Суббота , 21 мая 2022
Бизнес-Новости
Разное / Какие документы должны быть в ооо: Обязательные документы организации: список, порядок хранения

Какие документы должны быть в ооо: Обязательные документы организации: список, порядок хранения

Содержание

какие должны быть документы для регистрации и коммерческой деятельности ООО

Все действия, связанные с внесением в государственные реестры вновь образованных организаций, регламентируются законом 129-ФЗ от 08.08.2001 г. В нем содержится исчерпывающий перечень документов, необходимых в процессе регистрации.

Документы, необходимые при регистрации ООО: решение об образовании

Появлению в ЕГРЮЛ нового общества с ограниченной ответственностью предшествует решение, принимаемое его создателями. В зависимости от того, сколько человек выступают в качестве учредителей, документально оно выглядит по-разному. Один владелец оформляет решение о создании юридического лица. Формы этого документа в официальных классификаторах нет, поэтому составляется он произвольно и включает следующие сведения:

  • Число, месяц и год формирования решения
  • Место – населенный пункт
  • Название вновь образованного ООО в полной и сокращенной форме, при написании используется только кириллица

    Документы ООО

  • Юридический адрес новой организации по месту нахождения учредителя либо в помещении, на которое оформлен договор аренды
  • Сумма, в которую оценивается уставной капитал создаваемого юридического лица
  • Доля учредителей в уставном капитале, для единственного владельца она составляет 100%
  • Сроки внесения уставного капитала (не позднее, чем через 4 месяца с момента регистрации)
  • Отметка об утверждении Устава ООО
  • Наименование должности руководителя, его ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, сведения о заключении трудового договора

При формировании документа нужно соблюдать требования ст.66.2 ГК РФ, закона 14-ФЗ от 08.02.1998г.

Если учредителей у ООО несколько, составляется протокол общего собрания в произвольной форме. Обязательно перечисляются все участники, избираются председатель и секретарь заседания. Протокол должен содержать те же пункты, что и решение, но по каждому проводится голосование присутствующих и фиксируются результаты. По желанию собравшихся документ может быть заверен нотариально, утвержден подписями всех участников.

Устав ООО

Основным и единственным учредительным документом ООО на сегодняшний день является Устав. Его содержание определяется ст.12 14-ФЗ.

Этот документ в обязательном порядке включает в себя следующие данные:

  • Полное название организации
  • Допустимая сокращенная форма названия
  • Все виды деятельности ООО
  • Юридический и фактический адреса
  • Цели образования и предмет коммерческой деятельности
  • Перечень прав и обязанностей всех участников общества
  • Правила выхода участников из ООО

    Изучение Устава

  • Наименование, компетенция и функции руководящих органов
  • Порядок осуществления контроля деятельности ООО
  • Информация об уставном капитале: общий размер, доля каждого участника в процентном отношении и номинальной стоимости
  • Регламент перехода доли в уставном капитале к другому участнику общества
  • Данные о филиалах или обособленных подразделениях
  • Перечень вопросов, входящих в компетенцию общего собрания
  • Внесение вклада в имущество и распределение прибыли
  • Перечень, размер и порядок формирования резервных фондов
  • Порядок предоставления информации о коммерческой деятельности общества участникам и другим лицам
  • Регламент хранения уставной и корпоративной документации

В документ можно включать и другие важные для деятельности ООО сведения. Нужно следить, чтоб они не противоречили 14-ФЗ. Устав оформляется в двух прошитых и скрепленных печатью экземплярах, каждый из которых является оригиналом. Один остается в ИФНС, а другой с отметкой о регистрации возвращается учредителю.

В законах 129-ФЗ и 14-ФЗ и ГК РФ говорится о возможности использования типовых уставов при регистрации и в текущей деятельности ООО. Это очень прогрессивное решение, позволяющее снизить затраты времени и денег на подготовку процедуры внесения в реестр. Суть заключается в том, что Минэкономразвития разработало типовые уставы для различных категорий ООО. Например, для общества, имеющего одного учредителя, или для ООО с количеством участников до 15 человек и отсутствием права выхода.

Предполагается, что при регистрации учредители имеют право указать в решении или протоколе о создании, что ООО будет действовать на основании, например, типового Устава №1. Разрабатывать собственный и утверждать его нет необходимости. Достаточно ссылки. Однако, на сегодняшний день подобные документы не утверждены ИФНС и пока не применяются.

Подтверждение юридического адреса организации

Законодательство не требует подтверждения указанного в учредительных документах адреса. ИФНС разъясняет, что в решении и протоколе должны обязательно указываться номера офиса, помещения, этажа, отдельного входа, подъезда. Это требуется для правильной идентификации местоположения юридического лица. Отсутствие конкретных элементов адреса часто является причиной временной приостановки процедуры регистрации. ИФНС может дать поручение территориальной инспекции о проведении проверки подлинности и полноты адресных данных.

Юридический адрес

Если ООО регистрируется по месту жительства учредителя, достаточно предъявить копию паспорта с отметкой о регистрации и нотариально заверенную копию свидетельства о праве собственности. Для подтверждения аренды офиса потребуется:

  • Договор аренды или субаренды нежилого помещения
  • Гарантийное письмо собственника
  • Акт приемки нежилого помещения
  • Заверенная копия документа, подтверждающая права собственника на это помещение

Именно на юридический адрес, указанный в учредительных документах, будет направляться вся корреспонденция от инспекции и других государственных органов.

Договор о создании

В перечне документов, необходимых для регистрации ООО, с 2009 г. учредительного договора нет. Однако, его следует заключить на основании требований закона 14-ФЗ. Подписывается договор при наличии свыше одного учредителя и повторяет те данные, которые уже указаны в протоколе или Уставе:

  • Наименование
  • Порядок осуществления совместной деятельности
  • Уставной капитал
  • Права, обязанности, ответственность
  • Цель создания общества

Договор имеет значение при выделении одним из участников своей доли для подтверждения права собственности.

Информация для контрагентов

В соответствии с 14-ФЗ, единственным учредительным документом ООО является Устав. Однако, любая организация взаимодействует с различными контрагентами: банками, поставщиками, подрядчиками, покупателями и прочими. При открытии расчетных счетов, заключении контрактов и соглашений, участии в тендерах предъявляется требование о предоставлении учредительных документов.

Предоставление документов

В этом случае к Уставу следует приложить справки и свидетельства, выданные государственными органами при регистрации:

  • Свидетельство о регистрации юрлица
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  • Выписка из ЕГРЮЛ
  • Договор об оформлении расчетного счета и банковском обслуживании
  • Письмо от органов Госстатистики о кодах классификации
  • Уведомления Пенсионного фонда и ФСС с отметками о получении

Подлинники всех документов хранятся в соответствии с порядком, предусмотренным в Уставе.

Корпоративные документы ООО

Законодательного определения корпоративных документов не существует. Этим термином определяют набор положений, приказов, локальных актов, разработанных в соответствии с потребностями организации для выстраивания системы внутреннего управления. В этих документах распределяются полномочия, права и обязанности, отнесенные законами к сфере компетенции субъектов экономики. Набор и содержание их во многом зависят от размера организации, сферы ее деятельности, структуры управления.

Положение о собрании участников ООО

В ООО, имеющем более одного участника, принятие главных управленческих решений входит в компетенцию общего собрания. В положении о нем подлежат урегулированию следующие вопросы:

  • Форма и порядок оповещения участников ООО о месте, дате и времени сбора
  • Периодичность очередных собраний
  • Состав инициативной группы по созыву внеочередного

    Собрание учредителей

  • Распределение голосов учредителей в зависимости от процентного соотношения их частей в уставном капитале
  • Согласование кворума
  • Возможность выдачи доверенности на представление своих интересов в ходе собрания законным представителем
  • Компетенция собрания участников
  • Внесение предложений по составлению повестки
  • Условия назначения председателя и секретаря общего собрания
  • Регламент составления протокола, подсчета и оформления результатов голосования
  • Возмещение расходов на мероприятие

Общее собрание вправе решать важнейшие вопросы в отношении ООО: утверждение и прекращение полномочий управляющих органов, распределение чистой прибыли, принятие решений о реорганизации или ликвидации. Правильно составленное положение поможет избежать сомнений в правомерности принятых резолюций.

Положение о генеральном директоре и совете директоров

Отношения, возникающие в процессе трудовой деятельности руководителя ООО, регулируются гл. 43 ТК РФ. С ним заключается еще и гражданско-правовой контракт на основании ст.40 14-ФЗ. Функции, зона ответственности и полномочия единоличного исполнительного органа ООО подробно оговорены в Уставе, ГК РФ и 14-ФЗ. Положение о генеральном директоре создается в некоторых организациях с тем, чтобы в открытом документе прописать регламент избрания, должностные обязанности и ответственность руководителя, и не является обязательным.

Нужно только помнить, что в нем не должно быть никаких дополнительных условий или требований, не оговоренных в Уставе.

Генеральный директор

Иногда в ООО предусматривается создание совета директоров, также называемого наблюдательным. Его задача – контролировать исполнительного руководителя, а также решать другие вопросы коммерческой деятельности. В этом случае общее собрание утверждает Положение об этом коллегиальном органе с включением следующих разделов:

  • Принципы формирования
  • Полномочия
  • Регламент вынесения решений и организация деятельности
  • Ответственность

Законодательством обязательное создание совета директоров не предусмотрено. При желании учредители должны включить в Устав пункт о возможном формировании этого органа. Его права и обязанности также можно прописать в Уставе, а положение не разрабатывать.

Обязательные и рекомендуемые кадровые документы

Трудоустраивая наемных работников, ООО берет на себя ответственность по соблюдению ТК РФ. В процессе управления персоналом организация обязана разрабатывать собственные локальные нормативные акты, оформлять документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, издавать приказы по личному составу. Вся обширная кадровая документация делится на три условных блока:

  1. Обязательная. Формируется во всех организациях независимо от формы собственности на основании требований ТК РФ.
  2. Рекомендованная. Формируется в целях оптимизации кадрового учета, способствует прозрачности, достоверности и систематизации работы с персоналом.
  3. Обязательная для организаций с определенными видами деятельности. Например, в ООО, оказывающем медуслуги, должно быть положение о регулярном направлении медицинских работников на специализацию.

В любом ООО непременно утверждаются руководителем локальные акты:

Документы кадрового отдела

  • Положение о внутреннем распорядке в организации (ст. 56 ТК)
  • Штатное расписание (ст.57 ТК)
  • Ежегодный график основных и дополнительных отпусков работников (ст.123 ТК)
  • Комплект документов по охране труда: инструкции по каждой профессии, входящей в штатное расписание, правила и периодичность проведения инструктажей, порядок расследования нарушений (ст.212 ТК)
  • График сменности, если производственный процесс предполагает посменную работу (ст.103 ТК)
  • Инструкция о допуске к работе с персональными данными, обеспечении их защиты (ст.86 ТК)

В ООО создается, заполняется, утверждается и хранится документация по личному составу. Это прежде всего трудовые договоры с работниками с дополнительными соглашениями и трудовые книжки. Издаются приказы:

  • О трудоустройстве, перемещении или увольнении
  • О предоставлении очередного, дополнительного, учебного отпуска
  • О служебных командировках
  • О поощрениях и взысканиях

К этой группе документов относятся личные карточки формы Т-2, заявления, объяснительные работников.

Для систематизации ведутся журналы или книги:

  • Учета перемещения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Получения и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей
  • Регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  • Регистрации приказов по личному составу
  • Регистрации служебных заданий и командировочных удостоверений
  • Учета выданных справок работникам

Личные дела

Личные дела на каждого работника ООО вести не обязаны. Это законодательно предусмотрено только для государственных учреждений. Также рекомендательный характер носит заключение коллективного договора. Он необязателен, особенно, если коллектив небольшой, и все вопросы урегулированы другими документами. К рекомендуемым формам относятся и должностные инструкции для каждого работника.

Табеля учета рабочего времени, листки нетрудоспособности, другие документы для оплаты поступают в кадровую службу для регистрации, проверки и утверждения. Далее они передаются в бухгалтерию, там же организуется их хранение. Кадровики ведут реестры поступивших и переданных документов с отметкой получателей.

Последний перечень форм первичных документов, утвержденный Постановлением Госкомстата 05.01.2004г. перестал быть обязательным к исполнению с 01.01.2013г. На основании закона 402-ФЗ такие формы теперь разрабатываются и утверждаются руководителем экономического субъекта. В этом же нормативном акте указаны обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичных документах.

Приказы по основной деятельности

Принятые руководителем ООО управленческие решения закрепляются в приказах по основной деятельности. Обычно к номеру добавляется индекс «од», чтобы не путать с документами по личному составу с индексом «лс». Регистрация и нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно. В зависимости от содержания они бывают:

Подпись документов

  • Структурные – о формировании обособленных подразделений, служб, отделов
  • Нормативные – утверждение всех локальных актов, в том числе по кадровым и финансовым вопросам
  • Контрольно-надзорные – о проведении инвентаризации, снятии остатков на складе, аттестации сотрудников
  • Отчетные – утверждение форм внутренней отчетности, порядка заполнения и ответственных лиц
  • Организационные – регламентирование работы в праздничные, выходные дни, утверждение графиков документооборота и пр.

