Среда , 29 июня 2022
Бизнес-Новости
Разное / Планирование дня как максимально использовать время: Планирование времени как способ самоорганизации

Планирование дня как максимально использовать время: Планирование времени как способ самоорганизации

Содержание

Планирование времени как способ самоорганизации

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.Джим Рон

Если понаблюдать за разными людьми в течение хотя бы одного рабочего дня или недели, станет заметно, насколько важно планирование времени как способ самоорганизации. Имея в сутках те же 24 часа, кто-то успевает совмещать работу, учебу, спорт и личную жизнь, а кто-то даже с одной работой справляется неудовлетворительно. Одни строят карьеру, учат иностранный язык, получают второе высшее образование, а другие уже год не могут заставить себя заняться английским или начать бегать по утрам. Виновата всегда нехватка времени: даже если вы ничего не делаете, вам все равно его не хватает. Знакомо?

Давайте посмотрим правде в глаза: в нехватке времени виновато не количество часов в сутках, а человек, который не умеет правильно ими пользоваться или не хочет.

Что же именно мешает многим из нас успевать делать все задуманное? Как правило, это одна из двух основных проблем или обе сразу:

  1. Психологический фактор. Пассивность, уныние, лень, низкий уровень мотивации или страх провала – все это заставляет нас раз за разом откладывать важные дела и искать оправдания. Самое удобное оправдание – нехватка времени.
  2. Неорганизованность. Целеустремленный человек тоже может хронически не успевать. Виной тому неумение планировать и упорядочивать дела, а также оценивать ресурсы и возможности.

Почему важно планировать свое время

В первую очередь поймите главное: времени никогда не станет больше, в сутках всегда будет 24 часа, а в неделе – 7 суток. Если вам кажется, что сейчас вы слишком загружены, и чтобы подступиться к бесконечному списку несделанного, следует подождать более свободных дней, не обманывайте себя. И через месяц, и через год вы будете загружены точно так же, только другими делами, ведь жизнь не дает передышек, у нее всегда будет чем вас занять. Откажитесь от выжидающей тактики сразу, ваш единственный вариант – действие. Если вы не верите, что сможете совмещать работу, учебу и спорт, посмотрите на людей, которые это делают.

Главное отличие успешных людей от неуспевающих – грамотное планирование дня для максимального использования времени.

Люди, которые все успевают, не супермены. Они так же ограничены во времени и вынуждены спать по 6–8 часов в сутки, так же устают, так же имеют семьи, друзей, увлечения и т. д. Все, что их отличает от вас, – они точно знают, когда и что сделают, и сколько времени у них это займет. Дисциплинированный человек всегда имеет:

    #1

    Режим дня. Вовремя вставать, значит, вовремя ложиться. Многие нерационально расходуют ночное время, из-за чего страдает их организованность и продуктивность днем.

    #2

    Распорядок дня. Чтобы что-то успеть, нужно хорошо знать, что именно нужно успеть, и как конкретно это сделать. Такую информацию нельзя хранить в голове, т. к. память ненадежна, и нельзя формировать по ходу дня, т. к. невозможно учесть все.

    #3

    Упорядоченный список дел. Список важных дел на день сам по себе ничего не дает. Нужно расположить эти дела в оптимальном порядке друг за другом и определить временной интервал для выполнения. Чем точнее и подробнее список, тем меньше времени вы тратите впустую.

5 советов по эффективному планированию времени

Тайм-менеджмент – очень популярное направление всевозможных курсов, тренингов и авторских методик по саморазвитию и повышению личной эффективности. Его востребованность хорошо показывает, насколько актуальна проблема самоорганизации для современного человека. Подходы к решению этой проблемы разнятся между собой, как правило, только в деталях. Основные же направления развития всегда одни и те же – это дисциплина и планирование. Простые принципы и правила правильного планирования времени из нашей подборки помогут вам освоить азы тайм-менеджмента без обучения на специализированных курсах.

Стройте планы на бумаге

Американские социологи провели интересный многолетний эксперимент с участием студентов колледжей. Среди учащихся был проведен опрос на тему планирования и организации времени, по результатам которого опрошенные были разделены на три группы (от самой малочисленной к самой обширной):

  1. Студенты, которые ведут органайзер или каким-либо другим способом записывают свои планы и цели.
  2. Студенты, которые ничего не записывают, но точно знают, чего хотят.
  3. Студенты, не знающие, чего они хотят, не строящие планов и не записывающие их на бумагу.

Спустя целых 10 лет социологи разыскали и повторно опросили участников эксперимента. По результатам опроса выяснилось, что самые низкие доходы имеет третья группа участников, доходы второй группы оказались выше в два-три раза, доходы первой группы – в десятки раз.

Простая привычка вести ежедневник может изменить вашу жизнь до неузнаваемости.

Однако к этому тоже следует подходить с умом:

  • составляя список дел, делите их по срочности: безотлагательные, средней срочности, несрочные;
  • разбивайте крупные задачи на составные части, иначе есть риск не успеть;
  • в первую очередь делайте самые трудные дела; когда сделано самое трудное, список дел уже не выглядит таким пугающим;
  • вычеркивайте дела из списка – видеть, как длинный список тает на глазах, – отличная мотивация;
  • не ограничивайтесь одним рабочим днем, составляйте планы на неделю, на месяц, на год и даже больше.

Чего я хочу и что я делаю

Лень и неуверенность в себе – коварные враги, их очень сложно победить именно потому, что они действуют окольными путями. Вы ведь никогда не скажете себе: «Мне лень и я боюсь провалиться, поэтому я отложу это дело». Вы скажете: «Я всего на минутку загляну в одноклассники» или «Я давно не звонил другу/подруге, только узнаю, как у него дела, и сразу обратно». Дьявол живет в мелочах: каждый раз, когда вы отвлекаетесь на внешне невинную мелочь, тратите несколько драгоценных минут. А когда возвращаетесь к делу, с ужасом обнаруживаете, что оно не стало привлекательнее ни на йоту, и тогда появляется новая мелочь, на которую так приятно отвлечься. Это забирает не только время, но и энергию, поэтому скоро вы обнаружите, что устали, так ничего и не сделав. Кстати, прекрасный повод отложить дело до завтра, не правда ли?

Даже в пустой комнате с железными стенами ленивый человек найдет, чем отвлечься от работы.

Если вы неуверенный в себе человек, и причина вашей лени – страх провала, вам помогут методы эффективного планирования личного времени. Контролировать себя вы можете самостоятельно. Для этого возьмите в привычку задавать себе два вопроса:

  1. Чего я хочу?
  2. Что я делаю?

Эта практика выявляет и наглядно демонстрирует все предательские ухищрения вашей лени: как только ответ на второй вопрос перестает соответствовать ответу на первый, пора бить тревогу.

Будьте педантичны

Все сталкивались с сильным раздражением и даже гневом занятого человека, когда кто-то что-то переставил местами на его столе или навел небольшой беспорядок в его личных вещах. Таких людей обычно упрекают в том, что они делают из мухи слона и нервничают из-за ерунды. На самом же деле один из эффективных способов экономии времени – привычка держать личные вещи в идеальном порядке, и это совсем не ерунда.

Лучше один раз навести порядок в вещах, чем десять раз потратить время на поиск нужной вещи.

Убирая вещь со своего места, вы вынуждаете хозяина тратить время на ее поиск, сбиваться с рабочего ритма и испытывать раздражение по этому поводу. Неудивительно, что он в бешенстве, – вы воруете его время и нервы. Пусть это кажется мелочью неорганизованным людям, не стоит равняться на них. Держите вещи так, чтобы все нужное всегда было у вас под рукой, придавайте этому значение, это действительно важно.

Выработайте рабочий ритм

Человек, который дает волю лени, большую часть дня, недели или месяца работает очень медленно, затем обнаруживает, что не укладывается в сроки, и начинает работать неестественно быстро. Качество такой работы всегда страдает: в гонках со временем, в ажиотаже и стремлении не завалить сроки любой ценой исполнитель может недоглядеть и упустить очень многое. Кроме того, «завалы» вредны для здоровья – они чреваты как физическими нагрузками, так и нервным напряжением.

Очень часто нехватка времени возникает из-за того, что мы не спешили, когда времени было много.

Этого можно избежать, если выработать оптимальные техники планирования времени и подходящий ритм работы, при котором процесс не будет приводить к чрезмерной усталости и нервным перегрузкам, а результат будет готов к назначенному времени. Спокойная и планомерная работа позволит уделять больше внимания мелочам и положительно скажется на качестве, а самое главное – вы забудете про завалы навсегда.

Разгружайте себя

Народная мудрость гласит: «хочешь сделать хорошо – сделай сам». Но если дел, которые нужно сделать хорошо, слишком много, у вас быстро возникнет дефицит времени, с которым не справится никакой тайм-менеджмент. В основе эффективного планирования времени лежит адекватная оценка возможностей. Лучше не пытаться использовать себя более чем на 100%, это сработает на короткой дистанции, но в перспективе сулит массу проблем.

Тайм-менеджмент учит не растягивать на неделю работу, на которую хватит одного дня, но он никогда не научит вас делать за день недельный объем работы.

Многие задачи можно делегировать коллегам и подчиненным. Возможно, многие из них компетентнее вас в определенных вопросах и быстрее справятся с поручением. Не исключено, что вы сможете выполнять больше дел первостепенной важности, если перепоручите менее важные дела другим людям. Ищите способы разгрузить свое время, не теряя в результате, – это тоже часть искусства грамотного управления временем.

Записаться на курс

Планирование: виды, методы, примеры | РБК Тренды

Для достижения глобальных и повседневных целей важно грамотно планировать свое время и правильно распределять задачи. Разберем, как сделать это максимально эффективно, не потеряться в рутине и не бояться объемной работы

Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.

Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.

Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.

Основные виды планирования

Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.

Планирование по необходимости

Этот вид в свою очередь делится на:

  • Директивное, при котором выполнение поставленных задач является обязательным. Подразумеваются детализация и лицо, которому направляется готовый план. Чаще применяется в государственном планировании или на предприятии.
  • Индикативное, не подразумевающее обязательного исполнения сроков и задач. Является скорее рекомендательным и применяется в микроэкономических процессах.

По времени исполнения задач

Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.

  • Краткосрочное планирование — рассчитывается на период до года.

Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.

  • Среднесрочное планирование — применяется в государственных учреждениях, на предприятии и в фирмах.

Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.

  • Долгосрочное планирование — здесь расчет идет на срок от пяти лет и больше.

Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.

По содержанию плана

Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.

  • Стратегия — это долгосрочный план, который определяет основной вектор действий фирмы. Сюда входит изучение рынка, целевой аудитории, оптимизация рабочего процесса и так далее.
  • Тактика — это планирование, при котором создаются условия для решения задач, поставленных при стратегическом планировании.
  • Календарное планирование — подразумевает распределение стратегических и тактических шагов по конкретным датам и другим показателям.
  • Бизнес-планирование — как один из видов, необходим для оценки эффективности планируемых мероприятий. Это детально проработанный план, куда включены все основные показатели организации и бизнеса.

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

Матрица Эйзенхауэра

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

  • Важно и срочно — сделать.

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

  • Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста.

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.

  • Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер.

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

  • Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна.

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

  • определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR. Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
  • декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
  • для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра. Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

Планирование времени для повышения эффективности — Личный опыт на vc.ru

Мне, как и, наверное, многим, хочется сделать свою жизнь чуточку эффективней, без фанатизма. Тайм-менеджмент — это инструмент для продуктивного распределения времени. За четким расписанием всегда должны стоять понятные и близкие лично вам цели, ради которых хочется просыпаться по утрам.

{«id»:77499,»type»:»num»,»link»:»https:\/\/vc.ru\/life\/77499-planirovanie-vremeni-dlya-povysheniya-effektivnosti»,»gtm»:»»,»prevCount»:null,»count»:3}

{«id»:77499,»type»:1,»typeStr»:»content»,»showTitle»:false,»initialState»:{«isActive»:false},»gtm»:»»}

{«id»:77499,»gtm»:null}

3035 просмотров

P.S Эта статья транслирует основные принципы, выдержанные мной в разработке кейса — «Спринт Жизни», узнать о котором вы сможете из статьи по ссылке.

Шаблон для личного планирования и повышения личной эффективности вы можете получить тут, приятного пользования.

Спринты — возможность попробовать мини-версию вашей мечты на вкус. Понравилось? — В следующем спринте продолжу дальше. Не мое ? — Что ж попробую себя в новом начинании. Преимущество такого подхода, как и Scrum, — не тратить время и усилия на движение в неправильном направлении

Основные принципы

  • Постановка целей на 9 — недельный спринт
  • Формирование полезных привычек на протяжении недели
  • Планирование дня 30 минутными блоками
  • Ежедневное ведение журнала и постановка задач

К мечте по плану

На каждый спринт я определяю три главные цели, Цели я разбиваю на три промежуточных этапа — это помогает отслеживать процесс.

Чтобы сформировать приоритеты и отфильтровать ненужное, важно понимать вектор в котором вы двигаетесь. Поэтому горизонт планирования должен быть коротким, чтобы оставаться в поле зрения, но одновременно достаточным по времени для реализации какого — то значимого проекта.

Цели должны быть:

  • Конкретными и легко измеримыми
  • Реалистичными
  • Важными лично для вас. Как достижение этой цели повлияет на вашу жизнь? Помните, что самый действенный метод в тайм-менеджменте — это отказ от ненужных дел.

Придумайте награду за успешное окончание спринта. Да-да это работает. Вспомните вашу собаку, которая готова делать что удобно за лакомый кусочек колбаски. В вашем же случае, это может быть шопинг, новый гаджет или путешествие куда-либо… Предвкушение награды — отличное подспорье в сложные минуты, когда силы на исходе и ничего не хочется

Привычки

Секрет успеха почти любого начинания заключается в повторяющемся и сфокусированном действии. Человеческий разум наиболее эффективен, когда работает над чем-то помалу и часто, таким образом формируя привыкание

Ежедневное повторение одного и того же действия перестраивает нейронные связи в мозге, процесс становится автоматическим, не требующим усилий и железной силы воли. Работа над телом подчиняется тем же правилам, что на работа над разумом. Успех отличного тела и здорового духа — заниматься понемногу, но постоянно.

Запомните два простых правила

  • Начинайте с привычек, требующих малых усилий. Главное в привычке — регулярность, а результат достигается за счет накопительного эффекта.
  • Можно пропустить день,но только один. Повторяющиеся действия « перестраивают мозг» и в этом процессе крайне важна регулярность

Простые привычки способны кардинально изменить вашу жизнь, сделать вас нас более счастливыми, здоровыми и успешными.

Планирование дня

Каждый день необходимо выбирать 3 приоритетные задачи. Что нужно сделать в первую очередь, чтобы приблизиться реализации целей спринта?

Личное планирование мало чем отличается от разработки ПО и итеративный подход со спринтами, тут весьма кстати. Вместо долгосрочных масштабных планов необходимо фокусировался на конкретных, относительно небольших задачах.

30-минутные блоки. Помидорка

Пик продуктивности большинства приходится на время с 9 утра до полудня. Рабочий день разбивается на 25-минутные отрезки работы, во время которых вы полностью фокусируетесь на задаче. После каждого спринта делается перерыв от пяти до десяти минут.

Тикающий таймер с обратным отсчетом создает ощутимое давление со стороны дедлайна. Во-вторых, чтобы не отвлекаться на мелочи и быть максимально сконцентрированным на работе, эти возникающие спонтанно помехи можно отложить до ближайшего перерыва.

Метод достаточно простой, но невероятно эффективный. Поскольку вы понимаете, сколько времени потребуется на выполнение той или иной задачи, и начинаете лучше планировать день.

