Понедельник , 27 июня 2022
Бизнес-Новости
Разное / Кто обязан вести бухучет: Статья 6. Обязанность ведения бухгалтерского учета / КонсультантПлюс

Кто обязан вести бухучет: Статья 6. Обязанность ведения бухгалтерского учета / КонсультантПлюс

Содержание

Кто ведет бухгалтерский учет в организации?

Российское законодательство требует, чтобы все организации в обязательном порядке вели бухгалтерский учет. Было время, когда руководители любых фирм имели возможность самостоятельно вести учет и составлять финансовую отчетность, выполняя тем самым функции главного бухгалтера. Но сейчас действуют несколько иные правила. Кто ведет бухгалтерский учет в организации? В каких случаях руководитель имеет право взять на себя ведение бухучета? Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кто обязан вести бухучет в компаниях?

Основным нормативным актом, которым должен руководствоваться директор организации во всех вопросах, связанных с бухучетом, является закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ст. 7 закона № 402-ФЗ прописано, что руководство обязано организовать ведение бухучета и хранение документации. В соответствии с законом, вести бухгалтерский учет в организации могут:

  • главный бухгалтер;
  • иной сотрудник компании;
  • специализированная фирма;
  • непосредственно руководитель (с учетом существующих ограничений).

Данный закон определяет перечень субъектов, которые:

В законе приведены требования к лицам, претендующим на должность главного бухгалтера или на право вести бухучет. Квалификационные требования к компетентным специалистам установлены профстандартом «Бухгалтер» (приказ Минтруда РФ от 22.12.2014 № 1061н).

Кто несет ответственность за организацию бухучета?

В п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ указано, что отвечает за бухгалтерский учет фирмы ее руководитель. За уклонение от ведения учета, искажение финансовой информации и несвоевременную сдачу отчетности руководитель и ответственное за бухучет должностное лицо могут привлекаться к административной или уголовной ответственности.

Может ли руководитель лично вести бухучет?

Бухгалтерский учет в организации может вести ее руководитель, без привлечения других лиц. Но это допустимо не во всех субъектах предпринимательской деятельности, а только в тех, которые:

Во всех остальных организациях бухучет могут вести только лица, имеющие требуемый законодательством уровень квалификации и компетентности. Основание – ст. 7 закона 402-ФЗ. Категории субъектов малого и среднего предпринимательства указаны в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ».

Кто отвечает за бухучет, если процесс передан в специализированную компанию?

В соответствии с действующим законодательством, обслуживающие организации не могут уплачивать штрафы за компании, заказывающие у них ведение бухгалтерского учета. Но заказчик может себе обеспечить возмещение убытков, предусмотрев соответствующий пункт в договоре на бухгалтерское обслуживание. В договоре должна быть прописана ответственность исполнителя за выполнение ряда операций, и тогда в случае возникновения проблем с налоговой службой у предпринимателя будет основание предъявить претензии обслуживающей компании.

При полном бухгалтерском аутсорсинге исполнитель будет нести ответственность за:

  • наличие ошибок в отчетности;
  • несоблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской документации в контролирующие ведомства;
  • недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни.

Независимо от того, кто ведет бухгалтерский учет в организации, согласно положениям Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положению по ведению бухгалтерского учета в РФ № 34н от 29.07.1998 и Налоговому кодексу РФ (гл. 15), ее руководству придется нести ответственность за:

  • незаконность хозяйственной деятельности;
  • невыполнение обязательств перед государственным бюджетом по уплате налогов;
  • утрату бухгалтерской документации.

 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто должен вести учет на предприятии согласно Закону о бухгалтерском учете

В наших статьях мы много раз рассказывали о необходимости планирования учета на предприятии до его регистрации. Сейчас хотелось бы более подробно остановиться непосредственно на процедуре организации бухгалтерского учета. Итак, предприятие создано, успешно зарегистрировано в едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц предпринимателей и автоматически поставлено на учет в контролирующих органах.

Кто должен вести учет на предприятии? Согласно Закону о бухгалтерском учете и финансовой отчетности решение об определении ответственного за бухгалтерский учет органы управления каждого предприятия принимают самостоятельно. Или директор ведет бухучет единолично, или организовывает бухгалтерскую службу во главе с главным (единственным) бухгалтером или обращается за услугами сторонних организаций в аутсорсинговую компанию. Третий вариант рассматривать не будем – оставим специалистам их секреты:). Рассмотрим действия штатного ответственного на предприятии за организацию учета.

Как сразу необходимо обращаться за услугами бухгалтера – специалиста? Самая распространенная ошибка руководителей вновь созданных предприятий (кто впервые возглавляет свою фирму) «деятельности нет – пока бухгалтер не нужен».

С первых дней жизни предприятия бухгалтер остро необходим – когда пойдет деятельность будет поздно заниматься организацией бухгалтерского учета. Так как сегодня бухгалтер является ключевой фигурой и часто объединяет в себе различные обязанности от кадрового учета, обработки первичной документации до минимизации налогообложения, позвольте бухгалтеру правильно организовать этот бизнес-процесс своевременно.

С чего начать бухгалтерский учет в организации?

Первый делом необходимо позаботиться о программном продукте – все операции необходимо отражать бухгалтерскими проводками, накапливать информацию и корректно формировать отчетность. Законодательно нет жестких требований ведения учета в какой-то определенной программе можно вести бухгалтерский учет «вручную», но конечно, есть сложившаяся практика и некоторые предпочтения каждого бухгалтера. Также необходимо наладить взаимосвязь с контролирующими органами – путем изготовления электронно-цифровой подписи. Да, для микро и малого предпринимательства это не является обязательным, но согласитесь, как это удобно. Экономия времени на логистике, в условиях удаленной работы нашей современности, да и контакт с контролирующими органами минимизирован. Тем более всем плательщикам налогов бесплатно предоставлен электронный кабинет и в нем реализован практически 100% функционал. Присоединитесь к электронному документообороту с контролирующими органами и меняйте систему налогообложения, подавайте отчетность, контролируйте правильность реквизитов и своевременность своих же оплат.

Загляните в устав, протокол общего собрания участников и другие регистрационные документы. Чем и в каких долях сформирован уставный капитал, нет ли запретов или ограничений на действия директора, отразите это в бухгалтерских регистрах.

Сформируйте штатное расписание Вашего предприятия, форма может быть разработана предприятием самостоятельно. Не забудьте о необходимости тарификации, согласно КЗоТ. Утвердите форму табеля, если она нуждается в детализации.

Учетная политика организации

Приступаем к учетной политике организации.

Приказ об учетной политике – это самый главный документ каждого предприятия. Он создается в первые дни жизни предприятия главным бухгалтером и утверждается руководителем компании. Если директор ведет учет самостоятельно – значит этот документ он также разрабатывает сам. К сожалению, это одно из самых слабых мест компаний. Многие думают, что он совсем не значим и скорее формален. Зачастую просто игнорируя наличие данного приказа. Еще более грубая ошибка – использование общедоступных шаблонов из сети интернет. Конечно мы можем взять за базу тот или иной пример, но это не значит, что этот вариант подойдет Вашей компании.

1. Что же должно быть в этом столь определяющем документе?

2. Какой у него должен быть размер – чем больше, тем лучше?

3. Что необходимо включить в содержание – законодательные нормы, но ониже постоянно меняются?

4. Как часто можно его корректировать?

Приказ создаем сразу после регистрации предприятия – зачастую он носит номер 1. В дальнейшем, не следует его ежегодно переиздавать, хотя это часто встречается в практике. В этом документе не стоит отображать выдержки из стандартов бухгалтерского учета или тем более налогового законодательства. Необходимо описать каждый участок учета, в котором существуют вариативности. Каким именно методом будет начисляться амортизация основных средств, какие стоимостные критерии их разграничивают от малоценных необоротных материальных активов, каким методом будет осуществляться выбытие запасов и как будут учитываться транспортно-заготовительные расходы. Нюансов на самом деле очень много, и все они должны быть отражены в приказе об учетной политике. Вы можете обратиться к опытным специалистам за консультацией по составлению данного документа. Проработайте каждый ПсБУ и укажите особенности в Вашем учете.

— Состав инвентаризационной комиссии.

— План счетов.

— График документооборота.

После окончательной редакции Приказа номер 1, его необходимо соблюдать при проведении всех операций. Правила изменений, которые можно внести в данный документ прописаны в ПсБУ № 6 «Учетная политика». Всего три основания:

— нормативные изменения в бухгалтерском учете;

— уставные изменения;

— изменения обеспечивающие более достоверное отражение хозяйственных операций в финансовой отчетности.

Если такое из вышеперечисленных событий произошло – Приказ можно издать в новой редакции или оформить дополнение к нему.

Учетная политика на предприятии определяет внутренние правила и обеспечивает последовательность при соблюдении принципов и методов. Качественный учет на предприятии – это всегда грамотная финансовая отчетность для внешних пользователей (учредителей, финансовых учреждений контролирующих органов).

Налоговый и бухгалтерский учёт на УСН «Доходы минус расходы» в 2021 году: ведение

Применение УСН не освобождает компании и предпринимателей от налогового учёта. Организации на упрощёнке обязаны вести ещё и бухучёт. ИП ведёт его только по желанию. Рассмотрим особенности налогового и бухгалтерского учёта на УСН «Доходы минус расходы».

Налоговый учёт

На УСН налоговый учёт ведут в Книге учёта доходов и расходов (КУДиР) по форме из приложения № 1 к Приказу Минфина № 135н от 22.10.2012. Её заводят на каждый календарный год и отражают в ней все поступления и затраты, которые участвуют в расчёте налога УСН. Для доходно-расходной упрощёнки предназначены разделы с первого по третий. 

Затраты, на которые можно уменьшить налоговую базу, соответствуют сразу нескольким критериям:

  • Входят в список расходов из п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
  • Экономически обоснованы, то есть нужны для получения дохода от предпринимательской деятельности.
  • Полностью оплачены.
  • Подтверждены правильно оформленными документами — чеками, счетами-фактурами, УПД, накладными, актами и др.
  • То, за что платили, получено, а товары для перепродажи ещё и реализованы.

Доходы учитывают кассовым методом, то есть вносят их в КУДиР по факту зачисления денег на расчётный счет или внесения в кассу налички.

На УСН «Доходы минус расходы» затраты на приобретение основных средств учитывают по-особому. В КУДиР для них есть отдельный раздел — второй. После ввода основного средства в эксплуатацию расходы списывают равными частями на последнее число каждого квартала. Амортизацию в налоговом учёте не начисляют. Все расходы на приобретение нужно списать до конца календарного года. То есть на 31 декабря в затраты УСН попадёт вся стоимость основного средства, приобретённого в текущем году.

На основе информации из КУДиР заполняют налоговую декларацию по УСН. Юрлица и предприниматели сдают её раз в год в разные сроки: организации — до 31 марта, а ИП — до 30 апреля (включительно). 

Бухгалтерский учёт

Организации на УСН ведут бухучёт в полном объёме — руководствуются ПБУ, ФСБУ и другой нормативкой, составляют бухгалтерские проводки по каждому факту деятельности предприятия, применяют специальные учётные регистры и т.д. До 31 марта сдают в налоговую инспекцию ежегодную бухотчётность — баланс, отчёт о финансовых результатах, приложения и пояснительную записку. 

У предпринимателей нет обязанности вести бухучёт при условии, что у них налажен учёт доходов, расходов и других объектов, необходимых для расчёта налогов. Но ИП могут не отказываться от бухгалтерии, если им нужна полная информация о состоянии бизнеса.

Если ООО относится к малым предприятиям и числится в реестре МСП, бухучёт можно упростить, а бухотчётность сдавать по сокращённым формам из приложения № 5 к Приказу Минфина № 66н от 02.07.2010. Таким же правом может воспользоваться ИП, если решит вести бухучёт. Единственное, сдавать бухотчётность в налоговую ему в любом случае не придётся.

В частности, чтобы упростить бухучёт:

  • Объединяют некоторые бухгалтерские счета. Например, счёт 20 «Основное производство» с другими затратными счетами 23, 25, 26, 44 и т.д.
  • Учитывают доходы и расходы кассовым методом, то есть признают выручку сразу при её поступлении, а затраты — при погашении задолженности по полученным товарам, выполненным работам или услугам.
  • Не применяют некоторые ПБУ и ФСБУ или их отдельные разделы. Например, можно отказаться от ПБУ 8/2010 и не формировать резервы по оплате предстоящих отпусков. 
  • Не пользуются бухгалтерскими проводками (этот способ подходит для микропредприятий). 

Выбор упрощённого бухучёта и методы его ведения прописывают в учётной политике.

🎁

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Хочу попробовать

Как организовать ведение учёта 

На малых предприятиях за организацию учёта отвечает руководитель. Он может

воспользоваться одним из вариантов:

  • заниматься бухгалтерией самостоятельно;
  • принять на работу одного главбуха или создать отдел бухгалтерии;
  • передать ведение учёта бухгалтерской фирме или отдельному специалисту по договору об оказании услуг.

Сотрудник, ответственный за ведение учёта разрабатывает учётную политику — внутренний документ, в котором зафиксированы принятые на предприятии способы учёта доходов, расходов, активов, обязательств и особенности отражения отдельных хозопераций. В ней обычно две части — для целей бухучёта и для налогообложения. Но можно оформить и отдельными документами. 

В качестве приложений к учётной политике прикладывают рабочий план счетов, самостоятельно разработанные формы учётных документов, график документооборота предприятия.

Статья актуальна на 

19.08.2021

Закон о бухучете. Кто должен вести бухучет.

Ещё 1 января 2013 года  вступил в силу Федеральный закон N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года.

Согласно этому закону предприятия, которые применяют Упрощенку, должны вести бухгалтерский учет.
Принятый Закон обязывает вести бухгалтерский учет только предприятия, индивидуальные предприниматели могут бухгалтерский учет не вести.

→ Услуга аутсорсинг бухгалтерии в москве

Новость о ведении бухгалтерского учета предприятиями, которые применяют Упрощенку, кого-то напугала, кто-то находится в растерянности, а у кого-то попросту опускаются руки и не хочется ничего делать. В этой небольшой статье мы постараемся рассказать о плюсе бухгалтерского учета, и развеять страхи перед ведением бухгалтерского учета.

