошибки планирования), и весь ваш день превращается в хаос.

А минималист? Они просто перенесли свое расписание в какой-то другой формат — скорее всего, в список дел, приложение для планирования или серию гневных писем с вопросом «Где это?»

На самом деле хороший распорядок дня — это залог успешной жизни.Знание того, что вы должны делать (и , когда ), создает ощущение цели, смысла и сосредоточенности. Это поможет вам избежать откладывания на потом, сохранить мотивацию и правильно распорядиться своим временем.

К сожалению, немногие из нас полностью контролируют наши дни. Вместо этого вам нужно что-то гибкое. Вам нужен шаблон ежедневного расписания .

В этом руководстве мы расскажем, как наиболее успешные основатели, творческие люди и глубокие мыслители используют шаблонный подход к своему дню, чтобы оставаться сосредоточенными, организованными и продуктивными (и как вы можете сделать то же самое в свой день!)

Как составить эффективный распорядок дня за 5 шагов

  1. Начните свой день с самой важной работы
  2. Составьте идеальный ежедневный график в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности»
  3. Используйте «временную блокировку», чтобы переключиться с реакции на контроль своего времени
  4. Установите свою доступность на минимум, который вы можете (10–15 минут)
  5. Следите за своим потоком (как задач, так и энергии)
  6. БОНУС: проводите регулярный календарный аудит, чтобы убрать мертвое время

Готовы вернуть себе контроль над своим временем ? RescueTime — это самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности. Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

1. Начните свой день с самой важной работы

Самые успешные люди всегда сначала выполняют свою самую важную работу.

Это может означать «проглотить лягушку» (т. Е. Избавиться от самой сложной задачи) или выделить время для осмысленной работы, прежде всего. Чего они не делают , так это того, что они начинают день с отвлекающих факторов, эмоциональных триггеров и стресса (т.е. электронная почта, социальные сети и Slack).

Как объясняет основатель Farnam Street Шейн Пэрриш:

«Если бы я встал утром и первым делом проверил электронную почту, я бы позволил другим определять мои приоритеты на день».

На практике есть масса отличных примеров, но один из моих любимых — это основатель и академик Кевин Тейлор, который устанавливает повторяющиеся ежедневные временные блоки для утреннего письма:

Как объясняет Тейлор:

«Если вам нравится больше всего, вы сначала планируете то, что от вас требуют другие, и только потом ищите в календаре пустые места, где вы могли бы« вписаться »в то, что для вас важно.(Удачи в поиске времени для фокусировки в календаре такого типа «реактивного дизайна».)

«Вместо этого измените парадигму, спланировав то, что важно для вас в первую очередь».

Установление повторяющихся обязательств перед собой первым делом с утра начинает ваш день с правильного намерения и гарантирует, что, что бы ни случилось, вы сделали что-то значимое.

Но, может быть, еще более важно то, что это обычно наиболее эффективное время вашего дня.Для большинства людей утром естественная энергия повышается, и их меньше отвлекает, а это значит, что вы действительно можете погрузиться в важную работу.

По словам Алекса Пэнга, автора книги Отдых: почему вы делаете больше, когда работаете меньше:

«Два часа, когда вы действительно можете вникнуть в проблему, дают решения, которые будут лучше, чем если бы вы потратили 10 часов, разбиваясь на собраниях и болтая по каналам Slack».

Подобный прогресс оказывает эффект домино мотивации и продуктивности, который помогает вам в течение всего дня.

Если вам нужен инструмент, который поможет вам придерживаться этого времени, попробуйте интеграцию с календарем RescueTime. Просто добавьте #focustime к заголовку утреннего блока в шаблоне ежедневного расписания, и все отвлекающие веб-сайты (например, социальные сети, новости и развлечения) будут заблокированы на время его проведения.

Наконец, вам не обязательно знать точно, , что вы будете делать в это время. Достаточно просто посвятить свои лучшие часы полноценной работе.

2. Составьте идеальный ежедневный график в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности»

Причина, по которой большинство успешных людей посвящают свои первые часы дня полноценной работе, заключается в том, что — это время, когда у них самый высокий уровень энергии . Однако, немного поработав, вы можете использовать тот же подход, чтобы согласовать остальную часть вашего ежедневного шаблона расписания с вашим уровнем энергии.

Мы все переживаем приливы и отливы энергии в течение дня благодаря так называемому циркадному ритму.Это внутренние часы, которые направляют наш разум и тело в моменты бодрствования и сонливости.

Ключ к успешному шаблону ежедневного графика — это соответствие вашего уровня энергии типу работы, которую вы выполняете .

Когда наша энергия низка, мы менее креативны, нам труднее принимать решения, мы легче поддаемся стрессу и подавляемости. С другой стороны, исследования показывают, что мы на 500% более продуктивны, когда наша энергия высока и мы можем находиться в состоянии потока.

Итак, как вы обнаружите, когда ваш уровень энергии естественным образом повышается или понижается в течение дня?

1. Экспериментируйте со своим циркадным ритмом

Большинство людей в течение дня следуют схожему циркадному ритму.

После пробуждения и выхода из состояния инерции сна наш уровень энергии начинает естественным образом повышаться. Примерно к 10 часам утра мы достигаем пикового уровня концентрации, который продолжается до естественного послеобеденного спада энергии между 13 часами дня.

Днем наш уровень энергии снова повышается и снова падает где-то между 9–11 часами вечера, когда большинство из нас ложится спать.

Так, например, вы можете создать шаблон ежедневного расписания, который следует этому шаблону:

  • Энергичная работа примерно до полудня
  • Звонки, встречи и электронная почта с 1–3
  • Свободное время для срочных дел или встреч до конца дня

Это неплохое начало, но что, если у вас не работает или вы хотите быть точнее?

2.Используйте свои личные данные о продуктивности, чтобы построить «кривую продуктивности»

Вместо того, чтобы полагаться на самооценку или отслеживание настроения, гораздо проще (и точнее) использовать инструмент отслеживания времени, такой как RescueTime, для автоматического сбора данных.

После сбора небольшого количества данных ваша панель RescueTime покажет вам, над какими приложениями, инструментами, веб-сайтами и проектами вы проводите время, когда вы продуктивны (или отвлекаетесь), а также тенденции в вашей деятельности и многое другое.