Оформляются приказы в произвольной форме. Состоят из заглавной, содержательной и завершающей части. Должны содержать все необходимые реквизиты: дата, номер, населенный пункт, наименование организации, подпись руководителя с расшифровкой.

При необходимости дополняются листами согласования и ознакомления.

Положение об организации и оплате труда

Трудовой кодекс не требует наличия отдельного нормативного акта по оплате труда. Все эти вопросы оговариваются в договорах, заключенных с каждым работником. Однако, наличие единого документа, в котором перечислены все применяемые системы оплаты труда, компенсационные и стимулирующие выплаты, порядок начисления районных коэффициентов и надбавок, полезен для руководства, бухгалтерии, кадровой службы. В нем устанавливаются сроки и способы выплаты заработной платы, порядок информирования работников о начислениях. Если ООО выплачивает месячные, квартальные или годовые премии, по каждой нужно разработать премиальное положение и включить в общий документ.

В процессе своей деятельности ООО в обязательном порядке ведет документацию по бухгалтерскому и налоговому учету, составляет статистическую отчетность. В настоящее время повсеместно внедряются системы электронного документооборота. Банки почти полностью перешли на онлайн обслуживание клиентов. Это повышает эффективность работы организации, решает вопросы хранения документов и быстрого поиска нужной информации.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Обязательные документы, которые должны быть у ООО

В сегодняшней статье разберем какие внутренние документы должны быть у общества с ограниченной ответственностью (ООО). Данный перечень не является конечным и в зависимости от особенностей вашей деятельности, системы налогообложения и сотрудников может быть расширен.

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ООО

После регистрации ООО мы рекомендуем все учредительные документы хранить в отдельной папке с ограниченным к ним доступом. Пусть все документы лежат в одном месте, желательно убрать их в сейф, если такой имеется. И помните, не одно нотариальное действие или взаимодействие с банком (открыть расчетный счет, одобрить кредит) не обходится без учредительных документов. 

В папку к учредительным документам мы рекомендуем так же добавить:
— Товарный знак, патенты, лицензии и пр. документы, если они имеются;
— Документы на расчетный счет в банке;
— Документы на доменное имя сайта.

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Мы уже публиковали список обязательных кадровых документов для ООО, сейчас просто напомним, что у вашей компании обязательно должны быть следующие кадровые документы:

— Положение об оплате труда;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— Положение о персональных данных.

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА И ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

К списку обязательных документов ООО, не забудьте добавить:
— Положение об охране труда и пожарной безопасности;
— Удостоверение на генерального директора по охране труда;
— Журнал инструктажа (в том числе и на каждого сотрудника), где под роспись ознакомлены с условиями охраны труда, пожарной безопасности, экстренной эвакуации и т.д.

Журнал инструктажа — это очень важный пункт, ведь если ваш работник, предположим, будет жечь бумагу в мусорном ведре и получит ожог, а вы его не предупреждали, что это  опасно (не провели инструктаж), то:

— этот случай будет оформлен как «несчастный случай на производстве»;
— проведение расследования на ООО с утвержденной комиссией;
— все расходы по проведению расследования работодатель берет на себя;
— ответственность руководителя вплоть до уголовной!

Это минимальный перечень документов, но вполне достаточный для снятия ответственности с генерального директора и требований проверяющих. А перечень документов по требованиям Роспотребнадзора и лицензирующих — это уже отдельная тема. 

Перечень документов от юридического лица — нерезидента РФ | Обмен информацией

1.      

Свидетельство о регистрации, выписка из торгового реестра, сертификат об инкорпорации или иной документ, свидетельствующий о регистрации Юридического лица, содержащий сведения о его наименовании, номере и дате регистрации, регистрационном органе.

2.      Учредительный договор и/или Устав.

3.      Документ, содержащий сведения о зарегистрированном офисе.

4.      Сведения о действующих директорах, руководящем органе управления в форме решения о назначении директоров или выписки из торгового реестра.

5.      Документ, подтверждающий полномочия директоров.

6.      Документы, содержащие сведения о составе участников/акционеров.

7.      Доверенность, если лицо, представляющее интересы Юридического лица, действует на основании доверенности.

8.      Документ, подтверждающий идентичность подписи директора и лица действующего по доверенности.

9.      Справка из налогового органа страны регистрации о присвоении Юридическому лицу налогового номера или об освобождении от обязанности регистрации в налоговом органе.

10.  Сведения о присвоении кода иностранной организации (КОИ) и кода причины постановки на налоговый учет (КПП) (если имеется).

11.  Финансовая отчетность на последнюю отчетную дату (копия, заверенная уполномоченным лицом и печатью Юридического лица).

12.  Документ, удостоверяющий личность директора и лица, действующего по доверенности.

13.  Документ, подтверждающий полномочия лица, выступающего в качестве представителя Юридического лица (при наличии), заверенный уполномоченным лицом Юридического лица.

14.  Анкета Юридического лица (оригинал).

Вышеуказанный перечень документов не является закрытым и  исчерпывающим, он может быть дополнен и расширен по исключительному усмотрению ООО «Газпром инвестхолдинг» в отношении любой отдельно  взятой сделки и/или Юридического лица.

Документы, составленные на иностранном языке, должны быть представлены с переводом на русский язык и заверены нотариально. Документы, исходящие от государственных органов иностранных государств, подтверждающие статус Юридического лица, должны быть в установленном порядке легализованы или апостилированы. Все документы должны быть представлены в подлиннике или надлежащим образом удостоверенной копии.

Документы, которые должны быть у ООО

Учредительные документы (особенно устав) представляют свод прав, обязанностей, условий функционирования организации, ее трудового коллектива, конституирующих статус организации

Законодательные акты, регулирующие деятельность организаций, устанавливают два учредительных документа: устав и договор об учреждении.

Ст. 52 ГК РФ гласит, что юридическое лицо действует на основании устава, либо договора об учреждении и устава, либо только договор об учреждении.

Договор об учреждении юридического лица заключается, а устав утверждается его участниками.

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место нахождения и порядок управления его деятельностью, другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Для отдельных видов юридических лиц в учредительных документах должны быть определены предмет и цели деятельности.

Корпоративные документы

  • Устав со всеми изменениями и дополнениями или действующая редакция Устава (их копии с печатью налогового органа)

Предыдущие редакции устава желательно хранить. Чтобы не запутаться в редакциях, можно сделать надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …»

Устав должен содержать следующие сведения

    • Об организационно-правовой форме
    • О наименовании, нахождении организации
    • О размере ее уставного капитала (фонда), составе
    • О порядке распределения прибыли
    • О порядке образования фондов
    • О порядке и условиях реорганизации и ликвидации
  • Учредительный договор или Договор об учреждении

Договор об учреждении устанавливает, что

    • Учредители обязуются создать юридическое лицо
    • Учредители определяют:
    • Порядок совместной деятельности по созданию юридического лица
    • Условия передачи имущества, участия в его деятельности
    • Порядок и условия распределения прибыли и убытков между участниками управления деятельностью
    • Порядок выхода участников из состава юридического лица

Договор об учреждении должен содержать сведения

    • О наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей
    • О местонахождении учредителей
    • О государственной регистрации
    • О размере уставного капитала
    • О долях участия (паях, количестве акций), принадлежащих каждому учредителю
    • О размерах, порядке и способах внесения вкладов (оплаты акций)

Договор об учреждении весьма странный документ, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет».

Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.

При создании ООО учредители в соответствии со ст. 89 ГК РФ должны заключать такой договор.

  • Протокол или решение о создании ООО

Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества необходимо хранить.

Самым часто используемым является протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, так как его регулярно запрашивают нотариусы.

  • Список участников ООО

Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников.

Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о ЮЛ), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.

  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме N Р51003 (или более старое)
  • Уведомление (Форма N 1-3-Учет Код по КНД 1121029) или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Форма N 1-1-Учет Код по КНД 1121007)
  • Листы записи ЕГРЮЛ по форме N Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

Все листы записи в ЕГРЮЛ (и первый, и выдаваемые в связи с изменениями) следует хранить, они могу понадобиться у нотариуса и в банке.

Выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно.

  • Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
  • Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
  • Информационное письмо Росстата (коды статистики)

В Москве письмо Росстата можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Оно может заменить оригинал.

Документы, подтверждающие адрес ЮЛ

Если помещение принадлежит самой организации

    • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
    • Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение в аренде

    • Договор аренды
    • Акт приема-передачи помещения
    • Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФЗ от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

    • Гарантийное письмо от собственника
    • Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником

Предусмотрена п. 1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФP от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

  • Лицензии и разрешения

Все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним хранить обязательно.

По окончании срока их действия документы следует подшить и отправить в архив (могут потребоваться при повторном получении лицензии или разрешения или при определенных обстоятельствах в суде).

  • Подтверждение членства специализированной СРО

Если компания состоит в СРО. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

  • Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам

Если для выполняемых работ требуются такие допуски. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

  • Уведомления о начале деятельности

Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.

  • Документы о внесении в Торговый реестр

Если ООО осуществляет торговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).

  • Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

Если в работе используется ККТ.

Кадровые документы

Обязательные кадровые документы — это те документы, которые упомянуты в ТК РФ и других законах.

Их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по ст. 5.27.КоАП, повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Ст. 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

  • Обязательные документы
    • Трудовые книжки всех работников

Хранить в металлическом сейфе.

Выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

При необходимости работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

    • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
    • Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями

Ст. 67 ТК РФ установлена обязательная письменная форма трудового договора.

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть отдан работнику. Желательна подпись работника на экземпляре компании «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата».

  • Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
  • Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание предусмотрено ст. 15 и 57 ТК РФ.

  • Табель учета рабочего времени по форме Т-13 или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы по форме Т-12

Можно вести в электронном виде, при проверках распечатывать.

  • Правила внутреннего трудового распорядка

Предусмотрены ст. 189 и 190 ТК РФ. 

  • Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)

Предусмотрен ст. 87 и 88 ТК РФ.

  • График отпусков по форме Т-7

Можно вести в электронном виде. При проверках распечатывать.

  • Личные карточки по форме Т-2

Многие ведут в электронном виде и распечатывают при проверках, однако следует помнить, что на этих карточках должна стоять оригинальная подпись работника. 

При заполнении карточек возникает много вопросов, так как карточка содержит вопросы о персональных данных, дать ответы на которые работник может отказаться на основании закона о тайне персональных данных. Все данные могут быть внесены в карточку только на основании письменного согласия работника.

  • Приказы и распоряжения

Приказы и распоряжения хранить обязательно, все!

  • Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
  • Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений
  • Желательно журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров
  • Все ведомости, расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка
  • Документы по аттестации рабочих мест

Согласно ст. 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ N 590н от 12.12.2013).

  • Документы по охране труда

Список таких документов включает инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, документы о финансировании мероприятий по охране труда, сопутствующие акты и приказы.

  • Документы, которые могут стать обязательными при определенных обстоятельствах
  • Коллективный договор

Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

  • Положение об оплате труда и премировании

Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка). 

  • Должностные инструкции

Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.

  • Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  • Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы

Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

  • График сменности

Обязателен при наличии сменной работы.

  • Положение о коммерческой тайне

Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан хранить коммерческую тайну.

  • Списки отдельных категорий сотрудников
    • Несовершеннолетних работников
    • Работников-инвалидов
    • Беременных работниц
    • Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет
    • Одиноких матерей
    • Лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
    • Работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
    • Работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам

Обязательны при их наличии в штате.

Напомним, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

  • Документы, необходимые для привлечения иностранных работников

При наличии таких работников – обязательны.

Виды услуг от ААА-Инвест

  • Регистрация ООО
  • Регистрация изменений
  • Купля-продажа доли
  • Изменения УК
  • Изменения в видах деятельности общества (ОКВЭД)
  • Приведение устава в соответствие с ФЗ N 312-ФЗ
  • Смена названия, юридического адреса
  • Ликвидация и реорганизация ООО
  • Внесение в реестр малого предпринимательства г. Москвы

Мы рады видеть Вас среди Клиентов ААА-Инвест!

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2022

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Всегда быть в курсе изменений трудового законодательства и получать разъяснения, как действовать на практике, вы сможете с сервисом «Кадровый обзор».

На что обращает при проверках ГИТ, узнаете из статьи. За что наказывает Роскомнадзор, читайте здесь.

Обязательные кадровые документы в 2022 году

Кадровое делопроизводство усложнилось в 2021, новые требования к документообороту, обработке персональных данных  усилили роль кадровика в работе компаний. Ужесточились инспекционные требования. Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда. 

О том, что сегодня проверяет Роспотребнадзор, читайте в нашем материале.

Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Список обязательных документов скачайте здесь.

Как только в организации появляются наемные сотрудники, обязательный список расширяется за счет документов индивидуального характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных карточек. Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.

Внимание!

 

Эксперты нередко включают в этот список должностные инструкции: с одной стороны, закон не обязывает их разрабатывать, с другой — в спорных ситуациях наличие четкой инструкции поможет обосновать позицию работодателя.