Хорошее / плохое

Каждый день в вашей жизни происходит что то хорошее и что то плохое. То, на чем мы фокусируем внимание и определяет, будем ли мы счастливы или нет.

Ежедневное спасибо обращает наше внимание на людей и события, пусть небольшие и мимолетные, но они вызвали у вас эмоции, озадачили, научили чему-то новому, спровоцировали возникновение приятных воспоминаний.

Заключение

Способ достижения любой цели = фокус + дисциплина. Главное освободите голову от ненужных вещей. Мозг — гениальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы — например, запоминания информации, которую можно записать. Фиксируя достижения, мы празднуем маленькую победу каждый день и становимся увереннее в своих силах.

Основная метрика — это ваш прогресс в каждом деле, потому что большие цели достигаются, когда долгое время идешь вперед небольшими шагами. Всё решает результат, то есть сделали вы что-либо для достижения цели или нет, а потому без понимания этого применение даже самых изысканных техник ничего не даст.

Как всё успевать, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента

Правильное распределение времени


Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

<<Форма демодоступа>>

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

<<Форма курс 5-11>>

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

  • Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
  • Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
  • Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
  • Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

методы, правила и почему это важно. Основные правила планирования времени


1. Планируйте рабочий день

Расписание на день — никакая не формальность, а то, с чего стоит начинать вашу новую организованную жизнь. Правда, оно должно быть реалистичным и подробным. Заносите в него не только встречи с коллегами, но и все остальные дела. В идеале вам нужно распланировать весь свой день и прикинуть, сколько времени уйдет на каждую задачу. Когда вы знаете, что вам нужно успеть еще вот это и это, желание посидеть в Фейсбуке куда-то улетучивается. Обязательно выделяйте время на то, чтобы разгрести почту или разобраться с бумагами. Один-два «подхода» в течение недели — и вы забудете о том, что такое переполненный почтовый ящик.

2. Ставьте жесткие рамки

Офисные работники знают, сколько времени уходит на встречи. Чтобы не застрять в переговорке на весь день, научитесь ставить временные рамки и не тратьте на обсуждение больше 45 минут. Этот принцип хорошо подходит и для самостоятельной работы. Зная, что вам нужно уложиться в два часа (например), вы не будете отвлекаться от задачи на звонки, разговоры и кофе. И в итоге удивитесь, как много всего можно сделать за день.

3. Используйте дополнительные сервисы и приложения

До важной встречи осталась пара часов, а вы еще не доделали презентацию? Не паникуйте, сосредоточьтесь на самом важном и воспользуйтесь . Обработать фотографии можно в редакторе PicMonkey , разобраться с аудиофайлами — в Audacity , а собрать онлайн-портфолио — в редакторе .

4. Не сидите в почте

Вы знаете, что примерно треть вашего рабочего дня уходит на чтение писем? Это самая настоящая зависимость, которая не дает вам нормально работать. Что делать? Попробуйте проверять почту два или три раза в день, не чаще. Например, утром, когда пришли на работу, потом после обеда, потом в конце рабочего дня. Все оставшееся время вкладка с почтой должна быть закрыта. Приложение на телефоне — тоже. К этому тяжело привыкнуть, но это правда работает.

5. Включите режим «Полет»

Это поможет разобраться с остальными помехами. Мы имеем в виду Фейсбук, Инстаграм, Пинтерест и т.д. Вроде бы ничего такого — минутка здесь, минутка там, но на самом деле ужасно отвлекает, а собраться потом очень тяжело. Решение: закройте все вкладки, приложения и мессенджеры и не отвлекайтесь на них до конца рабочего дня. Лучше качественно потрудиться, а потом поболтать с друзьями — хоть час, хоть весь вечер. Можно даже выбраться в ресторан или бар. Почему нет, ведь вы молодец и все сделали.

6. Составьте список дел

Самый простой и действенный способ прожить день с пользой. Прямо с утра сядьте и напишите все, что вам нужно сделать. Помните: когда цель поставлена, свернуть в сторону гораздо сложнее. Начинать лучше со срочных и важных задач, даже если вам совсем не хочется их делать. После этого переходите к несрочным, но не самым интересным делам, а легкие и приятные задачки оставьте напоследок — в качестве вознаграждения за проделанную работу.

7. Перфекционизм — это лишнее

Стремление к совершенству и желание сделать еще лучше — это хорошо и правильно, но важно вовремя остановиться. Вы можете бесконечно улучшать и дорабатывать свой проект, только в итоге его никто так и не увидит. Учитесь не распыляться на мелочи, концентрироваться на главном и заканчивать начатое.

8. Делегируйте задачи

У каждого сотрудника вашей компании есть сильная сторона: один прекрасно считает, второй планирует, а третий может найти выход из самой непростой ситуации. Если вы не знаете, как справиться с той или иной задачей, почему бы не доверить ее тому, кто сделает это лучше?

9. Выработайте новые привычки

Любимая поговорка вашей бабушки про тех, кто рано встает, по-прежнему актуальна, особенно на работе. Если вы приезжаете в офис утром, никто не отвлекает вас болтовней и приглашениями на кофе — можно засесть за работу, сделать все дела и уйти пораньше. Не стоять в пробках, не толкаться в переполненной маршрутке, а спокойно ехать домой с приятным чувством того, что все дела сделаны, впереди — свободный вечер, а у вас даже остались силы заняться тем, чем давно хотелось.

Хотите эффективно решить свои задачи? на Wix — это быстро и бесплатно!

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

“Не верьте календарям. В году может быть столько дней, сколько вы захотите. Один человек тратит год на то, что можно сделать за неделю, в то время как другой проживает за неделю события целого года”

Чарльз Ричардс

Одной из самых значительных сложностей жизни и самосовершенствования остается нехватка времени. Конечно, время на всех одно – в сутках каждого человека 24 часа. Вопрос в том, как мы используем эти часы.

Здесь приводится несколько примеров того, как можно освободить некоторое время, чтобы сделать то, чего вам на самом деле хочется.

1. Проследите, как проходит ваш день

Используйте ручку и бумагу – или свой компьютер – и часы. Проследите, куда уходит ваше время в течение дня на самом деле, а не по вашему мнению. Вы можете быть удивлены, сколько времени вы тратите на всякую всячину (особенно на то, что для вас не так уж важно и интересно).

2. Примите тот факт, что нет необходимости делать все то, что делаете вы

Небо не обрушится на вашу голову, если вы откажетесь от какого-либо занятия. Это самый важный пункт списка. Все, что вы «должны» делать, не дает вам самосовершенствоваться или хотя бы просто выкроить некоторое время и заняться собой. А на самом деле вы ничего не «должны».

Попробуйте взглянуть на ситуацию так, будто вы сами выбираете, чем заняться. Разумеется, если вы решили что-то сделать или не сделать, на то есть основания. Причины могут быть веским или не очень, позитивными или негативными. Иногда на первый взгляд вещи кажутся не тем, чем они являются на самом деле, но ваша задача – научиться контролировать свою жизнь и делать выбор вместо того, чтобы позволять окружающему миру управлять вами и решать за вас. Такие навыки помогут вам понять, что для вас не первостепенно важно, отказаться от этих действий или уделять им меньше времени, и заняться чем-то более интересным.

3. Пользуйтесь Законом Паркинсона

Вы можете работать быстрее, чем думаете. Закон Паркинсона гласит, что дело будет затягиваться и усложняться в зависимости от времени, которое вы готовы на него потратить. Например, если вы дали себе слово решить вопрос в течение недели, все непременно запутается до такой степени, что вам придется уделить поиску выхода из ситуации гораздо больше времени, чем вы предполагали.
Лучше сфокусируйтесь на поиске решения проблемы, затем дайте себе час (а не целый день) или день (а не неделю) на осуществление задуманного. Такой образ действий подстегнет ваше мышление и заставит сконцентрироваться на действии.

4. Сократите количество получаемой информации

Это очень важный момент. Чтобы найти время для личностного развития вам, скорее всего, придется реже смотреть телевизор, листать журналы и газеты, особенно, если вы привыкли заниматься сразу несколькими из перечисленных занятий. Отказ от них освободит массу времени, и, тем не менее, вам, вероятно, не захочется пропустить любимое шоу или забыть о газетах. Найти компромисс нам поможет следующий вопрос…

5. Комбинируйте несколько занятий с пользой для себя

Если вам хочется посмотреть свое любимое телешоу, совместите просмотр с чем-то полезным, например, с упражнениями на велотренажере. Или организуйте встречу с друзьями, и общайтесь с ними во время игры в теннис (тоже физическое упражнение) или похода по магазинам (порадуйте себя парой новых дисков или модной одеждой).

Кроме того, вы можете получать разнообразную информацию во время коротких перерывов в течение дня. Послушайте аудиокнигу во время езды в транспорте вместо того, чтобы делать это дома. Сидя в приемной какого-нибудь учреждения в ожидании приема, можно посмотреть новый эпизод любимого шоу с помощью iPOD’а или мобильного телефона.

6. Периодически спрашивайте себя, насколько необходимо ваше занятие

Большую часть времени мы заняты чем-то не важным, хотя и не осознаем этого. Спросив себя, что вы делали в течение дня, вы можете обнаружить, что могли бы найти лучшее применение своему времени (не имеет значения, были вы на работе или дома). Чтобы не забывать о необходимости задавать себе полезные вопросы, используйте внешние напоминания в виде записок, заставок на мониторе и аксессуаров.

7. Соберитесь

Вместо того, чтобы тянуть время, погружаясь в раздумья в надежде на то, что кто-то выполнит работу за вас или проявит инициативу, вместо попыток найти объяснение и оправдание своему безделью, выработайте в себе привычку выполнять все поручения сразу.

Проявите активность и сделайте то, что вы должны сделать. Чаще всего это можно сделать в другой раз, как-нибудь потом, но к тому моменту, когда вы будете вынуждены действовать, вы потеряете массу времени на поиски причины отложить работу, размышления о неизбежном и раздражение из-за того, что, в конце концов, вам придется взяться за дело. А если вы ждете, что за вас это сделает кто-то другой, то может пройти немало времени, прежде чем ваши ожидания оправдаются.

Выработать в себе такую привычку может быть нелегко, если вы привыкли подолгу (или слишком долго) раздумывать перед тем, как начать что-то делать. Начав работу над собой я нашел один эффективный способ: нужно меньше соотносить свои действия с размышлениями и эмоциями, осознавая тот факт, что вы контролируете свое внутреннее состояние, а не наоборот. Конечно, можно позволить себе немного обдумать ситуацию, но затем лучше как можно скорее сделать то, что собирались.

8. Не распыляйтесь

Возможно, вы прекрасно справляетесь с несколькими делами одновременно. Я – нет. Поэтому, если передо мной стоит задача, требующая концентрации и тщательного планирования, я предпочитаю некоторое время заниматься только ею. Может показаться, что чем больше дел вы будете делать одновременно, тем скорее вы закончите работу. Однако, как показал мой опыт, это приводит к путанице, перенапряжению, и в результате вы теряете гораздо больше времени, чем понадобилось бы, если бы вы решали все вопросы по очереди.

9. Работайте в тишине

Организуйте свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от дела. Уберите подальше то, что может заставить вас тянуть время – закройте дверь, отключитесь от Интернета, выключите телефон и наведите порядок на столе. Затем выберите себе какое-то одно занятие и доведите дело до конца.

10. Правильно питайтесь и занимайтесь спортом

Время, которое вы можете продуктивно использовать, во многом зависит от вашего физического состояния. Если, возвращаясь домой с работы или с занятий, вы полностью обессилены, скорее всего, вы проведете вечер, растянувшись на диване.

Занимаясь спортом и правильно питаясь, вы можете улучшить свою физическую форму, а значит, у вас будет больше энергии для дела. Вместе с самочувствием улучшится и способность к концентрации, то есть, вы будете справляться с поставленной задачей быстрее, и при этом у вас останутся силы на то, чтобы заняться чем-то еще по завершении работы.

Наши будни часто определяются не приоритетами или желаниями, а сиюминутными заботами и суетой. Мы и рады бы проводить день более продуктивно, но эти письма, встречи, переговоры незаметно съедают все наше время. Конечно, есть множество приемов повышения производительности — от банального ведения списка дел до более сложных методик тайм-менеджмента. И это вроде бы работает. По крайней мере, какое-то время, пока рутина снова не возьмет свое.

Но что, если обратиться к научным данным о том, как функционирует наш мозг в течение дня, и использовать эту информацию для увеличения своей производительности?

Берегите ваши первые три часа

По мнению психолога Рона Фридмана (Ron Friedman), первые три часа рабочего дня являются наиболее ценными и продуктивными.

В это время вместо того, чтобы проверять электронную почту, сообщения в соцсетях или отвечать на запросы других людей, лучше сосредоточиться на самой важной работе.

«Как правило, у нас ежедневно есть окно протяженностью около трех часов, в течение которых мы реально сосредоточены, сфокусированы. Это время, идеальное для планирования, обдумывания, написания речей, — пишет Фридман в статье для Harvard Business Review. — Если мы тратим эти лучшие часы на второстепенные задачи, мы оказываемся гораздо менее эффективными, чем могли бы быть».

Исследования показали, что в течение дня мы испытываем постепенное снижение когнитивных функций (памяти, внимания, умственной работоспособности), и именно поэтому важные и сложные задачи не стоит откладывать на вечер.

Кроме того, в первой половине дня нужно страться быть проактивным, а не реактивным, то есть в приоритете должна быть самостоятельная работа и активные действия, а не реагирование на запросы коллег, клиентов, партнеров.

Думайте, как шеф-повар

Как лучше всего начинать свой день? Оказывается, здесь есть чему поучиться в кулинарном мире. У французских шеф-поваров даже есть термин mise en place , то есть «все на своих местах».

«Посмотрите, как работают повара, — сравнивает Фридман. — Они не спешат с самого утра к плите и не принимаются за готовку блюд. Вместо этого они тратят некоторое время на то, чтобы обеспечить себе идеальные условия: достают и раскладывают необходимые инструменты, подготавливают ингредиенты в нужном количестве и пропорциях — в общем, все, что понадобится в работе. Сначала они решают стратегические вопросы, а уже затем берутся за решение текущих задач».

Используя первые несколько минут вашего дня для планирования и наведения порядка на рабочем месте, вы сможете обеспечить себе максимально продуктивный остаток дня.

Знайте, когда ваши мозг и тело нуждаются в отдыхе

Основатель The Energy Project Тони Шварц (Tony Schwartz), утверждает, что не только мозг постепенно устает в течение дня. С точки зрения физиологии в течение дня мы следуем так называемым ультрадианным ритмам — циклам активности продолжительностью от 90 до 120 минут, после которых нам требуется небольшая передышка. Если не предусмотреть отдыха между этими циклами, то, согласно теории Шварца, ваша продуктивность в течение дня начнет резко падать.

Среди прочего, это означает, что если организм подает явные сигналы — чувство усталости, голода, зевота, потягивания — стоит сделать небольшой перерыв, встать из-за стола, выйти прогуляться. Игнорируя эти сигналы, мы в итоге быстро тратим силы, которых должно было хватить до конца дня.

15:00 — переломный момент рабочего дня

Вы наверняка замечали, что послеобеденные часы — самый утомительный период рабочего дня. Это тоже обусловлено биологическими ритмами, но на этот раз циркадными — связанными со сменой дня и ночи. Приблизительно после трех часов пополудни организм начинает выработку гормона мелатонина, регулятора суточных ритмов. Он вызывает чувство усталости и сонливости.

Идеальный способ проскочить этот переломный момент — небольшой послеобеденный сон, буквально 20-30 минут. Однако для большинства из нас он недоступен. Но есть и другие варианты.