Для нашего случая использования отчет о тенденциях продуктивности за неделю по покажет, когда вы, скорее всего, будете продуктивны, а когда будете отвлекаться в любой конкретный день. Это в Отчеты> Производительность> Время суток.

RescueTime позволяет вам легко видеть тенденции вашей производительности и то, как вы проводите свое время каждый день.

Глядя на этот отчет, мы получаем четкую ежедневную тенденцию продуктивности и отвлекающих факторов, поэтому мы можем создать шаблон ежедневного расписания, который соответствует:

  • Сосредоточенное время в часы пик
  • Встречи, звонки и электронная почта при низком уровне энергии
  • Перерывы, когда у вас, скорее всего, случится спад

По сути, вы переключаетесь с планирования ваш день вокруг времени, чтобы распланировать его вокруг своей энергии.

( Ознакомьтесь с нашим полным руководством о том, как найти наиболее продуктивные часы здесь! )

3. Используйте «временную блокировку», чтобы переключиться с реактивного режима на контроль своего времени.

Кривая продуктивности — это карта того, как вы можете заполнить полный день в шаблоне ежедневного расписания.

Это не то же самое, что ежедневный график The Overscheduler , который заполняет свои дни приоритетами других людей. Вместо этого, это шаблон , показывающий, когда вам больше всего подходят определенные виды работы.

Одним из примеров такого рода шаблона ежедневного расписания на практике является то, что дизайнер Джессика Хиш называет своим «Ультра-расписание»:

Этот шаблон ежедневного расписания подобен скелету, на котором вы строите свою неделю. И если вы сопоставите ее со своей дневной кривой продуктивности, вы узнаете, что вы максимально продуктивно расходуете свое время.

Для Хиша это означало, что понедельник будет «днем администратора» для обычных звонков и встреч, а по средам и пятницам будет выделено время для «аналоговой работы»:

«Есть время, когда я могу полностью погрузиться в электронную почту, и в остальное время я заставляю себя игнорировать ее.Прежде всего, есть запланированные периоды времени, когда мой Wi-Fi будет отключен ».

Одна из лучших сторон этого подхода заключается в том, что он помогает вам визуализировать свой идеальный рабочий день — важный навык, которым, по словам автора Райана Холидея, практикуют немногие из нас:

«У многих людей большие цели на будущее. Думаю, лучше знать, как выглядит твой идеальный день. Тогда вы можете спрашивать себя с каждой возможностью и выбором: это приближает меня или отдаляет? »

Эффект заключается не только в том, что вы знаете, вам следует делать, но и в том, что это помогает вам сказать «нет» вещам, которые отнимают от вашего идеального дня.Как объясняет дизайнер Брэд Фрост:

«Чтобы принять приглашение на встречу, мне нужно отвлечься от чего-то другого, и теперь это действительно визуализируется».

Вы можете использовать технику под названием «Блокировка времени», чтобы создать свой собственный шаблон ежедневного расписания, подобный этому. Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством здесь.

4. Установите доступность к минимуму (10-15 минут)

Если у вас настроен осмысленный шаблон утреннего и ежедневного расписания и соответствует вашей кривой продуктивности, следующий вопрос: Как вы вписываетесь в неизбежные задачи, встречи, встречи и обязанности, которые подкрадываются и выбивают из строя ваш ежедневный график ?

Идеальный ежедневный график бережет ваше время.Для вице-президента по продуктам Facebook Фиджи Симо это означает изменение времени встреч по умолчанию на минимально возможное:

«Многие люди не проверяют, сколько времени следует реально уделять чему-то. По умолчанию они просто 30 минут для небольшого разговора и 60 минут для более крупного разговора. Благодаря этому календари выглядят как швейцарский сыр ».

Вместо этого Симо устанавливает минимальное время для встреч в 10-15 минут (как известно, Илон Маск разбивает весь свой день на 5-минутные отрезки).Таким образом, человек, заказывающий встречу, должен запросить дополнительное время, если он считает, что оно ему нужно.

Это заставляет и вас, и организатора встречи решать, сколько времени вам действительно нужно. (Это отличное место для начала, когда мы избавляемся от одержимости встречами).

Simo также рекомендует устанавливать буферы для времени ваших встреч, а также выделять преднамеренно открытые интервалы в свой день для сюрпризов в последнюю минуту. Таким образом, вы не будете наивным в отношении отвлекающих факторов, с которыми вам придется столкнуться.

В Календаре Google (как и во многих других приложениях Календаря) вы даже можете изменить продолжительность встреч по умолчанию и добавить автоматические буферы.

Эффективным днем ​​не управляет тирания 60-минутной встречи. Как объясняет Симо:

«Я более сосредоточен, когда устанавливаю свою повестку дня, в отличие от того, когда я позволяю другим определять мою повестку дня».

5. Следуйте своему потоку (задач и энергии)

Если все сделано правильно, ваш распорядок дня должен давать вам импульс, а не убирать его.

Однако мы часто забываем думать о своем душевном состоянии при планировании встреч, событий или задач. Тем не менее, подумайте о когнитивном скачке, который требуется, чтобы перейти от глубокого размышления, такого как кодирование новой функции, к ежедневным контрольным звонкам.

По данным Американской психологической ассоциации, восстановление после подобной смены задач может занять почти 40% нашего продуктивного времени.

Хотя мы уже говорили о важности защиты вашего энергетического потока (и соответствия правильных задач вашим энергетическим уровням), вам также необходимо знать о своем потоке задач .

Нашему мозгу нужно время, чтобы погрузиться в поток задачи. Но как только они разогреются, им будет легче продолжать и сохранять мотивацию.

Для писателя Пола Джарвиса это означает «разбивать» свой день на дела. Послеобеденное время можно посвятить письму, а утром — поддержке клиентов.

«Чем дольше вы можете сосредоточиться на одном типе задачи, тем быстрее вы сможете ее выполнить. Таким образом, если я сгруппирую все, что мне нужно сделать, в одно утро, я могу написать 5–6 статей одним махом.”

Это также то, что Y Combinator Пол Грэм называет «временем создателя» — длительные отрезки времени, необходимые для работы над когнитивно сложными задачами, такими как написание или кодирование (по сравнению со временем менеджера, которое разбито на короткие отрезки).

По мере того, как вы заполняете шаблон ежедневного расписания своими задачами и делами, попробуйте сгруппировать похожие задачи. И когда придет время на самом деле выполнить работу, убедитесь, что вы сосредоточены и не отвлекаетесь.