Основное преимущество бухгалтерского учета перед налоговым учетом в том, что бухгалтерский учет дает Хозяину представление о результатах деятельности предприятия. А налоговый учет представления о результатах деятельности предприятия не дает и может ввести в заблуждение при попытке увидеть настоящий результат.

Что значит «вести бухгалтерский учет

«Бухгалтерский учет — это запись всех событий с деньгами в книгу учета.

В течение года сведения о каждом движении денег на основании первичных документов записываются в виде хозяйственных операций в Журнал хозяйственных операций (п. 1 ст. 9 и ст. 10  Федерального закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ).

Хозяйственная операция – событие, которое описывает действие, вызывающе изменения в имуществе и обязательствах предприятия.

Журнал хозяйственных операций – журнал регистрации хозяйственных операций. Хозяйственные операции учитываются в хронологическом порядке.

Для описания каждой хозяйственной операции используются счета бухгалтерского учета. Каждый счет описывает отдельный участок учета денег. Самые распространенные участки учета — расчетный счет, касса, расчеты с покупателями, расчеты с поставщиками.

Для каждой хозяйственной операции указываются номера двух бухгалтерских счетов, делается «двойная запись» (п. 4 ст. 8 Федерального закона «О бухгалтерском учете « №129-ФЗ). В разговоре «двойную запись» называют «проводка».

Например, поступили деньги от покупателя на расчетный счет предприятия, для этой хозяйственной операции делается такая проводка: Дебет «расчетный счет» — Кредит «задолженность покупателя».

Такая проводка используется всегда, когда на расчетный счет поступают деньги от покупателейДля других видов хозяйственных операций проводки другие, но они всегда одинаковые.

В конце года, перед тем как составлять бухгалтерскую отчетность, необходимо сделать инвентаризацию имущества и обязательств (п. 2 ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ). Все расхождения, обнаруженные при инвентаризации, записываются на специальных счетах бухгалтерского учета «Недостачи от потери и порчи ценностей» и «Расчеты по возмещению материального убытка» (п. 3 ст. 12 Федерального закона №129-ФЗ).

После того как сделана инвентаризация имущества и обязательств, по итогам счетов бухгалтерских учета составляется Баланс  и Отчет о прибылях и убытках. Это два основных бухгалтерских отчета. Субъекты малого бизнеса сдают только эти два отчета.

Конечно, нужно знать какие и когда счета использовать, что такое проводки и как их составлять, записывать хозяйственные операции.

Правила ведения бухгалтерского учета в России

На чтение 7 мин Просмотров 122 Опубликовано

Бухгалтерский учет в России является регулируемым. Поэтому каждому бухгалтеру, работающему на российских просторах, нужно знать все правила ведения бухучета. О них и расскажем в статье.

Правила ведения бухучета в мире

В современном мире существует довольно большое количество систем бухгалтерского учета. Некоторые исследователи даже полагают, что двух стран с абсолютно одинаковыми порядками ведения бухгалтерского учета не существует.

А вот по части формулирования и регулировки правил, которым подчиняются экономические субъекты, деление гораздо более простое.

Под регулируемым учетом понимают ситуацию, когда основная цель ведения бухучета – накопление и систематизация информации о расчете налогов и об их уплате. По сути, главным пользователем конечного продукта бухучета является государство. Поэтому оно и говорит бухгалтерам «вы должны делать так-то и так-то». Правила и стандарты ведения бухгалтерского учета утверждаются федеральными законами.

Разновидностью такой регулировки является вариант, когда, помимо государства, регламентирующие положения издают и другие органы. Например, крупные банки, которые в основном удовлетворяют финансовые запросы бизнеса. Кстати, такие банки, как правило, тоже тесно связаны с государством. В итоге получается модель бухучета, которую принято называть «континентальная». Характерна она для стран Европы, в первую очередь Германии. Хотя некоторые ее черты можно наблюдать и в системе ведения бухгалтерского учета в РФ.

Нерегулируемый бухучет – это, в основном, британо-американская модель. Разумеется, он не означает, что никто ничего не регулирует или государства совсем в регулировке не участвуют.  Но в случае с британо-американской моделью государства обычно устанавливают какие-то рамки, говорят «вы не должны делать вот так». А в пределах этих рамок у бухгалтеров есть свобода маневра и выбора.

Что же касается правил ведения бухучета, то обычно они генерируются самим профессиональным сообществом, исходя из интересов главных пользователей результатов учета. И это не государство, а инвесторы и кредиторы бизнеса.

Но, вернемся к России. Как мы отметили в самом начале статьи, ведение бухгалтерского учета в России является стопроцентно регулируемым. И вот об этой регулировке мы далее и поговорим.

Основные требования к ведению бухгалтерского учета в РФ

Законодательством России в сфере бухгалтерского учета установлены несколько констант, отступать от которых нельзя никому, ни тем, кто ведет бухучет по общим правилам, ни тем, кто может применять упрощенные способы.

Организация бухучета экономического субъекта

Если на субъекта возложена обязанность вести бухучет (все такие субъекты прописаны в федеральном законе «О бухгалтерском учете» от  06.12.2011 № 402-ФЗ), то ведение бухучета должен организовать руководитель такого субъекта.

Непосредственное ведение бухучета может быть возложено на главного бухгалтера или иное должностное лицо (например экономиста, помощника директора и т.п.). Также руководитель, исходя из своей индивидуальной ситуации, может оформить договор об оказании услуг по ведению бухучета со сторонним лицом. Не возбраняется руководителю и принять решение вести учет лично самому.

Сочетания нескольких подходов тоже допускаются. Например, гендир может вести «текущий» бухучет лично, но для исчисления и уплаты налогов привлекать по договору профессионального бухгалтера.

Далее, когда будем упоминать о лице, которое по факту ведет бухучет, будем называть его главбухом. Понимая, что под это определение может попадать и единственный бухгалтер небольшой компании, и привлеченный специалист, и сам директор, если он возложил на себя такие обязанности.

При принятии решения о возложении обязанности вести бухгалтерский учет, руководителю рекомендуется (но пока не обязательно) руководствоваться характеристиками трудовых функций по ведению бухучета и составлению отчетности, содержащимися  в профстандарте «Бухгалтер».

Если субъект ведет бухучет, он обязан утвердить Учетную политику — документ, который раскрывает информацию о том, как именно ведется учет и формируется отчетность (бухгалтерская, финансовая). Учетку формирует главбух и утверждает руководитель.

По сути, прежде, чем приступать к ведению бухучета, субъекту требуется это ведение спланировать (и прописать в учетной политике). В помощь в таком планировании будут сформировавшиеся на практике этапы сбора и обработки учетной информации.

Процесс формирования информации в бухгалтерском учете сводится к следующему:

Собственно, в учетке должно быть расписано, какими способами данный экономический субъект достигает получения нужного результата на каждом этапе.

Бухгалтерская первичка

Чтобы отразиться в учете, любое событие хозяйственной жизни должно быть оформлено. Происходит такое оформление с помощью первичного учетного документа (далее сократим — ПУД). Или, как любят выражаться бухгалтеры, ничего нельзя поделать без первички.

В идеале ПУД должен появляться на свет в момент совершении факта хозяйственной жизни, а если это ну никак не получается – ПУД нужно оформить сразу после того, как фиксируемое им событие состоялось.

В соответствии с новым ФСБУ 27/2021, который как раз посвящен документации, первичный документ может существовать как в бумажном, так и в электронном виде.

Если исходный первичный документ электронный, то и хранить его в большинстве случаев можно тоже электронно. Исключения могут быть только для документов, которые должны наличествовать в бумажном виде в силу требований законодательства.

За неоформление или неправильное оформление первички отвечают лица, которым поручено фиксировать события хозяйственной жизни. На этих же лиц возложена и обязанность передать документы «для отражения данных в регистрах учета» (то есть, в бухгалтерию).

Отвечает ли за некорректную первичку главбух? Нет. Ответственность за тех, кто должен оформлять ПУД, главбух не несет.  При этом его требования в отношении порядка документального оформления хозяйственных событий и предоставления по ним ПУД, обязательны для всего персонала экономического субъекта. Единственное условие – такие требования должны быть оформлены в письменном виде.

В большинство ПУД можно вносить исправления, если иное не установлено федеральным законодательством или распоряжениями иных органов, участвующих в регулировании бухучета. В России таким органом является, например, Банк России (вспоминаем континентальную модель бухгалтерского учета).

Если править ПУД можно, то бухгалтеру можно и принимать надлежащим образом исправленный документ.

Безусловно нельзя принимать к бухгалтерскому учету  только ПУД, которыми «оформили» не имевшие места факты хозжизни, в том числе лежащие в основе мнимых и/или притворных сделок.

Применяемые конкретным субъектом формы ПУД должны быть утверждены руководителем этого субъекта в таком документе как учетная политика. Обычно формы для утверждения предоставляет главбух.

ПУД должен содержать все обязательные реквизиты, прописанные в законе «О бухгалтерском учете»:

При разработке собственных форм ПУД можно опираться на формы:

  • из Альбомов унифицированных форм первичной учетной документации;
  • рекомендуемые органами негосударственного регулирования бухучета в России, например, предложенными НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России»;
  • документов, которые применяют и предлагают контрагенты;
  • иными образцами, соответствующими требованиям по обязательным реквизитам.

Хранить ПУД нужно в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после завершения отчетного года.

Регистры бухучета

Данные из ПУД, поступившие к бухгалтеру, должны быть зарегистрированы в регистрах бухгалтерского учета (далее будем применять сокращение РБУ). РБУ могут существовать в различных видах – в виде книг, журналов, ведомостей и т.п.

При внесении информации из ПУД в РБУ запрещены пропуски или изъятия, а также регистрация мнимых и притворных объектов бухучета.

Для целей бухгалтерского учета под мнимым объектом учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни). Под притворным объектом учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью замаскировать его (в том числе притворные сделки).

Формы применяемых РБУ, как и формы ПУД, утверждает руководитель экономического субъекта.

Аналогично РБУ может быть на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.

Для РБУ так же как и для ПУД существует установленный набор реквизитов, которые должны присутствовать в РБУ обязательно:

В РБУ запрещены правки, не санкционированные лицами, ответственными за их ведение. Каждое исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение РБУ, с указанием их ФИО или иных данных, необходимых для идентификации этих лиц.

Хранение РБУ производится в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, к которому они относятся.

Бухгалтерская отчетность

Итогом описанных процессов ведения бухучета будет бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Если правила соблюдались – отчетность должна получиться корректная, достоверная, соответствующая требованиям законодательства в сфере бухучета. Если нет – отчетность будет, по аудиторскому выражению, «вызывать обоснованные сомнения» и нести риски штрафов за неправильное ведение бухгалтерского учета.

Бухгалтерской отчетности мы посвятим отдельную статью.


Автор материала:
Оксана Лим

Ведение бухгалтерского учета для ИП и ООО: сопровождение, услуги, цены

Бухгалтерия лежит в основе успеха любого современного бизнеса. Она решает информационные и экономические задачи. Качественное ведение бухгалтерского учета — залог взвешенных управленческих решений на основе актуальных и достоверных сведений, эффективного финансового и налогового планирования коммерческой деятельности.

Кто и зачем обязан вести бухучет

Согласно статье 6 ФЗ № 402 от 06.12.2011, бухучет обязаны вести все субъекты, осуществляющие экономическую деятельность в России. Исключением являются индивидуальные предприниматели (ИП), физические лица, у которых частная практика, и структурные подразделения иностранных фирм. Они могут не вести бухгалтерский, но обязаны соблюдать налоговый учет.

Бухучет отражает все факты хозяйственной жизни, обязательства и активы, доходы и расходы, а также источники финансирования экономической деятельности. Он ведется непрерывно от даты государственной регистрации до ликвидации организации. Основная цель бухгалтерии — внутренний и внешний контроль за хозяйственными операциями, а также исчислением и уплатой налогов.

Особенности бухгалтерского учета ИП и ООО

Бухучет может осуществляться по общим правилам или в упрощенном виде. В первом случае ведется полный бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с ФЗ № 402. Упрощенную финансовую отчетность вправе применять:

  • субъекты малого предпринимательства;
  • участники инновационных проектов — резиденты центра «Сколково»;
  • некоммерческие организации.

Ведение бух. учета отличается в зависимости от видов деятельности общества с ограниченной ответственностью (ООО) или ИП и системы налогообложения. Более сложным для бухгалтера является общий режим исчисления налогов, когда предприятие, помимо прочих обязательных платежей, уплачивает НДС. Каждый вид экономической деятельности специфичен в учете. Поэтому не каждый бухгалтер, работавший, например, в розничной купле-продаже, сможет быстро адаптироваться и вести учет общепита или нефтедобычи.

Профессиональные услуги по ведению бухгалтерского учета

Компания «Главбух Ассистент» оказывает квалифицированные услуги по сопровождению бухгалтерского учета ИП и юридических лиц любых организационно-правовых форм в Москве и других городах России. Наши специалисты возьмут на себя полный комплекс работ, связанных с бухгалтерией:

  • формирование учетной политики;
  • составление и обработку первичных учетных документов;
  • ведение регистров бухгалтерского учета;
  • проведение инвентаризации обязательств и активов;
  • расчет заработной платы и налогов;
  • составление финансовой и налоговой отчетности;
  • сверку расчетов с контрагентами;
  • оформление и направление в банк платежных документов;
  • экономическую бизнес-аналитику.

Мы ведем бухучет при любых системах налогообложения: ОСНО, УСН, «Патент», ЕСХН. Если у вас утеряны первичные документы и (или) бухгалтерская база данных либо бухучет вовсе не велся — выполним восстановление. Стоимость абонентского обслуживания зависит от выбранного тарифа. Цена разовых услуг формируется исходя из объемов и срочности по прайс-листу.

Профессиональный налоговый и бухгалтерский учет от компании «Главбух Ассистент» минимизирует коммерческие риски и повысит прибыльность бизнеса.

Ведение бухгалтерского учета организаций, малого предприятия, ИП. Постановка бухгалтерского учета

Большинство юридических лиц в Российской Федерации обязаны вести бухгалтерский учет в соответствии с требованиями закона.