Фридман советует иметь в виду эти суточные колебания энергии, и планировать на вторую половину дня менее сложные задачи, не требующие силы воли, точности, концентрации, максимальных интеллектуальных усилий. После 3 часов дня лучше как раз заняться разбором электронной почты, звонками, творческими задачами.

Ключевое слово здесь снова «планирование». Распределяйте заранее не только свои силы, но и свое время.

Установите точное время конца рабочего дня

И главное — придерживайтесь его. Интернет и мобильные гаджеты, помимо всего прочего, способствуют тому, что работа легко проникает в остальную часть нашей жизни. Мы проверяем электронную почту за завтраком, во время обеда, перед сном. «Мобильными устройства способны мгновенно передавать наши сообщения, и это создает ложное ощущение постоянной срочности, неотложности и вызывает своего рода привыкание», — считает Фридман.

Если вы научитесь вечером полностью отключаться от работы, то будете чувствовать себя свежими и отдохнувшими на следующий день, и как следствие, ваша продуктивность возрастет. Но как этого добиться, то и дело сигнализируя об очередном полученном сообщении?

Чтобы свести к минимуму соблазн проверять рабочую почту в нерабочее время, Фридман предлагает разделить гаджеты на устройства для работы и отдыха: «На моем айпаде, например, нет электронной почты. Я использую его только для развлечений, в то время как мобильный телефон — это мой рабочий инструмент».

Отведите время для игр

Да-да. Например, для компьютерных игр. По словам Фридмана, это хороший способ улучшить когнитивные функции мозга. «Видеоигры так устроены, что чем дольше вы в них играете — тем больше возрастает их сложность. Каждый уровень сложнее предыдущего. В работе же, чаще всего, наоборот, мы не сталкиваемся с прогрессирующей сложностью задач». Поэтому видеоигры — это своего рода тренажер для мозга.

Физические упражнения — тоже отличный вариант. Как утверждают исследователи из нидерландского института изучения человеческого поведения (Behavioral Science Institute) физическая активность помогает справиться с усталостью, которая накапливается во время сидячей работы. Особенно это касается офисных работников, которые несмотря на то, что занятия спортом были бы им наиболее полезны, наоборот, обычно наименее физически активны.

Страрайтесь по-настоящему отдыхать в свое свободное время. Получайте удовольствие от того, как вы проводите ваш досуг. Ищите стимулы за пределами рабочего места, новые увлечения, интересные задачи. В жизни обязательно должно быть место чему-то, помимо работы — только так вы сможете поднять вашу производительность.

В нашем мире есть много людей и специальностей, которые работают дома.

Это и фрилансеры, и программисты, и творческие люди, и предприниматели. В основном это люди, чья деятельность связана с интернетом.

Существует огромное количество преимуществ работы дома:

  • гибкий свободный график работы;
  • экономия времени на дорогу до рабочего места;
  • не нужно просыпаться слишком рано;
  • пообедать вы всегда сможете домашней пищей, а не каким-нибудь фаст-фудом или бизнес-ланчем;
  • и другие.

Не стоит забывать и об отрицательных сторонах домашнего офиса.

Если вы имеете привычку постоянно отвлекаться на другие дела и развлечения либо постоянно откладываете дела на потом – в домашних условиях это будет еще более мешать вашей работе.

Чего только стоит привычка заходить ненадолго в социальные сети, поглощающие человека на долгое время.

Выписал себе недавно фразу главного редактора ЛайфХакера Славы Баранского:

Правильней не скажешь!

Как последствия стихийного просиживания в социальных сетях – не вовремя сданные проекты, завалы и проблемы.

Если вы работаете дома либо планируете перейти на домашний график в будущем, то вам помогут советы из этой статьи организовать этот процесс и сделать его максимально продуктивным.

Главная и первоочередная задача, если ваше рабочее место дома – правильно организовать и грамотно распределять свое рабочее время.

Самая большая трудность, с которой мы сталкиваемся, работая дома – это расслабляющая домашняя атмосфера. Как же иногда бывает трудно настроиться на рабочий лад.

Что же нам поможет работать так же продуктивно, как и в офисе, как и в присутствии начальника.

1. Собирайтесь как на работу.

Даже если вам для начала домашнего рабочего дня просто нужно сесть за компьютер и все.

Не стоит дома надевать деловой костюм, но все другие ритуалы должны быть соблюдены безоговорочно: переодеться из пижамы, принять утренний душ, причесаться, переодеться.

Собирайтесь как на работу

В общем, настроиться как только можно на рабочий лад.

Очень старательно продумайте, где и что будет находиться в вашем домашнем офисе.

Сделайте так, чтобы у вас под рукой находилось все, что вам нужно для работы:

  • Компьютер;
  • Телефон;
  • Принтер;
  • Листы для записей;
  • Ручки, маркеры, карандаши;
  • Я даже контролирую чтобы стояла рядом бутылка с питьевой водой.

Продумайте даже такие мелочи, как будет ли светить вам солнце в монитор или будут ли вас отвлекать крики с детской площадки и проезжающие рядом с домом машины.

Чем больше нюансов и мелочей вы учтете, тем лучше вам будет трудиться дома.


Как организовать рабочее время дома (фото)

Плюс к этому – все ваши близкие должны знать, что ваше рабочее место – неприкасаемая зона, доступа к которой никто не имеет права.

Приучите их обязательно к этому, иначе, как говорят в Одессе, «будете иметь нервы».

3. Старайтесь начинать свой рабочий день раньше, чем вы это планировали

В своем профайле MyLifeOrganized вы можете это сделать, выделив основные 3 задачи на рабочий день как избранное.

Теперь вы сможете использовать избранные задачи как маяк и как индикатор эффективности вашего рабочего дня.

Перед началом продуктивного рабочего дня просмотрите вашу электронную почту, чтобы потом не отвлекаться на такие мелочи.


Старайтесь начинать свой рабочий день раньше, чем вы это планировали

Меня часто спрашивают, а когда же продуктивному человеку можно себе позволить посмотреть новости либо какой-то развлекательный портал?

Если вам это так уж нужно – сделайте себе это занятие как поощрение за какой-то выполненный участок работы, либо за выполнение четырех помидоров с максимальной отдачей (4 помидора – по технике Pomidoro 4 по 25 минут полной концентрации). И опять же это ограничено по времени.

4. Вы должны знать пики своей продуктивности

Давно известно, что в зависимости от того, кем является человек по типу – жаворонком или совой, есть время суток когда он максимально продуктивен.
Обязательно вычислите для себя это время. Определите опытным путем.

Делайте что угодно, чтобы его узнать, но вам в это время нужно заниматься только самыми важными делами. Теми делами, которые вы определили как избранными задачами, как маяками своего рабочего дня.


Вы должны знать пики своей продуктивности

Таким образом, самые сложные задачи будут решаться намного проще (их все равно нужно решать). А уже менее сложные и важные задачи вы можете решать в остальное время.

Познайте пики своей продуктивности!

5. Придерживайтесь своего графика работы

В любых условиях, месте, в офисе либо дома, рабочий день должен состоять из последовательных, чередующихся фаз сконцентрированной работы и отдыха.

Если вы постоянно будете придерживаться одного и того же графика, то он войдет вам в привычку и для вас это станет естественным занятием.

Это может быть либо какой-то строгий график в виде таблицы или схемы.

Мне более комфортно использовать :

  • 25 минут работы – 5 минут отдыха;
  • 4 по 25 минут работы – 15-30 минут отдыха;
  • Где-то между ними час на обед;
  • Гениально и просто.

Главное, в графике работы, чтобы не было вот так:


Как организовать работу и отдых в рабочее время дома

6. Общайтесь с коллегами в течение рабочего дня

Чтобы не ощущать отдаленность себя от других сотрудников, вы можете поддерживать с ними связь с помощью Skype: вести переписку, отвечать на видеозвонки, проводить конференции, обсуждать совместные проекты.


Общайтесь с коллегами в течение рабочего дня

Остерегайтесь только того, что Skype превратится в отвлекающий фактор и общение не будет иметь рабочий характер.

Можете с коллегами друг друга контролировать по Skype. Вы будете всегда в курсе всех дел, выполняемых другим, но и при этом не дадите им отвлекаться от выполнения проекта.

7. Свой рабочий день, как и в офисе, заканчивайте вовремя!

Всегда если нет экстренно-важных дел, работайте только по графику. Не поддавайтесь искушению увлечься и заработаться. Рабочее время закончилось – выключаем компьютер, наводим порядок на рабочем столе и переключаемся на другой вид деятельности: отдых, спорт, семья, общение с друзьями.


Свой рабочий день, как и в офисе, заканчивайте вовремя

Наша жизнь не состоит только из работы. Про остальные области нашей жизни тоже не забываем.

В выходные, если это возможно, старайтесь не работать вообще. Получайте кайф от жизни. Выберите для себя понравившийся пункт из папки «Яркости жизни» и выполните его!

Что делать, если не получается самостоятельно организовать работу и рабочее место дома


Ответы на вопросы

Что делать?

В MyLifeOrganized мы пропишем все ваши задачи и проекты, кто конкретно, чем и когда должны заниматься.

Когда делать?

На коуч-сессиях я помогаю людям находить время не только для работы, но и для равномерного распределения между всеми областями жизненного баланса.

Как делать?

Любой вопрос вашей эффективности мы можем проработать на коуч-сессиях, что позволит вам не тратить силы, время и энергию впустую, а сконцентрироваться на ваших целях и желаниях.

Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!

  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне в Instagram — там вы найдёте ситуации, мысли, впечатления из моей повседневной жизни, мои собственные взлёты и падения в борьбе за гармонию, а также множество фотографий, на которых изображено, как я пытаюсь следовать своим увлечениям и принципам жизни.
  • Присоединяйтесь ко мне на

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

  • Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
  • Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
  • Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
  • Параллельно выполнять несколько дел
  • Увеличить свое материальное благополучие
  • Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
  • Минимизировать влияние стрессов
  • Обладать свободой в поступках и выборе
  • Иметь четкий план на будущее
  • Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

  • Первоначальный анализ целей
  • Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
  • Точное планирование
  • Формирование и распределение приоритетов
  • Реализация
  • Контроль, управление
  • Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

  • Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
  • Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
  • Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
  • Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
  • Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
  • Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
  • Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
  • Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
  • Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
  • Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

  • «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
  • «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
  • «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
  • «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

Запись вебинара Александра Фридмана О точности управления. О подходах к делегированию и контролю

Запись вебинара Александра Фридмана Внедрение хаос-менеджмента



Поделиться в социальных сетях:


Зарегистрироваться

3 простых шага / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

  • 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

  • 3 менее важные задачи;

  • 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

  • карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

  • индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

  • ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

  • ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

  • коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

  • важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

  • несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

  • срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

  • несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога
Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

  • в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

  • если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

  • удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

  • «Таргет салон красоты»;

  • «Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

  • перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

  • отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

  • задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

  • нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

  • усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

  • отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

  • соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

  • вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;

  • автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

  • ложиться и вставать в одно и то же время;

  • ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

  • не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

  • записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

  • выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

  • выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

  1. Для планирования задач и проектов:

  2. Для контроля времени:

  3. Для работы по технике Pomodoro:

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

7 советов, как эффективно планировать свой день

Как тренер по управлению временем я знаю, что ежедневное планирование является ключом к эффективному управлению временем. Трудно быть продуктивным и организованным, если вы чувствуете себя захламленным и неорганизованным. Изучение того, как планировать свой день, поможет вам максимально эффективно использовать свое время и позволит вам достичь самых важных целей.

Наличие четкого плана на день поможет вам не отставать от своих ежедневных дел, гарантируя, что вы начнете и закончите каждый день с чувством сосредоточенности и продуктивности.Когда вы чувствуете себя ясным и сосредоточенным, вы лучше ориентируетесь в том, чего хотите достичь каждый день.

Внедрение ежедневного планирования в ваш утренний и вечерний распорядок — это простой и продуктивный шаг к созданию баланса в вашей жизни и сосредоточению на повседневных задачах. Ежедневное планирование позволяет вам планировать свое время так, чтобы вы тратили больше времени на работу над своими приоритетами и меньше времени на все остальное.

Наличие четкого плана на день гарантирует, что вы не будете перегружены и не будете отвлекаться на перегруженный список дел.Когда вы планируете каждый день, вы можете наметить свои ежедневные приоритеты и повысить свою ежедневную производительность.

Независимо от того, включаете ли вы ежедневный планировщик в бумажный планировщик, приложение для планирования или простую заметку наклейку, знание того, как планировать свой день для достижения успеха, изменит то, как вы управляете своим временем.

В этой статье я дам семь советов, как эффективно планировать свой день. Научиться планировать свой день означает осознанно относиться к своим ежедневным задачам, поэтому вы всегда будете действовать в соответствии со своими самыми важными приоритетами.

Читайте также: 6 советов по эффективному планированию недели 

Как планировать свой день 

Усовершенствуйте свое ежедневное планирование с помощью этих 7 советов о том, как спланировать свой день.

1. Планируйте свой день накануне вечером

Эффективное ежедневное планирование начинается накануне вечером. Лучший способ расставить ежедневные дела и приоритеты — потратить десять-пятнадцать минут вечером на планирование следующего дня.

Используйте это время планирования, чтобы определить три самых важных приоритета на следующий день.Этот метод планирования гарантирует, что вы начнете каждый день с чувством сосредоточенности и готовности действовать, потому что вы уже знаете, куда вкладывать свое время и энергию для получения желаемых результатов.

Улучшите свое ежедневное планирование, загрузив мой бесплатный ежедневник . Вы также получите доступ к моему бесплатному еженедельному планировщику, который поможет вам спланировать свою неделю с уверенностью.

2. Планируйте свой день утром

Чтобы настроиться на продуктивный день, записывайте ежедневный план каждое утро как часть утренней рутины.Выделение времени для планирования дня — это шаг, который сделает ваш день более сосредоточенным.

Перед началом работы найдите тихое место, чтобы спланировать свой день. Определите свои самые большие приоритеты на день, чтобы вы могли действовать, как только приступите к работе. Расстановка приоритетов таким образом гарантирует, что вы не будете тратить время на проволочки или , отвлекаясь на малоценные пункты в вашем списке дел.

Читайте также: Как расставить приоритеты в работе и оставаться сосредоточенным 

3.Каждый день записывайте свой план

Чтобы ежедневное планирование стало привычкой, записывайте свой план каждый день. Чтобы день был продуктивным, важно подходить к каждому дню с четким планом того, чего вы хотите достичь в этот день.

Ежедневное ежедневное планирование в одно и то же время позволяет четко сфокусировать свой день и гарантирует, что планирование дня станет продуктивной привычкой.

Найдите время, чтобы спланировать свой день в рамках утренней рутины или выберите конкретное время, когда вы хотите спланировать свой день.Используйте свое ежедневное время планирования, чтобы определить три самых важных приоритета на день и принять меры по ним в первую очередь, прежде чем телефонные звонки и сообщения электронной почты возьмут верх.

4. Постройте свой план вокруг своих целей 

Составляя план на день, начните с определения всего, что есть в вашем списке дел. Затем уточните свои три главных приоритета на день, чтобы вы знали свои самые важные задачи, над которыми нужно работать.

Определение ваших главных приоритетов на день позволяет вам лучше управлять своим временем и концентрироваться, гарантируя, что вы будете оставаться сосредоточенным и эффективно управлять своим временем.Расстановка приоритетов не позволяет вам тратить время и энергию на выполнение задач, которые не приближают вас к вашим целям в самые продуктивные часы.

Узнайте, как ставить цели и достигать их с помощью моего руководства по постановке целей .

5. Составьте свой ежедневный план

Эффективное ежедневное планирование поможет вам добиться больших результатов за меньшее время. Но без планирования ваше время будет брошено в хаос из-за конкурирующих приоритетов и необходимости решать срочные вопросы и отвлекаться.