Существует множество инструментов, которые могут помочь вам в потоке задач. Четырехчасовая рабочая неделя Автор Тим Феррис 80% времени использует свой телефон в режиме полета. В то время как функция FocusTime RescueTime может блокировать отвлекающие сайты и уведомления, чтобы они не сбивали вас с пути.

Лично мне нравится использовать FocusTime для сеансов Pomodoro, когда я интенсивно работаю в течение 25–30 минут, а затем делаю небольшой перерыв.

БОНУС: Проводите регулярный аудит календаря, чтобы убрать мертвое время

Наконец, этот шаблон ежедневного расписания ничего не значит, если ваш календарь уже заполнен повторяющимися встречами и задачами.

Большинство людей используют свой календарь как ориентированный на будущее инструмент для планирования предстоящих событий. Но это также отличный инструмент для размышлений. Календарный аудит — это простое упражнение, в ходе которого вы выполняете и проверяете прошлые обязательства.

Каждые три месяца вице-президент Facebook по продукту Фиджи Симо проводит аудит календаря, чтобы выяснить:

  • Время, которое она потратила на каждый проект
  • Как ее время было разделено на встречи с отдельными руководителями по сравнению с большими собраниями
  • Процент времени, которое она потратила на подбор персонала по сравнению с управлением и строительством

Имея эти данные под рукой, она может увидеть, насколько время, проведенное ею, совпадает с ее намерениями.А если нет, она подстраивается.

«Все остальное в моем календаре было менее важным, но занимало больше времени по устаревшим причинам.

«Были повторяющиеся встречи, которые больше не требовали моего присутствия, встречи для принятия решений по менее важным темам и т. Д.»

Интеграция с календарем RescueTime позволяет быстро узнать, сколько времени вы тратите на работу каждый день, общее время встречи, вашу среднюю продуктивность, а также достигли ли вы своих ежедневных целей или нет.

Посмотрите на свое еженедельное или ежемесячное расписание прямо сейчас. Сколько из этих повторяющихся встреч можно сократить или отменить?

Соответствуют ли ваши временные обязательства вашим целям?

Если нет, пора вернуть эти часы.

Наконец, храните все свои временные обязательства в одном месте

Может показаться хорошей идеей разделить ваш личный и профессиональный календари, но это просто напрашивается на неприятности, когда обязательства пересекаются.Вместо этого используйте цветовое кодирование, чтобы различать действия, или создайте другой «шаблонный» календарь, чтобы все было в порядке.

Вы можете представить свой календарь как большую пустую банку. Каждая добавляемая вами задача — личная или профессиональная — заполняет пространство. И хотя вы можете назначать задачам разные уровни важности, ваш календарь этого не делает.

Час — это час, на что вы его не потратите.

Готовы вернуть себе контроль над своим временем? RescueTime — это самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности.Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

Руководство по планированию тайм-менеджмента

Время чтения: около 8 минут

Автор: Lucid Content Team

В «Совете молодому торговцу, написанном старым» Бенджамин Франклин написал:

«Помните, что время — деньги. Тот, кто может заработать десять шиллингов в день своим трудом и уезжает за границу или сидит без дела половину этого дня, хотя он тратит всего шесть пенсов во время развлечения или праздности, это не следует считать единственными расходами [sic]; он действительно потратил или выбросил еще пять шиллингов.

Используя больше слов, чем необходимо, Франклин говорит, что пропустить половину рабочего дня — это то же самое, что выбросить половину заработной платы. Точно так же потратить целый день на выполнение четырехчасовой работы — это то же самое, что ваш работодатель выбрасывает половину дневной заработной платы, которую вы платите за работу, которую вы не выполняли.

Умение составлять график и эффективно управлять своим временем может сэкономить вашей компании тысячи долларов, поскольку вы эффективно переходите от одного проекта к другому.

В этой статье мы обсудим, как создать расписание управления временем, которое будет работать с помощью легко доступных и интуитивно понятных инструментов.

Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

Как создать успешный график

В каждом дне 24 часа. В идеальном мире восемь из этих часов можно было бы проводить каждую ночь во сне, а еще восемь часов — на работу. Если вы проводите на работе более восьми часов каждый день, вы делаете это неправильно. В конце концов, чтобы жить, нужно работать, а не жить, чтобы работать.

Но научиться эффективно планировать свое время, чтобы работа могла быть завершена в отведенное время, может быть настоящей проблемой.Если вы создаете расписание, которому будете следовать только вы, это может быть немного проще, чем создать расписание, которое будет работать для всех. Если у вас есть члены команды, которые участвуют в нескольких командах, это может быть еще сложнее.

В следующих разделах мы представим шаги, которые повысят ваши шансы на успех в бизнесе и при планировании личного времени, чтобы вы могли выполнить свою работу и у вас было время для того, что вы хотите сделать.

Шаг 1. Составьте список всех ваших задач и назначений

Запись ваших задач и назначений поможет вам подумать о том, что необходимо сделать.Это полезное упражнение, которое поможет вам убедиться, что ничего не упущено из виду.

Если какая-либо из ваших задач является частью более крупного проекта, который зависит от работы, выполняемой другими, вам нужно проконсультироваться с ними, чтобы убедиться, что все записано. Убедитесь, что вы включили всех, кто будет участвовать.

Консультируясь с командой и профильными экспертами, не забывайте о масштабах проекта. Вы не хотите включать какие-либо задачи, которые могут сорвать проект.Также полезно оценить ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения задач.

Шаг 2: Определите свои приоритеты

На этом шаге вам нужно определить, какие задачи являются наиболее важными. Чтобы определить свои приоритеты, вы можете использовать следующие критерии, определенные в матрице Эйзенхауэра:

  • Важное и срочное: Это задачи, которые выполняются немедленно и лично. В крайнем сроке нет отсрочки.
  • Важно, но не срочно: Это задачи, которые вы обязались выполнить и у которых есть твердый срок выполнения, но их не нужно выполнять сегодня.По-прежнему важно запланировать время для выполнения этих задач, иначе они будут перемещены в квадрант «Важное / Срочное».
  • Не важно, но срочно: Обычно это задачи, которые необходимо выполнить немедленно, но не обязательно вам. Постарайтесь делегировать как можно больше.
  • Не важно и не срочно: Эти задачи можно определить как «занятая работа». Задачи такого типа не имеют ценности или не имеют никакой ценности, и их следует по возможности исключить.