Компания «ББК» предлагает ведение бухучета ИП и организаций, в том числе и постановку, восстановление учета, ревизию документации. Наши бухгалтеры имеют специализированное экономическое образование и большой опыт работы в данной сфере. Ведение бухучета организации осуществляется с применением специальных программных продуктов.

Передача ведения бухгалтерии консалтинговой компании – это наиболее рациональное решение для компаний малого бизнеса. Затраты на обслуживание сторонней организацией часто даже ниже зарплаты штатного бухгалтера, а качество выполняемых работ, несомненно, выше.

Функции бухгалтерского учета

При заключении с нашей компанией договора на ведение бухгалтерского учета организаций наши специалисты выполнят для Вас следующие виды работ:

  • разработка учетной политики организации;

  • сбор и обработку первичной документации;

  • проведение хозяйственных операций;

  • подготовка бухгалтерских документов для контрагентов и других пользователей;

  • подготовка и сдача бухгалтерской отчетности;

  • решение текущих вопросов с налоговыми органами.

Постановка бухгалтерского учета

Услуга «постановка бухгалтерского учета» предоставляется для тех, кто:

  • Только планирует начать деятельность

  • Ранее не вел бухгалтерский учет, но в связи со сменой системы налогообложения, стал обязан вести его, но по каким-либо причинам не хочет быть на постоянном обслуживании аутсорсинговой компании.

Ведение бухгалтерского учета малого предприятия в таком случае заключается в следующем:

  • Проверка и анализ существующих документов, имеющих отношение к последующему учету;

  • Составление учетной политики;

  • Подбор формы бухучета;

  • Формирование пакета шаблонных документов для использования в последующей учетной работе;

  • Разработка плана счетов компании;

  • Консультирование в рамках времени, предусмотренного для услуги «постановка бухучета».

Ведение бухучета ИП — восстановление

Если ранее у Вас велся бухгалтерский учет, однако на определенный промежуток был прекращен (увольнение бухгалтера, временное приостановление деятельности и пр.), однако Вам необходимо возобновить его ведение, то наши бухгалтеры выполнят работу по восстановлению учета.

В целях проверки работы бухгалтерии своей компании, получения независимой оценки о соответствии учета требованиям законодательства и рекомендаций по улучшению системы учета на предприятии, Вы можете привлечь нашу компанию для проведения ревизии.

Мы также проводим консультации руководителей и сотрудников компаний на тему «Ведение бухгалтерского учета организаций» — в письменной или устной форме.

Наши специалисты с радостью проконсультируют Вас по всем возникшим вопросам по телефону 8 (812) 786 25 71.

Полезные документы на тему «Ведение бухучета организации»

ФЗ «О бухгалтерском учете»

Как долго вы должны хранить документы?

Пока не уничтожайте эти документы! Во многих федеральных законах и законах штатов указаны конкретные сроки хранения записей. — Getty Images/dpVUE.images

Как владелец бизнеса, вы, вероятно, храните различные документы, такие как налоговые декларации, кадровые записи и банковские выписки. К сожалению, не существует постоянного правила хранения, применимого ко всем типам записей, а это означает, что вам необходимо классифицировать файлы и создать политику хранения документов (DRP).

После того, как вы узнали, какие типы записей у вас есть, пришло время выяснить, как долго хранить налоговые декларации, отчеты и другие документы. Ниже мы рассмотрим юридические требования и рекомендации по хранению документов, не подпадающие под действие федеральных законов или законов штата.

Федеральные правила хранения документации: кто регулирует ведение документации?

Некоторые федеральные агентства предъявляют требования к хранению документов. Рекомендации могут различаться в зависимости от вашей отрасли и обстоятельств. Важно понимать, какие категории относятся к вашей компании, чтобы знать, какие документы нужно хранить.

Как правило, следующие законы, акты и агентства требуют хранения документации:

  • Служба внутренних доходов (IRS).
  • Федеральный закон о страховых взносах (FICA).
  • Закон об американцах-инвалидах (ADA).
  • Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA).
  • Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA).
  • Закон о пенсионном обеспечении и гарантированном доходе работников (ERISA).
  • Закон о гражданских правах 1964 года.
  • Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  • Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA).
  • Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC).
  • Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).
  • Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA).

Правительство вашего штата и местного самоуправления могут иметь более строгие правила. Некоторые внешние агентства, такие как Совет по стандартам безопасности индустрии платежных карт (PCI SSC), требуют от компаний хранить документы для соответствия требованиям PCI.

Как долго я должен хранить деловые документы?

Рекомендации по хранению документов обычно требуют, чтобы компании хранили записи в течение одного, трех или семи лет.В некоторых случаях вам нужно будет хранить записи вечно. Если вы не знаете, что оставить, а что уничтожить, ваш бухгалтер, юрист и государственный учетный орган могут дать рекомендации.

Некоторые федеральные агентства предъявляют требования к хранению документов. То рекомендации могут различаться в зависимости от вашей отрасли и обстоятельств.

Используйте следующую информацию для определения политики хранения документов:

  • Юридические документы: Лучше всего сохранить формирование бизнеса записи, дела, патенты и регистрации товарных знаков, имущество оценки, документы о продаже и другие записи о праве собственности на неопределенный срок.
  • Федеральные налоговые декларации: По данным IRS, налоговые декларации должны храниться от трех до семи лет, в зависимости от ситуация. Но, если вы не подаете декларацию, IRS рекомендует сохранить «запись на неопределенный срок». Сохраняйте федеральные налоговые декларации, включая налог на заработную плату записей, в течение семи лет, чтобы оставаться в безопасности.
  • Личные записи: См. федеральные правила хранения документации для точной разбивки требований. Например, документы относительно воздействия вредных агентов должны храниться в течение 30 лет после занятость заканчивается.Напротив, вы должны хранить формы несчастных случаев OSHA для через пять лет после инцидента.
  • Информация о заработной плате: FLSA требует от работодателей вести учет заработной платы «не менее трех лет». Кроме того, все компании, на которые распространяется федеральное антидискриминационное законодательство должны сохранять записи, отражающие ваши доводы в пользу «выплаты различной заработной платы». работникам противоположного пола в одном и том же учреждении».
  • Бухгалтерские документы: Сохраняйте все бухгалтерские документы малого бизнеса, применимые к вашим налогам, включая графики амортизации и финансовые отчеты на конец года, в течение как минимум семи лет.Ваш дипломированный бухгалтер (CPA) может порекомендовать хранить бухгалтерские записи на неопределенный срок.
  • Страхование, разрешения и лицензии: Сохраняйте все разрешения, лицензии и страховые полисы до тех пор, пока не получите замену просроченным.
  • Банковские выписки: Все коммерческие банковские выписки, выписки по кредитным картам и инвестициям, а также погашенные чеки должны храниться в течение семи лет, возможно, дольше, в зависимости от вашего бизнеса или налоговых обстоятельств.
  • Записи о приеме на работу: Храните объявления о вакансиях, заявления и резюме не менее одного года.

[Подробнее: Краткое руководство по управлению, защите и хранению данных ]

Каковы передовые методы хранения документов?

После того, как вы ознакомились с федеральными правилами и графиком хранения документов вашего штата, у вас могут остаться записи, в которых вы не уверены. В этом случае хорошим ориентиром является Единый закон о сохранении личных деловых записей (UPPBRA).

Некоторые штаты, в том числе Техас, Иллинойс и Северная Дакота, приняли этот стандарт.В нем говорится, что предприятия должны хранить записи, на которые не распространяются установленные законом сроки хранения, не менее трех лет.

Следующие шаги: создать политику хранения документов

Организация физического и облачного хранилища вместе с разработкой DRP — лучший способ обеспечить соответствие вашей организации стандартам ведения документации. Внимательно изучите все рекомендации и составьте план, который легко реализовать и придерживаться.

CO— призван вдохновить вас от ведущих уважаемые специалисты.Однако, прежде чем принимать какое-либо деловое решение, вы следует проконсультироваться со специалистом, который может дать вам совет на основе вашего индивидуальная ситуация.

Подпишитесь на нас в Instagram, чтобы узнать больше советов экспертов и историй владельцев бизнеса.

Чтобы быть в курсе всех новостей, влияющих на ваш малый бизнес, перейдите сюда для всех наших последних новостей и обновлений малого бизнеса.

CO — стремится помочь вам начать, управлять и развивать свой малый бизнес.Узнайте больше о преимуществах членства малого бизнеса в Торговой палате США здесь.

Сообщение от

Вас приглашают присоединиться к частной сети генеральных директоров.

Узнайте, как 45 000 руководителей развивают свой бизнес.Свяжитесь с проверенными компаниями в безопасной частной сети, чтобы найти новых клиентов, собрать деньги и найти надежные решения для любого бизнес-приоритета.

Узнать больше

Подпишитесь на нашу рассылку, Midnight Oil

Экспертные бизнес-советы, новости и тенденции, доставляемые еженедельно

Регистрируясь, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности CO.Вы можете отказаться в любое время.

Опубликовано 07 октября 2021 г.

Ведение учета | АДП

Работодатели должны записывать и сохранять указанную информацию и записи, чтобы продемонстрировать соблюдение положений Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), касающихся минимальной заработной платы, сверхурочной работы, равной оплаты и детского труда.

Пересмотреть федеральные требования к ведению учета для всех несельскохозяйственных работников.

На каждого сотрудника, ПОКРЫВАЕМОГО FLSA:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

  • Название Адрес
  • Дата рождения
  • Пол, род занятий
  • Дни рабочей недели
  • Если платят O/T… обычная ставка оплаты и исключения
  • Основа заработной платы
  • Отработанные часы
  • Прямой заработок
  • Еженедельная оплата сверхурочной работы
  • Удержания и надбавки к заработной плате
  • Охватываемый период оплаты
  • Даты оплаты
  • Выплата заработной платы по периодам оплаты
  • Платеж задним числом
  • Кроме того, справки о заработной плате, профсоюзные соглашения и документы о пенсионном плане.

Дополнительные записи:

Срок хранения: 2 года Требуемая информация и записи:

  • Тайм-карты
  • Таблицы ставок заработной платы
  • Графики рабочего времени
  • Оценки работы и т.д.

За каждого «белого воротничка», ИСКЛЮЧЕННОГО от FLSA:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

Руководящие, административные, профессиональные и внешние торговые работники освобождаются от сверхурочной работы и требований минимальной заработной платы FLSA.Записи хранятся для обоснования заявленного освобождения, в том числе:

  • Основа заработной платы освобожденного работника (например, 500 долларов в неделю)
  • Общая сумма вознаграждения (сумма заработной платы плюс дополнительные льготы)

За каждого работника выплачивается НЕМИНИМАЛЬНАЯ ставка заработной платы:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

  • Квалифицированные учащиеся, стажеры и работники-инвалиды, например, могут быть наняты по ставкам ниже минимальной заработной платы.Однако работодатель должен сначала получить надлежащее разрешение от министра труда. Сертификат должен храниться в записях работодателя в течение определенного периода с даты истечения срока действия сертификата.
  • Кроме того, работодатель должен идентифицировать всех сотрудников, которым выплачивается заработная плата ниже минимальной ставки, используя буквенный символ в их ведомостях о заработной плате, и работодатель должен сохранить доказательства, подтверждающие особые характеристики работника, которые оправдывают ставку заработной платы ниже минимальной.
  • Вышеуказанные требования являются дополнением к обычным требованиям к хранению документации, применимым к сотрудникам, подпадающим под действие FLSA.

Ведение учета для обоснования специальной практики оплаты/часа:

Срок хранения: 3 года Требуемая информация и записи:

  • Например, работодатели, которые засчитывают чаевые в счет минимальной заработной платы, должны регистрировать следующие элементы в дополнение к информации, обычно применимой к застрахованному сотруднику: сумма чаевых за неделю или месяц, сообщаемая работником, сумма зачета чаевых, количество часов работы без чаевых. и часы чаевых работы.
  • Другим примером является работодатель, который платит работникам на сдельной основе. В дополнение к информации, обычно требуемой для застрахованного работника, работодатель должен регистрировать каждую сдельную ставку, применимую к работнику. Работодатель должен регистрировать количество единиц, выполненных по каждой применимой ставке в течение часов, отработанных сверх установленной законом рабочей недели, а также общую еженедельную компенсацию сверхурочной работы для работника по применимой ставке.

 

Вернуться к началу

§ 1002.12 Хранение записей. | Бюро финансовой защиты прав потребителей

(a) Хранение запрещенной информации. Кредитор может хранить в своих файлах информацию, которая запрещена Законом или настоящей частью для использования при оценке заявок, не нарушая Закон или эту часть, если информация была получена:

Официальная интерпретация 12(а) Сохранение запрещенной информации.Показывать Скрывать

1. Получение запрещенной информации. Если кредитор специально не запросил такую ​​информацию, кредитор не нарушает этот раздел, когда он получает запрещенную информацию от агентства по информированию потребителей.

2. Использование сохраненной информации. Хотя кредитор может хранить в своих файлах запрещенную информацию, как это предусмотрено в § 1002.12(a), кредитор может использовать эту информацию при оценке кредитных заявок только в том случае, если это разрешено § 1002.6.

См. интерпретацию 12(а) Сохранение запрещенной информации. в Приложении I

(1) Из любого источника до 23 марта 1977 г.;

(2) От агентств по информированию потребителей, заявителя или других лиц без специального запроса кредитора; или

(3) По мере необходимости для контроля за соблюдением Закона и его части или других федеральных или государственных законов или постановлений.

(b) Хранение записей

Официальная интерпретация 12(b) Сохранение записей. Показывать Скрывать

1. Копии. Копии оригинального документа включают копии, фотокопии, копии на микрофильмах или микрофишах, а также копии, созданные с помощью любой другой точной поисковой системы, например, документы, хранящиеся и воспроизводимые с помощью компьютера.Кредитору, использующему компьютеризированную или механизированную систему, не нужно хранить бумажную копию документа (например, уведомления о неблагоприятных действиях), если он может своевременно восстановить всю соответствующую информацию для изучения или других целей.

2. Компьютеризированные решения. Кредитор, который вводит элементы информации из письменного заявления в компьютеризированную или механизированную систему и принимает кредитное решение механически, основываясь только на элементах информации, введенных в систему, может соблюдать § 1002.12(b), сохраняя фактически введенную информацию. Не требуется хранить полное письменное заявление, а также не требуется вводить остальные элементы информации в систему. Однако, если транзакция подпадает под действие § 1002.13 или кредитор собирает информацию в соответствии с § 1002.5(a)(4), кредитор должен ввести и сохранить данные о личных характеристиках, чтобы выполнить требования этого раздела. .