Планирование дня поможет вам оставаться сосредоточенным и более эффективно управлять своим временем. Правильное планирование дня означает выделение времени для всего важного в течение дня.

Это включает в себя планирование времени для регулярных перерывов, чтобы поддерживать высокий уровень энергии, и блокирование нашего времени, чтобы сосредоточиться на ваших самых важных приоритетах.

Читайте также: 6 привычек высокопродуктивных людей

6. Следуйте своему плану на день

Планируя свой день, убедитесь, что вы можете его придерживаться.Нет смысла составлять ежедневный план, которого вы не можете достичь. Чтобы ваши ежедневные задачи были выполнены, не включайте в свой план слишком много пунктов или пунктов, которые вы просто не можете выполнить в этот день.

Эффективное планирование дня означает достижение целей, которые вы намеревались достичь каждый день. Когда вы достигаете всего, что входит в ваш ежедневный план, вы чувствуете себя уверенно и добились успеха. Когда вы не выполняете свои ежедневные задачи, вы можете испытывать стресс и чувство вины.

Планируйте свой день таким образом, чтобы вы могли придерживаться пунктов своего списка дел.Возможно, вам придется поправить его в течение дня. Но пока вы выполняете свою самую важную работу, вам будет казаться, что у вас был успешный день.

7. Пересмотрите свой план и отметьте свои победы

Преимущество ежедневного планирования заключается в том, что вы заранее четко представляете, каких результатов хотите достичь в течение дня. Это занятие облегчает обзор вашего дня и празднование ежедневных побед.

Каждый вечер, когда вы выделяете время для подведения итогов дня и записи своих ежедневных побед, вы подтверждаете свои достижения за день.Признание побед укрепляет уверенность и мотивирует на следующий день.

Также настраивает на позитивный настрой на следующий день.

Подведение итогов 

Выделение времени на планирование дня поможет вам добиться успеха и продуктивности каждый день. Планирование дня накануне вечером означает, что вы начинаете каждый день с чувством сосредоточенности и готовности действовать.

Ежедневное планирование поможет вам добиться большего на работе и позволит вам сосредоточиться на самых важных приоритетах, а не отвлекаться и перегружаться всем, что, как вам кажется, вы должны сделать.

Ежедневник поможет вам спланировать день, расставить приоритеты, сэкономить время и достичь ежедневных целей. Загрузите мой бесплатный ежедневник , который поможет вам делать больше каждый день за меньшее время.

Читайте также

7 простых советов, как избавиться от отвлекающих факторов

5 способов справиться, когда у вас слишком много дел 

Перегружены работой? 10 стратегий борьбы со стрессом

 

Теперь я хотел бы услышать от вас.

Как вы планируете свой день для достижения успеха?

Вы планируете перерывы? Вы записываете ежедневные выигрыши?

Пишите в комментариях.

Об авторе

Марк Петтит — тренер по тайм-менеджменту из Колчестера, Эссекс, Великобритания. Он является основателем коучинговой компании по тайм-менеджменту Lucemi Consulting. Марк предлагает программ обучения управлению временем для владельцев бизнеса и предпринимателей в Лондоне, Эссексе, Саффолке и по всей Великобритании.

Он также предлагает онлайн-программы обучения тайм-менеджменту владельцам бизнеса в США, Канаде и Австралии.

Получите больше статей, советов и инструментов, которые помогут вам сосредоточиться и лучше управлять своим временем, в блоге .

Подпишитесь на мою рассылку Time For What Matters , чтобы получать лучшие советы по управлению временем и продуктивности.

Получите бесплатный ежедневник Productivity Mastery Daily Planner , чтобы более эффективно планировать свой день. Вы также получите бесплатный доступ к моему еженедельному планировщику.


Полное руководство по ежедневной продуктивности

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана на игру – это возня на поле. Большое событие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на это знание, мы часто не уделяем должного внимания тому, что важнее всего: нашей повседневной жизни. Начинать работу утром без четкого плана — значит потерпеть неудачу.

Мы ставим цели в зависимости от времени года и года, но то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы приобретаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы расставляем по приоритетам, — со временем приводит к успеху или неудаче.Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам перезагрузиться и обрести баланс. Но когда наши дни без намерений превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем из виду наши цели и задаемся вопросом, куда ушло все это время.

Лучшая защита от лихорадочных, но непродуктивных дней — это хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как планировать свои дни для более спокойной и целенаправленной работы, которая приблизит вас к вашим целям. Планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, однако базовые стратегии осмысленного планирования дня с намерением заслуживают полного изучения.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразят вас, и установите график для своих привычек». Мотивация вытекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важен ежедневный ритуал планирования. Иногда утром мы чувствуем мотивацию, чтобы воспользоваться днем ​​​​и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но эти дни — исключение.Нам нужно делать дела, даже когда мы просыпаемся уставшими и отстраненными, желая вернуться в постель или тоскуя по пятнице в 17:00. В эти дни наиболее важно подходить к этому дню с планом.

Начните с установки будильника для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом с утра. Чтобы упростить выработку привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с существующей привычкой, такой как употребление утреннего кофе или прослушивание музыки.

Объедините ежедневное планирование с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня или просто установите будильник на телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня.

Привычки легче вырабатывать, когда мы сразу видим результаты нашей самоотверженности. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным с планом на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходные, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте поручения, кино или ужин в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы освободить место в своем расписании для отдыха, досуга и побочных проектов.

Составьте список дел, исходя из своих целей.

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Обеспечение того, чтобы ваш план действительно продвигал вас к вашим более крупным целям, — это другое.Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам в этом:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «провести 30 минут на моем Peloton» или «выйти на ночную прогулку». Пересматривайте свои личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приближают вас к обоим.

Разбейте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные списки ежедневных дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапряжение не только утомительно, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значительного прогресса во всех этих областях. Заполните инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, не ставьте более 5 больших целей одновременно и рассмотрите сочетание краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: посмотрите на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с анализа недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и ограниченное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над достижением других несколько раз в неделю может создать импульс. Может быть, вы тренируетесь по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вам может понадобиться группировать задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью.В качестве альтернативы вы можете сложить свои личные целевые задачи на выходные. Выделите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и сделать небольшой набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях вы сосредоточитесь и в какие дни. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

Шаг третий: Добавляйте свои дела в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи.Вместо этого рассмотрите возможность сохранения этого шага до конца. Таким образом, вы вынуждены подгонять свои задачи под цели, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства и обязательства, которые мы должны выполнять, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей как можно больше: пересмотрите повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании обязанностей и привыкните говорить «нет».Тем не менее, вполне нормально иметь в своем списке дел то, что просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о согласовании вашего дня с вашими долгосрочными приоритетами в нашем руководстве по созданию списка обязательств. Этот метод заставляет вас реалистично смотреть на свои обязанности, постоянно сокращать список приоритетов и выделять время на наиболее важные задачи.

Познакомьтесь с вашим новым компаньоном по ежедневному планированию

Присоединяйтесь к более чем 30 миллионам людей, которые доверяют Todoist, чтобы быть в курсе всего, от рабочих проектов до напоминаний о днях рождения и всего, что между ними.

Попробуйте Todoist

Имейте один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них из наших списков. Конечно, мы кое-что сделали, но ничего из запланированного. Противоречащее здравому смыслу решение, позволяющее сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найди время: как каждый день сосредотачиваться на том, что важно» Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают коварное явление занятости без продуктивности.В перерывах между встречами и специальными запросами может показаться, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы понять, что в конце дня мы не вычеркнули ни одно из них.

В качестве бальзама против беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они вводят понятие «Изюминка»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите уделить время. Каждый день вы будете выбирать одно действие для приоритета и защиты в своем календаре.

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что может быть вашим основным моментом или главным приоритетом на день, Кнапп и Зерацки предлагают следующую простую эвристику:
«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», каким вы хотите, чтобы был ваш ответ? Когда вы оглядываетесь на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите насладиться? Это ваша изюминка».

Если быть честными, окончание дня хотя бы с одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас.В долгосрочной перспективе важно завершать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одно задание в день? Как правило, нет. Однако выбор и выполнение одной важной задачи наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Воспользуйтесь диспетчером задач, например Todoist, чтобы пометить самое важное для вашего дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на повседневных задачах.

В качестве альтернативы, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто пометьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте экстремальную расстановку приоритетов ключевой частью того, как вы планируете свой день.

Планируйте свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это и эффективный способ добиться цели, и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования. Найдите метод повышения производительности, который работает для вас, даже если это означает изменение существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Eat the Frog

Метод продуктивности Eat the Frog предлагает вам определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный способ задействовать ваш основной момент на ранней стадии.Иногда это задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной, или задача, которая вызывает у нас дискомфорт. Атакуйте сразу, прежде чем у вас появится шанс прокрастинировать.

Во время ежедневного планирования поместите задачу-лягушку в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности «Съешь лягушку»

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими целенаправленными спринтами с частыми перерывами.Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, в то время бедным студентом, который посвятил всего 10 минут целенаправленному изучению с помощью кухонного таймера в форме помидора (по-итальянски «помодоро»). Этот метод включает следующие шаги:

  1. Получите таймер.
  2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока не прозвенит таймер.
  3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помидор и запишите, что вы сделали.
  4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
  5. После четырех интервалов или «помодори» сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, оцените, сколько помидоров (25-минутных рабочих сессий) вам потребуется для выполнения каждой задачи в вашем списке. Обратите внимание на этот номер перед каждой задачей с эмодзи помидора или просто сам номер в скобках. Этот метод заставляет вас учитывать, сколько времени займет ваша работа, и соответственно планировать. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для своей основной задачи.

Список дел, организованный на основе метода продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода продуктивности Time Blocking вы можете разделить свой день на отдельные блоки времени. Это может быть время от 9:30 до 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод Помидора, этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени занимает выполнение ваших задач.Не забудьте включить блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список в течение дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимают задачи. Между тем, хорошее эмпирическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется.

Список дел, организованный по методу блокировки времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод повышения продуктивности с помощью матрицы Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того, чтобы делать только то, что является самым срочным, независимо от того, является ли оно важным или нет.Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны поступать с задачами, попадающими в каждый из них:

  • «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
  • «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на -список дел или календарь
  • «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
  • «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены
Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные и неважные» и «Несрочные и неважные». После того, как у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответственно: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел, когда вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет второй натурой, и вы, естественно, составите единый список дел, в котором будут только «срочные и важные» и «несрочные и важные» задачи.

Список дел, организованный на основе метода продуктивности матрицы Эйзенхауэра. Найдите метод повышения производительности, который лучше всего подходит для вас, приняв участие в нашей викторине по методам повышения производительности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из наиболее популярных вариантов:

Приложение для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто разбирается в технологиях и привык тянуться к своему телефону или планшет вместо ноутбука.Преимущество приложений со списками дел заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать соответствующие документы и ссылки рядом с вашими задачами, а также вести автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Преимущество приложения со списком дел, такого как Todoist, заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места.

Мы рекомендуем Todoist, наше кросс-платформенное приложение для составления личных списков дел, доступное на большинстве устройств.Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, метки, фильтры, комментарии и загрузка файлов, которые облегчают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной работе на работе и дома.

  • Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список задач на день.Просто отметьте элементы, используя флажки или зачеркнутое форматирование. Для более надежного приложения «заметки» рассмотрите Google Docs или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.
Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты.
  • Таблицы Google или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как блокировка по времени, также способствуют работе в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, которым они уже пользуются, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые вы можете использовать для планирования своего дня и добавления своих задач наряду с встречами, встречами и событиями. Это также отличный инструмент для использования с таким методом повышения производительности, как блокировка времени. Кроме того, преимущество цифровых календарей в том, что они доступны на ходу, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — это отличный инструмент для повышения производительности, например, с блокировкой времени. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, такие как редактирование названия события или изменение даты, будут немедленно отражены в Todoist, и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist непосредственно в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Любителям тактильных ощущений бумага и ручка помогут спланировать свой день. Это может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики. Мы только предостерегаем от самоклеящихся заметок или незакрепленной бумаги. Хотя простые и обрывочные, специальные клочки бумаги мешают вам оглянуться назад на старые задачи и подумать об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. раздел «Регулярно размышляйте»]

  • Блокнот — Простой блокнот с линейкой или без нее подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой.Используйте новую страницу для каждого дня и отмечайте дату вверху. Попробуйте блокноты с сеткой, которые при необходимости могут помочь в разделении.
  • Ежедневники или планировщик s — ежедневники или планировщики представляют собой записные книжки с местом для планирования на каждый день года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает специальное пространство для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и предстоящим записям с помощью большая легкость.
  • Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост популярности специализированных планировщиков или систем планирования на бумаге и ручках, таких как Passion Planner или Bullet Journal.Эти системы часто сложны, но могут быть мощными системами для преданных своему делу практиков.
Планировщик на бумаге может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики.

Цифровой и бумажный гибрид

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

  • Личное и профессиональное разделение .Используйте цифровую систему для своих профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал на выходных.
  • Сначала бумажный, второй цифровой . Вам может понравиться тактический аспект планирования дня на бумаге, но вы оцените удобство поиска и постоянство цифровых инструментов.Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но находите время в конце каждого дня, чтобы перенести свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы выбираете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести блокнот на встречу и уйти с планами действий и просьбами, которые вы нацарапали в блокноте. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив сроки выполнения и уровни приоритета, чтобы они не провалились.
  • Ручное и бумажное мышление, цифровое исполнение . Некоторые считают, что они более креативны и лучше думают, когда у них есть чистая страница и ручка в руке. Изложите свои планы на день на бумаге с любыми дополнительными заметками и мыслями, которые у вас могут возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс, когда это необходимо

Даже имея четкий план и самые лучшие намерения, трудно выполнить все наши задачи на день.Мы неизбежно отвлекаемся от работы, отвлекаясь на такие отвлекающие факторы, как мемы в Твиттере и онлайн-покупки. Могут возникать специальные задачи, назначенные нашими менеджерами или делегированные товарищами по команде, которые отвлекают нас и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных вещах.

К сожалению, эти перерывы могут привести к непродуктивным дням и неэффективным неделям. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к своим дням с намерением. Это не может быть дальше от истины!

Да, наши дни никогда не идут точно по плану, но это не значит, что их не стоит планировать.Вот несколько стратегий, некоторые из которых разработаны экспертами по продуктивности, для соблюдения вашего ежедневного плана и корректировки курса, когда что-то идет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сохраняйте концентрацию, устраняя распространенные отвлекающие факторы, которые отвлекают вас от повседневных дел, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с большинством закрытых настольных программ, с минимальным количеством открытых вкладок, телефоном в беззвучном режиме и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Self Control или Freedom, чтобы сделать отвлекающие веб-сайты недоступными в течение нескольких часов.

Отслеживайте свое время

Точно так же, как отслеживание вашего бюджета может помочь вам тратить меньше, отслеживание вашего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании вашего настольного компьютера и мобильных устройств и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете установить ежедневные цели производительности и проверять в течение дня, чтобы увидеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете цели.

Используйте приложение для автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и планировать свое время.

Попробуйте ежечасные проверки

Примените внимательность к производительности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, насколько вы сосредоточены в течение дня.

Питер Бергман, бизнес-тренер и автор бестселлера «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентироваться:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час.Затем взгляните на свой календарь и сознательно повторите свое решение о том, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​по часам. Не позволяйте часам управлять вами».