Матрица Эйзенхауэра взята из цитаты, приписываемой президенту Дуайту Д.Эйзенхауэр: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Пример матричной диаграммы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Шаг 3: Оцените время, необходимое для выполнения каждой приоритетной задачи

Если вы работаете над проектом, в котором участвует команда, вы можете проконсультироваться с членами группы чтобы помочь вам определить, сколько времени потребуется на выполнение отдельных задач. Вы можете попробовать один из следующих методов оценки:

Экспертная оценка

Поговорите с людьми, знакомыми или имеющими опыт работы с аналогичной задачей.Их опыт поможет вам определить разумные сроки для выполнения задачи.

Аналогичная оценка

Посмотрите на похожие прошлые проекты, чтобы оценить, сколько времени займет этот проект. Например, если вам потребовалось 30 минут для обновления информации на веб-странице, вы можете разумно оценить, что для обновления веб-страницы такой же длины потребуется 30 минут.

Параметрическая оценка

Эта стратегия аналогична аналогичной оценке, за исключением того, что она допускает масштабируемость.Например, если вам требуется два часа, чтобы косить газон площадью один акр, вы можете оценить, что вам потребуется четыре часа, чтобы косить газон площадью два акра.

Оценка PERT

Этот метод использует средневзвешенное значение трех чисел для определения окончательной оценки: наиболее оптимистичный (O), наиболее пессимистичный (P) и наиболее вероятный (M). Оценка рассчитывается по следующей формуле:

(O + P + 4 × M) / 6

Например, вы оцениваете, что задача, скорее всего, займет 10 часов.Самая оптимистичная оценка, когда все идет хорошо, — шесть часов. Самая пессимистическая оценка, когда все идет не так, как надо, — 20 часов. Если вы хотите, чтобы ваш расчет был более приближен к вашей наиболее вероятной оценке, ваш расчет будет выглядеть следующим образом:

(6 + 20 + 4 x 10) / 6 = 66/6 = 11 часов

Используйте Lucidchart для создания PERT диаграмма, которая поможет вам определить ваши зависимости и минимальное время, необходимое для завершения проекта. Пример диаграммы

PERT (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Шаг 4: Составьте график на случай непредвиденных обстоятельств

Вам нужно немного пустого места в вашем расписании.У вас может возникнуть соблазн заполнить это пустое пространство дополнительными проектами. Будьте осторожны, не совершайте большего, чем вы реально можете справиться.

Что-то происходит, и вам нужно запланировать свободное пространство на случай непредвиденных и чрезвычайных ситуаций. Возможно, вы изначально не знаете, сколько дополнительного времени вам нужно будет запланировать, но опыт, консультации с другими и простые методы проб и ошибок помогут вам определить, сколько времени нужно добавить. Чем более непредсказуемым является проект, тем больше времени вам может понадобиться.

По мере того, как вы научитесь более эффективно справляться с прерываниями, вам не нужно будет планировать столько времени на случай непредвиденных обстоятельств.

Шаг 5: Планирование свободного времени

Если у вас есть свободное время, это ваше дискреционное время или время, которое не назначено на конкретную задачу или действие. Это личное время для чтения электронных писем, пересмотра своего расписания, подготовки к встрече, работы над важными, но не срочными делами и т. Д.

Шаг 6: Создайте визуальное представление вашего расписания

При настройке расписания вы должны создать визуальное представление, такое как временная шкала или календарь.Использование визуального расписания позволяет быстро увидеть, что нужно сделать. Вы можете использовать цветовое кодирование, чтобы легко различать высокие и низкие приоритеты.

Важной частью создания календаря является частое обращение к нему. Если вы не просматриваете свой календарь часто, задачи могут быть забыты, а важная работа может остаться незавершенной. Пример диаграммы

PERT (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

Шаг 7. Проанализируйте свое расписание и действия

Вероятно, что ваш график управления временем не будет идеальным с первой попытки.Графики меняются по мере развития проектов. Вам нужно часто пересматривать и анализировать свое расписание, чтобы видеть, что работает, а что требует изменений.

Например, если вы обнаружите, что у вас недостаточно свободного времени, и вы продолжаете переносить задачи в календарь на следующую неделю, вам нужно вернуться назад и просмотреть предыдущие шаги. Все ли добавленные вами задачи абсолютно необходимы? Является ли расчетное время, отведенное на выполнение задач, разумным? Есть ли другие сотрудники, которым можно делегировать задачи? При внесении изменений в расписание убедитесь, что существует четкая связь.

Если у вас по-прежнему недостаточно свободного времени, возможно, вам придется пересмотреть свою рабочую нагрузку, поискать решения для автоматизации или, возможно, передать некоторую работу на аутсорсинг.

Пусть Lucidchart будет вашим партнером

Действия, описанные в этой статье, не являются окончательными. Они представлены здесь исключительно в качестве справочника. По мере того, как вы работаете над процессом управления временем, который имеет для вас смысл, обязательно работайте с Lucidchart, чтобы разработать свои блок-схемы, интеллектуальные карты, расписания и любую другую документацию, которая может вам понадобиться.Доступ к документам Lucidchart можно получить из любой точки мира, что обеспечивает совместную работу в режиме реального времени и межгрупповое планирование.

Ознакомьтесь с нашими советами о том, как с помощью Lucidchart лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

Проверьте это

7 советов по управлению своим расписанием как профессионал

Мнения, выраженные предпринимателями, авторами являются их собственными.

Что-то, что однажды сказал Лу Герстнер, бывший генеральный директор IBM, застряло в моей голове: «Никогда не позволяйте никому владеть вашим расписанием.»Это просто и очевидно, но гениально.

Андрей Попов | Getty Images

На протяжении многих лет, когда я не следовал этому совету, я испытывал стресс и был непродуктивным. Постепенно я понял, что планирование и следование распорядку имеют огромное значение для того, как я себя чувствую и что я делаю. Вот некоторые из вещей, которые помогают мне управлять своим расписанием, которые могут быть вам полезны:

1. Создайте рутину

Независимо от того, над чем вы работаете, создайте рутину.Блокируйте время для определенных занятий и придерживайтесь плана. Превратите свой календарь в кучу блоков и поместите в эти блоки действия. Вы не делаете того, что не запланировано. Если хотите свободного времени, планируйте его.