См. интерпретацию 12(b) Сохранение записей.в Приложении I

(1) Приложения. В течение 25 месяцев (12 месяцев для коммерческого кредита, за исключением случаев, предусмотренных в пункте (b)(5) настоящего раздела) после даты, когда кредитор уведомляет заявителя о действиях, предпринятых по заявке, или о неполноте, кредитор сохраняет в оригинал или его копия:

(i) Любое полученное им заявление, любая информация, которую необходимо получить о характеристиках заявителя для контроля за соблюдением Закона и этой части или другого аналогичного закона, любая информация, полученная в соответствии с § 1002.5(a)(4), а также любую другую письменную или записанную информацию, использованную при оценке заявки и не возвращенную заявителю по запросу заявителя.

(ii) Копия следующих документов, если они представлены заявителю в письменной форме (или, если они представлены в устной форме, любая запись или меморандум, сделанные кредитором):

(A) Уведомление о предпринятых действиях; и

(B) Изложение конкретных причин неблагоприятных действий; и

(iii) Любое письменное заявление заявителя о нарушении Закона или его части.

(2) Существующие счета. В течение 25 месяцев (12 месяцев для коммерческого кредита, за исключением случаев, предусмотренных в пункте (b)(5) настоящего раздела) после даты, когда кредитор уведомляет заявителя о неблагоприятном действии в отношении существующего счета, кредитор сохраняет за собой, что счет в оригинале или его копия:

(i) Любая письменная или записанная информация о неблагоприятном действии; и

(ii) Любое письменное заявление заявителя о нарушении Закона или его части.

(3) Другие применения. В течение 25 месяцев (12 месяцев для коммерческого кредита, за исключением случаев, предусмотренных в пункте (b)(5) настоящего раздела) после даты получения кредитором заявления, в отношении которого кредитор не обязан соблюдать требования об уведомлении § 1002.9, кредитор должен сохранить всю имеющуюся у него письменную или записанную информацию о заявителе, включая любые записи о предпринятых действиях.

Официальная интерпретация параграфа 12(b)(3).Показывать Скрывать

1. Снятые и посреднические заявки. В большинстве случаев 25-месячный период хранения заявок начинается с даты отправки заявителю уведомления о предоставлении или отказе в запрошенном кредите. В некоторых сделках кредитор не обязан уведомлять о предпринятых действиях.(См., например, комментарий 9-2.) В таких случаях 25-месячный срок исчисляется с даты подачи заявки, например, когда:

я. Заявление отзывается заявителем.

ii. Заявление подается более чем одному кредитору от имени заявителя, и заявление утверждается одним из других кредиторов.

См. толкование параграфа 12(b)(3). в Приложении I

(4) Исполнительное производство и расследования. Кредитор должен хранить информацию по истечении 25 месяцев (12 месяцев для коммерческого кредита, за исключением случаев, предусмотренных в пункте (b)(5) настоящего раздела), если кредитор фактически уведомлен о том, что в отношении него ведется расследование или в отношении него возбуждено исполнительное производство. за предполагаемое нарушение Закона или этой части Генеральным прокурором Соединенных Штатов или правоохранительным органом, которому поручено следить за соблюдением этим кредитором Закона и этой части, или если ему было вручено уведомление о действии, поданном в соответствии с к разделу 706 Закона и § 1002.16 этой части. Кредитор должен хранить информацию до окончательного решения вопроса, если более раннее время не разрешено по распоряжению агентства или суда.

(5) Специальное правило для некоторых бизнес-заявок на получение кредита. В отношении бизнеса, валовой доход которого превысил 1 млн. по крайней мере через 60 дней после уведомления заявителя о предпринятых действиях.Если в течение этого срока заявитель в письменной форме потребует указать причины неблагоприятных действий или сохранить записи, кредитор должен хранить записи в течение 12 месяцев.

(6) Самотестирование. В течение 25 месяцев после завершения самопроверки (как определено в § 1002.15) кредитор должен сохранять всю письменную или записанную информацию о самопроверке. Кредитор должен хранить информацию по истечении 25 месяцев, если он фактически уведомлен о том, что в отношении него ведется расследование или в отношении него возбуждено исполнительное производство в связи с предполагаемым нарушением, или если ему было вручено уведомление о возбуждении гражданского иска.В таких случаях кредитор должен хранить информацию до окончательного решения вопроса, если более ранний срок не разрешен соответствующим органом или постановлением суда.

Официальная интерпретация 12(b)(6) Самопроверки. Показывать Скрывать

1. Правило требует, чтобы вся письменная или записанная информация о самопроверке сохранялась в течение 25 месяцев после завершения самопроверки.Для этой цели самопроверка проводится после того, как кредитор получил результаты и принял решение о том, какие корректирующие действия, если таковые имеются, являются целесообразными. Кредиторы обязаны хранить информацию об объеме самопроверки, использованной методологии и периоде времени, охватываемом самопроверкой, отчет или результаты самопроверки, включая любой анализ или выводы, а также любые корректирующие действия, предпринятые в ответ. к самопроверке.

См. интерпретацию 12(b)(6) Самопроверки.в Приложении I

(7) Предварительно проверенные предложения. В течение 25 месяцев после даты предложения кредита потенциальным клиентам (12 месяцев для бизнес-кредита, за исключением случаев, предусмотренных в пункте (b)(5) настоящего раздела), кредитор должен сохранить в первоначальной форме или копия:

Официальная интерпретация 12(b)(7) Маркетинговая информация перед подачей заявки. Показывать Скрывать

1. Предварительно проверенные ходатайства о кредите. Правило требует, чтобы кредиторы сохраняли копии предварительно проверенных ходатайств о кредите. Для целей настоящей части предварительно проверенное ходатайство является «предложением кредита», как описано в 15 U.S.C. 1681a(1) Закона о достоверной кредитной отчетности. Кредитор соблюдает это правило, если он сохраняет копию каждого рекламного письма, содержащего различные условия, такие как сумма предлагаемого кредита, годовая процентная ставка или ежегодная плата.

2. Список критериев. Кредитор должен сохранить список критериев, используемых для выбора потенциальных получателей. Это включает в себя критерии, используемые кредитором как для определения потенциальных получателей конкретного ходатайства, так и для определения того, кому на самом деле будет предложен кредит.

3. Переписка. Кредитор может сохранять корреспонденцию, касающуюся жалоб потребителей на предварительно проверенные ходатайства, любым разумно доступным и понятным для проверяющих способом. Нет необходимости создавать отдельную базу данных или набор файлов для такой корреспонденции или сопоставлять жалобы потребителей с конкретными программами привлечения клиентов.

См. интерпретацию 12(b)(7) Маркетинговая информация перед подачей заявки. в Приложении I

(i) Текст любого предварительно проверенного предложения;

(ii) Перечень критериев, использованных кредитором для выбора потенциальных получателей ходатайства; и

(iii) Любая корреспонденция, связанная с жалобами (официальными или неофициальными) на ходатайство.

Ведение учета



Хранить до истечения срока гарантии или невозможности возврата или обмена

  • Товарные чеки (если они не требуются для целей налогообложения, а затем хранятся в течение 3 лет)

Что оставить на 1 месяц

  • Распечатки банкомата (Каждый месяц при балансировании чековой книжки выбрасывайте чеки банкомата)

Что оставить на 1 год

  • Квитанции о зарплате (Вы можете избавиться от них после сравнения с вашим W2 и годовым отчетом о социальном обеспечении)
  • Счета за коммунальные услуги (вы можете выбросить их через год, если только вы не используете их в качестве вычета, как домашний офис — тогда вам нужно хранить их в течение 3 лет после подачи налоговой декларации)
  • Погашенные чеки (если они не требуются для целей налогообложения, и тогда вам необходимо хранить их в течение 3 лет)
  • Квитанции по кредитным картам (если они не требуются для целей налогообложения, и тогда вам необходимо хранить их в течение 3 лет)
  • Выписки из банковского счета (если они не требуются для целей налогообложения, и тогда вам необходимо хранить их в течение 3 лет)
  • Квартальные отчеты об инвестициях (Подождите, пока не получите годовой отчет) 

Что оставить на 3 года

  • Декларация о подоходном налоге (Пожалуйста, имейте в виду, что вы можете быть подвергнуты проверке IRS без причины в течение трех лет после подачи налоговой декларации.Если вы пропустите 25% вашего валового дохода, который идет до 6 лет, и если вы вообще не подадите налоговую декларацию, срок исковой давности отсутствует.)
  • Медицинские счета и аннулированные страховые полисы
  • Записи о продаже дома (Документация по налогу на прирост капитала)
  • Записи о продаже акций (Документация по налогу на прирост капитала)
  • Квитанции, аннулированные чеки и другие документы, подтверждающие доход или вычет из вашей налоговой декларации (хранить 3 года с даты подачи декларации или 2 года с даты уплаты налога — в зависимости от того, что наступит позже)
  • Годовой отчет об инвестициях (Придерживайтесь в течение 3 лет после продажи ваших инвестиций.)

Что сохранить на 7 лет

  • Отчеты об удовлетворенных кредитах
     

Что держать во время активности


  • Контракты
  • Страховые документы
  • Сертификаты акций
  • Записи о собственности
  • Складская документация
  • Записи о пенсиях и пенсионных планах
  • Отчеты по налогу на имущество Оспариваемые счета (Сохраняйте счет до разрешения спора)
  • Отчеты о благоустройстве дома (Хранить не менее 3 лет после даты подачи налоговой декларации, которая включает доход или убыток от актива при его продаже)
     

Keep Forever


  • Брачные лицензии
  • Свидетельства о рождении
  • Завещания
  • Документы об усыновлении
  • Свидетельства о смерти
  • Учет выплаченных ипотечных кредитов

*Эти документы следует хранить в надежном месте, например, в банковской ячейке.

Хранение записей для министерств — Brotherhood Mutual

Знай, что оставить; как долго

Большинство из нас работает с бумажными и электронными файлами, которые слишком велики, чтобы легко найти конкретную информацию, когда она нам нужна. Что мы должны сохранить? Что мы должны отбросить?

Церкви и служения на самом деле мало чем отличаются от других организаций, когда речь идет о необходимости надлежащего ведения документации.Возможно, вам не нужно сохранять все документы, попадающие на ваш стол, но прежде чем вы решите что-то выбросить, определите, что вам нужно сохранить и почему. Затем создайте упорядоченный способ хранения и ведения записей, которые вы храните, чтобы их было легко найти, когда они вам понадобятся.

Причины хранения записей в организации министерства такие же, как и в других организациях. Хорошая система хранения записей позволяет:

  • Ответить на текущие вопросы на основе прошлых решений (например, о процессе избрания новых членов руководящей группы).
  • Документируйте прошлые транзакции (например, какие поставщики получили оплату в определенном месяце).
  • Задокументируйте прошлые события (например, кто руководил подростковой поездкой прошлой осенью или сведения о дисциплинарном взыскании с сотрудника).

Документы для хранения

Для удовлетворения этих потребностей рассмотрите возможность сохранения следующих категорий записей. См. контрольный список  записей  ниже, чтобы узнать о более конкретных записях, которые следует сохранить.

Организационные документы  , такие как учредительный договор, устав и протоколы собраний, должны быть сохранены как из-за их исторической ценности, так и из-за их юридической ценности в официальном описании личности, процессов и основных функций организации.

Финансовые отчеты  должны храниться для целей налогообложения, а также для юридической документации, связанной с надлежащим использованием организационных ресурсов.

Трудовая книжка  должна храниться для демонстрации соблюдения трудового законодательства, а также для демонстрации разумной практики найма.

Оперативные записи министерства  также могут потребоваться для хранения в течение определенного периода времени. Документирование процедур проверки работников будет иметь решающее значение для защиты церкви, если ребенок или молодой волонтер обвиняется в сексуальных домогательствах или сотрудник службы безопасности обвиняется в чрезмерном применении силы.В отчетах об инцидентах и ​​несчастных случаях фиксируются фактические данные, которые могут оказаться важными для последующего урегулирования претензий или судебного процесса против министерства. Сохранение подписанных копий соглашений об участии в мероприятиях или документации по особым медицинским потребностям   поможет показать, что на самом деле знала церковь и какие риски человек согласился принять во время травмы или медицинского инцидента. Записи о техническом обслуживании объекта помогают продемонстрировать разумный уход за оборудованием.

Бумажная копия по сравнению сЭлектронное удержание

Нет необходимости выделять много места для хранения стопок бумаги. Цифровое хранилище в настоящее время является предпочтительным методом хранения записей, особенно потому, что цифровые записи имеют гораздо больше шансов пережить бедствие. Кроме того, как правило, поиск электронных документов занимает меньше времени, чем бумажных файлов, а отправка цифровых документов выполняется быстрее и дешевле, чем копирование и отправка печатных документов по почте. Как правило, суды теперь также разрешают представлять цифровые изображения в качестве доказательств в судебных разбирательствах, что устраняет необходимость в бумажных копиях документов в суде.

Цифровое хранилище предоставляет множество возможностей для хранения важных записей. Бумажные записи могут быть отсканированы в цифровые изображения для хранения перед уничтожением. Цифровые компьютерные файлы могут быть преобразованы в цифровые документы для хранения. Такие записи могут храниться на жестком диске компьютера, компакт-диске или на сетевом сервере либо в вашем местоположении, либо через Интернет.

Выбор варианта хранения, наиболее подходящего для вашей организации, зависит от потребностей вашего министерства.Проконсультируйтесь с поставщиком, который знаком с технологией обработки изображений и хранения документов, и обсудите лучший способ индексации записей для поиска и извлечения. Кроме того, не забывайте о безопасности записей — потеря данных может иметь разрушительные последствия. Наконец, обратитесь к юристу вашего министерства за инструкциями по созданию программы хранения электронных документов, которая соответствует требованиям местного законодательства.

Как долго следует хранить записи?

После внедрения процесса хранения записей, как долго вы должны хранить эти записи? Это простой вопрос без простого ответа.

Исторически значимые записи следует хранить неопределенно долго. Все версии Устава, устава и основных протоколов собраний должны сохраняться для сохранения истории организации. Копии страховых полисов с истекшим сроком действия также полезно хранить в постоянном файле, чтобы сохранить записи о том, какие страховые покрытия были предоставлены теми или иными перевозчиками в любой момент времени.

Финансовые отчеты  традиционно хранятся в течение семи лет.Это относится к законам о налоговых проверках и количеству лет назад, которое налоговая служба может использовать при определении налоговых обязательств организации. Большинство организаций просто устанавливают правило семилетнего срока для всех записей, содержащих финансовую информацию, поскольку во время налоговой проверки потенциально может потребоваться любой финансовый документ.

Трудовая книжка  должна храниться до тех пор, пока сотрудник остается на работе, и в течение семи лет после увольнения. Записи о вознаграждениях работникам могут потребовать еще более длительного периода хранения.Это необходимо для целей документирования в случае, если у работника есть вопросы о его или ее статусе, пособиях, компенсациях и т. д., или если к министерству предъявляется требование, связанное с трудоустройством.

Для  Операционных записей желаемый период хранения будет зависеть от срока давности для любых юридических действий, которые могут быть связаны с рассматриваемыми записями. Для церквей и других организаций, которые служат молодежи, это становится более сложным, потому что срок давности применяется к несовершеннолетним иначе, чем к взрослым.Это означает, что четырехлетний срок исковой давности штата не может начать отсчет до достижения несовершеннолетним 18-летия. В делах о сексуальных домогательствах законодательные собрания некоторых штатов приняли специальные законы, разрешающие обвинения, сделанные 30 и более лет назад, независимо от срока давности. По этой причине важно привлекать адвоката к установлению сроков хранения операционных записей.

В случае одобрения вашим адвокатом одним из подходов, который можно считать унифицированным и простым в администрировании, будет внедрение стандартной 10-летней политики хранения записей, в которой используется хранилище цифровых записей.Этот 10-летний период хранения будет применяться ко всем записям, за исключением исторически значимых записей, таких как акты, уставы, страховые полисы (которые должны храниться бессрочно) и записи о сотрудниках (которые должны храниться в течение семи лет после увольнения сотрудника).

Министерства, решившие хранить бумажные документы под рукой после их обработки, могут хранить эти документы в бумажном виде в течение одного или двух лет после получения изображения, а затем уничтожить их. Организации также должны тщательно продумать наличие резервных систем или удаленных цифровых хранилищ, чтобы предотвратить полную потерю важных записей в случае катастрофы.

Контрольный список записей

Рассмотрите следующий список записей, когда будете определять, что вам нужно будет сохранить для ведения эффективной документации министерства. Проконсультируйтесь с юристом в вашем регионе, чтобы узнать, какие документы требуются в соответствии с государственными и местными законами и регулирующими органами.

Организационные записи

  • Учредительный договор
  • Устав
  • Протокол заседания Совета
  • Протокол собрания собрания
  • Бюджеты
  • Страховые полисы
  • Контракты

Финансовые отчеты

  • Банковские выписки
  • Налоговые документы
  • Записи о расходах
  • Записи о заработной плате

Трудовая книжка

  • Заполненные заявления сотрудников
  • Запись о выполненных контрольных проверках
  • Результаты проверки криминального прошлого
  • Заметки из интервью с сотрудником
  • Завершенная оценка эффективности
  • Компенсационная документация
  • Документация выхода из интервью

Оперативные записи

  • Доказательства процедур проверки работников
    • Заполненное заявление работника
    • Заявки на ежегодное продление
    • Запись о выполненных контрольных проверках
    • Результаты проверки криминального прошлого
    • Заметки из интервью с работником
  • Списки волонтеров
  • Отчеты об инцидентах/несчастных случаях
  • Подписанные соглашения об участии в деятельности
  • Формы для особых медицинских потребностей
  • Записи о техническом обслуживании объекта

A Руководство по управлению | Национальный архив

 

Национальное управление архивов и документации
Серия руководств по управлению
1995

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие
Введение
Определение статуса записи
«Достаточная и надлежащая документация»
Обязанности руководителей программ
Обязанности руководителей документации
Проблемные области при выполнении требований к ведению документации
Для получения дополнительной информации и помощи
     Приложение A.Контрольный список требований к ведению документации
     Приложение B. Использование приложений автоматизации делопроизводства:
     Руководство по управлению записями
     Приложение C. Дополнительная информация

ПРЕДИСЛОВИЕ

Серия руководств по управлению Национальным управлением архивов и документации (NARA) предоставляет федеральным агентствам рекомендации по управлению записями и другими типами документальных материалов, накопленных федеральными агентствами и должностными лицами.

Руководства предназначены для помощи старшим должностным лицам агентства, руководителям программ, регистраторам и менеджерам информационных ресурсов в создании и ведении точных и полных записей о функциях и деятельности агентства, а также в обеспечении санкционированного, своевременного и надлежащего размещения документальных материалов, которые больше не нужны для ведения бизнеса.Особое внимание уделяется политике и процедурам, регулирующим документы непреходящей ценности, предназначенные для передачи в Национальный архив.

ВВЕДЕНИЕ

При ведении бизнеса каждое федеральное агентство создает большое количество записей на различных носителях. Качество этих записей варьируется от агентства к агентству и от программы к программе. Это руководство поможет агентствам улучшить качество своей документации, описав, как федеральный персонал должен создавать и правильно управлять документацией, содержащей важную информацию.Если информация не зафиксирована в записях, доступных в организованных файлах или электронных системах ведения документации, она не будет доступна, когда она потребуется позже. Плохая документация может привести к тому, что правительство не отреагирует или правительство не сможет отчитаться за свои действия, или и то, и другое.

Слишком часто информация хранится только в памяти федерального персонала. Даже в краткосрочной перспективе отсутствие документации может повлиять на эффективность работы агентства, поскольку персоналу может понадобиться информация, которой нет в файлах.Кроме того, ведение государственных дел без надлежащей документации увеличивает вероятность того, что со временем все соответствующие факты могут оказаться недоступными или интерпретации могут быть искажены. Когда сотрудники уходят, информация, которая не была задокументирована, будет потеряна для агентства.

Часто агентства узнают о неадекватности документации из-за расследований Конгресса, требований Закона о свободе информации, судебных разбирательств или через средства массовой информации. Эта проблема может иметь серьезные последствия.

Главное бухгалтерское управление (GAO) обнаружило, что неспособность создать или вести полные и точные записи привела к расходу миллионов долларов на товары или услуги, которые так и не были получены.
Уничтожение черновиков и рабочих файлов лишило агентства возможности обосновывать спорные решения, поскольку у них больше нет документации по предложениям и оценкам альтернатив.

Термин «требования к ведению документации», используемый NARA, применяется к заявлениям в законах, постановлениях, директивах агентства или других документах, определяющих, какие записи должны создаваться или получаться и поддерживаться персоналом агентства.Например, в руководстве по процедурам могут упоминаться конкретные формы, отчеты и корреспонденция, из которых состоит дело.

Термин «электронная информационная система» означает автоматизированную систему, которая содержит и обеспечивает доступ к федеральным записям и другой информации. сохранение, поиск, использование и распоряжение

Это руководство предназначено для оказания помощи агентствам, и особенно руководителям их программ, в установлении требований к ведению документации.Он дополняет правила NARA (36 CFR, глава XII, подраздел B), предоставляя дополнительные разъяснения терминов, используемых в уставах и правилах, и предоставляя рекомендации по применению этих терминов к документальным материалам, которые агентства накапливают в своей повседневной деятельности. Без требований к ведению документации агентства не могут гарантировать, что они создают и поддерживают точную и полную документацию. Надлежащие записи необходимы для чуткого и ответственного правительства. Установление требований к ведению документации также вносит свой вклад в наследие государственной службы, оставленное федеральными чиновниками, и повышает качество тех записей, которые будут сохранены Национальным архивом для будущих исследований.

С ростом автоматизации делопроизводства и распространением «персональных» компьютеров (автономных или объединенных в сеть компьютеров на отдельных рабочих станциях) отдельные сотрудники усилили контроль над созданием некоторых федеральных записей. Это делает необходимость требований к ведению документации еще более важной. Следовательно, агентства должны предоставить персоналу конкретные инструкции относительно их обязанностей по обеспечению того, чтобы федеральные записи, которые они создают в каждом компьютерном приложении в своих соответствующих офисах, были должным образом идентифицированы и сохранены в системах ведения документации агентства.Приложение A содержит контрольный список для соблюдения основных требований к ведению документации. Приложение B содержит дополнительные рекомендации по созданию и сохранению записей на персональных компьютерах. Приложение C содержит контактные данные для получения дополнительной информации.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТОЯНИЯ ЗАПИСИ

Термин «записи», используемый в данном руководстве, означает записи, как они определены в 44 U.S.C. 3301. Как определено в законе, документальные материалы являются федеральными записями, когда они сделаны или получены федеральным агентством в связи с ведением государственных дел, и они хранятся или должны храниться агентством для документирования того, как оно было организовано, какие функции оно выполняло, как оно выполняло эти функции, как оно относилось к другим ведомствам и к общественности, или потому, что материалы содержат информацию, представляющую ценность для ведомства.«Документальные материалы» — это собирательный термин для федеральных архивов, нерегистрационных материалов и личных бумаг, который относится ко всем носителям, содержащим записанную информацию, независимо от метода (методов) или обстоятельств (ов) записи. Федеральные записи могут создаваться на любых физических носителях, включая бумагу, пленку (микрофильм, фотопленку, рентгеновский снимок), диск (оптический, магнитный, видео-, аудио) и ленту (магнитную, видео-, аудио). Способ регистрации информации может быть ручным, механическим, фотографическим, электронным или любой комбинацией этих или других технологий.

При разработке требований к ведению документации федеральные агентства должны определить, какие документальные материалы должны быть идентифицированы как записи и сохранены для обеспечения полной и точной документации. Агентства сохраняют записи, регистрируя, храня или иным образом систематически поддерживая их. При отсутствии формальных требований к ведению документации записи, которые должны быть сохранены, поскольку они содержат свидетельства деятельности агентства или информацию, представляющую ценность для агентства, могут не вестись систематически.

Агентствам необходимо применять определение федеральных документов, чтобы проводить различие между документами и материалами, не являющимися документами. Одной из проблемных областей при различении протокольных и нерегистрационных материалов является определение статуса черновиков и других рабочих документов. Этот вопрос обсуждается в разделе, озаглавленном «Проблемы реализации требований к ведению документации». Применение определения записей к большинству документальных материалов, созданных или полученных агентствами, не представляет особых проблем, если агентства установили и распространили требования к ведению записей на всех носителях по всему агентству.

«СООТВЕТСТВУЮЩАЯ И НАДЛЕЖАЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Создание и ведение полных и точных записей являются основными аспектами управления записями. Основанная на законе практика обеспечения «адекватной и надлежащей документации» способствует эффективной и экономичной деятельности агентства, гарантируя документирование информации в официальных файлах, включая электронные системы ведения документации, где она будет доступна для всех уполномоченных сотрудников, которым она может понадобиться.В дополнение к бумажным текстовым файлам и системам электронного учета официальные файлы могут состоять из аудиовизуальных, картографических или архитектурных материалов или содержать их. Наличие полной и достоверной документации позволяет федеральным агентствам:

защищать юридические и финансовые права правительства и лиц, непосредственно затронутых деятельностью правительства; сохранять институциональную память, чтобы можно было принимать обоснованные решения и, таким образом, облегчать действия должностных лиц агентства и их преемников; и
должны быть привлечены к ответственности в результате надлежащей проверки со стороны Конгресса и надзорных органов, таких как GAO, Административно-бюджетное управление (OMB), NARA и Управление общих служб, а также аудиторов и генеральных инспекторов агентств.

Агентства должны способствовать созданию климата, который поощряет хорошее ведение документации сотрудниками. Для управления своими записями учреждениям следует создать формальные файлы с задокументированными схемами классификации или электронные системы ведения записей с полной функциональностью управления записями. Формальные файлы и электронные системы ведения записей должны быть разработаны таким образом, чтобы хранить все записи, относящиеся к конкретной сделке, проекту, исследованию или предмету, чтобы сохранить контекст записей.

Дополнительные меры для обеспечения создания и ведения точной и полной документации необходимы для записей, созданных или полученных с помощью приложений автоматизации делопроизводства.Использование средств электронной связи и персональных компьютеров изменило процедуры создания многих типов записей в государственных учреждениях. Эти процедуры исключили вспомогательный персонал из традиционного процесса ведения документации. Широкое использование факсимильных аппаратов, систем электронной почты и программ обработки текстов, баз данных и электронных таблиц позволяет должностным лицам и персоналу создавать и передавать документы напрямую. До распространения персональных компьютеров письменное общение было более формальным, и канцелярский персонал обычно делал и хранил копии исходящих записей.Непосредственное создание записей исполнительным, профессиональным и техническим персоналом увеличивает вероятность того, что копии файлов не будут подготовлены. Таким образом, автоматизация сделала еще более важной задачу должностных лиц программы по обеспечению того, чтобы они и сотрудники, находящиеся под их руководством, создавали надлежащую документацию. Последовательное и надлежащее выполнение требований к ведению документации обеспечит точность и целостность документации, создаваемой и передаваемой в электронном виде внутри агентства, между агентствами и между агентствами и общественностью.

Файлы Агентства и системы электронного учета должны быть доступны для всех уполномоченных сотрудников. Следовательно, федеральные записи в электронной форме не должны храниться исключительно на жестком диске компьютера сотрудника, дискетах или каталогах, предназначенных только для личного пользования. Это было бы электронным эквивалентом ведения бумажных записей агентства в запертом ящике письменного стола. Учреждения также не должны создавать систему ведения документации, будь то в печатном или электронном виде, для обслуживания сообщений электронной почты, текстовых документов, электронных таблиц, отчетов базы данных или других записей, созданных компьютером, если только эти файлы не могут быть связаны, например, с помощью автоматизированных индексация.Дополнительные указания по созданию и сохранению записей на персональных компьютерах см. в Приложении B. NARA обнаружило, что практика документирования часто является самой слабой в следующих областях:

политика и принятие решений, особенно устные решения и обязательства;
советов, комитетов и важных собраний персонала;
черновиков и рабочих документов или файлов;
электронные информационные системы; и
записей подрядчиков.

Каждый из них обсуждается далее в разделе, озаглавленном «Проблемы реализации требований к ведению документации».» См. также Приложение А,

Контрольный список требований к ведению документации.

Руководители программ несут основную ответственность за создание полных и точных записей. Менеджеры по документации помогают офисам программ в разработке стандартов, критериев и процедур для надлежащей документации. После того, как записи созданы и помещены в официальные файлы, можно применять процедуры управления записями для обслуживания, доступа и утилизации. Одной из основных проблем документации для агентств является передача всей необходимой информации на бумажных или электронных носителях таким образом, чтобы она стала частью файлов агентства.

Агентства, ведущие электронный бизнес внутри компании или с другими агентствами, должны будут обеспечить, чтобы функциональные требования к их системам включали вопросы управления записями. Учреждения также должны обеспечить возможность доступа к данным по мере развития систем (т. е. чтобы при внесении изменений в системы и оборудование более старые данные оставались доступными до истечения запланированного периода хранения).

ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПРОГРАММ

Руководители программ лучше всего понимают функции и работу своего офиса.Они также обладают полномочиями, необходимыми для указания сотрудникам следовать надлежащим процедурам ведения документации. Кроме того, они несут ответственность за соблюдение Циркуляра OMB A-123, который требует от менеджеров подтверждения целостности своих файлов, как бумажных, так и электронных. Они контролируют и управляют деньгами и другими ресурсами и нуждаются в точных и полных записях для поддержки и документирования своих действий.

Руководители программ должны обеспечить регистрацию и хранение необходимой информации в официальных файлах.Для этого они должны издать процедуры и инструкции по созданию и ведению записей, необходимых для полного объяснения того, как были приняты решения и как велась деятельность. Большинство офисов участвуют в проектах или транзакционных процессах, результатом которых являются досье. Кроме того, офисы обычно имеют корреспонденцию или тематические файлы для писем, меморандумов, отчетов и выпусков. Как правило, руководства по процедурам, которые описывают, как выполняются проекты или операции, описывают конкретные документы, такие как формы, отчеты, меморандумы или анализы, которые являются частью материалов дела.За корреспонденцию или тематические файлы обычно отвечает секретарь или другой сотрудник службы поддержки, который обычно создает исходящую корреспонденцию, включая копии файлов. Для этих традиционных способов создания записей руководитель программы должен обеспечить точность, тщательность и актуальность руководств по процедурам и планов файлов, а также наличие в руководствах четких инструкций по представлению необходимых документов в официальные файлы.

Агентские программы также могут поддерживаться системами электронного учета, которые могут заменить или дополнить бумажные файлы.Руководители программ должны обеспечить включение требований по созданию и ведению записей в разработку и внедрение электронных систем, поддерживающих их программы. Политика, процедуры и элементы управления, встроенные в систему, должны гарантировать, что только авторизованные пользователи могут создавать записи и что никакие записи не будут изменены или удалены, кроме авторизованных. Системы должны быть доступны для всех уполномоченных сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свою работу, и они должны быть спроектированы таким образом, чтобы отличать записи от другой информации или позволять пользователям идентифицировать записи.Учреждения должны разработать и поддерживать четкую и тщательную документацию для электронных систем ведения документации, чтобы поддерживать поиск и использование записей на протяжении всего их жизненного цикла от создания до окончательного уничтожения (уничтожение или передача на законное хранение в Национальный архив).

Как описано выше, электронная почта и другие инструменты автоматизации делопроизводства предоставили руководителям программ и их сотрудникам инструменты, которые дают им больший контроль над созданием и ведением записей, чем когда они зависели от канцелярского персонала.Агентства указали, что сообщения электронной почты часто заменяют более формальные сообщения, которые обычно фиксируются в файлах агентства. Документация, созданная с помощью приложений автоматизации делопроизводства, может содержать уникальную информацию, необходимую или полезную для других сотрудников агентства. Если эти документы не включены в системы учета, они не будут доступны. Следовательно, обеспечение того, чтобы федеральные записи, созданные на персональных компьютерах, включая существенные сообщения электронной почты и соответствующие проекты документов, были переданы в систему хранения записей, имеет важное значение.

Когда электронная почта используется для ведения государственных дел, агентства должны разработать и внедрить процедуры для управления теми электронными почтовыми сообщениями, которые являются федеральными записями. Все сотрудники агентства должны иметь возможность идентифицировать те электронные почтовые сообщения, которые являются федеральными записями, и должны быть осведомлены о требованиях к ведению записей, которые применяются к электронной почте. (См. главу 12 CFR 36, особенно части 1222 и 1234.) Записи, созданные подрядчиками, которые могут дополнять записи, созданные персоналом агентства, также способствуют адекватности и точности документации агентства.Руководители программ должны следить за тем, чтобы контракты на товары и услуги включали конкретные требования в отношении записей, которые должны быть доступны или представлены правительству. Часто исключительные права на данные должны быть сохранены за правительством.

ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ДОКУМЕНТОВ

Руководители документации несут ответственность за включение политик и процедур для создания соответствующих записей в программу управления записями. Директива(ы) по управлению записями должна включать рекомендации по установлению требований к ведению документации, чтобы гарантировать создание полных и точных записей.Кроме того, должностные лица, ответственные за ведение документации, должны участвовать в разработке или модификации систем, процессов и процедур, чтобы обеспечить установление и выполнение надлежащих требований к ведению документации. Руководители документации должны проводить обучение всего персонала агентства политике, обязанностям и методам разработки и реализации требований к ведению документации. Особое внимание следует уделить обучению руководителей программ и непосредственных руководителей.

Руководящие указания, издаваемые ответственными за делопроизводство, должны включать следующее:

критерии выделения отдельных категорий документальных материалов, которые должны создаваться работниками агентства при исполнении ими служебных обязанностей;
указаний по использованию материалов и методов записи, которые обеспечат сохранность записей до тех пор, пока они необходимы правительству;
руководство по ведению этих записей, независимо от физической формы; руководство
по отличию записей от недокументированных материалов, включая личные документы; и политика агентства
по удалению незарегистрированных и личных материалов.

Руководители документации Агентства могут использовать следующие методы для разработки руководства по требованиям к ведению документации:

просматривать уставы, постановления (в том числе надзорных и других органов), исполнительные распоряжения, политические документы агентства, директивы, организационные и процедурные руководства и другие официальные документы, чтобы ознакомиться с уполномоченными функциями, программами и мероприятиями;
ознакомиться с инструкциями по классификации, индексации и хранению записей; ведет учет запасов; и расписания записей для описания записей в их организационном и функциональном контексте; и
просмотрите документацию для электронных информационных систем, чтобы определить содержание и формат записи.

Аудиты ведения документации в программных офисах должны включать обзор рекомендаций по ведению документации. Проверка будет включать в себя изучение планов файлов, систем хранения документов, реестров документов, записей в печатных копиях в официальных файлах, а также записей в электронных информационных системах и выходных данных системы, чтобы определить, создается ли и поддерживается ли необходимая документация и имеются ли какие-либо очевидные пробелы в документация.

При проведении этого обзора три общие цели точной и полной документации, перечисленные в конце первого абзаца раздела, озаглавленного «Достаточная и надлежащая документация», могут служить руководством или тестами.Определение того, являются ли записи полными и точными, требует глубокого знания обязанностей, функций, конкретных программ и деятельности офиса. Таким образом, должностные лица программы должны проверять результаты анализа менеджеров документации.

ПРОБЛЕМНЫЕ ОБЛАСТИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ ОТЧЕТНОСТИ

При выполнении требований к ведению документации есть несколько проблемных областей, требующих особого внимания. Должностные лица программы Агентства и ответственные за делопроизводство должны определить, когда следующие материалы необходимы для адекватного и надлежащего (т.д., полная и точная) документация. К основным проблемным областям относятся следующие:

Документирование политики и принятия решений в устной или электронной форме.
В большинстве агентств политика, решения и обязательства часто принимаются на собраниях, по телефону, по электронной почте или по факсу. Для обеспечения надлежащего документирования таких политик и решений агентствам следует установить процедуры, требующие от персонала всех уровней документирования разговоров и встреч, связанных с существенными программными делами, путем подготовки датированного и подписанного меморандума или формы с указанием участников и подведением итогов беседы или встречи.Весь персонал должен обеспечить, чтобы записи о политике и принятии решений, сделанные или полученные по электронной почте и факсимильной связи, сохранялись в соответствующих системах ведения документации.
Документация официальных встреч.
Собрания официальных органов, таких как советы, комиссии, консультативные группы, комитеты и рабочие группы, а также собрания персонала высокого уровня, на которых обсуждаются или обсуждаются дела агентства, должны надлежащим образом документироваться. Как минимум документация в файле собрания должна включать имена и должности участников, повестку дня, список материалов, разосланных участникам, резюме обсуждения важных политических или процедурных вопросов, принятые решения и принятые меры, действия по быть приняты после перерыва, и распределения ответственности.Если собрание записано на пленку, а затем сделана и сохранена стенограмма, все выступающие должны быть указаны в стенограмме.

Черновики и рабочие файлы.

Хотя отчеты федеральных агентств обычно содержат политику и решения высокого уровня, формулирование политики и ее выполнение могут быть плохо задокументированы. Вспомогательные документы, такие как проекты и рабочие файлы для отчетов, специальных исследований, меморандумов и корреспонденции, которые поддерживают разработку основных программных политик, не могут быть включены в офисные файлы.Эти вспомогательные документы могут понадобиться для полного понимания альтернатив и вариантов, рассматриваемых для программных инициатив высокого уровня, и основы для принятия решения о плане действий. Некоторые черновики содержат уникальную информацию в содержательных аннотациях или комментариях, добавленных во время распространения для комментариев или утверждения. Учреждения должны хранить такие черновики вместе с файловой копией окончательного документа, если таковые имеются, когда черновики связаны с формулированием и выполнением политик, решений, действий или обязанностей высокого уровня.

В дополнение к черновикам могут потребоваться рабочие файлы и справочные материалы для надлежащего документирования деятельности агентства. Агентства должны оценить методы документирования старших должностных лиц и сотрудников, инженеров, ученых и других профессионалов и специалистов, особенно тех, кто управляет уникальными программами агентства и крупными контрактами, и предоставить рекомендации по обеспечению надлежащей документации. Особое внимание следует уделять тетрадям, заметкам, расчетам и другим справочным материалам, которые могут содержать информацию, необходимую для дополнения официальных записей.Необходимо сохранять черновики и рабочие документы или файлы, в которых предлагаются и оцениваются варианты или альтернативы и их последствия для разработки политики и решений высокого уровня или в которых задокументированы выводы или рекомендации в поддержку.

Справочные материалы или черновики, которые являются записями в соответствии с руководящими принципами ведения документации агентства, должны храниться в системах ведения документации агентства. Старшие должностные лица или их сотрудники не должны хранить такие федеральные записи как личные документы. (См. «личные документы/файлы» ниже.) Черновики и рабочие документы или файлы, которые относятся к рутинной программе или административным операциям или которые содержат только исправления или редакционные или стилистические изменения, могут быть уничтожены как нерегистрируемые материалы.

Электронные информационные системы.

К документальным материалам в электронном виде относятся протоколы, недокументарные материалы и личные дела. Электронные информационные системы создают особые проблемы из-за разнообразия материалов в системе, хрупкости носителей, возможности технического устаревания и децентрализованного контроля над материалами в приложениях автоматизации делопроизводства.Учреждения должны обеспечить идентификацию записей, созданных в электронном виде, и соответствие систем, используемых для хранения записей, требованиям ведения документации. Электронные системы ведения документации должны быть разработаны для обеспечения безопасности и целостности записей, сохранения записей в течение времени, когда они необходимы, и переноса данных в другие системы агентства или последующие системы. Если записи сообщений, отправленных или полученных по электронной почте, не содержат полных имен отправителей, адресатов и даты передачи, пользователи также должны принять разумные меры для сохранения информационного листа почтового конверта, списка рассылки или другого экрана, содержащего любую информацию, которой нет в самом сообщении.Кроме того, квитанции должны сохраняться, если это необходимо для целей ведения учета. (См. Приложение B.) Записи подрядчика.

Термин «записи подрядчика» часто применяется к бумажным, аудиовизуальным и электронным записям и данным, созданным или полученным или поддерживаемым подрядчиками для федеральных агентств. Подрядчики, выполняющие агентские функции, создают записи, необходимые для эффективного управления и точного и полного документирования этих функций. Если положения контракта прямо не определяют документацию, которая должна быть предоставлена ​​агентству, подрядчики, скорее всего, будут рассматривать необходимую документацию как частную собственность.Агентства должны обеспечить, чтобы положения контракта требовали представления программной и административной документации, необходимой агентству, включая справочные данные и техническую документацию. В контрактах также должно быть указано, какие записи должны храниться подрядчиком для аудита или других административных целей, и в течение какого времени они должны храниться.

Личные документы или файлы.

Личные бумаги или файлы — это документальные материалы, собранные должностным лицом или сотрудником, которые не используются в ведении бизнеса агентства, но могут храниться в правительственном учреждении.Личные документы/файлы могут ссылаться или комментировать предмет деятельности агентства, при условии, что они фактически не используются для ведения бизнеса. Если личные документы хранятся в государственном учреждении, они должны быть четко обозначены как таковые и храниться или иным образом храниться отдельно от документации офиса.

Хотя на самом деле это не личные документы, другие документальные материалы иногда являются частью личных коллекций. К ним относятся дополнительные копии записей, созданных и сохраненных только для удобства ссылок, например, копии записей, составленных, просмотренных или иным образом обработанных физическим лицом, а также другие материалы, не относящиеся к документации, которые могут быть удалены, но только с одобрения агентства.Агентства должны разработать и разъяснить, что уходящие должностные лица не могут изымать какие-либо федеральные документы из-под стражи агентства при удалении своих личных документов и обозначенных нерегистрационных материалов.

Когда документальные материалы, которые были идентифицированы и хранятся отдельно как личные бумаги, вместе с дополнительными копиями записей и другими обозначенными нерегистрируемыми материалами, удаляются уходящими должностными лицами, учреждениям следует рассмотреть возможность ведения записи об удалении и подтверждения того, что в федеральных документах нет был удален.