Скорректируйте свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Хорошо. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на нестандартную задачу, выделите несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести дела на более позднее время или перенести их на завтра.Затем отработайте свой новый план.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук в Джорджтаунском университете и автор бестселлера «Углубленная работа», делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

«Я оставляю немного места рядом с блокирует мое время. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданно».
Когда возникают неожиданные задачи, которые вы не можете игнорировать, скорректируйте свой план.

Доберитесь до «Нулевого списка дел»

В большинстве дней вы не сможете закончить все в своем списке.Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности, Systemist, в том числе «To-do List Zero», концепцией, вдохновленной Inbox Zero:

«В конце дня я хочу иметь ноль задач на мой сегодняшний список. Правда в том, что в большинстве дней я не заканчиваю все в своем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не негативная вещь. Я вижу в этом возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их.”

Завершив вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и взяться за завтрашний день с новыми силами.

Регулярно размышляйте

Вы сделали планирование своего дня привычкой, преобразовали свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод повышения производительности и выбрали свой любимый инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте процессу работать на автопилоте. Потратьте некоторое время на то, чтобы регулярно анализировать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию добиться большего.Время от времени, возможно, во время еженедельного обзора, находите время, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования или его можно подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Подумайте над этими вопросами:

  • Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
  • Завершил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые из них?
  • Чувствую ли я себя выполненным в конце большинства дней?
  • Учитываются ли дни с высоким приоритетом?
  • На пути к достижению долгосрочных целей?
  • Этот день был особенно продуктивным — почему?
  • В этот день я не сделал ничего важного — почему?

Честно рассказывая о том, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к достижению наших больших целей, мы можем точно настроить наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов.Напряженные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Пропуск ежедневных сессий планирования может означать, что они слишком длинные, и может выиграть от более рационального подхода. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много, или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Нам может просто нравиться ручка и бумага, пока мы заставляем себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, поработайте над ее решением, изменив процесс ежедневного планирования.

Нередко приходится экспериментировать и пробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы придем к методу, который на самом деле приведет к большему выполнению.


Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактики для эффективного планирования вашего дня, универсального решения не существует. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми к нападению на наш день, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни имеют свойство превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы.Когда мы решаем наши задачи с намерением и концентрируемся изо дня в день, нет предела тому, чего вы можете достичь.

7 советов по планированию дня

  • Пинтерест
  • Твиттер
  • Фейсбук

Твои дни когда-нибудь уходят от тебя?

Вы когда-нибудь подходили к концу дня и думали: «Какого черта я делал весь день?»

Иногда вам кажется, что вы дрейфуете от одного кризиса к другому, и у вас нет времени сосредоточиться на собственных приоритетах?

Если ответ на любой из этих вопросов положительный, читайте дальше.Этот пост даст вам 7 советов по планированию дня. Используйте эти советы, чтобы расставить приоритеты, а затем составьте план, чтобы ваш день (и жизнь) не ускользал от вас.

Этот пост содержит партнерские ссылки, а это значит, что я получаю небольшую комиссию, если вы совершаете покупку по этой ссылке. Для получения дополнительной информации см. мой полный отказ от ответственности здесь.

1. Каждый день записывайте свой план

Мой самый важный совет о том, как планировать свой день, — это на самом деле записать свой план.Написание нашего плана на день — это хорошая практика тайм-менеджмента. И да, это означает каждый день.

Главное, найти время, чтобы записать то, что вы хотите сделать сегодня.

Каковы ваши приоритеты? Приближается крайний срок?

Составьте список важных вещей, которые вам нужно сделать. Процесс написания плана очищает ваш мозг, чтобы он не был занят попытками вспомнить, что вы хотите сделать. Неважно, делаете ли вы это в цифровом формате, используя что-то вроде программного обеспечения для управления проектами Asana, или на бумаге.

Ключ к успеху — использовать то, что работает на вас. Я использую бумагу Asana и .

Я устраиваю мозговой штурм (см. совет №3) на своем iPad, а затем пишу свой окончательный список на бумаге. Я обнаружил, что ежедневный список дел на бумаге заставляет меня отчитываться перед самой собой. Слишком легко забыть о списке, спрятанном в устройстве. У меня есть ежедневный план, разделенный на категории, с удобными флажками. Я ЛЮБЛЮ отмечать эти флажки.

2. Планируйте каждый день в одно и то же время

Когда вы планируете в одно и то же время дня, вы создаете привычку.А хорошие привычки способны держать вас на правильном пути.

Вы можете планировать свой день накануне вечером или утром. Я предпочитаю планировать утром, после того как выпью хотя бы одну чашку кофе и мой мозг хоть немного заработает. Одна из причин, по которой я предпочитаю утреннее планирование, заключается в том, что я часто думаю о том, чем заняться ночью. Если я уже выписал свой план, то мне надо придумать, что снять, чтобы осталось место для нового предмета.

Вечер или утро не имеет значения.Опять же, это то, что работает для вас.

Related Post

Я решил собрать все свои лучшие бесплатные планировщики для блоггеров и индивидуальных предпринимателей в одном месте.

3. Продумайте быстрый список дел

Включите все, что вам нужно сделать, что вы хотите сделать, что вы можете сделать. У вас приближаются сроки? Подумайте, кому вам нужно позвонить или отправить электронное письмо. Какие поручения вам нужно выполнить сегодня? Есть ли что-то из вчерашнего плана, который не был выполнен? Пересмотрите свой недельный план, если он у вас есть (и я надеюсь, что он у вас есть).

Все, что вы придумали во время мозгового штурма, может не попасть в ваш окончательный план на день. Но так вы сведете к минимуму вероятность того, что к вам что-то подкрадется. Обязательно просмотрите свой календарь на предмет встреч — не только на сегодня, но и на ближайшие несколько дней. Я ненавижу составлять план на день, а потом осознавать, что на следующий день у меня встреча, требующая нескольких часов подготовки.

4. Разделите список задач между работой и личной жизнью

Слишком легко позволить рабочим задачам взять верх и отложить в сторону жизненные задачи.Недавно я пересмотрел свой ежедневный план с заголовками «Работа и жизнь». Я сделал это по двум причинам:

  1. Чтобы я мог легко видеть, что я хочу сделать в каждой области. Это помогает мне группировать элементы по временным интервалам, если это необходимо. Например, когда я работал в офисе, мне нужно было делать большую часть дел Life по вечерам.
  2. Чтобы сбалансировать деловую и личную жизнь. У меня столько же строк в Life, сколько и в Work. И я наполняю их оба каждый день.

5. Определите две вещи, которые ДОЛЖНЫ быть сделаны сегодня

Выберите один пункт из списка «Работа» и один пункт из списка «Жизнь», которые являются вашими обязательными. Это не обязательно должны быть ваши самые сложные задачи или задачи, выполнение которых займет больше всего времени. Это два пункта, которые наиболее важны для достижения ваших долгосрочных целей. Те, которые действительно двигают иглу.

Займитесь ими первыми (или в свой первый блок времени для этой области – Работа или Жизнь).Таким образом, даже если ваш день пойдет под откос, вы будете знать, что самые важные задачи были выполнены. Например, моя самая важная рабочая задача на сегодня — написать этот пост в блоге, поэтому я делаю это в первую очередь (конечно, после планирования дня).

6. Включите несколько быстрых задач

Не все в вашем ежедневном плане должно быть большим проектом. То, что что-то займет всего 10 или 15 минут, не означает, что это не должно быть в вашем списке. В моем ежедневном плане есть 10 строк дел.Если бы я ставил в свой план только «большие» задачи, то было бы очень сложно сделать все за день.

Ранее я упоминал, что люблю ставить галочки. Очень приятно оглянуться назад в конце дня и увидеть, что все (или почти все) галочки отмечены. Включение быстрых задач повышает вероятность того, что вы сможете выполнить все в своем списке. И действительно, является ли количество времени, необходимое для того, чтобы что-то сделать, мерой его важности? Я так не думаю.

Быстрые задачи также отлично подходят для низкоэнергетического времени дня.Когда вы выдыхаетесь, здорово иметь возможность выбрать что-то, что не займет много времени или энергии.

Еще одним преимуществом добавления в список нескольких быстрых дел является то, что если вы обнаружите, что прокрастинируете, вы можете выбросить несколько из этих более мелких дел и вернуться к задаче.

7. Чаще возвращайтесь к своему списку

Еще одна эффективная практика тайм-менеджмента — часто возвращаться к своему списку. Это сводится к организованности.Держите список в таком месте, где вы сможете легко обращаться к нему в течение дня. Это может быть приложение со списком дел на вашем смартфоне, записная книжка, которую вы держите на столе, планировщик или другое место, где это будет на первом месте.

Я использую Filofax, который стоит на углу моего стола и открывает мой ежедневный план. Когда я завершаю задачу, я отмечаю ее и легко вижу другие задачи, запланированные на день. Это позволяет очень легко выбрать следующий пункт для работы, и мне не нужно ломать голову, чтобы вспомнить, чего я хотел достичь.

Мои любимые советы по ежедневному планированию

Это мои любимые советы по ежедневному планированию. Используя их, я слежу за тем, чтобы мои дни шли по плану.

Если планирование дня вызывает у вас затруднения, попробуйте один или два из этих советов по повышению продуктивности. Обещаю, ты сможешь контролировать свой день.

И для простоты я даю вам копию моего ежедневного плана. Его размер подходит для органайзера формата A5 или классического планировщика. Просто нажмите ниже, чтобы скачать бесплатную копию!

 

Другие публикации о планировании и тайм-менеджменте, которые могут быть вам полезны:

Хотите запомнить это? Сохраните статью «Как спланировать свой день» на свою любимую доску Pinterest.

  • Пинтерест
  • Твиттер
  • Фейсбук

Как наилучшим образом спланировать свой день для максимальной продуктивности

Когда ваш список дел исчисляется километрами, и вы совмещаете несколько проектов или обязанностей одновременно, только человек может чувствовать себя перегруженным.

Слишком много совещаний, бесконечный список задач и культура «я должен делать больше» — все это может привести к непосильной рабочей нагрузке. Если вы живете удаленно, это непреодолимое чувство часто усугубляется отсутствием разделения между работой и жизнью вне работы.Где начинается и заканчивается ваш день, когда до дома вам нужно пройти всего 10 шагов? Вставай. Немедленно погрузитесь в работу.

Это может показаться нелогичным, но погружение с головой в работу, как только вы зарегистрируетесь или доберетесь до офиса, на самом деле может привести к обратным результатам. На самом деле, исследования показывают, что всего 10 минут, потраченные на планирование дня, могут сэкономить до 2 часов потраченного впустую времени и усилий.

Планирование не только полезно для выполнения работы, но и является организационным инструментом, который помогает сохранить здравомыслие и снизить уровень стресса как на работе, так и в личной жизни.Вместо того, чтобы перебрасывать свою энергию без разбора от задачи к задаче, планирование привносит ощущение спокойствия и осознанности в работу, которую вы выполняете.

Для команд меньше ежедневного стресса в конечном итоге приводит к большей отдаче. Исследования показывают, что 41% людей говорят, что стресс негативно влияет на их способность быть продуктивными, что в целом приводит к 200-300 миллиардам долларов необратимых затрат на производительность для бизнеса каждый год.

Успешные люди и высокоэффективные команды начинают с ежедневного плана, чтобы разобраться в этой напряженной жизни, и в этой статье мы покажем вам, как именно это сделать.Вы быстро станете планировщиком мощности.

Преимущества ежедневного планирования

Сила ежедневного планирования может помочь вам развить важные навыки и со временем создать ощущение спокойствия и продуктивности, когда вы начинаете день каждое утро. Вот пять заметных преимуществ:

  1. Развивает навыки тайм-менеджмента Ежедневное планирование помогает реалистично оценивать свое время и понимать его как ограниченный ресурс. Это дает людям возможность расставлять приоритеты и соответствующим образом масштабировать свои рабочие нагрузки.А для тех из нас, у кого есть склонность откусывать больше, чем мы можем проглотить, отслеживание времени может помочь нам понять, что мы на самом деле можем и не можем взять на себя. Продолжая практиковать этот навык, вы научитесь чаще говорить «нет» или делегировать задачи и эффективнее использовать свое драгоценное время.
  2. Повышает концентрацию и производительность Планирование ежедневных задач помогает вам избавиться от шума и сосредоточиться на нескольких важных задачах каждый день. Это дает ощущение цели и достижения (по мере того, как вы вычеркиваете пункты из своего списка), что также мотивирует.
  3. Это поможет вам оставаться организованным, ответственным и здравомыслящим Если вы станете лучшим ежедневником, вы сможете следить за всем, что у вас на тарелке. Это делает большие проекты и сложные рабочие нагрузки управляемыми, разбивая их на меньший список задач. Начиная каждый день с упражнения по планированию, вы также помогаете документировать свой процесс, так что вам будет легче увидеть свой прогресс с течением времени и составить отчет о своей работе. Планирование также возлагает на вас ответственность (тем более, если вы делитесь информацией со своей командой), поскольку вы ежедневно отчитываетесь о прогрессе и проверяете цели.Это также поможет вам выполнять задания вовремя, потому что вы научитесь лучше определять объем своей рабочей нагрузки и управлять ею.
  4. Это полезно для вашего здоровья и хорошего самочувствия Ежедневное планирование избавляет от стресса и помогает создать ощущение спокойствия среди хаоса. Когда вы меньше перегружены всем, что у вас на тарелке, вы, скорее всего, сможете сосредоточиться и сделать больше. С ежедневным планированием вы также можете расставить приоритеты вне работы, которые важны для вашего общего благополучия, например, заправиться здоровым обедом, зарядиться энергией с помощью 30-минутной пробежки или просто выделить время каждый день, чтобы сбросить по-своему.Наш мозг не может сосредоточиться на полную мощность без перерывов, поэтому расстановка приоритетов в этих вещах не только полезна для вашего здоровья, но в конечном итоге поможет вам выполнять больше на работе каждый день.
  5. Это поможет вам вести учет, чтобы расти и учиться — Вы можете многое узнать о себе посредством ежедневного планирования, и эти знания помогут вам работать более эффективно с течением времени. Как люди, мы не так хороши в оценке того, сколько времени нам потребуется — не принимайте это на свой счет, это касается большинства из нас.Благодаря ежедневному планированию у вас будет отчет о том, что вы намеревались выполнить и что вы на самом деле сделали. Это нормально, если вы не успеваете все делать каждый раз. По мере продвижения вы научитесь более реалистично определять масштабы проектов и создавать для себя рабочие планы, максимально повышающие производительность и благополучие.

Попробуйте спланировать свой день с помощью Check-ins

Простое планирование и ежедневные обновления могут повысить уровень ваших выступлений и поддерживать синхронизацию вашей команды с меньшим количеством встреч.

Различные модели планирования, чтобы сфокусировать свой день

Маркированные списки, ежедневники, приложения-календари, приложения со списками, виртуальные помощники и многое другое – существует множество вариантов создания ежедневного плана.И не существует универсального подхода к тому, что работает лучше всего. Вы захотите выбрать метод, который вам подходит, исходя из того, как вам нравится работать и что вас мотивирует.

Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим, но он должен дать вам несколько хороших идей для начала.

Станьте профессионалом в планировании с этими моделями

Загрузить: Модели планирования для Focus

Что бы вы ни выбрали: физический планировщик, простой календарь или цифровой календарь, простое приложение для списка дел или что-то еще расширенные функции, следующие стратегии помогут вам быстро стать профессионалом в области планирования.

6 стратегий, которые помогут вам стать планировщиком энергопотребления

1. Найдите рабочий процесс планирования, которого легко придерживаться

Когда все становится беспокойным, ежедневное планирование может помочь. Но сначала вам нужно выработать привычку и изучить различные приложения для планирования.