Ваш распорядок дня может меняться в течение года, но в любой момент лучше иметь план. Например, если вы работаете над запуском компании и вам нужно найти, кодировать и нанимать клиентов, тогда расставьте приоритеты и заблокируйте определенное время для каждого действия. Приложение-календарь — очень полезный инструмент.

Вот образец календаря, который я сделал, который иллюстрирует некоторые концепции и идеи из этого поста.

Связано: 101 Советы по управлению временем для повышения производительности каждый день

2. Групповые встречи и звонки в блоки

Например, если вам нужно проводить встречи вне офиса, выделите для них два с половиной дня в неделю. собрания, и ходить на внешние собрания только в это время. Сделайте то же самое для встреч в офисе. Таким образом, вы не только выделяете отрезок времени для встреч, но и создаете другие отрезки времени, в которых вы сможете заниматься важной работой.Сделайте то же самое с звонками и закажите их все подряд.

3. Оптимизируйте время для различных типов встреч

Лично я теперь большой поклонник 30-минутных встреч и 10-минутных звонков. Я думаю, что 10-минутные звонки — отличный способ сначала связаться с кем-то или дать кому-то быстрый совет. Вы можете устроить видеовстречу в Google или Skype, если предпочитаете видеть человека, а не просто слышать его. Причина, по которой 10-минутные звонки работают, заключается в том, что люди пропускают BS и переходят к сути. Попытайся. Если вы сосредоточитесь, десять минут — это действительно много времени.Я предпочитаю звонить по пятницам, когда обычно работаю дома.

Я не большой поклонник ознакомительных встреч за кофе, обедов и ужинов. Я большой поклонник кофе и еды с людьми, которых я уже знаю. Эти встречи обычно продуктивны и увлекательны, но в первый раз, когда вы встречаетесь с кем-то, более продуктивно позвонить или провести 30-минутную встречу в офисе.

Вот типы встреч, которые вы можете заказать:

  • 30-минутная встреча в офисе, чтобы познакомиться с кем-то или наверстать упущенное.
  • 45-минутная встреча вне офиса.Отведите 15 минут на поездку.
  • 10-минутный звонок, чтобы помочь кому-то, кому нужен совет
  • 15-минутная ежедневная встреча — отлично подходит для стартапов и инженерных команд
  • 30-минутное еженедельное собрание персонала

Какие бы встречи вы ни проводили, группируйте их в блоки в зависимости от вашего конкретный график. Если вы чувствуете, что для определенного типа встречи требуется больше или меньше времени, настройте блок соответствующим образом.

4. Используйте слоты для встреч

В Календаре Google есть замечательная функция, которая называется Слоты для встреч.Это позволяет вам зарезервировать отрезок времени, а затем разбить его на части. Например, я могу зарезервировать три часа внешних собраний, а затем разделить их на три собрания — по одному часу каждое. Или я могу заказать один час звонков и разделить его на шесть звонков по 10 минут каждый. Есть также набор специальных инструментов, таких как каракули, которые тоже делают это.

Следующим шагом является создание bit.ly ссылок для разных периодов времени. У вас может быть ссылка для внешних встреч, еще одна ссылка для 30-минутных внутренних встреч и еще одна для 10-минутных звонков.Затем вы делитесь этими ссылками, и они могут забронировать для вас время. Я проделал это с компаниями-кандидатами в Techstars, и это было потрясающе эффективно. Это свело к минимуму пересылку по электронной почте и сэкономило массу времени мне и компаниям.

Связано: Как использовать технологии для повышения производительности, а не отвлекать вас

Это не сработает со всеми, потому что некоторым это может показаться грубым. В любом случае, если вам неудобно отправлять кому-то ссылку, вы можете использовать свои собственные интервалы для встреч, предложить несколько вариантов времени для встреч, а затем забронировать конкретный интервал самостоятельно.

Если вы просите кого-то о встрече, всегда предлагайте несколько альтернативных вариантов времени, например, вторник в 16:30. или 17:00 в среду. Дэвид Тиш выступил с отличным докладом, в котором рассказывается о планировании встреч и многих других основах общения.

5. Время блокировки электронной почты

Это самый важный совет во всем сообщении. Электронная почта будет владеть вами, если она вам не принадлежит. Чтобы владеть электронной почтой, вы должны избегать этого постоянно. Для этого вам нужно запланировать время для отправки электронной почты.Это абсолютно необходимо. На самом деле это настолько важно, что я написал целый пост об управлении электронной почтой.

6. Планируйте физические упражнения и время с семьей

Если вы не внесете это в календарь, это не будет выполнено. Что ж, это относится к вашим упражнениям и времени с семьей. Идете ли вы утром, днем ​​или вечером, делаете это три раза в неделю или каждый день, отметьте время тренировки в календаре. Мой друг и наставник Николь Гларос очень ясно дает понять, что ее утро, до 10 часов утра.м., принадлежат ей. Она бьет по тротуару или спортзалу, в зависимости от погоды, и редко отклоняется от своего распорядка.

То же самое относится к планированию времени с семьей и близкими. Если вы такой же трудоголик, как я, вы в конечном итоге украдете время у своей семьи, если не забронируете его заранее и не научитесь быстро отключаться. Многие люди в этой индустрии говорили о планировании семейного времени. Мне больше всего нравится Брэд Фельд, который много об этом говорит.

7. На самом деле управляйте своим временем

Я много думаю о своем времени.Я думаю о том, куда это денется. Я думаю о том, где мне взять еще и как это оптимизировать. Когда я работал с GetGlue, у меня был помощник, который управлял моим временем. Она была потрясающей. Но когда я присоединился к Techstars, я решил, что буду сам управлять своим календарем. Должен признаться, что я рад этому решению.

Я думаю о том, что делаю, с кем встречаюсь и почему многое другое. Каждую неделю я встречаюсь со многими людьми. Мой график особенно сумасшедший во время процесса отбора.Тем не менее, поскольку я управляю своим календарем, следую распорядку, планирую встречи блоками и использую интервалы для встреч, я чувствую себя менее перегруженным и менее напряженным.

Принятие во владение своего календаря и планирование дней и недель сделало меня более счастливым и продуктивным человеком. Надеюсь, этот пост тоже поможет вам в этом.