Часть документов кадрового делопроизводства — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.

 


Курсы, которые помогут наладить документооборот

Дополнительные кадровые документы

Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна,  некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:

  • коллективным договором;
  • положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
  • правилами работы с архивом;
  • документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции в 2022

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.

Внимание!

 

Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате.

Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.

Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

Подсказка, как избежать штрафов:

  • Составьте перечень недостающих положений и правил.
  • Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
  • Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.

Внимание!

 

При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия. 

Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор из документов в кадровом делопроизводстве: использовать унифицированные формы или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом. 

Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов. 

Среди них:

  1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
  2. По регистрации несчастных случаев на производстве.
  3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.

Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.

Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам. 

Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику. 

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на нормативные документы по кадровому делопроизводству, это требования:

Внимание!

 

Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. А если работник трудоустраивается впервые, заведите ему электронную трудовую книжку .

Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.

Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).

Подробнее о том, как организовать воинский учет отделом кадров, читайте на сайте Профкадровик

Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы. 

Вывод

 

Даже начинающему кадровику под силу наладить кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции и перечни обязательных документов помогут избежать ошибок. Для рутинных процедур используйте унифицированные бланки Госкомстата, если работодатель не разработал собственные формы. Составляя документы в свободной форме, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Учредительные документы юридического лица Закон от 23.05.2015 № 133-ФЗ, от 29.06.2015 № 209-ФЗ № 99-ФЗ от 05.05.2014 О внесении изменений в главу 4 части 1 Гражданского кодекса РФ

 

Итак, какие же документы нужны для регистрации юридического лица? Об этом Вы узнаете, прочитав эту статью, состоящей из следующих разделов:

  1. Учредительные документы юридического лица

  2. Устав юридического лица

  3. Учредительный договор организации

  4. Требования к оформлению и содержанию учредительных документов юридического лица

  5. Учредительные документы организаций в Законе № 99-ФЗ от 05.05.2014 «О внесении изменений в главу 4 части 1 Гражданского кодекса РФ»

 

Эта статья написана в рамках пошагового руководства по самостоятельной регистрации бизнеса:

  1. Как зарегистрировать ИП (ПБЮЛ) и ООО в налоговой инспекции самому в 2012 году

  2. Подготовка и оформление необходимых документов для регистрации.

  3. Регистрация ООО (ЗАО, ОАО) или ИП в налоговой инспекции

  4. Когда не надо регистировать ИП?

  5. Регистрация ООО (ЗАО, ОАО) или ИП в ПФР, ФОМС, ФСС, Росстате)

  6. Изготовление печати

  7. Открытие расчетного счета в банке

  8. Смена директора и внесение изменений в ЕГРЮЛ о его паспортных данных

  9. Регистрация изменений в уставе, учредительных документах, ЕГРЮЛ

  10. Реорганизация юридического лица

  11. Способы ликвидации организации

 

Учредительные документы юридического лица

Одним из самых трудоемких и самым ответственным этапом создания юридического лица является этап составления и оформления учредительных документов.

Под учредительными документами понимаются документы, которые обеспечивают юридическое основание для деятельности юридического лица.

Статья 52 Гражданско кодекса РФ относит к числу учредительных документов устав организации и (или) учредительный договор, а также — положение.

Набор учредительных документов зависит как от вида организации, так и от ее организационно — правовой формы:

Виды организаций (по целям их создания) можно разделить на коммерческие и некоммерческие. Коммерческие организации создаются для получения прибыли, некоммерческие (образовательные, физкультурно — оздоровительные, общественно — политические, реглигиозные и другие) — для целей, не связанных с получением прибыли (хотя порой это не так просто понять).

Законы РФ делят все юридические лица различные организационно-правовые формы, в том числе:

  • общество с ограниченной ответственностью;

  • зактрытое и открытое акционерные общества;

  • государственные и муниципальные унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения и оперативного управления.

Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации, что на практике непосредственно означает момент регистрации его учредительных документов.

 

Устав юридического лица

Легального определения понятия «устав юридического лица» нет. Исходя из системного толкования законодательства можно сделать вывод о том, что устав юридического лица — это утвержденный в установленном законом порядке и зарегистрированный локальный нормативно-правовой акт, определяющий правовое положение юридического лица его структуру, устройство, виды деятельности и регулирующий отношения между участниками и самим юридическим лицом.

С 09 декабря 2020 года на сайте ФНС заработал сервис по выбору типового устава для ООО

Требования о содержании любых учредительных документов сводятся к тому, что в них обязательно указывается название и адрес организации, размер уставного капитала, порядок управления организацией и полномочия каждого органа управления и некоторые другие вопросы.

Учредительные документы должны содержать название и место нахождения юридического лица, порядок управления его деятельностью и другую необходимую информацию.

Детальные требования к содержанию учредительных документов установлены законами «Об обществах с ограниченной ответственностью», «Об акционерных обществах», «О некоммерческих организациях», об общественных объединениях» и другими законами.

При оформлении учредительных документов важным является соблюдение требований действующего законодательства, предъявляемых к учредительным документам юридического лица. Это в первую очередь правильное содержание устава, которое важно для налогового органа и которое в обязательном порядке им проверяются.

В этой связи очень важен грамотный юридический подход к составлению учредительных документов.

К примеру, согласно Закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» устав ООО должен содержать:

  • полное и сокращенное фирменное наименование;

  • сведения о месте нахождения;

  • сведения о составе и компетенции органов управления;

  • сведения о размере уставного капитала;

  • права и обязанности участников;

  • сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале к другому лицу;

  • иные сведения.

Устав ООО может также содержать иные положения, не противоречащие законам РФ.

Требования к содержани уставов организаций других организационно-правовых фомам отличаются лишь спецификой каждого вида организации и ее организационо-правовой формы.

Учредительный договор организации

Учредительный договор является одним из видов учредительных документов не для всех организаций. Так с 1 июля 2009 года учредительные договоры обществ с ограниченной ответственностью утрачивают силу учредительных документов, о чем прямо указано в Законе от 30.12.2008 № 312-ФЗ. В законе «Об акционерных обществах» также имеется аналогичная оговорка.

Тем не менее, учредительный договор и сейчас может заключаться между учредителями (участниками) ООО, но, будет носить характер внутреннего документа ООО и может использоваться только для внутренних целей юридического лица.

До 01.09.2014 для ассоциаций и союзов такой документ являлся одним из обязательных учредительных документов, а автономные некоммерческие организации и партнерства могли иметь, а могут и не иметь (т.е. вправе заключать) учредительный договор.

В учредительном договоре учредители обязуются создать организацию, определяют порядок совместной деятельности по созданию юридического лица, размер уставного капитала, размер и номинальную стоимость долей (акций) каждого учредителя, условия передачи своего имущества и участия в его деятельности, условия и порядок выхода учредителей (участников) из его состава.

 

Требования к оформлению учредительных документов юридического лица

Титульный лист устава (учредительного договора) должен содержать свое название, т.е. само слово «УСТАВ» и полное наименование юридического лица. Также в правом верхнем углу указывается, кем и когда утвержден этот устав или заключен учредительный договор, например «Утвержден решением собственника № 1 от…». Внизу страницы указывается город и год оформления данного документа.

Учредительные документы должны иметь свою внутреннюю структуру, которая может различаться в зависимости от профиля и организационной структуры той или иной организации, но общие требования одни и те же. Они таковы:

Первым разделом обязательно являются «Общие положения«, в которых указываются полное наименование юридического лица и его организационно-правовая форма, краткое наименование и английская транслитерация наименования. Если данное юридическое лицо было создано ранее и регистрируется новая редакция учредительного документа в связи с изменением организационно-управленческой структуры либо произошел один из видов реорганизации, то в общих положениях подробно расписывается вся предыстория создания и существования данного юридического лица с указанием номеров и дат соответствующих регистрационных номеров.

В этом же разделе указывается место нахождения юридического лица.

В разделе о собственниках (учредителях, участниках) юридического лица обязательно должны быть указаны их наименования с организационно-правовой формой, ОГРН и точные юридические адреса юридических лиц — учредителей.

В разделе «Цели, задачи и виды деятельности» описываются те цели и задачи, ради которых создается юридическое лицо, и виды деятельности, которые оно будет осуществлять. Виды деятельности указываются в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД).

В разделе «Органы управления организации» обязательно указывается исполнительный орган компании и наименование должности лица, исполняющего организационно-распорядительные и управленческие функции и обладающего правом действовать от имени юридического лица без доверенности, порядок его избрания или назначения и круг его полномочий. Если предусмотрено наличие таких совещательных органов, как попечительский совет, или иных, то также описываются все его полномочия и остальные подробности.

В разделе «Филиалы и представительства» важно указать все имеющиеся филиалы, представительства или дочерние предприятия с указанием их адресов, наименований, а также их управленческих органов и полномочий.

В разделе «Имущество организации» юридического лица необходимо указать форму собственности, порядок владения и пользования, а также порядок распределения доходов.

В конце учредительного документа, как правило, содержатся разделы о порядке избрания (выбора) ревизора, ликвидации и реорганизации юридического лица и об ответственности по его обязательствам.

Каждый учредительный документ подписывается учредителями, а если состоит больше чем из 1 листа, то еще в обязательном порядке и должен быть прошит, а все его страницы пронумерованы. На обороте последней страницы на наклейке, помещенной поверх скрепляющих ниток, должна быть сделана следующая запись: «Прошито, прошнуровано __ листов». Количество листов указывается как цифрами, так и прописью. Здесь же ставятся подписи уполномоченных и подписавших учредительный документ лиц. Непрошитый учредительный документ в регистрирующем органе не примут.

 

Учредительные документы организаций


в Законе № 99-ФЗ от 05.05.2014, от 23.05.2015 № 133-ФЗ, от 29.06.2015 № 209-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части 1 Гражданского кодекса РФ»

В Законе от 05.05.2014 № 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части 1 Гражданского кодекса РФ» статья 52 ГК изложена в новой редакции:

Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

(по состоянию на 01.07.2018)

Редакция ст. 52 ГК РФ
до 01.09.2014
Редакция ст. 52 ГК РФ с 01.09.2014
(в редакции законов № 99-ФЗ, от 05.05.2014, от 23.05.2015 № 133-ФЗ, от 29.06.2015 № 209-ФЗ)
  1. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

  2. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
    Юридическое лицо, созданное в соответствии с настоящим Кодексом одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

  3. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

  4. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

  5. Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, — с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.
  1. Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками), за исключением случая, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи.
    (в ред. Федерального закона от 29.06.2015 № 209-ФЗ)

  2. Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками) и к которому применяются правила настоящего Кодекса об уставе юридического лица.

  3. Юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом. Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц.
    Типовой устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не содержит сведений о наименовании, фирменном наименовании, месте нахождения и размере уставного капитала юридического лица. Такие сведения указываются в едином государственном реестре юридических лиц.
    (в ред. Федерального закона от 29.06.2015 № 209-ФЗ)

  4. В случаях, предусмотренных законом, учреждение может действовать на основании единого типового устава, утвержденного его учредителем или уполномоченным им органом для учреждений, созданных для осуществления деятельности в определенных сферах.

  5. Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным.
    (в ред. Федерального закона от 29.06.2015 № 209-ФЗ)

  6. Учредители (участники) юридического лица вправе утвердить регулирующие корпоративные отношения (пункт 1 статьи 2) и не являющиеся учредительными документами внутренний регламент и иные внутренние документы юридического лица.

  7. Во внутреннем регламенте и в иных внутренних документах юридического лица могут содержаться положения, не противоречащие учредительному документу юридического лица.

  8. Изменения, внесенные в учредительные документы юридических лиц, приобретают силу для третьих лиц с момента государственной регистрации учредительных документов, а в случаях, установленных законом, с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом таких изменений.

Комментарии к статье 52 ГК РФ

Как следует из новых редакций статей 49 и 52 ГК, законодатель предлагает оставить лишь один учредительный документ – устав. И только для хозяйственные товарищества законодатель оставляет учредительный договор, который имеет силу юридическую устава.

Впервые закон прямо предусматривает, как типовые формы уставов (которые по своему желанию учредители могут использовать для регистрации организации), так и то, что такие типовые формы уставов утверждаются уполномоченным государственным органом. Таким образом, законодатель, видимо, с одной стороны, пожелал прикрыть многочисленный регистрационный бизнес, который теперь будет заниматься только зарабатыванием денег на очередях, с другой — формализовать и ускорить процедуру регистрации организации.

Пунктом 5 стати 52 новой редакции ГК закрплены обязательные требования к содержанию устава юридических лиц. При этом из системного анализа статей 48 — 52, 65.1, 116 — 123 ГК, следует, что указанные требования теперь являются едиными как для коммерческих, так и для некоммерческих организаций.

Таким образом, устав любой организации должен содержать:

  1. Наименование и фирменное наименование

  2. Место нахождения

  3. Предмет и цели деятельности

  4. Порядок управления деятельностью

  5. Другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующей организационно-правовой формы и вида.

Федеральным законом от 29.06.2015 № __-ФЗ в статью 52 ГК внесены изменения, суть которых сводится к предоставлению учредителям (участникам) юридического лица (на первом этапе — только ООО) возможности действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, путем принятия общим собранием участников (учредителей) соответствующего решения. Закон исходит из того, что типовой устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не потребует его последующего утверждения участниками ООО и придания такому уставу бумажной формы. Для целей регистрации юридического лица не потребуется представлять типовой устав в регистрирующий орган ни в бумажной форме, ни в форме электронного документа, что будет способствовать сокращению затрат как предпринимателей, так и регистрирующего органа (хранение, выдача удостоверенных экземпляров устава). В этом случае индивидуальные сведения о конкретном ООО, использующем типовой устав (сведения о наименовании, месте нахождения, размере уставного капитала юридического лица), будут отражаться не в уставе, а только в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Для ООО сохраняется также возможность действовать  на основании индивидуализированных уставов, то есть с указанием в уставе индивидуальных сведений об ООО и положений, не предусмотренных типовым уставом. Такой документ будет существовать в традиционной бумажной форме. При этом отказаться от использования типового устава, равно как и перейти на использование типовых уставов, ООО сможет в любой момент в порядке, предусмотренном законодательством о государственной регистрации.

 

Читать далее о создании организации:

  1. Заполнение заявления Р11001, Р21001

  2. Подача документов в налоговую инспекцию

 

Если по каким-то причинам Вы не может подготовить пакет необходимых учредительных документов для регистрации, то можете обратиться к нам за такой услугой и мы обязательно постараемся Вам помочь очно или в режиме дистанционного консалтинга.

Теперь эти документы необходимо подать на регистрацию для того, чтобы зарегистрировать ООО (ЗАО, ОАО)

Статья написана и размещена 15 июня 2012 года. Дополнена — 05.05.2014, 25.06.2015, 19.01.2016

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2020

 

Полезные ссылки по теме «Учредительные документы юридического лица»

  1. Исключение из ЕГРЮЛ недействующих юридических лиц

  2. Выписка из ЕГРЮЛ

  3. Краткий обзор всех существенных изменений в ГК РФ.

  4. Создание организации

  5. Подготовка и оформление документов для регистрации

  6. Регистрация организации или ИП в налоговой инспекции

  7. Постановка на учет юридического лица или ИП в ПФР, ФОМС, ФСС, Росстате

  8. Печать организации

  9. Открытие расчетного счета в банке

  10. Регистрация изменений в уставе, учредительных документах, ЕГРЮЛ

  11. Смена директора и внесение изменений в ЕГРЮЛ о его паспортных данных

  12. Реорганизация юридического лица

  13. Способы ликвидации организации

Тэги: регистрация, регистрарция ООО, документы для регистрации ООО, документы для регистрации ИП, открытие ООО, заявление формы Р11001, форма Р11001, форма Р21001, заявление Р21001, государственная юридического лица, налог.ру, учредительные документы

Что сохранить и что можно выбросить – Forbes Advisor

Примечание редакции. Мы получаем комиссию за партнерские ссылки в Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.

Если вы похожи на многих из нас, то количество бумаги, поступающее в ваш дом, порой трудно обработать. Будь то почта, квитанции и документы, организовать все это непросто. Хотя многие предприятия переходят на безбумажные системы, это не так, когда вы смотрите на стопки финансовых бумаг в своем доме.

Когда вы принимаете жизненные и финансовые решения, обычно есть бумажный след. То же самое верно, когда вы покупаете, продаете или страхуете что-то. И каждый год после уплаты налогов в ваши файлы добавляется еще одна стопка документов. Что вы должны сохранить, а что можно выбросить в сбор мусора на этой неделе — под этим мы подразумеваем, что нужно измельчить и утилизировать должным образом?

Основная причина сдачи финансовых документов заключается в том, чтобы при необходимости защитить свои ежегодные налоговые декларации, но есть и другие причины для сохранения определенных типов документов.Вот краткое руководство о том, что делать с вашими финансовыми документами: как долго вам нужно хранить важные документы, как хранить сохраненные документы и как безопасно утилизировать остальные.

Как долго следует хранить финансовые документы?

Некоторые финансовые документы следует хранить в течение длительного времени. Вот разбивка документов, которые нужно сохранить, в зависимости от времени, в течение которого они должны храниться.

Семь лет и более

Что касается налогов, то лучше всего вести налоговую отчетность не менее семи лет.Срок давности IRS для аудита составляет три года. Однако бывают обстоятельства, при которых они могут вернуться на шесть или семь лет назад, например, если вы занизили доход на 25% и более. Сроки исковой давности в штатах могут различаться, поэтому уточните у налогового специалиста об ограничениях в вашем штате.

Лучше всего держать свои налоговые декларации как можно дольше. Если вы когда-нибудь столкнетесь с налоговой проверкой, то у вас будет вся необходимая информация. Вам также следует подумать о сохранении документов, подтверждающих информацию о ваших доходах как минимум за семь лет, таких как формы W-2 и 1099, квитанции и платежи.Если у вас есть квитанции, связанные с активами, например, квитанции за проекты реконструкции дома, храните их до тех пор, пока вы являетесь владельцем.

Один год

Документы, попадающие в эту категорию, включают не связанные с налогами выписки с банковских счетов и кредитных карт, отчеты об инвестициях, платежные квитанции и квитанции о крупных покупках. Храните эти записи под рукой в ​​течение года, если они понадобятся вам для подготовки налоговой отчетности за текущий год или в качестве подтверждения дохода при совершении крупной покупки.

Федеральная торговая комиссия предлагает придержать ваши оплаченные медицинские счета в течение года, прежде чем выбросить их, если только у вас нет неразрешенного страхового спора, и в этом случае вы должны сохранить медицинские счета до разрешения спора.Медицинские счета сбивают с толку, и разумно иметь записи под рукой, чтобы оспорить платежи или ошибки.

Многие банки и эмитенты кредитных карт теперь предлагают электронные выписки, так что вам, возможно, не придется держать под рукой бумажные копии, что сократит лишний беспорядок. Если хранение других документов в течение длительного времени вызывает у вас беспокойство, вы можете отсканировать их, чтобы создать электронные копии, а затем избавиться от оригиналов бумажных документов.

Меньше года

Некоторым документам не нужно долго занимать ценное место в вашем доме.Например, не беспокойтесь о сохранении квитанций, если они не относятся к:

.
  • Товары на гарантии
  • Ваши налоговые декларации
  • Страховые претензии

Вы можете отказаться от большинства ежемесячных счетов после их оплаты или после того, как платежи будут зачислены на вашу банковскую выписку. Если вам в конечном итоге потребуется вернуться, чтобы что-то проверить, посмотрите, можете ли вы получить доступ к прошлым счетам через доступ к онлайн-аккаунту. Многие компании хранят прошлые счета и счета-фактуры доступными в Интернете за последние несколько месяцев или дольше.

Банки, как правило, больше не отправляют вам погашенные чеки по почте, но если вы это делаете, большинство погашенных чеков можно уничтожить после того, как вы подтвердите правильность своей банковской выписки. Однако некоторые аннулированные чеки следует сохранить, если они связаны с налоговыми декларациями, как и любые благотворительные пожертвования.

Какие финансовые документы следует хранить вечно?

Мы рассмотрели документы, которые можно выбросить через определенное время, но есть много документов, которые вы должны хранить неопределенное время.Важные документы, которые нужно сохранить навсегда, включают:

  • Свидетельства о рождении
  • Карточки социального обеспечения
  • Свидетельства о браке
  • Документы об усыновлении
  • Свидетельства о смерти
  • Паспорта
  • Завещания и завещания о жизни
  • Доверенности
  • Юридические документы
  • Военный учет
  • Пенсия и пенсионные планы
  • Документы о наследстве
  • Формы получателя

Для всего, что вы купили или застраховали, вы должны сохранять соответствующие документы, по крайней мере, до тех пор, пока они у вас есть, или до окончания гарантии.Однако не помешает держать их подольше, просто на всякий случай. Это включает в себя титулы, дела, страховые полисы, гарантийную документацию и многое другое.

Полисы медицинского страхования

и сопутствующие документы также важно хранить в долгосрочной перспективе. Пока действует ваша медицинская страховка, вы должны хранить эти записи. Если ваше страховое покрытие закончилось или вы перешли в другую страховую компанию, смело бросайте документы, как только убедитесь, что они вам не понадобятся. То же самое верно, если вы получаете пособие по инвалидности или безработице.Сохраняйте документацию до тех пор, пока не поймете, что она вам больше не нужна.

Если у вас есть финансовые отчеты или документы, в необходимости которых вы не уверены, будьте осторожны. Сохраняйте документы до тех пор, пока не убедитесь, что они вам не нужны.

Как хранить финансовые документы

Вы можете избавиться от беспорядка, создав надежную систему хранения финансовых документов. Не менее важно обеспечить сохранность ваших документов. При хранении ваших документов вам понадобится решение для хранения, которое:

  • Легкодоступный
  • Защита от кражи
  • Защита от окружающей среды/погоды/повреждений
  • Хорошо организованный

Независимо от того, есть ли у вас бумажные документы или электронные версии, здесь есть варианты безопасного хранения ваших финансовых документов в течение длительного времени.

Хранение бумаги

Многие люди предпочитают хранить документы в картотеке. Используйте папки с файлами, чтобы упорядочить документы по предметам, годам или другим способом по вашему выбору. Банковские ящики — еще один вариант хранения, но они более подвержены повреждению водой.

Для самых важных документов стандартного картотечного шкафа может быть недостаточно. Использование домашнего сейфа может быть лучшим вариантом. Ищите огнестойкий и водонепроницаемый сейф для максимальной защиты.Домашний сейф не обязательно должен быть сложным или дорогим, как то, что вы, вероятно, видели в кино (нет необходимости в скрытых настенных сейфах за произведениями искусства). Простой ящик с замком, который вы можете взять с собой, идеально подходит для хранения документов в случае домашнего пожара или наводнения.

Сейфы раньше были популярным способом хранения ценностей, в том числе важных документов. Сегодня не все банковские отделения предлагают сейфы, но это может быть вариантом, если вы предпочитаете хранить эти документы вне офиса.Имейте в виду, что вы зависите от финансового учреждения в отношении того, когда вы можете получить доступ к своей сейфовой ячейке.

Электронное хранилище

Если вы хотите использовать меньше бумаги, существует множество вариантов цифрового хранилища.

Многие финансовые учреждения и предприятия теперь позволяют вам выбирать электронные счета и отчеты либо по электронной почте, либо через доступ к учетной записи в Интернете. Некоторые банки теперь взимают плату за бумажные выписки, поскольку электронные документы становятся более доступными.

Другие документы можно отсканировать на компьютер с помощью сканера или сделать фотографии с помощью мобильного телефона.

Хранение всех документов на компьютере не очень эффективно и может привести к перегрузке системы. Другие варианты цифрового хранения включают внешние жесткие диски, такие как HDD и SDD, которые представляют собой компактные решения для хранения больших объемов электронных данных. Еще более компактным решением является хранение электронных документов на флэш-накопителе, хотя флешки также легче потерять или повредить.

Если вы идете по цифровому пути, может быть хорошей идеей создать несколько резервных копий на случай, если одна из них будет повреждена или выйдет из строя. Цифровые резервные копии занимают гораздо меньше места, чем несколько бумажных копий важных документов.

Другой вариант — использовать облачное хранилище для важных документов. За последние несколько лет произошел взрыв облачных решений, в том числе:

  • Дропбокс
  • Google Диск
  • Майкрософт OneDrive
  • iCloud
  • Облачный диск Amazon
  • Коробка
  • NextCloud
  • iDrive
  • Карбонит

Использование облачных хранилищ не только экономит место, но также может быть полезно для организации и обеспечения безопасности ваших документов, поскольку большинство служб гарантируют защиту через зашифрованные сети.Многие облачные решения обеспечивают доступ через мобильные устройства, что делает ваши документы доступными практически в любой точке мира.

Если вы в конечном итоге выберете цифровое хранилище, убедитесь, что вам не понадобится физическая копия или оригинал документа в будущем. Последнее, что вы хотите сделать, это уничтожить что-то, чтобы сэкономить место, только чтобы оно понадобится пять лет спустя.

Как избавиться от старых финансовых документов

Очистить свой дом от кучи старых бесполезных бумаг — прекрасное чувство, но не выбрасывайте его еженедельной уборкой мусора.Большинство этих документов содержат личную информацию, которую вы не хотите раскрывать.

Согласно отчету Федеральной торговой комиссии (FTC), в 2019 году в Consumer Sentinel Network было подано более 3,2 миллиона заявлений потребителей, и 20% из них касались кражи личных данных. Выбрасывая документы вместе с мусором, вы раскрываете свою информацию любому, кто готов выполнить небольшую грязную работу, чтобы украсть вашу личность. Вы можете не осознавать, сколько информации содержится в ваших старых счетах, выписках, аннулированных и аннулированных чеках и других финансовых документах.

Вот что может быть на документах, которые вы хотите выбросить:

  • Полные имена
  • Физические адреса
  • Номера телефонов
  • Номера счетов
  • Маршрутные номера
  • Номера водительских прав
  • Номера полиса
  • Имена пользователей
  • Пароли
  • Информация о членстве
  • Медицинские записи
  • Подписи

Лучше всего уничтожить все документы, содержащие конфиденциальную информацию, прежде чем выбрасывать их.Либо инвестируйте в измельчитель для дома, либо воспользуйтесь профессиональными услугами по измельчению. Скорее всего, вы заплатите за эту услугу, но это небольшая плата за обеспечение безопасности вашей личной информации.

Вот несколько розничных магазинов, предлагающих услуги по измельчению:

  • Офисный склад
  • Офис Макс
  • Скобы
  • Магазин UPS
  • Офисные центры печати и доставки FedEx

Во многих городах также проводятся дни бесплатного уничтожения бумаги для жителей.Посетите веб-сайт вашего города для получения информации о подобных мероприятиях.

Финансовая жизнь обязательно включает в себя значительный объем документации — от ежемесячных банковских выписок до страховых документов и различных материалов, необходимых для подачи налоговой декларации. Узнав, что нужно оставить, а что можно оставить бесплатно, вы сможете свести к минимуму количество материалов, которые вы накапливаете с течением времени.

Какие важные документы я должен хранить и как долго?

(Эта страница может содержать партнерские ссылки, и мы можем получать комиссионные за соответствующие покупки без каких-либо дополнительных затрат для вас.Дополнительную информацию см. в раскрытии информации.)

Вы один из тех, кто кладет почту на прилавок, когда приходите домой с работы? Большинство из них все равно мусор, верно?

Вы знаете, что вам нужно позаботиться о счетах и ​​важных документах, но вы постоянно откладываете это, и куча продолжает расти.

В конце концов, вы платите по счетам. Но затем вы запихиваете документы в ящик стола или в другую коробку, которую вы все время говорите, что скоро закончите.

Вы, наверное, говорите это уже несколько месяцев, но ящик заполняется.В ящиках тоже не так много места.

Предстоящая вам работа не становится легче, и, честно говоря, вы даже не знаете, что и как долго вы должны хранить.

Пришло время взять под контроль все свои документы и определить, что важно сохранить, а от чего можно избавиться.

Начало работы

Существует множество переменных, определяющих, насколько сложным будет этот проект. Но не имеет значения, состоите ли вы в браке, есть ли дети, владеете ли вы домом или бизнесом (или и тем, и другим), или вы одиноки и снимаете квартиру.

Выяснение того, какие документы важны и как долго их хранить, сэкономит вам время и нервы позже, когда вам нужно будет быстро найти документы.

Цель состоит в том, чтобы иметь простой план и систему, которые работают на вас.

Не спешите бежать в магазин, чтобы купить какие-нибудь причудливые файловые системы, когда вы начнете. Просто достаньте все свои документы и приготовьтесь рассортировать их по в три стопки по .

  1. Первая стопка – документы, которые, как вы знаете, важны для хранения; юридические документы, личные записи, финансовые документы и записи об имуществе.
  2. Кучка два — это то, что вы будете бросать; нежелательная почта или документы, которые попали в ящики или коробки, которые, как вы знаете, вам не нужны.
  3. Третья стопка предназначена для любых документов, которые у вас есть вопросы о.

После того, как вы рассортируете все свои документы в одну из этих трех стопок, разберитесь с каждой стопкой отдельно.

Отложите стопку «сохранить», потому что вы знаете, что вам нужно будет составить план для этих документов.

Что касается стопки «выбросить», чтобы предотвратить кражу личных данных, удалите всю личную информацию, прежде чем перерабатывать или выбрасывать эти документы.Мы настоятельно рекомендуем уничтожить все, что содержит вашу личную информацию.

Поскольку вы не уверены, важны ли документы в третьей стопке, возможно, лучше их сохранить. Поймите, что получить предмет (или его копию) будет труднее, чем просто удалить оригинал.

Вы всегда сможете избавиться от лишних документов при просмотре своих файлов в будущем.

Сосредоточиться на том, что важно

К этому моменту вы выбросили все второстепенные документы.

Вы можете найти больше документов, от которых нужно избавиться, продолжая сортировать две оставшиеся стопки. Но, по крайней мере, теперь вы тратите свое время и энергию на документы, которые считаете значимыми.

Полезно разбить важные документы на следующие группы:

  1. Юридические документы
  2. Личные или семейные документы
  3. Финансовые документы
  4. Имущественные документы

Юридические документы

Вероятно, вы никогда не сомневались в необходимости хранить эти документы, потому что знали, что они важны.Но они, возможно, нашли свой путь к дну коробки или задней части ящиков вашего стола.

Юридические документы, которые вы должны хранить бессрочно включают:

  • Свидетельства о рождении
  • Брачные лицензии или сертификаты
  • Разработка документов
  • Документы по усыновлению
  • Карты социального обеспечения
  • Авторские права или патенты
  • Авторские права или патенты
  • Оформление документов от военной службы
  • Градость или статья натурализации
  • Wills, живые воли или доверие
  • долговременная доверенность и медицинские доверенности

После того, как вы будете организованы, не составит труда хранить эти важные документы вместе, даже если вы думаете, что они вам больше никогда не понадобятся.

Пока вы не будете уверены, что вам не понадобятся определенные юридические документы, храните их в своих файлах. Вы поблагодарите себя, если вас когда-нибудь попросят предоставить документ.

Ваша семья тоже будет вам благодарна, если с вами случится что-то неприятное.

Личные или семейные записи

Это может оказаться самой большой стопкой необходимых документов. А пока просто соберите всю информацию в одном месте. Вы можете создать определенные файлы позже.

Важные личные или семейные записи, которые вы должны хранить бессрочно на данный момент, включают:

  • лицензии или сертификаты для практики (для подтверждения ваших полномочий)
  • документы об образовании и дипломы,
  • трудовые книжки
  • история болезни, включая –
    • прививки
    • операции
    • основные болезни
    • лекарства
    • госпитализаций
  • записи о крещении и конфирмации
  • планы похорон
  • ключи от сейфа, дома, автомобиля или домашнего сейфа (или комбинация с сейфом)

Некоторые из ваших личных и семейных документов будут обновлены со временем .Когда вы получаете новые бумаги или документы, вы можете уничтожить старые бумаги или полисы. Если вы думаете, что вам могут понадобиться прошлые документы в качестве справки, храните их до тех пор, пока не убедитесь, что они вам не понадобятся.

Записи в этой категории включают:

  • паспорта
  • абонементы и членство в организациях
  • платежные квитанции с работы
  • информация о страховом полисе, включая –

Если у вас есть домашние животные, это также хорошее место для хранения информации об их здоровье, страховке и лицензионных записях.

Финансовые отчеты

Точно так же, как некоторые из ваших личных записей должны храниться неопределенное время , некоторые из ваших финансовых записей должны быть с вами долгие годы.

Сюда входят любые документы, связанные с финансированием дома (ипотечные документы) или улучшения дома, студенческие ссуды, ссуды на покупку автомобиля или любые другие долги, включая возобновляемые кредитные линии или ссуды под залог дома.

Сохраняйте исходные документы, записи о платежах и любые документы, подтверждающие погашение долга.

Вы также должны хранить любые первоначальные инвестиции, пенсионные счета, пенсионные документы и документы финансовых учреждений (акции, взаимные фонды, компакт-диски, REITS, счета в банке или кредитном союзе) до тех пор, пока вы не закроете счета и не будете абсолютно уверены, что вам не понадобится ни одна из этих записей. .

Копии ваших налоговых деклараций и всю подтверждающую информацию также следует хранить в течение нескольких лет, как правило, от трех до семи.

Следуйте инструкциям, изложенным в этом выпуске IRS, и поговорите со специалистом по налогам, чтобы определить, как долго вы должны хранить свои прошлые налоговые документы.

Некоторые важные финансовые документы могут обновляться ежемесячно или ежеквартально. Это включает в себя сбережения, проверки и транзакции и балансы по кредитным картам.

После сверки выписок с депозитами, снятием средств и покупками вы можете решить, как долго хранить выписки.

Если у вас есть доступ к ним в Интернете, вам может не понадобиться хранить печатные копии, если вы этого не хотите. Вы можете принять решение сохранить бумажные копии всего, что вам понадобится для целей налогообложения.

Другая важная информация, которую вы должны хранить в финансовых документах вашей семьи, включает:

  • бюджеты домохозяйств и планы расходов
  • финансовые цели и заявления о миссии
  • отчеты о собственном капитале
  • инвентаризация домохозяйств, включая даты покупок и приблизительную стоимость
  • инвентаризация сейфовых ячеек
  • информация о финансовых учреждениях и компаниях, выпускающих кредитные карты

Хранение квитанций от повседневных покупок и документов, таких как счета за коммунальные услуги, может стать непосильной задачей.

Но не выбрасывайте квитанции и счета, пока не сверите их с автоматическим снятием средств с банковских счетов или выписками по кредитным картам.

Вы также можете использовать свои квитанции и счета для составления бюджета, отслеживания расходов, а некоторые из них могут также понадобиться для целей налогообложения. Не спешите добавлять их в кучу, пока не убедитесь, что они вам не понадобятся.

Записи о собственности

Эта категория может частично совпадать, так как вы могли поместить ипотечные документы вместе с вашими финансовыми записями и информацией о страховании имущества вместе с другими вашими страховыми записями.

Тем не менее, вы решили их упорядочить, потому что они больше не запихиваются в ящик или где-то в коробку.

Предметы из этой стопки должны храниться в течение всего времени, пока вы владеете недвижимостью, а многие вам, возможно, придется хранить в течение многих лет после продажи собственности (см. заявление IRS об учете собственности здесь).

Документы включают:

  • выписки по недвижимости
  • правоустанавливающие документы на автомобили и купчие
  • информация о местах захоронения
  • акты на недвижимость
  • закрывающие документы на недвижимость в том числе –
    • цена продажи
    • амортизация
    • судебные издержки
    • имущественные сервитуты
    • любые гарантии и гарантии куплены
    • информация или руководства по приборам
    • записи о техническом обслуживании

Какие документы следует хранить и как долго?

Если вы разделили свои важные документы на эти четыре категории (или на какую-то другую систему, которая работает для вас), вы отлично начали организовывать свою работу с документами.

К этому моменту вы можете чувствовать себя достаточно организованным и просто положить документы в коробку или картотечный шкаф. Но если вы хотите стать более организованным, сделайте еще один шаг.

Создайте отдельные файлы для многих записей в каждой категории (отдельные файлы для документов по студенческому кредиту и автокредиту). Вы также можете перемещать файлы между категориями.

Файлы, которые вам нужно хранить неопределенное время и которые вы не будете часто использовать, могут оказаться в задней части коробки или шкафа.Хранение записей, требующих повышенного внимания в течение года, в вашей файловой системе может работать лучше для вас.

Не забывайте об онлайн-выписках или важной информации, которую вы сохранили в «облаке» или на своем компьютере или на картах памяти. Пока у вас есть бумажные файлы, добавляйте примечания о том, к какой информации вы обращаетесь и храните в цифровом виде.

Узнайте больше о лучших способах хранения важных документов.

Эми и Вики являются соавторами книги Estate Planning 101, From Avoiding Probate and Assessments to Establishing Directives and Understanding Taxes, Bash Essential Prime to Estate Planning, от Adams Media.

Более 60 важных бумаг и документов для домашней файловой системы (контрольный список)

Последнее обновление: 6 марта 2021 г., 09:46

Хотел бы охарактеризовать себя как организованного человека, но совру. Каждый год, с тревогой разрывая дом на части, пытаясь раскопать и собрать различные бумаги и документы для подачи наших налогов, я обещаю себе, наконец, сесть и организовать все важные бумаги и документы в домашней системе хранения документов.

И каждый год я нарушаю свое обещание.Это не делается.

Наконец, все это время застряв дома с covid-19, я надрал себе задницу и создал простую, но всеобъемлющую домашнюю систему хранения наших важных документов и документов.

Как я это сделал? Я исследовал экспертов и применил их многолетние знания и опыт, чтобы создать бесплатный, загружаемый контрольный список важных бумаг и документов для домашней системы хранения документов , чтобы помочь вам создать свою собственную систему хранения документов!

Было не весело, но время было потрачено с пользой.Теперь я чувствую себя в большей безопасности и готов к тому, что все наши важные документы будут организованы так, чтобы я мог быстро получить к ним доступ. И больше не нужно бегать, как курица с отрубленной головой каждый год, пытаясь найти случайную квитанцию, когда мы готовим наши налоги. Время и обострение сохранены!

И теперь вы можете получить этот контрольный список, но с гораздо меньшим раздражением. Пожалуйста. 😉

Кто такие эксперты?

Посмотрим правде в глаза, я обычный домовладелец с ограниченными организаторскими способностями и финансовой смекалкой.Мне нужен совет эксперта.

Удивительно, но советы поступали из самых разных источников — от финансовых гуру, экспертов по дому и саду, блоггеров организаций, высших учреждений и даже федерального правительства (!?!?)