Создайте для себя ритуал каждое утро: Чтобы сделать ежедневное планирование привычкой, нужны определенные усилия и намерения. Начните с выделения 15-минутного интервала времени в своем Календаре Google или ежедневном планировщике каждое утро — установите вокруг него ежедневное напоминание.Затем используйте это время, чтобы составить свой план и создать обстановку, внушающую чувство спокойствия и сосредоточенности — возможно, вы нальете чашку кофе в свою любимую кружку или включите любимую утреннюю мелодию, прежде чем сесть за план.

Попробуйте приложение-планировщик: Основные списки работают до определенной степени, но приложение ежедневника может помочь вам оставаться в здравом уме, храня все это в одном месте и отслеживая прогресс в более длительных проектах с течением времени. При принятии решения о том, какое приложение планировщика использовать, рассмотрите инструменты, которые уже использует ваша команда, и, по возможности, интегрируйте планирование в существующий рабочий процесс, чтобы облегчить его освоение сотрудниками.Например, если ваша команда неукоснительно использует Slack, возможно, вы набросаете и поделитесь своим планом там. Если вы используете набор приложений для управления задачами, таких как JIRA, Asana и Google Docs, в течение недели для выполнения работы, попробуйте приложение-планировщик с более продвинутыми функциями, чтобы собрать все это в одном месте.

Используйте подсказки для упрощения: Начало рабочего дня. Как составить стратегический план за 15 минут, если кофе еще даже не закипел? Нам нравится использовать подсказки. Они дают структуру и рекомендации, чтобы было легко точно знать, что включать в свой план каждое утро.Вы можете попробовать использовать разные подсказки, чтобы сосредоточить внимание на разных вещах в течение недели. Подробнее об этом в разделе ниже.

2. Разбейте свою неделю на различные области деятельности

Приступая к ежедневному планированию, может быть полезно посмотреть на свою неделю в целом и разбить ее на части, чтобы не пытаться решить все сразу. Это позволяет вам ставить достижимые цели в начале недели, размышлять в конце и максимально выполнять работу, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно.

Вот пример того, как это могло бы выглядеть, на основе идей, которыми несколько лет назад поделился сотрудник Google.

Понедельник Уровень энергии увеличивается по мере нарастания недели, поэтому начните неделю с несложных задач и постановки целей.

  • Планируйте свою неделю, организуйте, выполняйте любые административные задачи
  • Установите еженедельную область деятельности
  • Просмотрите или установите цели, задачи и ключевые показатели

Вторник и среда — Скорее всего, у вас будут пиковые уровни энергии , поэтому отдавайте предпочтение выполнению работы, а не разговорам о ней (т.е. встречи и электронные письма).

  • Написание кода, работа над дизайном, составление проектного предложения
  • Решение проблем, проведение мозговых штурмов
  • Отметьте блокираторы, которые будут обсуждаться на собраниях по четвергам поэтому отдавайте предпочтение встречам и сотрудничеству, а не рабочему времени.

    • Проведение групповых совещаний, встреч один на один и т. д.
    • Сосредоточьтесь на сотрудничестве и достижении консенсуса
    • Проведение встреч по планированию предстоящих дел на следующей неделе

    Пятница Уровень энергии самый низкий.Используйте этот день для размышлений, отношений и открытых проектов.

    Это всего лишь примеры, с которых можно начать. По мере того, как вы будете наращивать свои силы планирования, вы начнете понимать, что лучше всего подходит для вас при составлении ежедневного и еженедельного расписания.

    Совет. Определите периоды максимальной производительности и защитите их. Мы все испытываем приливы и отливы в продуктивности. Время пиковой производительности — это те отрезки дня, когда вы наиболее продуктивны.Чтобы найти свой, разбейте обычный день на три или четыре временных интервала. В течение недели ранжируйте эти слоты от наиболее продуктивных до наименее продуктивных. Как только вы найдете наиболее продуктивное время, запланируйте защищенные рабочие блоки в своем Календаре Google, чтобы посвятить их наиболее важным проектам.

    3. Думайте о ежедневных планах как о части более широкой картины

    Связывая свою повседневную работу с большими целями, которые вы пытаетесь достичь, вы можете создать более сильное чувство цели в своей работе.Это также может помочь вам расставить приоритеты задач, сосредоточив внимание на тех, которые имеют наибольшее влияние, и создать чувство ответственности, когда вы связываете индивидуальные цели с OKR и инициативами на уровне команды.

    Используйте долгосрочные цели для расстановки приоритетов: Постоянное внимание к команде и долгосрочным целям поможет вам расставить приоритеты в своей повседневной работе на основе воздействия. Например, если вашими долгосрочными целями являются «запустить проект «Меркурий», «развить навыки наставничества» и «пробежать 10 км», то, сосредоточившись на них, вы обязательно расставите приоритеты для задач, связанных с этими целями, когда вы устанавливаете свои ежедневные задачи. планировать каждое утро.Создание ежедневных целей, которые переходят в более широкую картину, также может помочь вам чувствовать себя более связанным с командными инициативами и сделать вашу повседневную работу более эффективной.

    Поделитесь своими планами с командой: Совместное использование помогает повысить ответственность и сделать работу более целенаправленной. Когда вы знаете, что команда заботится о вашей работе и следит за ее прогрессом, вы почувствуете больше мотивации для ее выполнения. Кроме того, когда вся команда видит, как вы перемещаете работу из точки А в точку Б, легче находить моменты, чтобы отпраздновать победы друг друга и выявить возможности для совместной работы.

    4. Сделайте ежедневные приоритеты реальными и достижимыми

    То чувство, когда вы вычеркиваете отдельные задачи из своего списка дел. Есть ли что-нибудь более полезное?

    Вы можете каждый день испытывать все больше и больше этого чувства, составив действенный план и установив достижимые цели. Чем действеннее ваш план, тем легче вам будет добиться прогресса в его реализации. Чем более достижимы ваши цели, тем больший импульс вы сможете создать, отмечая задачи и выполняя работу.

    Держите это под контролем: Ваш план действий должен сфокусироваться на нескольких ключевых задачах — мы рекомендуем сосредоточиться на двух или трех ежедневных приоритетах, чтобы добиться максимальной отдачи. Если вы попытаетесь взяться за слишком много и продолжать соглашаться на дополнительные задачи, вы вообще ничего не добьетесь. Если вы изо всех сил пытаетесь достичь цели или добиться прогресса в сложной задаче, попробуйте вместо этого поставить в своем плане «половинную» версию этой задачи. Разбивайте целые проекты на более мелкие задачи.

    Совет: создайте невыполненную работу, чтобы оставаться организованным. Если вы не собираетесь приступать к задаче сегодня, вы можете добавить ее в список незавершенных задач на потом, чтобы не забыть вернуться к ней.

    Сосредоточьтесь на маленьких, конкретных победах : Маленькие победы помогают нам почувствовать прогресс, который оказывает сильное влияние на то, как мы себя чувствуем и работаем на работе. Подумайте об этом так: большинство проектов разбивается на кучу более мелких задач и процессов, разделенных по ролям и совместным командам.Итак, вместо того, чтобы перечислять весь проект как то, что вы хотите сделать при планировании своего дня, подумайте о составных задачах, которые вам нужно выполнить самостоятельно. Будьте также конкретны. Вместо «Сосредоточьтесь на найме» попробуйте «Собеседовать 3 кандидатов на инженера iOS». Этот уровень конкретности упрощает отметку задач в вашем списке по мере их выполнения и более четко выделяет ваш прогресс и влияние с течением времени.

    Опишите вчерашние достижения наряду с сегодняшними задачами: Размышление о вчерашнем прогрессе — еще один отличный способ придать импульс и чувство выполненного долга, чтобы продвигать свою работу вперед.

    5. Отдавайте предпочтение благополучию так же, как и продуктивности

    Речь идет не только о стремлении к производительности — планирование также касается вашего здоровья и благополучия. Планирование помогает вам следить за своим уровнем энергии и самочувствием каждое утро, чтобы вы могли выработать рабочие привычки, которые позаботятся о себе.

    Проверяйте себя каждое утро: Каждый день уделяйте время тому, чтобы осмыслить свои чувства, прежде чем выходить на работу — в повседневной жизни бывают приливы и отливы, и это нормально — не чувствовать себя максимально продуктивным каждый день.Бесчисленные исследования показали, что такие эмоции, как стресс и спокойствие, влияют на вашу способность выполнять задачи. Знание этого с самого начала может помочь вам установить уровень. Будьте нежны и с собой. Если у вас «выходной» день, не корите себя. Будьте открыты для общения с людьми, с которыми вы работаете, чтобы они могли оказать поддержку в случае необходимости.

    Создавайте моменты, чтобы «расфокусироваться»: Наш мозг не может сосредоточиться, поэтому делать перерывы для сброса в течение дня так же важно, как и выкраивать защищенное рабочее время.Попробуйте выделить 5-10 минут в конце каждого часа, чтобы отойти и перевести дух. Еще одна полезная стратегия — запланировать в своем календаре время, когда вы не будете сосредоточены, например, выделить время на обед (вдали от компьютера), послеобеденную медитацию или 30-минутную пробежку по окрестностям.

    Совет. Ищите закономерности с течением времени. Если вы постоянно отвлекаетесь в 15:00, не боритесь с этим. Вместо этого используйте это время, чтобы запланировать сброс. Практикуйтесь в отслеживании времени, чтобы увидеть, сколько времени у вас занимают определенные действия — это поможет вам со временем стать профессионалом в планировании.

    6. Завершите неделю размышлениями

    Ежедневный план не поможет, если вы не найдете время, чтобы оглянуться назад, посмотреть, как вы это сделали, и повторять.

    В конце каждой недели уделяйте некоторое время размышлениям о планировании времени, своем общем настроении и продуктивности. Вы можете оценить, сколько времени на самом деле заняло у вас задание, по сравнению с тем, сколько времени, по вашему мнению, это займет. Со временем вы станете экспертом в области определения масштабов своей работы, выделения необходимого времени и работы автономно. Вы получите более глубокое понимание того, как вы работаете лучше всего, и сможете настроить себя на более продуктивную, сбалансированную и здоровую рабочую неделю.

    Использование ежедневного планирования для повышения эффективности всей вашей команды

    Выделение нескольких минут на планирование дня каждое утро не только помогает повысить личную продуктивность и получить больше от вашего драгоценного времени, но и может помочь всей вашей команде лучше работать вместе, создание согласованности, прозрачности и культуры подотчетности.

    Все начинается с того, что вы просто делитесь своим ежедневным планом с вашей командой. Когда этим занимается вся команда, это способствует более эффективной командной работе, потому что люди могут видеть прогресс друг друга и знать, что они могут рассчитывать друг на друга в достижении цели.Усиление командной подотчетности может помочь командам лучше обсуждать эффективность и поддерживать подотчетность друг друга. Ежедневное планирование создает больше совместных команд, частью которых хочет быть каждый.

    Существует множество приложений для управления задачами, которые помогают отслеживать ваш план на день, но ключевое значение здесь имеет поиск того, с которым можно легко поделиться со всей командой. Что касается функций, ищите инструмент планировщика, который позволяет создавать общие списки дел и отслеживать ход выполнения как отдельных задач, так и совместных задач.

    Как Range может помочь

    Range помогает занятым людям создавать и делиться действенными ежедневными планами, называемыми проверками, менее чем за 5 минут каждое утро. Помимо общих списков дел, Check-in предлагает множество других полезных функций, которые упрощают ежедневное планирование, например интеграцию с Google Календарем, автоматические уведомления, напоминающие вам о создании плана, и возможность извлекать задачи из других продуктивных приложений. Программы.

    Отметки также помогают командам связать повседневную работу с более масштабными целями, чтобы повысить ответственность и импульс.#Теги предлагают параметр поиска, который позволяет легко отслеживать ход выполнения проектов или рабочих потоков с течением времени. Они похожи на умные фильтры, которые позволяют отсекать шум и находить наиболее важные обновления.

    Помимо своих ключевых функций в качестве приложения для планирования, Range также помогает повысить эффективность командной работы с помощью дополнительных функций, таких как инструменты для встреч и постановка целей. Вы даже можете добавлять личные задачи и проекты в Range, если хотите отслеживать их и там.

    Попробуйте спланировать свой день с помощью Range

    . С помощью Check-ins вы можете создать общий список дел, который даст вашей команде обзор того, над чем вы работаете и как вы делаете.

    Как спланировать свой день для здоровой и продуктивной жизни

    Как малые предприятия, так и транснациональные корпорации в разных частях мира внедряют политику работы на дому после вспышки COVID-19. Все больше и больше рабочих мест требуют удаленных работников и становятся надомными. Хотя для некоторых это может быть мечтой, переход от структурированной офисной среды к комфорту вашего собственного дома может быть сложным неожиданным образом. Научиться работать из дома важно, если вы хотите быть эффективным и действенным на своей работе, поэтому мы начнем с нескольких отличных советов по работе из дома.

    Дома много отвлекающих факторов, меньше ответственности и меньше общения, чем когда вы работаете в офисе. Некоторые основные отвлекающие факторы, которые будут конкурировать с вашим продуктивным временем, включают работу по дому, семью дома, электронную почту и обмен мгновенными сообщениями, а также социальные сети. Однако это не означает, что вы не можете быть продуктивным. Существует множество способов продуктивно работать из любого места.

    Независимо от того, работаете ли вы из дома каждый день, пару раз в неделю или просто работаете дома, пока выздоравливаете от болезни, эти советы помогут вам максимально эффективно использовать удаленную работу.

    1. Выделите место для работы

    Крайне важно выделить рабочее место в вашем доме.

    Питер Вандендрисс, основатель и генеральный директор Guestboard.co, говорит:

    «Хотя сидеть на диване, работая за ноутбуком, легче, вы не можете добиться правильной осанки и эргономики. А поскольку вы находитесь ближе к телевизору, вас легко можно отвлечь».

    Возможно, вам захочется работать с дивана, кресла или даже с кровати, но это может сильно снизить вашу производительность.Старайтесь всегда работать из одной и той же комнаты, стола или стула, чтобы сообщить своему мозгу, что пришло время работать, а не отдыхать.

    Когда вы это сделаете, ваш мозг будет ассоциировать вашу кровать со сном, ваш диван с отдыхом, а ваш письменный стол с работой, помогая соответствующим образом изменить уровень вашей энергии. Вы, вероятно, почувствуете себя более внимательным, уверенным и организованным, если будете работать из домашнего офиса. Позаботьтесь о удобном удобном кресле, просторном письменном столе, хорошем Wi-Fi и унифицированных рабочих инструментах.

    Вам нужно найти место в вашем доме, где ваше внимание находится на пике. Это может быть в помещении или на открытом воздухе. Когда вы найдете это место, обустройте свое рабочее место и максимально уменьшите отвлекающие факторы.

    Отвлечение остается серьезной проблемой, которую вам придется преодолеть при работе из дома. Вы не сможете обнаружить свою зону фокусировки, если не выделите свои самые большие отвлекающие факторы.

    Даже если у вас есть домашний офис, всевозможные отвлекающие факторы могут затруднить продуктивную работу, когда вы работаете дома.Обычные включают:

    Цифровые устройства

    Ваш телефон гудит: конечно, вы думаете, вам нужна всего минута, чтобы проверить это уведомление Facebook. Даже не осознавая этого, вы втягиваетесь в социальные сети на следующие полчаса.

    Когда вы работаете из дома, очень легко попасть в цифровую кроличью нору. Ваш компьютер может получить доступ к любым играм, социальным сетям или развлекательным сайтам по вашему выбору. На вашем телевидении дневные передачи, которые вы обычно не можете смотреть, пока вы на работе.Все это может отвлекать внимание, когда вы работаете из дома.

    Дети и домашние животные

    У вас есть домашние животные? Ваш муж или жена работают в другое время, чем вы? Ваши дети еще слишком малы для школы или у них каникулы?