Я хотел бы услышать ваши советы по продуктивности. Как вы распоряжаетесь своим временем? Как вы ведете свой календарь? Какие инструменты ты используешь? Пожалуйста, поделитесь в разделе комментариев ниже.

Эта статья написана членом сети авторов AlleyNYC. AlleyNYC — один из крупнейших в мире центров инноваций, помогающий стимулировать рост стартапов в своем флагманском месте в Нью-Йорке. Entrepreneur Media — партнер и инвестор AlleyNYC. Если вы хотите узнать больше об AlleyNYC и о том, как подать заявку на членство, посетите здесь.

Связано: Заставьте часы бодрствования работать на вас

12 приложений для управления временем для организации работы и жизни

Неважно, кто вы, вы, вероятно, хотели бы, чтобы в сутках было больше часов.

Время — ценный ресурс. Вы не можете перестать его использовать, и вы не можете найти его больше, но оно вам нужно, чтобы делать абсолютно все. Время стоит за всеми аспектами ведения бизнеса, от планирования встреч до выполнения заказов, и вы не можете позволить себе управлять им плохо.

Неэффективное управление временем может принимать разные формы. Будь то прокрастинация, личные отвлечения или проекты, на которые уходит больше времени, чем следовало бы, есть масса вещей, которые тратят наше время каждый день.Потраченное впустую время означает поспешные сроки, дисбаланс между работой и личной жизнью, а также еще больший стресс и беспокойство.

Когда дело доходит до дела, вам просто нужно более эффективно использовать имеющееся у вас время.

К счастью, возможности лучше управлять своим временем есть везде. Вот 12 приложений для управления временем, которые помогут вам освободить свой график, найти время для личной жизни и сосредоточиться на выполнении своей работы.

Лучшие приложения для управления временем на 2019 год

  1. Toggl
  2. Рабочий процесс
  3. Сдвиг
  4. Время Спасения
  5. Своевременное
  6. Trello
  7. MyLifeOrganized
  8. Focus @ будет
  9. Карман
  10. Todoist
  11. Помни о молоке
  12. Урожай

1.Toggl

Toggl — это приложение, которое можно использовать для отслеживания времени, потраченного на выполнение задач, а также для добавления записей вручную. Организуйте свои записи по командам, клиентам, проектам или тегам. Добавьте примечания к описанию, чтобы вы могли вспомнить, чем вы занимались позже.

Если вы управляете командой, вы можете пригласить их в свой проект и держать время в одном месте. Подробные отчеты покажут вам, где вы проводите больше всего времени. Платные пользователи также получают от Toggl подробные сведения о том, как лучше оптимизировать свое время на основе своего журнала.

Toggl доступен на iOS и Android, а также на Mac. Существует бесплатная версия, или вы можете перейти на версию Starter (9 долларов США за пользователя в месяц), Premium (18 долларов США за пользователя в месяц) или корпоративную учетную запись (индивидуальная цена).

Почему Toggl?

  • Узнайте, кто чем занимается, и найдите способы оптимизировать время, затрачиваемое на эти задачи.
  • Просмотрите свою неделю, месяц или даже год , чтобы увидеть, что тянет вас вниз в течение длительных периодов времени.
  • Отслеживайте все и везде. С мобильными приложениями, настольными приложениями и дополнительными расширениями браузера вы можете синхронизировать Toggl между устройствами и никогда не пропустить ни минуты.

Заинтересованы в изучении того, как создать собственное приложение для Shopify? Узнайте, как создать приложение Shopify в блоге веб-дизайна и разработки.

2. Рабочий процесс

Workflow — это приложение с широкими возможностями настройки, позволяющее сэкономить время на сложных повседневных делах.С помощью Workflow вы можете создавать уникальные ярлыки на главном экране на своем телефоне, которые выполняют пакеты задач одним касанием.

Если вы хотите, чтобы Google Карты автоматически прокладывали маршруты к вашей следующей встрече или вам нужно сохранять резервные копии всех ваших фотографий в Dropbox, вы сможете создать собственные приложения, которые сделают это за вас. Workflow может похвастаться действиями и интеграцией с такими приложениями, как Facebook, Uber и YouTube.

Workflow — одно из бесплатных приложений для управления временем, доступное только на устройствах iOS.

Почему именно рабочий процесс?

  • Workflow сокращает потери времени за счет автоматизации сложных задач, которые вы выполняете на своем телефоне.
  • Рабочий процесс быстрый и легкий, позволяет создавать новые приложения и ярлыки с помощью простых команд перетаскивания.
  • Workflow универсален. может работать из других приложений, таких как Safari и Evernote.

Бесплатный список для чтения: мотивация электронной коммерции

Не можете сосредоточиться на развитии малого бизнеса? Получите доступ к нашему бесплатному тщательно подобранному списку важных статей о продуктивности.

Получите бесплатный список чтения

Получите наш список чтения для мотивации электронной торговли, доставленный прямо на ваш почтовый ящик.

Почти готово: введите адрес электронной почты ниже, чтобы получить мгновенный доступ.

Мы также будем присылать вам обновления о новых образовательных руководствах и историях успеха из информационного бюллетеня Shopify. Мы ненавидим СПАМ и обещаем сохранить ваш адрес электронной почты в безопасности.

Спасибо за подписку. Скоро вы начнете получать бесплатные советы и ресурсы.А пока начните создавать свой магазин с бесплатной 14-дневной пробной версией Shopify.

Начать

3. Смена

Shift — это настольный инструмент, основной задачей которого является помощь в организации электронной почты, особенно если у вас несколько учетных записей. Но он также интегрируется с такими приложениями, как Trello, Calendly и даже Airbnb.

Идея состоит в том, что вы можете быстро переключаться с одной учетной записи на другую одним щелчком мыши. Это полностью переключит вас на другую учетную запись, вместо того, чтобы выходить из системы и снова входить в нее для каждой платформы по отдельности.Если вы переключаетесь от проекта к проекту несколько раз в день, Shift поможет вам сохранить рассудок.

Shift Basic доступен бесплатно на компьютерах Mac, или вы можете перейти на Pro за 29,99 долларов в год или Advanced за 99,99 долларов в год.

Почему Shift?

  • Shift — это надежный способ освободить ваш почтовый ящик и помочь вам тратить меньше времени на пересылку электронной почты.
  • Shift помогает сосредоточиться на текущей задаче вместо того, чтобы прыгать от проекта к проекту.
  • Shift поможет организовать вашу команду. и упростит доступ к различным инструментам и приложениям в вашем бизнесе.