И, очевидно, разработка простой, но всеобъемлющей системы хранения документов для нашего дома разбита на 3 этапа или вопросы:

  1. Что представляют собой «важные» бумаги и документы?
  2. Как долго я могу хранить важные документы?
  3. Как лучше всего хранить важные документы?

Обратите внимание, что этот пост будет посвящен первому и второму вопросам.Третий вопрос я отвечу в следующем посте.

Что представляет собой «

Важные » Бумаги и документы?

Что именно делает документ «важным»? Важные бумаги и документы служат одной из этих двух целей:

1. Докажите события жизни

Например, нам нужны документы, связанные с определенными жизненными событиями — например, наши свидетельства о рождении — для подтверждения возраста при поступлении в детский сад до подачи заявления на получение пособий по социальному обеспечению при выходе на пенсию.

2.Финансовое здоровье

Финансовая документация является ключом к достижению, поддержанию и управлению здоровым финансовым состоянием — от своевременной оплаты счетов до уплаты налогов и наслаждения выходом на пенсию.

Итак, имея в виду эти две цели, что именно эксперты считают важными бумагами и документами? Эксперты определили более 60 важных бумажных документов, которые каждый домовладелец должен учитывать при составлении своей домашней картотеки.

Очень много документов! Это определенно всеобъемлющий, исчерпывающий список.НО не отчаивайтесь. Почему?  

  1. Не все документы применимы к каждой семье – например, только часть семей имеет документы об увольнении из армии или документы о натурализации.
  2. Многие документы состоят из одного листа бумаги – например, свидетельство о рождении.
  3. Эти более 60 важных бумаг и документов легко попадают в 9 различных категорий.
    1. Идентификационные Документация
    2. Планирование недвижимости
    3. Финансы
    4. Налоги
    5. Недвижимость
    6. Транспортные средства
    7. Образование
    8. Здоровье
    9. Другое
  4. И эти 60+ документов собраны в одностраничный контрольный список для бесплатной печати (ссылка ниже) для вашего личного использования при организации вашей домашней файловой системы.

Перечень важных бумаг и документов для домашней файловой системы

Я разбил эти более 60 важных бумаг и документов на 9 категорий. Но прежде чем мы углубимся в эти 9 категорий, вот ссылка на контрольный список.

Вы ничего не забудете с этим бесплатным контрольным списком важных бумаг и документов, который можно распечатать в домашней картотеке !

1.

Документы, удостоверяющие личность

Эти документы, удостоверяющие личность, которые иногда называют «личными», устанавливают вашу личность и личность другого члена семьи.Это доказывает, кем вы себя называете, через определенные важные жизненные события в вашей жизни.

Эти личные документы обычно выдаются государством или юридическим лицом, имеют обязательную юридическую силу, часто содержат печати и подписи и обычно их трудно заменить. Примеры документов, удостоверяющих личность, включают:

  • Сертификаты смерти
  • Паспорта / Зеленая карта
  • Натурализация Docs
  • Сертификат брака
  • Сертификат брака
  • Документы по опекам
  • Военные водительские права / ID
  • Военные данные ID
  • Карты социального обеспечения
  • Иммиграция
  • Church Records

2.

Планирование недвижимости

Планы наследства документируют, как вы хотите передать свое имущество, инвестиции и личные вещи после смерти, а также назначить опекунство, если у вас есть несовершеннолетние дети. Я не юрист (и не играю его на телевидении), и я не совсем разбираюсь в планировании недвижимости, но знаю, что иметь план недвижимости очень важно. Я не хочу оставлять юридический беспорядок для моих детей/наследников. (К вашему сведению, чтобы еще больше упростить планирование недвижимости для нас и наших исполнителей, мы недавно закончили нашу всеобъемлющую папку для семейных и домашних чрезвычайных ситуаций.Рекомендую посмотреть, если у вас его еще нет).

К общим документам, включающим планирование недвижимости, относятся:

  • Завещания
  • Завещания о жизни
  • Доверенность
  • Медицинские и похоронные инструкции
  • Указания получателя

3.

Финансы

Я не могу не напевать песню ABBA «Money, Money, Money!» как я думаю об этой категории. Этот раздел важных документов является сердцем и душой вашего финансового здоровья.

Видео ABBA просто для удовольствия (поскольку оформление документов — это так весело 😉)

Предоставлено YouTube

Категория «Финансы» включает текущие доходы, такие как платежные квитанции и государственная помощь, а также будущие доходы от инвестиционных и пенсионных счетов, таких как 401K, акции и облигации. В эту категорию также входят крупные расходы, такие как плата за обучение, алименты и кредитные карты.

Быстрая заметка о кредитных картах: обязательно сделайте копии лицевой и оборотной стороны карты на случай утери или кражи.

  • Пенсионные счета (401K, TSP, IRA)
  • Пенсионный план
  • Инвестиционные счета (акции, облигации, взаимные фонды)
  • Сберегательные облигации
  • Бухгалтерские книги банка/кредитного союза 3 Кредитная карта 3
  • Правительственные льготы (социальное обеспечение, ветераны, записи по инвалидности)
  • безработица
  • Paystubs
  • Paystubs
  • Alimony
  • Alimony Support
  • Allder Care
  • HSA и FSA счета
  • Обучение колледжа / студенческие кредиты
  • Страхование (имущество, жизнь)

4.

Налоги

А, ужасные, но необходимые налоговые документы (извините, парень или девушка из IRS). Независимо от того, нанимаете ли вы профессионала или занимаетесь этим самостоятельно, вам потребуются определенные документы и документация для подачи налоговой декларации.

В этой категории документов собраны все федеральные и государственные налоговые декларации и подтверждающая документация. Кроме того, в этом разделе также есть место для местного налога на имущество и автомобиля, если это применимо. Я живу в Массачусетсе, поэтому мы платим ежегодный налог на автомобиль в нашем городе и налог на имущество штата.

  • Годовые налоговые декларации
  • Формы W-2 и 1099
  • Документация
  • Налог на автомобиль
  • Налог на имущество

5. Недвижимость

Люблю свой дом, но ненавижу все документы, которые с ним связаны. Но вы должны сохранить свои документы и записи о продажах, а также договор об ипотеке.

Хранение квитанций для отслеживания крупных ремонтов или усовершенствований может помочь двумя способами.

Во-первых, это потенциально может помочь продать ваш дом быстрее и дороже.Когда мы искали свой дом, мы серьезно рассматривали конкретный дом, который не совсем подходил нам по стилю, но владелец вел подробный отчет об улучшениях дома, что впечатляло.

Во-вторых, вы также можете иметь право на налоговые льготы при капитальном ремонте вашего дома при продаже.

И, наконец, просто примечание по последнему пункту — домашний инвентарь. Я твердо убежден, что в каждой семье, независимо от того, находится ли она в собственности или в аренде, должен быть какой-то домашний инвентарь. Если у вас его еще нет, обязательно ознакомьтесь с разделом Что такое домашний инвентарь? и 12 веских причин для создания домашнего инвентаря.

  • Документ и купля-продажа
  • Ипотека
  • Коммунальные услуги (электроэнергия, вода, газ, кабель)
  • Квитанции и сметы на благоустройство дома
  • Квитанции о крупных покупках
  • Домашний инвентарь
  • 110090
  • Как и в случае с домом, необходимо хранить важные бумаги и документы, связанные с автомобилем. В дополнение к праву собственности или договору аренды, следующие записи пригодятся на случай, если вы попали в автомобильную аварию или хотите продать свой автомобиль.

    • Документы о праве собственности/аренде
    • Платежи за автомобиль
    • Квитанции об обслуживании
    • Страхование

    7.    Здравоохранение

    Организация медицинской документации важна для здоровья и финансового благополучия вашей семьи. Отслеживание записей о прививках и обеспечение точной медицинской помощи и четкого общения с поставщиками медицинских услуг. А тут счета.

    Угу.

    Думаю, мы все согласны с тем, что расходы на здравоохранение недешевы.Организованные счета помогут вам преодолеть всю бюрократическую волокиту страхования и убедиться, что каждый платит свою долю. Когда в 2016 году у нас родились близнецы, мы систематизировали свои счета и обнаружили ошибки в выставлении счетов, что в конечном итоге сэкономило нам несколько тысяч долларов.

    Кстати, груды медицинских документов могут быстро вырасти, поэтому, в зависимости от вашего файла, их лучше всего систематизировать по членам семьи.

    • Медицинские и стоматологические записи
    • Карточка донора органов
    • Отчеты о прививках
    • Счета
    • Страховые претензии
    • Квитанции
    • Pet Veterinarian Files & Bills
    • Образование/ Работа

      Если вы заработали, сохраните! Держитесь за эти степени, военную службу и лицензии. А документы о заработной плате и отзывы могут помочь в получении работы мечты.

      • Письма о зарплате и продвижении по службе
      • Ежегодные обзоры работодателей
      • Лицензии/сертификаты/обучение
      • Выписки/ академические справки
      • Степени и дипломы
      • Военные документы об увольнении
      9001 9001 Другое

      Поскольку ситуации в каждой семье уникальны, вот все оставшиеся документы, которые вы считаете важными.Так что, если это не подходит больше нигде, вот ваша категория. Примеры важных документов, подпадающих под эту категорию: 

      .
      • Бонусные счета (программы для часто летающих пассажиров, гостиница, автомобиль)
      • Купоны, ваучеры, подарочные карты
      • Служба присяжных заседателей
      • Цитаты
      • Онлайн-пароли

      2. Как долго хранить важные бумаги и документы в домах Система?

      Теперь, когда я обошел дом и собрал все эти важные документы, чтобы привести их в порядок дома, действительно ли мне нужно все это хранить? Есть ли срок годности у документов?

      По мнению финансовых гуру и экспертов, вот как долго вы должны хранить эти документы.

      Бумаги для бессрочного хранения

      • Все документы в этих категориях:
      • Пенсия и пенсия
      • Годовые налоговые формы
      • Медицинская карточка и карта донора органов
      • Недвижимость (или через 7 лет после продажи)

      Документы на 7 лет

      • Выписки банка/кредитного союза
      • Формы W-2 и 1099
      • Подтверждающие налоговые документы, которые включают множество статей в категории «Финансы», такие как пособие по безработице, государственные пособия, алименты и т. д.….
      • Транспортный налог
      • Налог на недвижимость
      • Медицинские и стоматологические счета, квитанции
      • Инвестиционные счета и сберегательные облигации (после продажи)
      • Сделки с недвижимостью (после продажи)

      Документы, которые необходимо хранить в течение 15 лет 900

      • Бухгалтерские книги
      • Квитанции о зарплате
      • Заявления об ипотеке
      • Транспортное средство (после продажи)
      • Страхование (после истечения срока действия)

      Документы для хранения в течение 1–3 месяцев

      Еда на вынос…

      Я безмерно счастлив и чувствую облегчение, что начал этот процесс сбора всех важных бумаг и документов моей семьи.Это снизило уровень моего стресса и сделало меня более эффективным, особенно во время уплаты налогов.

      Следите за новостями, чтобы не пропустить следующий пост, в котором будет рассказано о нашем путешествии по безопасному и надежному хранению этих важных бумаг и документов и, в конечном счете, о завершении нашей семейной домашней файловой системы. А пока, , если вы стараетесь 😉 и хотите быть еще БОЛЬШЕ организованным, ознакомьтесь с этими 3 постами:

      Что такое домашняя инвентаризация и 12 весомых причин, почему она вам нужна Полные семейные и домашние папки на случай чрезвычайной ситуации: что, как и почему

      *** Этот пост был показан на вечеринке Marilyn’s Treats Over the Moon Link Party 266 и ежемесячной вечеринке Grammy’s Grid Unlimited***


      Хотите первым узнавать о новых публикациях? Не забудьте подписаться на меня в Pinterest, Facebook, Instagram или Twitter.Или еще лучше… Подпишитесь! Мои ежемесячные (по общему признанию, иногда больше, иногда меньше….) электронные письма подобны получению неожиданного письма от старого друга (но без необходимости надевать тапочки и идти к почтовому ящику….)

      [Примечание. Мои посты с гордостью связаны с этими замечательными вечеринками по ссылкам, полными идей и вдохновения своими руками!]

      %PDF-1.4 % 801 0 объект > эндообъект внешняя ссылка 801 85 0000000016 00000 н 0000002707 00000 н 0000002854 00000 н 0000003406 00000 н 0000003441 00000 н 0000003594 00000 н 0000003746 00000 н 0000003887 00000 н 0000004319 00000 н 0000004368 00000 н 0000004480 00000 н 0000004594 00000 н 0000004621 00000 н 0000005242 00000 н 0000006036 00000 н 0000006730 00000 н 0000006872 00000 н 0000007281 00000 н 0000008014 00000 н 0000008569 00000 н 0000008680 00000 н 0000009206 00000 н 0000009841 00000 н 0000011141 00000 н 0000012353 00000 н 0000013607 00000 н 0000014027 00000 н 0000014291 00000 н 0000014710 00000 н 0000015931 00000 н 0000041512 00000 н 0000042877 00000 н 0000043384 00000 н 0000052169 00000 н 0000052435 00000 н 0000052975 00000 н 0000053444 00000 н 0000061022 00000 н 0000061317 00000 н 0000062011 00000 н 0000062357 00000 н 0000062814 00000 н 0000063312 00000 н 0000064048 00000 н 0000064434 00000 н 0000064512 00000 н 0000064590 00000 н 0000064668 00000 н 0000064746 00000 н 0000064824 00000 н 0000064902 00000 н 0000064980 00000 н 0000065126 00000 н 0000065290 00000 н 0000065387 00000 н 0000065462 00000 н 0000084095 00000 н 0000126035 00000 н 0000126105 00000 н 0000126186 00000 н 0000132177 00000 н 0000132301 00000 н 0000132417 00000 н 0000132541 00000 н 0000142420 00000 н 0000142546 00000 н 0000142821 00000 н 0000142947 00000 н 0000143310 00000 н 0000143380 00000 н 0000143461 00000 н 0000150059 00000 н 0000150335 00000 н 0000150689 00000 н 0000150716 00000 н 0000151174 00000 н 0000157493 00000 н 0000157767 00000 н 0000158203 00000 н 0000164093 00000 н 0000164355 00000 н 0000164761 00000 н 0000171023 00000 н 0000002507 00000 н 0000002036 00000 н трейлер ]/Предыдущая 422916/XRefStm 2507>> startxref 0 %%EOF 885 0 объект >поток hb«`b`g`g` À

      Какие налоговые документы следует сохранить, а какие уничтожить?

      Налоговое управление США, которое занимается накопившимися необработанными налоговыми декларациями за 2020 год, призвало налогоплательщиков подавать свои декларации в электронном виде.Но подача в электронном виде не останавливает ни потенциальных проверок, ни вашего права подавать исправленную декларацию.

      Как правило, у Налогового управления США есть три года с даты подачи вами налоговой декларации для проверки вашей налоговой декларации. У вас также есть три года, чтобы подать исправленную налоговую декларацию. Это означает, что в течение налогового сезона 2021 года, например, вы должны сохранить свою форму W-2 и любые формы 1099, полученные из доходов фрилансеров, пособий по безработице или доходов от инвестиций (таких как налогооблагаемые дивиденды, прирост капитала и проценты), записи, касающиеся пролонгация 401 (k) или другая информация о выходе на пенсию, а также квитанции о вычитаемых расходах как минимум до 2025 года.Некоторые эксперты предлагают хранить ваши документы в течение четырех лет, чтобы быть в безопасности.

      Хотя ваши шансы подвергнуться проверке невелики — IRS выделяет менее 1% всех индивидуальных налоговых деклараций — вам могут понадобиться эти документы для подачи исправленной декларации, если вы пропустили вычет или кредит, которые могли бы уменьшить ваш налоговый счет или увеличил ваш возврат.

      Например, предположим, что вы указали вычеты по пунктам в своей первоначальной декларации, но не потребовали вычета медицинских расходов, поскольку не считали, что ваши расходы превышают 7.5% от скорректированного валового дохода (порог, необходимый для получения этого вычета). Если позже вы поймете, что у вас было достаточно медицинских расходов, чтобы пересечь порог, вы можете подать исправленную декларацию по форме IRS 1040X и потребовать вычет.

      Тем временем те, у кого нет предметов, могут обнаружить, что они упустили из виду пожертвование на благотворительность. В 2021 году налогоплательщики, которые претендуют на стандартный вычет, могут вычесть до 300 долларов денежных пожертвований на благотворительность. Сумма в размере 300 долларов США указана на человека, поэтому, если вы состоите в браке, вы можете вычесть в общей сложности 600 долларов США (лимит составлял 300 долларов США на налоговую декларацию в 2020 году).Стандартный вычет на 2022 год составляет 12 550 долларов США для отдельных заявителей и 25 100 долларов США для пары, подающей совместную заявку.

      Существуют важные исключения из правила трехлетнего аудита. У IRS есть шесть лет с даты подачи вашей налоговой декларации, чтобы проверить вас, если вы занижаете свой доход более чем на 25%. Это иногда случается с фрилансерами, которые теряют из виду заблудшие 1099, или с людьми, которые выигрывают в лотерею или какой-либо другой денежный приз и не сообщают обо всех своих выигрышах.

      Даже если вы уверены, что вас никогда не проверят, вам может понадобиться сохранить налоговые документы для других целей.Возможно, вам придется хранить форму W-2 более трех лет, чтобы документировать свой доход, если вы планируете купить дом. Если вы инвестируете в акции и взаимные фонды на налогооблагаемых счетах, вам также может потребоваться хранить документы, подтверждающие ваши покупки, до тех пор, пока вы не продадите их, что может занять гораздо больше трех лет. Советы по хранению документов в цифровом формате см. ниже.

      Домовладельцы: Сохраните все

      Рынок жилья по-прежнему находится в заголовках газет, так как он горяч для продавцов. По данным Национальной ассоциации риелторов, в 2021 году цены на жилье выросли почти на 17% в год, а в некоторых городах цены выросли еще быстрее (подробнее о ценах на жилье см. в разделе «Куда движутся цены на жилье в 2022 году»).Владельцы, которые жили в своем доме десятилетиями, могут соблазниться сокращением и обналичиванием своей прибыли.

      Налогоплательщики, продающие основное место жительства, в котором они проживали не менее двух из последних пяти лет, могут исключить из налогов прибыль в размере до 250 000 долларов США или 500 000 долларов США для супружеской пары, подающей совместную декларацию. Любая прибыль, превышающая эту сумму, облагается налогом на прирост капитала в размере 0%, 15% или 20%, в зависимости от вашего налогооблагаемого дохода. Тем не менее, вы можете отменить или уменьшить налоговый счет, если вы значительно улучшили свой дом, а для этого вам нужны документы.

      Клиенты часто впадают в панику, когда понимают, что они могут заплатить налоги с продажи дома и не иметь записей об улучшениях, говорит Мари Адам, сертифицированный специалист по финансовому планированию Mercer Advisors в Бока-Ратон, штат Флорида. Один из ее клиентов в Калифорнии, для например, инвестировала около 1 миллиона долларов в ремонт дома за эти годы, но у нее не было квитанций, подтверждающих это, говорит она.

      Вот почему документы имеют значение: предположим, вы и ваш супруг купили свой дом 20 лет назад за 200 000 долларов и с тех пор добавили новую крышу, отремонтировали кухню и ванную, заменили гаражную дверь и внесли другие улучшения на общую сумму 100 000 долларов.Если вы сможете доказать, что сделали эти обновления, вы можете увеличить базовую стоимость до 300 000 долларов США.

      Допустим, вы продали свой дом за 800 000 долларов и получили прибыль в размере 600 000 долларов. При базисе в 300 000 долларов ваш прирост капитала составит 500 000 долларов, и вы не будете платить налоги со всей своей прибыли (при условии, что вы подаете совместную декларацию). Даже такая мелочь, как замена гаражных ворот, может повысить ценность вашего дома (но уход за домом, такой как покраска и ремонт, не в счет).

      Для тех, кто недавно унаследовал недвижимость, отслеживание прошлых улучшений дома ваших родителей или бабушек и дедушек не является необходимым для целей налогообложения, поскольку базовая стоимость дома «повышена» до справедливой рыночной стоимости на момент смерть первоначального владельца.Однако, если вы решите использовать недвижимость в качестве основного места жительства, вам необходимо отслеживать любые улучшения, которые вы сделаете после того, как въедете в нее. в конечном итоге вы продаете недвижимость.

      Вы можете уничтожить эти документы через четыре года с даты подачи налоговой декларации, включающей продажу дома. Например, если вы продали свой дом в 2021 году, вы будете вести учет до 2026 года. годы.И если вы обналичили некоторые из этих доходов (или собрали свои убытки), вы, а не ваш брокер или финансовое учреждение, несете ответственность за ведение учета этих транзакций.

      Как правило, вы должны хранить отчеты об акциях или взаимных фондах в течение четырех лет после продажи инвестиции. (Если вы продаете бесполезные акции, храните отчетность в течение семи лет — именно столько времени у вас есть, чтобы заявить об убытке.) Вам нужно будет указать дату покупки и цену при подаче налоговой декларации за год, в который была продана инвестиция. установить базовую стоимость, которая будет определять вашу налогооблагаемую прибыль или убыток.

      Ваш брокер или финансовое учреждение могут помочь. По закону требуется указывать стоимость акций, приобретенных в 2011 году или позднее, а также взаимных и биржевых фондов, купленных в 2012 году или позже. Кроме того, некоторые финансовые учреждения могут архивировать записи для вас.

      Компания Charles Schwab, например, хранит отчеты о брокерских операциях за 10 лет. Эти отчеты показывают год, когда вы купили инвестиции, информацию о дивидендах и цену продажи (если применимо). Schwab также хранит любые формы 1099 в течение 10 лет.Fidelity хранит выписки со счетов и записи о подтверждении сделок в течение 10 лет, но хранит формы 1099 в течение семи лет.

      Если вы не уверены, как долго ваша фирма хранит записи, позвоните и спросите. Но любой учет, который обеспечивает ваша фирма, скорее всего, исчезнет, ​​если вы решите перейти в другое учреждение. Поэтому, прежде чем закрыть учетную запись, загрузите архивные выписки и любые другие документы, связанные с этой учетной записью.

      Если вы инвестируете в криптовалюту, сохраняйте выписки о покупках.Некоторые криптовалютные платформы рассылают инвесторам отчеты об их транзакциях, но не все. Когда вы продаете свою криптовалюту или даже используете ее для покупки пиццы, любая прибыль облагается налогом, поэтому вам понадобится запись покупной цены, чтобы установить основу для затрат. Ведите учет ваших продаж в течение как минимум четырех лет.

      В 2021 году налог на прирост капитала для инвестиций, включая акции, взаимные фонды, криптовалюту, удерживаемых более года, составляет 0%, 15% или 20%, в зависимости от вашего дохода.Если вы удерживали свои инвестиции в течение одного года или меньше, то любая прибыль облагается налогом по обычной ставке подоходного налога.

      Пенсионные счета: обратите внимание на Roth Records

      Если вы вносили взносы на свой пенсионный счет или на сберегательный счет для здоровья, ваш врач должен направить вам годовой отчет с подробным описанием взносов, сделанных в течение этого года. Храните эти формы в течение четырех лет. Это особенно важно в отношении взносов в планы Roth IRA и Roth 401(k), потому что вы хотите иметь возможность показать, что вы уже заплатили налоги с этих взносов, когда будете снимать деньги.

      А если вы вносили взносы в невычитаемый IRA, вы можете хранить выписки, связанные с этими счетами, дольше или, возможно, навсегда. Если вы решите вложить деньги в IRA Roth — что иногда делают вкладчики с высоким доходом, потому что они зарабатывают слишком много, чтобы вносить их напрямую в Roth, — прошлые отчеты подтвердят, что вы уже заплатили налоги с этих денег. У Адама был клиент, которому нужно было отследить документы за шесть лет, чтобы доказать, что ее взносы в IRA не подлежат вычету, прежде чем перевести деньги Роту.«Возможно, вы просто захотите проявить осторожность и дольше хранить свои документы в отношении крупных транзакций, которые могут вызвать проверку IRS», — говорит она.

      Если ваш работодатель закрыл ваш план 401(k) или сменил поставщика, вы, скорее всего, захотите перевести средства в существующий IRA, новый IRA или новый план 401(k). В этом случае ваш бывший провайдер должен выдать вам форму 1099-R с подробным описанием транзакции. Вы также получите 1099-R, если уволитесь с работы и переведете деньги из 401(k) вашего бывшего работодателя в IRA или план пенсионных накоплений вашего нового работодателя.Неправильный перенос может привести к большому налоговому счету, поэтому убедитесь, что вы храните этот документ не менее четырех лет на случай, если IRS задаст вопрос о транзакции.

      Оцифруйте свои бумажные файлы

      Если вы привыкли получать электронные выписки из своего банка, возможно, имеет смысл перевести в цифровой формат и налоговые документы. Документы, хранящиеся в цифровом виде, с меньшей вероятностью будут утеряны или уничтожены, чем бумажные копии, хранящиеся в картотеке.

      Например, когда вы регистрируете брокерский счет, компания может спросить вас, как вы хотите получить свои документы.Если вы перейдете на безбумажный документ, фирма сообщит вам, когда налоговые документы будут доступны для скачивания. То же самое может быть верно для вашего сберегательного счета здоровья и пенсионных счетов.

      Если ваша компания использует крупного поставщика платежных ведомостей, такого как ADP, вы также можете иметь доступ к своим формам W-2 и хранить их в цифровом виде. Если нет, вы можете использовать сканер, подключенный к вашему принтеру или смартфону, для оцифровки и сохранения форм W-2.

      Для любых других бумажных документов: чем быстрее вы их отсканируете и загрузите, тем лучше, потому что чернила могут потускнеть после многих лет хранения.Если вы работаете не по найму, отсканируйте все квитанции, связанные с коммунальными услугами, канцелярскими товарами и всем остальным, что вы считаете деловыми расходами. Для домовладельцев, которые делают обновления, отсканируйте квитанции на наличие улучшений в соответствующие файлы.

      В некоторых случаях может потребоваться сохранить старые документы в бумажном виде. Например, если вы отсканировали оригинальное подтверждение сделки с унаследованными акциями, а репродукция размыта, специалист по налогам может попросить показать настоящий документ.

      Существует несколько способов хранения документов в цифровом виде, включая Google Диск, хранилище iCloud или Dropbox.Храните документы в папке, помеченной правильным налоговым годом. Вы также можете использовать эти папки для сохранения цифровых копий налоговых деклараций. Убедитесь, что ваши цифровые файлы защищены безопасным паролем и двухфакторной аутентификацией, и неплохо было бы создать их резервную копию на внешнем жестком диске или флэш-накопителе на случай, если вы потеряете доступ к облачному хранилищу.

      Пять основных обязательных юридических документов

      Не бывает двух абсолютно одинаковых финансовых ситуаций, и тем не менее практически у каждого взрослого человека должны быть определенные юридические документы.В этом посте мы перечисляем пять важных типов юридических документов, а также причины, по которым их стратегически важно заполнять.

      Документы об опеке

      Если у вас есть маленькие дети или дети, которые еще не являются совершеннолетними, очень важно, чтобы вы юридически документировали, кто должен заканчивать их воспитание и принимать ключевые решения об их здоровье, образовании и многом другом, если вы больше не можете этого делать. Возможно, вы уже подумали о том, кто будет для них лучшим опекуном в долгосрочной перспективе, например, сестра, которая живет в другом штате.Затем вам также нужно будет составить список тех, кто должен заботиться о ваших детях в краткосрочной перспективе, возможно, сразу после вашей смерти, прежде чем можно будет принять меры для их передачи вашей сестре. После создания этого документа об опеке сохраните основные моменты этой информации в своем кошельке и напишите подробные инструкции, чтобы помочь человеку или людям, которым вы доверите своих детей.

      Вот советы по выбору лучшего опекуна для вашего ребенка.

      Доверенность на здравоохранение

      Никто не планирует заболеть, но люди всех возрастов могут стать слишком больными, чтобы принимать собственные медицинские решения.Документ о медицинской доверенности позволяет вам выбрать, кого вы хотели бы иметь в качестве своего представителя, если вы не можете общаться или принимать свои собственные медицинские решения. Очевидно, вам нужен ответственный человек, который выполнит ваши пожелания настолько хорошо, насколько позволят обстоятельства.

      Не путайте этот документ с завещанием (подробнее об этом позже). Завещание о жизни применимо только в том случае, если установлено, что человек находится в постоянном бессознательном состоянии, неизлечимо болен или серьезно недееспособен по другой аналогичной причине, предусмотренной законами вашего штата.Если вы временно потеряли сознание или иным образом временно не можете общаться, то лицо, указанное вами в завещании о жизни, не может принимать за вас решения о медицинском обслуживании. Для этого вам понадобится медицинская доверенность.

      Финансовая доверенность

      Если вы не в состоянии управлять своими финансовыми потребностями, возможно, из-за того, что вы госпитализированы, финансовая доверенность позволяет назначенному вами лицу принимать финансовые и юридические решения за вас. Он или она может получить доступ к вашим банковским счетам, оплатить счета и многое другое.Опять же, это важный документ, который необходимо заполнить и подписать после тщательного выбора подходящего человека. Этот документ важно иметь каждому, и тем более, если у вас есть дети или вы являетесь опекуном других людей.

      С этим документом тщательно продумайте, когда вы хотите, чтобы он вступил в силу. Может быть, вы всегда хотите, чтобы ваш супруг мог управлять вашими финансовыми и юридическими делами; если да, убедитесь, что вы обозначили эту доверенность как «долгосрочную», чтобы она не переставала действовать, если/когда вы станете недееспособным.И наоборот, вы можете создать документ, который вступит в силу только тогда, когда вы станете недееспособным.

      Живая воля

      Завещание о жизни — это предварительное распоряжение, которое позволяет людям делиться своими пожеланиями относительно медицинской помощи, когда они вступают в завершающую стадию своей жизни. Это позволяет врачам и больницам знать, что делать после того, как кто-то больше не может сообщать о своих пожеланиях. Этот документ также помогает членам семьи четко определить, каковы именно пожелания любимого человека в конце жизни.Без этого документа врачи и члены семьи остаются в шатком положении, когда им приходится угадывать предпочтения. Когда люди не согласны, ситуация может стать спорной, вплоть до решения суда.

      Многие люди желают получить паллиативную помощь, а это означает, что если они испытывают боль, врачи могут принять меры для уменьшения симптомов и страданий и облегчения их состояния. Более важный вопрос при составлении завещания, как правило, заключается в том, хотите ли вы принять экстраординарные меры.Например, если врачи решат, что вам необходимо реанимировать сердечно-легочную реанимацию, хотите ли вы, чтобы эта процедура была выполнена?

      Последняя воля и завещание

      Наконец, не забудьте составить завещание, в котором указано, кто должен унаследовать ваше имущество, включая ваши деньги, ваш дом/другое имущество, мебель, драгоценности и другое имущество или активы. Люди, которые унаследовали, считаются вашими бенефициарами, и вы должны быть очень конкретными в отношении того, что кому достается. Вам также нужно будет тщательно обдумать свой выбор исполнителя; этому человеку нужно будет выполнить специфику вашей воли.Вы можете нанять адвоката или банк для выполнения этих обязанностей за определенную плату. Если вместо этого вы выбираете члена семьи или друга, четко определите, получит ли он или она компенсацию, и если да, то как. Ваша воля должна быть засвидетельствована, причем особенности зависят от штата. Храните свое завещание в безопасном месте, но легкодоступном для тех, кому документ понадобится вскоре после вашей смерти.

      Юридические службы США могут помочь!

      Реальность такова, что все взрослые получают выгоду от четырех из пяти типов юридических документов, описанных в этом посте, а родители получают выгоду от всех пяти.Однако законы штатов различаются, и иногда юридические требования могут сбивать с толку.

      Вы можете помочь своим сотрудникам защитить себя и свои семьи с помощью группового юридического плана. Добровольный групповой план юридических льгот позволяет вашим сотрудникам эффективно решать свои юридические вопросы и оставаться сосредоточенными на своей работе. Это может привести к:

      • повышение производительности труда
      • меньше потерянного времени на работе
      • более низкие проблемы со здоровьем
      • минус прогулы
      • снижение стресса
      • и более

      Здесь вы можете узнать, как план юридических льгот может помочь вам создать лучшую рабочую силу.Если у вас есть вопросы или вы готовы приступить к работе, просто свяжитесь с нами через Интернет или по электронной почте [email protected] или позвоните по телефону 1.800.356.LAWS сегодня.

      5 юридических документов, которые должен иметь каждый пожилой американец

      5 юридических документов, необходимых для ваших близких пожилых людей

      Каждый пожилой человек должен иметь при себе 5 юридических документов.

      1. Медицинская директива: 

        Также известна как Расширенная директива. В этом документе указывается уровень и объем помощи, которую ваш близкий хочет получить, когда он заболеет или станет недееспособным.Некоторые люди не хотят, чтобы героические меры оставались в живых. В вашем медицинском предписании будет указано, нужна ли вам искусственная поддержка дыхания и приема пищи, например, аппарат искусственной вентиляции легких и зонд для кормления. Большинство людей не хотят, чтобы применялись эти инвазивные меры, и считают, что польза от таких мер для выживания перевешивается снижением качества жизни. Медицинская директива обеспечивает уважение желаний пожилых людей в конце жизни и обеспечивает ясность и руководство для членов семьи.

        Загрузить: Комбинированная предварительная директива штата Калифорния и назначение доверенности в сфере здравоохранения.

      2. Доверенность на медицинское обслуживание: 

        Доверенность на медицинское обслуживание позволяет вам принимать решения о медицинском обслуживании вашего близкого человека. Заранее назначив кого-то, кто имеет право принимать решения о медицинском обслуживании вашего близкого человека, можно быстро и эффективно принимать решения в случае болезни или недееспособности. В противном случае вам нужно будет начать формальный процесс с судом по наследственным делам, чтобы получить назначение в качестве опекуна, медленный и дорогостоящий процесс, требующий медицинских показаний.

        Загрузить: Комбинированная предварительная директива штата Калифорния и назначение доверенности в сфере здравоохранения.

      3. Финансовая доверенность: 

        Финансовая доверенность позволяет вам управлять финансовыми делами близкого человека, оплачивать счета, продавать имущество, заключать договоры на оказание услуг, арендовать имущество, выбирать условия проживания и т. д.

         

        Типы доверенностей

         

        Существует четыре типа доверенностей в отношении здравоохранения и финансов, и важно понимать различия в отношении того, когда доверенность вступает в силу.

         
        i.Ограничено. Ограниченная доверенность дает кому-то другому право действовать вместо вас с очень ограниченной целью. Например, доверенность с ограниченным сроком действия может дать кому-то право подписать за вас документ о праве собственности в день, когда вас нет в городе. Обычно он заканчивается в момент, указанный в документе.

         

        ii. Общий. Генеральная доверенность является исчерпывающей и дает вашему доверенному лицу все полномочия и права, которыми вы обладаете сами. Например, генеральная доверенность может дать вашему доверенному лицу право подписывать документы от вашего имени, оплачивать ваши счета и проводить финансовые операции от вашего имени.Вы могли бы использовать генеральную доверенность, если вы не были недееспособны, но все же нуждались в ком-то, кто помог бы вам с финансовыми вопросами. Генеральная доверенность прекращает свое действие в случае вашей смерти или потери дееспособности, если вы не отмените ее до этого.

         

        iii. Прочный. Долгосрочная доверенность может быть общей или ограниченной по объему, но она остается в силе после того, как вы станете недееспособным. Без долговременной доверенности, если вы станете недееспособным, никто не сможет представлять вас, если только суд не назначит опекуна или опекуна.Постоянная доверенность будет действовать до вашей смерти, если вы не аннулируете ее, пока не станете недееспособным.

         

        iv. Пружина. Как и постоянная доверенность, действующая доверенность может позволить вашему доверенному лицу действовать от вашего имени, если вы станете недееспособным, но она не вступит в силу, пока вы не станете недееспособным. Если вы используете пружинную доверенность, очень важно, чтобы стандарт определения недееспособности и приведения в действие доверенности был четко изложен в самом документе.

         

        Независимо от того, какой тип доверенности вы используете, важно тщательно продумать, кто будет иметь доверенность. Ваш поверенный будет иметь большой контроль над вашим здравоохранением и финансами, и очень важно, чтобы вы полностью доверяли ему или ей. Если у вас нет кого-то, кому вы доверяете, чтобы действовать в качестве вашего поверенного, рассмотрите возможность использования лицензированной фидуциарной компании.
        Скачать: Калифорнийская форма Доверенность на финансы

      4. Отзывной траст: 

        Он позволяет вашим близким сохранять контроль над своим имуществом при передаче активов бенефициарам.Они определяют, какое имущество (дом, инвестиции, драгоценности и т. д.) переходит в траст и кому оно будет передано. В течение своей жизни они выступают исполнителями собственного живого траста. Отзывной доверительный фонд имеет важное преимущество: он позволяет их имуществу избежать завещания в момент их смерти. Отзывный доверительный фонд является одним из самых важных документов для пожилых людей или любого, у кого есть активы, которые должны быть в их плане наследства. . Он действует как завещание, позволяет их имуществу избежать завещания, делает ненужным потенциальный процесс опекунства и дает им контроль над своими активами до тех пор, пока они хотят или могут управлять ими.Им не нужно быть богатыми или иметь огромные активы — полис страхования жизни, расчетный счет, дом или любой ценный актив заслуживает создания отзывного живого траста.

         

        У этого типа траста есть и другие важные преимущества. Во-первых, в отличие от завещания, которое становится достоянием общественности, траст является частным. У вас может быть проблема в вашей семье, о которой вы не хотите раскрывать широкой публике.

         

        Кроме того, без траста имущество будет проходить процедуру завещания, дорогостоящую и длительную процедуру, в ходе которой суд управляет распределением имущества.И если недвижимость владеет собственностью в нескольких штатах, она должна будет пройти завещание в каждом штате.

      5. Завещание: 

        Завещание – это юридический документ, который позволяет вашему близкому человеку сообщить миру, кто и какие его активы должен получить после смерти. Это не только для пожилых людей. Все, особенно те, у кого есть дети-иждивенцы, должны иметь завещание, потому что оно позволяет им назначать опекунов для любых детей-иждивенцев. Без завещания суды решают, что происходит с активами и кто несет ответственность за детей.
        вы можете использовать

       
      В Центре защиты пожилых людей мы здесь, чтобы помочь вам и тем, кого вы любите, справиться со сложностями и проблемами, которые часто возникают с возрастом.

Check Also

Стимулирование определение: Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?

Содержание Стимулирование — это… Что такое Стимулирование?Смотреть что такое «Стимулирование» в других словарях:КнигиСтимулирование — это… …

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.