    Если вы не живете в одиночестве, вы должны научиться продуктивно работать, когда другие находятся дома. Даже если вы попросите их не беспокоить вас, они все равно будут ходить по дому, отвлекая вас.

    Домашние дела

    Если вы относитесь к «типу А», вы знаете, как может отвлекать раковина, полная посуды.Даже по грязному ковру бывает трудно пройти, не вытащив пылесос.

    Если вам трудно продуктивно работать в грязном доме, выделите время до или после рабочего дня для работы по дому. Выполнение нескольких дел по дому до начала рабочего дня может уменьшить беспорядок. Выполнение их сразу после того, как вы выключите компьютер на день, может стать отличным шансом снять стресс.

    Хотя устранить все отвлекающие факторы может быть сложно, вы можете уменьшить их количество, следуя этим советам:

    • Наведите порядок на своем столе и в офисе.Оставьте только те элементы, которые относятся к делу.
    • Повесьте табличку «Не беспокоить!», когда работаете над задачами, требующими оптимальной концентрации.
    • Закройте все браузеры и приложения, которые не имеют отношения к выполняемым задачам. Переведите телефон в авиарежим и ответьте на это письмо позже.

    Вы можете установить двойной монитор и использовать рабочий или стоячий стол, в зависимости от вашей работы.

    Ваше рабочее место должно быть предназначено для работы так же, как ваша кровать предназначена для сна.Обязательно персонализируйте свое пространство. В конце концов, вы будете проводить там много времени!

    Из этой статьи вы узнаете, как обустроить домашний офис: 20 простых идей организации домашнего офиса, которые помогут повысить вашу производительность одна из самых важных и основных вещей, которые вы можете сделать, — это составить для себя регулярное расписание. Заманчиво дать себе полную свободу действий в отношении того, когда начинать, делать перерывы и заканчивать работу.

    Однако вы оказываете себе медвежью услугу, если не соблюдаете расписание. Установив себе регулярный рабочий день, вы подотчетны себе и своему начальнику. Это повышает вероятность того, что вы выполните всю свою работу, и людям будет легче связаться с вами.

    Вот важные факторы, которые следует учитывать при составлении графика работы на дому:

    • Когда начальнику нужно, чтобы вы были доступны
    • Общение с коллегами и клиентами
    • Время суток, когда вы наиболее продуктивны

    Это не значит, что нужно работать с 9 до 5 каждый день.Вы должны работать, когда вы наиболее продуктивны. Тем не менее, было бы неплохо узнать, когда вашему боссу действительно нужно, чтобы вы были на работе. Например, будет важно знать, когда запланированы какие-либо конференц-звонки, чтобы вы могли вписать это в свой день.

    Например, многие сотрудники проверяют электронную почту каждое утро или им необходимо быть на связи по телефону во второй половине дня. Помимо этого, выбирайте время, когда вы, вероятно, сделаете больше всего работы. Сообщите об этих часах доступности всем, кому может понадобиться связаться с вами, и вы будете на пути к продуктивной, стабильной работе.

    3. Создайте свое расписание

    Составьте список задач, которые вы хотите выполнять каждый день. Затем выделите время для выполнения каждой задачи.

    Если вы ярый приверженец задач, создайте их и вычеркивайте каждое выполненное задание. Не забывайте распределять время перерыва. Таким образом, вы можете быть уверены в реалистичном графике.

    По словам Кэти Бернс из Wikihow,

    «Расписание — это эффективный способ оставаться сосредоточенным, продуктивным и организованным. Вы можете поэкспериментировать с планировщиком, блокнотом или приложением, чтобы структурировать свое время.”

    Отслеживайте, сколько времени вы тратите на рутинные действия, в электронной таблице или блокноте. Это действие может помочь вам быть более продуктивным. Например, вы можете проводить 5 часов в социальных сетях каждый день, когда могли бы потратить эти часы на чтение.

    Не только это, но и планируйте свой день так, чтобы он отражал вашу энергию. Выполняйте важные задачи, когда ваша энергия высока, и займитесь менее важными задачами, когда вы менее мотивированы. Например, если утром вы чувствуете себя лучше всего, используйте это время для мозгового штурма и выполнения важных задач.

    4. Разделяйте рабочее и личное время

    Так же, как важно работать, когда вы говорите, что хотите, важно выделять время для домашней жизни, когда вам это нужно. Не продлевайте рабочий день слишком далеко за пределы запланированного, рискуя перегореть.

    Один из самых важных советов по работе из дома — разделять работу и личную жизнь, поскольку это помогает сохранять продуктивность на работе и снижает уровень стресса в свободное от работы время.Точно так же, как вы устанавливаете свое рабочее время, составляете расписание, общаетесь и планируете, когда вы не сможете работать.

    Например, если вам нравится проводить вечера с семьей, обязательно сообщите, что вы не будете проверять электронную почту через определенное время. А затем придерживайтесь этого обязательства!

    Чтобы лучше сбалансировать свое время, рассмотрите возможность использования планировщика для организации своего повседневного расписания. Full Life Planner — хороший инструмент, который поможет вам в этом.Возьмите свой ежедневник и начните планировать свое время, чтобы не потерять счет жизни.

    5. Установление границ

    В ваши обязанности входит обучение вашей семьи и друзей тому, как относиться к вам и относиться к вашему рабочему времени.

    Почему это важно? Многие из них не знают, что вы работаете из дома. Вы должны сказать им, что вы не готовы на долгий обед или перерыв в кино.

    Работать дома часто очень выгодно. Вы отвечаете за свой график, и в конечном итоге вы создаете границы, которые работают для вашей конкретной должности.

    6. Планируйте свой рабочий процесс

    Если вы хотите научиться эффективно работать из дома, один из верных способов поддерживать продуктивность на высоком уровне — разумно планировать свой рабочий день. Прежде чем приступить к работе, убедитесь, что вы знаете, каковы ваши приоритеты на день, сколько времени, по вашему мнению, вам потребуется, чтобы все сделать, и над чем вы будете работать, если у вас будет дополнительное время.

    Возможно, вам будет полезно потратить несколько минут перед сном на планирование следующего дня. Возможно, вы обнаружите, что спите лучше без стресса, связанного с планированием в глубине души.

    При планировании учитывайте следующее:

    • Сначала выполняйте задачи с наивысшим приоритетом
    • Планируйте свой день в соответствии со своими естественными циклами — выполняйте самую тяжелую работу, когда у вас больше всего энергии в течение дня
    • Планируйте вознаграждения и перерывы в течение дня

    Таким образом, вы всегда сможете сосредоточиться и не будете отвлекаться.

    В этом видео вы можете узнать больше о том, как убедиться, что вы действительно работаете, работая из дома:

    7.Разрыв дня

    Если вы выполнили последний шаг, то вы уже запланировали для себя перерывы в течение дня. Обязательно вставайте из-за стола во время этих перерывов — подышите свежим воздухом, перекусите здоровой пищей и поговорите с другим человеком, если это возможно. Все эти действия помогут вам перезагрузиться, разогнать кровь и убедиться, что вы готовы взяться за следующую порцию задач.

    Одно исследование, проведенное в 2011 году, показало, что работники, которые делали два коротких перерыва, оставались стабильно продуктивными, когда им давали выполнить конкретную задачу, но когда дело дошло до группы, которая не делала перерывов, «производительность значительно снижалась в ходе выполнения задачи».

    Это связано с тем, как наш мозг регистрирует то, на что ему следует обратить внимание, и подчеркивает важность перерывов.

    Второе исследование показало, что наиболее продуктивными работниками были те, кто работал около 50 минут, а затем делал 15-20-минутный перерыв. Если вы не привыкли делать перерывы, это может быть хорошей моделью для начала.

    Если у вас есть проблемы с соблюдением лимита времени на перерывы, установите будильник, который будет напоминать вам о необходимости вернуться к работе.Для этого отлично подходит метод Pomodoro, поскольку он устанавливает регулярные рабочие часы и перерывы. Вы можете узнать о методе Pomodoro здесь.

    8. Изолируйте себя от социальных сетей

    Нет ничего более заманчивого, чем социальные сети. Вы можете быть в курсе новостей и того, чем занимаются ваши друзья. Однако попробуйте проверить свое время, и вы обнаружите, что, вероятно, тратили на это более 5 часов каждый день.

    Итак, как вы можете избежать этого?

    Изолируйте свои мобильные устройства, если вам не нужно пользоваться Интернетом, и придерживайтесь своего ноутбука.Лори Чикд, генеральный директор Cheekd, рекомендует использовать приложения для повышения производительности, такие как StayFocusd, чтобы не отвлекаться. Или вы можете установить временные ограничения с помощью расширения Google Chrome Limit. Как только вы израсходуете выделенное время, выбранные веб-сайты будут заблокированы, и вы не сможете получить к ним доступ до конца дня. Вы также можете загрузить лучшие приложения для повышения производительности Android и лучшие приложения для повышения производительности для iPhone.

    Другой подход — заморозить приложения социальных сетей на мобильных устройствах, чтобы сосредоточиться на своей работе.

    9. Будь сам себе дворником

    В отличие от офиса, у тебя нет уборщика, который будет убирать за тобой, а это значит, что ты должен делать это сам. Поддержание домашнего офиса в чистоте помогает вам оставаться сосредоточенным, организованным и продуктивным. Даже если вас не беспокоит беспорядок на столе, поддержание некоторого подобия порядка поможет гарантировать, что ничего важного не пропадет (или не потеряется в стопке бумаги).

    Однако это выходит за рамки простого поддержания чистоты в домашнем офисе.Беспорядок в доме может побудить вас откладывать рабочие задачи в пользу уборки, что плохо сказывается на вашей продуктивности.

    Составление еженедельного графика уборки поможет вам всегда следить за уборкой дома, чтобы у вас не возникало соблазна убираться в рабочее время.

    10. Настройтесь на вдохновение

    Большим преимуществом работы из дома является то, что вы не можете отвлекать своих коллег. Идите вперед и играйте эти накачанные джемы громко и гордо, если это то, что заставляет вас двигаться.Или попробуйте более успокаивающий саундтрек со звуками природы, инструментальной музыкой или даже оставляйте окна открытыми, чтобы впустить звуки снаружи. продолжайте двигаться. Однако некоторым людям лучше работать в тишине. Если вы один из таких людей, не поддавайтесь желанию включить музыку или включить телевизор фоном.

    11. Будьте в курсе событий

    Одно из лучших преимуществ работы в офисе — возможность сотрудничества и общения.Вам не нужно терять это только потому, что вы работаете из дома. Когда вы учитесь работать из дома, старайтесь связываться со своими коллегами хотя бы пару раз в неделю, будь то электронная почта, телефон, видеозвонок, социальные сети или даже лично.

    Убедитесь, что вы не отстаете как на личном, так и на профессиональном уровне. Вы можете сделать это, не затрачивая много времени — просто делитесь тем, что наиболее важно, и поощряйте своих коллег делать то же самое.

    12.План физических упражнений

    Если вы работаете дома, то идеально включить некоторые физические упражнения в свой график.

    Когда вы работаете из дома, легко впасть в апатию и забыть вставать и двигаться. Поэтому важно планировать время, когда вы должны тренироваться.

    Итак, что вы можете сделать, чтобы оставаться в форме и быть продуктивным?

    Тренируйте мышцы! Вы можете делать это как в помещении, так и на улице.

    Во время упражнений укрепляются не только ваши мышцы.Физические упражнения могут повысить производительность вашего мозга. Тренировка может поддерживать поток этих эндорфинов и дать вам естественный прилив энергии.

    Британский университет опросил 200 сотрудников в течение дня, независимо от того, занимались они спортом или нет. Угадайте, чем закончилось?

    Сотрудники, которые занимались физическими упражнениями, набрали на 21% больше баллов за более высокую концентрацию на работе, на 22% больше за завершение работы и на 25% больше за завершение работы без незапланированных перерывов. Мало того, они также набрали 41 процент за мотивацию на работе.

    Другое исследование показало значение пригодности для работы примерно 683 рабочих.

    Вы не сможете достичь максимальной производительности, работая дома, если вы не в форме.

    Так как же оставаться в форме?

    Попробуйте заняться йогой, танцами или бегом на месте. Вам не нужны сложные гаджеты для занятий спортом; просто начните с того, что у вас есть, и оставайтесь приверженными.

    13. Держите поблизости источник средств для снятия стресса

    Одним из преимуществ работы на дому является то, что у вас есть доступ ко всем средствам для снятия стресса, которыми вы можете воспользоваться после долгого рабочего дня в офисе.Воспользуйтесь ими.

    Помимо упражнений, чашка ромашкового чая может творить чудеса, если вы чувствуете беспокойство.

    Какое средство для снятия стресса следует избегать? Алкоголь. Хотя это правда, что пиво может помочь вам на мгновение расслабиться, алкоголь на самом деле может вызвать беспокойство из-за эффектов отдачи.

    The Bottom Line

    Перенести рабочую среду в дом непросто, но с помощью нескольких простых изменений в распорядке дня и пространстве вы обнаружите, что ваш рабочий день все еще может быть продуктивным.Найдите то, что подходит вам и вашей семье, воспользовавшись приведенными выше советами по работе из дома.

    Избранное фото предоставлено Коринн Куц через unsplash.com

    Как планировать свой день: 7-минутная привычка

    На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Будучи партнером Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

    Вы когда-нибудь слышали, как кто-то говорит: «Ты можешь вернуть деньги со временем, но вы не можете вернуть время деньгами» или что-то в этом роде который передает подобное сообщение?

    По сути, это означает, что если вы потеряете деньги, у вас будет шанс их вернуть.Однако, если вы потеряете час, вы не можете заменить его.

    Ваше время ценно, что, вероятно, проявляется в конце тех дней, когда вы размышляете о последних 14 часах или около того и поймите, что вы не получили на самом деле что-либо выполнено. Однако день закончился, и вы не можете вернуть его, поэтому Вы должны надеяться добиться большего успеха завтра.

    Ключом к успеху является развитие навыка тайм-менеджмента, который поможет вам сосредоточиться на том, что важно в вашей жизни.

    Хорошие навыки тайм-менеджмента помогут помочь вам улучшить качество вашей работы, вашу способность практиковать самодисциплины, ваши способности принимать решения, и увеличить количество вещи, которые вы можете сделать за один день.Умение эффективно управлять ваше время может создать цикл, который может улучшить все аспекты вашей жизни.

    Если я не найду время, чтобы спланировать день, и я просто пытаюсь «налететь», я всегда теряю время, будь то это из-за того, что я слишком увяз в задаче, которая не важна, или когда я понимаю, что я не знаю, с чего начать, поэтому стараюсь делать слишком много дел одновременно. И позвольте мне скажу вам, мало что так раздражает, как ощущение, что вы заняты бегаете весь день, но понимаете, что на самом деле вы полностью непродуктивный.

    Я понял, что, потратив 7 минут на планирование своего дня, я в конечном итоге экономлю так много времени, а также уменьшаю уровень стресса и давления, которые я испытываю в течение дня, чтобы закончить дела.

    Планирование дня также помогает мне расставить приоритеты, так как я могу легко распознать задачи, которые у меня есть на палубе, которые на самом деле не так важны и не войдут в мое расписание. Я могу расставить приоритеты в своем времени так, чтобы только действительно важные вещи могли привлекать мое внимание в течение дня.

    В этой статье я собираюсь помочь вам понять важность управления своим временем, поскольку каждый может извлечь выгоду из более эффективного использования ограниченного ресурса времени.

    Я дам вам простой пошаговый план, который вы можете использовать, чтобы спланировать свой день, чтобы создать баланс в своей жизни и найти лучшее применение каждой имевшейся у вас минуте. Осознавая, как вы используете свое время, вы оставите больше свободного времени для того, чтобы потратить его на то, на что вы хотите, чтобы потратил его.