4. RescueTime

RescueTime — это приложение для отслеживания времени, которое записывает, как и где вы проводите время в сети. Приложение для повышения продуктивности анализирует все, что вы делаете в течение дня — от того, какие другие приложения вы используете, до того, сколько времени вы проводите на своих любимых веб-сайтах.

Если вы хотите избавиться от отвлекающих факторов в своей жизни и быстрее выполнять свою работу, RescueTime — отличный способ узнать, какое именно поведение вас сдерживает.Чтобы помочь вам сосредоточиться на достижении своих целей, RescueTime Premium может даже временно заблокировать ваши веб-сайты, которые откладывают на потом.

RescueTime доступен для iOS и Android; OS X, Windows и Linux. RescueTime Lite предоставляется бесплатно, или вы можете заплатить 9 долларов в месяц (или 72 доллара в год вперед) за доступ к функциям Premium.

Почему RescueTime?

  • RescueTime не дает вам тратить время зря. с помощью напоминаний, которые предупреждают вас, когда вы тратите слишком много времени на конкретную задачу.
  • RescueTime помогает понять, как вы провели день. предоставляет подробные отчеты и ежедневные обзоры.
  • RescueTime помогает быстрее выполнять работу. находит новые способы организовать свой день и правильно проводить время.

5. Своевременное

Timely — это инновационное приложение для учета рабочего времени и расписания, которое не только отслеживает, сколько времени занимает проект, но и помогает более эффективно организовать рабочую неделю.

Приложение заранее определяет вашу рабочую неделю и позволяет оценить, сколько времени вам нужно выделить для решения повседневных задач. Отслеживая свое время, вы сможете сравнить свои прогнозы с тем, сколько времени на это потребовалось на самом деле, и лучше спланировать свое расписание в будущем.

Этот нисходящий подход к учету времени позволяет более эффективно управлять своим временем и положить конец проектам, которые выходят из-под контроля и выходят за рамки.

Timely доступен для iOS и Android, Mac и Windows, а также в виде приложения для браузера.Индивидуальные планы для индивидуальных пользователей начинаются от 7 долларов в месяц.

Почему своевременное?

  • Timely держит вашу команду в курсе и дает вам более реалистичное представление о том, сколько времени уходит на проекты.
  • Timely требует от вас ответственности за количество времени, которое вы выделяете на работу.
  • Timely поможет вам понять, как проходит ваша рабочая неделя , и поможет вам спланировать следующую.

6. Trello

Trello — это гибкое веб-приложение для управления проектами, которое позволяет легко сортировать задачи и сотрудничать с товарищами по команде.Вместо того, чтобы теряться в беспорядке электронных писем или запутанной электронной таблице, Trello визуализирует ваши проекты в виде списков, прикрепленных к цифровым доскам объявлений.

Каждый список состоит из отдельных постов, называемых карточками, которые могут представлять все, от задач до идей и целей. Члены команды могут добавлять к карточкам комментарии, вложения, контрольные списки и пользовательские метки, удерживая всех на одной странице.

Ищете ли вы способ отслеживать прогресс больших проектов или организовывать последний сеанс мозгового штурма, Trello можно настроить так, чтобы он соответствовал вашей команде.

Trello доступен для iOS и Android, а также для Mac и Windows. Существует бесплатная версия, или вы можете обновить ее, чтобы получить больше функций, используя учетную запись бизнес-класса или предприятия.

Почему Trello?

  • Trello полностью настраивается. Каждый бизнес индивидуален, и Trello адаптируется к вашим потребностям, какими бы они ни были.
  • Trello поддерживает вашу организованность. объединяет все ваши проекты и командную коммуникацию в единую среду.
  • Trello упрощает отслеживание каждого проекта. и позволяет с первого взгляда анализировать все рабочие процессы.

7. MyLifeOrganized

MyLifeOrganized — это больше, чем просто список дел. Используйте приложение ежедневника, чтобы легко перетаскивать, отмечать, отмечать и организовывать задачи в простом и элегантном интерфейсе. Если одна из ваших задач настолько велика, что кажется непосильной, используйте приложение, чтобы создавать подзадачи, чтобы мотивировать себя на прогресс.

Некоторые из платных функций MyLifeOrganized включают автоматизированные «умные списки» — по сути, приложение использует установленные вами сроки, задачи и приоритеты, чтобы определить, какие элементы требуют вашего немедленного внимания.Вы также можете использовать его для установки напоминаний с географической привязкой, чтобы приложение отправляло вам пинг, когда вы находитесь рядом с одним из указанных вами местоположений.

MyLifeOrganized доступен как для iOS, так и для Android и Windows. Доступно несколько вариантов ценообразования: от бесплатного до 59,95 долларов США.

Почему MyLifeOrganized?

  • Позвольте MyLifeOrganized держать вас в курсе. Вместо того, чтобы отслеживать ваш собственный прогресс, приложение разбивает большие проекты на более удобоваримые этапы и сообщает вам, когда вам нужно что-то делать прямо сейчас.
  • Быстро добавляйте новые задачи, не заходя в приложение. Отправить MyLifeOrganized электронное письмо, а приложение позаботится обо всем остальном.
  • Не отвлекайтесь от задачи на любом устройстве. Платные абоненты также получают облачный доступ.

8. Focus @ will

Focus @ will — это уникальное приложение для управления временем, которое помогает вам лучше использовать свое время. Приложение воспроизводит музыку и успокаивает звуки, которые, как научно доказано, повышают продуктивность и концентрацию внимания.

Выбирайте плейлисты в зависимости от того, чем вы занимаетесь (предприниматель или студент), или типа ученика и работника, которым вы являетесь (творческий или логический). По заявлению компании, для каждого человека существует определенный тип музыки, который переводит его в «состояние потока». Введя немного информации о себе, focus @ будет воспроизводить музыку, оптимизированную для вас. Затем нажмите «Играть» и приступайте к работе!

Focus @ в настоящее время доступен для Android и Mac, а приложение для iOS будет выпущено в ближайшее время.Вы можете зарегистрировать индивидуальную учетную запись за 8,33 доллара в месяц, если вы платите за весь год, или 9,95 доллара в месяц при ежемесячной оплате. Также доступны командные аккаунты.