ПРИЛОЖЕНИЕ A.
КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ТРЕБОВАНИЙ К ВЕДЕНИЮ УЧЕТА

  1. Предоставило ли агентство руководство для всех сотрудников по определению федеральных документов и материалов, не являющихся документами, в том числе созданных средствами автоматизации делопроизводства (текстовые редакторы, электронная почта, электронные таблицы и приложения для баз данных), и способами, которыми они должны быть удалось?
  2. Имеются ли в каждом офисе или программе письменные инструкции о том, какие записи, включая электронные записи, должны создаваться и поддерживаться, а также о формате каждой копии записи?
  3. Выпустило ли агентство руководство и инструкции по документированию политики и решений, особенно тех решений, которые были приняты в устной форме, и тех, которые были сообщены в электронной форме?
  4. Выпустило ли агентство руководство по статусу записи рабочих документов или файлов и черновиков?
  5. Агентство выпустило руководство по личным документам?
  6. Внедрило ли агентство контроль за удалением документальных материалов?
  7. Определяют ли контракты, какие записи, созданные подрядчиком, являются федеральными записями?
  8. Предусматривается ли в контрактах поставка всех документов, которые помимо конечного продукта могут иметь ценность для агентства в будущем? Должен ли подрядчик предоставлять справочные данные и техническую документацию вместе с электронными записями?

ПРИЛОЖЕНИЕ Б.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА: РУКОВОДСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ЗАПИСЯМИ

Это руководство следует использовать для разработки директив агентства или других официальных инструкций, которые распространяются среди всех сотрудников, имеющих доступ к программам автоматизации делопроизводства. Агентства должны обеспечить достаточное руководство и помощь сотрудникам, чтобы они знали о своих индивидуальных обязанностях и чувствовали себя комфортно при их выполнении. Кроме того, агентства должны пересматривать решения, принимаемые сотрудниками при выполнении этих обязанностей.

Все сотрудники, имеющие доступ к офисной автоматизации (компьютерам), должны получить рекомендации с конкретными примерами, адаптированными к различным функциям и программам агентства, по следующим вопросам:

как отличить федеральные записи от нерегистрационных материалов и личных документальных материалов; как определить, когда черновики и рабочие документы являются федеральными документами; как узнать, когда квитанции или подтверждения для сообщений электронной почты необходимы для целей учета; как и когда создавать учетную копию сообщений электронной почты, квитанций или подтверждений, электронных таблиц, документов обработки текста и отчетов базы данных; как маркировать или классифицировать документы для хранения или включения в электронную систему с возможностями ведения записей, когда это уместно; и
, как связаться с регистратором и ответственным за регистрацию для получения помощи.(См. 44 USC 3301, 36 CFR 1222, Распоряжение федеральными документами и личными документами должностных лиц исполнительной власти.)

При управлении официальными файлами в бумажном или электронном формате агентства должны предпринимать соответствующие шаги для обеспечения целостности и безопасности своих записей. Для электронных информационных систем агентства должны установить фиксированные процедуры для создания резервных копий своих систем или данных (записей), содержащихся в системе, и для повторного использования резервных лент или дисков.

Электронная почта

Когда агентство решает, что его потребности лучше всего удовлетворять при ведении этих записей в бумажной системе учета, пользователь электронной почты должен предпринять следующие шаги:

Определите статус записи во время передачи или получения.
Распечатайте те сообщения, которые являются федеральными записями, и любые вложения.
Если в сообщении не указаны все адресаты, распечатайте заголовок, информационный лист почтового конверта, лист состояния, список рассылки или другой экран, на котором показаны полные имена адресатов, и прикрепите эту информацию к сообщению.
Распечатайте документацию, содержащую информацию о получении сообщения, когда это необходимо для целей учета, и прикрепите ее к сообщению. (Если отправитель запросил квитанцию ​​​​для ведения учета в соответствии с критериями агентства, он или она сохранит распечатанное сообщение и документ передачи до получения квитанции.)
Пометьте документ как официальную копию файла, напишите на нем классификацию файла, и поместите его в ящик для документов или другое место, предназначенное для хранения таких предметов.

Когда агентство решает, что его потребности лучше всего удовлетворять путем ведения этих записей в электронной системе ведения документации, пользователь электронной почты должен использовать следующие процедуры:

Определите статус записи в соответствии с инструкциями агентства. Свяжите квитанцию ​​с сообщением и документом передачи, если отправитель запросил квитанцию ​​для ведения учета в соответствии с критериями агентства. Передать электронную копию сообщения и связанного с ним документа(ов) с полным(и) именем(ями) адресата(ов), если они не указаны в сообщении, и квитанцию ​​(если применимо) в соответствующий каталог в системе электронного учета.

Обработка текстов

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворять с ведением этих записей в бумажной системе ведения документации, создатель текстового документа должен выполнить следующие задачи:

Определите статус записи черновиков и других справочных материалов и распечатайте записи.
Создайте или убедитесь, что персонал службы поддержки создает соответствующие копии файлов окончательных документов.
Убедитесь, что на окончательных документах и ​​официальных копиях файлов указана дата, утверждение подписывающей стороны и классификация файлов.
Убедитесь, что все необходимые черновики и сопутствующие материалы приложены к официальной копии файла.
Убедитесь, что копии файлов окончательного документа (если конечный пользователь создает их) помещены в ящик для файлов или другое место, предназначенное для хранения таких элементов.

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворить путем ведения этих записей в электронной системе ведения документации, создатель текстового документа должен следовать следующим процедурам:

Определите статус записи черновиков и других справочных материалов и сохраните все версии, которые являются записями.
Электронное связывание черновиков и других справочных материалов, являющихся записями, с окончательным документом, если таковой имеется.
Убедитесь, что каталог в электронной системе ведения документации, в котором будет храниться документ, указан во всех записях.
Передайте электронную копию всех записей в соответствующий каталог в системе электронного учета после того, как документ будет завершен или когда с документом не будет предпринято никаких дальнейших действий.

Электронные таблицы

Когда агентство решает, что его потребности лучше всего удовлетворить с помощью ведения бумажных файлов, создатель электронной таблицы должен сначала определить статус записи электронной таблицы.Затем для электронных таблиц, являющихся федеральными записями, он должен определить, нужно ли документировать формулы для отдельных ячеек. Когда требуется документация, создатель электронной таблицы должен выполнить одну из следующих задач:

Если программа электронных таблиц может включить эту информацию в печатную копию, распечатайте электронную таблицу с формулами.
Если программа для работы с электронными таблицами не может распечатать формулы, распечатайте таблицу и снабдите распечатку комментариями.
(Если документация формул не требуется, создатель должен просто распечатать электронную таблицу.)
Если он связан с другим документом, например, если он является приложением к меморандуму или письму, приложением или приложением к отчету или справочным материалом, необходимым для полной документации, приложите копию к соответствующему документу.
Если он не связан с другой записью, пометьте документ как официальную копию файла, напишите на нем классификацию файла и поместите его в ящик для файлов или другое место, предназначенное для хранения таких элементов.

Если агентство поддерживает электронные системы ведения документации, создатель электронной таблицы должен сначала определить статус записи, а затем выполнить одно из следующих действий:

Если он связан с другой записью, убедитесь, что электронная копия является частью связанной записи.
Если он не связан с другой записью, передать электронную копию в соответствующий каталог в системе электронного делопроизводства.

Отчеты базы данных

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворить с помощью ведения бумажных файлов, создатель отчета базы данных должен сначала определить, является ли отчет федеральным документом или нерегистрирующим рабочим или справочным документом, и распечатать те документы, которые являются федеральными документами. .

Если он связан с другой записью, т.е.ж., если это приложение к меморандуму или письму, приложение или доказательство к отчету или справочный материал, необходимый для полной документации, приложите копию к соответствующей записи.

Если он не связан с другой записью, пометьте документ как официальную копию файла, напишите на нем классификацию файла и поместите его в ящик для файлов или другое место, предназначенное для хранения таких элементов.

.

Когда агентство поддерживает электронные системы ведения записей, создатель отчета базы данных должен сначала определить статус записи, а затем выполнить один из следующих шагов: Если он связан с другой записью, например.g., если это приложение к меморандуму или письму, приложение или приложение к отчету или справочный материал, необходимый для полной документации, убедитесь, что электронная копия является частью соответствующей записи. Если он не связан с другой записью, передать электронную копию в соответствующий каталог в системе электронного делопроизводства.


ПРИЛОЖЕНИЕ C.
ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ПОМОЩИ

В дополнение к руководящим указаниям и советам, которые можно получить от ответственного за делопроизводство вашего агентства, должностных лиц по управлению информационными ресурсами, юрисконсульта и генерального инспектора, Управление документации Национального архива может предоставить помощь в ответах на вопросы о записях и требованиях к ведению документации.Посетите главную страницу управления документами или отправьте электронное письмо по адресу
[email protected]
Агентства также могут обращаться в одно из учреждений Федеральной службы архивов по номеру

.

830 CMR 62C.25.1: Хранение записей

(а)  Бензин . Каждый дистрибьютор, неклассифицированный импортер и неклассифицированный экспортер, как определено в M.G.L. в. 64A (и обозначенный для целей 830 CMR 62C.25.1(12)(a) как «лицензиат»), требуется поддерживать:

1.полный и точный учет всех продаж топлива, включая имя и адрес покупателя, место и дату доставки, количество галлонов каждого типа топлива (например, неэтилированный обычный, неэтилированный премиум-класс, бензин и продукты, проданные или использованные в качестве топлива для самолетов, за исключением авиационного топлива, как это определено в MGL c. 64J, § 1), и общая цена, уплаченная за каждый тип;

2. Полная и точная запись количества галлонов каждого типа, импортированного, экспортированного, произведенного, очищенного, изготовленного и комбинированного, а также даты импорта, экспорта, производства, рафинирования, изготовления или смешивания;

3.полный и точный учет количества облагаемых налогом галлонов, размещенных в собственных транспортных средствах лицензиата или в зарегистрированных транспортных средствах, арендованных лицензиатом.

4. копии выписок, доставляемых с каждой партией топлива покупателю в пределах Содружества, с указанием даты покупки, имени покупателя, имени продавца, количества галлонов каждого поставленного вида топлива и общей цены. оплачивается за каждый вид.

Лицензиаты должны сохранять копии поданных акцизных деклараций на бензин.

(b) Сигареты . Каждый производитель, оптовик, розничный торговец, оператор торговых автоматов, транспортная компания и неклассифицированный покупатель, как определено в M.G.L. в. 64C, требуется вести полный и точный учет всех произведенных, купленных или иным образом приобретенных сигарет.

Такая запись должна включать копии выписок о продажах или поставках, содержащие: имя и адрес продавца, имя, адрес и федеральный идентификационный номер покупателя, дату поставки, приобретенное количество, торговую марку или торговую марку и цена, уплачиваемая за каждую марку.

Каждый оператор торгового автомата обязан вести подробный отчет о каждом принадлежащем ему торговом автомате для продажи сигарет с указанием: местонахождения автомата, даты размещения автомата в этом месте, количества сигарет каждой марки, размещенных в автомате. автомат, дату, когда такое количество было помещено в автомат, и сумму комиссионных, выплаченных или полученных за продажи через такой торговый автомат.

Налогоплательщики должны сохранять копии поданных акцизных деклараций на сигареты.

(c)  Специальное топливо . Каждое лицо, имеющее лицензию пользователя-продавца или поставщика, согласно определению в M.G.L. в. 64E, требуется вести полный и точный учет всех покупок, продаж и использования специального топлива. Такая запись должна включать:

1. опись каждого вида спецтоплива в наличии на начало и конец периода подачи декларации по акцизу на спецтопливо;

2. количество галлонов каждого типа, приобретенных из всех источников в течение периода, включая дату каждой покупки или приобретения, имя и адрес каждого поставщика, а также количество галлонов, приобретенных у каждого поставщика;3.количество облагаемых налогом галлонов каждого типа, размещенных в собственных транспортных средствах лицензиата или в зарегистрированных транспортных средствах, арендованных ему в течение периода, включая марку и тип каждого транспортного средства, показания одометра каждого транспортного средства, показания моточасов каждого транспортного средства, количество галлонов, помещенных в такие транспортные средства из собственного хранилища или запасов лицензиата, и количество галлонов, помещенных в такие транспортные средства из других источников;

4. общее количество налогооблагаемых галлонов каждого типа, проданных другим пользователям для использования в зарегистрированных транспортных средствах в течение периода, включая имя и адрес каждого покупателя и количество проданных галлонов;

5.письменный отчет о каждой продаже пользователям-продавцам в течение периода, включая дату продажи, имя покупателя, дату доставки, адрес доставки, валовую цену продажи и количество проданных галлонов каждого типа;

6. общее количество необлагаемых налогом галлонов каждого типа, проданных за период, включая дату продажи, имя и адрес каждого покупателя, дату поставки, цену брутто-продажи и количество галлонов, проданных каждому покупателю;

7. общее количество каждого типа необлагаемых налогом галлонов, использованных лицензиатом в течение периода, включая характер использования, тип машины, использующей специальное топливо, и количество использованных галлонов;

8.полный и точный учет количества галлонов, импортированных, произведенных, очищенных, изготовленных или смешанных в течение периода и даты импорта, производства, переработки, изготовления или смешения;

9. валовая стоимость, выплаченная в качестве возмещения за сжиженные газы (включая пропан), используемые лицензированными поставщиками в собственных автомобилях и не перепроданные в течение периода.

Лицензиаты должны сохранять копии поданных деклараций по акцизам на специальное топливо.

Если какой-либо поставщик или пользователь-продавец, не имеющий надлежащей лицензии в соответствии с M.Г. Л. с. 64E, становится ответственным за акциз в соответствии с M.G.L. в. 64E, такое лицо должно хранить те записи, которые лицензиат обязан хранить в соответствии с настоящим положением.

(d)  Топливо, приобретенное за пределами Содружества . Каждый автомобильный перевозчик, как определено в M.G.L. в. 64F, требуется вести полный и точный учет всех пройденных миль и топлива, использованного в операциях. В таких записях необходимо указать:

1. количество миль, пройденных повсюду, количество миль, пройденных в Массачусетсе, количество миль, пройденных по Массачусетской магистрали, подтвержденное квитанциями о взимании платы за проезд или ежедневными счетами-фактурами, выдаваемыми Управлением магистрали Массачусетса, количество галлонов топлива, использованных повсеместно , количество галлонов топлива, использованных в Массачусетсе;

2.источники топлива, приобретенного в Массачусетсе, включая дату поставки, имя и адрес поставщика, количество поставленных галлонов бензина и количество поставленных галлонов специального топлива.

Автоперевозчики должны сохранять копии поданных акцизных деклараций на бензин и спецтопливо.

(e)  Вместимость помещения . Каждый оператор, определенный в M.G.L. в. 64G, требуется вести полные и точные записи о расходах и квитанциях по всем сделкам по передаче жилья.Записи должны включать: главную бухгалтерскую книгу, регистрационные карточки гостей, в которых указаны имя и адрес гостя и регистрационный номер автомобиля, если применимо, а также сведения обо всех сборах с указанием того, облагаются ли они акцизом за занятость номера. Если жилец заявляет о своем праве на освобождение от акцизного сбора за использование помещения, оператор должен вести записи, подтверждающие это освобождение.

Операторы должны сохранять копии поданных акцизных деклараций за аренду помещений.

(f)  Продажа и использование .Для целей 830 CMR 62C. 25.1(12)(f) «поставщик» означает поставщика согласно определению в M.G.L. в. 64H, § 1, «покупатель» означает любого покупателя, как это определено в M.G.L. в. 64H, § 1 или M.G.L. в. 64I, § 1, в зависимости от контекста, «розничный торговец» означает любого розничного торговца, как это определено в M.G.L. в. 64H, § 1, «промотор» означает промотор, как определено в M.G.L. в. 62C, § 1, а «подрядчик» означает любое лицо, занятое строительством, реконструкцией, переделкой, реконструкцией или ремонтом недвижимого имущества.

Каждый промоутер должен вести следующие записи:

1.копию уведомления, поданного Уполномоченному, с указанием даты и места каждой блошиного рынка, выставки ремесел, выставки антиквариата, выставки монет, выставки марок, выставки комиксов, ярмарки и любой подобной выставки, проводимой в Содружестве, в отношении которой он был промоутер;

2. Копия свидетельства о регистрации промоутера, выданного Уполномоченным;

3. имя, адрес и регистрационный номер продавца, напоказ, каждого лица, которому он разрешил выставлять на продажу или продавать материальное личное имущество, подлежащее налогообложению в соответствии с M.Г. Л. с. 64H на таком шоу.

Каждый поставщик, покупатель, продавец и подрядчик, требуемый M.G.L. гл. 64H или 64I для подачи налоговых деклараций по продажам или использованию должны вести полный и точный учет валовых поступлений/расходов от всех покупок и продаж, независимо от того, подлежат ли они налогообложению или нет. Такие лица должны хранить копии налоговых деклараций, поданных вместе с подтверждающими данными, чтобы указать, как были рассчитаны цифры в таких декларациях.

Каждый поставщик, покупатель, продавец и подрядчик должен вести следующие записи:

1.журнал или его эквивалент, в котором ежедневно регистрируются все безналичные операции, затрагивающие кредиторскую задолженность;

2. кассовый журнал или его эквивалент, в котором ежедневно регистрируются все денежные поступления и выплаты, включая любые операции с чеками;

3. товарный чек, счет-фактура, кассовая лента или другой документ, подтверждающий первоначальную операцию, подтверждающий каждую запись в журнале или кассовой книге;

4. меморандумные счета, записи или списки, касающиеся запасов, основных средств или предоплаченных предметов, за исключением случаев, когда система бухгалтерского учета четко фиксирует такую ​​информацию;

5.бухгалтерская книга, в которую периодически заносятся итоги из журнала, кассовой книги и других записей. Бухгалтерская книга должна четко классифицировать отдельные счета дебиторов и кредиторов, а также счет операций с капиталом.

Продавцы, покупатели, розничные продавцы и подрядчики, которые используют системы двойной записи или учета затрат, или чей общий объем продаж за последний месяц, за который была подана декларация, превышает 100 000 долларов США, или которые ведут машиночитаемые записи для бухгалтерского учета целей, должны вести следующие записи или другие записи, которые легко предоставляют эквивалентную информацию:

1.доказательства первоначальных транзакций: все заказы клиентов, счета-фактуры на продажу, счета-фактуры на покупку, кредитовые меморандумы, отгрузочные документы и аннулированные чеки;

2. журналы: кассовый журнал или журналы с указанием денежных поступлений и выплат (включая все операции по чекам), журнал продаж, в котором фиксируются все платные продажи, журнал покупок, в котором регистрируются все платные покупки товаров для перепродажи или материалов, которые должны быть включены в отчет. готовый продукт, ваучерный журнал, в котором регистрируются все закупки путем проверки материалов или услуг, общий журнал, в котором фиксируются любые разовые транзакции, журнальный ваучер и стандартный журнал, в котором фиксируются повторяющиеся транзакции, не учтенные иным образом;

3.бухгалтерские и балансовые записи: главная бухгалтерская книга, учитывающая каждый балансовый отчет и статью прибылей и убытков, по которой производятся периодические проводки, и отражающая итоги из журналов; вспомогательная бухгалтерская книга, классифицирующая и детализирующая всю кредиторскую или дебиторскую задолженность, счета расходов и любые другие счета, зарегистрированные таким образом; частная бухгалтерская книга; записи об основных средствах; графики амортизации; учет запасов и перемещений; подробный план счетов; и

4. Общие записи: договоры купли-продажи, договоры аренды, договоры подряда и годовые аудиторские отчеты.

Каждый обладатель сертификата об освобождении от налога с продаж или налога на использование должен сохранять записи о каждой покупке, сделанной в соответствии с сертификатом, включая сам сертификат, описание каждого приобретенного товара, имя и адрес продавца, стоимость товара. и дата покупки.

Каждый продавец, осуществляющий продажу держателю сертификата освобожденного покупателя, должен сохранять копию сертификата, запись о каждой продаже, осуществленной в соответствии с сертификатом, включая описание каждого проданного товара, цену, взимаемую за каждый товар, дату продажи. , имя и адрес покупателя, а также номер сертификата покупателя.

Каждый продавец, осуществляющий продажу держателю сертификата подрядчика на закупку, освобожденную от уплаты налогов, должен сохранять копию сертификата, запись о каждой продаже, осуществленной в соответствии с сертификатом, включая описание каждого проданного товара, цену, взимаемую за каждый товар, дату продажи. продажи, имя и адрес покупателя, а также номер контракта или другое идентифицирующее обозначение ненумерованного контракта. Номер контракта или другое идентифицирующее обозначение должно быть указано во всех заказах на поставку и счетах-фактурах.

Каждый продавец, осуществляющий продажу держателю сертификата об освобождении от использования, должен сохранять копию сертификата, запись о каждой продаже, осуществленной в соответствии с сертификатом, включая описание каждого проданного предмета, цену, взимаемую за каждый предмет, дату продажи. , имя и адрес покупателя и заказы на покупку, в которых четко указано, что они представляют собой покупки, освобожденные от использования.

Каждый продавец, осуществляющий продажу держателю сертификата перепродажи, должен сохранять копию сертификата, запись о каждой продаже, осуществленной в соответствии с сертификатом, включая описание каждого проданного товара, цену, взимаемую за каждый товар, дату продажи. , имя и адрес покупателя-продавца, регистрационный номер покупателя-продавца и бизнес покупателя-продавца.

Каждый продавец автомобилей должен сохранять копии своих отчетов о продажах автомобилей и прицепов (форма MV-DL) и сопроводительные документы.

В дополнение к другим записям о продавцах, которые должны храниться в соответствии с настоящим положением, каждый продавец самолетов, лодок и транспортных средств для отдыха или снегоходов должен хранить копии формы ST-6 (Свидетельство об уплате налога с продаж или налога на использование).

(g)  Продажа и употребление продуктов питания . Каждый поставщик блюд, как определено в M.G.L. в. 64H, § 6(h), требуется вести полный и точный учет всех продаж еды и алкогольных напитков, а также всех продаж необлагаемых налогом продуктов питания и напитков.Записи должны включать кассовые ленты, чеки бара с алкогольными напитками, чеки обедов в столовой, а также ежедневную книгу чеков или записи. Продавцы должны сохранять копии налоговых деклараций по поданным декларациям о питании.

Каждый продавец блюд, осуществляющий продажу держателю сертификата освобожденного покупателя, должен сохранять копию сертификата, отчет о каждой продаже, осуществленной в соответствии с сертификатом, включая описание каждого проданного предмета, цену, взимаемую за каждый предмет, дату продажи, имя и адрес покупателя, а также номер сертификата покупателя.

Каждый продавец блюд, осуществляющий продажу держателю сертификата перепродажи, должен сохранять копию сертификата, отчет о каждой продаже, осуществленной в соответствии с сертификатом, включая описание каждого проданного предмета, цену, взимаемую за каждый предмет, дату продажа, имя и адрес покупателя-продавца, регистрационный номер покупателя-продавца и бизнес покупателя-продавца.

(h) Алкогольные напитки . Каждый лицензиат, облагаемый акцизом на алкогольную продукцию в соответствии с М.Г. Л. с. 138, § 21, должны вести и сохранять полный и точный учет всех алкогольных напитков, алкогольных и солодовых напитков, произведенных, дистиллированных, разлитых в бутылки, импортированных, купленных или проданных в Содружестве или экспортированных из Содружества. Такие записи должны включать: общее количество галлонов по маркам, цену или цены, уплаченные за каждую марку, имя и адрес покупателя, которому было продано, или продавца, у которого было приобретено, а также дату покупки или продажи. Лицензиаты должны сохранять копии поданных деклараций об акцизах на алкогольную продукцию.

(i)  Документы . Каждое лицо, ответственное за уплату акциза по актам, документам или письмам в соответствии с M.G.L. в. 64D, должны вести такие адекватные и полные записи, чтобы Уполномоченный мог удостовериться в том, что надлежащая сумма акциза была уплачена. Такие записи должны включать книги, документы или меморандумы, касающиеся суммы акциза, причитающегося Комиссару. Эти записи должны храниться только в течение двух лет с даты передачи.

(j)  Топливо авиационное .Каждое лицо, имеющее лицензию пользователя-продавца или поставщика, согласно определению в M.G.L. в. 64J, §1, требуется вести полный и точный учет всех покупок, продаж и использования авиационного топлива. Такие записи должны включать:

1. полный и точный отчет обо всех покупках, продажах и использовании авиационного топлива, включая имя и адрес лица, принимающего поставку указанного авиационного топлива для использования в самолете в Содружестве, его место и дату доставки, и валовая продажная цена или себестоимость;

2.полная и точная запись количества импортированных, произведенных, очищенных, изготовленных или смешанных галлонов и даты импорта, производства, переработки, производства или составления смеси;

3. письменное заявление о каждой продаже, содержащее дату продажи, имя лица, осуществляющего доставку, и имя лица, получающего то же самое;

4. Заполненный сертификат об освобождении (форма JFT-8) для всех освобожденных продаж.

Лицензиаты должны сохранять копии всех поданных деклараций об акцизах на авиационное топливо.

(k)  Суммы брошенных депозитов . Каждый ботлер или дистрибьютор, имеющий или обязанный поддерживать Депозитный фонд транзакций в соответствии с требованиями M.G.L. в. 94 требуется для ведения полного и точного учета всех транзакций, затрагивающих Фонд депозитных операций. Такие записи должны включать в себя количество одноразовых контейнеров для напитков, за которые были получены суммы возмещения или за которые были выплачены суммы возмещения, процентный доход, полученный от сумм, хранящихся в Депозитном фонде операций, а также остатки средств на начало и конец месяца.

Боттлеры и дистрибьюторы, которым требуется вести депозитные транзакционные фонды, должны сохранять копии деклараций о заброшенных депозитных суммах.

(l)  Доплата за финансирование конференц-центра . Операторы экскурсий и продавцы с клиентами, которые заключают договоры аренды транспортных средств с учетом доплаты, установленной в соответствии со Ст. 1997, c. 152, обязаны вести полный и точный учет всех продаж с учетом наценки. Такие записи должны включать следующее:

1.полный и точный учет всех продаж билетов и всех договоров аренды транспортных средств в соответствии с Законом о конференц-центрах;

2. подтверждающие данные, указывающие на то, как были рассчитаны суммы доплаты, указанные в декларациях.

Налогоплательщики должны сохранять копии заполненных форм Convention Center.

(m)  Плата за посадку на паром . Каждый паромный оператор, в соответствии с положениями главы 55 Закона 2003 г., обязан вести полные и точные записи о посадке пассажиров из каждого портового города, голосующего за введение платы за посадку.Такие записи должны включать:

1. общее количество платных пассажиров, вылетающих из каждого портового города;

2. количество таких пассажиров, использующих билеты, приобретенные в качестве пригородных билетов;

3. количество таких пассажиров, использующих билеты, приобретенные по школьным тарифам;

4. Общая сумма сборов за посадку.

Налогоплательщики должны сохранять копии деклараций о сборах за посадку на паром.

(n)  Единый сбор за разлив нефти .Каждый оператор морского терминала, зарегистрированный в соответствии с главой 21M Закона 2004 года, должен вести полный и точный учет получения всех нефтепродуктов или сырой нефти на морском терминале. Такие записи должны включать имя и адрес владельца нефтепродукта или сырой нефти, дату и количество баррелей нефтепродуктов, полученных на морском терминале, и пункт отправления отгрузки. Лицензиаты должны сохранять копии формы единообразного сбора за ликвидацию и предотвращение разливов нефти.

(o)  Доплата за аренду автомобиля в городе Ревир . Продавцы, заключающие договор об аренде транспортных средств в Ревере в соответствии со Ст. 2005 г., c. 92, обязаны вести полный и точный учет всех продаж с учетом наценки. Записи должны быть достаточными, чтобы установить сумму причитающейся надбавки за аренду автомобиля и указать, как была рассчитана сумма сообщаемой надбавки. Налогоплательщики должны сохранять копии декларации о доплате за аренду автомобиля.

.

Check Also

Стимулирование определение: Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?

Содержание Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?Смотреть что такое «Стимулирование» в других словарях:КнигиСтимулирование — это… …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.