    (Чтобы узнать больше о том, как лучше планировать свой день, прочтите статью о том, как ставить эффективные ежедневные цели.)

    Давайте посмотрим, как эффективно спланировать свой день всего за 7 минут или даже меньше…

    (Примечание: один из лучших способов получить то, что вы хотите от жизни, — это создать и установить SMART-цели. Чтобы начать, ознакомьтесь с БЕСПЛАТНЫМ печатным листом и пошаговым процессом, который поможет вам ставить эффективные SMART-цели )

    Время Требуется : Вам нужно сделать это только один раз, но это может потребоваться проб и ошибок.Этот шаг не засчитывается во время возьмет на выполнение ежедневную привычку планировать свой день.

    Прежде чем мы начнем говорить о том, как планировать ваш день, важно отметить, что вам нужны инструменты, которые сделайте планирование самым простым для вас . Здесь все разные, поэтому то, что вы считаете полезным, может оказаться бесполезным. быть правильным для человека через холл от вас в офисе. Что бы вы ни нашли для себя наиболее подходящим, вы будете использовать этот инструмент для отслеживания ваши запланированные встречи, задачи, цели, важные даты и т. д.

    Вы можете использовать цифровой или физический планировщик, в зависимости от того, какой из них вы считаете более полезным и доступным. Немного предпочитают использовать простой блокнот, в то время как другие используют более сложные инструменты.

    Одним из инструментов, который я считаю невероятно полезным для управления своими задачами, является приложение Todoist . Я обнаружил, что это особенно полезно, поскольку позволяет мне сотрудничать с другими членами моей команды и создавать пошаговые списки для проектов, над которыми я работаю в любой сфере своей жизни.Лично я предпочитаю, чтобы мое планирование было полностью цифровым, но некоторые действительно жаждут, чтобы этот осязаемый планировщик поддерживал порядок в их расписании. (Вот наш учебник Todoist, который поможет вам начать работу.) Некоторые также используют рабочие листы тайм-менеджмента, чтобы убедиться, что вы не сбились с пути.

    Независимо от того, что вам подходит, это значительно упростит планирование вашего дня.

    Шаг второй: список фиксированных задач

    Необходимое время: 1 минута

    Прежде чем вы сможете добавить что-либо в свой расписание, вам нужно заблокировать время для вещей, которые вы не можете изменить.Это включает в себя работу, визиты к врачу, встречи и т. д. Когда вы эти вещи в свой план на день, убедитесь, что вы учитываете поездки время и любое возможное буферное время, которое вам может понадобиться. Если вы собираетесь увидеть тот врач, который всегда опаздывает на час, примите это во внимание.

    СВЯЗАННЫЙ: Привычки, которые остаются!

    Хотите выработать новую привычку, которая останется с вами на всю оставшуюся жизнь? В этом видео вы узнаете о простом 9-шаговом процессе выработки привычек, которые вы сможете сразу внедрить.

    Шаг третий: определите 3 самые важные задачи (MIT)

    Необходимое время: 1 минута

    Если вы хотите добиться прогресса в проекте или выполнить задачу, запишите три вещи, которые вы абсолютно хотите выполнить, письменно . Затем укажите для каждой цели приблизительное время, которое потребуется вам для ее выполнения.

    Попытка ставить перед собой более трех целей каждый день может на самом деле демотивировать, потому что в начале дня она будет казаться непосильной. Выберите три основные цели на основе действий, которые принесут наибольшую пользу вашим долгосрочным целям . Вы хотите, чтобы ваши самые важные задачи были выполнены в начале дня, если вы можете, поэтому, даже если остальная часть вашего дня непродуктивна, вы все равно могли сделать самые важные вещи в этот день.

    Имейте в виду, что люди склонны составлять длинные списки целей, потому что боятся забыть что-то важное. Но, поскольку вы никогда не знаете, что еще может произойти в течение дня или как могут измениться ваши приоритеты, лучше всего начать день с ограниченного списка приоритетных задач.

    Для вдохновения ознакомьтесь с этой подборкой приоритетных котировок, чтобы определить свою.

    Шаг четвертый: подумайте о своем Деятельность по уходу за собой

    Необходимое время: 1 минута

    Вы хотите зарезервировать время для завтрашнего похода в спортзал или, может быть, обед с другом? Вам нравится начинать (или заканчивать) свой день с тихой медитации? Не забывайте о своих потребности при планировании дня. Обязательно запланируйте мероприятия, которые помогут вам Береги себя.Не заботясь о себе должным образом, ваша работа в все остальные области вашей жизни пострадают.

    После завершения этого шага вы определит все, что находится на вашем радаре в течение дня. Теперь ваша очередь просто нужно выяснить свое время для выполнения каждой задачи.

    Шаг пятый: установка Головоломка вместе

    Требуемое время : 3 минуты

    Поместите свои фиксированные задачи в временные интервалы, которые им уже назначены, чтобы вы могли видеть, в какое время дня у вас есть немного больше гибкости.Вы, вероятно, заметите, что у вас есть некоторая гибкость рано утром, что является прекрасным временем для продуктивной работы. По мере того, как вы продвигаетесь в течение дня, и ваша энергия истощается, ваша мотивация следует за вами. Старайтесь планировать свои самые важные дела на самое начало дня.

    Перед планированием любой задачи в вашем день, вы должны прийти с приблизительной оценкой того, сколько времени это займет. Даже если вы не работаете, вы начнете практиковаться в том, как правильно управлять твое время.Если вы будете делать это регулярно, вам станет легче предсказать, что вы действительно можете сделать в любой указанный период времени.

    Помимо ежедневного выделения времени для ухода за собой, вам также необходимо планировать время, которое вы можете проводить со своими близкими. Может быть легко позволить семейному времени попасть в список ваших приоритетов, потому что вы, вероятно, полагаете, что время с семьей — это то, что всегда можно подождать до выходных.

    Тем не менее, выходные быстро приходят и уходят и часто бывают заполнены различными мероприятиями вне дома, что может заставить вас задуматься в воскресенье вечером, куда ушло все ваше «свободное время».Поскольку семейное время может так легко ускользнуть от вас, обязательно проводите хотя бы немного времени со своими близкими каждый день. Это может быть так же просто, как поужинать всей семьей или потратить время, чтобы поиграть в настольную игру перед сном.

    Шаг шестой: Заполните пробелы

    Необходимое время: 1 минута

    Если вы заметили, что у вас есть свободные десять минут здесь или пустые полчаса там, заполните это место задачами, которые необходимо выполнить, но которые всегда заканчиваются тем, что их отодвигают в сторону .Это вещи, которые не помогают вам достичь конечной цели, но все же должны быть завершены.

    Например, поменяйте масло в машине. или напишите долгожданную благодарственную записку. Именно в эти маленькие промежутки времени что вы действительно можете втиснуть вещи в то, что мучает вас неделями, пока вы не наработаете мотивация довести их до конца. Если у вас есть эти вещи в написав, вы, скорее всего, закончите с ними.

    Есть несколько советов, о которых следует помнить, когда также планировать свой день.

    Во-первых, будьте реалистичны в отношении количества времени, которое у вас есть, и количества задач, которые вы пытаетесь спланировать. Если вы попытаетесь сделать слишком много, вы можете либо перегореть, либо испытать чувство разочарования, когда не сможете вычеркнуть все из своего списка дел.

    Если у вас есть свободное время, заполните это пространство задачами, которые необходимо выполнить, но которые всегда в конечном итоге отодвигаются в сторону. Например, поменять масло в машине.

    Во-вторых, если некоторые из ваших трех основных целей требуют довольно много времени, попробуйте разбить их на более мелкие задачи. Например, если одной из ваших целей является уборка гаража, разбейте ее на управляемые секции, чтобы вы могли заниматься каждый день понемногу. Таким образом, вам не нужно ждать дня, когда у вас есть три свободных часа подряд, чтобы выполнить эту цель.

    Кроме того, вы хотите запланировать некоторое буферное время, чтобы не чувствовать себя в спешке весь день . Сколько бы времени у вас ни было для выполнения дел из вашего списка, оставьте часть его в качестве свободного времени для любых неожиданных сбоев, которые возникнут в течение дня.И, несмотря на то, что у вас будет это буферное время для учета собрания, которое проходит с превышением графика, иногда вам придется выполнять собственное утверждение при завершении собраний или встреч, которые выходят за пределы времени, которое вы уже запланировали для чего-то другого (однако , используйте свое усмотрение, чтобы определить, когда это уместно).

    Наконец, имейте в виду, что иногда вам придется уделить себе немного меньше времени, чем вы, вероятно, надеялись, чтобы сделать что-то, что является срочным приоритетом .Однако имейте в виду, что если вы заранее знаете, что у вас есть только два часа для выполнения задачи, которая, по вашему мнению, займет два с половиной часа, вы можете вспомнить закон Паркинсона, чтобы придать себе уверенность в том, что вы можете добейтесь чего-либо, когда вы даете себе здоровые временные ограничения.

    Заключительные мысли о том, как Планируй свой день

    Ежедневное планирование не только поможет вам наилучшим образом использовать свое время, но и позволит вам изменять свои цели и приоритеты по мере появления новых дел.(Прочитайте нашу статью о том, как ставить SMART-цели для тайм-менеджмента.) Гораздо проще предсказать, что произойдет через три часа, чем то, что произойдет через три дня, поэтому разбивка вашего планирования на ежедневные части обеспечит вам, что вам не придется возвращаться и стирать несколько дней и начинать сначала, потому что что-то в вашей жизни вдруг изменилось.

    Я рекомендую составлять ежедневный план на следующий день вечером перед сном, а не утром.Таким образом, вы будете точно знать, что вам нужно сделать, как только проснетесь утром, что предотвратит у вас кусок времени, который может быть потрачен впустую, пока вы медленно встаете, чтобы составить свое расписание.

    Готовится ключ к продуктивному дню. Убедиться, что ваши приоритеты ясны каждый день, — лучший способ убедиться, что у вас есть успешный день. Достаточно скоро вы начнете видеть, что у вас достаточно часов в сутках, чтобы сделать все, что нужно для достижения цели.

    Конни Мазерс — профессиональный редактор и писатель-фрилансер. Она имеет степень бакалавра в области маркетинга и степень магистра в области социальной работы. Когда она не пишет, Конни либо проводит время со своей дочерью и двумя собаками, бегает, либо работает на полную ставку социальным работником в Ричмонде, штат Вирджиния.

    Наконец, если вы хотите поднять свои усилия по постановке целей на новый уровень, ознакомьтесь с БЕСПЛАТНЫМ рабочим листом для печати и пошаговым процессом, который поможет вам ставить эффективные SMART-цели .

    10 лучших способов спланировать свой день

    10 лучших способов спланировать свой день

    Сообщение из нашего блога об управлении временем

    Автор Эшли Эндрюс

    Одной из наиболее важных особенностей правильного управления временем и одним из лучших способов повысить свою продуктивность является планирование дня. Хотя это относительно простой процесс, и он может показаться незначительной частью вашего рабочего дня, он поможет вам повысить эффективность работы и получить максимальную отдачу от дня.

    Итак, с чего начать и как лучше всего спланировать свой день? Следуйте приведенным ниже десяти шагам, и вы будете на пути к повышению собственной продуктивности и более эффективному управлению своим временем.

    1. Планируйте заранее

    Один из лучших и самых простых способов спланировать свой день — придумать план действий накануне. Подумайте обо всем, что вам нужно сделать на следующий день, и составьте список. Делаете ли вы это по старинке, с ручкой и листом бумаги, или выбираете другую альтернативу (например, электронную таблицу Excel или другое программное обеспечение, такое как Evernote), это не имеет значения.Просто убедитесь, что у вас есть надежный план, который вы сможете использовать на следующий день.

    2. Знайте свои самые большие цели на день

    Когда у вас есть план, убедитесь, что вы знаете, какие ваши самые важные цели будут на день. Всегда думайте о том, какие из этих задач принесут наилучшие результаты в кратчайшие сроки, и сосредоточьтесь на том, чтобы в первую очередь избавиться от них. Оставьте другие, менее приоритетные задачи, такие как проверка и ответы на ваши электронные письма или проверка ваших учетных записей в социальных сетях, на потом.Посмотрите на вещи, которые принесут вам более ощутимые результаты, и сосредоточьтесь на их достижении — все остальное может подождать.

    Как только вы узнаете, какие задачи дадут вам наилучшие результаты, создайте список приоритетов. Всегда сосредотачивайтесь на выполнении задач с высоким приоритетом, прежде чем переходить к задачам с низким приоритетом.

    3. Выделить время для каждой задачи

    Выделите время для каждой из ваших самых важных задач, которые вам нужно выполнить в данный день. Это поможет вам определить, сколько времени вам потребуется для их выполнения и какое время вы сможете вписать в свой рабочий день.

    4. Нарушения плана

    Хотя поначалу это может показаться контрпродуктивным, всегда делайте регулярные перерывы в течение дня. Без отдыха вы потеряете концентрацию и сосредоточитесь на том, что делаете.

    Поэтому всякий раз, когда вы планируете свое расписание на следующий день и пытаетесь определить, сколько времени вам потребуется для конкретных дел, оставляйте достаточно времени для перерывов. Лучше запланировать несколько коротких перерывов в течение дня вместо одного длинного.

    5.Планируйте время для упражнения

    Это доказанный научный факт, что физические упражнения повышают продуктивность, поэтому регулярные физические упражнения так же важны, как и отдых. Не забудьте включить в свой распорядок некоторые упражнения, даже если это всего лишь получасовая прогулка каждый день. В идеале, вы должны попытаться сделать несколько упражнений до начала рабочего дня, потому что это действительно запустит вас и настроит на предстоящий день.

    6. Оставьте достаточно времени на завтрак

    Исследования показывают, что люди, которые пропускают завтрак, менее продуктивны, чем те, кто этого не делает, поэтому, если можете, постарайтесь не пропускать завтрак.Если вы хотите сэкономить время, вы также можете заранее спланировать, что вы будете есть. В идеале это должно быть что-то здоровое и что-то, что даст вам постоянную энергию в течение дня.

    7. Разделите свой день на короткие промежутки

    Многим людям было показано, что разделение рабочего дня на более короткие интервалы является наиболее эффективным способом работы. Исследования показали, что после длительных периодов работы мы начинаем терять концентрацию и внимание, поэтому важно делать короткие перерывы и делить свой день на более мелкие периоды.Одним из наиболее распространенных методов для этого является техника помидора, которая предлагает работать короткими очередями, за которыми следует период отдыха перед повторением цикла.

    8. Свернуть

    Нам всем нужен отдых. Обязательно выделяйте время исключительно для отдыха и выключения каждый день, когда вы идете домой. Даже если это всего лишь полчаса на чтение книги, просмотр телевизора, даже приготовление питательной еды. Самое главное — отвлечься от работы и получить совершенно ясный и свежий ум, поэтому всегда планируйте это в своем распорядке дня.

    9. Установка ежедневных напоминаний

    Каждый день устанавливайте себе напоминания, чтобы сосредоточиться на самых важных целях. Есть несколько замечательных приложений для управления временем и повышения производительности для смартфонов, которые помогут вам сделать именно это, но вы также можете загрузить различные программы на свой планшет, ноутбук или настольный компьютер, которые помогут вам не сбиться с пути.

    10. Оценить

    Вы выполнили все, что запланировали на день? Вернитесь и оцените свои первоначальные планы и посмотрите, как все прошло.Оценка своего дня — это не только хороший способ повысить продуктивность, но и увидеть, что можно улучшить в определенных аспектах вашего ежедневного планирования.