Почему focus @ будет?

  • Он полностью адаптирован к вашему уникальному стилю работы. Найдите музыку и звуки, которые заставят вас стараться изо всех сил.
  • Наука это подтвердила. focus @ will прочитал об исследованиях и провел несколько собственных, таких как это. По общему мнению, вы можете повысить свою продуктивность до 4 раз.
  • Бесперебойное использование focus @ will на всех устройствах. Работаете ли вы дома или слушаете наушники в офисе, вы можете продолжить с того места, на котором остановились.

9. Карман

Pocket — это приложение для создания закладок, которое позволяет сохранять веб-контент, чтобы вернуться к нему позже. Даже в самые продуктивные дни легко сбиться с пути, прочитав одну интересную статью. Pocket позволяет сохранить все в одном месте, чтобы вы могли прочитать или посмотреть его позже, после того, как сначала закончите работу.

Не работает? Оставайтесь отключенными от сети и сохраняйте рабочий контент, чтобы к нему возвращаться, когда вы находитесь в офисе, чтобы вы могли приятно провести свободное время.

Вы также можете просматривать контент в Pocket, который будет предлагать рекомендации на основе ваших предпочтений. Приложение работает с более чем 1500 различными приложениями, поэтому независимо от того, где вы найдете интересный контент, вы сможете сохранить его на потом.

Pocket доступен для Android и iOS, Mac и Windows и имеет несколько расширений для браузера.Вы можете подписаться на бесплатный план или выбрать оплату 5 или 45 долларов в год за доступ к дополнительным функциям и без рекламы.

Почему карманный?

  • Pocket не отвлекает вас , давая вам возможность сохранить то, что вы ищете, для последующего использования и максимально использовать свое время.
  • Pocket поможет вам организовать свой день и отделить рабочее время от времени обучения.
  • Pocket позволяет легко находить новый контент, , поэтому, когда вы, наконец, решите погрузиться, у вас не будет недостатка в материалах для чтения.

10. Todoist

Todoist — еще одно приложение для управления задачами и органайзера, которое поможет вам всегда быть в курсе всего, что нужно сделать. Вы также можете использовать представление календаря, чтобы увидеть предстоящую неделю или месяц.

Добавьте ежедневные привычки и повторяющиеся задачи и сроки, чтобы вам не приходилось каждый раз вручную вводить повторяющиеся задачи. Используйте цветную расстановку приоритетов и получайте удовольствие, наблюдая за своим прогрессом в выполнении задачи.

Todoist доступен для Android, iOS, Mac, Windows и надстроек для браузера.Как и во многих других приложениях для управления временем, в Todoist есть как бесплатные, так и платные варианты. Стоимость Todoist Premium начинается с 3 долларов в месяц для индивидуальных аккаунтов, а для бизнес-аккаунтов — от 5 долларов за пользователя в месяц.

Почему Todoist?

  • Todoist интегрируется с сотнями приложений , поэтому вы можете быть в курсе всего, что делаете.
  • Разгрузите часть своих задач с помощью функций командного делегирования Todoist.
  • В Todoist есть несколько шаблонов на выбор. Вам не нужно начинать с нуля, чтобы создать панель управления списком дел.

11. Помни о молоке

Вы когда-нибудь бегали в продуктовый магазин за молоком и получали все, кроме молока? На этом была основана идея Remember The Milk, и она вышла за рамки простого списка покупок в продуктовых магазинах. Приложение для управления временем поможет вам получать больше молока и многое другое.

Remember The Milk — это приложение со списком дел, которое позволяет вам упорядочивать задачи по цветным тегам, а также разбивать большие проекты на подзадачи.Прикрепляйте файлы с Google Диска или Dropbox и делитесь своими списками с другими, чтобы они оставались на одной странице. Приложение может отправлять напоминания по электронной почте, в текстовых сообщениях, в мгновенных сообщениях и даже в Twitter.

Remember The Milk доступен для Android, iOS, Mac, Windows и расширений браузера. Доступна бесплатная версия, а платный доступ начинается с 40 долларов в год.

Почему нужно помнить о молоке?

  • Организуйте несколько списков задач и используйте функцию смарт-списков приложения для создания новых списков на основе результатов поиска.
  • Оставайтесь на связи, даже когда вас нет. Remember The Milk синхронизируется на всех устройствах, даже если они отключены.
  • Никогда не прекращайте строить списки. Remember The Milk позволит вам создавать неограниченное количество списков, так что сходите с ума!

12. Урожай

Harvest — это приложение для отслеживания времени и расходов, которое может помочь вам изменить свое мышление и начать думать о времени как о конечном ресурсе. Приложение имеет надежные функции учета рабочего времени и предоставляет простые для понимания визуальные отчеты о том, как вы и ваша команда проводите свое время.

Приложение интегрируется с множеством других инструментов, среди которых Asana, Trello и GitHub. Кроме того, это может помочь вам отслеживать оплачиваемое время, чтобы вы могли учитывать каждую минуту.

Вы можете загрузить Harvest на устройства iOS, Android, Mac и Windows. Также доступно несколько надстроек для браузера. Сбор урожая стоит 12 долларов на пользователя в месяц.

Зачем собирать урожай?

  • Harvest поможет вам получить оплату , отслеживая оплачиваемое время и позволяя мгновенно создавать счета для отправки клиентам за это время.
  • Планируйте будущее с функцией прогнозирования и убедитесь, что у вас и вашей команды достаточно времени для завершения всех запланированных проектов.
  • Посмотрите, входят ли проекты в бюджет одним взглядом. Знайте, нужно ли вам развернуться, пока не стало слишком поздно.

Тайм-менеджмент — это все

Эффективное использование времени — это не только ключ к более продуктивной жизни, это также секрет более счастливой жизни.

Легко увязнуть в работе, особенно если вы плохо распоряжаетесь своим временем. Вы можете упустить возможность провести время с друзьями и семьей. Поддержание надлежащего баланса между работой и личной жизнью является основой вашего личного и профессионального успеха, поэтому вам нужно лучше использовать свое время, когда это возможно.

С этими приложениями для управления временем в вашем наборе инструментов вы будете лучше оснащены, чтобы упростить свою жизнь, повысить продуктивность и снизить стресс.


Готовы создать свой интернет-магазин? Начните бесплатную 14-дневную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется.